HÖGSKOLAN I BORÅS Projekt för implementering av ny organisation Linda Sörensen, projektledare DELPROJEKTDIREKTIV 2014-02-03 Dnr 048-14 1 (5) Delprojektdirektiv Implementering av ny organisation Delprojekt Systemanpassningar
2 (5) Delprojektnamn Delprojektet benämns Systemanpassningar. Bakgrund/effektmål Under 2013-2014 kommer ett utvecklingsarbete att ske på Högskolan i Borås. Som startskott för detta arbete presenterade rektor Björn Brorström i början av 2013 ett förslag till ny organisation. Styrelsen beslutade den 25 april 2013 (dnr 331-13) att styrelsen ska föreläggas förslag till framtida organisation för Högskolan i Borås före 2013 års utgång. Avsikten är att nuvarande organisation ska prövas mot ett nytt alternativ som bättre kan svara mot externa villkor och formulerade interna mål. Utvecklingsarbetet har två utgångspunkter: att omständigheter i samhället i stort skapar ett omvandlingstryck samt att det inom högskolan finns en egen drivkraft för att bli ett starkare lärosäte. Styrelsen gav rektor i uppdrag att ge direktiv och besluta om arbetet med att ta fram lösningsförslag för Högskolans organisation som stödjer följande effektmål: Högskolans verksamhet präglas av omvärldsorientering och helhetsperspektiv Kompletta akademiska miljöer Strategisk utveckling av samband mellan verksamheter inom Högskolan Utveckling mot mer strategisk ledning och styrning Högskolans varumärke stärks genom framför allt ökad profilering Ekonomi i balans Den 24 september fattade rektor beslut om uppdragsbeskrivning för Förberedelse och samordning kring implementering av ny organisation (dnr 665-13). Under oktober-november har arbete pågått med att ta fram en projektplan för implementering av ny organisation. Projektplanen fastställdes av rektor 2 december. Implementeringsprojektet leds av en projektledningsgrupp. Arbete kommer att ske i 12 delprojekt: Arbetsmiljö Bemanning Utbildnings- och stödinsatser för chefer Värdegrund och organisationskultur Ledamöter i beslutande och rådgivande organ Studenternas rättssäkerhet Ekonomistyrning och redovisning Styrdokument Avtal Systemanpassningar Arkivering Lokaler
3 (5) Varje delprojekt leds av en delprojektledare som har en arbetsgrupp knuten till sig. Vid behov kan även referensgrupper knytas till delprojekten. De nya akademierna och enheten kommer att ha en viktig roll i implementeringsarbetet och utgöra införandegrupper. Enligt projektplanen har projektledaren att föreslå delprojektdirektiv för de olika delprojekten i implementeringsprojektet. Underlag Följande utgör underlag till delprojektet: Styrelsebeslut om högskolans organisationsutveckling (dnr 741-13) Projektplan för implementering av ny organisation (dnr 665-13) Kommande rektorsbeslut om ny organisation Kontaktpersoner Prorektor Martin Hellström (projektbeställare) Linda Sörensen, projektledare för implementering av ny organisation Annie Andreasson, strategisk kommunikatör för implementering av ny organisation Tidsplan Delprojektet arbetar under januari-september 2014. Delprojektmål, uppdragsgivarens krav och önskemål Målet för delprojektet är att högskolans IT-system (applikationer, kommunikationssystem och ITinfrastruktur) ska fungera i övergången från nuvarande till ny organisation och fortsatt stödja verksamhetens behov. Övergången kan komma att genomföras under en tidsperiod. Delprojektet har till uppgift att utifrån direktivet ta fram en mer detaljerad aktivitetsplan som beskriver och tidsätter olika aktiviter som behöver genomföras inom ramen för delprojektet, se bilaga 1 Mall för aktivitetsplan. Förändringar i aktivitetsplanen beslutas av delprojektledaren. Delprojektledaren ansvarar för att informera projektledaren om förändringar i aktivitetsplanen. Delprojektledaren ska delta i gemensamma samordningsmöten (samordningsforum) under ledning av projektledare Linda Sörensen. Delprojektets status rapporteras till projektledaren vid följande tillfällen: 2014-02-20 2014-03-27 2014-04-24 2014-05-22 2014-06-26 2014-08-28 Slutrapport lämnas till projektledaren 2014-10-02. För Mall för statusrapportering se bilaga 2.
4 (5) Delprojektet ska drivas i form av en arbetsgrupp vars uppgift är att genomföra aktiviterer i enlighet med aktivitetsplan. Projektet kan vid behov tillföras referensgrupper. Delprojektledaren ansvarar för att göra en tidsuppskattning av den arbetsinsats som kommer att krävas av deltagarna i delprojektet. Delprojektets resultat Delprojektet ska leverera följande resultat: Dokumenterad kartläggning av högskolans IT-system och systemsamband, där det framgår om och hur dessa påverkas av implementeringen av ny organisation. Förslag på nödvändiga förändringar som ska genomförs vad gäller IT-system och systemsamband. Prioriteringsordning ska framgå. Förslag på handlingsplan för förändring av IT-system och systemsamband. Tidsplan och resursbehov ska framgå. Genomförda förändringar av IT-system och systemsamband. Vid behov ska förhandling ske med fackliga parter. Delprojektet ska inledningsvis identifiera eventuella projektrisker och sammanställa dessa i en skriftlig riskbedömning som sedan följs upp kontinuerligt i delprojektet. Om delprojektets arbete/resultat medför konkreta förändringar i högskolans verksamhet ska en skriftlig riskbedömning av arbetsmiljörisker för individ, grupp och organisatorisk nivå göras utifrån Arbetsmiljöverkets föreskrift (AFS 2001:1). Riskbedömningen ska genomföras innan formellt beslut kan fattas. Projektets bemanning Delprojektet ska drivas i form av en arbetsgrupp och ev. referensgrupper. Beslut om bemanning av grupper fattas av rektor efter förslag från projektledaren för implementering av ny organisation. Delprojektledare Ansvar Säkerställa att delprojektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel Skapa rutiner för delprojektets genomförande Producera, leverera och överlämna resultat enligt uppdrag Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra delprojektarbetet Rapportera till projektledaren om delprojektets status Informera om projektläget enligt kommunikationsplan Hushålla med resurserna Delta i Samordningsforum Vid behov och på projektledarens initiativ delta på beställargruppsmöten Vid behov och på projektledarens initiativ delta på samråd med fackliga parter och skyddsombud Befogenheter Nyttja och styra tilldelade projektresurser motsvarande 25 % omfattning
5 (5) Deltagare i arbetsgrupp Ansvar: Operativt delta i och genomföra aktiviteter enligt projektplan Övrigt Implementeringsprojektet ska präglas av medarbetardelaktighet, studentmedverkan och transparens. Delprojektet ska därför ingå i den kommunikationsplan som är kopplad till det samlade implementeringsprojektet. Samordning och leveranser av delprojekten ska ske dels genom rapportering till projektledare, dels genom s.k. Samordningsforum. Om delprojektet vill genomföra aktiviteter som är förenade med en extra kostnad för högskolan ska detta diskuteras med projektledaren. Projektledaren ska sedan i sin tur se till att beslut avseende tillkommande kostnader föredras för rektor. Beställare/Projektägare: Delprojektledare: Martin Hellström Bill Andersson