Slutrapport för delprojekt Arkivering

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, ekonomi Åsa Enmyren, arkivarie SLUTRAPPORT Dnr (4) Slutrapport för delprojekt Arkivering Bakgrund Under perioden januari september 2014 har arbete pågått inom ramen för delprojekt Arkivering. Arbetet har haft sin utgångspunkt i delprojektdirektivet för delprojektet, dnr Genomförande Bemanning Delprojektet har drivits i form av en arbetsgrupp bestående av följande personer: Åsa Enmyren, delprojektledare Ewa Skelte Irene Lammassaari Henrik Gunterberg Malin Utter (skyddsombud) Metod Arbetsgruppen har haft regelbundna möten februari-juni (5 stycken) om sammanlagt ca 4 timmar. Viss diskussion har även förts via mail. Kartläggning av mängden handlingar som behöver arkiveras och eventuellt registreras i högskolans diarium gjordes genom utskick till berörda institutioner och enheter (bilaga 1). Utifrån kartläggningen togs en handlingsplan för arkivering vid institutionerna fram. Delprojektledaren redogjorde för handlingsplanen vid samråd med fackliga parter Utifrån kartläggningen bedömde institutionerna att de inte skulle hinna med arkiveringen med ordinarie bemanning varför två studenter rekryterades som extraresurser inom delprojektet. Dessa arbetade 8 timmar/vecka i sju veckor samt 40 timmar/vecka i tio veckor med arkivering på institutionerna (se bilaga 3). Inför arkiveringen utsågs kontaktpersoner vid institutionerna som hade till uppgift att samordna arbetet lokalt. Delprojektledare och lokal kontaktperson träffades inför samt efter genomförd arkivering för avstämning och utvärdering. Arkiveringen vid Gemensamma förvaltningen och Bibliotek och läranderesurser planerades i samråd med berörda enhets-/avdelningschefer och har genomförts inom ramen för befintliga resurser (för utskick till avdelningschefer se bilaga 1). Antalet öppna ärenden i högskolans diarium dokumenterades inför uppstart av delprojektet och därefter 1 gång/månad (se bilaga 4). För att underlätta för institutioner och enheter att avsluta ärenden togs listor över öppna ärenden fram och distribuerades. Arbetsinsats Den uppskattade tidsåtgången om 1 timme/vecka för gruppmedlemmarna bedöms inte ha överskridits. Delprojektledarens tidsåtgång beräknas till % av en heltid vilket

2 2 (2) möjliggjordes genom omprioriteringar inom ordinarie verksamhet samt att annan tillfällig resurs vid arkiv & registratur tog över vissa löpande arbetsuppgifter. Statusrapportering Delprojektets status har rapporterats till projektledaren vid följande tillfällen: 20/2, 27/3, 25/4, 22/5, 26/6 samt 28/8. Resultat Förväntat resultat enligt delprojektdirektiv Enligt delprojektdirektivet är målet för delprojektet att före detta institutitoners/enheters handlingar ska vara arkiverade. Delprojektet ska leverera följande resultat: Dokumenterad kartläggning av mängden handlingar som behöver arkiveras och eventuellt registreras i högskolans diarium Handlingsplan för arkivering under våren 2014 Genomförd arkivering Dokumenterad kartläggning av öppna ärenden Avslutade ärenden Måluppfyllelse Arbetsgruppen har tillsett att följande har genomförts: Kartläggning av mängden handlingar som behöver arkiveras och eventuellt registreras i högskolans diarium Se Kartläggning av arkiveringsbehov (bilaga 2) Handlingsplan för arkivering under våren 2014 Utifrån kartläggningen och institutionernas behov av hjälp togs en handlingsplan fram (bilaga 3). Efter diskussion med institutionerna gjordes bedömningen att hjälpbehovet var större än vad som visades i den första bedömningen vilket ledde till att antalet timmar som tilldelades varje institution utökades. HIT tilldelades ursprungligen ett mindre antal timmar men detta korrigerades under sommaren så att även de fick utökad hjälp. Arkivering Bedömningen är att majoriteten av de före detta institutionernas och enheternas handlingar har arkiverats, undantaget handlingar som personalen behöver i sitt löpande arbete. Tre institutioner samt ett fåtal avdelningar har rapporterat kvarstående arkiveringsbehov. Detta rör främst handlingar som personal inledningsvis bedömt att de skulle hinna arkivera inom ramen för ordinarie verksamhet samt handlingar som har identifierats först efter pågående arkiveringsinsats och som därför inte har hunnits med. Endast en liten mängd av det arkiverade materialet rör högskolans forskningsverksamhet, se Kvarstående frågor. Kartläggning av öppna ärenden i högskolans diarium Se sammanställning av öppna ärenden i högskolans diarium (bilaga 4) Stängning av öppna ärenden

3 3 (3) Se sammanställning över öppna ärenden i högskolans diarium (bilaga 4) Tidsplanen (bilaga 5) har följts. Leveranser Delprojektet har levererat följande: Dokumenterad kartläggning av mängden handlingar som behöver arkiveras och eventuellt registreras i högskolans diarium (bilaga 2) Handlingsplan för arkivering under våren/sommaren 2014 (bilaga 3) Genomförd arkivering Dokumenterad kartläggning av öppna ärenden (bilaga 4) Avslutade ärenden Hantering av projektrisker och eventuella riskbedömningar Riskanalyser avseende projektrisker samt arbetsmiljö genomfördes (se bilagorna 6 och 7). Lärdomar och rekommendationer Under delprojektets gång har det blivit tydligt att många upplever det svårt att hinna med arkiveringen inom ramen för sitt dagliga arbete. En kontinuerlig nedprioritering av arkivering som innebär att det kan gå flera år utan att handlingarna tas om hand i kombination med personalomsättningar, lokal och systembyten, medför att arkiveringen tar betydligt längre tid än om den hanterades någorlunda löpande. En försenad arkivering gör det dessutom svårt att uppfatta och korrigera brister i tid och kan få konsekvenser för högskolans offentlighetsstruktur och studentens rättsäkerhet. Den resursförstärkning som har erbjudits inom ramen för delprojekt arkivering har mötts med stor uppskattning. Flera har också framfört önskemål om att liknande hjälpinsatser ska erbjudas mer regelbundet. Samtidigt har det uppmärksammats att relativt små åtgärder som att löpande ordna in handlingar i pärmar och ta bort häftklamrar, dramatiskt kan minska den tid som själva arkiveringen tar. En kontinuerlig rutin för dokumenthantering där handlingarna redan från början hålls ordnade, bör inte bara spara tid vid arkiveringen utan också göra materialet mer tillgängligt före arkivering. Sammanfattningsvis är en mer regelbunden arkivering önskvärd ur ett rättsäkerhets-, effektivitets- samt kvalitetsperspektiv. En möjlig lösning är fortsatta arkiveringsinsatser liknande den som har genomförts inom ramen för delprojektet. Något som talar för detta är att många ur personalen inte hinner med arkiveringen. Nackdelen är att det många gånger tar längre tid. Kvaliteten riskerar dessutom att sjunka när personer som inte har samma kunskap om handlingarna som ordinarie personal ansvarar för att ordna och arkivera. En strukturerad rutin för dokumenthantering som följs löpande bör dock bidra till att arkiveringen blir mer effektiv och får en hög kvalitet. Bedömningen är att det också kan minska behovet av extra arkiveringsinsatser. Kvarstående frågor Med anledning av att en mycket liten del av de handlingar som arkiverats har sitt ursprung i högskolans forskningsverksamhet bör en översyn av hanteringen av forskningshandlingar

4 4 (4) göras utifrån de regler som anges i högskolans dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar (dnr ). Åsa Enmyren Delprojektledare

5 Högskolan i Borås Delprojekt arkivering BILAGA 1 Delprojekt arkivering - Kartla ggning Med anledning av att högskolans organisation förändras den 1 juli 2014 måste handlingar från den gamla organisationen samlas ihop och arkiveras. Målet med delprojekt arkivering är att majoriteten av de handlingar och ärenden som skapas före den 1 juli 2014 ska vara arkiverade. Undantaget är handlingar i pågående ärenden och forskningsprojekt. Ett första steg i arbetet är att göra en kartläggning av mängden handlingar på högskolans institutioner och enheter som ska arkiveras. Resultatet av kartläggningen kommer att ligga till grund för en bedömning av vilka resurser själva arkiveringen kräver. Behov av att sätta in extra resurser för att underlätta arbetet kommer att undersökas. Denna förfrågan skickas till administrativa chefer samt enhetschef på BLR för att kartlägga respektive institutions/enhets arkiveringsbehov. Utgå från bifogad lista över handlingar som ska arkiveras. Svara senast den 4/3 till asa.enmyren@hb.se. Utbildningshandlingar Gör en uppskattning av mängden handlingar som finns på institutionen/enheten och som ska arkiveras. Det går bra att antingen mäta varje handlingstyp för sig eller att slå ihop flera handlingstyper. Mängden handlingar ska anges i hyllmeter. En hyllmeter = 1 meter handlingar på ett eller flera hyllplan. Gör också en ungefärlig uppskattning av hur mycket tid personalen brukar lägga ner på att arkivera (ordna och lägga i arkivkartonger) motsvarande mängd handlingar. Tiden anges i antal timmar. Gör slutligen en bedömning om det behövs extra resurser för att hinna klart med arkiveringen. Ange eventuellt behov av extra resurser i timmar. Resultatet redovisas i tabellen nedan: UTBILDNING/ÖVRIGT Institution/avdelning: Handlingstyp(er) Hyllmeter Uppskattad tidsåtgång Behov av extra resurser? Ex kurs/programdossier, arkivlistor, uppehåll och tillgodoräknanden 7 hyllmeter 80 timmar 30 timmar Forskningshandlingar Handlingar knutna till genomförande av ett forskningsprojekt: Ange handlingstyp samt mängden handlingar som ska arkiveras (i hyllmeter). En hyllmeter = 1 meter handlingar på ett eller flera hyllplan. Gör också en ungefärlig uppskattning av hur mycket tid personalen brukar lägga ner på att arkivera (ordna och lägga i arkivkartonger) motsvarande mängd handlingar. Tiden anges i antal timmar. 1

6 Högskolan i Borås Delprojekt arkivering BILAGA 1 Gör slutligen en bedömning om det behövs extra resurser för att hinna klart med arkiveringen. Ange eventuellt behov av extra resurser i timmar. Resultatet redovisas i tabellen nedan: FORSKNINGSHANDLINGAR Institution/avdelning: Handlingstyp(er) Hyllmeter Uppskattad tidsåtgång Behov av extra resurser? Ex Primärdata 5 hyllmeter 30 timmar Nej Handlingar gällande finansiering av projekt: Dessa skickas till registrator för diarieföring, för hantering se under Diarieföring och avslutande av ärenden nedan. Ledning/mötesadministration Dessa handlingstyper ska registreras i högskolans diarium, för hantering se under rubriken Diarieföring och avslutande av ärenden nedan. Övrigt Dessa handlingstyper hanteras på samma sätt som utbildningshandlingar. Diarieföring och avslutande av ärenden Som ett led i arkiveringen ingår att avsluta ärenden i högskolans digitala diarium och ärendehanteringssystem FINN/W3D3. Alla institutioner/avdelningar uppmanas därför att se över sina öppna ärenden, skicka in saknade handlingar och meddela registrator vilka ärenden som kan stängas. För att själv ta reda på vilka öppna ärenden du som handläggare har, se bifogad instruktion. Även handlingar som saknar diarienummer men som borde diarieföras skickas till registrator för diarieföring (se bifogad lista över handlingar). Observera att studenträttsliga ärenden, personalärenden samt doktorandakter endast kan återsökas i W3D3. Digitala handlingar Det förekommer att handlingar som ska arkiveras endast finns i digital form i högskolans olika system. Ett exempel på detta är PingPong där mycket utbildningsmaterial finns. Eftersom högskolan ännu inte har något elektroniskt arkiv är det viktigt att tänka på att inte slänga denna information utan låta den ligga kvar i systemen tills det är möjligt att arkivera den digitalt. Vid frågor om vad som måste sparas kontaktas arkivarie vid GF. Handlingar som inte tidigare har skrivits ut för arkivering, ska inte heller i fortsättningen skrivas ut, så länge de finns sparade i systemet. Ska ett system avvecklas är det viktigt att kontakta arkivarie för att lägga upp en plan för om och hur informationen ska bevaras. Kontaktuppgifter Vid frågor kontakta Åsa Enmyren Anknytning 4531, mobil , e-post asa.enmyren@hb.se 2

7 Högskolan i Borås Delprojekt arkivering BILAGA 1 Utskick till avdelningschefer GF Hej! Med anledning av att högskolans organisation förändras den 1 juli 2014 ska en översyn av öppna ärenden i W3D3 göras och handlingar från den gamla organisationen samlas ihop och arkiveras. Undantaget från arkiveringen är handlingar i pågående ärenden. Registrera handlingar och avsluta ärenden Alla avdelningar uppmanas se över sina öppna ärenden, skicka in saknade handlingar och meddela registrator vilka ärenden som kan stängas. Bifogat finner du listor över öppna ärenden, fördelat på de olika avdelningarna, samt en instruktion för hur du själv tar reda på vilka öppna ärenden du som handläggare har. Observera att vissa avdelningar kan ha bytt namn och du därför kan behöva titta på flera listor. Ärenden i Personalserien ingår inte i listorna då uppföljning av dessa sköts av registrator på personalavdelningen. Även handlingar som saknar diarienummer men som borde diarieföras skickas till registrator för diarieföring. Exempel på handlingar som ska diarieföras är beslut i olika former, rapporter, styrdokument, remissvar m.m. Vid osäkerhet kontaktas registraturet. Svara senast onsdagen den 26 mars till registrator@hb.se. Arkivera Vissa typer av handlingar som inte behöver diarieföras, måste ändå tas om hand för arkivering. Exempel på detta är trycksaker, examensbevis och vissa typer av register/förteckningar. Delprojektgruppen kommer under våren ta kontakt med respektive avdelningschef på GF för en diskussion kring vilka typer av handlingar som behöver arkiveras på varje avdelning och hur mycket material det rör sig om. Kontaktuppgifter Vid frågor kontakta Åsa Enmyren Anknytning 4531, mobil , e-post asa.enmyren@hb.se

8 BILAGA 2 Kartläggning av arkiveringsbehov på institutionerna - Mars 2014 Institution Handlingstyp Hyllmeter Tidsåtgång (tim) Behov av extra resurser (tim) THS Utbildning + forskning VHB Utbildning 4, HIT Utbildning PED Utbildning 15, BHS Utbildning IH Ej svarat BLR Utbildning Summa 38, *Röd text innebär ungefärliga uppskattningar av arkivarie efter samtal med berörd institution

9 BILAGA 3 Handlingsplan delprojekt arkivering Veckor Institution V 14 31/3-4/4 V 15 7/4-11/4 V.16 14/4-18/4 V /4-25/4 V.18 28/4-2/5 V.19 5/5-9/5 V.20 12/5-16/5 V.21 19/5-23/5 V.22 26/5-30/5 V.23 2/6-6/6 V.24 9/6-13/6 V.25 16/6-20/6 V.26 23/6-27/6 V.27 30/6-4/7 v.28 7/7-11/7 V.29 14/7-18/7 V.30 21/7-25/7 V.31 28/7-1/8 V.32 4/8-8/8 V.33 11/8-15/8 HIT 8 tim 8 tim 8 tim 8 tim 8 tim=40 VHB 8 tim 8 tim 20 tim 10 tim=46 BHS 10 tim 20 tim 20 tim=50 PED 20 tim 20 tim 10 tim=50 IH 10 tim 20 tim 20 tim=50 THS 10 tim Reviderad Handlingsplan delprojekt arkivering Veckor Institution V 14 31/3-4/4 V 15 7/4-11/4 V.16 14/4-18/4 V /4-25/4 V.18 28/4-2/5 V.19 5/5-9/5 V.20 12/5-16/5 V.21 19/5-23/5 V.22 26/5-30/5 V.23 2/6-6/6 V.24 9/6-13/6 V.25 16/6-20/6 V.26 23/6-27/6 V.27 30/6-4/7 v.28 7/7-11/7 V.29 14/7-18/7 V.30 21/7-25/7 V.31 28/7-1/8 V.32 4/8-8/8 V.33 11/8-15/8 HIT 8 tim 8 tim 8 tim 8 tim 8 tim=40 VHB 8+8 tim 8+8 tim tim tim=92 BHS tim tim tim=100 PED tim tim tim=100 IH tim tim tim=100 THS tim

10 BILAGA 4 Öppna ärenden i W3D3 Serie HB HB Huvudserie PA-serie Personalserie SR-serie Studenträttslig serie FO-serie Forskningsprojekt FU-serie Forskarutbildning Totalt Totalt antal ärenden *Siffrorna baseras på antalet ärenden som har status "öppet" *Serier där inga nya ärenden tillkommer

11 HÖGSKOLAN I BORÅS AKTIVITETSPLAN BILAGA 5 Aktivitetsplan högskolans organisationsutveckling - implementering Månad Kvartal 2014 Fas 3 - Implementering ny organisation Delprojektnamn Kartläggning av mängden handlingar som behöver arkiveras Arkivera nuvarande institutioner/enheters handlingar Kartläggning av öppna ärenden i W3D3 Se över öppna ärenden och om möjligt avsluta dessa Genomföra riskbedömning i samarbete med skyddsombud Ledning Deltagare Jan Feb Mar Apr Maj Jun Q3 Q Malin Utter Henrik Åsa Enmyren Gunterberg Ewa Skelte Irene Lammassaari Klart Klart Klart Klart Klart

12 BILAGA 6 Projektrisker - Arkivering Gradering av sannolikhet (S) 1 = Kan förekomma, men endast i sällsynta fall eller i undantagsfall 2 = Osannolikt, men kan hända 3 = Möjligt och sannolikt att det skulle uppstå någon gång 4 = Sannolikt att det inträffar ofta 5 = Nästan säkert att det inträffar i de flesta fall Gradering av konsekvens (K) 1 = Obetydlig 2 = Försumbar 3 = Kännbar 4 = Stor konsekvens 5 = Katastrofal 1 4 OK 5 7 Bör åtgärdas 8 10 Åtgärdas omgående Att beställargruppen och projektledare har en annan bild av vad som ska komma ur delprojektet än delprojektledare/arbetsgrupp Sannolikhet: 3 Konsekvens: 3 (resurser används på ett sätt som inte är förenligt med projektplanen) Åtgärd: Delprojektledare deltar vid samrådsmöten och har kontinuerlig avstämning med projektledare för implementeringsprojektet. Att tidplanen inte är realistisk Sannolikhet: 3 Konsekvens: 4 (projektet hinns inte med inom utsatt tid) Åtgärd: Kontinuerlig diskussion mellan delprojektledare, personal som arkiverar, institutionspersonal och projektledare för att få en uppfattning om hur snabbt arbetet fortskrider. Löpande diskussion gällande prioriteringar och ambitionsnivå. Institutionsoch avdelningspersonal arbetar aktivt med att förbereda och underlätta inför arkiveringsinsats för att minska risken för onödiga dröjsmål (exempelvis genom att sammanställa handlingar som ska arkiveras). Avstämning inom arbetsgruppen efter avslutad arkiveringsinsats på institution för att på så lära av erfarenheter inför resterande arbete. Att linjen (chefer på olika nivåer) inte tar hänsyn till projektet och att arkiveringen inte prioriteras Sannolikhet: 3

13 BILAGA 6 Konsekvens: 3 (personal får inte den tid och de resurser som behövs för att delta i och förbereda för arkiveringssarbetet) Åtgärd: Delprojektledare ansvarar för att stämma av med institutionens/avdelningens kontaktperson inför arkivering. Arkiveringsarbetet förläggs till lugn period (sommaren) när det är möjligt att i högre utsträckning prioritera arkivering. Handlingar missas/glöms bort Sannolikhet: 4 Konsekvens: 3 (kraven på vad som ska arkiveras uppfylls ej) Åtgärd: Arbetsgruppen/delprojektledaren sammanställer och går ut med listor över vilka handlingstyper som ska arkiveras. Delprojektledare finns tillgänglig för att svara på frågor. Uppmärksamma personal om möjligheten att skicka in missade handlingar i efterhand. Forskningshandlingar arkiveras ej Sannolikhet: 5 Konsekvens: 4 (forskningen återspeglas inte i våra arkiv, forskningsmaterial finns inte tillgängligt för reanalyser eller återanvändning och verifiering av resultat är ej möjligt, ej tillåten gallring av allmänna handlingar) Åtgärd: Arbetsgruppen/delprojektledaren sammanställer listor över forskningshandlingar som ska bevaras som skickas ut till berörda institutioner. Delprojektledare finns tillgänglig för att svara på frågor.

14 HÖGSKOLAN I BORÅS BILAGA 7 Åsa Enmyren Risk- och konsekvensanalys rörande delprojekt arkivering Bakgrund Genom att Högskolan ska omorganiseras under läsåret 2014 uppstår behov av att arkivera handlingar inkomna, expedierade eller upprättade före den 1:a juli Arkiveringen i sig utgör inte ett förändringsarbete utan riskbedömningen utgår från den eventuella direkta påverkan som projektet som sådant kan ha på personalens arbetsmiljö. Arbetsmiljöperspektiv Arbetsgivaren är den som har huvudansvaret för arbetsmiljön. Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) beskriver hur arbetsgivaren ska gå tillväga för att uppfylla sitt ansvar. Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär att arbetsgivaren arbetar förebyggande vilket främjar hälsa och säkerhet och spar pengar i organisationen. Att ta reda på vilka arbetsmiljörisker en förändring i verksamheten kan innebära är lönsamt genom att riskerna kan förebyggas och åtgärdas i tid. Riskbedömning inför förändringar i verksamheten Enligt AFS 2001:1 8 ska arbetsgivaren så tidigt som möjligt inför planerade förändringar i verksamheten bedöma de eventuella risker som kan uppkomma med anledning av förändringen. Med förändringar avses inte de som är att se som en naturlig del av den dagliga verksamheten, utan större mer genomgripande förändringar. Riskbedömningen tar hänsyn till både fysiska och psykosociala aspekter som kan tänkas orsaka ohälsa. Gradering av sannolikhet (S) 1 = Kan förekomma, men endast i sällsynta fall eller i undantagsfall 2 = Osannolikt, men kan hända 3 = Möjligt och sannolikt att det skulle uppstå någon gång 4 = Sannolikt att det inträffar ofta 5 = Nästan säkert att det inträffar i de flesta fall Gradering av konsekvens (K) 1 = Obetydlig 2 = Försumbar 3 = Kännbar 4 = Stor konsekvens 5 = Katastrofal 1 4 OK 5 7 Bör åtgärdas 8 10 Åtgärdas omgående Risk S K Åtgärd/handlingsplan 1. Ökad arbetsbelastning för den administrativa Anställning av extra resurser för att underlätta arkiveringsarbetet. personalen på institutioner och enheter som leder till stress Överfulla arkiv som leder 4 3 Analys av läget i högskolans arkivlokaler har lämnats 1 (2)

15 HÖGSKOLAN I BORÅS BILAGA 7 Åsa Enmyren till försämrad arbetsmiljö till Ekonomichef med ansvar för fastighetsfrågor för fortsatt hantering. Riskmatris Utgå från matrisen nedan och placera in respektive risks nummer i rätt rutan enligt den bedömning som gjorts ovan. Ni får på så sätt en snabb överblick av vilka risker ni ska fokusera på att förebygga i första hand. KONSEKVENS 1 Obetydlig 2 Försumbar 3 Kännbar 4 Stor konsekve ns 5 Katastrofal 5 Nästan säkert att det inträffar i de flesta fall SANNOLIKHET 4 3 Sannolikt att det inträffar ofta Möjligt och sannolikt att det skulle uppstå någon gång Osannolikt, men kan hända 1 Kan förekomma, men endast i sällsynta fall eller i undantagsfall Risk- och konsekvensanalysen har genomförts tillsammans med skyddsombud. 2 (2)