Ordning och reda Fastighetsinformationssystem i kommunen
Förord Inom offentlig fasighetsförvaltning finns det ett flertal olika fastighetsinformationssystem med syfte att kunna underlätta för både fastighetsverksamheten och hyresgästerna. Då utvecklingen inom programvarubranschen sker snabbt står många organisationer idag inför det fullbordade faktum att nya program måste köpas in, alternativt gamla system uppdateras. När det gäller att välja ett nytt program måste många viktiga aspekter analyseras, exempelvis kompatibilitet med organisationens övriga datasystem, gamla datasystem och inte minst framtida datasystem. Ett flertal olika projekt har sökt utvärdera och utveckla olika fastighetsinformationssystem. IT bygg och fastighet har exempelvis tagit fram en metod för att kunna konvertera information mellan olika system, Förvaltningsinformation 2002 (FI2002). Huvudmålet med FI2002 är att åstadkomma en för fastighetssektorn gemensam och stabil informationsstruktur för hantering av förvaltningsinformation under fastighetens hela livscykel. En sådan struktur möjliggör en kostnadseffektiv integration mellan olika system samt en bättre informationsöverföring mellan olika företag eller avdelningar. Oavsett val av informationssystem så finns det en gemensam faktor och det är ordning och reda. Med ordning och reda finns förutsättningar för såväl smidig informationshantering som en bra verksamhetsstyrning inklusive mål- och strategiformulering. Denna skrift syftar till att ge ansvariga i de offentliga fastighetsorganisationerna ett bra underlag för att utveckla verksamhetens hantering av fastighetsinformation. För att utveckla krävs att man vet var man befinner sig idag och därför presenteras praktiska verktyg för genomförande av nulägesanalys redan i del 1 i skriften. Sedan följer i del 2 en verktygslåda som man kan välja ur beroende på vilka behov som organisationen har. Boken har initierats och finansierats av Sveriges Kommuner och Landstings FoU-fond för fastighetsfrågor och META Fastighetsadministration AB. Författare är Jan Hedlund, META Fastighetsadministration AB. Till sin hjälp har författaren haft en styrgrupp bestående av Anders Nyman, Västerås stad; Benny Fägerstad, Örebro kommun; Gudrun Rydén, Stockholms stads fastighets- och saluhallsförvaltning samt Kurt Strömberg, Eslövs kommun. Till stor hjälp har även Jan Wahlgren och övriga anställda på META varit. Ett stort tack också till Kjell Svensson på Föreningen för förvaltningsinformation som bistått med ovärderlig hjälp med fakta kring FI2002. Linda Andersson och Magnus Kristiansson från Sveriges Kommuner och Landsting har varit projektledare. Stockholm i januari 2006 1
Innehåll 1 Introduktion och läshänvisningar...3 2 Vad kan man vinna genom ordning och reda på fastighetsinformation?...8 2.1 Mervärden för hyresgäster och nyttjare/utövare...9 2.2 Mervärden vid hantering av de kommunala verksamheternas anläggningar, installationer, utrustningar, etcetera...10 2.3 Möjliggör ett effektivare beslutsfattande... 11 2.4 Effektivisera projektarbete, fastighetsförvaltning och fastighetsanknuten service...12 2.5 Effektivisera arbetet med att hålla ordning på fastighetsinformationen... 14 2.6 Säkra varaktig kunskap om verksamheten och dess fysiska objekt... 15 2.7 Sammanfattande kommentar...15 3 Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd...16 3.1 Underlag för handlingsplan... 17 3.2 Genomgång av indikatormodellen för en typkommun... 17 3.3 Några kommuners test av indikatormodellen...27 3.4 Avslutande kommentarer om modellen med tillhörande test...33 4 Redabarometern mäter ordning och reda på informationen...34 4.1 Var står vi idag?...34 5 Hur hanterar vi verksamhetsintressant fastighetsinformation?...37 5.1 Informationshanteringens ABC...37 5.2 Vad är verksamhetsintressant fastighetsinformation?...38 5.3 Lägesanknuten fastighetsinformation att använda det geografiska objektet som klädhängare...38 5.4 Sammanfattande synpunkter...46 6 Bättre ordning och reda med FI2002...48 6.1 FI2002 i korthet...48 6.2 Läroboksdelen i projekt FI2002...49 6.3 Standardiseringsdelen i projekt FI2002...52 6.4 Framtiden för FI2002...55 7 Visioner för den framtida informationshanteringen...57 7.1 Visionerna styrs av mål och verksamhetens behov...57 7.2 Visionerna kan uttryckas i en IT-strategi och en IT-utvecklingsplan...57 7.3 Några visioner kring informationshantering anpassat för fastighetsföretag...58 8 Hur kommer man igång med sitt ordning och redaprojekt...73 8.1 Lathund för att bestämma inriktning, ambitionsnivå och avgränsning...73 8.2 Tips och fällor...77 8.3 Exempel på etappindelning vid genomförande av ett ordning och redaprojekt...78 9 Informationsstrategi för utvecklad ordning och reda...81 9.1 IT-verksamhetens viktigaste bidrag till fastighetsverksamheten...82 9.2 Strategi för informationshantering strategi för hantering av den enskilda informationen...83 10 Processtyrd informationshantering...86 10.1 Vad menas med processorientering?...86 10.2 Processbeskrivningar för fastighetsverksamheten...87 10.3 Ritningshantering som en stödprocess till fastighetsverksamhetens kärnprocesser...91 10.4 Processtödd kravspecifikation vid upphandling av IT-stöd...92 11 Två praktiska exempel på effektivare fastighetsverksamhet med ordning och reda...94 11.1 Intervju med Landstingsfastigheter Sörmland, Mats Broman och Henrik Sjöberg...94 11.2 Intervju med Jönköpings kommun, Torbjörn Isacsson, projektledare för Tekniska Kontorets nya IT-stöd, Fast3000...98 Lästips... 104 Bilaga 1 3... 104 Sveriges Kommuner och Landsting 2006 118 82 Stockholm Tfn 08-452 70 00 E-post: fastighet@skl.se Webbplats: www.skl.se ISBN-10: 91-7164-111-4 ISBN-13: 978-91-7164-111-3 Tryckeri: EDITA Östra Aros, Västerås Text: Jan Hedlund Illustrationer/illustrationsunderlag: Jan Hedlund Grafisk form och omslagsbild: Forum1 Distribution: Tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40, www.skl.se (välj Publikationer) 2 Ordning och reda
1 Introduktion och läshänvisningar Mitt intresse för fastighetsverksamhetens informationshantering grundlades i början på 80-talet då vi som konsulter i det stora konsultföretaget tog fram en produkt som vi kallade Fastighetsdiagnos som gick ut på att för en billig penning ta pulsen på en fastighet (läs byggnad) och komma med värdeskapande åtgärdsförslag. Vi hade tagit fram 10 olika blanketter som skulle fyllas i med information för att kunna analysera alla områden från hyreskontrakt, drift- och underhållskostnader, lånebild, energibalans till lokaleffektivitet och hyresgäststruktur. Fastighetsföretagen tyckte att detta var mycket intressant och många lät oss göra en pilottest på en byggnad. Blanketterna var tänkta att fyllas i av fastig hetsföretagen själva för att hålla nere konsultkostnaderna. Som ni alla förstår var det bara de allra minsta fastighetsföretagen som hade sådan ordning på informationen att man kunde fylla i blanketterna. De hade informationen i huvudet. De flesta hade som man uttryckte det inte informationen sorterad på det sättet. Fastigheten var i allmänhet ett konto i ekonomisystemet och någon särredovisning på byggnad gjordes inte. Begreppet fastighetsdatabas var ännu inte uppfunnet. Det blev vi konsulter som fick fylla i blanketterna och därmed föll idén med produkten. Den blev för dyr. I det sammanhanget myntades begreppet Fastighetsinformation är grunden för ett effektivt fastighetsföretagande och mitt yrkesintresse har sedan dess kretsat kring fastighetsföretagandets verksamhetsutveckling och behovet av en effektiv informationshantering. Den här boken är ytterligare ett försök att slå ett slag för vikten av att ha en sådan ordning på informationen att man kan bedriva sin verksamhet på effektivast möjliga sätt. Varken mer eller mindre, överdriven ordning skapar bara ökad byråkrati. Detta är förmodligen inte en bok att sträckläsa. Den ska tas fram vid behov för att få mer klarhet i en fråga, för att få tips hur man kan göra eller kanske bara för att få inspiration. Fokus ligger på informationshantering och IT-stöd, men utgångspunkten är hela tiden verksamhetens behov sett ur ett kundperspektiv. Vad hjälper ISOcertifiering, kvalitetsmanualer, processorientering, balanserade styrkort, världens bästa ekonomistyrsystem, om inte detta skapar värde för kunden? Hur kan en effektivare informationshantering skapa nytta, så att vi bli mer värdefulla för våra kunder? På vilket sätt kan vi arbeta effektivare? Hur kan vi erbjuda effektivare produkter (till exempel lokaler och utrymmen) och ge bättre service med hjälp av ordning och reda på informationen? Denna skrift tar sitt avstamp i tidigare framtagna skrifter inom utvecklingssamarbetet Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor samt Sveriges Kommuner och Landstings FoU-fond för fastighetsfrågor. Exempel på dessa tidigare skrifter är IT Strategisk informationshantering i offentliga fastighetsföretag, Driften på webben samt Breda band för smarta hus. Jan Hedlund Introduktion och läshänvisningar 3
Läshänvisningar Boken är indelad i två delar, där del 1 består av kapitel 1 4. Denna del fokuserar på att genom två konkreta hjälpmedel kunna göra en nulägesanalys i den egna organisationen. Del 2, som består av kapitel 5 11, kan med fördel användas som en verktygslåda för att initiera och inspirera till verksamhetsutveckling. Kapitel 1 Vad ska man börja med? Ja, det beror naturligtvis på var man befinner sig idag men generellt kan man säga att man ska börja med sådant som ger störst effekt för kunden i form av lägre kostnad eller förbättrad nytta genom ökad lokaleffektivitet, förbättrad service etcetera. Boken betonar begreppet ordning och reda som centralt för att åstadkomma kundnytta idag. Med hjälp av ordning och reda kan man exempelvis åstadkomma: Effektivare kundkommunikation. Ökad tillgänglighet till fastighets- och lokalinformation. Lägre drift- och underhållskostnader. Lägre kostnader och bättre service vid hantering av projekt, avtal, fakturor etcetera. Effektivare ritnings- och dokumenthantering. Inledningsvis förs sålunda i boken en diskussion kring vad man i olika situationer faktiskt kan vinna genom att ha ordning och reda på sin fastighetsinformation. I kapitel 2 görs en genomgång hur ordning och reda på fastighetsinformation kan: skapa mervärden för hyresgäster och nyttjare/ utövare skapa mervärden vid planering och drift av de kommunala verksamheternas anläggningar, installationer, utrustningar etcetera möjliggöra ett effektivare beslutsfattande effektivisera projektarbete, fastighetsförvaltning och fastighetsanknuten service effektivisera arkivarbetet med att hålla ordning på fastighetsinformationen säkra varaktig kunskap om verksamheten och dess fysiska objekt. Här kan man exempelvis hitta resonemang för varför man ska starta upp ett projekt eller få tips om vilka nyttoeffekter som finns när för olika utvecklingsprojekt. De flesta fastighetsorganisationer befinner sig alldeles i början på en fas där man förstått att ordning och reda på fastighetsinformation är viktigt. Många har börjat få hyfsad ordning på grundinformation om fastigheter men få har ännu någon ordning på exempelvis ritningar och förvaltningsdokument. Men det gäller att börja i rätt ände, vilka är våra produkter (varor och tjänster)? Hur ser våra processer ut för att leverera dessa produkter? Arbetar vi samordnat, enhetligt och effektivt? Har vi tydliga effektiviseringsmål? Har vi tagit fram en informationsstrategi? Informationshanteringen ska stödja verksamheten inte tvärtom! Att skapa ordning och reda och införa effektiva IT-stöd kostar pengar och det är i verksamheten som nyttan skapas som motiverar investeringen. I kapitel 3 redovisas ett hjälpmedel för att analysera sitt nuläge i form av en indikatormodell. Indikatormodellen tar pulsen på fastighetsorganisationen ur ett verksamhetsutvecklingsperspektiv med betoning på IT och ger tydliga anvisningar om var de största bristerna föreligger. Modellen innehåller frågor kring följande huvudområden: Verksamhetens generella karaktär med betydelse för val av IT-lösningar. Verksamhetens befintliga arbetssätt och användande av IT-hjälpmedel. Verksamhetens hantering av data och information i olika former. Aktuell teknisk IT-plattform, systemarkitektur, IT-säkerhet, aktuell IT-strategi och beslutade IT- 4 Ordning och reda
projekt, samt aktuell IT-organisation och aktuella IT-resurser. Ledningens dokumenterade förmåga att utveckla verksamheten och aktuell inställning till IT hos strategiska beslutsfattare. Omfattning och kraft i framtida intern verksamhetsutveckling. Verksamhetens uttryckta kortsiktiga behov av IT-stöd. Modellen har testats av fyra kommuner och resultatet redovisas i detta kapitel. Testresultatet kommenteras av författaren för att underlätta förståelsen av hur modellen ska användas. Redan nu kan avslöjas att det finns stora skillnader mellan kommunernas status samt att alla kommuner har haft svårt för att samtidigt bedriva verksamhetseffektivisering och införa IT-stöd, det vill säga i praktiken att plocka hem de nyttoeffekter som förutsatts när IT-projekt startats upp. Resultatet ger också tydliga anvisningar om var någonstans respektive kommun bör börja. I kapitel 4 redovisas ett ytterligare hjälpmedel för att analysera nuläget, Redabarometern. Redabarometern fokuserar enbart på var organisationen befinner sig när det gäller ordning och reda på sin fastighetsinformation. Mätningen sker genom att stickprovs analysera hur organisationen hanterar viss typ av information som är av stor betydelse för verksamhetens ledning och styrning samt för dess dagliga verksamhet. Dessa informationsobjekt är: 1 Areor (knutna till geografiska objekt och kunder). 2 Adresser (knutna till geografiska objekt och kunder). 3 Taxeringsuppgifter (knutet till juridisk fastighet). 4 Tillsyn, drift- och tillsynsinstruktioner (projektdokument). 5 Garantiavtal (projektdokument). 6 Hyreskontrakt (förvaltningsdokument). 7 Arbetsorder (driftdokument). 8 Kontaktpersoner (knutet till geografiskt objekt, kontrakt och hyresgäst). 9 Värmeförbrukning (knutet till geografiskt objekt och hyresgäst). 10 Nyckeltalet drift- och underhållskostnad per objekttyp och kvadratmeter (knutet till geografiskt objekt). Dessutom analyseras och betygsätts informationens behandling ur säkerhets- och behörighetssynpunkt samt om hänsyn tagits till informationens relevans och meningsfullhet. Informationen har inte bara valts ut med tanke på dess betydelse i verksamheten utan även med tanke på dess roll som indikator på ordning och reda på annan typ av information. Modellen tar inte heller bara hänsyn till formell ordning och reda på information och dokument utan även om man faktiskt använder informationen. Finns informationen i Excel och lägger man in den flera gånger? Har man bestämt enhetliga format och har man en enhetlig nomenklatur? Frågorna är många och resultatet erhålls i form av en sammanfattande siffra mellan 0 och 100. Mätning görs lämpligen innan man startar upp ett nytt ordning och redaprojekt och gärna efteråt för att se om insatsen gav någon effekt. Den här boken handlar främst om verksamhetsintressant fastighetsinformation och hur man skapar mervärden genom att hantera denna på effektivare sätt. Den gör således inga anspråk på att täcka in hela fastighetsverksamhetens informationshantering. En sådan bok finns det i och för sig också ett stort behov av. Här behandlas enbart lägesanknuten information i fastighetsverksamheten, det vill säga sådan information som på något sätt (nära eller perifert) knyter an till fastigheten, anläggningen, etcetera. I kapitel 5 reder vi ut begreppen med vad som menas med information i allmänhet och lägesanknuten information i synnerhet. Olika typer av fastighetsinformation exemplifieras, liksom skillnaden mellan alfanumeriskt informationsgränssnitt och grafisk gränssnitt. Vi får också svar på vad som menas med klädhängare och hur informationen normalt hanteras i de IT-stöd för fastighetsbranschen som finns idag. Introduktion och läshänvisningar 5
Här illustreras även betydelsen av att strukturera och klassificera information och att skilja på primär lagringsplats där information läggs in och ajourhålls och på sekundära lagringsplatser där till exempel informationen används i en verksamhetsprocess eller sammanställts för presentation för en bredare användarkrets. Under slutet av 90-talet och början på 2000-talet bedrevs ett omfattande forskningsarbete i Sverige inom ramen för ITBoF-programmet. Över 100 miljoner kronor satsades av staten och fastighetsbranschen, bland annat av Svenska Kommunförbundet. Mest fokus lades på byggprocessen, men ett projekt var FI2002 som direkt berörde fastighetsverksamhetens informationshantering. Det var ett ambitiöst arbete och resultatet har på olika sätt skapat förutsättningar för att området ska kunna utvecklas vidare i Sverige. Svårigheterna ligger i att få ut budskapet och stimulera fastighetsföretagen att ställa krav på leverantörer och andra att ta till sig och leva upp till de standards som utvecklas för exempelvis informationsöverföringar i förvaltningsskedet. Den här boken vill bidra till informationsspridningen och redovisar därför på olika sätt resultatet från arbetet med FI2002 och på vilket sätt detta kan vara till nytta för fastighetsföretagen. I kapitel 6 redovisas sålunda de viktigaste resultaten från FI2002-projektet och försök görs att tydliggöra innebörden av de standards och format som utarbetats. Mycket handlar fortfarande om visioner, men hur långt kommer man utan visioner? Det är viktigt att tydliggöra visionerna för den framtida informationshanteringen. Det är också intressant att veta vilka möjligheter som idag står till buds för att utveckla hanteringen av olika typer av information. Och vad betyder egentligen drömmen om det ultimata informationsflödet? I kapitel 7 redovisas ett antal visioner för informationshanteringen som är aktuella för fastighetsföretag. Drömmar för många, men realitet för ett fåtal. Med nödvändighet är detta ett avsnitt som ganska mycket fokuserar på teknik, men det finns även sådant som handlar om organisation och resurser. Exempelvis betonas vikten av att ha en säkerhetsplan och vad en sådan bör innehålla och vikten av att ha resurser och rutiner för dokumentstyrning. "Ska man lägga ut uppgifter om larminstallationer på intranätet?" och "behövs en särskild organisation för att styra informationshanteringen?" är exempel på frågor som behandlas. Följande visioner beskrivs: Skapa och använd en gemensam objektsmodell i 3D för projektskedet. Inför elektronisk dokumenthantering med standardiserad struktur och metadata för effektiv sökning. Omforma befintlig pappersinformation till elektronisk för effektivare hantering och lagring. Skapa en effektiv överföring av informationselement från tillblivelse till primär lagringsplats. Skapa en informationslagring på en primär lagrings plats i ett livscykelperspektiv. Skapa förutsättningar för en resurssnål, behovsstyrd och säker åtkomst till information. Skapa tillgång till rätt information som är lämplig för planering, styrning och uppföljning/ utvärdering. Skapa en effektiv verksamhetsstyrning av informations hanteringen för olika ändamål. Skapa en effektiv systemarkitektur och effektiva IT-stöd. Inom ramen för beskrivning av varje vision diskuteras också vilka förutsättningar som måste vara uppfyllda för att de olika visionerna ska kunna realiseras. Visioner i all ära men det är också lätt att knäckas av för mycket visioner. Var ska man börja? Vad är viktigast? I kapitel 8 diskuteras kring hur man kan komma igång med sitt ordning och redaprojekt. Här kan man få hjälp av en lathund för att bestämma inriktning, ambitionsnivå och avgränsning. Lathunden fokuserar på en analys av nuläget, vad som är prioriterat i verksamheten just nu, hur projektförankringen är, vad man vill åstadkomma, vilken 6 Ordning och reda
information som är viktigast att få ordning på, samt på en analys av vilken del av beståndet som det är viktigast att börja med. Man får också tips om vilka fällor man ska undvika och slutligen redovisas ett exempel på en etappindelning av ett ordning och redaprojekt för att inspirera alla kommuner. Boken avslutas med två kapitel där två olika verktyg för verksamhetseffektivisering beskrivs, som är nödvändiga tillbehör i samband med genomförande av ordning och redaprojekt. I kapitel 9 diskuteras kring hur viktigt det är att ha en IT-strategi och speciellt en genomtänkt informationsstrategi, det vill säga en strategi för hantering av själva informationen, som en bra grund för genomförande av ett ordning och redaprojekt. Informationsstrategin innehåller bland annat följande regler och ställningstaganden: Allmänna regler: Ansvar Relevans Riktighet Tillgänglighet Säkerhet Beständighet Resurseffektivitet Teknisk Klassificering Nomenklatur Identitetssättning Informationsstruktur Dataformat Format vid kommunikation Metadata I kapitlet ges tips om formuleringar kring dessa begrepp som skulle kunna ingå i en strategi. Tyvärr räcker det inte med att bara ha en bra och genomtänkt IT-strategi. Man måste agera efter denna också vilket har visat sig vara nog så svårt. I kapitel 10 görs en återkoppling och en påminnelse om vikten av att knyta informationshanteringen till verksamhetens olika processer. Verksamhetsutveckling och utvecklad informationshantering måste också gå hand i hand. Informationen ska stödja processen och ska finnas till hands när man behöver den just in time och den ska vara rätt och enkel att nå. Beskrivningen utgår ifrån de generella processmodeller som tagits fram inom ramen för FI2002- projektet och exempel ges hur till exempel stödprocessen ritningshantering kommunicerar med verksamhetens kärnprocesser. Det ges även tips om hur man, genom att tydligt dela upp processbeskrivningen i en del som man själv ansvarar för, och en annan del som ett tänkt framtida IT-stöd ska ansvara för, underlättar för leverantörerna i en upphandling att förstå vilken typ av IT-stöd som man egentligen efterfrågar. I kapitel 11 redovisas också hur två organisationer stegvis och framgångsrikt har utvecklat sig inom området. Det gäller Jönköpings kommun och Landstingsfastigheter Sörmland. Man har valt helt olika angreppssätt, olika systemleverantörer och har prioriterat olika saker, men tillsammans speglar dessa organisationer på ett intressant sätt vad som är praktiskt möjligt att genomföra idag. Bilaga 1 är en sammanfattande beskrivning av FI2002-projektet och Föreningen för Förvaltningsinformation (FFi). Den finns i elektronisk form på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida, www.skl.se/fastighet. Bilaga 2 består av indikatormodellen. Den finns i elektronisk form på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida, www.skl.se/fastighet. Bilaga 3 består av Redabarometern. Bilagan finns i elektronisk form på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida, www.skl.se/fastighet. Introduktion och läshänvisningar 7
2 Vad kan man vinna genom ordning och reda på fastighetsinformation? Hur spännande är det egentligen med ordning och reda och tydligt beskrivna rutiner? Hos de allra flesta är detta inte särskilt högt rankat, snarare betecknat som tråkigt och byråkratiskt. Men ändå är just ordning och reda en avgörande förutsättning för en effektiv och kreativ verksamhet. Vem har inte hört talas om nätbokhandeln som skapade en attraktiv beställningsfunktion på nätet, men som när beställningarna väl började rasa in inte hade ordning på stödrutinerna för vare sig debitering eller lagring och distribution. En förväntad framgång förbyttes snabbt i kaos och all kraft fick läggas på att få ordning och reda på de viktiga stödprocesserna med tillhörande IT-stöd. När detta väl var avklarat hade många av kunderna försvunnit. Eller ta exemplet med mobiltillverkaren som inte kunde få fram komponenter i tid till en efterfrågad modell med missade försäljningsintäkter som följd. Man hade ingen beredskapsplan för oväntade försäljningsframgångar. Detsamma gäller förstås även för fastighetsföretagandet. Förlorade hyresintäkter på grund av bristande kvalitetssäkring av kontrakt och halvbra IT-stöd. Extrakostnader på grund av felaktiga eller dåligt uppdaterade ritningar. Energiläckage genom läckande system eller felaktigt inställda systemvärden. Onödiga haverier i tekniska system på grund av bristfällig tillsyn, med mera. Det har helt enkelt inte varit särskilt trendigt att hålla på med administrativa rutiner och organisatoriska strukturer. Det är först på den allra senaste tiden som det håller på att bli lite av ett mode att städa upp bland information och rutiner i samband med införande av nytt IT-stöd. Det är först nu som fastighetsföretagen börjar förstå vikten av ordning och reda på sin fastighetsinformation, idag satsas en hel del resurser på att få ordning på exempelvis ritningar och tekniska dokument. Oftast läggs fokus på den direkta nytta man får vid själva hanteringen av ritningarna och dokumenten. Exempelvis hur mycket tid man sparar genom att man slipper leta, hur mycket billigare det blir att slippa gå till konsulter utan istället direkt själv kunna skriva ut efterfrågade och uppdaterade ritningar och dokument, hur mycket bättre kvalitet man får genom effektivare rutiner för uppdatering, hur projekthanteringen underlättas genom att alla använder samma underlag och man etablerat effektiva rutiner för överlämnande av information och dokument från byggande till förvaltning och vice versa. Och visst är detta oftast tillräckligt för att motivera insatserna men få verkar ha tänkt igenom alla de nya tjänster och andra användningsområden som utvecklade rutiner och hjälpmedel för klassificering, lagring och som grafisk presentation av fastighetsinformation möjliggör. I detta avsnitt ska vi därför ge en samlad överblick över de viktigaste nyttoeffekterna som kan uppstå i olika delar av den kommunala verksamheten. Beskrivningen är redovisad under nedanstående rubriker. Ordning och Reda på fastighetsinformation: skapar mervärden för hyresgäster och nyttjare/ utövare skapar mervärden vid planering och drift av de kommunala verksamheternas anläggningar, installationer, utrustningar, etcetera möjliggör ett effektivare beslutsfattande effektiviserar projektarbete, fastighetsförvaltning och fastighetsanknuten service 8 Ordning och reda
effektiviserar arkivarbetet med att hålla ordning på fastighetsinformationen säkrar varaktig kunskap om verksamheten och dess fysiska objekt. Nedan beskrivs nyttoeffekterna närmare. 2.1 Mervärden för hyresgäster och nyttjare/utövare Tänk er att vi i samband med framtagande av produktorienterade CAD-modeller ( Intelligenta CAD-modeller där ett rum eller fönster inte bara är ett antal streck utan ett specifikt objekt eller en specifik produkt vars egenskaper är beskrivna i en direkt kopplad databas) mäter och matar in sådan information som vi funnit vara efterfrågad av hyresgäster och nyttjare. Tänk er att vi till exempel mäter olika typer av areor ned på rumsnivå och för över dessa uppgifter till en fastighetsdatabas och lägger in funktionskoder och andra uppgifter för beskrivning av olika rumsegenskaper i fastighetsdatabasen (till exempel storlek, takhöjd, ventilationsförutsättningar, typ av installationer, om det finns flyttbara väggar, belastningsprestanda, etcetera). Vi lägger in utrustning, inventarier och installationer i en installationsdatabas, samt kopplar dessa uppgifter till hyreskontrakt, till olika typer av lokalbokningskontrakt, till serviceavtal, till hyresgästernas organisatoriska enheter, till medarbetare, etcetera och slutligen att vi möjliggör presentation och sökning i webbmiljö av denna information ned på rumsnivå genom att peka på aktuellt objekt i den grafiska modellen. en ritning för egen planering av lokalen/anläggningen till aktuellt behov. Kanske finns även möjligheter att digitalt rita in möbler, etcetera. Lokalbokning sker genom att peka på efterfrågad anläggning och söka sig ned till rätt lokal, etcetera. Hyresgästens planering och genomförande av lokalflyttningar förenklas genom tillgång till digitala ritningar på rumsnivå och aktuella rumsdata där man själv kan föra in ytterligare verksamhetsdata. Det går enklare att para ihop personliga profiler för medarbetarna med aktuella rumsprofiler. Det kan exempelvis gälla viss typ av installationer, dataanslutningspunkter eller krav på ventilation. Nedan visas ett exempel på ett hjälpmedel som använder den digitala bilden över byggnaden för överlagring av olika typer av information: Följande mervärden för hyresgästen/nyttjaren är då exempelvis lätta att identifiera: Hyresgästens lokalplanering vid olika typer av verksamhetsförändringar underlättas väsentligt genom digital tillgång till ritningar över lokalerna och enkel och snabb tillgång till komplett och korrekt information om lokalerna. Kanske måste lokalerna snabbt ställas om för annan verksamhet, kanske kan lokalanvändning och lokalsamband effektiviseras genom att flytta runt olika verksamheter så att man i slutänden kanske kan säga upp hela lokaler, våningsplan, etcetera. Föreningen eller privatpersonen som vill hyra en lokal/anläggning kan direkt visuellt se vilka lämpliga lokaler/anläggningar som finns lediga och vilken utrustning dessa har. Man kan ta ut Digital bild över byggnad för överlagring av olika typer av information. Självklart måste dessa mervärden ställas mot kostnaderna för att ta fram och ajourhålla CAD-modeller samt mata in och ajourhålla informationen. I en sådan kalkyl kan man oftast snabbt konstatera att 2. Vad kan man vinna genom ordning och reda? 9
CAD-modeller kräver en viss intern administration och att det är kostsamt att manuellt lägga in uppgifterna i efterhand. Däremot är det fullt realistiskt, om man redan vid upphandling av byggprojekt kräver leverans av intelligenta CAD-filer samt leverans av förvaltnings- och verksamhetsintressant information enligt standardiserat format, till exempel enligt FI2002. Samtidigt måste man dock också se till att denna information med automatik kan överföras till sin primära lagringsplats i en fastighets/ installationsdatabas eller motsvarande. 2.2 Mervärden vid hantering av de kommunala verksamheternas anläggningar, installationer, utrustningar, etcetera Att gatukontoret, parkförvaltningen, stadsbyggnadskontoret, mark- och exploateringskontoret etcetera, har nytta av grundinformation om intressanta geografiska objekt, presenterat grafiskt i form av ritningar och kartor med tillhörande data om objekten har man tidigt haft lätt för att inse. Bra hjälpmedel i form av GIS-verktyg har också utvecklats för dessa ändamål. Många har också kommit långt när det gäller att mata in och knyta viktig grundinformation till de grafiska objekten. Man har även utvecklat bra planerings- och uppföljningsinstrument baserat på dessa verktyg, exempelvis olika typer av planeringsunderlag där objektens olika egenskaper klassats och illustrerats grafiskt. De olika underlagen har därefter använts för att till exempel ta fram underhålls- och skötselplaner. Att även fastighetsverksamheten har nytta av sådan information behandlas i kommande avsnitt. Men vilken nytta av information om fastigheter och byggnader har exempelvis Barn- och Utbildningsförvaltningen, Kultur- och Fritidsförvaltningen, Hälso- och Sjukvårdsförvaltningen, Social- och Omsorgsförvaltningen? Dessa verksamheter har också egna anläggningar, installationer, utrustningar i fastigheterna. För barn och utbildning kan det eventuellt handla om olika installationer och verksamhetsutrustning. För kultur- och fritid kan det gälla allt från till exempel larminstallationer till skötsel av ishallar och badanläggningar. För hälso- och sjukvård kanske det handlar mer om drift och underhåll av specifika sjukvårdsinstallationer och sjukvårdsutrustning. Självklart har ovannämnda verksamheter omedelbar nytta av att ha bra ordning och reda på sin tekniska information och sina ritningar och andra tekniska dokument. Många har också detta redan idag. Men få kan ännu på ett effektivt sätt koppla dessa uppgifter till byggnadsidentiteter, uthyrningsobjekt, rum, etcetera och enkelt nå informationen via ett grafiskt användargränssnitt på webben. En sådan lösning är säkert efterfrågad av förvaltningar med större behov. Ansvariga för anläggningarna, installationerna, utrustningarna och dess skötsel behöver, sannolikt flera gånger varje dag, snabbt få information eller lägga in information om dessa, vid hantering av akuta fel, vid tillsyn och underhåll, vid byte av komponenter eller vid exempelvis olika trimningsinsatser. Att då snabbt få tillgång till en uppdaterad ritning med tillhörande beskrivning över sina anläggningar och installationer är värt mycket. Samtliga förvaltningar, hyresgäster, etcetera behöver tillgång till samma klädhängare som den grundläggande beskrivningen över byggnaden, anläggningen utgör. Klädhängaren består av en beskrivning av objektstruktur med identiteter på objektets olika delar (till exempel rumsid), grundinformation om objektet samt en grafisk beskrivning i form av ritning, CAD-modell, etcetera. Självklart finns det effektivitetsvinster att hämta om fastighetsverksamheten ensam ansvarade för klädhängaren och lät de övriga förvaltningarna använda denna för att hänga upp och lagra information om verksamhetens egna anläggningar och egna tekniska installationer. Idag finns det i varje kommun exempelvis säkert tio olika benämningar på en byggnad, på en lokal, på ett rum etcetera, fast det skulle räcka med en, och varje förvaltning lägger in och ajourhåller sin grundinformation om byggnaderna och anläggningarna. Det är nog ingen överdrift att påstå att än så länge är det få fastighetsförvaltningar som kan erbjuda sina kunder en sådan service, och kan man det är det få kunder som verkligen använder sig av möjligheten. Det vanliga är nog istället att var och en sköter sitt åtminstone inom större förvaltningar. 10 Ordning och reda
Nedan är ett exempel på hur olika tekniska dokument görs tillgängliga och sökbara på webben via den geografiska objektstrukturen, hämtat från Jönköpings kommuns nya system (FAST 3k) för webbbaserad hantering av fastighetsinformation. Som framgår av flikarna kan även annan typ av information göras tillgänglig på samma sätt. det är fråga om gator, va-ledningar, byggnader eller markanläggningar. Men detta påminner oss också om vikten av att ha en genomarbetad plan för när det är dags att låta flera ta del av ritningar, beskrivningar och dokument över exempelvis de kommunala fastigheterna. Viktiga frågor som inloggningsförfaranden och andra säkerhets- och behörighetsrutiner måste vara avklarade och väl testade. De aktuella systemstöden måste också vara testade när det gäller buggfrihet och kapacitet. Sist men inte minst måste öppnandet av informationen för flera organisationer vara kopplad till väl genomtänkta utbildningsinsatser och rutiner för kundsupport måste finnas utvecklade. Bilden till höger är också hämtad från Jönköpings kommuns nuvarande satsning på att successivt göra lägesanknuten fastighetsinformation tillgänglig för flera utanför fastighetsorganisationen. I en framtid hoppas man att kommunen ska ha ett sammanhängande koncept för lagring och presentation av alla sina geografiska objekt oavsett om 2.3 Möjliggör ett effektivare beslutsfattande Många beslut i fastighetsverksamheten och i den övriga kommunala verksamheten fattas mot bakgrund av nyckeltal och styrmått som innehåller fastighetsinformation som en eller flera komponenter. Det kan till exempel gälla investeringsbeslut som fattas mot bakgrund av uppgifter om mediaförbrukning per kvadratmeter eller lokalkostnader per kvadratmeter för ett visst objekt. Men det kan också vara fråga om mer verksamhetsorienterade nyckeltal som lokalutnyttjande per prestation eller mediaförbrukning per verksamhet och prestation. Andra beslut kan handla om sådana strategiska frågor som hur man kan skapa en effektivare fastighetsverksamhet, till exempel via intern rationalisering eller via outsourcing av vissa verksamheter. Inför denna typ av beslut är det mycket viktigt att man har rätt beslutsunderlag i form av exempelvis aktuella och rättvisande drift- och underhållskostnader per objekt och kvadratmeter, per organisatorisk enhet och så vidare, och att dessa är jämförbara med övriga marknadens sätt att mäta. Ordning och reda på fastighetsinformation möjliggör säkrare och snabbare beslut främst genom: att areor och andra grunduppgifter är riktiga och mätta enligt internationell standard (för dessa definitioner se UFOS skriften Rätt begrepp ) att informationen är lättillgänglig, kan sorteras på önskat sätt och är snabb att få fram att den aktuella informationen kontinuerligt är uppdaterad att den historiska informationen är tidsbestämd, relaterad till den verksamhet som bedrevs vid det aktuella tillfället samt går att jämföra med nuläget. 2. Vad kan man vinna genom ordning och reda? 11
Det sistnämnda förutsätter att till begreppet ordning och reda på fastighetsinformation även fogas att all information datumsätts och att ett särskilt datalager skapas för hantering av historisk information och för framtagning av nyckeltal. Ett särskilt problem, som datalagret måste kunna hantera, är hur man gör när historisk information inte längre är jämförbar med aktuell. Det finns idag särskilda IT- hjälpmedel för att lagra och hantera sådana data, som hämtar sin information från fastighetsdatabasen, ekonomisystemet, mediauppföljningssystemet, arbetsordersystemet, etcetera, och som kan ta fram önskade tidsbundna nyckeltal. 2.4 Effektivisera projektarbete, fastighetsförvaltning och fastighetsanknuten service Effektivare projektarbete Det blir allt vanligare att arkitekter, projektörer, konstruktörer och byggare arbetar med digitaliserad information och grafiska modeller (olika typer av CAD/GIS-program) och de flesta kommuner har någon form av manual för hur man vill att den digitaliserade informationen, dokumenten och den grafiska modellen (CAD-filen) ska se ut när den överlämnas till kommunen. Fortfarande är det dock si och så med samordningen mellan olika aktörer och med deras förmåga att leva upp till kommunernas krav och önskemål. Ordning och reda borde definitivt innebära att kommunerna går igenom och kvalitetssäkrar samtliga ritningar och dokument som är viktiga i förvaltningsprocessen och är aktuella för inläggning i dokumentarkivet. Många av CAD-filerna är idag gamla och mer eller mindre oanvändbara. Dessutom är många av ritningarna inte uppdaterade. Inte minst när det gäller installationsritningar är detta ett stort problem. Genom att konsulter och byggentreprenörer konsekvent arbetar med digitaliserade ritningar och dokument i av kommunen efterfrågat standardiserat format och att kommunerna bygger upp och kvalitetssäkrar digitala dokumentarkiv och inför rutiner för kvalitetssäkrad dokumenthantering kan projektarbetet effektiviseras avsevärt. Det möjliggör till exempel: Ökad sannolikhet för att ritningar och dokument som initialt lämnas ut som underlag för konsulter och projektörer i projektarbetet har tillfredsställande kvalitet. Ett effektivare och mer samordnat projekteringsarbete genom att samtliga får tillgång till gemensam basinformation om byggnaden/ anläggningen i standardiserat format. Effektivare åtkomst för inblandade aktörer genom lagring av digital information på gemensamma projektplatser. Effektivare kommunikation mellan beställare och leverantör vid in- och utcheckning av ritningar och dokument via portal, och tydliga regler för elektronisk distribution mellan projekt arkivet och beställarens originalarkiv/ förvaltningsarkiv. Förbättrad kvalitet på ritningar och dokument under projektarbetet genom regler för styrd dokumenthantering (regler för vem som godkänner, granskar, benämner, hur meddelande sker vid uttag, etcetera). Effektivare förvaltningsarbete Ordning och reda och ökad tillgänglighet på fastighetsinformation enligt tidigare resonemang innebär även mervärden för den operativa fastighetsförvaltningsverksamheten. Det man främst tänker på är exempelvis: Enklare, säkrare och snabbare tillgång till kontaktpersoner med tillhörande uppgifter genom koppling av informationen till olika system som hanterar kontrakt, geografiska objekt, arbetsorder, projekt, etcetera. 12 Ordning och reda
Enklare och mer pedagogisk kommunikation med potentiella och befintliga hyresgäster vid lokalförändringsdiskussioner, hyresförhandlingar etcetera, genom tillgång till grafisk information, möjligheter att snabbt illustrera lokalförändringar, informera om tekniska system och tillgång till korrekta areauppgifter av olika slag. Enklare och säkrare veta och kunna svara på förfrågningar om fastigheternas juridiska status, beteckningar, taxeringsvärden, belastningar, planförutsättningar, med mera, genom tillgång till uppdaterade fastighetsregister. Säkrare budget- och uppföljningsunderlag genom tillgång till korrekta areauppgifter, korrekta förbrukningsuppgifter, korrekta kostnads/ intäktsuppgifter, etcetera, eftersom dessa är registrerade på det geografiska objektet och inte utfördelade enligt någon fördelningsnyckel. Effektivare och snabbare ta fram underhållsplaner för fastigheterna baserade på korrekta uppgifter hämtade direkt från fastighets- och installationsdatabaserna. Enklare, säkrare och snabbare hitta olika förvaltningsdokument, till exempel ritningar, protokoll, besiktningar och utredningar, genom tillgång till ett effektivt dokumenthanteringssystem. Enklare, säkrare och snabbare få signaler om när det är dags för besiktningar, uppsägning för omförhandling, hyresgästmöten etcetera, genom utvecklade varningssystem som på olika sätt är kopplade till dokument, kontrakt, kalendrar, etcetera. För att illustrera nyttoeffekterna av mindre letande redovisas i bilden nedan en liten räkneövning. Det ska dock omedelbart påpekas att det krävs en särskild kraftansträngning att i praktiken ta hem besparingen. Nuläget Antag att 20 personer letar efter 3 dokument per person och dag. Antag att det idag i snitt tar 10 minuter per dokument (leta fram, kolla att det är det senaste och att det är korrekt, rätt skala, kopiera med mera). 30 minuter x 20 personer = 10 timmar /dag. Börläget Antag att 20 personer letar efter 3 dokument per person och dag. Antag att det idag i snitt tar 2 minuter per dokument (leta fram, kolla att det är det senaste och att det är korrekt, rätt skala, kopiera med mera). 6 minuter x 20 personer = 2 timmar /dag. Besparingen 8 timmar/dag 1 heltidstjänst eller cirka 0,5 miljoner kronor per år. 2. Vad kan man vinna genom ordning och reda? 13
Effektivare fastighetsservice, fastighetsdrift På sid 10 redogjordes för vilka nyttoeffekter olika kommunala verksamheter kan ha av ordning och reda vid hantering av tekniska anläggningar, installationer, med mera. Dessa nyttoeffekter gäller självklart i hög grad även för fastighetsserviceverksamheten och upprepas inte här. Specifika nyttoeffekter erhålls också genom bra ordning och reda på informationen från tekniska system. Informationen används i första hand för att hjälpa till att uppnå följande: Optimering av drift- och underhållskostnader, främst genom besparingar i energi och vatten. Ökad hyresgästtillfredsställelse, främst genom förbättrat inomhusklimat, ökad tillgänglighet till mediainformation och snabbare och bättre service vid hantering av akuta fel och vid beställningar från kunden. Effektivare utförande av den löpande driftverksamheten, för lägre driftkostnader och förbättrad kommunikation med hyresgäster och lokalnyttjare. Effektivare mätning av mål och utfall, främst inom området drift- och underhåll för bättre styrning och uppföljning. Förbättrad stimulans för medarbetarna att arbeta effektivare med driftoptimering genom tillgång till moderna, lättillgängliga och användarvänliga verktyg. För den som vill läsa mer om vinster med ordning och reda när det gäller information från tekniska system rekommenderas att läsa UFOS rapport Driften på webben Strategier för behovsstyrda IT-lösningar för fastighetens tekniska system utgiven 2002. 2.5 Effektivisera arbetet med att hålla ordning på fastighetsinformationen Med förbättrad ordning och reda och effektiva ITstöd kan de specifika resurserna som avsatts för att arkivera och ajourhålla information och dokument minskas. Mycket av arkivarbetet läggs ut på verksamhetsansvariga genom att rutiner skapats som innebär att ordning och reda automatiskt skapas redan vid källan. Alla som varit inne i ett ritningsarkiv har sett hur ritningar ofta ligger huller om buller, att det finns flera original med mer eller mindre okänd status. Ritningarna förekommer dessutom inte i bara ett arkiv utan ritningskopior finns lite överallt hos olika handläggare. Genom att enbart ha ett elektroniskt arkiv, etablerade rutiner för ajourhållning, regler för hur verksamhetsansvariga själva internt klassificerar och lagrar elektroniska dokument etcetera, minskar behovet av att ha särskilda administrativa resurser för originalarkivets dokumenthantering. Självklart måste dock särskilda rutiner och resurser fortfarande alltid finnas för att arkivera, långtidslagra och göra allmänna handlingar lättillgängliga för allmänheten. Denna verksamhet måste även utvecklas med tanke på att kraven på tillgänglighet höjs (till exempel e-förvaltning ) och att problemet med att hitta tillfredsställande lösningar för långtidsslagring av elektroniska dokument långt ifrån är löst. Det är också viktigt att påpeka att det alltid måste finnas någon som bevakar att regler och rutiner följs. Annars kommer alla typer av dokumenthantering att degenerera. För att uppnå de mervärden som tidigare skisserats för hyresgästen/nyttjaren, etcetera, måste i dagsläget särskilda resurser avsättas för att manuellt mäta och föra in verksamhetsintressant information i arkivet och förvaltningssystemen. Genom att konsekvent tillämpa en gemensam standard (IFC och FI2002) för att klassificera, lagra och överföra informationen från byggande till förvaltning, kan dock mycket av arbetet automatiseras. För fastighetsorganisationer som avser servera verksamheten denna typ av information kan det således vara ekonomiskt intressant att redan nu ställa krav på konsulter, entreprenörer systemleverantörer etcetera, på att informationen ska lämnas i dessa format. 14 Ordning och reda
2.6 Säkra varaktig kunskap om verksamheten och dess fysiska objekt Idag är människor och kulturer inom organisationerna de viktigaste bärarna av fastighetsinformationen hos de flesta kommuner, i så måtto att det är ofta i människors huvud kunskapen finns om hur olika installationer i fastigheten fungerar och var man kan hitta olika viktiga dokument om fastigheterna. Det finns många som kan vittna om vad som händer när nyckelpersoner slutar. Plötsligt fungerar saker inte längre. Man hittar inte viktiga dokument. Man missar viktiga tidpunkter för besiktningar, etcetera. Verkligheten för de flesta kommuner är att upp till 30 40 % av de anställda kommer att pensioneras inom en femårsperiod. Om man inte ser till att ta till vara all viktig information som finns hos dessa, kommer arbetet med att återskapa informationen bli mycket kostsamt. Det finns således påtagliga skäl att göra någonting åt detta just nu. Och det är här vitsen med ordning och reda kommer in. En av de viktigaste nyttoeffekterna med att skapa ordning och reda är ju att man ser till att viktig information tillvaratas, varaktigt behålls och görs tillgänglig för berörda medarbetare i organisationen. 2.7 Sammanfattande kommentar Likaväl som man kan ha olika uppfattning i hemmet om vad som är ordning och reda just i vårt hem, kan man ha olika uppfattning om hur långt man bör gå när det gäller ordning och reda på fastighetsverksamhetens information. Allt för mycket ordning och reda innebär att man ägnar mer tid till att flytta och sortera prylar och städa än vad man har nytta av. För att alltid kunna ha ett kliniskt rent hem i en barnfamilj med fullständig ordning och reda måste någon i stort sett ägna hela dagarna åt att återställa prylar och städa. Svårigheten ligger därför i att komma fram till en optimal nivå på ordning och reda och hur man bäst organiserar prylarna för att snabbt få tag i rätt sak och för att snabbt kunna sätta tillbaks den. I en verksamhet som inte präglas av dagliga händelser som kräver anpassning av beståndet till hyresgästers, marknadens krav, kan med fördel mindre komplicerade verktyg och rutiner användas. I en sådan typ av fastighetsverksamhet är det svårt att räkna hem alltför avancerade projekt för utvecklad informationshantering av lägesanknuten information. I en annan fastighetsverksamhet kanske det händer saker varje dag. Man är en serviceverksamhet till en kärnverksamhet som är i ständig utveckling och erbjuder kunden all typ fastighetsanknuten service. Kundens verksamhet förändras hela tiden och man ändrar produktionsteknik och flyttar om mycket. I en sådan verksamhet är nyttan mycket större och lättare att kvantifiera. Genom att analysera hur verksamheten hanterar lägesanknuten fastighetsinformation via den redabarometer som framtagits och som beskrivs under avsnitt 4, erhålls god uppfattning om var man står idag. Genom att kombinera denna kunskap om nuläget med en analys av framtida tänkbara nyttoeffekter vid förbättrad ordning och reda, kan man ställa upp mätbara mål för verksamheten om hur långt man vill utveckla sin informationshantering och vilka resurser man är beredd att lägga ned. Slutligen är det också viktigt att betona att det sällan räcker med enbart formell ordning och reda. Det måste finnas inlevelseförmåga, engagemang och plats för improvisation också. 2. Vad kan man vinna genom ordning och reda? 15
3 Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd Skapa Överföra Klassificera Lagra Presentera Använda Överföra Ordning och Reda på fastighetsinformation handlar förenklat bara om sex saker: skapa, presentera, överföra, klassificera, lagra och använda. Nog så enkelt kan det verka, men här finns verkligen plats för att trassla till det för sig, något som inte minst många fastighetsorganisationer kan vittna om. Faktum är att de flesta kommuner ännu inte lyckats få ordning på sin fastighetsinformation till exempel sina ritningar, förvaltningsdokument, verksamhetsnyckeltal eller annan viktig information som behövs inom många områden inom den kommunala verksamheten. Man har svårigheter att hitta former för att klassificera information, finna rätta tekniska lösningar, hitta rätta ambitionsnivåer, skapa effektiva arbetsrutiner och inte minst få sina beslutsfattare att inse värdet med att ha ordning och reda på sin fastighetsinformation. I alltför många kommuner finns informationen lagrad i pärmar, hängmappar, pappersritningar, microfilm, olika typer av CAD-filer, som inscannade dumma bilder eller som mer eller mindre användbara digitala filer, utan att det finns ett enhetligt sätt att klassificera, lagra, söka och presentera informationen. Kanske har man lyckats med att skapa CAD- och dokumentanvisningar som reglerar hur CAD-modeller, ritningar och dokument ska se ut vid leverans, men efterlevnaden och kontrollen är dålig. Man har ofta inte heller bra rutiner för uppdatering av ritningar och dokument vid förändringar. Många kommuner har försökt förbättra sin ordning och reda genom att skapa tydligare regler för hantering av vissa specificerade typer av elektroniska dokument, pappersdokument, etcetera, men har långt ifrån något helhetsgrepp på informationen. Man har oftast bäst grepp om planeringsinformation, rutinbeskrivningar, projektdokument och liknande där man i allmänhet arbetar med någon form av biblioteksstruktur, lagrad i en gemensam server eller på intranätet. Däremot är det i allmänhet oftast sämre ställt när det gäller rena lägesanknutna informationen i form av förvaltnings- och drift doku ment. Dessa återfinns vanligen hos olika ansvariga ute i organisationen. Många använder 16 Ordning och reda
därför en stor del av sin tid till att leta efter dokument eller på annat sätt hantera dokument och man är osäker på vilken information som är den senaste, den rätta och så vidare. En del kommuner har lyckats ta ett visst helhetsgrepp om sin hantering av den lägesanknutna informationen genom att bland annat ta hjälp av avancerade dokumenthanteringssystem. Man har rutiner för benämning av olika typer av elektroniska dokument, använder standardiserade rutiner för lagring av dokument i biblioteksstruktur och i ett fåtal fall har man även rutiner för att klassificera dokumenten med hjälp av metadata (information om informationen) för snabbare och effektivare sökningar. Men alla dokument som finns i till exempel pappers format har man fortfarande ingen ordning på. Det vill säga man har fortfarande en mängd olika sätta att hantera och lagra sina dokument. I vissa fall har man påbörjat ett mödosamt arbete med att scanna in de viktigaste pappersdokumenten. Några få kommuner har faktiskt redan idag förhållandevis god ordning och reda även på sin fastighetsanknutna information. All, eller så gott som all information är i elektroniskt format och klassificeras, sorteras samt lagras med tillhörande metadata i en väl genomtänkt informationsstruktur. De gamla ritarkiven är stängda, pärmar reducerade och externa leverantörer samt egen personal använder ett enhetligt sätt att söka, checka in och checka ut dokument. Informationen är lättillgänglig och återfinns med hjälp av presentationssystem i webbmiljö. Sammanfattningsvis kan konstateras att graden av oordning varierar från kommun till kommun vilket även innebär att varje kommun måste finna sin behovsanpassade informationsstrategi och sin genomförandestrategi på sin väg mot bättre ordning och reda. Att klarlägga nuläget är således en viktig början därför presenteras här: Indikatormodellen en modell för att snabbt få underlag för att ta fram en handlingsplan för en behovsanpassad och effektiv utveckling av verksamheten och dess informationshantering. 3.1 Underlag för handlingsplan Att arbeta med indikatormodeller av olika slag är en effektiv metod för att på ett någorlunda objektivt sätt slå fast ett nuläge och få bra tips om var de största förbättringspotentialerna finns. Modellerna kan vinklas mot olika områden i verksamheten. Det kan gälla hur man arbetar med utveckling av kärnverksamheten, hur man arbetar med lokaleffektivisering, energioptimering, utveckling av kundrelationer, etcetera. En indikatormodell är i det här sammanhanget förenklat en mall med olika frågor som speglar det aktuella ämnet och där man kan välja att svara mellan ett antal olika alternativ. Svaren används därefter för att dra slutsatser om nuläget och som underlag för att ta fram utvecklingsplaner inom det aktuella området. I detta fall är indikatormallen en modell för hur man genom att besvara lämpligt utvalda frågor successivt får ett relevant underlag för att ta fram en praktiskt användbar handlingsplan för utveckling av verksamhetens arbetsrutiner med tillhörande ITstöd som på ett effektivt sätt stöder verksamhetens nuvarande och kommande behov. 3.2 Genomgång av indikatormodellen för en typkommun I detta avsnitt ska vi gå igenom indikatormodellen för att successivt få relevant underlag för att ta fram en praktiskt användbar och behovsstyrd IT-strategi med tillhörande utvecklingsplan som på ett effektivt sätt kommer att stödja verksamhetens nuvarande och kommande behov. Kortfattat går modellen ut på att via olika indikatorer slå fast verksamhetens karaktär och var denna står just nu i viktiga IT-relaterade frågor. Modellen innehåller även en nulägesanalys av ledningens kraft att utveckla verksamheten, mätt via uppnådda konkreta resultat och tydlighet i uttryckta framtida 3. Indikatormodellen tar pulsen på arbetet med IT-stöd 17
verksamhetsmål. Därefter görs en motsvarande analys av beslutad framtida verksamhetsinriktning, verksamhetsutveckling etcetera, och dess behov av strategiskt IT-stöd. Med detta som grund erhålls en snabb uppfattning om de viktigaste grundstenarna i IT-strategin och vad som bör prioriteras i en principiell utvecklingsplan för verksamhetens IT-utveckling. I utvecklingsplanen beskrivs, förutom prioriterade IT-stödsprojekt, även vad som krävs av den egna organisationen när det gäller standardisering och kvalitetssäkring av information, avsättning av ekonomiska resurser, utveckling av kompetens, uthållighet och engagemang, genomförd verksamhetsutveckling, etcetera. Tanken är att IT-ansvariga, tillsammans med utvalda erfarna medarbetare som har sitt dagliga engagemang i den operativa fastighetsverksamheten, ska utföra testen och göra inplacering mot skalan. Den kunskapsinhämtning som behövs för att göra rätt bedömningar kan hämtas från befintlig statistik, befintliga verksamhetsplaner och handlingsprogram samt via intervjuer med ledningen och strategiskt verksamhetsansvariga. Det går inte att säga att ett visst sätt att driva på utvecklingen av IT-verksamheten i en organisation är bättre än alla andra. Det beror helt på i vilket nuläge man befinner sig, vilken verksamhet som bedrivs och vart man vill nå. Något som vi hoppas illustreras väl efter denna genomgång. Indikatormodellen för behovsanpassad IT-utveckling innehåller följande parametrar för nulägesbeskrivning: Verksamhetens generella karaktär med betydelse för val av IT-lösningar. Verksamhetens befintliga arbetssätt och användande av IT-stöd. Verksamhetens hantering av data och information i olika former. IT-verksamhetens aktuella läge, aktuell teknisk IT-plattform, systemarkitektur, IT-säkerhet, aktuell IT-strategi och beslutade IT-projekt, samt aktuell IT-organisation och aktuella ITresurser. Ledningens dokumenterade förmåga att utveckla verksamheten och aktuell inställning till IT hos strategiska beslutsfattare. För prioritering av olika angelägna åtgärder måste dessutom naturligtvis anpassning ske till framtida prioriterad verksamhetsinriktning och aktuella konkreta verksamhetsmål. Indikatormodellen för behovsanpassad IT-utveckling innehåller således följande parametrar för beskrivning av bedömd framtida inriktning: Bedömd omfattning och kraft i framtida intern verksamhetsutveckling. Verksamhetens uttryckta kortsiktiga behov av ITstöd. Indikatormodellen är treskalig och ska tolkas så att extremerna i en femgradig skala är borttagna. Den glada figuren ( markeringsknappen ) kan istället placeras var som helst i intervallet för att tydligare markera var verksamheten och organisationen befinner sig. Den text som står i rutorna ska ses som exempel för att spegla en gradvis ökande komplexitet. OBS! En överliggande nivå förutsätter att även de underliggande nivåernas krav är avklarade. Efter genomgång av varje enskild parameter görs en sammanfattande kommentar av vad som generellt sett bedöms vara viktigast att åtgärda. Detta ska sedan ställas mot ledningens och verksamhetsansvarigas framtidsvisioner och uttryckta kortsiktiga behov. Alla organisationer och verksamheter befinner sig i ständiga förändringar. Vissa omorganiserar regelbundet, andra har ständiga effektiviseringskampanjer. Några kanske utvecklar verksamheten med nya tjänster, till exempel FM-tjänster. Andra återigen slår ihop flera verksamheter, till exempel att fastighetsverksamheten ingår i en övergripande serviceverksamhet eller slår isär verksamheter, till exempel att fastighetsverksamheten skiljs från övrig teknisk verksamhet. Självklart påverkar dessa förändringar hur man väljer IT-strategi. Det gäller ju att välja en strategi som står pall för de förändringar som går att förutse. Nedan beskrivs indikatormodellen med dess olika parametrar lite närmare. En tom version av indikatormodellen finns att ladda ner på www.skl.se/fastighet. 18 Ordning och reda