Kurshandbok Inventering Copyright 2015 FDT AB Köpmangatan 40 972 33 LULEÅ Försäljning 0920 24 33 10 Support 0920 24 33 20 Fax 0920 24 33 99 E-mail support@fdt.se Hemsida www.fdt.se Innehållet i denna programmanual kan ändras utan meddelande och representerar inte en förbindelse från FDT: s sida.
Innehållsförteckning Total eller Rullande inventering?... 1 Total inventering är standard i programmet.... 1 Rullande inventering... 1 Vad bör man tänka på innan man börjar inventera?... 1 Hur komplett är mitt artikelregister?... 2 Lagersaldo... 2 Olika metoder... 3 Manuell registrering... 3 Inventering med handdator:... 3 Inventering med fil:... 4 Inventering med inventeringsförslag på papper:... 4 Vad bör du tänka på under en pågående inventeringen... 5 När du genomfört en inventering... 6 Arbetsgången... 6 Vid manuell inventering... 6 Vid inventering med handdator:... 6 Vid inventering med fil:... 7 Vid inventeringsförslag på papper:... 7 Gör kontroller under pågående inventering... 8 Avsluta inventering... 9 Inventering kan genomföras till ett specifikt datum... 10 Underlag till bokföringen... 11 Arbetsgång Rullande inventering... 13 Ställda frågor till FDT support... 15
Total eller Rullande inventering? Det finns två sätt att inventera på som i grunden handlar om hur många gånger per år man inventerar hela lagret. Lagen säger att hela lagret ska inventeras minst en gång per år. Om man gör detta vid ett tillfälle eller flera gånger under året spelar ingen roll så länge allt har inventerats minst en gång. Total inventering är standard i programmet Hela inventeringen görs vid ett tillfälle och alla artiklar räknas. Detta kräver inget aktivt val i programmet utan är standard. Om en inventering har pågått mer än 30 dagar kommer du få en varning. Rullande inventering Om man inventerar delar av lagret vid flera tillfällen som tillsammans gör att hela lagret har räknats ska man välja rullande inventering. Rekommenderas t ex vid säsongsvaror och inventeringen pågår under en sexmånadersperiod till ett år. Om samma artikel finns med på två olika delinventeringar vid rullande inventering så sätter programmet den sista delinventeringen som artikelns inventerade värde. Alltså programmet räknar inte ihop artikeln i varje delinventering. Vad bör man tänka på innan man börjar inventera? Inleveranser skall tas omhand innan inventeringen. Viktigt att förbereda, ska artiklarna med eller inte i årets inventering? Märk upp det som inte ska tas med. o t ex Varor på väg varor på godsmottagningen men ingen leverantörsfaktura har ännu inte anlänt leverantörsfaktura som anlänt men inga varor Installera senaste programversionen av Avance för senaste uppdateringen av funktionerna. Kontrollera inställningar i Avance Verktyg under Arkiv-Programinställningar- Fakturering-Anskaffning, TG/TB, vilket värde av inpris eller medelvärde som överförts till bokföringen under året. 1
Ta alltid en Backup innan inventeringen genomförs (ev avvakta nattlig Backup). Om du har Fdt Backup Express sker en Backup varje natt. Önskar du hjälp kan Fdt hjälpa till Accessdatabas (support) eller SQL (Teknik support) mot debitering. Hur markerar man rent fysiskt vad som är inventerat i lagret eller butiken? Hur har ni gjort tidigare år? t ex Post-IT lappar på de hyllor som är inventerade, karta över butiken/lagret. Hur komplett är mitt artikelregister? Innan inventering registrera alla artiklar i butiken/lagret. Varje artikel ska registreras på eget artikelnr, enligt den standard som gäller på företaget. Lagersaldo Gå igenom dina lagerplatser, huvudlager, reklamationslager (Id 88) och kassaktionslager (Id 89). Om du har tilläggsmodulen Flerlagerställen gå även igenom de lagren. Gör alltid urval på lagersaldo.lager <> 0 för att undvika att få med artiklar utan lagersaldo. 2
Lagerlistan innehåller både Inpris och Medelpris. Se i Avance Verktyg programinställningar vilket pris som överförts till bokföringen under året. Olika metoder Du kan registrera artiklar manuellt, använda inventeringsförslag på papper, inläst fil samt handdator inom samma inventering. Manuell registrering I registreringsbilden kan du registrera artikel för artikel manuellt. Inventering med handdator: Fördelar med handdator: Du skannar artiklenr eller EANkod och registrerar direkt i handddatorn antalet per artikel. Det förutsätter att du har alla dina artiklar registrerade i artikelregistret. Du behöver inte notera på papper. Inläst fil kommer att flyttas till Backup mapp efter inläsning. Det går att läsa in den på nytt genom att byta namn på den 3
Installera handdatorn själv enligt medföljande instruktioner eller via FDTs tekniker. De hjälper dig mot debitering. Testa din handdator i god tid inför inventeringen. Gör såhär: Scanna in en artikel, läs in i inventeringsbilden. Radera sedan förslaget genom att klicka på Hämta och Hämta godkänt förslag. Radera i tabellen. Om inte handdatorn fungerar behöver du ta kontakt med Fdt Teknik för att rätta till problemet. Handdatorn kan t ex vara trasig, dåligt batteri, sökvägar har försvunnit, mm Inventering med fil: Även textfiler eller Excel-filer kan importeras. Textfiler består av två kolumner separerade med pipe, ex: 100 10.5. I Excelfiler måste första arket användas, kolumn A och B används för information. Första kolumnen (gäller både text och excel) innehåller artikelnummer och andra kolumnen antal. Inventering med inventeringsförslag på papper: För att man ska få en hjälp i samband med manuell inventering kan man skriva ut inventeringsförslag. När man räknar artiklarna fyller man i antalet som finns för varje artikel på inventeringsförslaget. I detta fall måste alla artiklar på pappret räknas innan man för in värdena i programmet. När man ska registrera inventeringen hämtar man förslaget genom att klicka på knappen Hämta högst upp till höger i bild och väljer Hämta förslag och ändrar de värden som inte stämmer. Inventeringsförslag skrivs ut från Rapportbilden. Fundera igenom hur du vill inventera artiklarna och hur de därmed ska skrivas ut på papper t ex per artikelgrupp, per varugrupp, per leverantör etc. Kontrollera inställningar i Avance Verktyg under Arkiv-Programinställningar fakturering Inventering o Inventeringsförslag på papper: o Ange sorteringsordning o Ange urval artiklar som finns i lager/order/inköp eller rörda under senaste året (ett år tillbaka i tiden fr.o.m. det datum som förslaget tas fram) o Ange Urval artiklar som finns i lager/order/inköp eller rörda på mitt lagerställe. Det har endast betydelse för de med modulen lagerställe/filial. De båda urvalen stör inte varandra, dvs man kan markera båda två 4
o Inventeringsförslag på papper skrivs ut från: Avance Fakturering/ Rapport/Inventering Tips: o Dokumentera till nästa år. o Skriv inte ut listorna långt i förväg, de ska skrivas ut och godkännas strax innan inventeringen startar. Vad bör du tänka på under en pågående inventeringen Allt går att ändra tills man genomför inventeringen, d.v.s. du behöver inte vara orolig att det du sparar inte kan ändras. Se till att det finns en back-up innan inventeringen genomförs. Inventeringen behöver inte genomföras en viss tidpunkt utan du kan alltid göra den senare så länge datum/klockslag är korrekt i registreringen. Om du inte vet chansa inte, be om hjälp. Ring Fdt Support. Kontrollera rapporten godkända förslag innan du genomför en inventering så allt verkar rimligt. 5
Det är bara godkända förslag som kommer att ingå i inventeringen, ej godkända förslag kommer att raderas. Se till att datumet/klockslaget är korrekt i registreringen, det är det datumet/klockslaget som angivet antal gäller för. Alla sätt kan användas samtidigt, d.v.s. man kan föra in artiklar manuellt, använda inventeringsförslag samt handdator. Om samma artikel förekommer på flera förslag kommer det bli summan av alla registreringar som förs in på lagret. När du genomfört en inventering Om du upptäcker att du gjort fel efter genomförandet, t ex inventerat felaktigt antal på några viktiga artiklar, kan detta korrigeras med en komplettering. Man kan registrera om de felaktiga artiklarna och välja att göra en komplettering till senast genomförd inventering. Se mer information i F1 avsnitt Visa avancerat alternativ i manualen Arbetsgången Vid manuell inventering Påbörja inventeringen Flik Påbörja Registrera artiklarna i Flik Registrera Spara Vid inventering med handdator: Skanna in artiklarna och ange räknat lagerantal, scanna in max 100 artiklar åt gången Läs in handdatorfilerna genom att klicka på Hämta i högra hörnet, välj Hämta från handdator. En dialogruta med information om den inlästa filen visas, t ex Förslag nr 4 skapat med information från handdatorn. Inlästa förslag blir automatiskt markerade som godkända, förutsatt att alla artiklar finns i artikelregistret. Se statuslisten högst upp i bilden med information om hur många förslag som är godkända och hur många artiklar som har räknats. 6
Om den inlästa handdatorfilen innehåller artiklar som inte är upplagda i artikelregistret visas istället meddelandet Förslag nr 4 skapat med information från handdatorn. Alla rader kunde inte godkännas eftersom alla artiklar inte fanns. Klicka på Hämta och välj Hämta förslag. Välj förslag ur tabellen och klicka på OK. Inlästa artiklar som inte finns i artikelregistret blir rödmarkerade. Justera dessa rader genom att ändra till rätt artikelnummer eller lägg upp artikeln i artikelregistret. Du kan även ange artikelnumret som ett alias på en befintlig artikel. När du hämtar upp förslaget på nytt hämtas artikeln. Markera fältet Godkänd och spara förslaget. När en registrering är klar och du tänker spara måste du se till att lagerdatum och klockslag är korrekt eftersom det antal som du angivit ska gälla för det lagerdatumet och klockslaget. Kontrollera kontinuerligt lagervärdet via rapporten Godkända förslag, total visas på sista sidan Du kan hämta upp godkända förslag och korrigera uppgifterna om de skulle vara felaktiga. Klicka på Hämta, välj Hämta förslag (här kan du även skriva ut förslaget igen) och genomför ändringarna, spara. Vid inventering med fil: För att hämta en fil till registreringsformuläret, klicka på knappen Hämta högst upp till höger i bild och välj Hämta fil. Inläsningen kommer att skapa förslag, finns artikeln i Artikelregistret kommer förslaget att bli godkänt, saknas artikeln kommer det inte att bli godkänt. Eftersom detta sker per rad kan man på samma förslagsnummer både ha godkända och ej godkända rader. Vid inventeringsförslag på papper: Utskrift, Ctrl-P, för att skapa ett inventeringsförslag. Skriv ut från Rapport / Invent/Retur Godkänn utskriften i dialogrutan för att skapa 7
inventeringsförslaget. Räkna/Fysisk inventering, Notera på inventeringsförslaget korrekt antal. Viktigt att notera datum och klockslag när inventeringen sker. Hämta fram inventeringsförslag - Registrera inventerat antal enligt resultatet av den fysiska inventeringen. Registrera datum och klockslag i Fältet Lagerdatum i nedre vänstra hörnet av bilden. Välj Godkänd och Spara. Programmet sparar det inventerade antalet per artikel i det godkända förslaget. Gör kontroller under pågående inventering Gå igenom Godkända förslag = kontrollera om någon felregistrering är gjord Analysera Saknade artiklar = vid handator eller läst in från fil, som fångar upp de artiklar som inte finns i artikelregistret = registrera/lägga upp dessa artiklar korrekt Ej godkända förslag = för att fånga upp de förslag som inte är godkända för att godkänna dessa Differensrapport, visar diff mellan registrerat antal i godkänt förslag och antalet enligt lagerrapporten/innan inventering = för att fånga upp ev fel inventeringar. - Dessa Rapporter visar lagrets medelvärde. 8
Avsluta inventering När du anser att inventeringen är klar - Kontrollera lagervärdet via rapporten Godkända förslag. Totalt lagervärde visas på sista sidan. Välj fliken Genomför. - Nr 1 i fliken Genomför. Gå igenom alla förslag och se till att det inte finns några ej godkända förslag. När alla förslag är godkända blir knappen grå och du kan hoppa över denna punkt. - Nr 2 i Genomför: Hämta ej registrerade artiklar för att nollställa de artiklar som ej har räknats men som har lagersaldo i systemet, klicka på utför. Programmet skapar ett godkänt förslag. Gå tillbaka till registrera fliken. Hämta förslaget som skapats. Gå igenom detta förslag för att kontrollera att det är korrekt. Korrigera förslaget. Godkänn, Spara. 9
Välj utför igen och du får upp nedan dialogruta. Ta en Backup innan du genomför inventeringen, vänta till nästa dag om den tas automatiskt nattetid. Vänta tills nästa dag med att Genomföra inventeringen dvs Back-up. Ange Inventeringsdatum. Inventering kan genomföras till ett specifikt datum Om du väntar några dagar med att genomföra en inventering, kan du välja ett datum mellan senast godkända förslag och dagens datum. Vid genomförandet Genomför uppdateras lagret med ett nytt lagersaldo från godkända förslag. Varje lagerrörelse, in- och utleveranser, som skett efter angivet lagerdatum och klockslag för varje godkänt förslag tar programmet hänsyn till. Lagerantalet kommer att uppdateras efter faktiska lagerrörelser för att nå korrekt lagersaldo vid det datum som väljs som genomförande datum. Klicka på Genomför - en dialog ruta kommer upp 10
När du svarar Ja visas Ny dialogruta. Genomfört inventering och skapat löpnummer xx. Anteckna löpnumret. Önskas en egen anteckning kan den noteras i Notat som kommer att sparas tillsammans med skapat löpnummer. Underlag till bokföringen Direkt efter genomförandet tar du fram lagerrapporter. Rapport Inventerat lagervärde och Inventerad differens. Gör urval på det löpnummer som du erhåller vid genomförande av inventeringen. Rapporten kan skrivas ut med beräkning på inpris eller medelpris, beroende på vad som är aktuellt för ditt företag. Se programinställning Fdt verktyg. 11
Tips - Exportera lagerlistan (innan butiken har hunnit öppna efter inventeringen) och Inventerat lagervärde till Excel eller som pdf-fil. 12
Arbetsgång Rullande inventering Flik Påbörja. Vid rullande inventering markerar man kryssboxen och klickar sedan på Utför för att starta en rullande inventering. När en rullande inventering är startad visas istället följande: Fliken Avsluta rullande används när man är klar med alla delinventeringar i en rullande inventering. Varje delinventering registreras och genomförs enskilt. När alla delinventeringar under en period (mer än 6 månader, oftast 1 år) är klara väljer man att avsluta den rullande inventering, man ska alltså INTE avsluta rullande inventering vid varje delinventering. Registrera artiklarna manuellt eller via handdator. Om samma artikel finns med på två olika delinventeringar vid rullande inventering så väljer programmet den sista delinventeringen som artikelns inventerade värde. Alltså programmet räknar inte ihop artikeln i varje delinventering. Genomför. - Tänk på att Godkänna alla förslag innan du genomför. De båda funktionerna Utför ska vara grå. - Funktionen Nollställ artiklar på ej godkända förslag, klicka på Utför. Programmet kommer att skapa ett förslag - Uppdatera lagret Genomför När man klickar på Genomför uppdateras lagret med nytt lagersaldo från godkända förslag för angivet lagerdatum. Lagerrörelser som skett efter angivet lagerdatum för varje förslag kommer det tas hänsyn till. Lagret kommer att uppdateras med en lagerändring för att nå korrekt lagersaldo. Notat kommer att sparas med löpnumret. Urval på löpnummer kan göras i Rapportbilden. 13
Avsluta rullande När alla delinventeringar är klara för en period (mer än 6 månader, oftast 1 år )avslutar man den rullande inventeringen. Ej registrerade artiklar. Artiklar som inte har ingått i någon delinventeringen men som har ett lagersaldo, skapa ett förslag på dessa med noll i antal. Ange ett lagerdatum och klicka på utför. För att kunna fortsätta måste detta förslag genomföras, vill man titta på det kan det hämtas upp i registreringen. Genomför förslaget på fliken Genomför. Avsluta. Det finns nu två val, båda avslutar inventeringen men man har alternativet att skapa ett nytt inventeringslöpnr för valt datum. Detta används om man har flera delinventeringar och vill ha ett inventerinslöpnr som innehåller summan av alla delinventeringar. Programmet kommer i detta fall att räkna ut vad lagersaldot skulle vara för alla artiklar som har ingått i någon delinventering vid valt datum. Datum måste ligga idag eller bakåt i tiden. 14
Ställda frågor till FDT support Hur ställer jag in behörigheter? Under menyn Arkiv, Inställningar och fliken Rättigheter kan man välja två funktioner: Genomföra inventering innebär att man har tillgång till fliken Genomför. Ska funktionen inte vara tillgänglig för en grupp väljer man Ta bort. Inventeringsadministratör innebär att man kan göra allting. Ska funktionen inte vara tillgänglig för en grupp väljer man Ta bort, flikarna Påbörja och Avsluta rullande kommer då aldrig att vara tillgängliga. Förslag på upplägg för två olika roller: Den som - Registrerar Genomför Startar/lägger upp Genomföra Ta bort Administratör Handdatorn fungerar inte för att den gamla datorn har bytts ut, tekniker från FDT installerar. Har fått in konstiga värden granska rapporten Godkända förslag innan inventeringen utförs för att fånga upp felregistreringar, ta fram det godkända förslaget och spara med korrekt värde. Får inte upp inventeringsförslag på vissa artiklar. Kontrollera att artikeln inte ligger på ett förslag. Detta kan du söka reda på i rapport inventering sök artiklenr godkänna förslag eller ej godkända förslag. Kontrollera även inställningar i verktyg. Har tagit fram inventeringsförslag men får inte upp förslagen i inventeringen. Det berodde på att de inte har godkänt utskriften (ev skrivit ut från Granska-bilden och då far man inte upp godkännandefrågan). Får skriva ut på nytt och godkänna utskriften samt vara noga med lagerdatum de registrerar in antalet. Hur kan man kontrollera vad som har inventerats för en viss artikel? Välj rapport Godkända förslag eller Ej godkända förslag, gör urval på artikelnummer. Hur skriver jag ut inventeringsförslag som redan har registrerats? Välj rapport Godkända förslag eller Ej godkända förslag, (du kan göra urval på inventeringsförslagets löpnummer. Godkända förslag kan även skrivas ut på nytt via funktionen Hämta, Godkänt förslag. 15
Vill ta ut inventeringsförslag igen. Går ej - får antingen radera inventeringsförslaget eller skriva ut ej godkända förslag. En inläsning från handdatorn gick fel, kan jag läsa in den på nytt? Filen sparas i en mapp som heter Backup och finns under den katalog där handdatorn har installerats. Filnamnet innehåller datum och klockslag då den lästes in och är en textfil (*.in), den kan exempelvis heta 20140217-105039-txt.in. Kopiera tillbaka den till katalogen som den läses in från och hämta upp den på nytt via inventeringsbilden, fliken Registrering. Inventeringen har gett fel lagersaldo vid rullande inventering. Inventeringsförslagen var godkända, men den aktuella delinventeringen hade inte genomförts. Vill ta ut en lista på artiklar som inte finns i någon rullande inventering. Klicka på Nollställ alla artiklar som inte finns i registerringen och där ändra antalet till korrekt. Vid utskrift av inventeringslistor så kommer endast artiklar som är rörda under året. Ändra inställning i Avance Verktyg, programinställningar/inventering och sätt att den även ska rörda på mitt lagerställe. Hur får jag ut det inventerade lagervärdet efter att inventeringen utförts? När du genomförde din inventering fick du ett löpnummer av systemet, t ex 4. Du kan ta ut lagervärdet på det löpnumret i Avance Fakturering under Rapporter, gör urval på Löpnr=4 Behöver hjälp att radera ej godkända inventeringsförslag. Markera "Visa avancerade alternativ i registrering och genomför". Därefter kan de i registrerabilden radera ej godkända förslag genom Hämta-knappen. Ska inventera endast en varugrupp och den varugruppen ska inventeras med handdator. Resterande artiklar ska det skrivas ut inventeringsförslag på och därefter ska lagersaldot nollas på dessa artiklar eftersom dessa inte finns på lager/i butiken. Hur göra urval på dessa artiklar då inventeringsförslaget ska skrivas ut? Gör urval på varugrupp, då kommer resterande artiklar som ej har räknats med på nya inventeringsförslag. En artikel visas inte i registreringsbilden i inventeringen. Får meddelande om att artikeln inte finns. Det berodde på att artikeln hade Sortimentstatus = Utgått. Vill nolla minuslagersaldon innan inventeringen startas, men det behöver/ska inte göras. Det görs i slutet av inventeringen under fliken Genomför via funktionen Artiklar som inte har ingått i registreringen. Skapa godkänt förslag och sätt antal till 0. Utförs inte detta kommer ingen ändring att ske på dessa artiklar. Vill få ut rapport över artiklar som inte blivit inventerade. Välj att ta ut inventeringsförslag där datum är mindre än det datum inventering gjordes. Om man råkat genomföra inventering flera ggr Detta inträffar 0m man först genomför inventeringen och därefter hämtar alla ej registrerade artiklar och efter det genomför inventeringen en gång till. Då kommer man att nollställa alla artiklars lagersaldo. Lösning: Ta reda på korrekt löpnummer i inventeringen, ex yyy. Gå till inventering flik 1, markera avancerade alternativ. Välj ominventering (på flik 1)och ange löpnumret yyy. Man kan därefter tabort den felaktiga inventeringen i Avance verktyg, specialkommando, Xxx är det felaktiga löpnumret som inte gäller. Ange sql: Delete from inventering where löpnummer=xxx 16