Medvind Web Chef/Adm Senast redigerad 2016-08-30
Innehållsförteckning Logga in... 3 Startbild... 3 Anställd/Arbetsledare... 4 Navigering... 4 Uppgifter, Utfall, Sök person... 5 Personer... 6 Anställning... 7 Placering/Schema... 8 Planeringen... 10 Rapportera mertid/övertid, Rapportera frånvaro... 12 Rapportera lönearter... 13 Sök ersättare... 13 Beställa vikarie... 14 Godkännande av mertid/övertid... 15 Godkännande av rapporterade lönearter/ledighetsansökningar... 16 Attestera... 17 Rapporter... 18 Personliga inställningar... 20 Flex/Stämpling... 21 2
Logga in Från klienten når du webben i huvudmenyn under Web. Internt når du Medvind Web via ditt Intranät eller via HR-portalen. Externt når du Medvind Web via https://medvind.skovde.se eller via hemsidan www.skovde.se Logga in (internt)/logga in som medarbetare/medvind. Användarnamn är samma som när du loggar in på datorn internt på din arbetsplats. Tillägget här är @kommun.skovde.se. Lösenordet är ditt personliga lösenord som du använder på kommunens datorer. Även om du är Tibro-anställd ska du använda @kommun.skovde.se. Startbild Första gången du loggar in kommer rutan Val av enhet upp. Markera den enhet du vill läsa upp och tryck Välj. Du får automatiskt förslag på att läsa upp innevarande månad. 3
Anställd/Arbetsledare Du som har en utökad behörighet växlar dig mellan de olika rollerna Anställd och Arbetsledare beroende på vad du ska göra. Under menyn påminnelser visas påminnelser för ej attesterade tider och ledighetsansökningar som ska hanteras. Navigering I navigering kan du se dina senaste val. Du kan öppna en planering utifrån en planeringsgrupp eller organisation. Klicka på pilen för att välja något av dina senaste val. Du kan också göra detta via Urval i huvudmenyn. Vill du göra ett nytt val klickar du på Välj. Klickar du på Period kan du välja ett annat datumintervall. Du kan också läsa upp en annan period från huvudmenyn. När du gjort ditt val klickar du på Planering. När du gör nya urval i navigeringsvyn, måste du alltid klicka på Planering för att läsa upp det nya urvalet. 4
Uppgifter Planerar ni med uppgifter kan man genom att klicka på Uppgifter, se vilka personer som har en viss uppgift och även vilken tid. Utfall Här visas utfallet av utvärderad tid som t.ex. OB. Vill du se utfall för en enskild person markera den och välj Utfall/person. Sök person Här har du möjlighet att söka efter en enskild person eller en organisation. 5
Fyll i sökkriterier för din sökning. Välj om den ska visas utifrån Personlista eller Planering. Om du i organisation låter det stå Alla så visas alla anställda som du har behörighet till. Vill du söka på en specifik enhet så klickar du på Välj. Väljer du att visa resultatet via Planering visas planeringen för vald person eller organisation. Väljer du att visa resultatet via Personlista kan du i nedre bilden hantera nedanstående flikar: Personer Om du klickar på Personer får du upp en lista över vilka personer som är placerade på den valda enheten. 6
Du kan själv välja vilka uppgifter som ska visa direkt på personlistan under personliga inställningar. Övriga uppgifter kan du se under menyvalet Visa. Även här har du möjlighet att hantera flikarna Anställning, Placering, Frånvaro m.m. Anställning Via Sök person eller Personer och fliken Personlista i planeringen kommer du åt fliken Anställning.. 7
Under denna flik registreras den arbetstidsregeln (avtal) som den anställde ska gå på, samt eventuellt vikarietyp och stämplingsmall. Detta gör du under Ändra. Arbetstidsregel Här väljer du den arbetstidsregel som ska gälla för medarbetaren. Stämplingsmall Här väljer du den stämplingsmall för de medarbetare som har stämpling. Vikarietyp Måste anges för den personal som är kopplad till en bemanningsenhet. Välj typ av vikarie. Ex Tim, Pool etc. Placering/Schema På samma sätt som du når fliken Anställning når du också fliken Placering. Här hanteras placering och val av schema. 8
Skapa Ny/Ändra placering Under fliken Placering klickar på Ny alternativt Ändra. Ange val för placeringen och tryck Spara. Har den anställde flera anställningar, var uppmärksam på så du valt rätt anställningsnummer för placeringen. Den anställdes anställningar kan du se under fliken Anställning. Ange from datum Välj/ändra planeringsgrupp Välj/ändra schema och schemarad 9
Planeringen Det är i planeringen som medarbetarens planerade arbetstider läses upp. Du ser samtliga personer som förekommer på respektive enhet under den valda perioden. På dagar där arbetstid visas med avvikande färg finns frånvaro eller extratid rapporterad. Frånvaro visas med två olika färger beroende på om det är frånvaro eller en ledighetsansökan. På samma sätt ser man om en dag är klarmarkerad eller attesterad. Genom att klicka på dubbelpilen, kan du minimera navigeringsfönstret och istället få en större planeringsbild. Beskrivning av flikarna Planering Ändra dag Redigera Arbetspass Frånvaro Anteckning Rapporter En översiktsbild över alla personer som ingår i en planering och deras arbetstider. I denna vy har du möjlighet att söka ersättare och beställa vikarier samt löneartsrapportera. Du kan även göra följande: Om du markerar en dag i planeringen och dubbelklickar, klickar Ändra dag eller trycker Enter kommer du till Daginformationen. Där kan du ändra den anställdes tid. Här kan du markera en persons dag och sedan under Redigera välja Klipp ut, Kopiera, Klistra in eller Ta bort. Här kan du byta arbetspass för markerad person/dag. Du kan välja bland de arbetspass som visas i listan. Här kan du registrera frånvaro för markerad person. Som förslag på datum sätts den dag du markerat. Här kan du göra en anteckning eller läsa en medarbetares anteckning. De dagar som det finns en anteckning på, markeras med en röd trekant i det övre högra hörnet Här kan du ta fram olika rapporter. 10
Planering/ Person Personlista Vakansplanering Bemanning Frånvaro Hanteraledighetsansökan Du ser endast planeringen för vald person. Utöver de menyval som finns på föregående bild har du även här möjlighet att Klarmarkera/Attestera vald person. Du kan växla till annan person genom att klicka på namnet i vänstra hörnet. En lista över de personer som ingår i planeringen. Vakanser kan än så länge endast skapas i Windowsklienten men visas och kan hanteras på chefswebben. Här kan man se status för en vikariebeställning samt boka in medarbetare. Här kan du se en lista över all frånvaro. Du kan även hantera frånvaro från denna flik. Här kan du se och hantera aktuella ledighetsansökningar. Översikt rapporterade lönearter Här kan du se och hantera aktuell löneartsrapportering. Forts. flikar Godkännande av tider Stämplingsöversikt Attestera Här godkänner du dina medarbetares tider. Det kan t ex vara rapporterad mer/övertid. Genom detta val får du en överblick över stämplingar som gjorts på uppläst planering. Du kan även från denna bild välja att lägga till eller ändra den anställdes stämpling. Du ser på denna bild om det saknas eller är felaktiga stämplingar. Här attesterar du dina medarbetares tider. 11
Rapportera mertid/övertid Om du markerar en dag i planeringen och dubbelklickar eller klickar Ändra dag kommer du till Daginformation. Daginformationen innehåller en samlad information om rapporterade tider, stämplingar, frånvaro, lönearter och uppgifter för den aktuella dagen och personen. Ange start och sluttid och välj typ av tid i rullisten. Ange kommentar i rutan som kommer upp och Spara. Vill du dela intervallet väljer du +Dela. Rapportera frånvaro Markera den dag i planeringen som du vill lägga in frånvaro på och klicka på Frånvaro. Du kan också rapportera frånvaro via fliken Personlista/Frånvaro eller fliken Frånvaro. Observera att den frånvaro som du lägger in här blir beviljad direkt. Klicka här och du får en lista på de frånvaroorsaker som går att välja. Ska frånvaron visas som en vakans. Markera Ja eller Nej. Klockslag fyller du endast i då frånvaro gäller del av dag. Förrapporterad innebär att frånvaron kommer dras innevarande månad. Detta styrs maskinellt. Ändra EJ!! När en frånvaro är skapad ser man vem som skapat eller ändrat den under Övrigt. 12
Rapportera lönearter Markera aktuell dag i planeringen och klicka på Löneartsrapportering. Du kan också rapportera lönearter via fliken Personlista/Löneartsrapportering eller fliken Översikt rapporterade lönearter. Fyll i aktuella uppgifter för löneartsrapporteringen och klicka på Spara. Sök ersättare (verksamheter som inte är kopplad mot en bemanningsenhet) Det finns möjlighet att söka ersättare direkt från planeringen. Observera att på webben kan du än så länge endast söka för enskild dag. Markera personens dag/tid i planeringen och klicka på Sök ersättare. Du kan även söka ersättare från Planering/person och fliken Vakansplanering. 13
Fyll i sökkriterier för din sökning och klicka på Sök. Datum och klockslag följer med från markerad dag. Du kan ändra tiden innan din sökning. I Tillgänglighet kan du välja om du vill söka personer som angett att de kan/vill arbeta samt om de är tillgängliga under hela passet (Någon dag) eller delar av passet (Någon del av dag). Du får upp de personer som motsvarar ditt sökbegrepp. Nu kan du välja den kandidat du vill boka in i din planering. Markera aktuell person och välj Boka. Beställa vikarie (verksamheter som är kopplade mot en bemanningsenhet) Det finns möjlighet att beställa vikarie direkt från planeringen. Markera personens dag/tid i planeringen och klicka på Beställ vikarie. Du kan även beställa vikarie från fliken Planering/person. 14
Ange dina önskemål och klicka Spara. Din beställning går då vidare till bemanningsenheten. Genom att markera raden kan du här ändra tiden på beställningen. När bemanningsenheten ha tillsatt din beställning ser du det i planeringen. Du kan även på fliken Vakansplanering och fliken Bemanning se om beställningen blivit bemannad eller ej. Godkännande av mertid/övertid Mertid/övertid godkänns via fliken Godkännande av tider. Här får du upp all registrerad mertid/övertid för ditt urval. Bocka i de tider som du vill hantera och välj Godkännande av tid eller Ta bort godkännande. Om du önskar godkänna samtliga poster bocka i denna ruta. Du hanterar godkännande av tider genom att bocka i den eller de poster du vill hantera. 15
Godkännande av rapporterade lönearter Markera fliken Översikt rapporterade lönearter. Du får upp all löneartsrapportering för ditt urval. Bocka i de lönearter du vill hantera och välj Godkännande av löneart, Ta bort godkännande, Ändra eller Ta bort. Vill du hantera samtliga poster markerar du denna ruta. Du hanterar godkännande av lönearter genom att bocka i den eller de poster du vill hantera. Godkänna ledighetsansökningar Klicka på fliken Hantera ledighetsansökningar. Här visas aktuella ansökningar som finns att hantera. Om du vill ändra föreslagen period gör du detta under Urval. Markera de ansökningar du vill hantera. Om frånvaron avser partiell ledighet måste omfattningen anges via knappen Ändra innan du kan bevilja ledigheten. Välj Bevilja eller Avslå. Vill du hantera samtliga poster markerar du denna ruta. Du hanterar en ledighetsansökan genom att bocka i den eller de poster du vill hantera. 16
Du kan alltid ändra status på en ledighetsansökan så länge den inte är beviljad eller avslagen. Det är endast medarbetaren själv som kan ta bort en ledighetsansökan. Du kan bara avslå den. Beviljad Avslagen Pågår Pågår Låst för redigering Betyder att ansökan är beviljad och inte kan påverkas. Betyder att ansökan är avslagen och inte kan påverkas. Visar att ansökan är under behandling. Den kan fortfarande ändras/tas bort av medarbetaren. Visar att ansökan är under behandling. Den kan inte ändras/tas bort av medarbetaren. Nedanstående status kan inte väljas utan sätts maskinellt av systemet: Pågår ändrad av chef Pågår - ändrad av Medarbetare Betyder att chefen har ändrat något på ansökan alternativt skrivit en kommentar. Den kan fortfarande ändras/tas bort av medarbetaren. Betyder att medarbetaren har ändrat något efter att chefen har satt ansökan i status pågår. Attestera Innan du kan attestera en period måste du hantera godkännande av tider och ledighetansökningar samt åtgärda ev felsignaler. Markera sedan fliken Attestera. Ange datum så långt du vill attestera/alternativt ta bort attestering. Markera ditt val Vill du attestera samtliga personer markerar du denna ruta. Markera den eller de personer du vill hantera. 17
Rapporter Under fliken Planering och Rapporter visas de rapporter som finns tillgängliga. Vilka rapporter som visas kan variera från kund till kund. Lönesaldo Här visas aktuellt lönesaldo för den person du har markerat i planeringen. Saldot uppdateras redan vid ansökan om ledighet. 18
Schemauppgifter Här visas aktuella uppgifter från det schema som den markerade personen är kopplad till den aktuella dagen. Summeringar I fliken Planering/person visas summeringar för arbetad tid, frånvaro m.m för vald person. 19
Personliga inställningar Under Inställningar kan du göra vissa personliga inställningar, byta lösenord m.m Här loggar du ut Inställningar Klicka här för att uppdatera Här väljer du hur du b la vill visa arbetstiderna i planeringen, ordna kolumner m.m. Alla vyer går att skriva ut I menyraden kan du välja sorteringsordning. Klicka på pilen som visas till höger i menyraden och gör ditt val. 20
Flex/Stämpling Under fliken Stämplingsöverskrift visas en översikt över stämplingar som gjorts på uppläst planering. Du kan även från denna bild välja att lägga till eller ändra den anställdes stämpling. Du ser på denna bild om det saknas eller är felaktiga stämplingar. Ofullständiga stämplingar In/Ut saknas Lunchstämpling saknas Felaktig stämpling Här visas ofullständiga stämplingar. Du kan inte attestera en person vars dag innehåller ofullständiga stämplingar. Alla sådana stämplingar måste korrigeras för att attest ska kunna utföras. Den anställde har inte stämplat ut eller in för dagen, detta gäller oavsett om det är krav på stämpling eller ej. Alla som har lunchstämpling, men inte stämplat visas här. Gäller även de som inte har krav på lunchstämpling. Här visas stämplingar som enligt regelverket är felaktiga. Förklaring av beteckningar i kolumnen Typ: AT PMT PWT MWT ST Den anställde har stämplat själv. Planeraren/chefen har lagt in stämplingen via MedvindArbetstid. Planeraren/chefen har lagt in stämplingen på webbens översiktsbild. Medarbetaren själv har korrigerat sin stämpling. Medarbetaren har stämplat in på en avdelning och ut på en annan. 21
Korrigera stämplingar Markera fliken Stämplingsöversikt utifrån uppläst planering. För att se stämplingsöversikt för enskild person gör du detta via fliken Personlista. I Typ markera Felaktiga för att visa felaktiga stämplingar. Dubbelklicka på aktuellt datum eller markera raden och klicka på Ändra dag för att komma åt Daginformation. I Daginformation under fliken Stämplingar kan du göra korrigeringar. Klicka på Visa om du vill se korrigerade stämplingar. 22
Ny stämpling Klicka på Ny för att lägg in stämplingen. Lägg in tid för stämpling och tryck OK. 23
Ändra en stämpling Klicka på Ändra och korrigera stämplingen. Ta bort en stämpling Klicka på Ta bort och svara Ja på frågan om du vill ta bort den valda posten. 24