Valnämnden 1-7
2 1 Förslag om ändring av förtidsröstningslokal Konsthallen till biblioteket...5 2 Vallokaler 2014...6 3 Utseende av röskortsbeställare...8 4 Informationsplan...9 5 Bemanning röstmottagare på valdagen, val till Europaparlamentet samt allmänt val 2014...10 6 Meddelanden...11 7 Nästa sammanträde...12
3 Plats och tid Väktaren, Rådhuset, Alingsås kl 17.00-18.30 Paragrafer 1-7 Beslutande Övriga deltagare Anita Skoglund (M), ordförande Lars Blomqvist (FP) Lars Olof Gustafsson (S) Urban Eklund (KD) Christina Dahlgren (S) Anita Ryberg (FP) Kristian Nilsson (M) Anci Eyoum, kommunsekreterare Magnus Nilsson, kommunjurist Elisabeth Andersson, registrator Utses att justera Christina Dahlgren (S) Sekreterare Ordförande Justerande Anci Eyoum Anita Skoglund (M) Christina Dahlgren (S) Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Valnämnden Sammanträdesdatum, 1-7 Datum för anslags uppsättande 2014-02-17 Datum för anslags nedtagande 2014-03-11 Förvaringsplats för protokollet Administrativa avdelningen, Rådhuset Underskrift
4 Information och överläggningar A/ Rapport från PwC:s utbildning Rätt val vallokalsutbildning B/ Rapport från SKL valutbildning
5 VN 1 Dnr 2013.008 VN 011 Förslag om ändring av förtidsröstningslokal Konsthallen till biblioteket Ärendebeskrivning Vid valet 2006 övertog kommunen ansvaret för förtidsröstningen (fd Poströstningen) från Posten. Valnämnden anordnade förtidsröstning i tre lokaler i kommunen huvudbiblioteket samt filialerna i Sollebrunn och Ingared. Därefter har förtidsröstning ordnats på motsvarande sätt vid samtliga val. Valnämndens utvärderingar visar att både valet av lokaler och antalet lokaler svarar upp mot ställda krav och förväntningar. Beredning Valnämnden fattade den 4 december 2013, 4 beslut om dels vilka lokaler som ska vara röstningslokaler vid val till Europaparlamentet i maj samt vid allmänna valet i september 2014, dels vilka öppettider som ska gälla för förtidsröstningen. I valnämndens beslut från den 4 december står det att konsthallen i huvudbiblioteket Alingsås ska användas. Efter samtal med bibliotekschefen föreslår valkansliet att lokalen i huvudbiblioteket blir i själva biblioteksdelen, facklitteratursavdelningen och att lokalvalet utvärderas inför allmänna valet den 14 september 2014. Valnämndens beslut: 1. Till förtidsröstningslokal i huvudbiblioteket, under val till Europaparlamentet, väljs bibliotekets facklitteratursavdelning. 2. En utvärdering av lokalen ska ske före höstens val. Exp: KoF-bibl
6 VN 2 Dnr 2014.001 VN 111 Vallokaler 2014 Ärendebeskrivning Valnämnden har att besluta om vallokaler för val till Europaparlamentet den 25 maj 2014 samt vid allmänt val den 14 september 2014. Beredning Valkansliet har i skrivelse den 30 januari 2014 lämnat följande redovisning samt förslag till vallokaler: Bland synpunkter som inkommit angående vallokaler vid tidigare val är följande av särskild vikt: Placering av vallokal i fastigheter som även utgör boende (Kvarnbacken och Tuvegården) skapade oro bland de boende och kunde ge en otrygghet angående säkerhet och låsning av ytterdörr under rösträkningen. Enligt vallagen är rösträkning i vallokal offentlig. Särskild uppmärksamhet har ägnats åt tillgängligheten för vallokalerna. I något fall kan det bli aktuellt att ägna särskild uppmärksamhet åt frågan om installation/reparation av dörröppnare så detta fungerar på valdagen. De arbeten på taket som ledde till att utbildningens hus inte användes vid tidigare val är nu avslutad. Det är därmed lämpligt att åter igen använda utbildningens hus som vallokal. I Stadsskogen har tidigare vallokal varit förskolan. Ordföranden i distriktet har föreslagit matsalen i den nybyggda skolan som ett bättre alternativ. Valnämndens kansli delar den bedömningen. Angående FABS kontor på Smålandsgatan har det funnits synpunkter om att lokalen är trång. Genom att använda olika dörrar som utgång respektive som ingång till lokalen och ägna särskild uppmärksamhet åt hur lokalen möbleras borde det gå att få ett bra flöde på röstningen. Andra lokaler inom distriktet har övervägts. De lokaler i distriktet som används av daglig verksamhet bedöms vara ett sämre alternativ. Det är som ovan nämnts inte lämpligt att ha vallokal i fastighet som också utgör boende. För vallokaler i Noltorpsskolan framstår personalrummet som ett bättre alternativ än klassrum för ett av distrikten. Ytterligare någon vallokal kan behöva ändras. Kanslichef bör därför ges delegation att besluta om sådan ändring.
7 VN 2 Dnr 2014.001 VN 111 Valnämndens beslut: 1. Valkansliets förslag till vallokaler för val till Europaparlamentet samt allmänt val 2014 godkänns. 2. Kanslichef ges delegation att besluta om ändring av vallokal och vid behov utfärda närmare instruktioner för valdistrikten. 3. Kanslichefs eventuella delegationsbeslut redovisas för nämnden genom valkansliets rapport om genomfört val till valnämnden. Exp: Valk.
8 VN 3 Dnr 2014.002 VN 111 Utseende av röskortsbeställare Ärendebeskrivning Behörighet att skriva ut dublettröstkort ur valdatasystemet kräver särskild behörighet och därmed ett särskilt beslut av valnämnden. Beredning Valkansliet har i skrivelse den 30 januari 2014 lämnat följande yttrande: Behörigheten bör ges till valnämndens kansli med möjlighet att genom delegationsbeslut ge denna behörighet där det är lämpligt. Det bedöms i första hand vara lämpligt för tjänstemän vid biblioteken. Valnämndens beslut: 1. Följande fyra (4) personer, tillika valkansli, ges behörighet som röstkortsbeställare: Eva Karlsson, Kanslichef Magnus Nilsson, kommunjurist Elisabeth Andersson, registrator Anci Eyoum, kommunsekreterare 2. Rätten att ge behörighet som röstkortbeställare för förtidsröstning genom delegationsbeslut ges till Eva Karlsson, kanslichef, med Magnus Nilsson, kommunjurist som ersättare. 3. Delegationsbeslut rapporteras till nämnden genom valkansliets redogörelse för nämnden av genomfört val. Exp: Valk.
9 VN 4 Dnr 2014.003 VN 111 Informationsplan Ärendet utgår.
10 VN 5 Dnr 2014.004 VN 111 Bemanning röstmottagare på valdagen, val till Europaparlamentet samt allmänt val 2014 Ärendebeskrivning Som utgångspunkt för val av funktionärer till val 2014 kan nämnden ange principiella utgångspunkter och struktur för arbetets genomförande. Beredning Valkansliet har i skrivelse den 30 januari 2014 framfört följande: Valkansliets förslag är att utgångspunkten för bemanning vid Val till Europaparlamentet samt vid allmänt val 2014 är väl fungerande bemanning vid tidigare val. Nämnden har tidigare antagit riktlinjer för funktionärer vid valarbete. Arbetet kan genomföras enligt följande: Valkansliet utarbetar förslag på ordförande och vice ordförande i distrikten i samråd med valnämndens ordförande. Kanslichef ges delegation att besluta om ordförande och vice ordförande i distrikten. Valkansliet utarbetar ett underlag för distriktsordförandena angående bemanning på valdagen. Denna/denne lämnar sedan synpunkter på bemanning till valkansliet som med delegation från nämnden beslutar om bemanning. Även övriga röstmottagare beslutas av valkansliet enligt delegation från valnämnden. Valnämndens beslut: 1. Följande delegation av beslutanderätt vid val till Europaparlamentet samt vid allmänt val 2014 lämnas av valnämnden: Kanslichef vid kommunledningskontoret får besluta om ordförande och vice ordförande i valdistrikten. Kanslichef vid kommunledningskontoret får besluta om övriga röstmottagare under valdag och förtidsröstning. Ersättare för ovanstående delegation till kanslichef är dennas närmaste chef. Ordförande i valdistrikt, med vice ordförande i valdistrikt som ersättare, ges rätt att vid förhinder för utsedd valfunktionär efter avstämning med valnämndens kansli utse ersättare. 2. Ovanstående delegationsbeslut rapporteras till nämnden genom valkansliets redovisning till valnämnden över valens genomförande. Exp: Valk.
11 VN 6 Meddelanden Valkansliet - Utbildning av röstmottagare kommer att ske vid tre tillfällen kl 19.00-20.00 i: Sparbankssalen, Utbildningens hus; tisdagen den 29 april samt måndagen den 5 maj Gräfsnäs bygdegård; Torsdagen den 8 maj Enligt ändring i Vallagen 5 (SFS 2013:1053) tillträder fullmäktige från och med valet 2014 enligt följande: 5 Ledamöterna och ersättarna i fullmäktige ska väljas för fyra år räknat från och med den 15 oktober valåret.
12 VN 7 Nästa sammanträde Valnämndens beslut: Nästa sammanträde äger rum tisdagen den 4 mars kl 17.00.