Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar: Arbetsmöte 1 Persondatabas fas 3 - Realisering Närvarande Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef) Henrietta Wicktorsson, IT- avdelningen Karin Weber, applikationsansvarig PA-systemet (CA) Görgen Olofsson, chef IT-avdelningen Stellan Englén, systemadministratör Ladok (CA) Jens Gustafsson, Sigma nbit AB Niclas Stoldt, Sigma nbit AB Glenn Palstam, Sigma nbit AB, Sigma nbit AB Kopia för kännedom till Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Datum 2002-01-11 Mötesdatum Tid 09.00 12.00 Plats Sal Gamma, maskinhuset plan 1 Bilaga Bilaga A: Bilaga A_begreppsdef_personuppg_020111.pdf Bilaga B: Bilaga B_lösningsförslag_020111.pdf Agenda: 1. Inledning 2. Lösningsförslag 3. Aktivitetsplan 4. Begreppsdefinition 5. Avslutning
Sidan 2 av 5 1. Inledning Glenn hälsade alla välkomna och mötesdeltagarna presenterade sig själva och sin roll i projektet. Glenn berättade lite om projektets omfattning, förklarade att det i ganska stor grad är ett infrastrukturprojekt, dvs. inte så mycket nyutveckling. Han berättade vilka delar som egentligen är nyutveckling, vilket är själva databasen, PDB-reg samt Web-katalogen. o Vad är anledningen till att det skall finnas en ny tredje sökvariant (dvs. Web-katalogen), förutom de två som redan finns? Börje förklarar att det handlar om att ha en källa att ösa ur, sedan kan man visa det på olika sätt, där Web-katalogen är ett sätt. 2. Lösningsförslag Glenn gick igenom lösningsförslaget som lite repetition så att alla skall få samma bild av vad som skall göras i denna fas i projektet. Presentationen kan studeras i Bilaga B. o Apropå roll vs. kostnadsställe: Görgen påpekade att rollen prefekt inte är absolut knuten till ett kostnadsställe, och ritade upp strukturen angående kostnadsställe som den ser ut i ekonomisystemet. Börje förklarade att kostnadsstället i PDB är det definierade ställe dit man skall ha sina pengar om man gör en aktivitet i sin roll som t.ex. prefekt, det handlar alltså inte om de kostnadsställen man ansvarar för i sin roll som prefekt. o Angående E-post adress som personuppgift: Man kanske borde ha denna uppgift även per roll, eftersom man kan ha flera roller och därmed flera e-post adresser? o Gäller det samma sak då för användar-id, skall man ha flera användar-id också? Börje säger att det är meningen att man bara skall ha ett konto, dvs. bara ett användar-id. o Varför ligger org.hemvist under personuppgift, och inte under roll? Glenn svarar att det är ju såklart fel, den skall ligga som rolluppgift istället! 3. Aktivitetsplan Glenn gick igenom aktivitetsplanen i projektet och talade om när och i vilken omfattning mötesdeltagarna ombeds medverka i projektet. o Henrietta påpekar att det är inte säkert att det är Vakans vi kommer att använda, WM-data har ett eget gränssnitt som pratar med alla telefonisystem så det är möjligt att vi kommer att använda det gränssnittet istället. o Vid samtal med Fredrik (PULO), tänk på att det är en stor skillnad på de uppgifter som finns i databasen och de uppgifter som presenteras. Det är viktigt att skilja på detta! o Är det lika mycket marginal i ekonomiplanen som i tidsplanen för projektet? Glenn påpekar att det finns lite marginal även på ekonomisidan, vilket behövs eftersom det finns t.ex. viss osäkerhet i timpriset för de externa konsulterna. o Börje påpekar, angående osäkerheten med de externa konsulterna, att Consilium har sagt att anpassningarna i Trax kommer kosta ca 50 000 kr. Detta låter ju bra med tanke på att det är under budgeten. De kommer till Chalmers om ca 1,5 vecka och då kanske det vore läge att ha ett litet möte med dem i någon timme. o Görgen påpekar att timpriset på Dario nog inte stämmer! Detta skall kollas upp.
Sidan 3 av 5 o Karin, Stellan, Henrietta och Görgen tycker det är OK att de i någon mån anses vara systemansvariga sett ur ett aktivitetsperspektiv, dvs. de ansvarar för att anpassningsaktiviteten för deras system blir genomförd enligt plan. 4. Begreppsdefinition Samtliga begrepp gicks igenom och definierades, med hjälp av ett i förväg framarbetat Worddokument som fylldes i. Resultatet kan studeras i Bilaga A. Person-id o Man kan använda LADOK-modulen till att generera personnummer, men man får nog göra det på ett annat ställe så de inte hamnar i LADOK. Man kanske t.o.m. inte ska använda C-nummer, för att inte förvilla. o I lönesystemet så använder vi inte C-nummer, utan vi sätter födelsedatumet + 60 istället. o Vi måste ha en historia på personnummer, det är viktigt. o Man får kanske ha någon typ av tabell, som kopplar ett unikt person-id till olika identifierare för olika system. Detta specifika person-id syns aldrig, utan det används som identifierare internt i PDB. o I de fall någon kommer från LADOK med ett C-nummer och skall in i lönesystemet, så måste man alltså göra en manuell koppling. Detta får väl då göras av lönehandläggaren/personalhandläggaren, det rör sig om ett fåtal fall. o Jag skulle vilja att det fanns ett fält för unikt genererat person-id, och ett fält för ett riktigt personnr. Och så finns det länkar till de andra systemen där man kan söka, så att om man inte har något personnummer, så får man gå andra vägen. Namn o Ett alternativ i LADOK är ju att gå SPAR-vägen, men då blir sökningen svårare. o För att telefonisterna skall kunna söka på namn, så måste ju sökmotorn finnas i PDB. o Det är inget bra att ha sökmotorn (SOUNDEX) i PDB, det är ett underhållsproblem och det är krångligt. Däremot så kan man ju använda sökmotorn baklänges, dvs. trycka över tre namn till Vakans, så att de får sina tre varianter på alla stavningar etc. o Det man kan göra är att alla Petterson t.ex. får ett generiskt namn i sökfältet, t.ex. med ett t och ett s, och så får man upp alla varianter på det sättet. o Tanken är väl bara att PDB skall skicka ut information när det händer någonting, och då kan man väl skicka tre varianter till Vakans och så får de ändra i de varianterna som de vill. o Men det är viktigt att sökningarna ger samma resultat, oavsett i vilket system man söker tycker jag! o Är det verkligen oroväckande att det blir olika träffar i olika system på samma sökning? Det finns ju system som vi inte äger, och då rår vi inte över det. o Jag tycker att namnen och alla andra uppgifter skall stå på som de de facto är, sedan handlar det ju om att kunna hantera vissa uppgifter som PDB åläggs, och det är sådant som vi får ta sedan när det uppstår! o Man kanske skall lagra folkbokfört namn också, för det är det riktiga namnet. Detta kan då användas vi ändring etc. o Under förnamn så är nog det bästa att alla förnamn skall stå, lämpligen enligt folkbokföringen, och under tilltalsnamn står det som man vill bli kallad.
Sidan 4 av 5 o Sekreteraren behöver fylla i tilltalsnamn, övriga förnamn, och efternamn. Folkbokfört namn kommer bara att lagras och användas som en säkerhetskontroll. Man kan alltså titta på denna och jämföra/kontrollera om man vill. Adress o Detta med adress har precis ändrats i Ladok, nu skall det bara finnas folkbokföringsadress, och så skall det finnas en annan tillfällig adress som alltid måste vara tidsbestämd. o Vilken adress gäller, i t.ex. Vakans? Är det den folkbokförda eller en annan? o Man borde ju köra som de nu gör i Ladok rätt över, dvs. tillfällig adress tidsbestämd. o PDB kommer alltså att ta emot folkbokförda adresser och lagra dessa, sedan visas den tillfälliga tidsbestämda adressen, och den folkbokförda adressen kan användas för t.ex. kontroll på samma sätt som det folkbokförda namnet. o I PIR används den tillfälliga tidsbestämda adressen. o Hur hanterar man internationella adresser? Jag tror att man skall släppa lite på de gamla reglerna, det är bättre med fria fält/rader, och kanske ett tvingande fält för land. o Vi måste nog ändå gå på den traditionella svenska varianten, annars blir det svårt att importera uppgifter. Har man en utländsk adress, så fyller man i de uppgifterna i fälten så gott det går. Hemtelefon o Hemtelefon skall vara (landsnr + riktnr + tfn nr). o I framtiden när man kan logga in och läsa/ändra sina egna uppgifter, så skall man kunna kryssa i vilka system man vill en viss uppgift i. o Hemtelefonnummer skall i fortsättningen inte skickas till Vakans, eftersom man som individ inte har möjlighet att välja huruvida det skall vara med eller inte. E-postadress o Detta gäller ju den personliga e-postadressen. o KA och Vakans vill också ha denna adress. Användar-id o Detta är ett sätt för DCE att knyta ihop ett användarnamn med en riktig person. o KA vill också ha denna uppgift. Uppgiftsskydd o Skall förhindra att vissa uppgifter av någon anledning kommer ut. o En annan variant är att kunna peka på var man kan hitta mer information. o Det är nog så att antingen är uppgifterna helt skyddade, eller är de inte det. Alternativet är ju att välja att inte fylla i vissa fält som inte är obligatoriska. o Detta borde ju fungera även i Ladok, eftersom vi hämtar ju folkbokföringsadressen hos SPAR via ett personnummer och är adressen (personnumret) skyddad i SPAR så syns ju det direkt.
Sidan 5 av 5 Engagerad av o Behöver detta verkligen finnas på personuppgift? Jag tror att det räcker att ha den på rollnivå. Man kan ju inte skriva in en person utan att han eller hon har en roll. Gäller from-tom-datum o Det är väl på samma sätt med denna som med engagerad av, det räcker väl med att ha denna uppgift per roll? o Om detta skall vara en personuppgift, så skall det vara en genererad uppgift från rollsidan. 5. Avslutning Alla personuppgifter är genomgångna, och på nästa möte fortsätter arbetet med uppgifterna knutna till den roll man har på Chalmers. Tiden för nästa möte ändras till tisdagen 15/1 klockan 14.00 17.00 (från tidigare 13.00 16.00), i sal Beta. Dokumentation från dagens möte skickas ut så att alla kan kommentera delresultatet på nästa möte. Mötet avslutas Vid protokollet Justeras Glenn Palstam