INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande organisation funnits sedan den första januari 2006 då de administrativa funktionerna tillfördes Västra Mälardalens Räddningsförbund. Under det senaste året har såväl seminarier som utbildningar hållits om vad offentlighetsprincipen innebär och hur en allmän handling ska hanteras. I det systemstöd, W3D3, som finns inom organisationen för diarieföring och ärendehantering har totalt två och en halv utbildningsdagar genomförts med berörda chefer och handläggare. I denna PM dokumenteras våra rutiner för hur vi ska hantera in- och utgående allmänna handlingar och systemstödet i W3D3. Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen innebär i korthet att allmänhet och massmedia skall ha insyn i de offentliga myndigheternas verksamhet. Alla medborgare, svenska och utländska, har rätt att ta del av de handlingar som finns hos myndigheterna. Som myndighet räknas exempelvis ett kommunalförbund, en kommuns nämnd eller styrelse och kommunala bolag. Undantag från offentlighet är hemliga handlingar, utkast, arbetsmaterial, minnesanteckningar eller liknande som inte tas till vara när ärendet är slutbehandlat. c:\documents and settings\jl045.ad\skrivbord\rutin ärendehantering vmkf.doc VMKF400 v 2.0 2006-02-17 Allmän handling Vad är en allmän handling? Enligt tryckfrihetsförordningen 2 kap 3 förstås med handling en framställning i skrift eller bild samt upptagning som läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling behöver alltså inte vara en upprättad skrivelse utan kan enligt förordningens definition även vara ett ADB-register, en e-postlista eller ett ljudband. Hanteringsrutiner allmänna handlingar inom VMKF En handling är inkommen till myndigheten, i vårt fall VMKF, när den anlänt till oss eller tagits omhand av behörig befattningshavare. Handling blir allmän omedelbart när den kommit in, den behöver alltså inte vara diarieförd för att vara en allmän handling. För att kunna sekretesslägga en inkommen handling måste den alltid diarieföras först. Detta är särskilt viktigt när det gäller inkomna anbud vid en pågående upphandling. Senast ändrat: 2009-06-18
2 (9) Om dessa inte blir diarieförda med sekretess är de en allmän handling som begärs ut av allmänhet eller massmedia vilket skulle vara förödande för den pågående upphandlingen. Viktigt i sammanhanget är också att handlingen anses som inkommen även om den t.ex. har överlämnats till behörig tjänsteman eller förtroendevald i hemmet eller på annat ställe utanför arbetsplatsen. Post är inte endast det traditionella brevet utan kan också vara e-post och fax. I kommuner och kommunalförbund är det vanligt att i princip all post diarieförs, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Exempel på post som är att betrakta som av ringa betydelse är reklamblad, kursinbjudningar etc. När det gäller VMKF finns detta ytterligare beskrivet i förbundets dokumenthanteringsplan. Det är mycket viktigt att allmänna handlingar diarieförs eller hålls ordnade på annat sätt. Diarieförs inte handlingarna begränsas allmänhetens och massmedias möjligheter till insyn och det strider mot andan i såväl tryckfrihetsförordningen som sekretesslagen. Av diarieföringen skall följande punkter framgå: Datum då handlingen inkom eller upprättades Diarienummer Från vem handlingen har inkom eller till vem den har expedierats Vad ärendet handlar om (ärenderubrik) Organisation Inom organisationen för VMKF finns en huvudregistrator utsedd att ha huvudansvaret för alla allmänna handlingar såväl inkommande som utgående. Under år 2008 genomfördes fler olika utbildningar inom ramen för ämnet. Inom administrationen gäller följande för registrering i diarieföringssystemet W3D3. IT/telefoni avdelningen: Alla handlingar som skall diarieföras hanteras av huvudregistrator. Personalen inom IT/telefoniavdelningen ser till att huvudregistrator får såväl original som elektroniska handlingar skyndsamt för inläggning i systemet. Löneavdelningen: Alla handlingar som skall diarieföras hanteras av huvudregistrator. Personalen inom löneavdelningen ser till att huvudregistrator får såväl original som elektroniska handlingar skyndsamt för inläggning i systemet. Upphandling, beredskap och PuL: För dessa verksamheter gäller att den enskilde handläggaren ser till att handlingar som ska bli diarieförda ansvarar själva för att de blir inlagda i systemet.
3 (9) Renhållningen: Enheten svarar själva för att handlingar som ska bli diarieförda blir inlagda i systemet. Officiell adress Vanlig papperspost, e-post och fax som kommer till VMKF:s officiella adress: Västra Mälardalens Kommunalförbund 731 85 Köping E-post: forbundet@vmkfb.se Telefon: 0221-67 00 00 Skall hanteras av huvudregistrator. I sammanhanget är det också viktigt att vi anger dessa adresser när det gäller olika typer annonser som uppmanar till kontakt t.ex. vid rekrytering. Ärendehandläggning Ärendehandläggning via huvudregistrator Flödesrutin huvudregistrator för en in- eller utgående allmän handling som kan komma att beslutas av direktionen Allmänhet Företag Myndighet Annan organisation Registrator Handläggare Inkommen handling exempel ansökan via brev, fax, web eller e-post Registrator diarieför handlingen i W3D3 och skickar den till handläggare för handläggning Handläggare skickar svar till huvudregistrator som Diarieför den utgående handlingen på ärendekortet Vid delegation skickas beslut direkt till mottagare Handläggare skriver svar eller yttrande och skickar vidare till nämndekreteraren Beslut till sökande, via brev eller e-post Beslut expedieras och diarieförs som en utgående handling Nämndsekreterare Läggs upp i kallelse med förslag till beslut i direktionen Protokoll Direktion Beslut Huvudregistrator som tar emot en allmän handling via förbundets officiella kanaler skall se till att berörd handläggare också får den inkomna handlingen för handläggning.
4 (9) För att hålla ordning på detta flöde skall huvudregistratorn lägga ett bevakningsdatum för att följa upp så att ärendet har blivit processat och kan avslutas. Om ett ärende skall gå vidare till direktionen för beslut skall ärendet skickas till direktionssekreteraren för kallelse och protokoll. Direktionssekreteraren ser också till att ärendet/beslutet skickas vidare till berörd mottagare och handläggare. När detta är klart avslutas ärendet av direktionssekreteraren. Denna flödesrutin används av avdelningarna IT/telefoni och lönekontor Ärendehandläggning via handläggare Handläggare hanterar ärendet med huvudregistratorn Denna flödesrutin bygger på att en inkommen eller en utgående handling hanteras tillsammans med huvudregistratorn. Handlingen skickas av handläggare över till huvudregistratorn elektroniskt och i pappersform för diarieföring och vidare hantering i systemstödet W3D3. Denna flödesrutin används av avdelningarna IT/telefoni och lönekontor
5 (9) Handläggare hanterar ärendet själv När ett ärende/handling som tas emot- eller upprättas av en handläggare så skall det hanteras enligt nedanstående flödesschema: Flödesrutin handläggare tar emot eller upprättar en allmän handling som diarieförs av handläggare Allmänhet Företag Myndighet Annan organisation Huvudregistrator Vid delegationsärende Handläggare Tar emot eller upprättar en allmän handling, fråga, svar yttrande el dyl, som diareförs i W3D3 av handläggare. Beslut till sökande, via brev eller e-post Nämndsekreterare Vid beslut i direktion Läggs upp i kallelse med förslag till beslut i direktion Protokoll Direktion Beslut Denna flödesrutin används av följande avdelningar/funktioner: Central administration, renhållning, upphandling, PuL och beredskap. Flödesrutinen bygger på att den enskilde handläggaren hanterar ärendet hela vägen själv i systemet. Det innebär upprättande av ärendekort med bifogade handlingar och kommunikation med direktionssekreteraren vid besluts- och delegationsärende. Handläggaren skall också avsluta ärendet när det är utagerat. Alla originalhandlingar med diarienummer skall sändas till huvudregistratorn för arkivering i kommunalförbundets centralarkiv 1. Gallring sker enligt dokumenthanteringsplanens regelverk. 1 Centralarkivet finns i brandstationen i Köping
6 (9) Vad ska skrivas in på ärendekortet i W3D3? Ett ärende och ett ärendekort! Det är viktigt att enbart ett ärendekort läggs upp för varje ärende. När sedan de olika handlingarna som tillhör ärendet (kortet) förs de på i elektronisk form på så sätt har vi alla handlingar i ett ärende i elektronisk form och blir därmed smidigt att hämta upp oberoende av arkivet. I arkivet skall alla original handlingar läggas i pappersakten och sedan förvaras där enligt de gallringsplaner som gäller i dokumenthanteringsplanen. Följande standard gäller för hur diarienummret ska skrivas: Dnr 2008.52.7-041 År Löpnr: Handlingsnummer Diarieplanbeteckning 2008 52 7 041 Nedan visas ett ärendekort i W3D3. Ärendet avser, enligt ärendemeningen 2, Överenskommelse om IT-drift med Köpings kommun och har diarienummer: Dnr 2008.122. Av kortet framgår att det initierats av huvudregistrator Susanne Persson och att handläggaren är Sven-Åke Lagerkvist. Följande fält i kortet skall alltid också fyllas på kortet Förv.plats, Avdelning, Diarebetkn, Exp.datum, Avsl.datum, och Gallr.datum. 2 Ärendemening är en viktig del i när ett ärende skall registreras. En ärendemening skall på ett kortfattat kärnfullt sätt beskriva vad ärende handlar om exempelvis Hyreskontrakt kv. Kaptenen 6 för renhållningen
7 (9) När det gäller fältet Bevakningsdatum bör det användas för att kunna följa upp att ärendena blir åtgärdade så att också de kan avslutas. Ett bevakningsdatum skall därför alltid sättas av handläggaren om denna lägger upp ärendet eller av huvudregistrator när det är ett ärende är öppet. När det exempelvis gäller olika hyreskontrakt läggs ett bevakningsdatum upp så att inte en eventuell uppsägning inte kan missas! Vidare gäller för fältet Avdelning att när ärendet läggs upp så ska det kopplas organisatoriskt till den enhet som det tillhör. Följande organisationsförkortningar gäller: Avdelning Förkortning Anm. Räddningstjänst RT Finns upplagt Adminstration Adm Finns upplagt Susanne, Ulrika, Sven-Åke IT/telefoniavd. IT/tele Löneavd. Lön Upphandling Upph. PuL PuL Beredskap Bered. Renhållning Renh. Vidare skall alltid fältet diarebeteckning alltid också fyllas i. I de fall det inte finns passande planbeteckningar kan nya beteckningar läggas upp i de nummerserier som finns lediga i förteckningen.
8 (9) Fortsatt utvecklingsarbete Ovan beskrivna rutiner för hur vi ska hantera våra allmänna handlingar system och pappersmässigt får ses som ett första steg på utvecklingstrappan mot utvecklingen av vår framtida e-förvaltning. Den långsiktiga målsättningen är att ärenden och dokumentation som är att betrakta som allmänna handlingar i huvudsak skall hanteras helt digitalt inom ramen för ärendehanteringssystemet. Detta innebär att systemstödet i W3D3 kommer att vara kärnan i våra ärende- och dokumenthanteringsprocesser. Utgångspunkten vid ett sådant arbetssätt blir handläggarmodulen eller den s.k. Workporten i systemet se vidare nedan. Testprojekt För hantera elektroniskt inkomna handlingar, idag sker det vanligtvis via vårt e- postsystem direkt till handläggaren som sedan besvarar den inkomna e-posten. Genom detta arbetssätt är risken stor att vare sig den inkomna e-posten eller den utgående i form av ett svar inte blir diarieförd. För att strukturera detta på ett bättre sätt kan färdiga webbformulär tas fram att fylla i istället för ostrukturerade e-postmeddelanden. I ett sådant system styrs den som kontaktar oss att fylla i sitt ärende på ett strukturerat sätt som då också enklare kan hanteras av oss.
9 (9) Genom att koppla webbformuläret direkt till vårt ärendesystem W3D3 kommer den inkommande handlingen rätt redan från början. Den får också automatiskt ett diarienummer som genom ett autosvar kommuniceras tillbaka till den som skrivit till oss. Genom en koppling mellan webbformuläret och e-postsystemet får också den handläggande tjänsteman ett e-postmeddelande om att han eller hon har ett ärende, jfr IM faktura att attestera, att handlägga. Flödet skulle schematiskt kunna se ut på följande sätt: Internet www.vmkfb.se VMKF handläggare W3D3 e-post Ovanstående exempel skulle kunna testas inom Räddningstjänsten och Renhållningen som har mer frekventa kontakter med allmänhet och andra myndigheter än organisationen i övrigt.