Erfarenheter från införandet av E-handel Lunds universitet HfR Tylösand maj 2011 Agneta Sjöfors
Innehåll Lunds universitet Resan Utmaningen Vägen framåt
Lunds universitet Grundat 1666 47 000 studenter 2 900 forskarstuderande 6 300 anställda Omkring 650 professorer Årsomsättning ca. 6,4 miljarder 1/3 utbildning, 2/3 forskning 8 fakulteter Flera campus
Inköp och e-handel Decentraliserad inköpsorganisation: ca 3 500 aktiva användare Köper varor och tjänster för ca 1,2 miljarder SEK/år (exklusive lokalhyra) Har stöd för e-handel: Visma Proceedo, internt namn: Lupin Visma TendSign
Leverantörer och fakturor Nästan 10 000 leverantörer/år många utländska Ca 150 000 fakturor/år 30% e-fakturor Fler än 500 fakturor/år från ett 50-tal leverantörer Flest köp: Laboratoriematerial Resor Böcker IT-utrustning
1. Vi införde systemstöd Elektronisk inköp och fakturahantering - Förstudie o upphandling 2004-05 - Uppsättning och utrullning 2006-07 Fokus vid införandet Helhetssyn på processen och på bästa nytta för organisationen som helhet Effektiva flöden Användarvänlighet Snabb implementering (e-upphandlingsverktyg hade vi redan)
2. Vi förändrade organisationen Upphandlarna flyttades in i ekonomisektionen =>Inköp och upphandling Ny yrkeskategori: e-handelssamordnare Processledning av inköp: Behov-till-betalning
=> Effekter Väsentligt höjd inköpskompetens centralt Inköpsstrategiskt tänkande på tillväxt Skifte av fokus: från upphandling / faktura till beställning Ser problemen bättre = bättre möjlighet åtgärda bl a problem med organisation, styrning och stöd
Mål: Bättre affärer Mer för pengarna! Bättre koll på leverantörerna! Ökad inre effektivitet Lättare göra rätt! Frigör tid! Bättre service! Ökad lagenlighet Bättre avtal! Inga böter!
Medel: Projekt Bättre inköp 2009-2011 Vi skapar förutsättningar för bättre affärer - effektivt och lagenligt!
Utmaningen Många aspekter som ska vägas samman: Formaliakrav: LOU, e- handel etc Delvis omogen marknad Många aktörer - skiftande behov Göra bra affärer Effektiv hantering Avtal som är lätta att använda Tid
Förbättringspotential Kostnad för inköp: Bristande kunskap kan ge dyra inköp
Hur nå framgång? Se helheten Gör hemläxan: Hur ser våra inköpsbehov ut? Fokus på beställning. Byt roll: Vilken information behöver t ex en forskningsingenjör för att kunna köpa rätt? Lyssna på organisationen hör vad de säger anpassa vägen men behåll fokus på målet Lita på den egna drivkraften i organisationen skapa förutsättningar
Skapa förutsättningar! Lätt hitta avtal Användbar information om avtal Fler och bättre avtal Bättre verktyg t ex e-beställning Utbildning Uppföljning Nätverk internt och externt
Avtalsinformation 1. Hitta avtalen bra struktur och bra sökord 2. Välja rätt avtal extremt kortfattad översiktlig information som vägleder till rätt avtal 3. Beställa rätt kortfattad information om avtalets innehåll, t ex rabatter, hur man avropar
Hitta avtalen!
E-beställning Effektivt och tidsbesparande kvalitetskontroll en gång istället för att alla ska kolla hela tiden leverantörernas utbud mer lättåtkomligt automatiserat informationsflöde konteringshjälp
E-beställning Grogrund för bättre affärer lättare styra till rätt priser; få rätt rabatter etc lättare styra till standardsortiment bättre kunskap om inköpsmönster bättre sortimentskunskap underlag till att göra mer träffsäkra upphandlingar
E-beställning Viktiga aspekter Tajma med upphandling och avtal som upphör/börjar Anpassa kraven efter mognaden i branschen Arbeta med olika vägar in Det ska finnas något som passar alla! Standarder och kanaler Nationellt och internationellt!
Nästa steg: Ut i Europa PEPPOL Pan-European Public Procurement Online Alla företag i EU ska kunna kommunicera elektroniskt med vilken som helst EU-institution: E-upphandling E-beställning E-faktura Gemensam infrastruktur inom EU Teknik för att länka samman nationella lösningar Gemensamma standarder Sparar pengar och tid för alla
Uppföljning i flera dimensioner Avtalstrohet och regelefterlevnad Leverantörernas leveransförmåga och avtalsefterlevnad Strategiska behov
Nätverk - ex Produktkategoriteam Gemensam grupp som arbetar med sortimentsstrategier leverantörsstrategier e-handel avtalsuppföljning Inrättas efter behov och drivs av inköpschefen
Inköp Nätverk SOI SUSU Upphandling Beställning HfR Faktura Vem ser till helheten? Stöd ESV: faktura & beställning Kammarkollegiet: avtal & upphandling Nytt statligt servicecenter?: faktura & beställning? Vem tar ansvaret för hela inköpsprocessen? Professioner Ekonomer Upphandlare E-handels Inköpare...
Agneta Sjöfors, sektionen Ekonomi www.lu.se