Användarföreningens Proffsdagar

Skövde kommun drygt 50 000 invånare Investeringsvolym i kommunen samt de övriga 8 bolag vi hanterar i Raindance: 2009: ca 440 Mkr 2010: ca 190 Mkr 2011: ca 360 Mkr Antalet investeringstransaktioner i kommunen har de senaste åren legat mellan 5000-6000 per år, varav ca 1000 avser inventarier.

När Skövde i januari 2010 bytte affärssystem till Raindance gick vi från ett anläggningsregister i Aditro som erbjöd avancerade kopplingsmöjligheter mot redovisningen till en mindre utvecklad hantering av anläggningar i Raindance. Skövdes uppsättning av anläggningsredovisningen idag bygger på anpassningar av Raindance grundfunktionalitet, både vad gäller inläsning i AR samt utdata från AR.

För att lösa redovisningen av Räkenskapssammandraget (RS) till SCB bokför Skövde alla investeringar via resultaträkningen. Avslut av investeringsredovisningen görs mot särskilda dummys för projekt, slag och verksamhet.

Större investeringar i fastigheter, gator mm görs i en projektnummerserie som börjar på 7. Gemensamt för dessa är att vi som sambandskontroll har en tvingande angivelse av objekt. Förhållandet mellan 7-projekt och anläggningarna i AR ges utav både projektet och objektet och förhållandet dem emellan är inte 1:1, ett projekt kan gå mot flera objekt och tvärtom. Vi är sedan tidigare vana att bokföringsunderlag i form av leverantörs- och kundfakturor samt bokföringsorders alla kan knytas till en inventarieanskaffning och därmed ligga till grund för att skapa en anläggning i AR Detta gör att grundfunktionaliteten i RD där man kan välja en valfri koddel att koppla till en anläggning ej täcker våra behov.

Kommunens investeringar i inventarier görs i en projektnummerserie som börjar på 6. Vi är sedan tidigare vana att bokföringsunderlag i form av leverantörs- och kundfakturor samt bokföringsorders alla kunde knytas till en inventarieanskaffning och därmed ligga till grund för att skapa en anläggning i AR. Detta gör att grundfunktionaliteten i RD där enbart leverantörsfakturor genererar preliminära anläggningar ej täcker våra behov.

1) Ett kopplingsregister, ARKOPP, är uppsatt i EK:PVH där en kombination av projekt och objekt kopplas till en huvudanläggning i AR. Här anges också anläggnings- & avskrivningstyp, anläggningsid och eventuellt framtida startdatum Nyanskaffningar genererar en ny delanläggning (löpnummer) på huvudanläggnings ID t.

2) Ett script i RG:ÖFI, ARFAST, producerar en definitiv anläggning som motsvarar summan av alla bokföringstransaktioner i aktuell period för varje kombination av 7-projekt som kopplats i ARKOPP. Från den definitiva anläggningen i AR finns sedan full spårbarhet ned på transaktionsnivå i HB (alla typer av transaktioner). Scriptet lagrar även transaktionerna i ytterligare ett pris- och värderegister, HISREG, för att förhindra att något läses in dubbelt.

3) Ett historikregister, HISREG, är uppsatt i EK:PVH där den unika kombinationen för transaktionen av verifikationsdatum, -nr och rad samt belopp flaggas som överförd till AR när detta skett.

4) Som hjälp för att se att alla investeringar som bokförts i resultatet aktiverats mot balansen har vi en rapport byggd i Frågor & Analys. På samma ställe finns även AR Kontrollrapport, som visar kombinationer av projekt/objekt som ligger i redovisningen och som saknar koppling i kopplingsregistret och därmed ej kommer föras över förrän de kopplats.

Arbetsgång,projektnummer 710054 Gruppbostaden Larven : Som steg ett kontrolleras att det finns bokförda investeringar för aktuell period att föra över till AR (rapport Frågor & Analys).

Arbetsgång,projektnummer 710054 Gruppbostaden Larven : Nästa steg är vår kontrollrapport i Frågor & Analys. Här visas alla transaktioner för de kombinationer av projekt/objekt som ej är kopplade i vårt värderegister ARKOPP i RK:PVH. Kopplingar som ej redan finns i vårt kopplingsregister i EK:PVH läggs upp.

Arbetsgång,projektnummer 710054 Gruppbostaden Larven : Därefter körs överföringsrapporten ARFAST i RG:ÖFI, denna skapar i detta fallet underposter på den definitiva anläggningen 100106.

Arbetsgång,projektnummer 710054 Gruppbostaden Larven : Anläggningen ligger nu i AR som definitiv anläggning, med full spårbarhet till huvudbokens transaktioner.

Ett script i RG:ÖFI, ARINVE, producerar en preliminär anläggning i AR:POR av bokföringstransaktioner på projektnummer 6xxxxx som har annat ursprung än leverantör (t.ex. internfaktura & bokf.order). Se exemplet nedan med en internfaktura

Efter det att scriptet ARINVE körts ligger även de inlästa posterna som preliminära anläggningar. Utifrån dessa skapas sedan definitiva anläggningar med Raindance normala funktionalitet.

Efter det att scriptet ARINVE körts ligger även internfakturan som en preliminär anläggning och hanteras på vanligt sätt för att skapa en definitiv anläggning i AR:

Ett tredje script, ARBIDR, som skall hantera inläsningen av investeringsbidrag (bokfört i klass 3) för att lägga dem mot särskild anläggningstyp håller på att testas. Detta är för att korrigera vår automatisering via ARFAST som tidigare har läst in klass 3-8 och säkerställa att redovisningskraven om särredovisning av investeringsbidrag följs.

Genom att bygga vår projektuppföljningsmodell i Raindance har vi fått en informationscentral för de uppgifter som krävs för hanteringen av anläggningarna i AR t.ex: -aktiveringstidpunkt -kontering av kapitalkostnader -ekonomisk livslängd Dessa finns smidigt tillgängliga och hålls uppdaterade av projektansvarig. I framtiden skulle eventuellt en mer automatiserad koppling mellan AR och PM kunna införas. Vi valde vid införandet av projektmodulen att ej göra en sådan lösning eftersom vi hade så mycket anpassningar av AR-modulen.

Projektledaren lägger in uppgifter, både som stöd för det egna minnet och som information till andra intressenter

Raindance har inte en särskild statushantering för budgeterade och prognostiserade anläggningar i AR. Simulering av ränta och avskrivning kan därför inte ske i denna modul för sådana poster. Vi har löst detta genom att i Budget- & Prognosmodulen (B&P) bygga bilder som ger oss en möjlighet att simulera kostnader för framtida investeringar till våra budgets och prognoser.

Enkelt beskrivet består simuleringen av hämtning från tre källor: 1) Befintlig anläggningsstock i AR => Denna simuleras med ordinarie funktionalitet i AR, sparas ned i ett pris- och värderegister och hämtas upp i B&P.

2) Planerade inventarieanskaffningar => Uppgifter om dessa matas in per nämnd av ansvarig ekonom i bild byggd i B&P och beräknas.

3) Planerade investeringar i gator, hus & vägar => Alla uppgifter som behövs läses med automatik ut från projektmodulen och beräknas i B&P. Både löpande investeringar och större projekt med framtida startdatum hanteras.

Sammantaget ger oss de tre källornas uppgifter en heltäckande bild av hur den aktuella driftsbudgeten/prognosen kommer att belastas med kapitalkostnader. Siffran inkluderas i övriga bilder/rapporter i B&P samt definitivsätts över till huvudboken tillsammans med resten av budgeten/ prognosen.

En rapport från AR som visar IB/ årets förändringar / UB, per anläggning är vi inte ensamma om att sakna. Skövde har i avvaktan på att detta kommer som standard fått en sådan lista byggd i Frågor & Analys för att tillgodose revisorernas önskemål.

Våra anpassningar av inläsningen i AR har nu varit i drift i ca 2 år. Investeringsbidragsdelen är under införande. Projektmodulen har varit i drift i ca 1 år. Kapitalkostnadssimuleringen är använd i en budgetomgång samt två prognosomgångar. Nästa projekt blir att hantera periodisering av anslutningsavgifter för VA i AR.

Frågor?

Skövde kommun: Camilla Axelsson, processutvecklare, konsult och service Camilla.A.Axelsson@skovde.se Jenny Andersson, ekonom, konsult och service Jenny.M.Andersson@skovde.se