Hantverksdata Bilanco Körschema för årsuppdatering 2011-2012 Version 2,30 Läs igenom dokumentet innan du börjar med årsavstämningen! Innehåll LATHUND FÖR ÅRSSKIFTE LÖN 2011 2012... - 2-1. LÄS IN UPPDATERINGEN... - 3-2. IMPORTERA SKATTETABELLER FÖR 2012... - 4-2.1 Importera Engångsskattesatser... - 4-2.2 Importera Skattetabell... - 5-3. IMPORTERA ALMANACKA... - 6-4. KONTROLLERA SEMESTERÅR... - 7-5. SKAPA NYTT ÅR... - 8-6. AVSTÄMNINGSLISTA... - 9-7. KONTROLLUPPGIFTER - TEST... - 10-7. SKICKA KONTROLLUPPGIFTER TILL SKATTEVERKET... - 14-8. IMPORTERA CSR... - 17-9. AMF (FORA) LISTA... - 18-10 SAF - ÅRSSTATISTIK... - 20 - TIPS... - 21 - CHECKLISTA... - 22 - www.hantverksdata.se - 1 -
Lathund för årsskifte lön 2011 2012 Följande lathund ger en överblick över de moment som ska göras i samband med årsskiftet samt i vilken ordning vi rekommenderar att det sker. Varje moment finns detaljerat beskrivet under respektive rubrik i detta dokument. Läs in uppdateringen Information om hur du läser in uppdateringen visas på vår hemsida samt via nyhetsfönstret i Bilanco. Importera skattetabeller för 2012 Innehåller bland annat nya skattetabeller för 2012 och därmed får inte någon ytterligare lön göras för 2011. Importera almanacka för 2012 Ny almanacka med röda dagar för 2012. Kontrollera semesterår Skapa nytt år (innan du påbörjar lönen i januari) Byt inte år förrän du har importerat skattetabell och almanacka, se till att du tagit en backup innan du skapar det nya året. Skriv ut avstämningslista Stäm av de uppgifter som kommer att redovisas på kontrolluppgifterna. Skicka kontrolluppgift Testfil till Skatteverket Skatteverket kontrollerar filen så att kontrolluppgifterna stämmer överens med skatteverkets definitioner på vad kontrolluppgifterna ska innehålla. Skicka kontrolluppgifterna till Skatteverket Efter godkännande av testfilen. Skapa och skicka kontrolluppgifterna till Skatteverket. Importera CSR Det nya året måste vara skapat innan du importerar CSR. Skicka Forauppgifter (kontrollera företagsinställningar enl.dok.) Måste vara rapporterad senast den 31/1. Skriv ut Årsredovisning SAF (Rapportering till Svensk Näringsliv) www.hantverksdata.se - 2 -
1. Läs in uppdateringen Innan du kan börja med årsskifteshanteringen måste du ha gjort årsskiftesuppdateringen. Information om hur du läser in uppdateringen visas på vår hemsida samt via nyhetsfönstret i Bilanco. www.hantverksdata.se - 3 -
2. Importera skattetabeller för 2012 Detta måste göras innan du byter år. Innehåller nya skattetabeller för 2012 och därmed får inte någon ytterligare lön göras för 2011. Gå in under Arkiv Importera till lönemodulen 2.1 Importera Engångsskattesatser Kontrollera att det är markerat med 2012. Leta rätt på sökvägen. Filen ligger under Hantverksdata Bilanco/Import. Markera filnamnet: Engangsskatt2012. Klicka på OK. www.hantverksdata.se - 4 -
2.2 Importera Skattetabell Kontrollera att det är markerat med 2012. Leta rätt på sökvägen. Filen ligger under Hantverksdata Bilanco/Import. Markera filnamnet: Skattetabell2012. Kicka på OK. www.hantverksdata.se - 5 -
3. Importera Almanacka Detta måste göras innan du byter år. Gå in under Arkiv Importera till lönemodulen Leta rätt på sökvägen. Filen ligger under Hantverksdata Bilanco/Import. Markera filnamnet: almanacka2012. www.hantverksdata.se - 6 -
4. Kontrollera semesterår Gå in i personalregistret och klicka på fliken Semester. Kontrollera att du har rätt semesterår. Antingen ska det stå 2011-04-01 eller så ska det stå 2011-01-01. Om det mot förmodan står föregående semesterår (2010-04-01) bör du ta kontakt med oss. www.hantverksdata.se - 7 -
5. Skapa nytt år Skapa nytt år innan du påbörjar lönen i januari. Byt inte år förrän du har importerat skattetabell och almanacka, se till att du tagit en backup innan du skapar det nya året. Välj Lön Skapa nytt år. Följande bild visas: Klicka på Skapa. Nu uppdateras komptidssaldot. Anställda som slutat under året kommer inte att visas i personalregistret. Anställningsnumret går inte att återanvända. När första lönen sedan ska köras kommer denna bild att visas. Om denna bild visas måste du först avsluta pågående lön innan årsbyte kan göras. www.hantverksdata.se - 8 -
6. Avstämningslista Avstämningslistan kan du skriva ut före eller efter det att du har bytt år. För att kontrollera vilka uppgifter som kommer att redovisas på kontrolluppgifterna kan du skriva ut en avstämingslista. I utskriftcentralen under menyn Lön - årsrapporter finns Avstämning kontrolluppgift. Listan är en sammanställning över vilka uppgifter som kommer att användas till kontrolluppgifterna. Kontrollera att rätt år står i rutan Utskriften redovisas för samtliga anställda som har fått ersättning under året. www.hantverksdata.se - 9 -
7. Kontrolluppgifter - test Detta kan du göra före eller efter det att du har bytt år. Kontrolluppgifter ska för varje kalenderår lämnas av arbetsgivare, kreditinstitut, pensionsutbetalare m.fl. Senast den 31 januari året efter kalenderåret ska kontrolluppgifterna ha kommit in till Skatteverket. Att skicka testfil till Skatteverket: Det finns möjlighet att skapa en testfil innan den riktiga filen skickas till skatteverket. Testfilen skickas till skatteverket och där kontrolleras filen så att kontrolluppgifterna stämmer överens med skatteverkets definitioner på vad kontrolluppgifterna ska innehålla. Gå till utskrifter välj Lön årsrapporter. Kontrollera att rätt år står i rutan Klicka i Skapa fil till skatteverket. Klicka i att du vill skapa en testfil. Kontrollera att det finns en kontaktperson.* Glöm inte att ange sökvägen där filen ska skapas. Om det saknas kontaktperson måste man ange en sådan i personalregistret alternativt fyll i annan persons uppgifter i företagsinställningar tid /lön. Observera att det måste finnas en e-postadress till personen. Klicka på Skriv ut. www.hantverksdata.se - 10 -
Nu skapas 2 filer och dessa placeras på den plats du valt. För att skicka testfilen går du in på www.skatteverket.se Klicka på fliken Företag och organisationer På vänster sida väljer du För arbetsgivare Klicka på Kontrolluppgifter Klicka på Filöverföring www.hantverksdata.se - 11 -
Bläddra en bit ner på bilden och klicka på Testa filer Nedanstående bild visas klicka på testa. Då öppnas filöverföringstjänsten Välj kontrolluppgifter (KU) för inkomståret 2011. OBSERVERA ATT OM DU GÖR EN TESTSÄNDNING MÅSTE DU HA SKAPAT EN SÅDAN FÖRST. ANNARS KOMMER INGEN FIL ATT SKICKAS. Välj Överföra filer www.hantverksdata.se - 12 -
Nu öppnas en dialogrutan där du ska välja vilka filer du ska testa. Klicka på Hämta fram filerna från den katalog där du sparade ner filerna. När du har hämtat den första filen klickar du på knappen Hämta den andra filen och klicka sedan på Lägg till. Då visas nedanstående fil och då ska du klicka på Överför. Nu får du en bekräftelse på om filen är OK eller inte. www.hantverksdata.se - 13 -
7. Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket Detta kan du göra före eller efter det att du har bytt år. Gå till utskriftcentralen. Välj Lön - årsrapporter Kontrolluppgifter Här kan du välja vilken person som ska anges som kontaktperson. Endast de personer som är markerade i personalregistret som kontaktperson till skatteverket kan väljas - alternativt fyll i annan persons uppgifter i företagsinställningar tid /lön. Ange platsen där filen ska sparas ner. Kontrollera att det står år 2011. Kontrollera att det finns en markering i rutan för Skapa fil till skatteverket. Klicka på skriv ut. Nu skapas filerna till skatteverket och du får möljighet att skriva ut kontrolluppgifterna på papper. På den plats där du valde att filen skulle sparas ner finns nu två filer, som båda ska skickas till Skatteverket. www.hantverksdata.se - 14 -
För att skicka filen går du in på www.skatteverket.se Klicka på fliken Företag och organisationer På vänster sida väljer du För arbetsgivare Klicka på Kontrolluppgifter Klicka på Filöverföring www.hantverksdata.se - 15 -
För att kunna föra över kontrolluppgifterna via Internet måste du / ni ha E- legitimation. Om du lägger ner filerna på en diskett eller CD-skiva ska de skickas till: Skatteverkets inläsningscentral Enhet 4300 839 86 Östersund Glöm inte att skriva Ert företagsnamn samt organisationsnummer på disketten / Cdskivan. www.hantverksdata.se - 16 -
8. Importera CSR Detta måste göras efter det att du har bytt år. Om du har skickat en CSR förfrågan och ska läsa in svaret, går du till Lön Rutiner CSR. Klicka på förstoringsglaset och leta reda på filen som du har fått tillbaka från skatteverket. Klicka på Läs in. www.hantverksdata.se - 17 -
9. AMF (Fora) lista Detta kan du göra både före eller efter det att du har bytt år MEN observera att det måste stå år 2011 års uppgifter i basbeloppsrutorna. Utskriften och filen skapas i Utskriftscentralen under Lön - årsrapporter. Innan du skriver ut listan bör du kontrollera att det står rätt basbelopp i företagsinställningar generella. OBS! När filen är inskickad så ska man gå in i företagsinställningar generella och ändra beloppet som gäller för 2012. Prisbasbeloppet är 44 000 kronor. Inkomstbasbeloppet är 54 600 kronor. Innan du skapar filen råder vi dig att gå in på respektive löneart och kontrollera så att rätt löneart är markerad med AFA-grundanden (AMF). Kontrollera att det står 2011 i rutan. Klicka i rutan Skapa fil till FORA. www.hantverksdata.se - 18 -
Om det inte redan finns en sökväg där filen ska sparas ner så klicka på bläddra för att välja plats där filen ska sparas ner. Klicka på. Nu skapas filen till Fora och du får möljighet att skriva ut uppgifterna på papper. Utskriften består av 2 sidor Sid 1: Årsuppgifter för arbetare Sid 2: Sammanställning för samtliga anställda. För att byta sida klickar man på pilarna På den plats där du valde att filen skulle sparas ner finns nu filen, som ska skickas till Fora. Mer information finns på www.fora.se. www.hantverksdata.se - 19 -
10 SAF - Årsstatistik Under utskriftcentralen och menyn Lön-årsrapporter finns Årsredovisning Svenskt Näringsliv. Kontrollera att det står år 2011. Listan redovisar en sammanställning av den totala årslönesumman samt antal anställda uppdelat per arbetare och tjänstemän. Statistiken används för att beskriva den svenska ekonomiska utvecklingen. www.hantverksdata.se - 20 -
Tips Jag fick ingen ruta om att uppdateringsfilerna har lästs in: Du har inte läst in uppdateringen på rätt plast. Kontrollera var programmet är installerat. Ingen skatt på första lönen: Då har du glömt att läsa in skattetabellerna och almanackan. Ta bort lönekörningen läs in skattetabeller, almanacka och skapa lönekörningen igen. Komptidsaldot stämmer inte: Du har bytt år men sedan registrerat spara komp tid eller uttag komp under december månad. I och för sig kommer en extra kontroll/justering med avseende på registreringar 2011 efter nytt år vid första lönekörningen 2012 att göras. Men om man har kört igång lönen så att den extra kontrollen redan har gjorts och sedan går in och registrera uttag-och/eller spara komp måste man justera det ingående värdet i personalregistret under fliken saldon. Förklaring: När man byter år får det nya året ett ingående värde. Om man sedan registrerar spara eller uttag komp stämmer inte det ingående värdet. Alltså måste man manuellt justera värdet (timmarna). www.hantverksdata.se - 21 -
Checklista OBS! Detta måste göras på samtliga bolag. Datum Sign Jag har skrivit ut kontrolluppgifterna och skickat in uppgifterna till skatteverket. Senast den 31 januari 2012. Jag har skrivit ut FORA-listan (AMF-listan) och skickat in den. Mellan den 9 januari och den 31 januari 2012 kan rapportering ske. Jag har skrivit ut årslönestatistiken till SAF - Svenskt Näringsliv Jag har skrivit ut skattedeklarationen för decembers lön Jag har bytt år. Om du har fler än ett bolag måste du starta om Bilanco innan du byter år på nästa bolag. Jag har importerat CSR-disketten. Nedanstående behöver du inte göra på samtliga bolag. En generell inläsning sker. Jag har importerat engångsskattetabellen. INNAN JAG HAR BYTT ÅR. Jag har importerat nya skattetabellen. INNAN JAG HAR BYTT ÅR. Jag har importerat almanacka för 2012. INNAN JAG HAR BYTT ÅR. Jag har kontrollerat om det är någon förändring på kontrollavgiften till facket och i om det är någon förändring har jag ändrat procentsatserna under Lön - Fack. www.hantverksdata.se - 22 -