Årsskifte Supportdokument nr: LON0057 Programvara: Lön, Modell: 40+

Transkript

1 Årsskifte 2016

2 Årsskifte Supportdokument nr: LON0057 Det finns många saker att göra inför årsskifte. Nedan följer en kortfattad sammanställning av vad som behövs göras vid ett årsskifte. För mer information vad beträffar de olika punkterna så finns denna i handboken och programmets hjälptext. Inför årsskifte ska du tänka på nedanstående punkter. Programmet kräver inte att du genomför punkterna i någon viss ordning, men man bör alltid börja med att uppdatera programvaran. Inom parantes anges vilket supportdokument som närmare beskriver en viss funktion. Du hittar dessa dokument i Informationspanelen, RSS, Support Uppdatera programvaran Börja alltid med att uppdatera till den senaste programversionen. För avtalskunder som är uppkopplade mot internet och har funktionen Automatuppdatering påslagen sker detta med automatik. (LON0046.) Vi skickar inte ut CD-skiva till alla användare. Saknar man internetkoppling får man kontakta oss och be oss skicka en CD-skiva. Användare som saknar avtal måste beställa en uppdatering så programmet har de senaste förändringarna vad gäller skatteberäkning, kontrolluppgifter, etc. Innan du uppdaterar, kontrollera att du har giltig licens, se uppgiften och sista datum i Om rutan. Läs i handboken hur du uppdaterar. Skapa Kontrolluppgifter! Kontrolluppgifterna tas fram i tre steg, Bereda, Granska och Skriv ut. Glöm inte att kontrolluppgifterna ska vara skattemyndigheten tillhanda senast den 31 januari. (LON0056). Historik Skriv ut den lönehistorik du vill spara eller ha som avstämning. Dessa utskrifter är inget du måste ta fram nu, du kan skriva ut dem när som helst, även senare under nya året. Säkerhetskopiera! Vi rekommenderar att man alltid gör en säkerhetskopia efter varje lönekörning samt vid årsskiften. Skapa nytt år Nytt år skapas i kronologisk ordning. I samband med att nytt år skapas överförs löneartstabeller, standardlönebesked, löneperioder, skatteperioder och ingående saldon från föregående år. Uppgifterna kommer att följa med över till det nya året. Semesterskuldlista Har man bokföringsår som kalenderår eller byter semesterår i samband med årsskiftet är det lämpligt att ta fram en semesterskuldlista. (LON0031) Har ni intjänandeår samma som kalenderår ska också ett semesterårsskifte göras. (LON0004) Uppdatera löneartstabellen Om man vill, kan det vara lämpligt inför det nya året att också gå igenom sina löneartstabeller. Standardtabellen för det nya året kan hämtas från vår hemsida eller importeras direkt från systemtabellerna i programmet. Innan du importerar en ny löneartstabell bör du spärra dina egna anpassade lönearter mot import, så de inte skrivs över. (LON0008) Fora lönerapportering Redovisningen till Fora sker endast genom att ladda upp en fil eller direktregistrering på deras hemsida. (LON0058). Nytt för rapporteringen som görs 31 januari 2015 är att ny klassificering av arbetare har införts samt att tjänstemän endast klassas som Tjänsteman eller Tjänsteman, anställd VD. Se över dina inställningar för Fora i personalregistret och sidomenyn Grundvärden, Försäkringar och markera vid behov Använd aktuell Fora-typ vid beredningen. Läs också mer om klassificeringen på Foras hemsida ifall ditt kollektivavtal berörs av deltidspension, då det är extra viktigt att du väljer rätt avtal Sida 1(4)

3 Årsskifte Supportdokument nr: LON0057 Bilden visar Informationspanelen, där du bland annat hittar olika supportdokument. Den nedre ringen visar vilket nummer ett supportdokument har. Supportdokument Löneprogrammet har en inbyggd nyhetsfunktion där du kan ta fram olika supportdokument. För att hitta dokumenten går du under menyn Visa, Informationspanel eller snabbknappen med megafonen. Väljer du kategorin Alla kan du bläddra mellan alla supportdokument. Du kan också välja en viss Kategori och på så sätt få fram alla dokument om ett visst ämne. Du kan även använda fältet Sök för att fritt söka efter dokument. Varje dokument har ett nummer och en kort beskrivning av innehållet. När du klickar på en röd rubrik visas dokumentet direkt på din skärm och du kan välja att skriva ut dokumentet på papper. Notera att det krävs Internetanslutning för att komma åt uppgifterna på nyhetspanelen Sida 2(4)

4 Årsskifte Frågor och Svar Supportdokument nr: LON0057 Frågor & Svar? Vad behöver jag tänka på inför årsskiftet? Ingenting! Till skillnad från de flesta andra löneprogram på marknaden finns det inga måsten som ska göras innan du uppdaterar till den nya årsversionen av programmet eller kör januarilönen? När kommer den nya årsversionen? Crona Lön läggs ut för automatuppdatering på vår programserver och för nedladdning på hemsidan den första vardagen på det nya året. Någon CDskiva skickas inte ut med automatik. Har man inte internet och behöver få programmet på CD får man kontakta oss.? Jag får ett felmeddelande när jag bereder kontrolluppgifterna. Den klagar på att vissa lönebesked inte är uppdaterade och utskrivna. Hur kommer jag vidare? Det som krävs av dig för att kontrolluppgifterna ska kunna beredas på ett korrekt sätt är att alla lönebesked har status 5. Notera vilka personer och perioder den varnar för och ta fram dessa lönebesked och kontrollera dess status, se till att alla har rätt status.? Måste jag uppdatera till den senaste årsversionen innan jag kör kontrolluppgifter och januarilön? Du bör uppdatera till senaste årsversionen innan du skapar kontrolluppgifter, för att säkerställa att kontrolluppgiften blir enligt Skatteverkets instruktioner. För att skatten på januarilönen ska bli korrekt krävs att du uppdaterar, även om det är tillåtet att beräkna skatt i januari enligt förra årets skattetabeller.? Kan jag göra januarilönen innan jag kör kontrolluppgifter och rapporterar till Fora? Ja, det går alldeles utmärkt. Glöm inte att rapporteringen till Fora ska göras senast den sista januari.? Jag ska köra januarilöner men kommer inte åt det nya året. Jag ser bara de gamla lönerna, vad har jag missat? För att kunna börja arbeta i det nya året måste det först skapas. Då lägger programmet upp en kopia av din löneartstabell. Nya perioder skapas upp enligt de regler du satt upp sedan tidigare. För att skapa ett nytt år går du in under menyrubriken Företag och alternativet Skapa nytt år.? Varför visas inga nya semesterdagar på lönebeskedet, trots att vårt nya semesterår startat? En semesterberedning ska göras när semesteråret avslutas. Det finns flera olika semesterår, det är olika hos olika företag så man kan inte generellt säga att nya dagar ska komma in efter årsskiftet.? Hur får jag in alla skattetabeller och andra uppgifter från Skatteverket? Med den nya årsversionen kommer normalt alla dessa uppgifter. Vissa uppgifter som t.ex. utlandstraktamenten och bilförmånsvärden kan ibland vara så sent framtagna av Skatteverket att dessa uppgifter får importeras i efterhand.? Tidigare skapades två filer, INFO och KURED när jag gjorde kontrolluppgifter. Nu hittar jag bara en fil? Från och med inkomståret 2015 ska kontrolluppgifter skapas i ett nytt filformat. Det innebär också att det bara blir en fil av typen XML. Kontrolluppgiftsfilen kan också enbart laddas upp på Skatteverkets hemsida och inte längre skickas på mobilt media (CD, diskett eller USB-minne).? När ska jag skicka in CSR förfrågan? Skickar du in en förfrågan via Skatteverkets hemsida ska du få ditt svar efter tre arbetsdagar. Skickar du in din CSR förfrågan på mobilt media bör det ske före vecka 46 för att Skatteverket ska garantera att du får tillbaka svaret före december månads utgång.? Vilka programnyheter finns med i den nya årsversionen? Information om alla viktiga nyheter finns i löneprogrammets informationspanel och nyhetsflödet Versionsinfo. Årsversionen innehåller förstås de nya myndighetsuppgifterna för På nästa sida visar vi också ett urval av de nyheter som tillkommit under året. Har du redan uppdaterat till höstversionen 2015.b, kommer årsversionen huvudsakligen innehålla skattenyheterna Sida 3(4)

5 Årsskifte Programnyheter Supportdokument nr: LON0057 Större nyheter under 2015 Förutom lite mindre funktioner och förbättringar har det hänt en hel del i Crona Lön under Beroende på storleken och tillägg till ditt löneprogram finns kanske inte alla funktioner tillgängliga i just din installation. Här är ett urval av nyheter: Crona Portal Crona Lön tog sig för allvar ut på internet med tillägget Crona Portal, som gjorde succé under Vi lyssnade på våra kunder och införde många önskemål och resan har bara börjat. Schematid från Crona Lön synkas upp till portalen och vi har infört ett mer användarvänligt utseende på inmatning av nya tidrapportrader, stämplingar och ersättningar. I löneprogrammet kan du ange var någonstans du vill kunna registrera olika tidkoder, under stämplingar, tidrapport eller kanske inte alls. På Närvaropanelen kan den anställde lämna ett meddelande till sina kollegor. Ikonerna för att godkänna eller attestera tider släcks om funktionerna inte är påkopplade. Man kan även återföra både attest och godkännande. Ett nytt fält infördes i löneprogrammets periodregister för att kunna ta med ersättningar och guider några dagar efter arbetade dagar om man önskar. Det infördes också möjlighet att välja rapporteringsdatum på guider och ersättningar och på så sätt tillbakadatera inmatningen, om man föredrar det. Löneprogrammet fick en ny menyingång för attestkontroll, för att underlätta arbetet inför lönekörning från Crona Portal. Crona Lön Under året ändrades arbetsgivaravgiften för unga i flera omgångar, vilket föranledde att ni fick uppdatera programmet flera gånger. Många stora mailleverantörer ändrade sin kryptering, och programmet fick anpassas. Vi är medvetna om att dessa uppdateringar ställde till en del extra arbete för er. Sjuklönekostnader redovisas månadsvis på arbetsgivardeklarationen. Detta är troligen bara början, fler uppgifter föreslås få individrapportering på månadsnivå. Arbetstidsschemat har utökats med möjlighet att använda ett enkelt dagschema, där du t.ex. kan ange arbete mellan 08:00-12:00 och 13:00-17:00. Schemat kan även innehålla tidkoder, brukare och/eller resultatenheter. Beslutspanel. En helt ny panel har införts i programmet där du kan ta fram statistik och visa trender med hjälp av grafer. Graferna går att skriva ut och statistiken kan exporteras och efterbehandlas i t.ex. Excel. Fler utskrifter till fil. Flera utskrifter fick alternativet för utskrift till fil, t.ex. semesterskuldlista, kontrolllista, fackavgiftslista, bruttolönelista och bokföring. Semesterberedningen fick en ansiktslyftning under våren med bland annat bättre benämningar på semesteravtal för att undvika missförstånd och bättre beräkningar av sparade dagar på semesterskuldslistan. Semesteravtalet VVS-avtal med semesterkassa gick slutligen i graven och därmed även menyingång för semesterören. Kalendariet. Ytterligare stora ombyggnader under ytan i kalendariet, för att kalendariet ska tåla synkningar och importer i så många varianter som möjligt. Händelser på arbetstidsschemat skapar en rad som även visas i kalendariet vid schematid automatiskt. Kontrolluppgifter. Rapportering av kontrolluppgifter för inkomstår 2015 kan endast ske i ett nytt filformat, XML, men ny hantering av eventuella rättningar. Programmet har anpassats till detta och även att tidigare års kontrolluppgifter fortfarande kan skapas i det gamla formatet. Särskilt högriskskydd kan beräknas för anställda som fått detta beviljat av Försäkringskassan. Det underlättar ansökan av sjuklönekostnader, då programmet skriver ut en färdig blankett med alla sjuklöner och arbetsgivaravgifter ifyllda, klart att skicka Sida 3(4)

6 Koppla på automatuppdatering Supportdokument nr: LON0046 Har du en internetkoppling på den dator där löneprogrammet finns eller inom det nätverk som programmet verkar kan du sätta på funktionen Automatisk programuppdatering. Du har då alltid den senaste versionen av programvaran som din programlicens ger rättighet till. Du måste ha ett giltigt prenumerationsavtal för att automatuppdatera. Funktionen saknas i Crona Lön 100 och Crona Lön Mac, då installationen sker på helt annat sätt i de versionerna. Koppla på automatuppdatering 1. Gå in under menyrubriken Inställningar, Systeminställningar och fliken Uppdatering. 2. Markera Denna dator kan uppdatera program via Internet samt Sök efter programuppdateringar vid programstart. Välj sökintervall i dagar. När du får upp rutan att ny version är tillgänglig trycker du på knappen [Nästa] och [Slutför]. Den nya versionen hämtas och installeras automatiskt och programmet startas om. Visst var det enkelt! Med inställningen 0 dagars intervall går programmet till vår programserver och kontrollerar ifall det finns någon senare version av ditt löneprogram varje gång du startar programmet. Om så är fallet erbjuds du den nya versionen. Du kan självklart trycka [Avbryt] när du får erbjudande om en uppdatering, ifall du av någon anledning inte tycker att du vill göra uppdateringen just då. Nästa gång du startar programmet får du erbjudandet igen, tills du uppdaterat. Du kan även när som helst göra en uppdatering via menyn Hjälp, Programuppdatering. Behörigheter För alla typer av uppdatering, både automatisk och manuell, gäller givetvis att du har behörighet på din dator att installera och uppdatera program. Hör med din datatekniker om du har problem med att automatuppdatera Sida 1(1)

7 Kontrolluppgift Supportdokument nr: LON0056 Kontrolluppgift ska lämnas enligt lagen om självdeklarationer och kontrolluppgifter. I första hand ska arbetsgivare lämna kontrolluppgifter för den som har fått lön arvode andra ersättningar och förmåner Kontrolluppgifterna för inkomståret ska lämnas i månadsskiftet januari/februari. Uppgifterna skickas med e-legitimation på Skatteverkets hemsida. Skatteavdrag och lönebelopp som redovisas i kontrolluppgiften ska stämma överens med de skatteavdrag och avgiftspliktiga ersättningar som redovisats i skattedeklarationerna för samma år. Inställningar för kontrolluppgifter Alla anställda i personregistret ska ha korrekta inställningar under sidomenyn Skatt. Det gör att skatteavdraget blir riktigt på de anställdas lönebesked. Där anges också vilken kontrolluppgiftsblankett den anställde ska få. Dessutom är det viktigt att alla lönearter som används har de rätta inställningarna. Fälten Skattepliktig och Kontrolluppgift påverkar i högsta grad kontrolluppgifterna. Normalt sett är standardtabellen rätt inställd och den underhålls vid förändringar. Det är viktigt att ta reda på vad som gäller då man ändrar eller skapar sina egna lönearter. Har du haft fel inställningar på en löneart under året kan du justera detta i efterhand. Byt kontrolluppgiftsnummer på lönearten i löneartsregistret. Gör om beredning av kontrolluppgifter, alternativt kan du justera eventuella felaktigheter i funktionen Granska Kontrolluppgifter. Dessa funktioner beskrivs längre fram i detta supportdokument. För att lönebeskeden ska komma med i beredningen av kontrolluppgifter krävs det att lönebeskeden är uppdaterade och att de är röda ända upp till status 5. Förekommer det några felaktigheter under beredningen redovisas dessa i en dialogruta efter genomgången där felet står i klartext och den skapade kontrolluppgiften markeras som spärrad. Bereda kontrolluppgifter I löneprogrammet kan man skapa kontrolluppgifter som bygger på de lönebesked som har ett utbetalningsdatum som infaller under inkomståret. Gå till menyrubriken Lönekörning. Välj menyalternativet Kontrolluppgift och menyval Bereda. Ange det inkomstår som du vill bereda kontrolluppgifter för. Starta beredningen genom att klicka på [OK]. Hur lång tid beredningen tar beror på hur många anställda och antalet lönebesked som du har haft under året. Om du vill stämma av uppgifterna som ligger till grund för kontrolluppgifterna kan du skapa dessa utan att lönebeskedens status uppdateras. Detta gör du genom att bocka för Preliminär. När du bereder årets kontrolluppgifter summeras alla inkomstuppgifter och statusläget för alla lönebesked under det valda inkomståret uppdaterats till statusläge 6 (Kontrolluppgift framtagen). Därefter kan du granska eller skriva ut kontrolluppgifterna. Exempel på fel under beredningen av kontrolluppgifter Sida 1(3)

8 Kontrolluppgift Supportdokument nr: LON0056 Granska kontrolluppgifter Efter att du har skapat kontrolluppgifter kan du kontrollera och bearbeta dessa. Kontrolluppgiften skapas endast till anställda som har haft inkomst under redovisningsåret. Om du vill lägga till eller ta bort kontrolluppgifter för olika personer kan du göra det i funktionen som finns under menyn Lönekörning, Kontrolluppgift, Granska. Du börjar granska kontrolluppgifterna med att hämta fram den anställde för vilken du ska kontrollera eller förändra informationen. Detta görs genom att ange personens anställningsnummer. Ange [F3] eller klicka på kikaren i fältet och du får fram en översikt på dina anställda med anställningsnummer, namn och personnummer. Du bläddrar mellan dina anställda med tangenterna [Pil Upp] respektive [Pil Ner]. Om det i samband med beredningen kommit fram någon anmärkning på personen markeras kontrolluppgiften som spärrad. Efter korrigering kan du sedan manuellt avmarkera spärren så att kontrolluppgiften hanteras korrekt vid utskrift och skapande av KU-fil (Skatteverkets beteckning på filen). Granska kontrolluppgiftens alla olika värden, markeringar för eventuella förmåner och kostnadsersättningar som den anställde har fått under året. Korrigera de eventuella värden och markeringar som är felaktiga. När kontrolluppgiften är klar uppdaterar du genom att klicka på knappen [Spara]. För att ta bort en kontrolluppgift från beredningen ska du ta fram den och klicka på knappen [Ta bort]. Avstämning av kontrolluppgifter För att på ett enkelt sätt kunna stämma av årets kontrolluppgifter finns det några utskrifter som du bör känna till. Sammandrag kontrolluppgifter Vid utskrift av kontrolluppgifter kan du skriva ut ett sammandrag av samtliga kontrolluppgifter. Denna sida innehåller summeringar för varje uppgift som går att summera från kontrolluppgifterna. Se nedan under utskrift av kontrolluppgifter. Underlag för kontrolluppgifter Om du mer ingående vill kontrollera en eller flera personers kontrolluppgifter kan du skriva ut ett detaljerat underlag för kontrolluppgifterna. På listan skrivs då samtliga lönearter som förekommit på en viss persons alla olika lönebesked under inkomståret. Listan är sorterad och summerad på kontrolluppgiftsnummer. Bruttolönelista För att få en översikt över personalens alla bruttolöner och preliminärskatter kan du skriva ut en bruttolönelista. Väljer du att skriva ut denna lista som detaljerad får du också en utskrift där du ser varje löneperiods bruttolön och preliminärskatt. Årssammandrag skattedeklarationer För att kunna stämma av alla totaler från sammanställningen kan du skriva ut ett årssammandrag över samtliga upprättade skattedeklarationer under året. Ny kontrolluppgift För att lägga till en anställd och skapa en kontrolluppgift klickar du på knappen [Ny]. I dialogrutan visas en förteckning över de anställda som inte har någon kontrolluppgift skapad. Personen måste finnas upplagd i personregistret. Välj person och klicka på knappen [OK]. Fyll därefter i de uppgifter som ska lämnas till skattemyndigheten Sida 2(3)

9 Kontrolluppgift Supportdokument nr: LON0056 Skriva ut och skapa fil När alla kontrolluppgifterna är klara följer du nedanstående instruktion. Du kan skriva alla ut alla papper, skapa fil och skicka kontrolluppgifter till de anställda på e-post på en och samma gång, eller i olika omgångar genom att kanske skriva papper först, sedan skapa KU-fil och maila sist. Du bestämmer helt vad som passar dig! 1. Gå in under menyn Lönekörning, Kontrolluppgift och menyalternativ Skriv ut och skapa fil. 7. Statusrapporten visar vilka kontrolluppgifter som skrivits ut och eventuellt e-postats. 8. Vill du skapa en KU-fil med alla kontrolluppgifter markerar du dess kryssruta. Därefter ska du ange var filen ska sparas. 9. På fliken Urval kontrollerar du att rätt inkomstår angivits. Starta utskriften genom att klicka på [OK]. 10. Glöm inte att ladda upp filen på Skatteverkets hemsida! Observera att från och med inkomstår 2015 skapas kontrolluppgiftsfilen i nytt format som endast innebär en fil, som namnsätts t.ex. KU2015_ Företagsnamn_ xml där siffrorna är datum och klockslag du skapade filen. KU-fil kan inte längre skickas till Skatteverket på diskett, CD eller USBminne. Funktion för att skapa en KU-fil som innehåller fler företag finns numera endast i Crona Lön 80+ eller i byråtillägget. 2. Ange hur du vill ha din utskrift, ska den göras till bildskärm eller direkt till din skrivare. 3. Vill du skriva ut kontrolluppgifter på papper till de anställda markerar du Skriv kontrolluppgiftsblanketter. Du väljer mellan Blankt papper och Laserpost. Den senare skriver ut kontrolluppgifterna på ett A4-ark som du kan försluta till ett brev. 4. Markera om du vill skriva ut ett sammandrag av alla kontrolluppgifter. Den sidan ger ett bra underlag för att stämma av kontrolluppgifterna mot skattedeklaration, bruttolön och bokföring. 5. Vill du skicka kontrolluppgifter på e-post till de anställda markeras rutan Skicka KU10 som e-post i personalregistret under sidomenyn Skatt, Kontrolluppgifter. Programmet använder här samma inställning som när man skickar elönebesked. När du vill e-posta kontrolluppgifterna görs det med bock för rutan Skicka ekontrolluppgifter. 6. Vill du ha en komplett uppsättning arkivkopior, markerar du Skriv arkivkopia. Rättelse av kontrolluppgift Ifall du har sänt en eller flera felaktig kontrolluppgifter till Skatteverket och vill korrigera dessa går du in under menyrubrik Lönekörning, menyalternativet Kontrolluppgift, menyval Granska och rättar värdet. För att skriva ut kontrolluppgifterna igen samt skapa en ny KU-fil, väljer du menyrubriken Lönekörning, Kontrolluppgift och menyval Skriv ut och skapa fil enligt ovan. Nytt för inkomstår 2015 är att ingen rättelsedatum behöver anges vid rättning. Därför kan du välja att skapa en ny fil med alla kontrolluppgifter i (alltså även de som var korrekta från början) eller endast enstaka anställd, om endast en kontrolluppgift rättats. När du laddar upp filen på skatteverkets hemsida ändras endast de uppgifter som skiljer sig från tidigare uppladdning Sida 3(3)

10 Semesterårsskifte Supportdokument nr: LON0004 Programvara: Lön, Modell: 50+ När det är dags att ge de anställda sina nya semesterdagar ska ett semesterårsskifte göras. Oavsett om ni använder semesterår eller kalenderår som intjänandeår fungerar nedanstående instruktioner. Arbetet med semesterberäkningen är uppdelat i fyra moment: Bereda, Granska, Skriv ut och Uppdatera. Bereda 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativet Semester och Bereda. 2. Välj det semesteravtal som ska beredas. Kontrollera i personalregistret under fliken semester vilka avtal personalen har. 3. Ange de start och slutdatum för de utbetalade lönebeskeden som du vill ackumulera. Det handlar om att ange utbetalningsdatum, inte intjänandeperiod t.ex eller Ska alla med det valda avtalet med, är det bara att klicka på knappen [OK]. I annat fall gör du önskat urval. Granska När beredningen är gjord kan du granska framräknade värden samt korrigera eventuella felaktigheter. 1. Gå in under menyrubriken Funktioner, menyalternativ Semester och menyvalet Granska. 2. De personer som kommit med vid beredningen visas i listan. Om någon person ska korrigeras, markera personen i listan. Personens värden visas i fälten nedanför och de går att korrigera. Glöm inte att klicka på [Spara]. Ändringar och kontroller kan även göras under knappen [Underlag]. Där syns vad beredningen har summerat ihop under de olika flikarna och vad som ligger till grund för semesterlönen. 3. När man är nöjd med resultatet är det bara att klicka på knappen [Stäng]. Skriv ut När eventuella justeringar är gjorda kan du skriva ut en semesterspecifikation som visar de uppgifter som kommer att överföras till personregistret i samband med uppdateringen. Den kan vara bra att ha om någon undrar över antal dagar de fått eller belopp. 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester och menyvalet Skriv ut. 2. Välj om utskriften ska ske på bildskärm eller skrivare. 3. Markera det semesteravtal som ska skrivas ut i listan. Ska alla med det valda avtalet skrivas ut är det bara att klicka på knappen [OK]. Bocka i alternativet Detaljerad lista för att få med informationen om semestergrundande dagar. Denna listan är även bra att använda till avstämning av semestern vid granskning. Uppdatera När semesterberäkningen är klar ska informationen uppdateras till personregistret. Du kan välja att uppdatera samtliga eller enskilda personer för det semesteravtal som du har valt. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester och Uppdatera. 1. Välj det avtal du vill uppdatera semestervärden för. Endast de personer som har det semesteravtal som du väljer visas i listan. Ska alla i listan uppdateras behövs inget semesteravtal väljas. 2. Du kan välja att uppdatera alla eller markerade anställda i listan. För att kunna välja att endast uppdatera markerade anställda måste du först skifta till alternativet "Markerade". Om du vill selektera ut flera anställda för uppdatering kan du markera en anställd i taget genom att hålla ner F samtidigt som du klickar på de anställda du vill uppdatera. 3. Efter att du valt vilka som ska uppdateras klickar du på knappen [Uppdatera] för att starta överföringen av semesteruppgifterna till personregistret. Kontrollera att nya dagar och Beräknad t o m datum kommit in i personalregistret under fliken semester. Återför uppdaterade Om något större fel i semesterberedning har gjorts, kan du backa den, innan du börjat betala ut semesterdagarna. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester och Återför uppdaterade. Återför alla eller markerad personal enligt ovan. Personalregistret kommer då att återställas till det semesterår som gällde innan uppdateringen och semesterberedningen kan tas bort, justeras eller göras om Sida 1(1)

11 Import av lönearter Supportdokument nr: LON0008 Varje år kommer nya lagar och avtal som påverkar hur lönerna ska räknas fram. Vi uppdaterar ständigt löneartstabellen för att anpassa programmet till nyheterna. När programmet uppdateras sker ingen automatisk uppdatering av lönearterna för att dina egna lönearter eller en befintlig löneart som du ändrat i inte ska skrivas över av misstag. Spärra mot import Börja med att se över era befintliga lönearter i systemet. Via menyrubriken Register, menyalternativ Lönearter kommer du in i löneartsregistret. De lönearter som du skapat själv eller ändrat i bör du sätta en bock i kryssrutan Spärra mot import för att lönearten inte ska skrivas över vid import av nya lönearter. För att uppdatera lönearterna i programmet gör du följande: 1. Gå in under menyrubriken Register, menyalternativet Import, Lönearter i löneprogrammet. 2. Välj mellan att importera direkt från systemregistret eller från din nerladdade fil. 3. Väljer du systemregister anger du vilken tabell du vill importera från och vilken tabell du vill importera till. Väljer du från fil får du ange fil genom att klicka på de tre prickarna till höger och leta upp filen med lönearterna som du laddade ner från vår hemsida. Ange även här vilken tabell du vill uppdatera. Import av lönearter Den senaste löneartstabellen finns alltid inbyggt i programmet som ett systemregister. Du kan uppdatera din egen löneartstabell från detta systemregister. Vill du hellre uppdatera från fil, finns motsvarande fil på vår hemsida under Support - Importfiler. Välj vilken löneartstabell du vill ladda ner. Det är lämpligt att spara filen på skrivbordet. Ibland när man sparar filen föreslår den filformat textfil, ändra till Alla filer.. 4. Kontrollera att du inte har bockat för Töm löneartstabellen innan import om du enbart ska uppdatera den. Tryck [Nästa]. 5. Välj om du vill lägga till nya lönearter, uppdatera existerande och importera löneartsstyrningar. Om du i löneartsregistret bockat av Lönearten används på de lönearter som inte används, kan du välja här om du vill att bocken ska påverkas. Dvs. om alla lönearter ska ha kryssrutan förbockad. 6. Tryck [Slutför]. Efter genomgången är lönearterna och löneartsstyrningarna uppdaterade Sida 1(1)

12 Läsa in CSR-svar Supportdokument nr: LON0038 I löneprogrammet får du hjälp med att hålla personalregistret uppdaterat med rätt skattetabell och rätta jämkningsbeslut för alla anställda. Informationen om de anställda skapas i en fil som skickas till Skatteverket. Funktionen kallas CSR-förfrågan. Innan du kör januari lön, läser du in svaret från Skatteverket i programmet. Svaret består av din fil som Skatteverket har kompletterat med aktuella uppgifter för dina anställda. Två olika filformat CSR-filen finns i två olika filformat, beroende på om du har skickat din förfrågan via CD/diskett eller laddat upp den via Skatteverkets hemsida. När du ska läsa in svaret i Crona Lön, är det viktigt att du väljer rätt filformat. Har du valt fel filformat vid inläsningen av svaret, får du ett felmeddelande. CSR-svar på diskett eller CD Har du skapat din förfrågan på diskett eller CD skiva är filen av filtypen CSR och svaret har filnamnet UBR700U1.CSR. Sätt i disketten eller CD:n i datorn och gör följande: 1. Gå in under menyrubriken Funktioner, menyalternativet CSR, menyval CSR-svar. 2. I rutan Sökväg till filen klickar du på knappen med tre prickar [ ] 3. I rutan filformat väljer du CSR Svarsfil. 4. I draglisten längst upp vid Leta i väljer du var du har filen, 3,5-tumsdiskett (A) eller din CD-enhet. 5. Markera filen UBR700U1.CSR och klicka på knappen [Öppna]. Ser du inte filen? Kontrollera en extra gång att du verkligen har valt filformatet CSR Svarsfil. 6. Välj om du vill förhandsgranska svarslistan eller att skicka den direkt till skrivare. Tryck på knappen [OK]. CSR-svar från Skatteverkets hemsida Har du skickat din förfrågan på Skatteverkets hemsida är filen av filtypen XML. 1. Ladda ner svaret från Skatteverkets e-tjänst och spara på din hårddisk, lämpligen på datorns skrivbord. Filnamnet varierar, så skriv gärna upp det. 2. Gå in under menyrubriken Funktioner, menyalternativet CSR, menyval CSR-svar. 3. I rutan Sökväg till filen klickar du på knappen med tre prickar [ ] 4. I rutan filformat väljer du XML Svarsfil. 5. I draglisten längst upp vid Leta i väljer du var du har sparat filen på hårddisken. Skrivbordet finns längst upp i listan. 6. Markera xml-filen och tryck på knappen [Öppna]. Ser du inte filen? Kontrollera sökvägen en extra gång och att du verkligen har valt filformatet XML Svarsfil. 7. Välj om du vill förhandsgranska svarslistan eller att skicka den direkt till skrivare. 8. Tryck på knappen [OK] Sida 1(1)

13 Fora lönerapportering Supportdokument nr: LON0058 När du göra din årliga lönerapportering till Fora görs det på Foras hemsida. Du tar givetvis ut underlaget från ditt löneprogram. Du ska rapportera vad företaget betalat ut i lön före skatt, dels för alla anställda, dels individuellt för arbetare. Följande uppgifter ska rapporteras: Lön före skatt för varje anställd arbetare oavsett ålder. Speciell kodning av arbetare inom kollektivavtal där Fora administrerar deltidspension. Ange om någon anställd arbetare slutat sin anställning eller blivit tjänsteman och datum för detta. Personuppgifter för nyanställda arbetare under året (och datum för anställningen). Personuppgifter för anställda arbetare som varit för unga för att ingå tidigare. Löner sammanlagt för alla tjänstemän (om sådana finns anställda). Anställd VD i eget fält.fora lönerapportering Om du har avtal med Fora ska du markera detta under menyn Företag, Företagsinställningar. Välj sidomenyn Grundinformation och Försäkringar. Fälten för avtalsnummer och procentsatser aktiveras. Procentsatserna hämtar du från den information som lämnas av Fora och används om du vill bokföra pensionskostnaderna direkt vid lönekörningen. Vilka löneuppgifter som ligger till grund för summering och kontering av Fora styrs sedan av inställningen på varje löneart. Redovisningen görs i tre steg; bereda, granska och skriva ut. Bereda I beredningsfasen går programmet igenom alla lönebesked som blivit uppdaterade under utbetalningsåret och summerar dessa. På varje löneart finns angivet ifall den är grundande för Fora eller inte. Tänk på att det är den aktuella inställningen i löneartsregistret som gäller, inte den som var aktuell när lönebeskedet skapades. Med denna uppbyggnad kan du i efterhand ändra uppgiften för en löneart och göra om beredningen. Har du haft felaktig FORA-val på den anställde under året kan du markera rutan Använd aktuell Foratyp vid beredningen. Granska För att granska Fora uppgifterna måste du först ha gjort en beredning. Därefter kan du göra egna justeringar av den summa som avser en viss kategori. Detta medför att du kan ta med personer i redovisningen som inte alls fått lönen utbetald via löneprogrammet, de måste dock vara upplagda i personalregistret. Gå in under menyn Funktioner, Fora lönerapportering och alternativet Granska. I granskningsbilden redovisas alla de Fora-grundande lönearter som förekommit för en anställd under året. Du kan justera den anställdes sammanlagda lönesumma för en viss Forakategori. Skriva ut Fora lönerapporteringslistorna skrivs ut i klartext på papper. Markera kryssrutan för att också få uppgifter om individuella lönesummor för arbetare på en fil som sedan kan laddas upp på Foras hemsida. Observera att har du inga arbetare skapas ingen fil. Rapporteringen görs på hemsidan, På hemsidan går du in under Företag och Rapportering och där redovisas vad du behöver göra Sida 1(1)

14 Aktuella värden 2016 Supportdokument nr: LON Programvara: Lön, Modell: Alla Prisbasbelopp Prisbasbelopp Inkomstbasbelopp kr kr Arbetsgivaravgifter Ålderspension 10,21 % Sjukförsäkring 4,35 % Arbetsmarknadsavgift 2,91 % Allmän löneavgift 9,88 % Föräldraförsäkring 2,60 % Efterlevandepension 1,17 % Arbetsskada 0,30 % Summa 31,42 % Födda t.o.m 1991 (jan-maj) 25,46 % Födda t.o.m 1991 (juni- 31,42 % Födda ,36 % Födda före ,15 % Skatt på engångsbelopp Förutsätter att personen har sin huvudsakliga inkomst där skatteavdrag görs i kolumn 1, 3 eller % % % % % % % % Sidoinkomst 30 % Traktamenten För att skattefritt traktamente ska utgå krävs att förrättningen sker minst 50 km från arbetsstället/hemmet samt att övernattning sker. Hel dag Halv dag Dag efter 3 månader 220 kr 110 kr 154 kr Inrikes måltidsreduktion Frukost 20 % 44 kr Lunch 35 % 77 kr Middag 35 % 77 kr Utrikes måltidsreduktion Frukost 15 % Lunch 35 % Middag 35 % Kostförmån Frukost Lunch Middag Helt fri kost (kr/dag) 44 kr 88 kr 88 kr 220 kr Bilförmån Andel av prisbasbeloppet 31,7 % + andel av totalpris * statslåneräntan 75 % + andel av totalpris < 7.5 prisbasbelopp 9 % + andel av totalpris > 7.5 prisbasbelopp 20 % Drivmedelsförmån Tjänstebil Privatbil 1,2 * marknadsvärdet marknadsvärdet Bostadsförmån Då marknadsvärdet inte kan fastställas gäller schablonvärden. Förmånsvärdet avser kronor per m² bostadsyta. Första kolumnen avser kr per månad och den senare kr per år. Stor-Stockholm 98 kr kr Stor-Göteborg 92 kr kr Kommun > inv 88 kr kr Övriga kommuner 79 kr 942 kr Utanför tätort 71 kr 854 kr Representation Avdragsgillt belopp exklusive moms. Lunch, middag/supé Frukost Representationsgåva Personalfest (kr per deltagare) Gåvor till anställda Belopp inklusive moms Julgåva Jubileumsgåva Minnesgåva Milersättning Privat bil Tjänstebil, bensin, gas, E85 Tjänstebil, diesel Motorcykel/Mopedbil Moped 90 kr 60 kr 180 kr 180 kr 450 kr kr kr 18,50 kr / mil 9,50 kr / mil 6,50 kr / mil 9,00 kr / mil 4,50 kr / mil Statslåneränta ,65 % ,90 % ,09 % ,49 % ,65 % ,84 % ,20 % ,89 % ,16 % ,54 % ,26 % ,95 % Sida 1(1)