Inför årsskifte i Mamut Lön

Transkript

1

2

3 Innehåll sidan - Frågor & Svar 2 - Import av lönearter 3 - Förändringar i löneartstabellen 3 - CSR Förfrågan 4 - Aktuella värden Nyheter och förändringar 6 - Säkerhetskopiera 8 - Uppdatera/Installera ny version 9 - Rekonstruera 10 - Återställa säkerhetskopia 11 - Kontrolluppgifter 12 - Inställningar som påverkar 12 - Bereda 14 - Granska 15 - Utskrifter för avstämning kontrolluppgifter 16 - Skriv ut 18 - AFA-rapportering till Fora (AMF) 20 - Bereda 21 - Granska 22 - Skriv ut (skapa fil) 22 - Skapa nytt år 23 - CSR Svar 23 - Semesterskuldlista 24 - Januari månads lönekörning 25 - Semesterårsskifte 25 - Bereda 26 - Granska 26 - Skriv ut 27 - Semestermedelslista 27 - Uppdatera 28 - Hälsobokslut 29 Sidan 1 av 29

4 Frågor & Svar? Kan jag göra januarilönen innan jag kör kontrolluppgifter och AFArapportering till Fora?! Ja, det går alldeles utmärkt. Kom ihåg att rapporteringen ska lämnas in senast den 31 januari.? Måste jag uppdatera till den senaste versionen innan jag kör kontrolluppgifter och januarilön?! Det går bra att bereda kontrolluppgifter med höstversionen av programmet. För att januarilönerna ska bli rätt krävs det att du uppdaterar till senaste versionen. Hittar Ni inte CD-skivan som skickats ut finns uppdateringen att hämta på vår hemsida, Jag får ett felmeddelande när jag bereder kontrolluppgifterna. Den klagar på att vissa lönebesked inte är uppdaterade och utskrivna. Hur kommer jag vidare?! Det som krävs av dig för att kontrolluppgifterna ska kunna beredas på ett korrekt sätt är att alla lönebesked har status 5. Skriv upp vilka personer och perioder den varnar för och ta fram de lönebeskeden på skärmen. Kontrollera dess status och se till att alla är röda upp till status 5.? Nu ska jag köra januarilöner men kommer inte åt det nya året. Jag ser bara de gamla lönerna, vad har jag missat?! För att kunna börja arbeta i det nya året måste det skapas först. Då lägger programmet upp en kopia av din löneartstabell. Nya perioder skapas upp enligt de regler du satt upp sedan tidigare m.m. För att skapa ett nytt år gå in under menyrubriken Företag menyalternativ Skapa nytt år. Längst ner i texten syns det vilket år som kommer att skapas.? Varför står det inga nya semesterdagar på lönebeskedet, trots att vårt nya semesterår startat?! En semesterberedning måste alltid göras när semesteråret avslutas. Det finns flera olika semesterår, det är olika hos olika företag så man kan inte generellt säga att nya dagar ska komma in efter årsskiftet. För att få hjälp med semesterårsskiftet finns ytterligare instruktioner längre fram i denna dokumentation. Sidan 2 av 29

5 Import av lönearter Inför varje år kan du behöva se över de lönearter som du använder. Om du använder dig av standardtabellen kan du uppdatera förändrade lönearter genom att importera en ny standardtabell. Om du har lönearter som du inte vill skall påverkas vid en import kan du välja bort dessa genom att markera Spärra mot import i löneartsregistret. För vidare information om import av löneartstabeller se under kapitel 7 i handboken. Import Fil Klicka på knappen [...] för att komma till en dialogruta där du kan leta reda på den katalog där din importfil finns. Importfilen skall ha typ deklarationen "CIE" för Crona Import Export. När du markerar importfilen visar Mamut Lön allmän information om filen med uppgifter om när och var den är skapad. Om du väljer filen och klickar [Öppna] visas samma information i dialogrutan för importen. Välj löneartstabell Vid importen kan du välja till vilken existerande tabell du vill göra importen. Som standard föreslår programmet samma tabell som finns i filen. Om den importerande tabellen inte finns markeras ett alternativ för ny tabell. Lägg till nya lönearter Med detta alternativ styr du importen av nya lönearter som inte finns i din tabell. Uppdatera existerande lönearter Om du kontinuerligt underhåller ditt löneartsregister från ett annat system har du möjlighet att styra om befintliga lönearter skall uppdateras eller inte. Om du har förändrat någon eller några lönearter som du inte vill påverka vid en import kan du spärra dessa så att de inte påverkas, även om du markerar Uppdatera existerande lönearter. Det gör du med hjälp av alternativet Spärra mot import i löneartsregistret. Importera löneartsstyrningar I Mamut Lön finns olika sätt att få in uppgifter i löneregistreringen. Genom guider, importer och kalendarie kan man generera lönearter in i lönebeskeden. För att programmet skall veta vilket löneartsnummer varje händelse skall ha finns en uppsättning löneartsstyrningar. Vid leverans av Mamut Lön finns standardkopplingar för varje händelse till standardlöneartstabellen. Varje händelse består av en kod, beskrivande text på händelsen och löneartsnummer med tillhörande löneartsnamn. Om du vid import av löneartstabellen vill kunna utnyttja ovanstående funktioner måste det i den importerande filen finnas löneartsstyrningar som du skall välja att importera. Du kan ändra och komplettera löneartsstyrningar i registret över dessa. Sidan 3 av 29

6 CSR förfrågan (Centrala skatteregistret) I Mamut Lön får du hjälp att hålla alla anställda uppdaterade med rätt skattetabell och jämkning. Information om de anställda skapas på en diskett som du sedan skickar till Skatteverket. Du erhåller samma diskett i retur och efter inläsningen i programmet har du fått aktuella uppgifter för skattetabell och ev. jämkningar uppdaterade i personregistret. Mamut Lön gör en förfrågan på det företag som du står i. Har du flera företag byter du till nästa bolag och upprepar funktionen. Disketten kommer att innehålla flera företag. Du får alltid ut en lista över alla anställda som omfattas av CSR förfrågan. Du bör skicka in din CSR förfrågan före vecka 46 för att Skatteverket ska kunna garantera att du får tillbaka svarsdisketten före december månads utgång. För att göra en CSR förfrågan gör enligt följande: 1. I registreringsbilden väljer du menyrubrik Funktioner menyalternativ CSR och menyval CSR förfrågan. 2. Markera om du vill ha en utskrift och om den skall ske till bildskärm eller skrivare direkt. 3. Om CSR-förfrågan skall ske via diskett markerar du Skapa csrfil och anger aktuell diskenhet. 4. Klicka på knappen [OK]. Du får fram en lista på alla anställda i företaget och disketten skapas om du valt detta. Adressen dit disketten ska skickas visas i ett meddelande. Märk disketten med dina företagsuppgifter så som företagsnamn, adress, telefon, kontaktperson och organisationsnummer. Listan omfattar alla anställda utom de som slutat enligt avgångsdatum och för vilka du inte är huvudarbetsgivare. Dessa skrivs ut på pappret men kommer ej med på disketten. För instruktioner vid CSR Svar se längre fram i nyhetsbrevet. Sidan 4 av 29

7 Aktuella värden 2005 Prisbasbelopp Prisbasbeloppen har ökats till år 2005 Prisbasbelopp Förhöjt prisbasbelopp Inkomstbasbelopp kr kr kr Arbetsgivaravgifter Ålderspension 10,21 % Sjukförsäkring 10,39 % Arbetsmarknadsavgift 4,45 % Allmän löneavgift 3,07 % Föräldraförsäkring 2,20 % Efterlevandepension 1,70 % Arbetsskada 0,68 % Summa 32,46 % Arbetsgivaravgift (födda 1938) 26,37 % Särskild löneskatt 24,26 % Företagsstöd (generellt) 5,00 % - takbelopp per månad kr Skatt på engångsbelopp % % % % % % % % Sidoinkomst 30 % Traktamenten För att skattefritt traktamente ska utgå krävs att förrättningen sker minst 50 km från arbetsstället/hemmet samt att övernattning sker. Hel dag Halv dag Dag efter 3 månader 200 kr 100 kr 140 kr Inrikes måltidsreduktion Frukost 20 % 40 kr Lunch 35 % 70 kr Middag 35 % 70 kr Utrikes måltidsreduktion Frukost 15 % Lunch 35 % Middag 35 % Kostförmån Det blir dyrare att få maten betald av arbetsgivaren. Frukost Lunch Middag Helt fri kost (kr/dag) 32 kr 64 kr 64 kr 160 kr Drivmedelsförmån Tjänstebil 1.2 * marknadsvärdet Privatbil marknadsvärdet Bostadsförmån Då marknadsvärdet inte kan fastställas gäller schablonvärden. Förmånsvärdet avser kronor per m² bostadsyta. Första kolumnen avser kr per månad och den senare kr per år. Stor-Stockholm 74 kr 896 kr Stor-Göteborg 71 kr 859 kr Kommun > inv 66 kr 792 kr Övriga kommuner 61 kr 733 kr Utanför tätort 54 kr 659 kr Representation Avdragsgillt belopp exklusive moms. Lunch, middag/supé Frukost Representationsgåva Personalfest (kr per deltagare) Gåvor till anställda Belopp inklusive moms Julgåva Jubileumsgåva Minnesgåva Milersättning Privat bil Tjänstebil, bensin Tjänstebil, diesel 90 kr 60 kr 180 kr 180 kr 400 kr kr kr 16 kr / mil 9 kr / mil 6 kr / mil Statslåneränta % % % % Sidan 5 av 29

8 Nyheter och förändringar Licenshantering Som alla märkt har vi inte skickat ut några röda licensdisketter tillsammans med avtalsfakturorna i år. Det beror på att vi förenklar licenshanteringen så att den sker över Internet. Ni som inte har datorn med löneprogrammet kopplat till Internet kan även i framtiden få licensen på diskett, CD-skiva eller översänd via e-post. Säkerhetskopiering En annan nyhet är en helt omskriven funktion för säkerhetskopiering. Du kan nu säkerhetskopiera till valfritt media diskett, CD-skiva, USB-pinne eller annan plats inom ditt lokala nätverk. Funktionen är nu också uppbyggd som en guide, vilket underlättar handhavandet. Se nu till att det blir en vana att alltid ta en säkerhetskopia innan du lämnar programmet! Arbetstidsschema Med den nya versionen av löneprogrammet har det tillkommit möjlighet att skriva ut arbetstidsschemat. Retroaktiv Lön Ibland dröjer det innan löneförhandlingen är klar och ofta är det så att en del lönehöjningar skall gälla retroaktivt, d.v.s. på lön som redan betalats ut. Du måste då gå igenom alla lönebesked under den aktuella tiden och beräkna hur mycket månadslön, timlön, sjuklön, övertid, etc. som de anställda skulle ha haft enligt det nya avtalet och sedan betala ut eller dra av mellanskillnaden. Detta är ett grannlaga arbete som datorn gör både bättre och säkrare. I Mamut Lön görs detta numera med automatik via hjälp av guiden Retroaktiv lön. Guiden undersöker alla lönebesked för den aktuella perioden avseende de personer som omfattas av avtalsförändringen. Lönebeskeden räknas om med hänsyn till förändringen och mellanskillnaden påförs kommande lönebesked. Mellanskillnaden hamnar på speciella lönearter för retroaktiv lön. Förskott Även funktionen för förskott har fått sig en ansiktslyftning. Den är också den helt omskriven och är nu uppbyggd som en guide. I guiden kan du skapa en utbetalningsfil till banken för en eller flera personer. Nu finns också en historik och funktion för att skapa ett löneuppdrag för återbetalning. Fackförenings-/granskningavgiftsslista Båda dessa utskrifter har fått en ny styrning av vilken eller vilka lönearter som ligger till grund för de uppgifter som skall skrivas ut på listorna. På lönearten för avgifterna skall du ändra uppgiften Löneartsklass som finns i fliken Statistik till alternativet "Nettolön - Fackavgift" eller "Nettolön - Granskningsavgift". Utskrift skattespecifikation För att redovisa den totala lönekostnaden för dina anställda kan du välja att skriva ut en skattespecifikation, helt enligt anvisningar från Svenskt Näringsliv, på lönebeskedet. Du ställer in valet i funktionen för utskrift av lönebesked under fliken Blankett. Sidan 6 av 29

9 Nytt val till Bankgirocentralen Du har fått ett nytt alternativ för att skapa en fil till Bankgirocentralen. Den har benämningen "Bankgirot KI (nya)" och vad som skiljer i förhållande till den gamla är att även ditt bankgironummer skrivs med i filen. Om du har haft alternativet "Bankgirot KI" innan uppdateringen måste du kontrollera denna inställning och ev. ändra till "Bankgirot KI (gamla)" för att sändningen av din bankfil skall fungera på samma sätt som tidigare. Sök Anställlda Funktionen för att söka efter anställda har fått en ny dialogruta där samtliga anställda finns uppräknade med uppgift om anställningsnummer, namn och personnummer. Den når du från samtliga fält för anställningsnummer med funktionstangenten <F3> eller kommandoknappen med en kikare. I registreringsbilden kan du också använda menyalternativet Visa Personal under Register. När du har valt sorteringsordning i dialogrutan kan du söka efter en anställd genom att skriva in inledande tecken enligt den valda sorteringsordningen. Allt eftersom du skriver in tecken förflyttar sig programmet till matchande uppgift. Den tidigare knappen med pilupp/pilner har ersatts med en kikare. Om du tidigare har använt knappen pil upp/pil ner för att bläddra bland dina anställda rekommenderar vi att du använder <Pil upp> / <Pil ner> på tangentbordet. Sök Lönearter Funktionen för att söka efter lönearter har fått en ny dialogruta där samtliga aktiva lönearter finns uppräknade med uppgift om löneartsnummer, benämning och löneartstyp. Den når du från samtliga fält för löneartsnummer med funktionstangenten <F3> eller kommandoknappen med en kikare. I registreringsbilden kan du också använda menyalternativet Visa Lönearter under Register. När du har valt sorteringsordning i dialogrutan kan du söka efter en löneart genom att skriva in inledande tecken enligt den valda sorteringsordningen. Allt eftersom du skriver in tecken förflyttar sig programmet till matchande uppgift. Den tidigare knappen med pilupp/pilner har ersatts med en kikare. Om du tidigare har använt knappen pil upp/pil ner för att bläddra bland dina anställda rekommenderar vi att du använder <Pil upp> / <Pil ner> på tangentbordet. Löneperiod Fältet för löneperiod har ersatts med en combobox. Om du expanderar denna ser du personens löneperioder i utbetalningsordning. Det innebär att om du har haft en extra löneperiod hamnar den i mellan övriga löneperioder. Nytt Behörighetssystem Från version 2004.B har vi byggt om behörighetssystemet. Det innebär att efter uppdateringen har du blivit av med ditt lösenord. För att få tillbaka detta skall du gå till funktionen Behörighetssystem under menyalternativet Inställningar och koppla på behörighetssystemet. När du på nytt kommer in i programmet skall du gå till menyalternativet Inställningar och Lösenord där du kan byta tillbaka till ditt gamla lösenord. Sidan 7 av 29

10 Säkerhetskopiera Säkerhetskopiera ofta, gärna innan uppdateringar, kontrolluppgifter och efter att lönekörningen är klar. Säkerhetskopiering kan göras antingen med den funktion som finns i Mamut Lön eller med ett fristående program. Mamut Löns interna säkerhetskopiering ger dig möjlighet att kontinuerligt sköta din säkerhetskopiering. Du kan välja att kopiera/återställa enskilda eller alla företag. Funktionen för säkerhetskopiering ger dig möjlighet att kopiera till/från diskett, internt på hårddisk eller till en server (nätverksenhet). 1. Välj menyrubriken Företag, Säkerhetskopiera och Skapa. Fram kommer första bilden i guiden för säkerhetskopiering. För att komma vidare i guiden klickar du på [Nästa]. 2. I listan över företagsval skall du markera, genom att bocka för, vilket eller vilka företag som skall säkerhetskopieras. 3. Vid säkerhetskopieringen kan du välja att kopiera Systemregister. Det är de uppgifter som är generella för alla företag så som skattesatser, traktamenten, bilersättningar etc. För att komma vidare i guiden klickar du på [Nästa]. 4. Beroende på om du har valt att kopiera mer än ett bolag ställer Mamut Lön en fråga om hur du vill spara säkerhetskopian, en gemensam fil eller en fil per valt företag. En fil är lättare att handha men vill du enkelt kunna återställa enskilda företag bör du välja alternativet en fil per företag. 5. Har du valt att skapa en gemensam fil av hela säkerhetskopian skall du välja var säkerhetskopian skall skapas och vilket filnamn du vill ge den. Som förslag ger Mamut Lön alltid filnamnet "Mamut Lön-ååmmdd_ttmm.zip" där "ååmmdd" är dagens datum och "ttmm" tidpunkten när funktionen startades. Om du vill byta sökväg och/eller filnamn för säkerhetskopian klickar du på knappen [...]. Fram kommer en dialogruta där du kan välja katalog och ange filnamn för din säkerhetskopia. Har du valt att skapa en säkerhetskopia med en fil per valt företag skall du välja sökväg där säkerhetskopian skall skapas. Om du vill byta sökväg för säkerhetskopian klickar du på knappen [...]. Varje företag skapas med ett filnamn "Mamut Lön-xxxx.zip" där "xxxx" är företagets ID beteckning. I båda alternativen kan du välja att ange ett eget namn på säkerhetskopian. Detta ger dig möjlighet att enkelt skapa flera generationer av säkerhetskopior. 6. I den sista delen av guiden beskrivs de villkor som du har valt för äkerhetskopian. För att starta kopieringen klickar du på knappen [Slutför]. Under kopieringen följer du de eventuella instruktioner som Mamut Lön ställer. Sidan 8 av 29

11 Uppdatera / Installatera från CD-skivan 1. Sätt i CD-skivan i CD-enheten. 2. Om installationsprogrammet inte startas automatiskt kör Setup.EXE från CD-skivan genom att välja Kör i startmenyn och ange D:Setup (D kan behöva bytas ut mot din enhetsbokstav för CD enheten). 3. Välj land och produkt att installera och följ installationsprogrammets anvisningar. Vid uppdatering av redan installerat program, kontrollera noga att uppdateringen sker på den plats där den tidigare installationen ligger. Uppdatering via Internet Kunder med serviceavtal kan hämta senaste versionen av programvaran på vår hemsida Kontrollera att du har en giltig licens innan uppdatering. Väl inne på hemsidan klicka på Support och Ladda ner senaste version. Välj Mamut Lön och tryck på Ladda ner. Spara filen i valfri mapp. När hämtningen är klar dubbelklicka på filen som heter install.exe i den mapp som du valt. Välj produkt att installera och följ installationsprogrammets anvisningar. Var noggrann med att kontrollera sökvägen som föreslås i guiden, om den är fel kommer ni att erhålla en nyinstallation på den sökväg som valts. Sidan 9 av 29

12 Rekonstruera Rekonstruera är en funktion som du kan ha mycket nytta av. Utifrån alla registrerade lönebesked räknar programmet om olika uppgifter i databasen. Ändras förutsättningarna för att lämna årets kontrolluppgifter på ett sådant sätt att de påverkar registrerade lönebesked måste programmet få möjlighet att justera dessa. Då ska en rekonstruktion av det aktuella inkomståret göras för att alla uppgifter ska bli rätt. Vidare kan semester, bokföringsunderlag och ackumulatorer skapas om. Rekonstruktionen genomförs årsvis. Behöver du rekonstruera något annat år än innevarande år måste du först byta år. Funktionen är uppbyggd som en guide där programmet ställer olika frågor allt eftersom du väljer vilka delar som skall rekonstrueras. Följ nedanstående instruktioner för att rekonstruera inför kontrolluppgiftsberedningen. Rekonstruktion av ackumulatorer En rekonstruktion avser normalt hela innevarande kalenderår men bokföringen kan rekonstrueras på andra tidsperioder. Ta gärna en säkerhetskopia innan du kör Guiden Rekonstruera. Rekonstruktion av ackumulatorer gör du under Menyrubrik Företag menyalternativ Rekonstruera. En Guide lotsar dig igenom rekonstruktionen. Rekonstruktion av ackumulatorer gör om beräkningar och summeringar från uppdaterade lönebesked. Därmed rättas eventuella fel i ackumulatorerna. En rekonstruktion ändrar inga summeringar på lönebesked som har status 2 eller högre. Det skadar aldrig att göra en rekonstruktion av ackumulatorerna. Du kan göra det hur ofta du vill. Uppstår det tvetydiga siffror vid någon utskrift? Gör en rekonstruktion och därefter en ny utskrift och kontrollera siffrorna igen. Sidan 10 av 29

13 Återställa säkerhetskopia När du har behov av att återställa en säkerhetskopia kan du enkelt göra detta i guiden återställa säkerhetskopia. Om du har tagit säkerhetskopia på flera företag kan du återställa enskilda företag. Du kan också kopiera in ett företag som inte finns upplagt i Mamut Lön sedan tidigare. Du kommer till funktionen för återställning genom att: 1. Välj menyrubriken Företag alternativet Säkerhetskopiera, Återställa. Fram kommer första bilden i guiden för återställning. För att komma vidare i guiden klickar du på [Nästa]. 2. För att återställa en säkerhetskopia måste du först välja den fil som innehåller den tagna säkerhetskopian. Genom att klicka på knappen [...] kommer du till den enhet/katalog där den senaste säkerhetskopian togs. Markera den fil som innehåller informationen som du vill återställa och klicka på knappen [Öppna]. OBS! Om du inte kommer vidare när du klickar på [Nästa] hittar Mamut Lön inte någon fil att återställa. 3. Om du har valt en fil som innehåller flera företag visar Mamut Lön en lista med företagsval. Du skall markera, genom att bocka för, vilket eller vilka företag som skall återställas. Vid återkopieringen kan du välja att återställa "Systemregister". Det är de uppgifter som är generella för alla företag. Om du har valt en fil som endast innehåller ett enskilt bolag kommer du direkt till sista bilden i guiden. 4. I den sista delen av guiden beskrivs de villkor som du har valt för återställningen. För att starta återkopieringen klickar du på knappen [Slutför]. Under kopieringen följer du de eventuella instruktioner som Mamut Lön ställer. Sidan 11 av 29

14 Kontrolluppgifter Kontrolluppgift ska lämnas enligt lagen om självdeklarationer och kontrolluppgifter. I första hand ska arbetsgivare lämna kontrolluppgifter för den som har fått lön arvode andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst. Kontrolluppgifterna för inkomståret ska normalt lämnas i månadsskiftet januari/februari. Uppgifterna lämnas på särskild blankett som skickas direkt till det skattekontor där företaget är registrerat. Sker redovisning via ADB-medium t ex. diskett skickas disketten med kontrolluppgifterna till Riksskatteverkets inläsningsställe. Inga brev eller meddelanden får bifogas med mediet, eftersom ingen ärendehandläggning förekommer vid inläsningsstället. Om du vill lämna något meddelande tillsammans med kontrolluppgiften, ska du skicka det till ditt skattekontor. Kontakta närmaste skattekontor för ytterligare upplysningar. ADB-mediet ska förses med en yttre etikett som ska innehålla följande uppgifter: Att innehållet är kontrolluppgifter (skriv KU). Produktion eller test. Namn, adress och telefonnummer till kontaktperson (viktigt om mediet är oläsligt). Person- eller organisationsnummer för medielämnaren. Skatteavdrag och lönebelopp som redovisas i kontrolluppgiften ska i regel stämma överens med de skatteavdrag och avgiftspliktiga ersättningar som redovisats i skattedeklarationerna för samma år. Inställningar som påverkar kontrolluppgifter Var och en av de anställda i personregistret bör ha riktiga inställningar under fliken Skatt. Det gör skatteavdraget blir rätt på de anställdas lönebesked. Sidan 12 av 29

15 Dessutom är det oerhört viktigt att alla lönearter som används har rätt inställningar. Fälten Skattepliktig och Kontrolluppgift påverkar i högsta grad kontrolluppgifterna. Normalt sett är standardtabellen rätt inställd och den underhålls vid förändringar. Det är viktigt att ta reda på vad som gäller då man ändrar eller skapar egna lönearter. Har du haft fel inställningar på en löneart under året kan du justera detta i efterhand. Byt kontrolluppgiftsnummer på lönearten i löneartsregistret. Gör om beredning av kontrolluppgifter, alternativt kan du justera eventuella felaktigheter i funktionen Granska Kontrolluppgifter. Ovanstående funktioner beskrivs längre fram i informationen. För att lönebeskeden skall komma med i beredningen av kontrolluppgifter krävs det att lönebeskeden är uppdaterade och att de är röda ända upp till status 5. Förekommer det några felaktigheter under beredningen redovisas dessa i en dialogruta efter genomgången och den skapade kontrolluppgiften markeras som spärradc. Sidan 13 av 29

16 Bereda kontrolluppgifter I Mamut Lön kan man skapa kompletta kontrolluppgifter enligt de lönebesked som har utbetalningsdatum under inkomståret. Kontrolluppgifterna redovisas med fördel på diskett som skickas till Skatteverket. Följ anvisningarna nedan för att bereda kontrolluppgifter. 1. Gå till menyrubriken Lönekörning. Välj menyalternativ Kontrolluppgift, menyval Bereda. 2. Ange det inkomstår som du vill bereda kontrolluppgifter för. Starta beredningen genom att klicka på [OK]. Hur lång tid beredningen tar beror på hur många anställda och antalet lönebesked som du har haft under året. Om du under inkomståret vill stämma av uppgifterna till kontrolluppgifter kan du skapa dessa utan att lönebeskedens status uppdateras. Detta gör du genom att bocka för Preliminär. När du skapar årets kontrolluppgifter i Mamut Lön summeras inkomstuppgifterna och statusläget för alla lönebesked under det valda inkomståret uppdaterats till statusläge 6, kontrolluppgift. Därefter kan du sedan kan granska eller skriva ut kontrolluppgifterna. Sidan 14 av 29

17 Granska kontrolluppgifter Efter att du har skapat kontrolluppgifter kan du kontrollera och bearbeta dessa. Endast anställda som har haft inkomst under redovisningsåret skapas. Om du vill lägga till eller ta bort kontrolluppgifter för olika personer kan du göra det under menyrubriken Kontrolluppgift menyval Granska. Du börjar granska kontrolluppgifterna med att hämta fram den anställde för vilken du skall kontrollera eller förändra informationen. Detta kan du göra genom att: - Ange personens anställningsnummer i fältet Anställningsnr. - Klicka i fältet för anställningsnummer och du får fram en översikt på dina anställda med anställningsnummer, namn och personnummer. Du bläddrar mellan dina anställda med tangenterna [Pil Upp] respektive [Pil Ner]. Om det i samband med beredningen kommit fram någon anmärkning på personen markeras kontrolluppgiften som spärrad. Efter korrigering av kontrolluppgiften kan du manuellt avmarkera spärrningen så att kontrolluppgiften hanteras korrekt vid utskrift och skapande av diskett. Kontrollera kontrolluppgiftens värden och markeringar på eventuella förmåner och kostnadsersättningar som den anställde har erhållit under året. Korrigera de värden och markeringar som är felaktiga. När kontrolluppgiften är klar uppdaterar du genom att klicka på knappen [Spara]. För att ta bort en kontrolluppgift skall du ta fram den anställde som du vill ta bort och klicka på knappen [Ta bort]. För personer bosatta i utlandet ska kontrolluppgiften skrivas ut och redovisas på separat blankett, klicka på knappen [Skriv ut]. Glöm inte att ta bort deras kontrolluppgift när den skrivits ut. De ska ej med på ADB-medium. Sidan 15 av 29

18 Utskrifter för avstämning av kontrolluppgifter För att på ett enkelt sätt kunna stämma av årets kontrolluppgifter finns det några utskrifter som du bör känna till. Sammandrag kontrolluppgifter Vid utskrift av kontrolluppgifter kan du skriva ut ett sammandrag av samtliga kontrolluppgifter. Denna sida innehåller summeringar för varje summerbar uppgift från kontrolluppgifterna. Detaljerad lista kontrolluppgifter I samma funktion kan du skriva ut en detaljerad lista, om du mer ingående vill kontrollera en eller flera personers kontrolluppgifter. På listan skrivs samtliga lönearter som en person har erhållit under inkomståret. Listan är sorterad efter kontrolluppgiftsnummer och summering per kontrolluppgiftsnummer. Bruttolönelista För att få en översikt över personalens bruttolöner och preliminärskatter kan du skriva ut en bruttolönelista. Väljer du att skriva ut denna lista som detaljerad erhåller du en utskrift där du ser varje löneperiods bruttolön och preliminärskatt. Årssammandrag skattedeklarationer För att kunna stämma av erhållna totaler från sammanställningen av alla kontrolluppgifter skall du skriva ut ett årssammandrag över samtliga skattedeklarationer under året. Sidan 16 av 29

19 Ny kontrolluppgift För att lägga till en anställd och skapa en kontrolluppgift klickar du på knappen [Ny]. I dialogrutan syns en förteckning över de anställda som inte har någon kontrolluppgift skapad. Välj person för vilken du vill skapa en kontrolluppgift och klicka på knappen [OK]. Fyll därefter i de uppgifter som skall lämnas till skattemyndigheten. Om personen ännu inte är upplagt i personalregistret måste det göras först. Gå in under menyrubriken Register menyalternativ Personal klicka på knappen [Ny] och lägg upp den anställde. Återgå sedan till att granska kontrolluppgifterna och följ instruktionen ovan. Rättelse av kontrolluppgift I det fall som du har sänt en felaktig kontrolluppgift till skatteverket och vill korrigera denna går du in under menyrubrik Lönekörning, menyalternativ Kontrolluppgift och menyval Granska. Rätta värdena och ange dagens datum som rättelsedatum i ruta 40. Om du vill skriva ut den anställdes kontrolluppgift på blankt papper direkt klickar du på knappen [Skriv ut]. För att skriva ut kontrolluppgiften igen och skapa en ny diskett med rättelsen gå till registreringsbilden. Välj menyrubriken Lönekörning, menyalternativ Kontrolluppgift och menyval Skriv ut. I samband med utskriften och skapandet av ny diskett måste du ange det rättelsedatum som finns i ruta 40 på kontrolluppgiften i fältet Rättelsedatum. Då kommer endast de kontrolluppgifter med angivet rättelsedatum med. Om det är första gången kontrolluppgiften skrivs ut och skickas lämnar du fältet blankt. Sidan 17 av 29

20 Skriva ut kontrolluppgifter När alla kontrolluppgifterna är klara för utskrift och ska skapas på diskett gör enligt följande. 1. Gå in under menyrubriken Lönekörning, menyalternativ Kontrolluppgift och menyval Skriv ut. 2. Ange om du inte vill ha någon utskrift, vill göra utskriften till bildskärm eller till skrivaren direkt. 3. Markera om du vill skriva ut ett sammandrag av samtliga kontrolluppgifter. Denna sida innehåller summeringar för varje summerbar uppgift från kontrolluppgifterna. Denna sida är mycket bra att ha för att kunna stämma av dina kontrolluppgifter mot skattedeklaration och bokföring. 4. Om du mer ingående vill kontrollera en eller flera personers kontrolluppgifter kan du skriva ut en detaljerad lista på skapade kontrolluppgifter. På listan skrivs samtliga lönearter som en person har erhållit under inkomståret. Listan är sorterad efter kontrolluppgiftsnummer och summering per kontrolluppgiftsnummer. 5. Välj på vilken blankett du vill att kontrolluppgiften skall skrivas ut. Du kan välja på Blankt papper eller Monomail. Väljer du Monomail skrivs kontrolluppgifterna ut på ett A4-ark som du kan försluta till ett brev. Vid utskrift av Monomail kan du välja att skriva ut en bild som Porto betalt, om nu inte det finns förtryckt på blanketten. Sidan 18 av 29

21 6. Om du vill skapa en fil med alla kontrolluppgifter markerar du Skapa KU-fil. Därefter ska du ange var filen skall skapas. Klickar du på knappen [...] så kan du välja den katalog eller enhet där filen skall skapas. 7. Ange det inkomstår som utskriften skall avse. 8. För att selektera på anställningsnummer skall du först markera att detta skall göras. Därefter kan du välja intervall av anställningsnummer. Anges ingen markering kommer samtliga anställda med som har fått någon form av ersättning under året. 9. Rättelse av kontrolluppgift. Selektering på rättelsedatum gör du i det fall du redan sänt en kontrolluppgift till skatteverket och av någon anledning vill korrigera denna. I samband med utskrift eller skapande av ny diskett måste du ange det rättelsedatum som du har angivit vid bearbetning av kontrolluppgiften. Om det är första gången kontrolluppgiften skickas lämnar du fältet blankt. 10. Markera om du vill inkludera spärrade och ev. felaktiga kontrolluppgifter i KU-filen. Läs mer om detta under Stycket Granska kontrolluppgifter. 11. Starta utskriften genom att klicka på [OK]. Nu skapas KU-filen och ev. utskrifter skickas till skrivaren. När filen är skapad visas en meddelande ruta med de uppgifter som ska stå på mediets etikett samt adressen till inläsningscentralen dit ditt media ska skickas. Inga brev eller meddelanden får bifogas med mediet, eftersom ingen ärendehandläggning förekommer vid inläsningsstället. Om du vill lämna något meddelande tillsammans med kontrolluppgiften, ska du skicka det till ditt skattekontor. Kontakta närmaste skattekontor för ytterligare upplysningar. Sidan 19 av 29

22 AFA-rapportering till Fora (AMF) Viktig information Fora Försäkringscentral presenterar en ny tjänst som innebär att du kan lämna årets slutliga löneuppgifter direkt på Foras hemsida istället för att fylla i och skicka in blanketter. Detta gäller alla företag upp till 200 anställda som tidigare rapporterat dessa uppgifter till Fora. För större företag finns det möjlighet att rapportera via fil. 21-åringar Endast namn och personnummer på de anställda som är fyller 21 under inkomståret rapporteras. Dessa omfattas inte av Avtalspensionen SAF-LO men det är viktigt att deras namn och personnummer lämnas så att de får möjlighet att välja pensionsförvaltare nästa år. AFA försäkring Mamut Lön har full hantering av AFA försäkringarna. Om du har tecknat en AFA försäkring skall du markera Försäkring tecknad under menyrubrik Företag, menyalternativ Företagsinställningar. Välj fliken Grundvärden bocka i Försäkring tecknad. Fälten för avtalsnummer och procentsatser för olika AFA grupper aktiveras. Procentsatserna för arbetare och tjänstemän hämtar du från den information som lämnas av FORA försäkringscentral. Vilka löneuppgifter som ligger till grund för summering och kontering av AFA styrs sedan av inställningen på varje löneart. AFA hanteringen görs i tre steg, bereda, granska och skriva ut. Sidan 20 av 29

23 Bereda I beredningsfasen går Mamut Lön igenom alla lönebesked som blivit uppdaterade under utbetalningsåret och summerar dessa till redovisningen av AFA uppgifter. På varje löneart finns angivet ifall den är grundande för AFA eller inte. Tänk på att det är den aktuella inställningen i löneartsregistret som gäller, inte den som var aktuell när lönebeskedet skapades. Med denna uppbyggnad kan du i efterhand ändra uppgiften Fora AFA grundande för en löneart och göra om beredningen. Starta beredning 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Fora AFA Underlag och menyval Bereda. 2. Välj Utbetalningsår och eventuellt Anställningsnummer (om bara en anställd ska beredas). 3. Om du på någon person har haft en felaktig inställning på Fora AFA-Försäkring i personregistret under utbetalningsåret kan du markera Använd aktuell Fora-typ. Programmet använder då de aktuella inställningar du har på varje person i personregistret. 4. Klicka på Slutför. Vid beredningen summeras beloppen för alla lönearter som är Fora AFA-grundande till den Fora-kategori som aktuell person tillhörde när lönebeskedet skapades. På detta sätt blir summeringen korrekt även om en anställd har ändrat tillhörighet till Fora AFA-kategori under året. Uppstår något problem under själva beredningen lämnas meddelande om detta. Sidan 21 av 29

24 Granska För att granska Fora AFA uppgifter måste du först ha kört en beredning. 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Fora AFA-underlag och menyval Granska. Efter beredningen kan du göra egna justeringar av den summa som avser en viss Fora-kategori. Detta medför att du kan ta med personer i AFA redovisningen som inte alls fått lönen utbetald via Mamut Lön, de måste dock vara inlagda i personalregistret. I granskningsbilden redovisas alla de Fora AFA-grundande lönearter som förekommit för en anställd under året. Du kan justera den anställdes sammanlagda lönesumma för en viss Fora AFA-kategori. Skriva ut Fora AFA listorna skrivs ut på blankt papper. Ett annat alternativ är att redovisa AFA uppgifterna via fil som skickas till FORA försäkringscentral. 1. Väljer menyrubriken Funktioner, menyalternativ Fora AFA-underlag och menyval Skriv ut. 2. Bocka i alternativet Redovisa Fora på disk. Välj var filen ska sparas genom att trycka på knappen [ ], markera en mapp eller enhet och tryck OK. För att starta utskriften klicka på knappen [OK]. Sidan 22 av 29

25 Skapa nytt år Innan löner kan köras på nästa år måste året först läggas upp. Vid uppläggning av ett nytt år kopieras löneartstabeller, standardlönebesked och ingående saldon från föregående år. Löneperioder och skatteperioder skapas med samma inställningar som föregående år. Det är inte nödvändigt att alla löner är färdiga på det gamla året. Det går bra att arbeta flera år parallellt. 1. Gå in under menyrubriken Företag, menyalternativ Skapa nytt år. 2. Kontrollera att det är rätt år som skapas genom att titta längst ner i texten. 3. Klicka på knappen [Slutför] CSR Svar När disketten som skickats till skatteverket kommer tillbaka ska den läsas in i systemet så att alla anställda uppdateras med rätt skattesatser och eventuella jämknings beslut. Sätt in disketten i datorn och gör enlig följande: 1. Gå in under menyrubriken Funktioner, menyalternativ CSR, menyval CSR Svar. 2. En sökväg föreslås som stämmer då en inläsning sker från diskett. Klicka på knappen [OK]. Sidan 23 av 29

26 Semesterskuldlista Innan det nya året påbörjas och eventuellt semesterårsskifte körs är det lämpligt att skriva ut en semesterskuldslista. Då skrivs en komplett förteckning ut över den semesterlöneskuld som företaget har till de anställda. Semesterskulden kan bokas upp antingen automatiskt av löneprogrammet eller via en så kallad automatkontering i ert bokföringsprogram. Har man en sådan uppräkning rekommenderar vi att en avstämning görs mellan semesterskuldslistan och eventuell uppbokad semesterskuld. Normalt sett görs detta en gång om året och justeringen görs i samband med bokslutet. Kontakta företagets revisor för att få veta vad som gäller för ert företag. Skriva ut semesterskuld 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester, menyval Semesterskuld. 2. Välj om utskriften ska ske på skrivare eller bildskärm. 3. I fältet Per datum per vilket datum som du vill skriva ut en semesterskuldslista. Har du skapat underlag genom att först bereda semesterskulden måste du ange samma datum som det slutdatum du angav vid beredningen. 4. Det finns möjlighet att välja anställningsnummer, avdelning eller de båda kategoriuppgifterna för urval om du endast vill att vissa anställda ska komma med på listan. 5. Under stycket inställningar finns valet Hämta uttagna dagar från personregistret. Det innebär att då lönearter ej används för att minska semesterdagarna kan semesterskulden hämta aktuella inmatade uppgifter från personregistret. Första året man använder programmet kan det valet behövas eftersom ingen historik finns att tillgå bakåt i tiden. Att bocka i Använda redan gjord beredning är ovanligt. Men om korrigeringar behövs så gör man dessa precis som när man granskar semestern vid ett semesterårsskifte. Sedan skrivs listan ut med en bock i denna rutan. Sidan 24 av 29

27 Januari månads lönekörning Lönekörningen genomförs precis som vanligt men med en skillnad. För att kunna köra löner i det nya året krävs det att man är inne i rätt år. Gå in under menyrubrik Företag, menyalternativ Välj år. Välj det aktuella året i fältet Byt till år och klicka på knappen [OK]. Längst uppe till vänster i den blå programlisten syns vilket år man är inne i. Semesterårsskifte När det är dags att ge de anställda nya semesterdagar ska ett semesterårsskifte göras. Oavsett om ni använder semesterår eller kalenderår som intjänande år fungerar de nedanstående instruktionerna. Det är bara att välja de datum och avtal som är rätt för mitt företag. Programmet kan räkna fram underlag till semesterberäkningen. Endast de anställda som har det semesteravtal du väljer vid beredningen kommer att ingå i semesterberäkningen. För att kontrollera vilken semesterberäkning som är valt på en person gå in i personregistret under fliken semester. Arbetet med semesterberäkningen är uppdelade i fyra moment enligt följande: Bereda, Granska, Skriv ut och Uppdatera. Ett femte moment som kan vara användbart är att du kan återföra ett uppdaterat semesteravtal. I Mamut Lön finns generella semesteravtal fördefinierade för samtliga företag. För att förändra ett semesteravtal kan du per företag gå in under menyrubrik Register, menyalternativ Semestervärden. Semestervärden på ett och samma avtal kan alltså skilja sig åt mellan olika företag. Sidan 25 av 29

28 Bereda 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester och menyval Bereda. 2. Välj det semesteravtal som ska beredas. Du för göra en semesterberedning för varje avtal som du har. 3. I Start- / Slutdatum anges det start och slutdatum för de utbetalade lönebeskeden som du vill ackumulera. Det handlar därmed om att ange utbetalningsdatum ej intjänandeperiod. Semestergrundande inkomster under den valda utbetalningsperioden summeras. Du kan ange vilket intervall du vill. Som standard erhåller du alltid ett helt år från det startdatum du anger. Vill du endast bereda semester för en kortare period anger du bara till vilket datum beredningen skall ske. Tänk på att välja rätt datum det är oerhört viktigt! Huvudsaken är att det var exakt tolv månader sedan den förra beredningen gjordes. Vill man vänta med att köra semesterberedningen tills dess att frånvaron för sista dagen i semesterårets intjänande period är registrerad går det bra att köra beredningen en månad senare. Huvudsaken är att vara konsekvent från år till år och välja samma datum intervall med skillnad för året. 4. Ska alla anställda med det valda avtalet ingå i beredningen klickar du på knappen [OK]. Annars väljer du vilka personer som skall ingå i beredningen genom att ange start och slutvärde på anställningsnummer. Du kan även selektera på avdelning och de båda kategoriuppgifterna som du kan definiera i Mamut Lön. Granska När beredningen är klar finns det möjlighet att granska det som räknats fram samt att korrigera eventuella felaktigheter. 1. Gå in under menyrubriken Funktioner, menyalternativ Semester och menyval Granska. 2. De personer som kommit med vid beredningen visas i listan. Markera den person som ska korrigeras, dess värden visas i fälten nedan och det går att korrigera. Glöm inte att klicka på [Spara]. Ändringar och kontroller kan även göras under knappen [Underlag]. Där syns vad beredningen har summerat ihop under de olika flikarna och vad som ligger till grund för semesterlönen. När man är nöjd med resultatet är det bara att klicka på knappen [Stäng]. Sidan 26 av 29

29 Skriv ut Nu är det dags att skriva ut en semesterspecifikation som visar alla de nya uppgifterna som kommer att överföras till personregistret vid uppdateringen. Den kan vara bra att ha om någon undrar över vad de fått och varför. 1. Välj menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester och menyval Skriv ut. 2. Välj om utskriften ska ske på bildskärm eller skrivare. 3. Markera det semesteravtal som ska skrivas ut i listan. Har du flera avtal får du göra en utskrift per avtal. 4. Ska alla med det valda avtalet skrivas ut är det bara att klicka på knappen [OK]. Ett tips är att bocka i detaljerad lista för att få med informationen om semestergrundande dagar osv. För att göra ett urval. Välj vilka personer som skall ingå i beredningen genom att ange start och slutvärde på anställningsnummer. Du kan även selektera på avdelning och de båda kategoriuppgifterna som du kan definiera i Mamut Lön. Semestermedelslista Under menyrubriken Funktioner, menyalternativ Semester och menyval Semestermedelslista finns en särskild lista för VVS avtal med semesterkassa. Efter att semesteruppgifterna är beredda och granskade är det dags att skriva ut den. Vid utskrift av en semestermedelslista för VVS-avtalet skrivs varje persons semestergrundande närvaro- och frånvaro timmar för respektive semesterören. Efter samtliga anställda summeras totalt antal timmar och semesterlön. På den framräknade totala semesterlönen beräknar Mamut Lön aktuell arbetsgivaravgift. Därefter beräknas den administrativa avgiften på det totala antalet semestergrundande timmar. På semestermedelslistan skrivs som inledande uppgifter företagsnamn, adress, organisationsnummer, telefon och kontaktperson. Sidan 27 av 29

30 Uppdatera När du är klar med din semesterberäkning skall den beräknade informationen uppdateras till personregistret. Här kan du välja att uppdatera samtliga eller enskilda personer för det semesteravtal som du har valt. Har de framräknade semesteruppgifterna varit felaktiga kan du återställa en gjord uppdatering. Vid uppdatering av semesteruppgifter läggs det datum som du anger som slutdatum för semesterberedningen i personregistrets uppgift Beräknad t.o.m. datum. 1. Gå in under menyrubrik Funktioner, menyalternativ Semester och menyval Uppdatera. 2. Bland de redovisade semesteravtal som visas i fältet Semesteravtal skall du välja det avtal du vill uppdatera semestervärden för. Endast de personer som har det semesteravtal som du väljer visas i listan. Ska alla i listan uppdateras behövs inget semesteravtal väljas. 3. Bland de personer som visas i lista kan du välja att uppdatera alla eller markerade anställda i listan. För att kunna välja att endast uppdatera markerade anställda måste du först skifta till alternativet "Markerade. Om du vill selektera ut flera anställda för uppdatering men inte välja alla kan du markera en anställd i taget genom att hålla ner tangenten [Ctrl] samtidigt som du klickar på de anställda du vill uppdatera. 4. Efter att du har markerat de personer som skall uppdateras eller har "Alla i listan" markerad klickar du på knappen [Uppdatera] för att starta överföringen av semesteruppgifterna till personregistret. Efter uppdateringen flyttas semesteruppgifterna till historiken över semester. Sidan 28 av 29

31 Hälsobokslut Lönestatistik Det finns en lista under menyrubriken Utskrifter, menyalternativ Lönestatistik. För att den ska fungera krävs att lönearterna har rätt löneartsklass inställd. Varje löneart tillhör en löneartsklass som du kontrollerar under fliken Statistik i löneartsregistret. Dessutom måste sjuklönen rapporteras in med datum på lönebeskeden. Listan visar en del av den information som ska med. Men sammanställningen av åldersgrupper, man respektive kvinna, lång / korttidsfrånvaro samt procentuell frånvaro måste göras manuellt. Sidan 29 av 29

32 Mamut AB Box 7654, Stockholm Besöksadress: Kungsgatan 24, 2 tr, Stockholm Telefon: Fax: info@mamut.com Mamut (OSE MAMUT ) grundades 1994 och är en ledande leverantör av ekonomi-, CRM- och Internetlösningar till små och medelstora företag, enskilda firmor, föreningar och privatpersoner i Nordeuropa. Mamut erbjuder kompletta och användarvänliga system till marknadens bästa förhållande mellan pris och funktionalitet med integrerade lösningar för ekonomistyrning, säljstöd, kunduppföljning (CRM), inköp/logistik, lön, projektstyrning och e-handel. Mamut har mottagit en rad priser för sin produktportfölj och fler än användare förenklar idag vardagen med Mamut. Mer information om Mamut och företagets produkter finns på Mamut. Alla rättigheter förbehålles. Mamut och Mamut logon är registrerade varumärken av Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken av respektive företag.