Årliga rutiner i Nyps Sida 1(11 Tillväxtverket
Innehåll INTRODUKTION 3 Syfte 3 Målgrupper 3 Spridning av information 3 Revisionshistoria 3 ÅRSSKIFTE 4 Nyps öppettider 4 Ekonomirutiner vid årsskifte 4 Hantering av december och januaris bokföringsperioder 4 Ärendebeslut och utbetalningar 4 Nya serier för verifikationsnummer 4 Återföring av eventuellt ej utbetalda medel på avslutade ärenden 4 Registrering av inbetalningar 4 Konteringsuppgifter för ekonomisystem 4 KONTROLLUPPGIFTSREDOVISNING 5 Om skyldighet att lämna kontrolluppgift 5 Inlämning av kontrolluppgifter (KU) till Skatteverket 5 Rätt uppgifter och rätt identitet 5 Senaste inlämningsdag 5 Elektronisk inlämning 5 Tekniska frågor 5 Manuell inlämning av KU via blankett 9 Utlämning av KU till den skattskyldige 10 Öppna och spara datafilen som ett Excel-dokument. 10 HAR DU FRÅGOR? 11 Sida 2 (11) Tillväxtverket
Introduktion Syfte Dokumentet syftar till att informera och ge instruktioner om årliga återkommande aktiviteter knutna till Nyps. Målgrupper Lokala Nyps-kontakter Ekonomipersonal Diariepersonal Spridning av information Den lokala Nyps-kontakten är ansvarig att sprida detta vidare till berörd personal. Revisionshistoria Ver Datum Anmärkning Skapat/ uppdaterat av 0.7 2016-11-28 Uppdaterat om KURED samt ändrat till ny grafisk profil. 0.6 2015-11-20 Uppdaterat dokumentet samt tagit bort information ang diarieföring/diabas 0.5 2014-01-09 Uppdaterat dokumentets länkar samt tagit bort informationen om hur man kringgår felet med INFO.KU då det är rättat i version 2.13 som släpps den 23 januari. 0.4 2013-11-26 Ändrat namn på dokumentet från Årsskiftesrutiner i NYPS till Årliga rutiner i Nyps. Även anpassat textinnehåll att inte endast hantera rutiner knutna till årsskifte. Flyttat in den tidigare separata rutinen om kontrolluppgiftsredovisning till detta dokument samt uppdaterat den med nya skärmbilder. Daniel Madsén Ulf Hjelm Henrik Hedlund Henrik Hedlund 0.3 2011-12-06 Delat upp för centrala och lokala rutiner Daniel Madsén 0.2 2010-10-12 Uppdaterade dokumentet Henrik Hedlund 0.1 2009-12-21 Skapat Henrik Hedlund Sida 3 (11) Tillväxtverket
Årsskifte Nyps öppettider Nyps har normala öppettider över årsskiftet. Det är upp till varje organisation att själva bestämma och informera vad som gäller för ärendebeslut, utbetalning av rekvisitioner, återföringar, inbetalningar samt diarieföring. Ekonomirutiner vid årsskifte Hantering av december och januaris bokföringsperioder Kom ihåg att stämma av mot ekonomiavdelningen och stänga/öppna bokföringsperioden i Nyps Administration för december/januari enligt deras önskan. Ärendebeslut och utbetalningar Ärendebeslut, ändringsbeslut, utbetalningsbeslut eller utbetalningar kan inte göras om det inte finns en öppen bokföringsperiod. Det är väldigt viktigt ur uppföljningssynpunkt att eventuella manuella ärendebeslut och utbetalningar som görs utanför Nyps inte efterregistreras på fel sida årsskiftet. Detta pga. att ett ärende- eller utbetalningsbeslut resulterar i en beviljning eller utbetalning i Nyps - beståndsdelar som används vid bemyndiganderedovisning samt redovisning av utbetalningsflöden. Nya serier för verifikationsnummer Upplägg av nya verifikationsnummerserier görs i Nyps Administration, arbetsytan Agresso och aktiviteten Verifikation. Skapa en ny rad per verifikationstyp för det nya året. Återföring av eventuellt ej utbetalda medel på avslutade ärenden För att den ekonomiska rapporteringen ska stämma är det viktigt att medel som inte utbetalats på ärenden som avslutats under året, återförs till budgeten. Återföring av ej utbetalda medel görs för vissa stödtyper inte förrän ärendet skickats vidare till avslut från statusen Under avslutning. Berörda stödtyper är till exempel ERUF och projektmedel. Kom därför ihåg att påminna alla handläggare att de ska gå igenom sin att göra-lista i god tid innan årsskiftet och titta om de har ärenden i statusen Under avslutning som bör avslutas. Registrering av inbetalningar För att den ekonomiska rapporteringen ska stämma är det väldigt viktigt att inbetalda belopp som ej ännu registreras på ärendet blir införda i Nyps innan årsskiftet. Konteringsuppgifter för ekonomisystem Tänk på att eventuella ändringar i ekonomisystemet inför årsskifte kan innebära att vissa ändringar måste göras i Nyps Administration, arbetsytan Agresso. Sida 4 (11) Tillväxtverket
Kontrolluppgiftsredovisning Utlämnande av kontrolluppgifter för utbetalda näringsbidrag och royalty (KU70). Om skyldighet att lämna kontrolluppgift Se Skatteverkets föreskrifter om skyldighet att lämna kontrolluppgift enligt 12 kap. 2 och 3 lagen (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter. Inlämning av kontrolluppgifter (KU) till Skatteverket Rätt uppgifter och rätt identitet Förtryckningen av inkomstdeklarationerna sker från era lämnade KU. Därför är det mycket viktigt att uppgifterna lämnas: i rätt tid för rätt person med rätta belopp Senaste inlämningsdag KU ska för varje kalenderår lämnas av arbetsgivare, kreditinstitut, pensionsutbetalare m.fl. Senast 31 januari året efter kalenderåret ska kontrolluppgifterna ha kommit in till Skatteverket. KU kan lämnas via filöverföring, datamedia eller på pappersblankett. Elektronisk inlämning KU lämnas in genom att två filer, INFO.KU och KURED, laddas upp via Skatteverkets e-tjänst för företag och organisationer, Filöverföring. Observera att e-legitimation från BankID, Nordea eller Telia krävs. Klicka på länken som motsvarar din e- legitimation och fortsätt med att följa Skatteverkets anvisningar. Länk till inloggningssidan hos Skatteverket. Filerna INFO.KU och KURED kan hämtas från Nyps av alla användare som har tillgång till Nyps Ekonomi tidigast den 1 januari efter det kalenderår som ska redovisas. Tekniska frågor Frågor av teknisk natur besvaras av Skatteverkets tekniska support (tel. 0771-787 787). Gör så här: 1. Fyll i nödvändiga uppgifter för skapande av KU till Skatteverket Behörighet För att hämta kontrolluppgifter från Nyps måste användaren ha tillgång till arbetsytan, Nyps Ekonomi, dvs vara Nyps Controller. Logga in i Nyps och gå till arbetsytan Nyps Ekonomi. Där väljer du fliken KURED och Till Skatteverket. Sida 5 (11) Tillväxtverket
KU för period (ÅÅÅÅ) Skriv in det inkomstår som KU ska redovisas för. Test (obligatorisk uppgift) J för Ja och N för Nej. Välj J för att skapa filer för test, N när du ska lämna in dina uppgifter på riktigt. Du rekommenderas att först testa dina filer via Skatteverkets testtjänst innan du överför dem på riktigt, se längre ner för vidare instruktioner. Nedanstående uppgifter är information om inlämnande organisation: Organisationsnummer för inlämnande organisation * Skriv in ditt organisationsnummer med 12 siffror utan bindestreck Observera att det är den inloggade användarens organisationstillhörighet i Nyps som används som underlag för KU. Vad som anges i detta fält styr inte vilka uppgifter som tas med i KU. Namn på inlämnande organisation * Avdelning hos inlämnande organisation Adress till inlämnande organisation Postnummer för inlämnande organisation * Postort för inlämnande organisation * Telefonnummer till kontaktperson Faxnummer till inlämnande organisation Sida 6 (11) Tillväxtverket
Epostadress till kontaktperson * (obligatorisk uppgift) Skapa KU Som tidigare beskrivits redovisas KU med hjälp av två filer, INFO.KU (som innehåller uppgifter om uppgiftslämnaren) samt KURED (som innehåller KU). Klicka på knappen <Skapa kontrolluppgifter>. Välj nu vilken katalog/mapp som filerna ska läggas i. Observera att Nyps körs via Citrix varför du måste välja Local Disk (C: on [datornamn]) för att spara filerna på din egen dator. För att t ex spara dem till ditt eget skrivbord väljer du sedan i tur och ordning: Users, ditt användarnamn och Desktop (skrivbord). Exempel: C:\Users\användarnamn\Desktop Sida 7 (11) Tillväxtverket
För att välja katalog/mapp måste du dubbelklicka eller trycka på returtangenten i varje steg. Rättigheter Har du inte tidigare givit Citrix tillåtelse att läsa/skapa filer på din dator måste du göra det nu. Tillåt att Citrix får all åtkomst till din dator genom att klicka på Permit all access. När du valt den katalog/mapp där filerna ska sparas, klickar du på knappen <Välj katalog>. Under tiden filerna skapas visas denna dialog. Sida 8 (11) Tillväxtverket
När filerna har skapats på angiven plats visas denna dialog. 2. Testa dina filer Du rekommenderas att testa dina filer innan du överför dem. Observera att du måste ha matat in ett J i rutan, Test, för att kunna testa filerna. Länk till Skatteverket, se rubriken Testa filer före överföring. Blir Status = Ok för båda filerna, se exemplet nedan, är innehållet ok och du kan överföra filerna på riktigt, se punkt 3. 3. Överför filerna till Skatteverket elektroniskt Om du inte vill skapa filerna på nytt (med Test= N ) kan du öppna filen INFO.KU och ändra test-flaggan från J till N och spara ändringen. Länk till inloggningssidan hos Skatteverket. Logga in med din e-legitimation. Ladda upp filerna genom att följa anvisningarna. Manuell inlämning av KU via blankett KU kan även lämnas in manuellt på blankett SKV 2316 då tillsammans med blanketten, Sammandrag av kontrolluppgifter SKV 2304. Sida 9 (11) Tillväxtverket
Utlämning av KU till den skattskyldige När KU lämnas elektroniskt till Skatteverket kan KU lämnas på valfritt formulär, (KU kan även lämnas per E-post) till den som uppgiften avser t ex: på eget formulär anpassat för egna utskriftsrutiner och behov på Skatteverkets fastställda blankett för respektive KU Det finns inget lagstadgat krav på hur denna uppgift utformas. Den bör dock utformas så att det är enkelt för den som fått kontrolluppgiften att jämföra uppgifterna mot inkomstdeklarationen. Källa: SKV 260 E-redovisning av kontrolluppgifter en teknisk beskrivning inkomståret 2012 Via Nyps kan du ta ut en datafil (csv-fil) med samtliga privatpersoner/enskilda firmor som fått utbetalda medel under året. Uppgifterna sammanställs utifrån den organisation du tillhör i Nyps. Filen innehåller uppgiftslämnarens uppgifter, den skattskyldiges uppgifter samt utbetalat belopp. Gör så här: Logga in i Nyps och välj fliken KURED och Till den skattskyldige i arbetsytan, Nyps Ekonomi. KU för period (ÅÅÅÅ) Skriv in det inkomstår som KU ska redovisas för. Klicka på knappen Skapa kontrolluppgifter. Välj katalog där filerna ska sparas och klicka på knappen, Välj katalog. Filen KURED1.csv är nu skapad. Filen KURED1.csv går utmärkt att använda t ex som datafil till en kopplad utskrift i MS Word. För instruktioner om kopplad utskrift, se särskild handledning, nyps_kopplad_utskrift_kured_v01.pdf. Öppna och spara datafilen som ett Excel-dokument. 1. Starta programmet Excel med ett nytt (tomt) kalkylblad din dator. 2. Se till att cellen A1 är markerad. 3. Välj menyn Data och klicka på Från text. 4. Bläddra till filen KURED1.csv och klicka på Importera. Textimportguiden startas. 5. Steg 1 av 3: Klicka på Nästa. 6. Steg 2 av 3: Kryssa i avgränsaren Semikolon. Klicka på Nästa. Sida 10 (11) Tillväxtverket
7. Steg 3 av 3: Markera den tionde kolumnen (Den skattskyldiges person- /organisationsnummer) och välj kolumndataformat Text. Klicka på Slutför. 8. En dialogruta Importera data visas: Var ska data placeras? (På detta kalkylblad: =$A$1). Klicka OK. 9. Spara dokumentet som Excel-arbetsbok (*.xlsx). Observera att Uppgiftslämnarens adress, postnummer, postort och organisationsnummer inte är ifyllda. Fyll i dessa manuellt vid behov. Filen kan nu användas för exempelvis kopplad utskrift eller för att manuellt lägga över uppgifter till KU10-blanketter. Har du frågor? Kontakta NypsCentralen på telefon, 08-681 94 40. Sida 11 (11) Tillväxtverket