För väldigt många är det här sinnebilden av Astrakanmetoden en processkarta med koppling till ett resurslager. Några kanske tror färgvalet på symbolerna är viktigt, och att kartan i sig är viktig. Och visst! Processmodeller är en viktig del i metoden, men i den här lilla sammanfattningen berättar vi om vad som egentligen är viktigt. Du får en introduktion till Astrakanmetodens fundament samt bakomliggande teoretiska och filosofiska grund. Vi berättar om analysens grunder och sammanhang, om processmodellens roll i ett större sammanhang. Och, framför allt berättar vi om vad som är viktigt för att nå effekt i form av nyttor för verksamheten. Du kommer att förstå att färger och symboler är det minst viktiga i Astrakanmetoden. 1
Astrakanmetoden har fyra fundament som alla finns till för att åstadkomma ett resultat i sak, i person och i grupp och resultatet ska leda till effekt genom handling. En grundprincip är - för att få något gjort måste det vara accepterat av den som ska göra det. För att kunna acceptera något måste det först vara beskrivet och förstått. Så bildas en värdekedja: Beskrivet - förstått - accepterat - använt - uppnådd effekt. Astrakanmetodens fundament handlar om att skapa beskrivning, skapa förståelse och skapa acceptans hos var och en som ska utföra någonting för att nå önskad effekt. Arbetsformen är fokuserad på workshop och gruppkommunikation. Avsikten är att skapa gemensam beskrivning, förståelse och acceptans för ämnet Visualisering är ett av de kraftfullaste sätten att kommunicera och understödjer därmed arbetsformen och dess syfte. Visualiseringen är också sättet att skapa resultat i sak (dokumentation). Analysramverket är baserat på hur vår hjärna tänker och sorterar olika sorters kunskap. Analysramverket säkerställer att analyser och beskrivningar görs utifrån alla nödvändiga perspektiv så att komplett förståelse kan uppstå. Värdeskapande är ett mantra i metoden. En drivkraft i analysen som gör att resultatet inte bara blir ett nytt sätt att jobba, utan faktiskt ett bättre sätt att jobba. Astrakanmetoden är för övrigt ingen metod, utan bara en samling principer och idéer som kan tillämpas när och var som helst, till vad som helst. Inom ramen för vilken utvecklingsprocess/-metodik som helst. 2
Att visualisera intressenter Intressentmodellen är ett mycket effektivt sätt att bilda sig en första uppfattning om det som ska analyseras (verksamhet projekt, etc.). Genom att identifiera intressenter och deras intresse kan vi skaffa en första uppfattning om vad som är affären, vilka processer som finns, vilken information som utbyts, vem som bestämmer, vem som utför jobbet, etc. En mer djuplodande analys av respektive intressent kan ge självklart ge massor av ytterligare viktig kunskap. 3
Att visualisera intention En målmodell är ett sätt att visuellt analysera intention (avsikt). Vad är syftet? Vad vill man uppnå? Med analysfrågan varför identifieras överordnade mål, till relevant nivå (drivs analysen för långt hamnar man i mål som mänsklighetens överlevnad och demokratins bevarande ). I andra riktningen drivs analysen mot underliggande mål med analysfrågan hur. Genom att ställa frågan hur tillräckligt många gånger hamnar man via en sammanhängande resonemangskedja i konkreta aktiviteter. Modellen i sig uttrycker inte mål, den uttrycker ett resonemang framdrivet genom en analys. Ur detta resonemang kan man sedan formulera relevanta mål. Tips: skilj på aktivitetsbaserade och effektbaserade mål. Annars riskerar man att som polisen terrorisera nyktra bilister i rusningstrafik på Essingeleden för att uppnå det aktivitetsbaserade målet ytterligare 400 blås denna vecka. Det effektbaserade målet var minskat antal döda och skadade i trafiken. Till detta bidrogs inte. 4
Att visualisera begrepp Språket är den mest grundläggande komponenten i kommunikation. Alla verksamheter har dessutom sitt invanda språk, med en särskild innebörd i verksamheten. Språket i verksamheten är viktigt. Det har ofta en precis innebörd för de insatta och bidrar till identitet och kultur. Men språket kan också bli en fälla, när inte alla lägger samma innebörd i orden. Att ha en gemensam begreppsapparat är en förutsättning för att kunna prata om verksamheten, och därmed en förutsättning för att kunna utveckla densamma. Att utveckla system utan en gemensam begreppsapparat kan få mycket kostsamma följder. Ett exempel är en myndighet som har 70 olika databaser med geografisk information, eller teleoperatören som måste titta i fem olika system för att få en bild av det totala åtagandet mot en företagskund. 5
Att visualisera process Processmodeller är enkla att förstå. Det betyder tyvärr inte att de är enkla att göra. Att göra bra processmodeller kräver mycket kunskap, lång erfarenhet och sunt förnuft. Processanalysen resulterar i en strukturerad beskrivning av verksamhetens aktiviteter, dvs. av det arbete som utförs och det värde som skapas. Med Astrakans processmodeller kan vi också visa vilken information processerna behöver, eller mer generellt, de resurser processerna nyttjar i form av information, kompetens, material, pengar, maskiner, etc. Vi kan också visa kopplingen mellan processer och mål, vilket förstås är helt nödvändigt vid all form av verksamhetsutveckling/effektivisering. En processmodell kan ha olika syften, till exempel att beskriva verksamheten för nyanställda, kunder eller andra intressenter. Den kan också ligga till grund för verksamhetsutveckling/effektivisering eller för att identifiera behov av IT-stöd som kan översättas till krav på IT-stöd, till grund för analys, design och implementation för att få spårbarhet från affärsmål till tekniska lösningar. Och förstås förvaltningsbarhet. 6
Visualisera det som behöver visualiseras Föregående bilder visade ett axplock av modeller som används i Astrakanmetoden för att visualisera. Dessa tillhör de oftast använda. Men Astrakanmetoden sätter ingen gräns för vilka modelltyper som får användas. Använd de som stödjer syftet. Använd de som leder till förståelse och acceptans! Fiskbensdiagram för problemnedbrytning Statusdiagram för att visa livscykler Samverkansdiagram, sekvensdiagram och flödesdiagram för att visa på flöden och interaktion Hierarkiska trädstrukturer för att visa ansvar i en organisation (instansdiagram) Osv Osv Osv Astrakan Strategisk Utbildning AB 2010 7
it s all about communication En målbild - en bild av hur det ska se ut när man har kommit fram - kan ta sig många olika former. Att utveckla någonting innebär så gott som alltid att införa någon form av förändring som involverar människor. Må det vara ett nytt IT-stöd eller en rent organisatorisk förändring. Människor kommer att påverka och påverkas av förändringen. Människor är som människor är, och vi är inte stöpta i samma form. Vi har gått våra egna vägar genom livet och skaffat oss egna erfarenheter, referensramar och värderingar. Nästan alltid betraktar varje individ omvärlden på sitt eget sätt. Det handlar inte om rätt och fel, det handlar om olika uppfattningar, baserade på våra egna personliga bakgrunder För att lyckas med förändringen/utvecklingen måste vi säkerställa att de berörda människorna enas om, och accepterar, målbilden. För att nå dit måste vi kommunicera. Astrakanmetoden är i huvudsak ett sätt att kommunicera. Kommunikation handlar om att överföra mentala modeller, inre bilder. 8
Effektiv kommunikation Grundläggande kommunikationsteori a la Börje Langefors: När människor kommunicerar sänder vi meddelanden över en kanal. Meddelandets innehåll är utformat utifrån sändarens referensramar, men tolkas av mottagaren med dennes referensram. Det är lätt att misstolka budskapet. Kanalen kan vara mer eller mindre störningsfri. På telekombolaget Ericsson gjorde man en gång en undersökning om kommunikationseffektivitet för några olika kommunikationsformer. Man fann bland annat att: skicka pappersdokument är ett uselt sätt att kommunicera skicka elektroniskt är bättre allra, allra bäst kommunicerar man vid en whiteboard, där idéer kan prövas och missförstånd redas ut. Astrakans arbetssätt Astrakanmetodens arbetssätt bygger på kommunikation vid väggen, där vi kan dela med oss av våra egna mentala modeller, våra egna inre bilder, och ta till oss av varandras mental modeller, till dess att vi faktiskt har uppnått en gemensam mental modell. En gemensam överenskommen målbild över hur vår verksamhet borde fungera. 9
Hjärnans olika kunskapscentra människans naturgivna förmågor Det finns hjärnforskning som har identifierat ett antal olika kunskapscentra inne i våra huvuden. Olika delar där vi hanterar olika förmågor: Det intentionella centrat där vi hanterar målsättningar och värderingar. Vad vill vi uppnå. Det procedurella centrat där vi hanterar kunskapen om att göra saker i viss ordning. Faktacentrat där vi hanterar vår uppfattning om hur saker är beskaffade och förhåller sig till vartannat. Det logiska centrat där vi utifrån tidigare erfarenheter kan dra slutsatser och göra beräkningar Våra inre bilder, våra mentala modeller, bygger på uppdelningen i dessa centra. 10
När vi betraktar vår omvärld Våra inre bilder, våra mentala modeller ger förutsättningar för hur vi betraktar vår omvärld. När vi betraktar någonting (UOD = Universe Of Discourse) applicerar vi ett antal egenskaper på detta, som följer samma struktur som vårt inre. Vi betraktar företeelser och läger på dem en intention, inte att de har en egen intention, men att vi kan se vad intentionen är. vi betraktar företeelsens procedurer, dess statiska strukturer samt dess logik och regelverk. När vi kommunicerar är det vår uppfattning om dessa aspekter av någonting, våra mentala modeller av detta något, som vi försöker förmedla. 11
Hur vi skapar gemensamma bilder I modelleringsformen, där vi kombinerar det effektivaste sättet att kommunicera, med det sätt som våra hjärnor fungerar, så skapar vi gemensamma mentala modeller av det objekt vi analyserar. Vi beskriver för varandra hur vi själva ser på saken, och får förklarat av varandra. Till slut enas vi om en gemensam bild vår målbild, vårt börläge. Dit vi vill nå. Och vi är överens. 12
Förståelse är uppfattning av sammanhang Astrakanmetodens analysramverk ger oss struktur och ryggrad för analysen. Den beskriver vilka perspektiv vi behöver modellera för att beskriva vårt analysobjekt. Ramverket visar också på de nödvändiga sambanden, sammanhangen mellan perspektiven. För all förståelse bygger på uppfattning av sammanhang. All förståelse ÄR uppfattning av sammanhang! 13
Ett tillämpat exempel där några modeller beskriver de olika perspektiven, och de olika modellerna går i vartannat. Sambanden mellan modellerna bidrar till förståelse. 14
Sic vos non vobis = sålunda är vi inte till för oss själva. Principen att vår egen framgång beror på hur vi lyckas tillfredsställa vår omgivning. Denna princip är alltigenom rådande i Astrakanmetoden. När vi modellerar process fokuserar vi hela tiden hur varje steg i processen kan bidra med ett värdeskapande. Värdet bedöms alltid utifrån nästa steg i processen. För att förstå vår kund gör vi gärna mer eller mindre kompletta beskrivningar av denne. Vi gör hans målmodell för att första vad han försöker uppnå. Vi gör hans probleminvientering för att förstå vad han har problem med. Vi gör hans processmodell för att förstå hur han jobbar. Etc. Sedan vet vi mycket mer om vilket värde vi kan skapa till honom, och definierar våra processer utifrån detta. 15
Process eller arbetsflöde Processerna beskriver verksamhetens värdeskapande arbete oavsett hur det faktiskt genomförs. Fokus på vad som görs/åstadkoms. Arbetsflödet är den rationella lösningen för att organisationens människor och IT ska åstadkomma värdeskapandet. Fokus på vem som gör. Att tänka process är att fokusera värdeskapandet snarare än aktiviteterna. (I praktisk modellering med en grupp är det inte alltid möjligt att skilja på process och workflow). Nationalencyklopedien: Process Förändring av ett objekt över tiden Wikipedia: workflow A workflow is a depiction of a sequence of operations, declared as work of a person, work of a simple or complex mechanism, work of a group of persons... 16
Astrakanmetoden är ingen metod! Astrakanmetoden är i själva verket en samling principer och verktyg för att driva ett arbete fram till dess att personer i grupper har tillräckligt mycket kunskap och motivation i sin egen skalle för att sedan göra rätt saker så att förväntad effekt kan nås. Oavsett om det gäller affärsutveckling, verksamhetsutveckling eller mjukvaruutveckling! Astrakanmetoden kan därför mycket lätt tillämpas tillsammans med snart sagt vilken metod eller styrform som helst. 17
Astrakan Strategisk Utbildning AB Växel: 08 54 54 23 00 e-post: utbildning@astrakan.se Stockholm Sankt Eriksgatan 113, 113 43 Stockholm Göteborg Postadress: Box 9171, 400 94 Göteborg Besöksadress: Olof Asklunds Gata 10, 421 30 Västra Frölunda 18