Rätt budskap till rätt målgrupp. Att nå ut med sin kommunikation

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Rätt budskap till rätt målgrupp. Att nå ut med sin kommunikation"

Siv Mattsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Rätt budskap till rätt målgrupp Att nå ut med sin kommunikation

2 Kommunikation är ett medel för att nå resultat Steg 1: Planera Kommunikation är inget fast och statiskt, utan en process som hela tiden utvecklas beroende på samspelet mellan avsändare och målgrupper. Kommunikation är heller inget självändamål, utan ett medel för att nå resultat i arbetet. Därför ska ni alltid ställa er frågan Hur kan verksamheten utvecklas med hjälp av kommunikation? innan ni ens börjar att planera hur ni ska nå ut med er kommunikation. Här är några frågor som kan hjälpa er att ta fram en kommunikationsplan. Bakgrund Vad har vi gjort tidigare? Vilka problem finns? Vilka möjligheter finns? Nuläge Vart är vi nu? Vilka målgrupper har vi? Vilka resurser har vi? Vilka möjligheter har vi? Framtid Vart vill vi komma? Vad vill vi förmedla? Vilka mål har vi? Hur kan målen kopplas till verksamhetens mål? Vilka visioner har vi? Vad vill vi ska hända? Strategi Vad måste vi göra för att nå dit vi vill nå? Vilka aktiviteter måste vi göra för att det vi vill ska hända, händer? Samverkan Behöver vi samverka med någon annan avdelning/ verksamhet/förvaltning? Vem ska vi kontakta?

innan ni ens börjar att planera hur ni ska nå ut med er kommunikation. Här är några frågor som kan hjälpa er att ta fram en kommunikationsplan. Bakgrund Vad har vi gjort tidigare? Vilka problem finns?

3 Målgruppsanalysen är avgörande för effekterna Steg 2: Målgrupp Det finns en rad olika målgrupper; direkta, potentiella och potentiellt intresserade. Och målgruppsanalysen är avgörande för effekterna av er kommunikation. Genom att sätta sig in vad de olika målgrupperna har för behov av och motiv för information, kan du anpassa och skräddarsy den. Desto bättre målgruppsanalys - desto större chans att ni når ut med ert budskap på rätt sätt, med de effekter ni önskar. Här är några frågor som kan hjälpa er att göra en målgruppsanalys. Ringa in målgruppen Vilka vänder vi oss till? Hur ser målgruppen ut utifrån kön, ålder, samhällsskikt, utbildning? Vad har målgruppen för behov? Vad har målgruppen gör motiv? Vad har målgruppen för kunskaper? Vad har målgruppen för önskemål? Veta, Tycka, Göra Ställ även följande frågor för att kontrollera vad det är ni vill uppnå. Vad ska målgruppen veta? Vad är huvudbudskapet? Varför ska målgruppen tycka att ditt budskap är intressant? Vad vinner målgruppen på att ta till sig ert budskap? Vad är rätt tonläge; formellt, faktaorienterat, engagerat, inspirerande eller något annat? Vad ska målgruppen göra? Besöka en webbplats, fylla i en blankett, komma till ett möte eller något helt annat?

Desto bättre målgruppsanalys - desto större chans att ni når ut med ert budskap på rätt sätt, med de effekter ni önskar. Här är några frågor som kan hjälpa er att göra en målgruppsanalys.

4 Ett budskap ur målgruppens synvinkel Steg 3: Budskap användbart budskap ur målgruppens synvinkel. Fundera även på vilket språk, vilka typer av ord, vilken nivå och vilket slags tilltal ni ska använda. Budskapet är kampanjens ryggrad. Det gäller att tänka igenom målgruppens behov, intressen, mentala program och så vidare för att budskapet ska förstås och accepteras Utgå från målgruppen av målgruppen. - vilka behov av, motiv Att ni har definierat vad för och krav har den på som är kärnan i ert bud- den information ni har att skap är en förutsättning förmedla? Anpassa sedan för det fortsatta kommu- budskapet och språket nikationsarbetet. Annars utifrån detta. Är det förblir hela processen oty- nuft eller känsla målgrupdlig - för er och för era pen tilltalas av? Fakta eller upplevelse? målgrupper. Formulera därför ett in- Tala till bönder tressant, begripligt och bönders vis. på

Det gäller att tänka igenom målgruppens behov, intressen, mentala program och så vidare för att budskapet ska förstås och accepteras Utgå från målgruppen av målgruppen.

5 Konsten att välja rätt kanal för att nå bästa effekt Steg 4: Kanalval Det finns en mängd olika kanaler; trycksak, webbplats, intranät, e- post, nyhetsbrev, sms, brev, annonser, affischer, artiklar, mässor, happenings, workshop, öppet hus, informationsträffar, telefonsamtal, uppsökande verksamhet... Fundera över var er målgrupp befinner sig, vilka typer av kanaler som lämpar sig bäst. Det som funkar för en målgrupp blir helt fel för en annan. Det är till exempel stor skillnad på genom vilken kanal vi når Greta 86 år med olika hemtjänstalternativ och hur vi når Anton 15 år inför hans gymnasieval. Här är några frågor som kan hjälpa er att göra ett genomtänkt val av kanal. Hur nå målgruppen? Använd resultatet i målgruppsanalysen (steg 2) för att göra rätt val av kanal. När nå målgruppen? Fundera över när i tiden är det bäst att genomföra kommunikationen för att uppnå bäst resultat. Vilka aktiviteter måste genomföras inom exempelvis tre, sex och tolv månader? Vad kostar det? Vilka resurser har ni i tid, pengar och personal? Stämmer det med det ni vill uppnå? Gör upp en budget och en ansvarsfördelning. Hur får ni det gjort? Använd flera olika kanaler och upprepa över tid. Ordet reklam betyder ropa om och om igen. Följ upp arbetet genom regelbundna möten för att checka av mål, delmål och aktiviteter.

Det som funkar för en målgrupp blir helt fel för en annan.

6 Uppföljningen visar vad som är bra och vad som är mindre bra Steg 5: Uppföljning Det är viktigt att ni följer upp ert kommunikationsarbete för att se att det fungerar så som det är tänkt att det ska fungera. Uppföljning kan ske både under pågående kommunikationsinsats och efter att insatsen är avslutad. Under tiden Den pågående uppföljningen är till för att regelbundet kunna checka av mål, delmål och aktiviteter och för att kunna göra justeringar om så behövs. Efteråt En inplanerad utvärdering efter genomförda aktiviteter är till för att kunna se vad som var bra, vad som var mindre bra och vad som kan förbättras. Mäta effekten Tänk även igenom hur ni kan mäta effekten av er kommunikation: Nådde ni er målgrupp? Var resultatet det önskvärda? Svarar resurserna till resultatet? Kort sagt; nådde ni den målgrupp ni ville, på det sätt ni ville, med det resultat ni ville?

Under tiden Den pågående uppföljningen är till för att regelbundet kunna checka av mål, delmål och aktiviteter och för att kunna göra justeringar om så behövs.

7 God kommunikation är lika stimulerande som starkt kaffe, och det är precis lika svårt att sova efteråt. Anne Morrow Lindbergh

Relevanta dokument

Det är så lätt att glömma sånt där som kommunikation.

Det är så lätt att glömma sånt där som kommunikation. Välfärdskonferens Vänersborg augusti 2014 Pedagog: Elisabeth Ericson, Lindfors & Co 070-797 87 20 elisabeth@lindforsco.se Kulturkapital Alla företag,