Anbudsinbjudan konsult för program i UGL Utveckling Grupp och Ledare

2009-01-14 137-8-2009 Anbudsinbjudan konsult för program i UGL Utveckling Grupp och Ledare Inbjudan att lämna anbud på program i UGL för samtliga ca 30 chefer på Kungl. biblioteket (KB). KB är Sveriges nationalbibliotek och förvaltar det tryckta och det handskrivna kulturarvet, samt är det nationella arkivet för ljud, bild och rörliga medier. KB:s uppgift är bl.a. att samla in, bevara och tillhandahålla svenskt tryck, vissa elektroniska dokument samt ljud, bild och rörliga medier. Denna upphandling görs som en förenklad upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling och annonseras i OPIC:s databas och på Anbudsjournalen. Förfrågningsunderlaget och eventuellt kompletterande material kan hämtas från www.opic.com eller www.allego.se Sista dag för att lämna anbud är 2009-02-14. Anbuden kommer att öppnas på KB:s sekretariat 2009-02-16 i närvaro av två tjänstemän. Välkommen med er ansökan! Med vänlig hälsning Karin Jortfelt Inköps- och upphandlingshandläggare

2 Innehållsförteckning Anbudsinbjudan konsult för program i UGL Utveckling Grupp och Ledare.1 1. Inledning och beskrivning av KB...3 1.1 Bakgrund och syfte med programmet...3 1.2 Mål...3 1.3 Tidplan...3 2. Upphandlingens omfattning... 4 2.1 Förberedelsearbete... 4 2.2 Programmets tre moment... 4 3. Upphandlingsformalia... 5 Kontaktpersoner... 5 Rättelse... 6 4 Kravspecifikation... 7 4.1. Allmänna och lagenliga krav... 7 4.3. Krav på tjänsterna... 7 5 Utvärdering... 8 5.1 Anbudsprövning och utvärdering... 8 5.2 Utvärdering av utbildningskoncept... 8 5.2.1. Förslag till koncept, moment A och C 70 %... 8 5.2.2 Pris 30 %... 9 6 Kommersiella krav - avtalsvillkor... 10 7. Förlaga till sanningsförsäkran... 15 8. Checklista... 16

3 1. Inledning och beskrivning av KB KB har sina lokaler i centrala Stockholm. Mer information om bibliotekets arbete och uppgifter återfinns på webbsidan www.kb.se. KB:s sammanslagning med Statens Ljud och bildarkiv (SLBA) 1 januari 2009 har aktualiserat frågan om gemensam ledarskapsbild. KB har en ambition att verka för att miljöaspekterna ses som en naturlig aspekt - båda inom den egna verksamheten och vid externa köp av varor och tjänster. Detta präglar därmed också utformningen av de krav som KB ställer vid upphandlingar. 1.1 Bakgrund och syfte med programmet KB avser anordna ett program som omfattar samtliga chefer på KB. En viktig bakgrundsfaktor är ett pågående program i medarbetarskap som ställer nya krav på KB:s ledare. Den andra viktiga faktorn är att SLBA:s personal och verksamhet har överförts till KB och därmed blir UGL en bra gemensam plattform för KB:s chefer. 1.2 Mål KB ansluter sig till Försvarshögskolans text om vad UGL-utbildning skall åstadkomma: kursens övergripande mål är att göra deltagarna effektivare som ledare, utbildare och gruppmedlemmar genom att utveckla förmågan att: Kunna se och hantera konflikter Uppnå större självförtroende och självinsikt Öka effektiviteten vid möten och sammanträden Utöva ett kompetensutvecklande ledarskap Kunna urskilja olika faser i en grupps utveckling samt se individernas roll i denna Hantera stress effektivare Kommunicera direkt och klart Lära av gruppdynamiska utbildningsmetoder 1.3 Tidplan Förberedelser av programmet kommer konsulten i samarbete med KB:s personalchef att genomföra under vintern 2009. Programmet kommer att genomföras under våren/hösten 2009.

4 2. Upphandlingens omfattning 2.1 Förberedelsearbete Konsulten ska i samarbete med KB:s personalchef arbeta fram en programplan under vintern 2009. Konsulten ska: - ta fram förslag till programpunkt inför och efter UGL-kursen och - utforma programplanering och underlag för internatplanering. KB beräknar att förberedelsearbetet tar ca 2 veckor för en person. 2.2 Programmets tre moment A. Inför UGL-kursen Information och presentation av utbildningen för samtliga chefer för att skapa de bästa förutsättningarna för genomförande. B. Genomförande UGL-kursen genomförs enligt Försvarshögskolans koncept UGL 2008. UGL-kursen genomförs i grupper om 8-12 personer, med både kvinnliga och manliga deltagare och leds av två särskilt utbildade och behöriga handledare som anpassar aktiviteter och övningar till deltagarnas och gruppens behov. Kursen omfattar ca 40 timmars handledarledd utbildning och genomförs under fem sammanhängande dagar. Kursens uppläggning fordrar närvaro under hela kurstiden. Annan verksamhet (t.ex. medfört "hemarbete") kan inte göras parallellt med UGL-kursen. Kursen bör bedrivas i internatform. UGL är en kurs för "Främlingsgrupp" där man således inte bär på "ryggsäckar" med antaganden om varandra och därför inte hämmas av tidigare intryck eller föreställningar. Det skall inte heller finnas något beroendeförhållande av varandra efter genomförd utbildning eftersom detta kan leda till försiktighet i att uttrycka vad man tycker, tänker och känner om arbete och ledarskap. Alltså: Chefer skall gå i skilda grupper för UGL-kursen. C. Efter UGL-kursen För kursdeltagarna anordnas både kortare enskild och en gemensam aktivitet efter UGL-kursen för att tillvarata deltagarnas nya kunskaper och insikter.

5 3. Upphandlingsformalia Upphandlingsform: Beställare: Adress: Förenklad upphandling enligt 5 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandlig. Kungl. biblioteket, KB. Anbud skall vara skriftliga och skickas eller lämnas i ett slutet kuvert märkt: Anbud 137-8-2009 Handlingarna skickas till adressen: Kungl. biblioteket Box 5039 102 41 STOCKHOLM Anbud kan också lämnas in i KB:s reception i Humlegården, Stockholm. Öppettider: mån-tors 9.00-20.00 fre 9.00-19.00 lör 10.00-17.00 Ansökningstid: Anbud skall vara KB tillhanda senast 2009-02-14. För sent inkommen ansökan kommer inte att beaktas. Allmänna ansökningsförutsättningar: Anbud skall vara skrivet på svenska. För att KB skall ha en möjlighet att kvalificera leverantörer är det ytterst viktigt att ansökan innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbud som inte uppfyller samtliga uppgifter riskerar att förkastas. Anbudet skall vara skriftligt och undertecknat av behörig person på företaget. Kontaktpersoner Personalchef Kristiina Olsson Tel: 08 463 43 50 E-postadress: kristiina.olsson@kb.se Inköps- och upphandlingshandläggare Karin Jortfelt Tel: 08 463 40 08 E-postadress: karin.jortfelt@kb.se KB ser det som mycket angeläget att leverantören kontaktar ovanstående personer om frågor föreligger. Om behovet av klargörande uppstår önskar emellertid KB få in eventuella frågor i skriftlig form via e-post.

6 Skriftliga svar på eventuella frågor kommer att sändas ut till samtliga som efterfrågat förfrågningsunderlaget. Rättelse Rättelser av anbud under prövningen får endast göras i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Förtydliganden och kompletteringar kan komma att göras om detta kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsningar.

7 4 Kravspecifikation 4.1. Allmänna och lagenliga krav Allmänna krav ställs för att kvalificera en leverantör, se checklistan, avsnitt 8. Den efterfrågade dokumentationen skall omfatta både anbudsgivande leverantör och eventuell underleverantör. Ansökande leverantör skall ha erfarenhet av det verksamhetsområde inom vilket anbud lämnas. Leverantör skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Förlaga för en sanningsförsäkran bifogas detta förfrågningsunderlag. Leverantören skall ha en stabil ekonomisk bas. Leverantören och eventuella underleverantörer skall redovisa nyckeltal där likviditeten uppgår till mer än 1,0 och där soliditeten är högre än 25 procent. Beräkningsgrund är de nyckeltal som redovisades vid utgången av det senast avslutade verksamhetsåret. I det fall lägre nyckeltal redovisas skall leverantören ändå anses uppfylla dessa krav om leverantören lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Om anbudsgivarens finansiella styrka inte kan garanteras eller övriga krav enligt 1 kap. 17 lagen om offentlig upphandling inte kan uppfyllas, kommer ansökan att förkastas utan vidare prövning. 4.3. Krav på tjänsterna 1. Anbudsgivaren skall lämna ett tänkbart förslag till moment A och C för KB:s UGL-program satt i relation till de mål som redovisats i avsnitt 1.1. Förslaget kommer att utvärderas, se avsnitt 5. Anbudsgivaren skall bifoga exempel på material till: - presentation inför UGL-kursen, - utbildningsplan för UGL-kursen samt - planering för aktiviteter efter UGL-kursen. 2. Anbudsgivaren skall ange sin kapacitet för att genomföra moment B för KB:s 30 chefer under 2009 samt redovisa om samarbete med andra utbildningsleverantörer s.k. underleverantörer avses.

8 5 Utvärdering 5.1 Anbudsprövning och utvärdering KB:s utvärdering av anbudsgivarna kommer dels att grunda sig på beskrivningarna i anbuden och dels på de möten som kommer att hållas med de anbudsgivare, maximalt 3 (tre), som KB funnit bäst mött kraven i förfrågningsunderlaget. Vid enskilda möten får anbudsgivarna möjlighet att muntligt presentera sitt utbildningskoncept. En förnyad utvärdering görs av de anbudsgivare som inbjudits till möten. Efterfrågade uppgifter skall redovisas på i förfrågningsunderlaget angivet sätt. Prövning av anbuden sker i två steg; 1. Kontroll av skall-krav. 2. Anbudsutvärdering. En förutsättning för utvärdering är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav i kravspecifikationen. Anbuden kommer att utvärderas utifrån nedanstående. KB kommer att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn tagen till angivna utvärderingskriterier. 5.2 Utvärdering av utbildningskoncept Utvärderingskriterier: a. Förslag till koncept, moment A och C 70 % relaterat till hur KB bäst kan uppnå angivet mål. b. Pris 30 % 5.2.1. Förslag till koncept, moment A och C 70 % Anbudsgivarens förslag till koncept kommer att bedömas efter det material som lämnats till KB: Bedömningen görs enligt en tregradig skala: 6 poäng = Mycket väl/godkänd? 4 poäng = Godkänd 2 poäng = Otydlig eller svårbedömd

9 En utvärderingsgrupp bestående av personalchefen, personalspecialisten och upphandlingshandläggaren kommer att bedöma ovanstående efterförfrågade material och erfarenheter. Bedömningen görs individuellt och en genomsnittspoäng räknas fram. Det är ofrånkomligt att bedömningen till viss del blir subjektiv. KB:s upphandlingsgrupp vill dock försäkra er som anbudsgivare att vårt arbete har som mål att uppnå en så affärsmässig upphandling som möjligt. KB vill att anbudsgivare skall uppleva att deras anbud blir bedömt på ett professionellt sätt utifrån givna förutsättningar. Utvärderingen görs därför av personer med god kunskap om utbildning. Resultatet av utvärderingen och utvärderingsgruppens uppfattning redovisas i ett tilldelningsbeslut. 5.2.2 Pris 30 % Priset redovisas i beräknat antal timmar och timpris, samt totalpris. Ange hur mycket personal som ska medverka i utbildningen.

10 6 Kommersiella krav - avtalsvillkor Mellan Kungl. biblioteket, 202100-1710, nedan kallat KB och, nedan kallat Företaget, med organisationsnummer,. och adress, har denna dag träffats följande avtal. 1. Uppdragets art och omfattning Företaget förbinder sig att genomföra varumärkesarbete d.v.s. en intressentanalys, processarbete, kommunikationsstöd och rådgivning i den omfattning och på de villkor som anges nedan. Uppdraget skall utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i förfrågningsunderlaget daterat 2009-01-13. 2. Avtalstid Avtalet börjar gälla efter att beslut om leverantör har fattats och lagenlig tid för överklagande har löpt ut. Uppdraget skall vara slutfört senast 2009-12-31. Om uppdraget behöver utökas, skall parterna vid varje tidpunkt vara överens om det. 3. Uppdragets utförande Företaget skall utföra alla delar av uppdraget på ett fackmannamässigt sätt i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som KB har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. 4. Kontaktpersoner KB Personalchef Kristiina Olsson tel: 08-463 43 50 Kristiina.olsson@kb.se Företaget tel: 5. Genomföranderutiner Uppdraget skall genomföras i enlighet med rutiner som överenskoms särskilt mellan parterna.

11 6. Tjänsten och pris De tjänster och varor som Företaget tillhandahåller skall uppfylla i Sverige lagenligt fastställda krav. Levererade produkters funktion, utförande, konstruktion, material eller sammansättning får under avtalsperioden inte ändras utan att KB skriftligt godkänt en sådan förändring. KB äger rätt att låta tjänster eller produkter utgå ur avtalet. I förekommande fall har Företaget skyldighet att ersätta avtalad produkt med annan likvärdig i det fall produkten utgår eller ersätts av annan. Sådan förändring får inte medföra höjning av avtalat pris annat än om särskild överenskommelse om detta träffats mellan parterna. Priset anges i enlighet med förfrågningsunderlaget. 7. Ersättningsform Faktura i original sänds till KB snarast efter att KB godkänt respektive leverans, dock senast en månad efter detta datum. Beställarens namn, leveransadress samt uppdrag skall alltid anges på fakturan. Leverantörens F-skattebevisnummer skall alltid anges på fakturan. Fakturerings- och expeditionsavgifter får inte debiteras. Fakturan skall specificera arten och omfattningen av det arbete som utförts. Betalning erläggs senast 30 dagar efter fakturans ankomstdag till KB. Dröjsmålsränta får endast påföras i enlighet med räntelagen, dvs. först från och med den 30:e dagen från fakturans ankomstdag till KB. Mer detaljerade faktureringsrutiner skall överenskommas särskilt mellan parterna. 8. Mervärdesskatt Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. 9. Personal Under förutsättning att uppställda krav uppfylls har Företaget möjlighet att tillföra ny personal om det krävs för att fullfölja avtalat åtagande. Företaget skall på begäran skriftligen översända information som redovisar personalens kompetens- och erfarenhetsbakgrund. Förändring av personal berättigar inte Företaget till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund for förändring av avtalade villkor.

12 10. Underleverantör Företaget får inte anlita underleverantör för utförande av hela eller delar av uppdraget utan skriftligt godkännande från KB. Företaget äger rätt att byta ut eventuell underleverantör under förutsättning att KB skriftligen godkänt detta. KB skall som underlag för sådant ställningstagande erhålla information motsvarande den som erhållits om Företaget och dess personal. Företaget ansvarar för underleverantörers arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor skall av Företaget vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till eventuella av Företaget anlitade underleverantörer. 11. Skyddsfrågor Parterna svarar var för sig för det ansvar i arbetarskyddsfrågor som svensk lag och övriga tillämpliga överenskommelser (kollektivavtal m.m.) ställer på respektive part. KB svarar för samordning av sådana frågor i det fall dessa äger tillämplighet när arbete utförs i av KB disponerade lokaler. Parterna förbinder sig att samverka i dessa frågor i sådan omfattning att gällande krav uppfylls. 12. Miljöhänsyn Företaget skall beakta de krav och riktlinjer som gäller för KB:s miljöarbete samt i den egna interna verksamheten tillämpa eller verka för att tillämpa motsvarande synsätt. 13. Information och arbetsmöten Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för arbetets genomförande. Rapportering av eventuella fel skall ske skriftligt. Parterna skall ha regelbundna arbetsmöten där allt som är av betydelse för arbetets genomförande skall diskuteras. Minnesanteckningar skall föras vid dessa möten. Företaget äger inte rätt att med hänvisning till detta avtal marknadsföra andra tjänster eller produkter än de som av KB godkänts att ingå i avtalet. 14. Vite Vid försening av hela eller viss del av uppdraget skall Företaget vid anfordran utge vite i varje enskilt fall. Vite skall inte utgå då uppdraget försenats på grund av att tidplanen gemensamt reviderats eller att tillkommande beställningar gjorts.

13 Utgivande av vite inverkar inte på KB:s rätt att göra andra påföljder än skadestånd gällande i anledning av kontraktsbrottet. 15. Force majeure Part är befriad från påföljd för underlåtenhet at fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal, om underlåtenheten har sin grund i Force majeure, d.v.s. omständighet (Befriande omständighet), som part inte råder över och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphör skall förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom Befriande omständighet skall anses krig, krigshandling, myndighets åtgärd, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, konflikt på arbetsmarknaden och därmed jämställda omständigheter. För att få befrielse enligt första stycket ovan skall part utan dröjsmål meddela den andra parten därom. Oavsett vad som ovan anges som skäl för befrielse från avtalade förpliktelser äger motparten rätt att häva avtalet om detta medfört försening av avtalad prestation med mer än sex månader. 16. Ansvar Företaget ansvarar för direkt skada som orsakats genom fel eller försummelse av Företaget, Företagets anställda eller i övrigt av Företaget anlitade. Ersättningen skall uppgå till skadans verkliga värde. Ersättningstaket för sådan skada är med undantag av brand begränsad till 2 000 000 SEK för varje skadetillfälle. Skador orsakade av brand skall ersättas med verkligt värde. Om KB tillhandahåller nyckel eller passerkort för fastigheten eller lokalerna i en unik nyckelserie, skall ersättning utgå för byte av hela systemet. Företaget skall för uppfyllande av sitt ansvarsåtagande inneha sedvanlig företagsförsäkring omfattande person- och sakskada orsakad av Företagets personal vid utförande av avtalat arbete. 17. Övriga villkor Om Företaget inte kan uppfylla KB:s krav enligt avtalet, har KB rätt att utföra i avtalet beskrivna arbetsuppgifter med egen personal. KB skall även ha möjlighet att anlita annan part i det fall så erfordras. 18. Ändringar och tillägg Ändringar av och tillägg till detta avtal skall för att vara bindande vara skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av parterna.

14 19. Uppsägning/tvist Part skall äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse. Leverantör är skyldig att betala upplupna kostnader som uppstått för KB vid eventuellt anlitande av annan leverantör. Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättförhållanden skall prövas av svensk domstol. 20. Tillämplig lag Svensk lag skall tillämpas vid tolkning och tillämpning av detta avtal. 21. Avtalets ikraftträdande Detta avtal skall anses som slutet vid den tidpunkt som inträffar när behöriga företrädare för båda parter undertecknat två likalydande originalavtal. 22. Avtalsbilagor Följande bilaga ingår i avtalet: Bilaga 1 Förfrågningsunderlag (Ort och datum) KB företag) (Anbudsgivande Gunnar Sahlin Riksbibliotekarie (Namn) Kommentar: Avtalet utgör tillsammans med förfrågningsunderlaget underlag för det slutliga avtalet mellan KB och leverantören. I det fall anbudsgivarens anbud antas kommer ett originalavtal att tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som detta med är då kompletterat med de uppgifter om företagsnamn, kontaktpersoner, prisvillkor mm. som saknas i denna version. Anbudsgivaren skall för hand fylla i de uppgifter som saknas. Observera att avtalet skall ha skrivits under av behörig representant hos företaget när anbudet lämnas in.

15 7. Förlaga till sanningsförsäkran Härmed försäkras på heder och samvete att Företaget: med organisationsnummer: och i företaget verksamma personer, som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta: inte är i konkurs, likvidation eller under tvångsförhandling, inte heller föremål för ackord eller annat liknande förfarande, eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud, inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, inte gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen. Ort, datum Firmatecknares underskrift Befattning

16 8. Checklista Följande uppgifter och dokument numrerade enligt nedanstående lista ska bifogas: 1. Omsättningsuppgift 2. Registreringsbevis 3. SKV 4820 4. Kopia på de två senaste årens bokslut 5. Sanningsförsäkran (finns med i ansökningshandlingarna) 6. Bekräftelse på att verksamheten pågått i minst två avslutade räkenskapsår 7. Utförlig beskrivning av verksamhet, organisation och kompetens. 8. Tre referenser avseende liknande koncept. Företagets namn, e-post, telefonnummer m.m. Beskriv också hur uppdraget genomfördes. 9. Ange ev. underleverantör(er) 10. Bekräftelse av att begärda nyckeltal uppfylls, eller förklaring till varför så inte är fallet 11. Kontaktperson på företaget; namn, adress, telefonnummer och e-post.