Anbudsinbjudan tillverkning av transportvagnar för böcker

Transkript

1 Anbudsinbjudan tillverkning av transportvagnar för böcker Inbjudan att lämna anbud på tillverkning av transportvagnar för böcker till Kungl. biblioteket (KB). Kungl. biblioteket (KB) är Sveriges nationalbibliotek och förvaltar det tryckta och det handskrivna kulturarvet. KB:s uppgift är bl.a. att samla in, bevara och tillhandahålla svenskt tryck och vissa elektroniska dokument. Upphandlingen görs som en förenklad upphandling enligt 6 kap. lagen (1992:1528) om offentlig upphandling i OPIC:s databas och på Anbudsjournalen. Förfrågningsunderlagen och eventuellt kompletterande material kan hämtas från eller Sista dag för att lämna anbud är Anbuden kommer att öppnas på KB:s sekretariat i närvaro av två tjänstemän. Välkommen med er ansökan! Med vänlig hälsning Karin Jortfelt Inköps- och upphandlingshandläggare

2 2 Innehållsförteckning Anbudsinbjudan tillverkning av transportvagnar för böcker Inledning och beskrivning av KB Bakgrund Upphandlingsformalia Kontaktpersoner Rättelse Kravspecifikation Krav på leverantören Lagenliga krav Grund för dokumentation av ställda krav Verksamhetsbeskrivning Ekonomisk stabilitet Krav på produkten Utvärdering Anbudsprövning och utvärdering Utvärdering av produkten Konstruktion och kvalitet 50% Pris 50% Kommersiella krav - avtalsvillkor Förlaga till sanningsförsäkran Checklista...16

3 3 1 Inledning och beskrivning av KB KB är en central biblioteksmyndighet med bland annat ansvar för samordning av forskningsbiblioteken och för bibliotekssystemet LIBRIS. KB får in över 1 hyllkilometer material per år för hantering och bevarande. KB har sina lokaler i centrala Stockholm, i Humlegården, och på Biblioteksgatan 29. Mer information om bibliotekets arbete och uppgifter återfinns på webbsidan Bakgrund KB hanterar en stor mängd objekt (böcker, tidskrifter, tidningar m.m.) på bokvagnar inom lokalerna i Humlegården men transporterar även stora mängder material för bearbetning på annan ort. De typer av bokvagnar som finns på marknaden uppfyller inte de hårda krav som KB måste ställa på bokvagnar som skall bära 400 kg material. Vagnarna ska forslas genom hissar, över trösklar, ramper och på lastbilslyftar, skakiga transporter samt utomhus mindre sträckor med risk för regn och snö. KB önskar köpa 12 boktransportvagnar utformade enligt följande önskemål: Max bredd på vagnen 500 mm. Max längd på vagnen 1000 mm. Vagnens stabilitet påverkar höjden, men vi vill ha tre hyllplan. De två lägsta hyllplanen minst 360 mm höga och den övre minst 460 mm hög. Hyllplanens djup bör vara 330 mm och vara inåtlutande så att de sluttar mot hyllornas bakstycke. Hjulen ska vara kraftiga och mjuka och diametern på hjulen i ytterkanterna bör vara 120 mm och i mitten 150 mm. KB önskar även ett skydd i någon form t.ex. en avtagbar täckskiva för front, gärna med tak och med möjlighet att hänga fast bakom vagnen under tiden vagnen lastas. Kanske någon vändbar L-formad anordning. Materialen/t i vagnen ska tåla fukt och regn. Den bör vara tillverkad i rostfritt stål med släta ytor. Täckskivan kan vara av annat material. Vagnen måste kunna köras över trösklar och transporteras i lastbil. Vagnarna önskas levererade senast

4 4 2 Upphandlingsformalia Upphandlingsform: Beställare: Adress: Förenklad upphandling enligt 6 kap. lagen (1992:1528) om offentlig upphandlig. Kungl. biblioteket, KB. Anbud skall vara skriftliga och skickas eller lämnas i ett slutet kuvert märkt: Anbud Handlingarna skickas till adressen: Kungl. biblioteket Box STOCKHOLM Anbud kan också lämnas in i KB:s reception i Humlegården, Stockholm. Öppettider: mån-tors fre lör Ansökningstid: Anbud skall vara KB tillhanda senast För sent inkommen ansökan kommer inte att beaktas. Allmänna ansökningsförutsättningar: Anbud skall vara skrivet på svenska. Ofullständiga anbud kan komma att förkastas. För att KB skall ha en möjlighet att kvalificera leverantörer är det ytterst viktigt att ansökan innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbud som inte uppfyller samtliga uppgifter riskerar att förkastas. 2.1 Kontaktpersoner Enhetschef Charlotte Ahlgren Tel: E-postadress: charlotte.ahlgren@kb.se Inköps- och upphandlingshandläggare Karin Jortfelt Tel: E-postadress: karin.jortfelt@kb.se KB ser det som mycket angeläget att leverantören kontaktar ovanstående personer om frågor föreligger. Om behovet av klargörande uppstår önskar emellertid KB få in eventuella frågor i skriftlig form via e-post.

5 5 2.2 Rättelse Skriftliga svar på eventuella frågor kommer att sändas ut till samtliga som efterfrågat förfrågningsunderlaget. Rättelser av anbud under prövningen får endast göras i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Förtydliganden och kompletteringar kan komma att göras om detta kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsningar.

6 6 3 Kravspecifikation 3.1 Krav på leverantören Nedan anges de krav som ställs för att kvalificera en leverantör. Den efterfrågade dokumentationen skall omfatta både anbudsgivande leverantör och eventuell underleverantör Lagenliga krav Leverantör skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Bolaget får inte heller ha betalningsanmärkningar p.g.a. obetalda skatter eller sociala avgifter. KB kommer att inhämta uppgifter från Upplysningscentralen (UC) eller likvärdig källa för att säkerställa denna information. I anbudsansökan skall bifogas följande handlingar: a) Kopia på ett registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet (för svenska företag är det Bolagsverket). Endast anbudsgivare som är registrerade i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistren, registrerade för redovisning och betalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter samt fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter får antas. b) Begäran om upplysningar - Offentliga uppgifter, SKV 4820, avseende anbudsgivaren. Blanketten skall bifogas anbudet och vara ifylld av Skatteverket. Intyget får vara högst tre månader gammalt. Eftersom blanketten enbart är tillämpbar i Sverige skall utländsk anbudsgivare bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Blanketten kan laddas ned från Skatteverkets webbsida: Observera den handläggningstid som kan finnas hos skatteverket. c) KB kommer att begära Kreditupplysning från UC över anbudsgivarnas Soliditet. d) Sanningsförsäkran från behörig firmatecknare som visar att anbudsgivaren: inte är i konkurs, likvidation eller under tvångsförhandling, inte heller föremål för ackord eller annat liknande förfarande eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud, inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, inte gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen.

7 7 Förlaga för en sanningsförsäkran bifogas detta förfrågningsunderlag Grund för dokumentation av ställda krav Den juridiska person som lämnar ansökan och eventuellt anbud skall ha bedrivit sin verksamhet i minst två avslutade räkenskapsår, detta för att anbudsgivaren skall kunna tillhandahålla de uppgifter som krävs för att klarlägga att anbudsgivaren uppfyller ställda krav, referenser, årsredovisning med mera. Om anbudsgivarens finansiella styrka inte kan garanteras eller övriga krav enligt 1 kap. 17 lagen om offentlig upphandling inte kan uppfyllas, kommer ansökan att förkastas utan vidare prövning. I ansökan skall anges namn, adress, telefonnummer och e-post till kontaktperson på företaget. Anbudet skall vara skriftligt och undertecknat av behörig person på företaget Verksamhetsbeskrivning Ansökande leverantör skall ha erfarenhet av det verksamhetsområde inom vilket anbud lämnas. Beskriv utförligt företagets verksamhet, organisation och kompetens. Anbudsgivaren skall lämna minst två referenser avseende liknande uppdrag. Företagets namn, e-post, telefonnummer m.m. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantör skall detta anges i ansökan. Samma krav som ställs på anbudsgivare i denna anbudsansökan gäller även för underleverantör. Leverantör svarar för underleverantör såsom för sig själv.

8 Ekonomisk stabilitet Leverantören skall ha en stabil ekonomisk bas. Leverantören och eventuella underleverantörer skall redovisa nyckeltal där likviditeten uppgår till mer än 1,0 och där soliditeten är högre än 25 procent. Beräkningsgrund är de nyckeltal som redovisades vid utgången av det senast avslutade verksamhetsåret. I det fall lägre nyckeltal redovisas skall leverantören ändå anses uppfylla dessa krav om leverantören lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. 3.2 Krav på produkten Anbudsgivaren skall lämna referenser till två liknande uppdrag. Anbudsgivaren skall bifoga konstruktionsskiss och materialförslag för vagnarna samt pris. Konstruktionsskisserna skickas in på neutralt vitt papper utan logotyp och liknade för att bedömningsgruppen inte ska veta vilken anbudsgivare som skickat in förslaget. Anbudsgivaren skall lämna 2 års garanti på vagnarna. 4 Utvärdering 4.1 Anbudsprövning och utvärdering Efterfrågade uppgifter skall redovisas på i förfrågningsunderlaget angivet sätt. Prövning av anbuden sker i två steg; 1. Kontroll av skall-krav (Leverantörskrav och produktkrav) 2. Anbudsutvärdering. En förutsättning för utvärdering är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skallkrav i kravspecifikationen. Anbuden kommer att utvärderas utifrån nedanstående. KB kommer att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn tagen till angivna utvärderingskriterier. 4.2 Utvärdering av produkten Utvärderingskriterier: a. Konstruktion och kvalitet 50% b. Pris 50% Beskrivning av kriterierna följer nedan. Vänligen läs noga igenom kriterierna.

9 Konstruktion och kvalitet 50% Anbudsgivarens förslag till konstruktion och kvalitet av vagn kommer att bedömas. Bedömningen görs enligt en tregradig skala: 6 poäng = Mycket väl/god 4 poäng = Godkänd 2 poäng = Otydlig eller svårbedömd En utvärderingsgrupp bestående av enhetschefen och några bibliotekarier kommer att bedöma förslaget. Bedömningen görs individuellt och en genomsnittspoäng räknas fram. Bedömningen görs av mycket erfaren och kunnig bibliotekspersonal vars mål är att hitta en så bra lösning för KB som möjligt. Resultatet av utvärderingen och utvärderingsgruppens uppfattning redovisas i ett tilldelningsbeslut Pris 50% Priset redovisas i beräknat totalpris för 12 transportvagnar. KB har som målsättning att fatta beslut om leverantör under vecka 51.

10 10 5 Kommersiella krav - avtalsvillkor Mellan Kungl. biblioteket, , nedan kallat KB och.., nedan kallat Företaget, med organisationsnummer,.. och adress.. har följande avtal slutits. Företaget förbinder sig att genomföra en digitalisering av KB:s lappkatalog Plåten i den omfattning och på de villkor som anges nedan. 1. Omfattning Uppdraget skall utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i förfrågningsunderlaget daterat Avtalstid Avtalet börjar gälla efter att beslut om leverantör har fattats och lagenlig tid för överklagande har löpt ut. Uppdraget skall vara slutfört senast Om uppdraget behöver utökas, skall parterna vid varje tidpunkt vara överens om det. 3. Uppdragets utförande Företaget skall utföra alla delar av avtalets åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som KB har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. 4. Kontaktpersoner KB.. tel: Företaget.. tel: 5. Genomföranderutiner Uppdraget skall genomföras i enlighet med rutiner som överenskoms särskilt mellan parterna.

11 11 6. Produkterna och pris De varor som Företaget tillhandahåller skall uppfylla i Sverige lagenligt fastställda krav. Levererade produkters funktion, utförande, konstruktion, material eller sammansättning får under avtalsperioden inte ändras utan att KB skriftligt godkänt en sådan förändring. KB äger rätt att låta produkter utgå ur avtalet. I förekommande fall har Företaget skyldighet att ersätta avtalad produkt med annan likvärdig i det fall produkten utgår eller ersätts av annan. Sådan förändring får inte medföra höjning av avtalat pris annat än om särskild överenskommelse om detta träffats mellan parterna. Priset anges i enlighet med förfrågningsunderlaget. 7. Ersättningsform Faktura i original sänds till KB snarast efter att KB godkänt respektive leverans, dock senast en månad efter detta datum. Beställarens namn, leveransadress samt uppdrag skall alltid anges på fakturan. Leverantörens F-skattebevisnummer skall alltid anges på fakturan. Fakturerings- och expeditionsavgifter får inte debiteras. Fakturan skall specificera arten och omfattningen av det arbete som utförts. Betalning erläggs senast 30 dagar efter fakturans ankomstdag till KB. Dröjsmålsränta får endast påföras i enlighet med räntelagen, dvs. först från och med den 30:e dagen från fakturans ankomstdag till KB. Mer detaljerade faktureringsrutiner skall överenskommas särskilt mellan parterna. 8. Mervärdesskatt Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. 9. Leverans Fritt till KB, Humlegården, Stockholm. 10. Underleverantör Företaget får inte anlita underleverantör för utförande av hela eller delar av uppdraget utan skriftligt godkännande från KB.

12 12 Företaget äger rätt att byta ut eventuell underleverantör under förutsättning att KB skriftligen godkänt detta. KB skall som underlag för sådant ställningstagande erhålla information motsvarande den som erhållits om Företaget och dess personal. Företaget ansvarar för underleverantörers arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor skall av Företaget vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till eventuella av Företaget anlitade underleverantörer. 11. Information och arbetsmöten Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för arbetets genomförande. Rapportering av eventuella fel skall ske skriftligt. Parterna skall ha regelbundna arbetsmöten där allt som är av betydelse för arbetets genomförande skall diskuteras. Minnesanteckningar skall föras vid dessa möten. Företaget äger inte rätt att med hänvisning till detta avtal marknadsföra andra tjänster eller produkter än de som av KB godkänts att ingå i avtalet. 12. Vite Vid försening av hela eller viss del av uppdraget skall Företaget vid anfordran utge vite i varje enskilt fall. Vite skall inte utgå då uppdraget försenats på grund av att tidplanen gemensamt reviderats eller att tillkommande beställningar gjorts. Utgivande av vite inverkar inte på KB:s rätt att göra andra påföljder än skadestånd gällande i anledning av kontraktsbrottet. 13. Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför hans kontroll som denne skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Såsom sådan omständighet skall anses krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, eldsvåda, beslut av regeringen eller myndighet. Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet skall omedelbart och skriftligen underrätta motparten därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört skall parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning.

13 13 Oavsett vad som ovan anges som skäl för befrielse från avtalade förpliktelser äger motparten rätt att häva avtalet om detta medfört försening av avtalad prestation med mer än sex månader. 14. Ansvar Företaget skall för att uppfylla sitt ansvarsåtagande inneha sedvanlig företagsförsäkring omfattande person- och sakskada. 15. Övriga villkor Om Företaget inte kan uppfylla KB:s krav enligt avtalet, har KB rätt att utföra i avtalet beskrivna arbetsuppgifter med egen personal. KB skall även ha möjlighet att anlita annan part i det fall så erfordras. 16. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall för sin giltighet vara skriftligen godkända av båda parter. 17. Uppsägning/tvist Part skall äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse. Leverantör är skyldig att betala upplupna kostnader som uppstått för KB vid eventuellt anlitande av annan leverantör. Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättförhållanden skall prövas av svensk domstol. 18. Tillämplig lag KB:s och Företagets rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet av svensk rätt. 19. Avtalets ikraftträdande Detta avtal skall anses som slutet vid den tidpunkt som inträffar när behöriga företrädare för båda parter undertecknat två likalydande originalavtal. 20. Avtalsbilagor Följande bilaga ingår i avtalet: Bilaga 1 Förfrågningsunderlag

14 14 (Ort och datum) KB (Anbudsgivande företag) Gunnar Sahlin Riksbibliotekarie (Namn) Kommentar: Avtalet utgör tillsammans med förfrågningsunderlaget underlag för det slutliga avtalet mellan KB och leverantören. I det fall anbudsgivarens anbud antas kommer ett originalavtal att tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som detta med är då kompletterat med de uppgifter om företagsnamn, kontaktpersoner, prisvillkor mm. som saknas i denna version. Anbudsgivaren skall för hand fylla i de uppgifter som saknas. Observera att avtalet skall ha skrivits under av behörig representant hos företaget när anbudet lämnas in.

15 15 6 Förlaga till sanningsförsäkran Härmed försäkras på heder och samvete att Företaget: med organisationsnummer: och i företaget verksamma personer, som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta: inte är i konkurs, likvidation eller under tvångsförhandling, inte heller föremål för ackord eller annat liknande förfarande, eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud, inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, inte gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen. Ort, datum Firmatecknarens underskrift Befattning

16 16 7 Checklista Innan ni skickar er ansökan kontrollera att följande dokument finns med: 1. Omsättningsuppgift 2. Registreringsbevis 3. SKV Kopia på de två senaste årens bokslut 5. Sanningsförsäkran (finns med i ansökningshandlingarna) 6. Bekräftelse på att verksamheten pågått i minst två avslutade räkenskapsår 7. Beskrivning av verksamhet, organisation och kompetens enligt anvisning i Referenser enligt Ange ev. underleverantör(er) enligt Bekräftelse av att begärda nyckeltal uppfylls, eller förklaring till varför så inte är fallet, se Kontaktperson på företaget Bilagorna ska vara numrerade enligt ovanstående lista.