SoftOne XE Produktnyheter 2013 SoftOne AB Sveavägen 63 102 34 Stockholm 0771-55 69 00 www.softone.se I denna version så har nyutvecklingen till stor del fokuserats på en ny modul Behovsanalys inom personal, utvidgad projekthantering samt en hel del nya funktioner inom Fakturering och Tid. Mycket tid har också lagts på kvalitet där vi samlat upp synpunkter från kunder och våra konsulter, ofta saker som är enkla att åtgärda men ger en tydlig skillnad för våra användare.
Nyheter Maj 2013 EKONOMI Automatiskt skapat redovisningsår Alla företag behöver redovisningsår med kopplade verifikatserier, även om man inte använder ekonomimodulen i SoftOne. För att förenkla för dessa företag skapas nu redovisningsåret automatiskt med verifikatserier kopplade. Integration mot Altinn SoftOne har nu en standardintegration mot den norska skatteportalen Altinn i vilken folk kan deklarera papperslöst. Finsk momsrapport Ekonomimodulen har kompletterats med en finsk momsrapport. Dolda baskonton för Finland Vissa baskonton har dolts för finska företag, i synnerhet inbetalning från Skattemyndigheten under kundreskontra. Inställningen Interimskontering döljs på samma sätt. FAKTURERING Budget på projekt En ny expander har tillkommit i vilken det är möjligt att budgetera på projekt. Budgeten och uppföljningen syns i projektcentralen. Förenklad process för att skapa projekt Hanteringen för att skapa projekt har förändrats. T.ex. är det inte längre nödvändigt att spara en order innan det går att koppla den mot ett projekt. Ny knapp för att skapa nytt projekt och koppla mot befintligt i huvudet på ordern. Projektnummer kommer upp i huvudet och även sökbart i översiktsbilden på orderlistan. Navigering från projektlista till projektcentral Med en ny ikon i form av en miniräknare är det nu möjligt att ta sig direkt från projektlistan till projektcentralen, för ett specifikt projekt.
Projektstatus Projektlistan visar nu projektens status, som ett filtrerbart fält. Det går ändra ett enskilt projekts status direkt från projektet, från t.ex. Aktivt till Avslutat. Projektets status påverkar olika funktioner, t.ex. är det inte möjligt att välja ett avslutat projekt vid tidrapportering eller vid orderkoppling. Vid statusändring kan man få olika meddelanden, som att det finns öppna order kopplade mot projektet eller kopplade underprojekt. Utökad projektcentral Projektcentralen är omgjord till att vara expanderbara rubriker i en trädstruktur genom vilken man kan tränga ner i datan och se vilka transaktioner som bygger upp summan. Under personalkostnader kan man få en lista över alla som registrerat tid på projektet med en kalkylkostnad och antal timmar. Intäkter bryts upp i intäkter personal och material. Den nya projektbudgeten som beskrivs ovan illustreras i projektcentralen. Förutom en kolumn med budgetsiffrorna finns det även en avvikelse som definieras som budget minus utfall. Negativt utfall illustreras med röda siffror. Justering av orderbilden Den ordning i vilken fälten presenteras på en order har förändrats. I huvudet ligger nu grundinformation som ordernummer, projektnummer och status. Flera fält har därmed flyttats ner till Kunduppgifter. Vid registrering av en ny order väljer man kunden först. Ett nytt textfält Arbetsbeskrivning har också införts, som består av två rader. Genom att markera med en checkbox i högermarginal av fältet kan man få texten utskriven på faktura. På order skrivs fältet alltid ut. Via en ny företagsinställning kan man få denna checkbox att vara förvald som standard. OBS! Fältet Arbetsbeskrivning finns inte i SoftOne mobil än, och det kommer ut vid nästa uppdatering av SoftOne Mobil. Använd istället fältet Interntext som tidigare om du jobbar i både SoftOne Mobil och i SoftOne XE.
Flera checklistor mot en order Det finns inte längre någon begränsning i att en checklista endast kan användas en gång på en order. Om checklistorna kopplats från webbklienten kan man arbeta med dem i mobilen. En annan ny funktion är att en checklista kan markeras som standard och då alltid komma upp på ordern. Finsk EDI SoftOnes EDI-lösning hanterar nu även finska grossister, och det går att få såväl leveransbesked och orderbekräftelse som faktura automatiskt inläst på sina order. I Finland följer formatet en standard och är samma för alla grossister, något som gör lösningen generell oavsett vilken grossist kunden använder. Prisgenerering vid extern artikel Med egen extern artikel används senaste pris, vilket kan vara förvirrande då man inte alltid vet vilken grossist som användes senast. Prisuppslag är nu justerat till att fungera enligt följande när en ny artikelrad skapas: Om grossist finns vald på ordern så hämtas den grossistens pris. Om grossisten inte har artikeln visas en dialog där användaren får välja grossist. Om ordern inte har standardgrossist används istället företagets standardgrossist. Användaren får en varning om sådan inte finns. E-postmall under faktura/order/offert Faktura, order och offert är möjliga att skicka via e-post och i samband med att man skickar brevet har man nu också möjlighet att välja epostmall, för att därigenom få brevet skrivet med förslag på text. E-postmallarna hanteras via inställningar->e-postmallar i fakturamodulen.
Husavdrag - koppla på textblock per automatik Vill man ha ut en längre text än det som är standard kan man öppna artikeln HUS-avdrag och lägga in ett textblock. Detta textblock kommer då direkt efter artikeln HUS-avdrag. Hantering av textrader vid orderradskopiering Vid kopiering av rader från en order till en annan följer nu även textrader med. Rader för husavdrag följer dock ej med.
Kunna sätta fakturadatum och förfallodatum i bulk Två nya funktioner har tillkommit i söklistorna med fakturor: Skriv ut fakturor Spara som definitiv och skriv ut fakturor: samma som att spara definitivt men där det även finns möjlighet att sätta fakturadatum och betaldatum i bulk genom att fylla i fälten längst ner. Då sätts dessa datum för de som saknar datum Kom ihåg att hantera varje status för sig, dvs skriv ut preliminära för sig och definitiva för sig Efter att man valt att skriva ut fakturor visas en dialog som bekräftar vilka fakturor som kommer skrivas ut. Behålla faktiskt inköpspris vid order från EDI I inställningarna för EDI finns nya val för olika prisinställningar. Med ny regel är det möjligt att använda inköpspris från EDI kombinerat med prisformel. Det som då händer är att utpriset mot kund räknas ut så som det är idag med formler, men inpriset som står på raden kommer från EDI. Det ska aldrig ändras, inte heller om man t.ex. byter prislista. Under modulen Administrera och valet Attest kan man nu på nivå sätta att den inte får modifieras. Det innebär att man t.ex. kan sätta att rader med status klar inte får ändras. Datumfiltrering vid fakturautskrift Det är nu möjligt att filtrera på datum vid utskrift av faktura, för att t.ex. skriva ut samtliga fakturor med fakturadatum i april. Orderlista sorterad på leveransdatum Under Användarinställningar finns nu möjlighet att i orderbilden visa leveransdatum. Om detta är valt kan användare sortera på denna kolumn för att få överblick över vad som ska levereras per datum. Inställning för benämning av artiklar En ny inställning under Fakturering < Inställningar < Inställning fakturering < Artikelrader gör att endast artikelnumret skrivs ut på orderrader, och alltså inte någon artikelbenämning. Fungerar på såväl befintliga order som nya.
Nya rapporter Faktureringsmodulen har kompletterats med nya rapporter: Rapport över hur mycket säljarna sålt för under en viss period. Rapport för att visa vilka anställda som äger vilka order. Mer detaljerad version av löneunderlagsrapporten där man ser frånvaron angiven på radnivå. Lagersynkronisering En ny artikelstatus lager har introducerats. En ny standardrapport har tagits fram som listar alla artikelrader som flaggats som lager. Rapporten kan genereras antingen från Rapporter eller från Exportmodulen. Funktionen behöver aktiveras med behörigheter innan den blir synlig.
PERSONAL Behovsanalys En ny första version av behovsanalyshantering i personalprodukten släpps med denna version. Tanken är att man ska kunna optimera sin bemanning genom att jämföra bemanningen på en liknande referensdag och sätta det i relation till försäljningen/antal transaktioner. Försäljningssiffror/transaktioner från kassan läses in via Connect-modulen, och ett regelverk appliceras utifrån den inlästa kassafilen. Utifrån de slutsatser man drar av informationen en kan man direkt från gränssnittet välja att skapa nya pass. Behovsanalys kommer att byggas ut framöver för att bland annat innehålla funktioner inom prognos. Detta är en första version som vi kommer släppa ut till ett fåtal utvalda kunder till att börja med. Söka på anställda i attestträdet I ett nytt sökfält går det skriva in en anställd, för snabbare navigering. Det går söka på såväl namn som anställningsnummer och kategori. Får man träff på kategorin visas alla anställda i den. Sortering i attestvyn Sorteringsordningen i attestvyn är omgjord till alfanumerisk. Tidigare kom t.ex. 100 före 99 vilket inte längre är fallet. Datumväljare i attestbilden Med en kalender går det nu välja datum i attestbilden.
Automatattest vid tillägg När användare tidigare registrerade tillägg godkändes detta med automatattestfunktionen. Tillägg måste alltid attesteras manuellt. Attestbild - betald tid Nu går det att definiera vilka lönearter som är betald. Detta görs under Personal inställningar lönearter. På varje löneart finns det en bock som heter betald tid. Denna ska vara ibockad på alla rena närvarolönearter t ex arbetad tid, mertid, övertid osv inte på t ex OB. Bläddra i avvikelsebilden Med nya knappar i avvikelsebilden går det bläddra till föregående och nästa dag. Systemet bläddrar enbart på en och samma anställd. Prestandaoptimering av stämpelklocka Tidigare synkroniserades alla företagets anställda till alla företagets stämpelklockor, oavsett antal butiker. Detta påverkade både prestanda och stabilitet, och därför har nu begreppet Kategori introducerats. Anställda kopplas till kategorier, och alltså även terminaler. Endast anställda från terminalens kategori synkroniseras. Detta innebär att det är enbart anställda på den kategorin som kan stämpla på terminalen. Samtidigt har söklistan med terminaler fått en ny flik: Statistik. I denna kan man se antal stämplingar som skett vid olika klockslag under en dag. En ny loggfunktion sparar alla felmeddelanden från terminalen till servern. Veckonummer i datumväljaren Datumväljaren visar nu även veckonummer. Primärt infördes detta i schemavyns datumväljare, men kommer läggas in även i systemets övriga datumväljare vid nästa release. Högerklick för att kopiera och klistra in pass Genom att högerklicka på ett eller flera pass kan man t.ex. klippa ut ett pass och klistra in det på en annan dag. Denna funktion gäller både schema och grundschema. Observera funktionerna Skicka passförfrågan och Frånvaro som är nya i högerklicksmenyn.
Veckointervall i grundschema I grundschema kan man välja vilket intervall som ska visas - dag, vecka, två veckor, etc.. Vid datumen ser man nu också vilken vecka posten tillhör, t.ex. vecka 1 i ett två-veckorsschema (1/2 v) Tomt grundschema vid nytt år Med en ny företagsinställning (Personal Företagsinställningar) går det nu välja att visa ett nytt fält för slutdatum på grundscheman. Om grundschema har slutdatum går det inte göra en placering som sträcker sig förbi slutdatumet. Visa antal personer i kalender Med en ny användarinställning (Personal inställningar användarinställningar) kan man välja om plupparna i kalendervyn ska visa antal pass (som tidigare) eller antal personer (slår då samman pass på samma person i beräkningen). Även tooltip över pluppen är justerad efter den nya inställningen Justerad kalender I schemaplaneringens kalender visas nu även Planerad tid och Avvikelsedagar. Dagar som passerat illustreras med grå bakgrund.
Dra och släpp mellan anställda i dagvyn På samma sätt som i schemavyn kan man nu dra och släppa ett pass från en anställd till en annan i dagvyn. Användaren får då samma typ av val för ersätt, byt, etc. Endast tillgängliga personer i dagvyn I schemaplaneringens dagvy kan man markera att endast tillgängliga personer ska visas. Denna döljer nu även anställda utan placering för aktuell dag. Utskrift av Dagschema Det är nu möjligt att direkt från ett dagschema klicka på Skriv ut schema och få en utskrift i pdf-format. Illustration av tillgänglighet Dagar då anställda är tillgängliga markeras med grön bakgrundsfärg. Ej tillgänglig personal markeras med röd bakgrundsfärg. Bättre datumhantering i schemaplanering I dagvyn visas data direkt för den valda dagen när användaren väljer ny dag, utan att man längre behöver trycka på uppdatera. I schemavyn är uppdateraknappen inaktiverad om intervallet är ogiltigt. Vid ändring av fråndatum följer till-datum med med lika många dagar som från-datum justerades. Utskrift av personschema Vid utskrift av personschema kan man nu välja att filtrera på passtyp. Lönespec egen behörighet Lönespec gällande integration till Softone Lön är nu egen behörighet. Det går nu att dölja för användare som inte vill använda sig av det Snitt per vecka i schemamall
Om en schemamall är längre än en vecka är det nu möjligt att se att snittet är X antal timmar för alla veckor. Rapportförändring Det är nu möjligt att få ut ett schema på rapport där man ser vilken avdelning man jobbar på. Inställning för Godkänna ledighet En ny inställning har införts för att välja om godkänna ska vara förvalt vid godkännande av ledighet. En annan ny inställning är att enbart Ingen ersättare ska kunna väljas Preliminära placeringar I kortet Placeringar kan man med en checkbox ange att de markerade passen ska sparas som preliminära. Om dagen har passerat är checkboxen inaktiverad. Kontroll görs att dagen inte är attesterad. Status på ledighetsansökan Nytt statusfält på ledighetansökan har införts med följande alternativ: "tomt" = orörd Delvis godkänd Godkänd Delvis avslagen Avslagen Avvisa meddelandetyper I meddelanden går det nu markera Visa inte det här meddelandet igen, för att slippa få framtida meddelanden. Meddelandetypen går att ta fram igen under Personal < Inställningar < Användarinställningar. Inaktivering av scheman I Bemanning > Schemamallar går det göra en mall inaktiv. Detta får till följd att den inte längre syns i Schema och Placeringar. Om det finns placeringar på schemat ska dessa inte gå att förlänga. En schemamall kan inaktiveras antingen från mallen i sig, eller flera på en gångfrån listan med schemamallar. Fler än 30 kategorier på attestroll Det är nu möjligt att ange fler än 30 kategorier på en attestroll.
INSTÄLLNINGAR Anställningsnummer som föreslaget användarnamn Via en ny generell företagsinställning går det få användarnamnet satt till anställningsnummer per automatik. Språkhantering av Publikt meddelande Funktionen för Publikt meddelande, som används för information till användarna språkhanteras nu. Texten läggs endast ut för de språk som har en text. Utrullning av startsida per användare från roll Om väljer att ändra startsida för en roll behövde man tidigare även gå in på alla redan upplagda använda och göra samma sak där, vilket kunde upplevas som tidskrävande. Med den nya funktionen Uppdatera startsida för befintliga användare görs denna utrullning automatiskt. Visa alla terminaler i panelen för supportanvändare I översiktspanelen som visar terminaler ska man om man är supportinloggad ha möjlighet att se alla terminaler för alla kunder (inställning). Dessutom ska då även alla kolumner som finns i vanliga listan visas. Detta gör det möjligt för SoftOne att snabbt kunna se om någon terminal är offline hos någon kund.
Förbättringar & Felrättningar Fakturering Grossistprislistor sortering på listorna - 6838 Efter spara grossist fungerade inte sorteringsordningen på grossisten under inställningar, grossistprislistor. Ny rad efter rad man har fokus på 8376 Vid ny rad markerat kom inte alltid den nya raden efter den du stod på Kopiering av rader till annan order - 8377 Vid kopiering av rader till annan order följde inte textrader med. Överför order vid spara felaktigt 8478 La man till rad/rader på ordern, efter klarmarkering av en rad och hade avbrutit överför till faktura, anropade denna raden/raderna ändå en överförning till faktura. Spårning prisformler i XE 8516 Det gick inte att spåra vem som ändrat prisformler, fakturering tidigare, nu står det vem som ändrat och datum. Fastpris och stängning av order 8518 När man la ett fastpris och bara klarmarkerade den raden och andra rader var öppna blev ordern per automatik stängd. Minustecken på antal orderrader på MAC 8539 Kunde tidigare inte ange minus antal på artiklar i MAC miljö på orderrader. EDI - skapa pdf utan rapportmall 8636 Knappen "Skapa PDF" i EDI modulen var klickbar även om man inte hade rapportmallen "EDI-faktura" upplagd Ny kund skapat från order/faktura 8676 Skapar man en ny kund från offert/order/faktura så kom den inte med som förvald. Selgas rabattbrev, ny version - 8699 Stöd för ny version av Selgas rabattbrev infört Korrigera påslagsbrev 8751 Det gick inte att spara ändringar vid korrigering av påslagsbreven. Hur är läget 8762 Under hur är läget såg man alla order trots att man inte kunde se alla order på en roll. Rader tomma i tid och projekt - 8764 I vissa fall försvann tidbokens timmar, men ej artikelradernas timmar, när man la in timmar i tidboken och klickade direkt med muspekaren och skrev in noteringar i anteckningsfältet på order. Fel benämning på fakturan om man använder BIC/SWIFT - 8829 Nu kommer BIC/SWIFT ut som benämning på fakturan och inte bara BIC. Enhet från grossist - 8854 I vissa fall hämtades inte rätt enhet vid användning av grossistartikel på order. Byte av priser på diverseartiklar nollställer inte pris - 8944 Vid byte av prislista kunde priset innan nollas ut på artiklar av typen diverse utan pris. Huvudprojekt kvar vid nytt projekt - 8503 Skapade man ett nytt projekt med "plussfliken" inuti ett befintligt projekt, satte den huvudprojekt på det nya. Levfaktura kopplad till projekt syns ej under spårning på projektet - Levfaktura kopplad till projekt syns ej under spårning på projektet, fungerar nu även för multipla projekt kopplade till samma levfaktura. Kontantförsäljning orsakar momsdiff/öresavrundningsfel Lägger man en artikelrad på en faktura och sedan bockar i kontantkund så blir momsen fel. Vilka grossister gäller en prisuppdatering - 8610 Vid uppdatering ny prislista fick man inte upp vilken grossist som uppdaterats. Tidkoder SoftOne Mobil 8158 Tidkoderna, fakturering, i SoftOne Mobil sorterades inte i alfanumerisk ordning tidigare.
SoftOne Mobil - spara fakturerbar tid 8401 Första gången man rapporterade tid på en order i SoftOne Mobil fungerade det inte att spara 0 som fakturerbar tid Redovisningsår SoftOne Mobil 8456 Tidigare kunde man inte jobba i SoftOne Mobil om inte man gått in i SoftOne XE och satt ett redovisningsår där, detta behövs inte längre då den går på datum. Hur är läget på förstasidan kan döljas - 8267 En ny behörighet har lagts till så att man kan dölja Hur är läget på förstasidan. Behörigheten ligger under det som heter Gemensamt. Ekonomi Leverantörsfaktura konteringsrader 9028 Leverantörsfaktura utan konteringsrader kunde i vissa falll sparas utan att det låg konteringsrader på fakturan. Fakturabilder flersidiga fakturor 9030 Flersidiga fakturor scanning såg man inte i leverantörsreskontran, enbart sidan 1. Varning vid lev.faktura/betalning utan konteringsrader - 9037 Om man av någon anledning har en levfaktura eller betalning utan konteringsrader kan man inte överföra den, ger felmeddelande. Utskrift av verifikat leverantör och kundfaktura - 7015 Det gick inte att skriva ut verifikat vid överföring från faktura till verifikat inifrån öppen leverantör och kundfaktura. Datumformat fel på norska och finska - 7823 Gå nu att skriva datum på kortformat i datuminputboxar, tex 1305, för att få datumet 2013-05-13 i andra länder än i Sverige. Leverantörsbetalningar och kundbetalningar redigera belopp i avprickning - 8367 Om betalningen är skapad, finns fortfarande möjlighet att ändra betalningsdatum under avpricknings listan. Däremot går inte betalningsbelopp och kontering att ändra här, utan i sådana fall får man helt enkelt backa betalningen och på så sätt ta bort betalningen och göra om den. Personal Tiduppstartsguide - 7938 Tidsuppstartsguiden för uppsättning av nya bolag i XE Personal är nu justerad och fungerande igen. Ingen kontroll av användarnamn vid import - 8128 Ska inte gå att importera så att det skapas två användare med samma namn. Stämpla orimligt långa pass 8285 Det fanns ingen kontoll över hur långa pass som kunde stämplas inifrån avvikelsebilden, nu är det en spärr +\- en dag. Placering Kalender 8680 Placering kalendervy syntes inte helt i bilden. TimeStamp: Långsam efter stämpling TimeStamp har optimerats så att det går betydligt snabbare att stämpla. Historik för preliminära pass 8778 Historik för preliminära pass loggades inte vid frånvaro och kopiering av pass vid preliminär placering. Extrapersonal och kategorier 8803 Tidigare såg man inte extrapersonal som inte är var knuten till egen kategori och attestperson - nu ser man personal som är extra för varje kategori Beskrivning kommer ej med vid placering Om man angett en beskrivning på ett pass i grundschemat kommer det ej med vid placeringen, nu fixat.
Kopia på lönefilsexporten till egen mailadress - 8811 Nu kan man lägga till en egen mailadress så att man får kopia på den lönefil som exporteras per mail. Förlängning av placering på personlig schemamall blir i vissa fall fel 8969 Problemet att det i vissa lägen inte är den senaste schemamallen som används vid placering är nu åtgärdat. Internkontering sätts inte på transaktionerna När man rapporterar frånvaro/närvaro från avvikelsebilden sätts inte internkontering på tranaktionerna. Felaktigt meddelande om överlappande rastfönster 9011 Problemet med felmeddelandet om överlappande rastfönster i vissa lägen ska nu vara åtgärdat. Moms på utlägg 8875 Om man inte har en tidart som genererar rad med moms vid export till lön ska det inte minskas ner på raden med utlägget. Den raden ska då vara ink moms. Nytt pass - fel datum - 8858 När man stod i dagvyn och klickade på nytt pass valdes inte det datum man var inne på utan dagens datum. Byte av person på passbilden 8862 Rasten hängde kvar på ursprungsperson när man bytte person på passbilden Det går ut mail felaktigt om man lägger preliminärt pass på person -8874 Drar man ut ett preliminärt pass på en person så få personen ett mail trots att man bara ska få det om det är definitivt. Kan inte lägga brutna pass över midnatt i schemaplaneringen Förut var det problem att lägga tex ett pass 18:30-02:30 och andra 02:30 till 06:30 då de hamnade på samma dag. Är nu åtgärdat. Pass vid preliminär placering 8779 Passen höll ej ihop vid preliminär placering. De höll ihop i grundschemat men inte efter placering. Dagvyn - stega med högerpil 8780 Gick inte att stega fram med högerpil i dagvyn om man ändrat i företagsinsällningen och satt sluttid "dagen slutar kl. xx" Kommentar grundschema 8782 Kommentarer sparades tidigare inte i Grundschema. Optimering i schemaplanering - 8989 Schemaplaneringsvyn har optimerats så att endast det som är modifierats laddas om. Gör att vyn går snabbare. Högerklicka nytt ledigt pass 8737 Nytt pass blev inte tillagt automatiskt, vilket gjorde att vid modifiering av ett befintligt pass tog systemet det som om det var ett nytt pass och datum och anställd blev förvald. Felmeddelande om pass som krockar - 8740 Fick felmeddelande när man drog ett pass från ledigt pass till en person som hade ett pass dagen före eller efter det lediga passet. Ledigt pass ska med som urval på rapport Ledigt pass nu med som urval i relevanta rapporter samt på utskriften. Hel period definitiv - 8777 Det gick inte att göra en hel period definitiv om man inte hade pass på perioden och nollschema. Summering tar inte hänsyn till rast på osparade pass Summering i Grundschema tog inte hänsyn till rast på osparade pass om man inte sparade schemat. Flytta på frånvaro i schema 8663 Det gick att flytta på frånvarodatum och tid i bemanningsschemat Kopiera pass på 1veckas grundschema med två veckor uppe Kopiera ett pass i grundschema bilden från en vecka till en annan veckas så ska den läggas upp på samtliga veckor som man har uppe i grundschemat.