PC-Axis 2004, Handledning

1 PC-Axis 2004, Handledning Innehåll PC-AXIS 2004, HANDLEDNING... 1 LITE OM PC-AXIS OCH DESS HJÄLPFUNKTIONER... 2 EN KORT GENOMGÅNG AV VERKTYGSRADEN... 3 ÖPPNA EN DATABAS I PC-AXIS... 4 GÖR EN TABELL I PC-AXIS... 4 ATT SPARA EN TABELL... 9 REDIGERA EN TABELL I PC-AXIS... 11 GÖR ENKLA BERÄKNINGAR MED PC-AXIS... 11 GÖRA DIAGRAM I PC-AXIS... 14 PX-MAP TABELLER PÅ KARTA... 16 LITE OM AVANCERADE FUNKTIONER I PC-AXIS... 17 TABELLSTORLEK... 20 GRUPPERINGAR... 22 SKAPA GRUPPERINGAR BASERAT PÅ ETT EXISTERANDE VÄRDEFÖRRÅD... 22 SKAPA GRUPPERINGAR PÅ BASIS AV ETT NYTT VÄRDEFÖRRÅD.... 25 VAD ÄR FEL?... 25 SPARADE FRÅGOR I PC-AXIS HUVUDMODUL... 26 1

2 Lite om PC-Axis och dess hjälpfunktioner Det är ett par saker som kan vara bra att känna till innan man börjar att använda PC-Axis första gången. Om du låter musen vila över en knapp i verktygsraden visas en liten gul ruta som talar om vad knappen kan användas till. Om du har användning för ytterligare hjälp, så finns en knapp som öppnar hjälpfunktionen. Den sitter längst till höger på skärmen. Här kan du söka hjälp angående menyer, kommandon och hur man arbetar med PC-Axis. Tryck på F1 för att få hjälp med det du just håller på med. 2

3 En kort genomgång av verktygsraden Öppna en databas Fotnot Välj nya värden Spara Skriv ut Ångra Kopiera Pivot (medurs) Pivot (moturs) Pivot (valfria ändringar) Summera Procent Promille Addera Subtrahera Multiplicera Dividera Mer information Grafik Kartor Sök hjälp 3

4 Öppna en databas i PC-Axis. Figur 1. När du skall öppna en tabell i PC-Axis, finns det olika sätt att göra det på. Om programmet är öppet, trycker du bara på Arkiv Öppna eller så klickar du på knappen. Så hittar du den mapp som innehåller aktuell databas eller tabell. På denna bild ser man PC-Axis filerna som har extension PX. Figur 2 För att kunna använda grupperingsfunktionen (se nedan) skall man välja rätt katalog för indelningarna som hör till den aktuella databasen. Den ändras med knappen nere till höger på bilden i figur 2 Byt indelningskatalog.. När du skall välja en ny tabell kan du antingen dubbelklicka på den, eller markera den med musen och trycka på ENTER. Låt oss säga att du vill titta på befolkningsstatistik tryck på ämnet Befolkning, och välj den tabell, som heter Folkmängd. Se figur 3. Gör en tabell i PC-Axis Nu har du kommit dit där du skall välja värden alltså vad du vill att din tabell skall innehålla. 4

5 Enskilda värden: CTRL+museknap Klicka här för att välja alla värden Figur 3 Val av värden till tabellen Om du önskar att alla värden i en variabel skall med, klickar du på listrubriken med variabelns namn. Som till exempel i figur 3, där jag vill ha alla värden på kön, och därför klickar på "kön". Om du endast vill ha vissa värden skall du hålla CTRL-knappen nere samtidigt som du klickar med vänster musknapp på de önskade värdena. Då kommer bara de värdena att ingå i tabellen. Så här väljs alla önskar du välja alla variabler och alla värden på en gång, klickar du på knappen Alla. Om gruppering av värden Alla variabler kan grupperas om man önskar det. Detta skall göras före det att man eventuellt väljer alla variabler med knappen Alla. Se figurerna 4 och 5. Man kan använda grupperingar om man har en tabell som är detaljerad dvs. t ex. på kommunnivå eller ettårsklasser till att få de indelningar man önskar. T ex. kan man skapa sina egna åldersindelningar, indela områden över länsgränser och mycket mer. Låt oss säga att vi vill gruppera på ålder i den tabell vi har valt är ålder uppdelat på ettårsklasser, och vi vill hellre ha en uppdelning i femårsklasser. På bilden där man skall välja variabler, finns en knapp som heter Gruppera. Tryck på den, och figur 4 kommer fram. Här syns det vad man kan gruppera i denna tabell, det är region och ålder och det är ju ålder som vi vill gruppera. 5

6 Figur 4 Tryck på OK. I nästa bild finns en översikt över olika grupperingar du har möjlighet att välja. Figur 5 Här väljs 5-årsklasser, och så trycker man på OK. Så kommer man tilbaka till figur 3, men med en annan åldersfördelning: Figur 6 a 6

7 När du är färdig med att välja värden till din tabell, klickar du på OK, och tabellen kommer fram på skärmen. Om det är mycket långa texter för variabelvärden finns från och med version 2003 av PC-Axis en möjlighet att få en annan layout genom att trycka på knappen Långa texter. Då får man denna bild istället: Figur 6 b Om man markerar rutan Använd denna layout som standard, kan detta ändras tillbaka i menyn Visa, Avancerat fliken Information där man markerar rutan Visa val av värden i layout med smala listor. Tabellen blir i båda fallen densamma 7

8 Figur 7 Du kan klicka på stjärnikonen i verktygsraden för att läsa fotnoter till tabellen. Här står senaste uppdatering, källa, kontaktpersoner mm. Om det finns ytterligar information till tabellen så blir ikonen med en liten bok aktiverad. Ett tryck på den boken leder till ett dokument som kan finnas som bilaga i något texthanteringsformat. 8

9 Att spara en tabell När du är nöjd med utseendet på din tabell kan du spara den. Du spar den genom att välja Arkiv Spara som " Figur 8 Det kommer upp ett flikblad där du skall ange var du skall spara filen och vad den skall heta. 9

10 Placering Namn Figur 9 Om du vill ta in tabellen i ett annat program än PC-Axis, t ex. Excel, kan man spara tabellen i ett passande filformat. Du kan klicka på fliken i figur 9 som heter "Konvertering", och då kommer bilden i figur 10 fram. Figur 10 Här kan du i boxen "Filformat" själv välja i vilket format du vill spara tabellen. 10

11 Redigera en tabell i PC-Axis Om du inte är nöjd med utseendet på din tabell som den ser ut när du först får fram den på skärmen, finns det ett antal möjligheter du kan utnyttja för att ändra den. Låt oss först se hur man får variablerna att byta plats, så att du själv kan bestämma vad du vill ha som kolumnhuvuden och förspalt. Tryck på knappen, som betyder att du valfritt kan vrida runt (pivot) din tabell. Du kan se på figur 11, hur dialogboxen ser ut: Figur 11 Här drar du enkelt runt variabler precis som du vill ha dem med drag och droppa teknik. När du är nöjd trycker du på OK, och den nya tabellen kommer fram. Du kan göra det i flera omgångar tills du är helt nöjd med tabellen... Gör enkla beräkningar med PC-Axis Det finns ytterligare funktioner som gör PC-Axis till ett mycket bra tabellhanterare. Låt oss se på några exempel. Du kan i PC-Axis göra enkla beräkningar. När du trycker på Beräkna (figur 12), kan du se olika möjligheter för att göra beräkningar. 11

12 Figur 12 Vi provar med en procentberäkning, som markerat i figur 12. Följande bild kommer då fram: Figur 13. Om vi önskar beräkna andelen kvinnor och män i förhållande till Totaltsiffran, väljer vi som bas för procentberäkningen Totalt och trycker på OK. Sedan blir du tillfrågad om det nya värdets namn. 12

13 Figur 14 PC-Axis kommer att automatiskt föreslå att du ger det nya värdet namnet "Procent", du kan ändra det om du inte tycker att det passar. Klicka på OK. Nu visas alla talen på skärmen. Om du inte önskar ha med de ursprungliga talen, utan bara de nyberäknade så finns det en box där man kan välja vad som skall ske med de ursprungliga talen. Figur 15 Ändra texter i tabellen Du kan också ändra texterna till tabellhuvud och förspalt. Gå in i Redigera, Ändra texter... Här markerar du den eller de variabler där texten skall ändras. Skriv in den nya texten och tryck på ENTER. Uppdatering av tabeller Om du har en tabell som t.ex. innehåller befolkningen i sexton olika kommuner, fördelat på ålder, kön och tid (1995-2000), och 2001 blivit offentliggjort, så finns det en funktion i PC-Axis som gör att du kan lägga till en tabell till en tidigare tabell man har. Du kan t.ex. ta ut de senaste talen från Sveriges statistiska databaser på Internet som sedan kan läggas samman med det tidigare materialet man har. Man lägger helt enkelt en tabell vid en annan tabell (man lägger till nya värden). Man kan också lägga en tabell på en annan tabell (man lägger in en ny variabel), t.ex. om man har tagit ut invandring och utvandring från databaserna på Internet från olika tabeller, och man gärna vill ha resultatet i en enda stor tabell. Du skall vara observant på att tabeller som skall läggas på eller vid varandra, skall se lika ut dvs. att om du har varit inne och gjort ändringar i ena tabellen så måste du ha gjort samma ändringar i den andra som du lägger vid eller på. 13

14 Figur 16 För att använda dessa funktioner, skall du klicka på Redigera, Tabell vid tabell / Tabell på tabell. Se figur 16. Sedan tillfrågas du om att ange vilken katalog tabellen som skall läggas vid/på ligger i. Var uppmärksam på, att du bara blir presenterad för tabeller, som har möjlighet att bli lagda vid/på. Du väljer de du vill använda och klickar på OK. Så har din tabell på skärmen fått nya värden/variabler... Om du använder vid tabell, är det fråga om att lägga till en ny tidpunkt. När du använder på tabell är det för att du har två lika tabeller som kan läggas ihop. Göra diagram i PC-Axis När en tabell har den struktur som du tycker passar kan du göra ett diagram. Du kan göra olika diagramtyper, och i några tabeller kan du även göra tematiska kartor (mer om det senare). Om du önskar att göra ett diagram, skall du trycka på denna ikon: mellan olika diagramtyper.. Så kommer följande bild fram, där du kan välja 14

15 Figur 17 Om du trycker på knappen Justera så får du möjlighet att ändra på vissa saker i diagrammet. Figur 18 Kopiering av diagram Man kan välja att kopiera det färdiga diagrammet till andra Windows program, t.ex. Word eller Excel. Klicka bara på knappen. När du kommer över i det programmet du önskar diagrammet i, väljer du klistra in special och bildtyp bitmap. Om du bara klistrar in på vanligt sätt får du tabellen istället för diagrammet. Observera Lägg märke till att några diagramtyper kräver bestämd struktur på tabellen. T.ex. skall vid produktion av en befolkningspyramid ålder vara i förspalten och variabeln kön som kolumner. PC-Axis talar om vad som måste göras om det är problem med att få fram ett visst diagram. 15

16 När du har flyttat över ett diagram till Excel, skall du uppmärksamma att det inte är möjligt att arbeta vidare med diagrammet där. Det är endast en bild från PC-Axis som du ser. Om du flyttar siffrorna kan du dock arbeta vidare med dem i det andra programmet, men inte med diagrammet. PX-Map tabeller på karta Med programmet som heter PX-Map kan du framställa dina tabeller på en karta. Om du använder cd-skivan Statistik utan gränser och vill ha en regionalt indelad tabell som en karta så skall du trycka på knappen med ikonen som ser ut som en liten glob - (färglös). Så här kan en karta se ut:. Det är inte alla tabeller som kan visas som kartor, om det inte går så är den lilla knappen inte aktiverad Om du tar ut en tabell från databaserna på Internet så finns ännu inte kopplingen till karta tillgänglig. Så här gör man Om du ändå vill få en karta från databasen på Internet så tar du ut den med alla kommuner och sparar den som en PC-Axis fil på din persondator. Därefter öppnar du den med ett textbehandlingsprogram (t.ex. Word). Du skall finna ett ställe som ser ut så här: 2580","2581","2583","2584"; PRESTEXT("fritidshusområden mm")=0; MAP("region")="Sweden_municipality"; DECIMALS=0; SHOWDECIMALS=0; SOURCE="Statistiska Centralbyrån. Kontaktperson Hans Ansén tel 08-5069 47 32 "; DATA= 4 237 511 38 549 29 1925 3720 541 4261 16

17 Här skall du se till att raden MAP("region")="Sweden_municipality"; sätts in. Du måste sätta in raden efter STUB och HEADING som kommer i början av filen. När du sparar filen igen (var uppmärksam på att du sparar filen med suffixet PX). Annars kan du inte öppna filen i PC-Axis och får fram en karta i PX- Map. En mer utförlig vägledning finns till PX-Map på cd-skivan Statistik utan gränser. Lite om avancerade funktioner i PC-Axis Tabellpresentationen kan ändras så att tusentalsavskiljare av olika form kan visas i tabellen. Man går in i menyn Visa Avancerat Figur 19 Där väljer man sedan fliken format för dataceller: 17

18 Figur 20 Markera sedan den form av sifferpresentation som önskas. Det valda formatet kommer att fungera när nästa tabell öppnas i PC-Axis. PC-Axis kan även kopplas till andra program. Du kan då starta ett annat program från PC-Axis så att tabellen i PC-Axis kommer direkt in i det andra programmet. Installationsprogrammet gör en automatisk sådan koppling till Excel. För att göra en ny sådan koppling skall du även här gå in på Visa, Avancerat. I den bilden som kommer fram, väljer du den flik som heter Fler möjligheter. I den nya bilden som kommer fram skall du klicka på nedanstående figur 20:, därefter klickar du på fliken Andra program och knappen Ändra... Då är du framme vid 18

19 Figur 21 I dialogboxen finns möjlighet att skapa en genväg till fyra olika andra program. För att skapa en genväg skall PC-Axis ha följande fält ifyllda: programmets namn skrivs i Menytext. Skrivs ett & före et av bokstäverna i namnet skapas automatiskt en genvägstangent. Programmets namn står därefter under Arkiv i PC-Axis. programmets filtyp skrivs i boxen Filtyp. i Program skall sökvägen finnas till programmets exe-fil. I detta fall till Excel.exe. Man måste alltså veta var exefilerna finns någonstans. Sök eventuellt efter programmet med hjälp av utforskaren i Windows. När du nu går tillbaka in i PC-Axis, så finns under Arkiv en rad som heter Excel. 19

20 Figur 22 När du klickar på Excel-raden kommer PC-Axis automatiskt att överföra tabellen till Excel. I Excel läggs tabellen i ett eget blad och eventuella fotnoter läggs under tabellen. Tabellstorlek En ytterligare bra egenskap PC-Axis har är att det är möjligt att hantera tabeller med flera miljoner tabellceller. Därvid kan man även glädja sig åt att inte behöva se alla på skärmen. Ju fler celler som visas på skärmen, ju längre tid tar det att göra beräkningar. Dessutom används mycket av maskinens minne. Så låt oss se på hur man reducerar antalet celler som visas på skärmen. Klicka på Visa, Avancerad och välj den flik som heter Tabellpresentation. 20

21 Figur 23 Här kan man ställa in hur många rader som man maximalt vill visa på skärmen. Kom ihåg att även om du inte ser hela tabellen kan du jobba med hela tabellen. Allt du gör med tabellen gäller hela tabellen. Du kan också ändra layout Det är lätt att ändra tabellens utseende. Om du t.ex. har en tabell du inte önskar skall ha radnummer eller rutnät så kan du ta bort dem genom att gå in i Visa och klicka bort önskade egenskaper. Figur 24 21

22 Du kan även i själva programmet kopiera, flytta eller ta bort tabeller och ämnesområden. När du gör det i PC-Axis, är du säker på att alla referenser och liknande blir borttaget samtidigt. Du skall först klicka på Arkiv, Underhåll Kopiera, flytta eller ta bort en tabell inom ett ämnesområde. Välj Kopiera/Flytta eller ta bort tabeller i dialogboxen Underhåll. Välj t.ex. ämnesområdet Befolkning och ta bort, kopiera eller flytta en av tabellerna. Grupperingar Principen är att man utifrån ett värdeförråd definierar ett grupperingsregister som innehåller de önskade summeringarna. Grupperingsregistret kan sedan användas på alla material där den aktuella variabeln uppträder. T.ex. kan man på basis av 1 årsklasser skapa en gruppering på 5-årsgrupper. Man måste inte göra grupperingar, eftersom man även kan summera inom PC-Axis. Fördelen med att gruppera är att man endast behöver göra det en gång. Därefter kan använda samma gruppering på många andra tabeller, jämfört med att en summering sker i endast en tabell. Man kan dessutom göra egna indelningar som är annorlunda än de som SCB levererat på cd-skivan. Att göra en gruppering tar lite längre tid första gången, men i gengäld är det mycket enkelt nästa gång man vill använda grupperingen. Skapa grupperingar baserat på ett existerande värdeförråd. Öppna Arkiv, Indelningar Figur 25 Välj bland de värdeförråd som står i listboxen, t.ex. ÅLDER1, eller använd Bläddra knappen för att skifta till en annan indelningsmapp. (Om värdeförörådet finns på skrivskyddat medium, t.ex. en cd-skiva, skall det först kopieras över till en disk och egenskaper ändras till inte skrivskyddat). 22

23 Figur 26 Tryck på Fortsätt Figur 27 För att inte sitta och fylla i alla koder och texter själv, kan du trycka på knappen Läs från fil... så kommer det upp en bild där du kan finna redan existerande värdeförråd. 23

24 Figur 28 Nu blir sidan fylld med värden från det valda värdeförrådet (text och koder) t.ex. ALDER1, namnet på domänen samt värdeförrådstypen (V=värdeförråd av normal struktur, H=hierarkiskt värderråd, N=delområden). Tryck på knappen med Grupperingar. 1 2 3 Figur 29 1. I det översta fältet namnges grupperingsregistret, t.ex. 10-årsklasser. Detta namn skall bl a. användas i tabellrubriken när grupperingen används. 2. I det mellersta fältet namnges varje enskild grupp (kod och text) t.ex. 0-9 i båda fälten i detta fall. Innan varje ny grupp trycker man på knappen märkt Lägg till. 3. I nedersta fältet väljs de värden som skall ingå i gruppen, t.ex. 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. De står i listan till höger. Markera dem och använd den aktiverade piltangenten. 24

25 Om du inte markerat att överlappande grupper är tillåtet, kommer värdena att försvinna från den högra boxen när de klickas över till den vänstra. Det är det vanligast förekommande sättet att använda grupperingarna på. Gör man grupper som t.ex. innehåller 0-4 år, 0-9 år är det nödvändigt att tillåta överlappande grupper eftersom 0-4 år ingår i båda grupperna. Använd Visa knappen för att kontrollera resultatet. Tryck sedan på spara. Skapa grupperingar på basis av ett nytt värdeförråd. För att kunna skapa grupperingar av värden som inte redan finns i indelningsregister, skall man först importera dessa värden. Värdeförrådet är en fil som innehåller koder och texter för de värden, som skall grupperas. Tex. Koden 0 med tillhörande text 0 år. Koden 1 med tillhörande text 1 år osv. Värdeförrådet kan inläsas i PC-Axis från en kommaseparerad fil, som kan se ut så här: 0,0 år 1,1 år 2,2 år Man kan då också läsa in existerande värdeförråd (en VS-fil) för att eventuellt rätta i det. Vid de flesta tillfällen är det dock den PC-Axis fil som man önskar att göra grupperingar i, som används som input till värdeförråden. För att kunna använda grupperingar skall man säkerställa att det är konsistens mellan datainnehåll och grupperingsregister. Domain är ett nyckelord som finns för varje variabel. Det refererar till en klass av värden. En lista med samtliga domännamn kan man se från indelningsprogrammet om man har markerat rätt databas. Det aktuella namn som är använt finns också med som nyckelord i PX-filen. Det är ett namn som skall skrivas in när man upprättar ett värdeförråd. När en tabell skall tas ut så skall man se till så att man har valt rätt indelningsbibliotek. När värdeförrådet är inläst, används samma metod som beskrivs ovan för att gruppera. Vad är fel? Om du efter att ha skapat ett grupperingsregister likväl inte kommer åt gruppera vid ett uttag av en tabell så kan det bero på: Det INDEL bibliotek som är aktivt innehåller inte det nyupprättade grupperingsregistret. Skifta indelningsbibliotek. Det gör man på samma ställen som där man skiftar databas. Man kan också som defaultvärde välja ett indelningsregister. Det görs under Visa, Avancerat. Under Kataloger väljs Indelningskatalog och anges den katalog som man vill använda. DOMAIN har olika namn i PX-filen och i värdeförrådet. Öppna PX-filen i t.ex. NOTEPAD (eller i PX-Edit) och kontrollera om namnet motsvarar värdeförrådets. 25

26 Figur 30 Sparade frågor i PC-Axis huvudmodul Med PC-Axis 2004 införs en möjlighet att spela in en sekvens av operationer man utför i PC-Axis som en sparad fråga. En sådan sparad fråga kan sedan köras statsvis. Man kan spela in beräkningar, pivotering och konvertering. Det är även möjligt att bestämma hur tidsvariabeln skall hanteras vid den satsvisa körningen. Välj till exempel att den senaste tidsperioden skall väljas, eller kanske starta med samma tidsperiod och lägg till den senaste tidsperioden när de blir tillgängliga. För att starta denna funktion välj starta inspelning under Arkiv-menyn 26

27 Du måste ange ett filnamn på bat-filen som skapas för dina valda operationer. Därefter väljer du den PX-fil under Öppna databas och Variabler och värden som du vill använda 27

28 Tabellen visas som vanligt Fortsätt att välja den justering och beräkningar som du önskar göra, t.ex. Pivot 28

29 Du kan också välja att Spara som När du är klar så stoppar du inspelningen Du kommer att få se alla steg som du gjort sedan du startade inspelningen. Välj den första raden och gör de nödvändiga ändringarna av filnamnen. Automatiskt får du sparad fråga som innehåller tmp och du måste hitta på ett mer passande namn. Om du har steg som bygger på en ny fil från det föregående steget så namnges indatafilen automatiskt om du ger utdatafilen ett nytt namn i steget innan. Efter att ett steg är ändrat så trycker man på knappen uppdatera. 29

30 För steg som innehåller urval från en PX-fil så kan man trycka på knappen tidsalternativ och välja hur tidsperioderna skall hanteras varje gång som frågan körs (det är endast möjligt när px-filen innehåller nyckelordet Timeval. Upprepa ritualen för varje rad i listan över frågor. När du har gjort det så blir knappen Spara aktiverad. När du sparat får du ett meddelande som konfirmerar vad som har skapats. Du kan köra din bat-fil så ofta du vill genom att välja Kör sparade frågor eller genom att dubbelklicka på bat-filen i Utforskaren i Windows. 30