Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: Namn: Tillfälligt boende för asylsökande Nr 7, Område 4 Mitt Handläggare: Ola Andersson Referensnr: 3.2.2-2015-1877 Telefon: 010-4852997 Beskrivning: Direktupphandling Tillfälligt boende för asylsökande Nr 7, Område 4 Mitt E-post: upphandling.hk@migrationsverke t.se Publikt informationsmeddelande 2015-03-12 17:04 Vad gäller boendeform 1 ska köken självfallet vara belägna i samma byggnad som boenderummen. 41 2015-03-12 15:13 I tidigare direktupphandlingar har befintligt relevant bygglov efterfrågats (som del av "Tillstånd" och "Brandskydd"). Kan ni bekräfta att ni inte längre kräver att bygglov för fastigheten bifogas anbudet? Publikt svar 2015-03-10 09:23 Det står i punkt 3.6 att leverantören ska ha för verksamheten erforderliga tillstånd och myndighetsbeslut som krävs för att driva verksamhet. Erforderliga tillstånd, tillsynsprotokoll och myndighetsbeslut som krävs ska uppvisas på begäran av. Bygglov behöver inte bifogas anbudet. 40 2015-03-12 15:12 Hej, Såg att det inte finns ett krav på bygglov bland handlingarna man skall sända in i denna upphandling, stämmer det? Publikt svar 2015-03-12 14:14 Det står i punkt 3.6 att leverantören ska ha för verksamheten erforderliga tillstånd och myndighetsbeslut som krävs för att driva verksamhet. Erforderliga tillstånd, tillsynsprotokoll och myndighetsbeslut som krävs ska uppvisas på begäran av. Bygglov behöver inte bifogas anbudet. Publikt informationsmeddelande 2015-03-12 14:00 Tillägg till punkt 3.3 i förfrågningsunderlaget: Utländsk anbudsgivare kan inkomma med motsvarande uppgifter från det land där leverantören är registrerad. Om anbudsgivaren inte är etablerad i Sverige, ombedes denna att inkomma med relevanta bevis i form av sitt hemlands officiella dokument som visar motsvarande information. 38 2015-03-12 13:31 Ett intyg om anläggningens luftväxling skall lämnas in, vid förfrågan hos ventilationsföretag så ställer man sig Sida 1 av 10
frågande till vad som egentligen menas. Det man kan göra är att utföra mätningar som visar anläggningens/rummens tilluft respektive frånluft och upprätta ett luftflödesprotokoll. Räcker ett sådant underlag? Publikt svar 2015-03-12 13:25 Ja, det är luftflödesprotokoll som avses, därjämte ska även OVK-protokoll lämnas in (se avsnitt 7.2). Anbudslämnaren ska lämna ett intyg på att ventilationen är tillräcklig för det antal personer som ska vistas på anläggningen. 37 2015-03-12 13:24 Punkt 7.2, Ventilation: Det står att OVK-protokoll samt protokoll för luftväxling ska bifogas anbudet. Hur resonerar ni här kring byggnader med självdrag? Då ventilationen består av självdrag går det ju inte att mäta luftflöden som om det finns mekanisk frånluft till exempel. Innebär detta att man ska bifoga protokoll om luftväxling då det finns en mekanisk ventilation och att det räcker med OVK-protokoll om byggnaden har självdrag? Publikt svar 2015-03-10 09:34 är inte tillsynsmyndighet utan det är kommunens hälsovårdsmyndighet eller dylikt. Kommunen ska lämna ett intyg att ventilation är tillräcklig för avsett ändamål, dvs för det antal personer som ska vistas på anläggningen. 36 2015-03-12 13:18 Vad vill ni ha för typ av protokoll avseende luftväxling i punkt 7.2. Menar ni luftflödes protokoll? Vad gäller för självdragsventilation? Publikt svar 2015-03-10 09:32 Ja, det är luftflödesprotokoll som avses. Anbudslämnaren ska lämna ett intyg på att ventilationen är tillräcklig för det antal personer som ska vistas på anläggningen. Om självdragsventilationen på anläggningen ej är tillräcklig ska detta kompletteras med mekanisk ventilation. 35 2015-03-12 13:17 1. Hur är det tänkt med detta anbud om man har en fastighet, upplägget kring det klart dock vill man inte bygga om på spekulation? 2. Kommer det fler anbud där man kan få en ombyggnadsperiod, typ 4-6veckors period som man får på sig att ställa i ordning fastigheten enligt ett tillfälligt bygglov. 3. Om det kommer fler anbud där man kan göra som enligt punkt 2, hur lång blir hyresperioden då.? 4. Har ni några råd till oss som har en fastighet centralt i Stad Y, hyresvärden är XXX allt är klart inför ombyggnation. Banken tom lånar ut 50% till ombyggnationen bara man kan visa att man får platserna/ fastigheten godkänd om man bygger enligt bygglovet. Publikt svar 2015-03-12 13:14 1. Krav enligt förfrågningsunderlaget ska vara uppfyllda vid anbudstidens utgång. 2. Då upphandlar ramavtal brukar leverantörerna få en längre tid på sig att färdigställa anläggningen. 3. Det vet vi inte i dagsläget. 4. kan inte garantera att avtal kommer till stånd. Sida 2 av 10
26 2015-03-12 11:00 Vi var med framgångsrikt i upphandling nummer 6. Kan vi använda samma dokument i denna upphandling då inget är mer än 6 månader gammalt? Tänkte på tex brandprotokoll, OVK, informera kommunen o dyl Publikt svar 2015-03-10 09:35 Det viktiga är att kraven som ställs i denna upphandling uppfylls. 25 2015-03-11 10:07 Under punkten 3.3 ekonomisk ställning så har ordet bankgaranti borttagits mot tidigare upphandlingar. Istället nämns nu enbart att en borgensförbindelse kan bifogas anbudet och att borgensåtagande ska vara utfärdat av anbudsgivarens moderbolag eller annan juridisk person "även från bank och försäkringsbolag" som uppfyller kravet på rating. Är också en bankgaranti en form av borgensförbindelse / borgensåtagande som avses i upphandlingen? Det torde väl vara en av de säkrare borgensförbindelserna. Publikt svar 2015-03-11 10:02 En proprieborgen som utställs av en bank är en form av bankgaranti. 18 2015-03-10 13:44 Enligt 5.11, Monterad lekutrustning/lekmiljöska vara godkänd för användning enligt SS-EN 1176 och 1177. Protokoll över godkänd säkerhetsbesiktning som visar att kravet i denna punkt uppfylls ska bifogas anbudet som bifogad fil i Tendsign. Vem kommer att besikta det? Publikt svar 2015-03-10 09:26 Det åligger leverantören att ombesörja att en godkänd besiktningsman genomför besiktning av lekutrustning. 17 2015-03-10 13:43 anläggningar som har familjerum med 6-8 bäddar, skall dessa sänkas till 4 - bäddsrum i nya upphandlingen. Detta innebär att om det kommer en familj med 9 personer så skall dessa fördelas på 3 rum. Publikt svar 2015-03-10 09:28 Se punkt 5.12: det får vara maximalt 4 bäddar för vuxna per rum. 16 2015-03-10 13:42 5.13: Alternativt kan transport som leverantören svarar för ersätta kollektivtrafik. [...] Transport med leverantör ska ske med minst samma frekvens som motsvarar kollektivtrafiken. Vad innebär detta? Kollektivtrafik sker ju med olika frekvens på olika platser. Om det inte finns tillgång till kollektivtrafik blir detta krav omöjligt att tolka. Man kan ju inte motsvara något som inte finns. Publikt svar 2015-03-10 09:40 Om det inte finns kollektivtrafik gäller följande: Den asylsökande ska kunna färdas från boendet till allmänna serviceinrättningar, såsom förskola, skola, tandläkare, vårdcentral, bibliotek, affär etc i den omfattning som behövs (se punkt 5.13 andra stycket). Se också punkt 5.13 sista stycket avseende en inköpsresa per vecka när det inte finns kollektivtrafik. Sida 3 av 10
15 2015-03-10 13:14 5.12: Det ska för varje boende finnas möjlighet till låst förvaringsutrymme i rummet. Godtas låsskrin eller måste det låsta förvaringsutrymmet vara fast installerat? Publikt svar 2015-03-10 09:41 Är det ett litet låsskrin (se punkt 5.12) bör det gå att sätta fast. 14 2015-03-10 13:10 Accepteras tallrikar och glas av hårdplast, dvs ej engångsartiklar, som är godkända enligt Livsmedelsverket? (Olämpligt att ha glas av glas för tex barn). Publikt svar 2015-03-10 09:42 I undantagsfall (för barn) kan medge användande av tallrikar och glas av hårdplast. 13 2015-03-10 13:08 Skall tvättmedel bekostas av de boende, leverantören eller? Publikt svar 2015-03-10 09:44 Leverantören bekostar och tillhandahåller tvättmedel för samtliga boende. 12 2015-03-10 13:07 Enligt punkt 5:3 ska leverantören bekosta och tillhandahålla bland annat tvål och toalettpapper på samtliga toaletter. Omfattar detta enskilda toaletter tillhörandes boenderum? Hur hanteras missbruk/onormal förbrukning, tex som resultat av att de boende använder handtvål i tvättmaskiner? Publikt svar 2015-03-10 09:46 Förbrukningsmaterial enligt punkt 5.3 gäller samtliga toaletter på anläggningen oavsett om de är enskilda eller gemensamma. Leverantören ska ha rutiner och ge information angående förbrukning av tvål etc. 11 2015-03-10 13:06 Förfrågningsunderlaget stipulerar att hänsyn ska tas till Ramadan, muslimernas fastemånad. Innebär detta att ingen hänsyn behöver tas till fasta i enlighet med övriga religioner? Publikt svar 2015-03-10 09:48 Det åligger leverantören att i förekommande fall ha en dialog med de boende samt ha respekt för de traditioner och religioner som finns på boendet. 10 2015-03-10 13:05 Matsalen skall vara öppen totalt 6 timmar om dagen. Innebär detta att vi måste servera och varmhålla mat under dessa 6 timmar? Rimmar illa med miljö och hälsa och dessutom onödigt för anläggningar utan trängsel i matsalen. Publikt svar 2015-03-10 09:51 Sida 4 av 10
Varje leverantör får organisera så att man klarar av att servera mat, tre måltider om dagen, inom dessa sex timmar inom ramen för det regelverk som råder, se punkt 3.6 och 6.5 i förfrågningsunderlaget. 9 2015-03-10 12:54 ersätter all skada som uppkommer genom verkets vållande eller genom vårdslöshet eller försummelse av någon asylsökande som bor på anläggningen/boendet. Vad innebär det i följande konkreta fall? När ersätter ni skada? 1: en boende följer inte tvättmaskinens instruktioner (trots att det gjorts tydliga) med följd att tvättmaskinen får sönder 2: fönsterruta som slås sönder av lekande barn där inget barn/förälder tar på sig ansvaret 3: stop i avloppet pga boende spolat ner olämpliga föremål som tex binder. 4: Wifi-utrustning/TV/DVD tas sönder eller stjäls. 5: Möbler som går sönder pga vårdslöshet i boenderum eller allmänna utrymmen. Publikt svar 2015-03-10 09:54 Vi hänvisar till punkt 10.13 i förfrågningsunderlaget. Vidare kommer att bedöma eventuella incidenter från fall till fall. 8 2015-03-10 12:53 Under beskrivning badrum/dusch står det att det ska städas dagligen av leverantören. Om varje enskild hotell/boenderum har eget badrum/dusch,wc ska det ochså städas dagligen av leverantörens personal? Vilket betyda i så fall att leverantören ska ha tillgång dagligen till alla rum. Publikt svar 2015-03-10 09:57 Det åligger leverantören att se till att de boende själva städar egna boenderum med eventuella tillhörande badrum/dusch/wc. Gemensamma badrum/dusch/wc städas av leverantören. 7 2015-03-10 12:51 i Punkt 5.11 anges att det skall finnas en trygg, säker miljö etc vid anläggningen. Vi skall skicka med ett intyg att lekutrustningen är godkänd. Vår anläggning ligger i närheten (ca 400 m) av en kommunal lekplats med gungor etc. som vi räknar med skall användas av våra gäster. Vi saknar därför tillgång till dessa intyg. Hur gör vi? Publikt svar 2015-03-10 09:59 För det fall att anbudsgivaren avser att använda en kommunal lekplats som får nyttjas av allmänheten dagtid, behöver denne ej bifoga intyg till. 29 2015-03-08 15:19 1,Finns det möjligt att visa processen för beräkning fördelningstal? 2,Under vilka omständigheter anbudet kommer överstiger fastställt fördelningstal? Med andra ord, kan vilken faktor leda Anbud överstiger fastställt fördelningstal? Publikt svar 2015-03-12 12:48 Utgår från antal inskrivna asylsökande per kommun, subtraherar antal avtalade platser från upphandling ABT 3-6 som upphör att gälla 2015-05-21, adderar det antal kvalificerade platser per kommun enligt denna upphandling. Sedan tillämpas fördelningsnyckeln och ett fördelningstal räknas fram. Därmed får vi veta vilka kommuner som berörs och som har överstigit fördelningstalet. Anbuden i dessa kommuner rangordnas först efter pris och när antalet platser når fördelningstalet åläggs resterande anbud i rangordningen ett fiktivt belastningsvärde om 180 kr. För en mer detaljerad beskrivning, se avsnitt 9 i förfrågningsunderlaget. Sida 5 av 10
2 2015-03-08 14:33 Enligt 4.3 och 5.1, vad är skillnaden mellan option 1 och option 2? Betyder det att en boendeform kan ha 30-300 platser som extra oavsett option 1 Eller 2? Publikt svar 2015-03-09 15:21 Lägst 30 platser och maximalt 150 platser per option. 3 2015-03-08 14:20 Enligt 3.4 och 8.1, måste vi lämna in ritningar på denna fastighet. vi har inte elektronisk kopia av ritningar. Kan jag ta bilder på pappersritningar och bifogas? Publikt svar 2015-03-09 15:22 Förutsatt att handlingarna är fullt läsbara så går det bra. 27 2015-03-08 14:00 Behöver vi lämna in räddningstjänstens tillsyn(2003:778) tidigast 24 september 2014 enligt punkt 8.1? Vi fick det den 14 maj 2014. Publikt svar 2015-03-12 11:02 Det som gäller är de krav som ställs i punkt 8.1. 24 2015-03-08 13:14 Min fru och jag äger fastigheten privat. Vi kommer att delta i den upphandling genom mitt företag. ägaren bör vara underleverantör. 1, enligt Punkt 3.3, kan du utvärdera privat persons ekonomisk Ställning Ratingen? 2, annars kan mitt företag som Leverantören utföra en borgensförbindelse till ägaren (underleverantör)? Publikt svar 2015-03-11 10:00 1. För det fall att underleverantör är privatperson eller av annan anledning inte kan erhålla rating, måste borgensförbindelse enligt punkt 3.3 bifogas, se avsnitt 3.5. 2. Ja, förutsatt att kraven enligt punkt 3.3 uppfylls. 4 2015-03-08 12:40 Vad är skälet till att tiden för att ställa frågor förkortats så radikalt? Publikt svar 2015-03-09 15:23 Detta är en direktupphandling med kort anbudstid. Därav den korta tidsfristen för att ställa frågor. 5 2015-03-08 12:31 Nu har vi tecknat ett ABT avtal(nr.4, 3.2.2-2014-25264) löpte till 21 maj 2015. Enligt punkt 1,1, betyder det att vi måste delta denna upphandling. Det undertecknade avtalet kommer inte att förlänga igen? Publikt svar 2015-03-09 15:25 Sida 6 av 10
Ja, om ni är intresserade av fortsatt avtal med avseende tillfälligt boende för asylsökande måste ni delta i denna upphandling. Upphandling ABT nr 3-6 kan ej förlängas efter den 21/5 2015. 19 2015-03-07 18:40 Gällande 5.15. Vi har ett pågående ABT avtal och kommunen är sedan tidigare underättad. Måste vi trots detta ta ny kontakt och underätta kommunen om att vi planerar att fortsätta med verksamheten? Publikt svar 2015-03-10 13:51 Ja, informationen skall avse denna upphandling. 30 2015-03-07 17:13 Vad menas med skrivelsen att i "undantagsfall" kan komma att teckna avtal avseende anläggningar som motsvarar bostäder i form av gemensamhetsboende (Vk3b)? Jag kan inte tolka upphandlingen på annat sätt än att VK3B är OK om fastigheten klassas på det viset av brandkosult men att VK4 premieras på så vis att de får 10kr "rabatt" vid beräkningen av pris. Publikt svar 2015-03-12 12:53 godtar Vk 3B såvida inte brandmyndigheterna gör en annan bedömning. Det brandskydd som genererar ett fiktivt prisavdrag är Vk 4 enligt BBR 21 (se utvärderingskriterium 2 i avsnitt 9). 31 2015-03-06 18:05 Enligt utvärderingskriterium 3 Brandskyddsnivå, kommer anbudssumman att reduceras med 10 kr för det fall anläggningen uppfyller brandskyddsnivå VK4 enligt BBR21. Hur kommer anbudssumman att påverkas i det fall anläggningen uppfyller VK4 enligt de äldre byggregler som gällde vid byggnadens uppförande/senaste ändring (dvs för det fall anläggningen uppfyller brandskyddsnivå VK4 enligt byggregler äldre än BBR21)? Publikt svar 2015-03-12 12:54 I det fallet får anbudet inte något prisavdrag. 20 2015-03-06 13:11 Samtliga tekniska krav på fastighet ska vara uppfyllda senast vid anbudstidens utgång, vad menar ni detaljerat med det? Publikt svar 2015-03-10 13:53 Se avsnitt 7 i förfrågningsunderlaget, vid anbudstidens utgång är alltså 2015-03-24. 1 2015-03-06 09:50 Vilket område tillhör Köpings kommun? Publikt svar 2015-03-06 09:50 Köpings kommun tillhör område Mitt. Sida 7 av 10
6 2015-03-05 11:20 har vid upprepade tillfällen blivit försenade med att betala våra fakturor och skyller på hög arbetsbelastning. Vilken dröjsmålsränta för en leverantör ta ut? Publikt svar 2015-03-09 15:30 Se punkt 11.2. 33 2015-03-05 10:44 8.1: Behöver "Verifiering att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete" vitsordas av sakkunnig? Eller ska verifieringen ske genom fritextfrågorna avseende systematiskt brandskyddsarbete i avsnitt 8? Publikt svar 2015-03-12 13:12 Nej, "Verifiering att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete" i punkt 8.1 i förfrågningsunderlaget behöver ej vitsordas av sakkunnig. Svar ska lämnas i fritext. 21 2015-03-05 10:42 5.14: "Leverantören ska presentera en plan med förslag på samarbetsformer och aktiviteter för de asylsökande" Finns det krav (läs: Vägledning) avseende innehållet i dessa samarbetsformer och aktiviteter? Publikt svar 2015-03-10 13:56 Det som gäller är det som står i avsnitt 5.14 och 10.15. Leverantören ska tillse att alla asylsökande erbjuds lämpliga aktiviteter avseende omfattning och innehåll. 32 2015-03-05 10:12 Om en fastighet består av 2 byggnader där den stora byggnaden uppfyller VK4 enligt BBR21 och den mindre byggnaden Vk3b. Hur gör ni med prisavdraget för brandskyddsnivå Vk 4? Publikt svar 2015-03-12 12:56 Krav avseende brandskydd ska uppfyllas på anläggningen i dess helhet för att erhålla prisavdrag enligt utvärderingskriterium 2. 39 2015-03-04 15:58 Enligt en tidigare förfrågan om ett yttrande har ni ändrad i prismall. I en kommun där det finns redan x- antal asylsökande höjs priset med 180:- p.p. och hamna därmed på en lägre plats i tilldelningen. Hur kan man få information om dagens antal registrerade asylboende contra invånarna i resp. kommun. Och därmed även info hur prisbildet kommer att vara från migrations sida när det gäller priset. Publikt svar 2015-03-12 13:53 För att få del av uppgifter som rör dagens antal asylsökande contra antal invånare i respektive kommun kan ni begära ut dessa uppgifter från. Ni kan då skicka ett e-postmeddelande till statistikfunktionens gruppbrevlåda: ekonomiavdelningen-statistik@migrationsverket.se 28 2015-03-04 10:55 Vi var med framgångsrikt i upphandling nummer 6. Kan vi använda samma dokument i denna upphandling då Sida 8 av 10
inget är mer än 6 månader gammalt? Tänkte på tex brandprotokoll, OVK, informera kommunen o dyl Publikt svar 2015-03-12 11:05 Det viktiga är att kraven som ställs i denna upphandling uppfylls. 22 2015-03-03 15:02 Angående informationsplikten till Kommunen. Vi har så sent som i november 2014 från den förra upphandlingen detta godkänt från, behöver vi ånyo skicka denna info till kommunen? Publikt svar 2015-03-10 13:57 Ja, informationen skall avse denna upphandling. 23 2015-03-03 14:59 Vi har tilldelas tilldelning i upphandling 6 som då var område öst, gränserna är nu ändrade och vi tillhör i denna upphandling tydligen mitt. Vi finns med anläggningen i XXX kommun och kan nå målen på 4 timmar på fler områden än MITT kan / ska vi lämna anbud även i dessa områden eller kan/ska man bara lämna i det anbud där kommunen står skriven? Publikt svar 2015-03-10 13:59 Ni ska bara lämna in anbud i den del där kommunen står skriven enligt punkt 2.2. 34 2015-03-03 14:23 En fråga kring "Brandskydd 8.1 Alternativ 2. Nybygnation, ändring av befintlig byggnad eller ändrad verksamhet." Vad menas med " I undantagsfall kan komma att teckna avtal avseende som motsvarar bostäder i form av gemensamhetsboende, Vk3b. Innebär detta att ;igrationsverket automatiskt kommer gå in i anläggningar med Vk4 först. Eller innebär det endast att anläggningar med Vk4 får en reducering med 10 kr vilket gör att den hamnar bättre i rangordning jämfört med en anläggning med Vk3b som har samma pris? Publikt svar 2015-03-12 13:14 Vk4 är en ny nomenklatur, den introducerades 2011/2012 (regelverket hette då BBR 19, idag heter regelverket BBR 21). I upphandling 7 gäller följande: 1. Man har en ny byggnad som uppfyller kraven för Vk4 enligt BBR 19, 20 eller 21. 2. Man har en befintlig byggnad som byggts om och därmed uppfyller Vk4 enligt BBR 19, 20 eller 21. 3. Man uppfyller äldre byggregler för tillfälligt boende, hotell m.m. Utvärdering sker enligt Vk4 eftersom det är den klassen satt som referens. Om avvikelser finns från Vk4 som går att hänföra till äldre byggregler kan avvikelsen eventuellt godtas. I detta fall har termen Vk4 ingen relevans och leverantörens brandsakkunnige kommer sannolikt inte att referera till den, om det nu inte är så att man på alla punkter uppfyller kraven. Om vid kontroll anser att anbudsgivaren uppfyller en annan godkänd klass (Vk 3B eller äldre hotellregler) än vad som angivits i anbudet, kommer leverantören ändock att erhålla en plats i rangordning. OBSERVERA: Om leverantören anger Vk4 enligt BBR 21 i anbudet och därigenom erhåller ett prisavdrag om 10 kr enligt avsnitt 9, är detta bindande för leverantören eftersom detta är ett bör-krav som ger ett mervärde i samband med utvärdering. Det innebär att anbudet kommer att diskvalificeras om det vid kontroll framkommer att leverantören inte uppfyller kraven. Publikt informationsmeddelande 2015-03-03 10:40 Sida 9 av 10
Rättelse i avsnitt 9: texten Område 1 Syd ersätts med Område 4 Mitt. Sida 10 av 10