Stockholms Stadsarkiv Handläggare: Joakim Bendroth DNR 9.4-14320/2013 Sida 1 (16) 2013-12-11 2013:32 Promemoria GALLRING AV INFORMATION VID BOSTADSFÖRMEDLINGEN I STOCKHOLM AB ÄRENDET Bostadsförmedlingen i Stockholm AB har den 26:e september 2013 inkommit med en gallringsframställan rörande informationen som ligger under verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd och som uppkommer i processerna, 2.3.2. Kommunicera externt och marknadsföra, 2.3.3. Analysera och utveckla bolagets tjänster. Gallringsframställan berör även all information och samtliga processer under verksamhetsområde 3. Ta emot och förmedla lägenheter. Bostadsförmedlingen arbetar i stor utsträckning i ett egenutvecklat verksamhetssystem, Bostoc. En stor del av ärendehantering som rör bostadskön, lägenheter, projekt, fastighetsägare, förtursärenden, evakuering, försöks- och träningslägenheter och administration/matchning kring förmedling sker i olika moduler i Bostoc. Utanför Bostoc finns en server med dokument som är kopplad till ärendena. Stockholms Stadsarkiv Kungsklippan 6 Box 22063 10422 Stockholm Telefon 0850828300 Fax 0850828301 stadsarkivet@stockholm.se www.ssa.stockholm.se Bostadsförmedlingen vill med sin framställan häva tidigare gallringsbeslut 2012:2 av systemtekniska skäl och man vill även att beslutet skall gälla retroaktivt. Bostadsförmedlingen önskar ett helhetsbevarande av informationen i Bostoc och vill därför bevara handlingar där man tidigare har önskat gallring. Den bakomliggande orsaken är inte främst att informationen som tidigare gallrats har omvärderats, utan att befintliga systemkopplingar kräver ett utökat bevarande. Framställan upptas även av några handlingstyper utanför Bostoc som saknar frister. Nedan följer den information som Bostadsförmedlingen önskar gallra:
Sida 2 (16) Information under verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd Mycket under stödprocesserna är reglerat i befintliga stadsgemensamma gallringsbeslut. Bolaget önskar kompletterande beslut för nedanstående processer: 2.3.2 Kommunicera externt och marknadsföra Inbjudningar till event 2 år Inbjudningar som skickas ut externt från bostadsförmedlingen. Dokumentation från extern webbplats, trycksaker med information och nyhetsbrev, där information om planerat och genomfört event finns, bevaras. 2.3.3 Analysera och utveckla bolagets tjänster Häri ingår arbete med att driva utvecklingsprojekt inom Bostadsförmedlingen, följa upp marknadsundersökningar, kampanjer och statistiskt underlag i syfte att förbättra verksamheten. Förstudiedirektiv från ledningsgrupp Underlag till utvecklingsprojekt Sammanställningar till kund utifrån (då förstudierapporten sammanställts eller projektet är avslutat). Då sammanställningen färdigställts. Underlag till förstudierapport. Kan komma muntligen eller skriftligen. Förstudierapporten bevaras, ingen informationsförlust sker. Blir sammanställning i form av PM mm, som bevaras. 2 år Sammanställningar till kund kan skilja
Sida 3 (16) statistiskt underlag sig åt från fall till fall, och erbjuder ingen kontinuitet i materialet. Sammanställningar till Bostadsförmedlingen utifrån statistiskt underlag bevaras, och bedöms därför vara tillräckligt för att svara mot forskningens behov. Information under verksamhetsområde 3. Ta emot och förmedla lägenheter. 3.1 Ta emot lägenheter från fastighetsägare Avser Bostadsförmedlingens samarbete med kommunala bostadsbolag och privata fastighetsägare om att ta emot lägenheter som sedan ska förmedlas. Anmälan av fastighetsägare Tidigare frist: Vid inaktualitet under förutsättning att uppgifter plockas ur för statistiska ändamål Värdens krav Diarienoteringar Lediga lägenheter med bilagor Digitala dokument kopplade till fastighetsägare som tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag. Informationen finns på en server som är kopplad till Bostoc.
Sida 4 (16) Digitala dokument kopplade till fastighetsägare som inte tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag. Inskannad e-post eller brev av vikt i ärendet Inkomna brev av vikt i ärendet (d.v.s. när de inte längre behövs för verksamhetssystemets tekniska funktionalitet). (det vill säga så snart de skannats och kvalitetssäkrats) Tidigare frist: 5 år efter avslutat ärende bevaras digitalt i samband med leverans till e- arkivet. Detta handlar om att gallra pappersoriginal. 3.2.1 Hantera kundärenden samt allmänna frågor och synpunkter Inskannade brev eller e-post av vikt i ärendet Diarienoteringar Inkomna brev av vikt i ärendet (det vill säga så snart de skannats och kvalitetssäkrats) Tidigare frist: 5 år efter avslutat ärende bevaras digitalt i samband med leverans till e- arkivet. Detta handlar om att gallra pappersoriginal. 3.2.2 Förmedla lägenheter Bostadsförmedlingens hantering av köärenden från det att bostadssökanden ställer sig i kö till dess att personen förmedlas en lägenhet eller avregistreras från kön. Ärendena hanteras i Bostoc, och ska bevaras. Anmälan till
Sida 5 (16) Bostadskön (för- och efternamn, personnummer) Anmälan till Bostadskön (övriga personuppgifter utöver namn och personnummer, samt ärendeuppgifter) Tidigare frist: 5 år efter avslutat ärende Diarienoteringar Inskannade digitala upplagor av pappershandlingar och e-post av vikt i ärendet, pappersförlagan gallras efter skanning. Digitala upplagor av utgående handlingar av vikt i ärendet Digitala upplagor av utgående handlingar som är av ringa betydelse Begäran om kreditupplysning (d.v.s. när de inte längre behövs för verksamhetssystemets tekniska funktionalitet). Informationen finns på en server som är kopplad till Bostoc. Kreditupplysning Inkomna pappershandlingar av vikt i ärendet (det vill säga så snart de skannats och kvalitetssäkrats) bevaras inskannade i Bostoc. Detta handlar om att gallra pappersoriginalen bevaras digitalt i samband med leverans till e-arkivet. Detta handlar om att gallra pappersoriginal. Det
Sida 6 (16) Returer av köavgifter Omgående gäller även ifyllda blanketter. Köavgifter som ej levererats till kund och kommer i retur. Forskningsvärdet bedöms som ringa. Ekonomisk information på detaljnivå regleras av 2011:15, så som exempelvis betalningspåminnelsejournal. 3.2.3 Hantera förtursärenden Avser processen att hantera förtursärenden från det att bostadssökanden ansöker om förtur till lägenhet, till dess att personen beviljas en förturslägenhet eller får avslag på ansökan, alternativt avregistreras från kön. Förtur ges till personer med mycket starka sociala eller medicinska skäl som inte kan ordna bostad på annat sätt. Ifyllda mallar för handläggning som tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag Informationen finns på en server som är kopplad till Bostoc. Ifyllda mallar för handläggning som inte tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag Digitala dokument som hör till förmedlingsprocessen som tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag (d.v.s. när de inte längre behövs för verksamhetssystemets tekniska funktionalitet). Digitala dokument som
Sida 7 (16) hör till förmedlingsprocessen som inte tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag Registrering av förtursärende och personuppgifter Diarienoteringar Inkomna pappershandlingar av vikt i ärenden Inskannade digitala versioner av pappershandlingar och e-post av vikt i ärendet Uppgifter kring förtursutskottet och förtursledamot (d.v.s. när de inte längre behövs för verksamhetssystemets tekniska funktionalitet). (det vill säga så snart de skannats och kvalitetssäkrats) bevaras digitalt i samband med leverans till e- arkiv. Detta handlar om att gallra originalen. Det gäller även ifyllda blanketter, exempelvis, ansökan om förtur. Pappersförlagan gallras efter skanning. 3.2.4 Hantera ärenden gällande försöks- och träningslägenheter (FoT) Avser samarbete med institutioner om att förmedla lägenheter i syfte att fungera som försöks- och träningslägenhet för personer vars behandling bekostas av Stockholms stad, och som på grund av rehabiliteringsstöd inte på egen hand blir godkända som förstahandshyresgäster. Ansökan görs huvudsakligen av socialtjänsten. Anmälan av institution (bl.a. namn, Tidigare frist: Vid inaktualitet under förutsättning att
Sida 8 (16) organisationsnummer, kontaktpersoner) Diarienoteringar (t.ex. erbjudande om lägenhet, hyresgästförslag) Inskannad e-post och brev av vikt i ärendet Digitala dokument kopplade till FoT som tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag. Digitala dokument kopplade till FoT som inte tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag. E-post av mindre vikt i ärendet Inkomna pappershandlingar av vikt i ärenden (d.v.s. när de inte längre behövs för verksamhetssystemets tekniska funktionalitet). under förutsättning att uppgifter plockas ur för statistiska ändamål (det vill säga så snart de uppgifter plockas ur för statistiska ändamål Informationen finns på en server som är kopplad till Bostoc. Avser exempelvis korrespondens av mindre vikt mellan bostadsförmedlinge n och en institution. kan inträffa några år efter att ett samarbete med en institution upphört eller då bostadsförmedlingen bedömer att de i ett samarbete som avslutats långt tidigare inte längre behöver ha tillgång till uppgifterna. bevaras digitalt inskannade i
Sida 9 (16) skannats och kvalitetssäkrats ) Bostoc. Detta handlar om att gallra pappersoriginalen. Det gäller även ifyllda blanketter. 3.2.5 Hantera evakueringsärenden Denna process avser Bostadsförmedlingens samarbete med kommunala bostadsbolag och privata fastighetsägare i evakueringsärenden, det vill säga det som sker när ett hyreshus restaureras eller byggs om. Hyresgäster evakueras då till tillfälliga lägenheter. Anmälan av evakueringsärende bevaras, vilket säkerställer möjligheten att få statistik över hur många ärenden som handläggs. Statistik tas ut över antal evakueringsärenden och inlämnade lägenheter från hyresvärdar per år. Forskningsintresset gällande detta material bedöms i övrigt som ringa. Anmälan av evakueringsärende (övriga personuppgifter utöver namn och personnummer, samt ärendeuppgifter och önskemål, m.m.) Diarienoteringar (t.ex. ändringar av uppgifter) Inskannade digitala versioner av pappershandlingar och e-post av vikt i ärendet Digitala dokument kopplade till evakueringsuppdrage t som tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag Tidigare frist: 5 år efter avslutat ärende, pappersförlagan gallras efter skanning. Informationen finns på en server som är kopplad till Bostoc.
Sida 10 (16) Digitala dokument kopplade till evakueringsuppdrage t som inte tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag Anmälan av evakueringsärende (namn och personnummer) E-post av vikt i ärendet Inkomna pappershandlingar av vikt i ärendet Uppdragspärm /uppdragsmapp Brev till hyresgäst om evakuering (d.v.s. när de inte längre behövs för verksamhetssystemets tekniska funktionalitet). (det vill säga så snart de skannats, kvalitetssäkrat s och förts in i Bostoc) (dvs. när uppdraget är slutfört) (dvs. när brev har gått ut) Slutskrivelse till Bifogas Exempelvis korrespondens av vikt med hyresgäster och fastighetsägare. bevaras inskannade i Bostoc. Detta handlar om att gallra pappersoriginalen. bevaras digitalt inskannade i Bostoc. Detta handlar om att gallra pappersoriginalen. Det gäller även ifyllda blanketter. Innehåller: -Excelblad med aktuellt uppdrag -Evakueringsavtal (pappersoriginal) -Faktura till hyresvärd (kopia) Originalfaktura skickas till ekonomiavd. Brevet skickas till hyresgäst inför evakuering.
Sida 11 (16) hyresvärd (kopia) Uppdrag per år/hyresgästlista Inlämnade ersättningslägenheter (dvs. när brev har gått ut) (dvs. när uppdraget är slutfört) under förutsättning att uttag för statistik görs. originalfakturan och skickas till ekonomiavdelningen. Lista över aktuella och pågående uppdrag. Lista över återlämnade evakueringslägenheter. Register över inlämnade ersättningslägenhete r i avslutade och pågående ärenden. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Framställan har varit på remiss hos Revisionskontoret och juridiska avdelningen på Stadsledningskontoret. Revisionskontoret har inget att erinra emot förslaget. Juridiska avdelningen har efter underhandskontakt med Bostadsförmedlingen konstaterat att viktiga dokument, såsom evakueringsavtal, bevaras i verksamhetssystemet Bostoc. Vad gäller slutskrivelse till hyresvärd hanteras detta nu i pappersform och bevaras så, men Bolaget ämnar ändra den rutinen så att även detta skannas in i Bostoc. Juridiska konstaterade vidare att kreditupplysningslagen (SFS 1973:1173) inte är tillämplig på Bolaget utan istället gäller personuppgiftslagen i de fall som stadgas under processgrupp 3.2.2. Förmedla lägenheter. Följande anmärkning har blivit åtgärdad. Utöver vad som ovan anförts har Juridiska avdelningen inget att erinra emot förslaget.
Sida 12 (16) STADSARKIVETS SYN PUN KTER Vägledande vid prövningen har varit Riksarkivets gallringsoch bevarandepolicy samt SSA 2012:2. Stadsarkivet tar i sitt beslut hänsyn till juridiska avdelningens ovan nämnda yttrande. Materialet som avses i gallringsframställan rör främst Bostadsförmedlingens information i verksamhetssystemet Bostoc. Stadsarkivet har efter handläggningens gång fått uppgifter om att bolaget vill utöka bevarandet av informationen i Bostoc till ett helhetsbevarande. Bostadsförmedlingen har kommit fram till att ingen information i Bostoc bör gallras av systemtekniska skäl. Stadsarkivet har inget att erinra emot ett helhetsbevarande. I anslutning till verksamhetssystemet finns det en server med information som utgör komplement till informationen i Bostoc. På den servern finns det inskannade eller digitalt skapade dokument som bolaget vill bevara eftersom de tillför ärendet sakuppgift eller utgör beslutsunderlag. Övriga digitala dokument vill bolaget gallra vid inaktualitet. Stadsarkivet bifaller Bostadsförmedlingens bedömning med förutsättning att man i detta fall specificerar fristen vid inaktutalitet. Efter underhandskontakt med bolaget har vi kommit fram till att följande formulering är godtagbar: vid inaktualitet (d.v.s. när de inte längre behövs för verksamhetssystemets tekniska funktionalitet). Köavgifter som ej levererats till kund och kommer i retur vill Bostadsförmedlingen gallra vid inaktualitet eftersom forskningsvärdet bedöms som ringa, stadsarkivet håller med i bedömningen men fristen bör specificeras till omgående. Bolaget har föreslagit en 2 årig gallringsfrist för inbjudningar till event och sammanställningar till kund utifrån statistiskt underlag. Stadsarkivet instämmer i bedömningen. Informationen kan gallras enligt den föreslagna fristen utan att de ändamål som anges i arkivlagens 3 åsidosätts.
Sida 13 (16) Följande information i ärendet kan gallras med stöd av SSA 2007:12 Stadsarkivet har även tillsammans med Bostadsförmedlingen kommit fram till att mycket av informationen i ärendet kan gallras med stöd av SSA 2007:12. Handlingar och uppgifter som förts över till nya databärare i samband med konvertering/migrering kan gallras under förutsättning att överföringen inte medfört informationsförlust och endast medfört smärre förluster av ursprunglig funktionalitet. Under processgrupp 3.2.5. Hantera evakueringsärende har det framkommit att samtlig information som upptas i gallringsframställan finns i Bostoc och att det i ärendet enbart handlar om att gallra pappershandlingar. 2.3.3 Analysera och utveckla bolagets tjänster Förstudiedirektiv från ledningsgrupp Underlag till utvecklingsprojekt (då förstudierapporten sammanställts eller projektet är avslutat). Då sammanställningen färdigställts. Underlag till förstudierapport. Kan komma muntligen eller skriftligen. Förstudierapporten bevaras, ingen informationsförlust sker. Blir sammanställning i form av PM mm, som bevaras. Följande information i ärendet kan gallras med stöd av SSA 2007:12, förutsatt att informationen är inskannad och kvalitetssäkrade i Bostoc. 3.1 Ta emot lägenheter från fastighetsägare Inkomna brev av vikt i ärendet (det vill säga så snart de skannats och kvalitetssäkrats) bevaras digitalt i samband med leverans till e- arkivet. Detta handlar om att
Sida 14 (16) gallra pappersoriginal. 3.2.1 Hantera kundärenden samt allmänna frågor och synpunkter Inkomna brev av vikt i ärendet (det vill säga så snart de skannats och kvalitetssäkrats) bevaras digitalt i samband med leverans till e- arkivet. Detta handlar om att gallra pappersoriginal. 3.2.2 Förmedla lägenheter Inkomna pappershandlingar av vikt i ärendet Begäran om kreditupplysning (det vill säga så snart de skannats och kvalitetssäkrats) Kreditupplysning bevaras digitalt i samband med leverans till e- arkivet. Detta handlar om att gallra pappersoriginal. Det gäller även ifyllda blanketter. bevaras inskannade i Bostoc. Detta handlar om att gallra pappersoriginalen. 3.2.4 Hantera ärenden gällande försöks- och träningslägenheter E-post av mindre vikt i ärendet under förutsättning att uppgifter plockas ur för statistiska Avser exempelvis korrespondens av mindre vikt mellan bostadsförmedlingen och en institution. Vid
Sida 15 (16) Inkomna pappershandlingar av vikt i ärenden Inkomna pappershandlingar av vikt i ärenden ändamål (det vill säga så snart de skannats och kvalitetssäkrats) (det vill säga så snart de skannats, kvalitetssäkrats och förts in i Bostoc) inaktualitet kan inträffa några år efter att ett samarbete med en institution upphört eller då bostadsförmedlingen bedömer att de i ett samarbete som avslutats långt tidigare inte längre behöver ha tillgång till uppgifterna. bevaras inskannade i Bostoc. Detta handlar om att gallra pappersoriginalen. Det gäller även ifyllda blanketter. bevaras inskannade i Bostoc. Detta handlar om att gallra pappersoriginalen. Det gäller även ifyllda blanketter. 3.2.5 Hantera evakueringsärenden Uppdragspärm /uppdragsmapp Brev till hyresgäst om evakuering Vid inaktualitet (dvs. när uppdraget är slutfört) Vid inaktualitet (dvs. när brev har gått Innehåller: -Excelblad med aktuellt uppdrag -Evakueringsavtal (pappersoriginal) -Faktura till hyresvärd (kopia) Originalfaktura skickas till ekonomiavdelningen. Brevet skickas till hyresgäst inför evakuering.
Sida 16 (16) Slutskrivelse till hyresvärd (kopia) Uppdrag per år/hyresgästlista Inlämnade ersättningslägenheter ut) Vid inaktualitet (dvs. när brev har gått ut) Vid inaktualitet (dvs. när uppdraget är slutfört) Vid inaktualitet under förutsättning att uttag för statistik görs. Bifogas originalfakturan och skickas till ekonomiavdelningen. Lista över aktuella och pågående uppdrag. Lista över återlämnade evakueringslägenheter. Register över inlämnade ersättningslägenheter i avslutade och pågående ärenden. FÖRSLAG TILL L BESLUT Gallring medges med ovan beskrivna justering av föreslagna frister samt ovan nämnda förbehåll. Gallringsbeslutet skall gälla retroaktivt. Beslutet häver SSA 2012:2. Joakim Bendroth Arkivarie