2015-05-18 Anbudsinbjudan Förfrågningsunderlag ramavtal för avrop av Teckenspråkstolk-tjänster till Specialpedagogiska skolmyndigheten
Innehållsförteckning Förfrågningsunderlag ramavtal för avrop av Teckenspråkstolk tjänster till Specialpedagogiska skolmyndigheten... 0... 0 1. Allmänt... 3 Syfte... 3 Upphandlingens omfattning... 3 Uppskattade volymer... 4 Förfrågningsunderlag består av följande handlingar... 4 2. Administrativa villkor... 5 Upphandlingsform... 5 Anbudstidens utgång... 5 Anbudets giltighetstid... 5 Avtalsperiod... 5 Skriftligt anbud... 5 Undertecknat anbud... 5 Helt eller delat anbud... 5 Frågor angående upphandlingen... 6 Meddelande om tilldelningsbeslut... 6 Anbudsgivares begäran om sekretess... 6 3. Prövning av anbud... 7 Kvalificeringsfas... 7 Utvärderingsfas/Avropsordning... 7 4. Pris ersättning... 7 5. Krav på leverantören... 7 Fri från skatteskulder... 7 Firmatecknare behörig företrädare... 7 Antidiskrimineringskrav... 8 Kommersiella villkor Acceptans av ramavtal... 8 Kvalitetssystem kvalitetssäkring... 8 Beskrivning av företaget... 9 Tidigare erfarenhet referenser... 9 Volymkrav kapacitet... 9 1 (11)
6. Krav på tjänsten... 9 Allmänt... 9 Kvalitét... 10 Tillgänglighet... 10 Språk... 10 Beställningsförfarande... 10 Avbokning... 10 Raster och uppehåll... 11 Underleverantör... 11 Leverantörsmöten... 11 Övrigt... 11 2 (11)
1. Allmänt Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) bildades den 1 juli 2008 för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor. Denna myndighet har övertagit all verksamhet inom Sisus, Specialpedagogiska institutet och Specialskolemyndigheten. Alla våra insatser syftar till att barn, ungdomar och vuxna med funktionsnedsättningar ska få en utveckling och utbildning som präglas av likvärdighet, delaktighet, tillgänglighet och gemenskap. Vår uppgift är att ge specialpedagogiskt stöd till skolhuvudmän, främja tillgången på läromedel, driva specialskolor för vissa elevgrupper och fördela statsbidrag till studerande med funktionsnedsättningar och till utbildningsanordnare. Det övergripande uppdraget är att alla ska ges möjlighet att nå målen för sina studier och utbildning. Huvudkontoret finns i Härnösand, verksamheten utgår från våra fem regioner med regionkontor i Härnösand, Örebro, Stockholm, Göteborg och Malmö. SPSM har för närvarande ca 1 300 anställda. Verksamheten är i stora delar stationerad kring följande orter, vilka tillika är skolorter: Härnösand (Kristinaskolan), Stockholm (Manillaskolan och Hällsboskolan), Örebro (Birgittaskolan, Åsbackaskolan och Ekeskolan), Vänersborg (Vänerskolan), Lund (Östervångsskolan) och Umeå (Hällsboskolan, filial). Mer information om vår verksamhet finns på vår webbplats, www.spsm.se. Syfte Upphandlingens syfte är att tillgodose SPSM:s behov av teckenspråkstolkstjänster under avtalsperioden. SPSM avser att teckna ramavtal för avrop av teckenspråkstolkstjänster med en leverantör eller flera leverantörer, vilka kan lämna anbud på ett eller flera geografiska områden, vilket beskrivs närmare i följande text. Avropsordning kommer att tillämpas. Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar leverans av teckenspråkstolktjänster till våra skolor och övriga enheter i organisationen inom geografiska områden som också till övervägande del utgör SPSM:s regionala indelning. Upphandlingen omfattar ej de tolktimmar som är samhällsfinansierade och i dag tillhandahålles kostnadsfritt av Landstinget/TC. (Se bilaga 6, Geografisk indelning samt notera tolkställen, sid 4) 3 (11)
Upphandlingen genomförs som en upphandling med olika anbudsområden geografiska områden enligt följande: Område 1 Norrbottens, Västerbottens, Jämtlands, Västernorrlands och Gävleborgs län Område 2 Dalarnas, Värmlands, Örebro, Västmanlands, Södermanlands och Östergötlands län Område 3 Uppsala, Stockholms och Gotlands län Område 4 Västra Götalands, Jönköpings och Hallands län Område 5 Kalmar, Kronobergs, Blekinge, och Skåne län Ange i anbudet vilket geografiskt område som avses. Vid anbud på fler än ett område, lämnas separata Anbudsformulär. Uppskattade volymer Nedan återfinnes uppskattad årlig volym tolktimmar per geografiskt område/ anbudsområde. Med tolktimme avses 60 minuters tolkning av en tolk. Ca 95% av all tolkning/område sker på det tolkställe som angivits för respektive område. (Den helt dominerande volymen ligger på dagtid, men det förekommer tolkningsbehov även på kvällstid och helger) Område 1: 500 timmar Tolkställe: Kristinaskolan, Härnösand Område 2: 2 500 timmartolkställe:birgitta/åsbackaskolan, Örebr Område 3: 2 600 timmar Tolkställe: Manillaskolan, Stockholm Område 4: 650 timmartolkställe: Vänerskolan, Vänersborg Område 5: 1 300 timmar Tolkställe: Östervångskolan, Lund OBS! Att detta endast är en indikation och att SPSM inte kan garantera att en viss volym uppnås under avtalsperioden. Förfrågningsunderlag består av följande handlingar Anbudsinbjudan (Denna handling) Anbudsformulär, Bilaga 1 Avtalsförlaga kommersiella villkor, Bilaga 2 Sanningsförsäkran, Bilaga 3 Begäran om kommersiell sekretess, Bilaga 4 Referensuppdrag, Bilaga 5 Geografisk indelning, Bilaga 6 4 (11)
2. Administrativa villkor Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en Öppen upphandling, vilket inte medger någon möjlighet till förhandling. Det är därför mycket viktigt att Era bästa villkor lämnas i anbudet och att det framgår tydligt av anbudet att alla krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbudstidens utgång Anbud ska vara inkommet senast 2015-09-30. Anbud som kommer in för sent får inte tas upp till prövning. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med 2016-02-29, vilket skriftligen ska bekräftas i anbudet. Avtalsperiod Från 2016-01-01 till och med 2016-12-31 med möjlighet till förlängning med ytterligare ett (1) + ett (1) + ett(1) års förlängning om SPSM så önskar. Förlängning ska meddelas leverantören skriftligen senast tre månader innan avtalsperiodens utgång Skriftligt anbud Anbud lämnas skriftligt i ett (1) undertecknat original i, neutralt, förslutet kuvert märkt ANBUD Teckenspråkstolk. OBS! Anbud per telefax eller e-post godkännes inte eftersom SPSM då inte kan svara för anbudssekretessen. Undertecknat anbud Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare. Om annan än firmatecknare skriver under ska fullmakt bifogas. Helt eller delat anbud SPSM avser att träffa ramavtal med en (1) eller flera leverantörer beroende på geografiskt område för att tillgodose myndighetens samlade behov av tjänster för teckenspråkstolkning. Anbud kan lämnas på ett eller flera geografiska områden. Ange i anbudet vilket/vilka geografiska områden anbud lämnas på. Anbud samt övrig korrespondens i detta ärende ska vara på svenska. Anbudet ska sändas till: Specialpedagogiska skolmyndigheten Huvudkontoret Box 1100 871 29 HÄRNÖSAND 5 (11)
Receptionen är öppen på vardagar mellan klockan 08.00 16.00. Frågor angående upphandlingen För att undvika missförstånd är det viktigt att anbudsgivaren kontaktar SPSM om anbudsunderlaget verkar innehålla oklarheter/felaktigheter, eller om det är något som man inte förstår. Frågor, som ska vara skriftliga, kan ställas fortlöpande under svarstiden, men ska för att säkerställa tillräcklig tid för svar vara inkomna senast 2015-09-23 och kommer att besvaras skriftligt och publiceras via vår webbplats, www.spsm.se under rubriken Aktuella upphandlingar. Det åligger anbudslämnarna att hålla sig informerade via vår webbplats. Kontaktperson: Jan-Erik Söderström, 010-473 50 41, E-post: jan-erik.soderstrom@spsm.se Meddelande om tilldelningsbeslut Beslut i detta ärende kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen anbudsgivare. Anbudsgivares begäran om sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud eller andra handlingar är mycket begränsade när upphandlingen avslutats. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med myndighet. Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren. För att SPSM ska kunna sekretessbelägga anbud eller del av anbud måste anbudsgivaren skriftligen (Se bilaga 4): begära att uppgift ska hållas hemlig ange vilken/vilka uppgift/er som ska gälla som skyddsvärt (normalt hålls inte ett helt anbud hemligt) ange vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs Begäran prövas av SPSM om någon begär att få ta del av handlingarna efter att tilldelningsbeslut skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgiften/erna. Om SPSM gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. OBS! Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges Med vänlig hälsning Patrik Granström Stabschef 6 (11)
3. Prövning av anbud Prövning av inkomna anbud kommer att ske i två steg: Kvalificeringsfas Utvärderingsfas Kvalificeringsfas Prövning av anbud föregås av kvalificering varvid uppfyllande av de krav på leverantör samt krav på varan - tjänsten som angivits kommer att prövas. Enbart anbud som uppfyller samtliga ska-krav gällande leverantör och varan/tjänsten går vidare till utvärderingsfasen. Utvärderingsfas/Avropsordning Utvärdering kommer att göras för varje geografiskt område var för sig där SPSM kommer att teckna avtal med anbudsgivare rankade i avropsordning efter lägst timpris för tjänsten. 4. Pris - ersättning Anbudspriser ska anges som timpris i SEK exkl. moms på bifogade Anbudsformulär. Anbudspris ska innefatta samtliga kostnader för uppdragets fullgörande. ( förberedelstid, restid och resekostnader ska ingå) Anbudspris avser dagtolkning, 07.30 17.00, vardagar. Vid uppdrag, mer än 5 mil enkel resa, utanför angivna tolkställen (se sid 4) utgår ersättning för faktiska kostnader för resa och övernattning. Ange även pris för kvälls-/helgtolkning. Ange även pris för tolkning från/till annat språk än svenska och svenskt teckenspråk. 5. Krav på leverantören För att säkerställa att anbudsgivare är lämplig som leverantör ska nedanstående krav vara uppfyllda. Fri från skatteskulder Leverantören ska vara fri från skulder för skatter och avgifter. Blankett SKV 4820 - Begäran om upplysningar vid upphandling kommer via SPSM att hämtas in från Skatteverket, rörande vinnande anbudslämnare. Firmatecknare behörig företrädare Registreringsbevis från Bolagsverket (tidigare Patent- och registreringsverket PRV) eller liknande ska medfölja anbudet, beviset ska inte vara äldre än tre månader räknat från sista datum att lämna anbud. För leverantörer utanför Sverige ska motsvarande bevis medfölja anbudet. Anbudsgivande företag och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin 7 (11)
befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta eller är utsedd att vara ansvarig för utförande av de uppdrag upphandlingen omfattar, får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den ovan angivna personkretsen får inte vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen under de tre senaste åren. Bevis som ska bifogas anbudet a) Kopia på registreringsbevis eller motsvarande b) Intyg (bilaga 3) undertecknat av ansvarig firmatecknare som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. Intyget skall omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet. Antidiskrimineringskrav Anbudsgivaren skall vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa för varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Om något framkommer som visar att anbudsgivare diskriminerat eller diskriminerar på sådant sätt som närmare anges nedan under senaste tre åren utesluts anbudet. Företrädare för anbudsgivare eller anställd hos honom har i tjänsten och för anbudsgivarens räkning gjort sig skyldig till olaga diskriminering enligt 16 Kap 9 brottsbalken. Anbudsgivaren har betalt skadestånd på grund av diskriminering i arbetslivet enligt Diskrimineringslagen 2008:567 2 kap Förbud mot diskriminering och repressalier. Kommersiella villkor - Acceptans av ramavtal Bifogat avtal, bilaga nr 2 ska accepteras av leverantören för att visa att man godkänner villkoren i avtalet. Bevis som ska bifogas anbudet: a) Underskrivet accepterat avtal (se bilaga nr 2). Kvalitetssystem kvalitetssäkring Leverantören ska ha och tillämpa rutiner och metoder för kvalitetssäkring (internt kvalitetsarbete och kvalitetskontroll) som säkerställer att leveranser sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalité uppnås och upprätthålls. Leverantören ska i anbudet beskriva hur man avser använda sig av sitt kvalitetssäkringssystem för det aktuella uppdraget. Bevis: Beskrivning av hur detta uppfylls ska lämnas vid anbudsgivningen genom: a) En redovisning av de rutiner och metoder som leverantören tillämpar för att säkerställa att god kvalité uppnås och upprätthålls. 8 (11)
Beskrivning av företaget Leverantören ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet för att kunna uppfylla SPSM:s krav på varan/tjänsten Bevis: Beskrivning av hur detta uppfylls ska lämnas vid anbudsgivningen genom: a) En redovisning av hur leverantören uppfyller dessa krav. b) En kort beskrivning av företaget, dess verksamhet Tidigare erfarenhet referenser Leverantören ska ha genomfört leveranser av liknande uppdrag till minst ett (1) företag /myndighet inom de två (2) senaste verksamhetsåren. Leverantören ska i anbudet uppge referenser som med hänsyn till uppdragens omfattning och funktionalitet är relevanta för denna upphandling Bevis: Beskrivning av hur detta uppfylls ska lämnas vid anbudsgivningen genom: (Bilaga 5 Referensuppdrag) a) Referenser ska anges från minst ett uppdrag som utförts de senaste två åren. Av referenserna ska uppdragets omfattning, företag/myndighet, kontaktperson, telefonnummer framgå. Kontrollera att angiven kontaktperson är aktuell och går att nå på angivet telefonnummer. SPSM förbehåller sig rätten att även ta egna referenser. Volymkrav kapacitet Leverantören ska ha en sådan kapacitet att minst 80% av den estimerade årsvolymen som angivits per geografiskt område kan levereras. Bevis: Underskrivet Anbudsformulär (Bilaga 1) innehållande volymgaranti. Omsättningskrav ekonomisk stabilitet Leverantören skall ha en årsomsättning överstigande 4,5 mkr. Bevis: Senaste årsredovisning bifogas utvisande årsomsättning. 6. Krav på tjänsten Allmänt Tolkning sker mellan talad svenska och svenskt teckenspråk. Frekvent förekommer också tolkning till/från engelska. Undantagsvis kan förekomma tolkning mellan annat talat språk och svenskt teckenspråk. Leverantören ska åta sig alla typer av tolkuppdrag oavsett uppdragets längd, brukarens kön, ålder, funktionshinder, social ställning, sexuell identitet, etnisk och religiös tillhörighet. Hela det upphandlade området ska täckas geografiskt. 9 (11)
Leverantören ska ansvara för att tolk med rätt kompetens används vid antaget tolkuppdrag. Leverantören förväntas bära för tolkuppdraget anpassad klädsel och ej använda parfym eller rakvatten och dylikt av hänsyn till allergiker. Beställaren har rätt att närvara vid tolkuppdrag både i de fall det meddelats i förväg eller ej. Kvalitét Leverantörens tolkar för utförande av uppdrag inom myndigheten ska vara auktoriserade av kammarkollegiet och/eller ha Tolk- och översättarinstitutets föreskrivna tolkutbildning med godkänt resultat. Alla uppdrag ska utföras i enlighet med God tolksed utgiven av kammarkollegiet i Stockholm i november 2004, reviderad i oktober 2011. Flertalet av leverantörens tolkar ska ha minst två års yrkeserfarenhet. Leverantören ska tillhandahålla en aktuell förteckning över tillgängliga tolkar. I denna förteckning ska framgå tolkens: Utbildning, ev. auktorisation, kompetens i tolkning till och från annat språk, övrig kompetens och erfarenhet. Leverantören skall under avtalsperioden verka för att tillhandahålla endast, av Kammarkollegiet, auktoriserade tolkar. Tillgänglighet Leverantören ska vara tillgänglig för bokning av tolkuppdrag mellan 07.30-17.00 vardagar. Leverantören ska kunna nås via telefon, mobiltelefon och e-postadress. Språk Leverantörens personal ska behärska svenska i tal och skrift. Beställningsförfarande För uppdrag som bokas mer än 14 dagar i förväg ska bekräftelse lämnas inom 15 timmar. För uppdrag som bokas högst 14 dagar i förväg ska bekräftelse lämnas inom 6 timmar. För uppdrag som bokas högst 5 dagar i förväg ska bekräftelse lämnas inom 3 timmar. Har inte svar inkommit inom avtalad tid förbehåller sig myndigheten rätten att fråga annan leverantör. Leverantören ska på myndighetens begäran kunna namnge de tolkar som ska utföra tolkuppdraget. Avbokning Om beställda uppdrag avbokas av myndigheten senare än 24 timmar innan uppdragets starttid får debitering ske för bokad tolktid, dock max 8 timmar. Om tolkuppdraget avbokas tidigare än 24 timmar före uppdragets starttid utgår ingen 10 (11)
ersättning. I de fall myndigheten erbjuder ersättningsuppdrag inom det ursprungliga tolkuppdragets tidsram och leverantören tackar nej kan leverantören ej debitera för det inställda uppdraget. Raster och uppehåll Vid tolkuppdrag som omfattar mer än 5 timmar förutsätts en halvtimmes obetald rast. Då tolkuppdraget omfattar över 10 timmar förutsätts minst 2 halvtimmes obetalda raster. Underleverantör Om leverantören använder sig av underleverantörer är det leverantörens ansvar att se till att underleverantören uppfyller samtliga krav, d.v.s. leverantör svarar för underleverantör som för sig själv. Dock får ej leverantör på avropslistan användas som underleverantör. Leverantörsmöten Vid behov ska leverantören utan krav på ersättning från SPSM delta i uppföljningsmöten som SPSM kallar till. Övrigt Myndigheten ska ha möjlighet att träffa särskild överenskommelse om uppdragets och andra kostnader vid stora eller i övrigt speciella tolkuppdrag t.ex. flerdagsoch utlandsuppdrag. Myndigheten avgör när dessa tolkuppdrag föreligger. 11 (11)