Att utveckla en Leankultur Bozena Poksinska & Erik Drotz
Agenda Leanverktyg vs. Leankultur Viktiga beståndsdelar av Leankultur Självvärderingsverktyg för Leankultur 2
Lean verktygslåda Just in Time (JIT) Kontinuerliga flöden Enstycksflöde Kanban Standardiserat arbete Visuell styrning Felsäkring Ställtidsreduktion Jidoka Värdeflöde Dragande system Andon: signalera vid behov 5S 3
Vad kan man göra med verktygen? Skapa en signaltavla med ljus och ljudsignaler Kartlägga ett värdeflöde Reducera cykeltider Bygga in automatiska kontroller och varningssignaler som förhindrar misstag Använda Kanbankort att reducera mellanlager Utjämna produktionsvolym och produktmix Reducera ställtider Det kommer se ut som Lean! 4
Vad kan man inte göra med verktygen? Rikta samtliga funktioner mot ett gemensamt mål Utveckla medarbetare Skapa ett förbättringsklimat Förbättra varje dag, timme, minut Uppnå en långsiktig vision Upprätthålla resultat från fröbättringsarbte Göra förbättringsarbete långsiktigt och hållbart 5
Att utveckla en Leankultur Implementera Leanverktyg är viktigt, men det är Leankulturen som låser upp den verkliga potentialen av Lean Att sträva mot Lean innebär en förändring av kulturen och tänkesätt av de anställda för att uppmuntra dem att ständigt förbättra verksamheten 6
Kultur kan ses som ett system av Artefakter Synliga uttryck för kultur Exempel: logotyper, symboler, klädkoder Beteenden Hur vi väljer att agera Exempel: arbetssätr och rutiner Värderingar Värderingar och normer som styr prioriteringar Exempel: visa respekt för andra, kundfokus Grundantaganden Centrala tankar som påverkar oss omedvetet och styr tolkningar Exempel: tatemae (vad du ska känna eller göra) och Honne (vad du egentligen känner eller gör) Bygger på Edgar Schein, Coming to a new awareness of organizational culture,
Att utveckla en Leankultur Vägledande idéer Samspel Strukturer (Ledning och organisering) Verktyg och metoder Inspirerat från Senge
Vägledande idéer Respekt för människan Kontinuerlig förbättring Respektera, utveckla och utmana medarbetare Eliminera slöseri Lära och ständigt förbättra Kvalitet ska byggas in i processen, inte kontrolleras efteråt Gå och se där det händer Göra saker rätt från början Inga syndabockar
Lean verktygslåda Just in Time (JIT) Kontinuerliga flöden Enstycksflöde Kanban Standardiserat arbete Visuell styrning Felsäkring Ställtidsreduktion Jidoka Värdeflöde Dragande system Andon: signalera vid behov 5S 10
Stödjande strukturer: Ledning och organisering Coachande ledarskap Visuell kontroll och kommunikation Tavelmöten Ledning av förbättringsarbete Belöningssystem Ökat ansvar och befogenheter för anställda Training 11
12 (Hines et al. 2004)
Självvärdering för Leankultur Stödverktyg för att Få en bild av nuläget Identifiera förbättringspotential 61 påståenden, 13 kategorier som inriktar sig på förutsättningar för ett långsiktigt hållbart och framgångsrikt leanarbete Mätning av överensstämelse samt betydelse 13
14
Analys Medel Standardavvikels e Låga värden Höga värden Överensstämelse 3,31 0,92 <3,0 >3,7 Betydelse 4,21 0,73 <4,0 >4,5 Differens, Överensstämelse Betydelse 0,90 0,37 <0,5 >1 15
Lean som koncept Målen för Leanarbetet är väl kommunicerade Lean är rätt förbättringskoncept för att utveckla XXX 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Leanarbetet på kommer Socialkontoret att kommer ge goda att resultat ge goda resultat Målen för Leanarbetet är relevanta Vi har tydliga mål för Leanarbetet Överensstämelse Betydelse 16
Vår chef stödjer vårt lärande och vår utveckling Vi delar med oss av våra profesionella kunskaper och erfarenheter 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Organisatoriskt lärande Vi ser fel och misstag som en källa till lärdom Vi har goda förutsättningar för att utvecklas i vårt arbete Överensstämelse Betydelse 17
Vi har tydliga mål för verksamheten 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Strategi, mål och uppföljning Vi arbetar planmässigt och systematiskt för att uppfylla uppsatta mål Organisationens strategi och mål är väl kommunicerade Överensstämelse Betydelse 18
Vi sprider resultatet av vårt förbättringsarbete inom organisationen Vi får ansvar att genomföra förbättringar 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Styrning och organisering av förbättringsarbete Vi visualiserar vårt förbättringsarbete på ett bra sätt Vi får tillräckligt med tid till förbättringsarbetet Vi mäter utfallet av vårt förbätttringsarbete Överensstämelse Förbättringsarbetet är en del av vardagen, inte en parallell aktivitet Betydelse 19
Förbättringskultur Vi tar ofta egna initiativ till utveckling och förbättring Vi uppmuntras att komma med förslag til förbättringar 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Vi diskuterar förbättringsidéer med varandra Arbetsklimatet inom vår arbetsgrupp är avslappnat och trivsamt Överensstämelse Betydelse 20
Vi har ett bra samarbete inom arbetsgruppen 5,0 Samarbete inom och mellan arbetsgruper 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Våra möten är effektiva Vi har ett bra samarbete mellan arbetsgrupperna Överensstämelse Betydelse 21
Vi har en jämn arbetsbelastning över tid Vi kommunicerar dagligen för att leda och samordna våra arbetsuppgifter 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Daglig styrning Vi har bra rutiner för att organisera back up när någon är sjuk eller ledig Vi har ordning och reda på vår arbetsplats Överensstämelse Betydelse 22
Vår chef arbetar för att engagera oss i förbättringsarbetet Vår chef engagerar sig i förbättringsarbetet Vår chef gör oss delaktiga i beslutsfattande som rör organisationen 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Ledarskap Vår chef ger oss feedback på vårt arbete Vi är delaktiga i arbetet med att utveckla mål och strategier för vår arbetsgrupp Vår chef är lyhörd för våra förbättringsförslag Vår chef är synlig i vårt dagliga arbete Överensstämelse Betydelse 23
Vi använder feedback från Vi kunder använder till förbättringsarbete feedback från brukare till förbättringsarbete Vi har god förståelse för våra kunders Vi har god förståelse av våra brukares behov behov 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Kundorientering Brukarens Kundens behov behov är är i fokus i fokus när när vi utför vi utför vårt vårt arbete arbete Vi har Vi bra har bra rutiner rutiner för för att att hantera hantera kundens brukarens klagomål klagomål Vi Vi är är duktiga på att på tillgodose att tillgodose kundens behov brukarens behov Vi Vi vet vet hur hur nöjd nöjd brukaren kunden är är med med vår vår service service/produkt Överensstämelse Betydelse 24
Vi utvecklar våra processer kontinuerligt för att minska slöseri Vi tänker i processer när vi utför vårt arbete 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Processorientering Våra processer är definierade och kartlagda Vi jobbar med ett standardiserat arbetssätt Vi har mål och mätetal kopplade till våra processer Vi skiljer på värdeskapande och icke värdeskapande aktiviteter inom våra processer I vårt arbete försöker vi underlätta för nästa person i processen Överensstämelse Betydelse 25
Problemlösning Vi överväger många olika lösningar på problem Vi pratar om problem som uppstår 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Vi har rutiner för att lösa problem effektivt Vi försöker alltid hitta grundorsaker för problem Överensstämelse Betydelse 26
Vi ger löpande information till chefer i för oss relevanta frågor Vi får snabbt information om beslut som fattas 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Kommunikationsvägar Vi kommunicerar mestadels genom personliga möten Överensstämelse Vi får löpande information från chefer i för oss relevanta frågor Betydelse 27
Vi har ökat välbefinnande och trivsel på arbetsplatsen sedan Lean initierades Vi arbetar på ett smartare sätt sedan Lean initierades 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Resultat Vi kan bättre tillgodose kundens behov sedan Lean initierades Vi kan bättre tillgodose brukarens behov sedan Lean initierades Vi har minskat slöserier med resurser sedan Lean initierades Överensstämelse Betydelse 28
Sammanfattning Viktigt att man aktivt arbetar med Leankultur Skapa samspel mellan vägledande idéer, verktyg och metoder samt ledning och organisering Verktyg för att ta temperaturen på Leankulturen Självvärdering med hjälp av enkät är ett exempel Leanrevisioner vanligt Använd resultat från verktygen till utveckling! 29
www.liu.se