Handlingarna publiceras också på webbplatsen: www.karlskoga.se under Kommun & politik/ Demokrati

Samhällsbyggnadsnämnden 10 februari 2015

Kallelse/föredragningslista 1 (2) Samhällsbyggnadsnämnden sammanträder Tid: Tisdagen den 10 februari 2015, klockan 13.00 Plats: KS- salen, Katrinedalsgatan 2-4 Ersättarna underrättas om sammanträdet. Handlingarna publiceras också på webbplatsen: under Kommun & politik/ Demokrati Fastställande av dagordning Val av justerare Förslag: Jan-Peter Bäckström (S), ersättare Carola Sandberg (S) Justeringsdatum Ärenden Handlingar Föredragande Beslutsärenden 1. Närvaro på sammanträdet På sammanträdet 2. Årsberättelse 2014 x Stefan Larsson Martin Lindström Ulla Lindqvist Stig Rengman 3. Överföring av investeringsmedel från 2014 till 2015 x Ulla Lindqvist Stig Rengman 4. Internkontroll 2015 x Martin Lindström 5. Utbildningsdagar 2015 x Martin Lindström 6. Informationshanteringsplan 2015 x Martin Lindström 7. Val av representant till kommunala handikapprådet 8. Val av representant till tvärsektoriella nätverket för folkhälsoarbete x x Martin Lindström Martin Lindström 9. Förslag till utformning av Alfred Nobels torg På sammanträdet Kristin Södergren 10. Byggaren 2, del av - Stråningstorp - detaljplan x Sanda Madjo

Kallelse/föredragningslista 2 (2) Ärenden Handlingar Föredragande 11. Godkännande av rapport för LONA-projekt: Gröna Promenaden x Liv Hellqvist 12. Godkännande av rapport för LONA-projekt: Naturvärdesinventering x Liv Hellqvist 13. Deltagande i politikerlunch från samhällsbyggnadsnämnden Anmälningsärenden 14. Delegationsärenden Pärmen x 15. Inkomna handlingar Pärmen x Informationsärenden 16. Samhällsbyggnadsinformation Projektplan Utredning VA verksamhetsområde Underhållsläget i kommunens fastighetsbestånd Kalkonen 3 beslut från åklagarmyndigheten Giftfri förskola JGL utbildning SKL:s presidiekonferens för Tekniska nämnder 10-11 mars Personal och övriga frågor x Pärmen x Martin Lindström Bosse Björk Jan Henriksson /Bengt Holm Susanne Jarl Lotta Björkman Stefan Larsson Stefan Larsson Stefan Larsson Karlskoga den 20 januari 2015 Liselotte Eriksson (S) Ordförande Presskonferens klockan 17:00, Katrinedalsgatan 2-4

Ärende 2 Årsberättelse 2014

Tjänsteskrivelse 2015-02-03 SBN 2015.0004 : Martin Lindström Samhällsbyggnadsnämnden Årsberättelse 2014 Sammanfattning Syftet med årsberättelsen är att knyta ihop verksamhetsplaneringen med hur det faktiskt gick under året 2014. Målgruppen för årsberättelsen är förvaltningens medarbetare, övriga inom koncernen samt förtroendevalda som berörs av förvaltningens verksamhet. Under 2014 har den nya brandstationen överlämnats till Bergslagens räddningstjänst och stationen blev fullt operativ i slutet av augusti. Renoveringen av Bregårdsskolan, som var en del av den tidigare beslutade lokalutredningen, har slutförts och skolan har återinvigdes i samband med att höstterminen startade. Förskolan Pärlan med cirka 60 platser invigdes under maj månad och här har ett mycket stort arbete lagts ner på att utforma en jämställd utemiljö på barnen. Projektet kring Centralparken under temat hållbar exploatering har också slutförts och har blivit ett bra exempel hur stadsbilden kan förändras positivt med relativt små medel. Exploateringen av Storängens handelsområde fortskrider och en av de största aktörerna, Biltema, invigde sitt varuhus i slutet av sommaren. I övrigt har förvaltningen stöttat genomförandet av den andra Motorsportveckan och andra evenemang under sommaren. Det ekonomiska utfallet 2014 för samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde blev ett överskott om cirka 1,6 miljoner kronor. Anledningen till överskottet beror till stor del att 2014 var ett extremt varmt år, vilket ledde till betydligt mindre kostnaderna för värme, el och vinterväghållning. Avseende måluppfyllelse har nämnden nått goda resultat gällande bland annat andel nylagd asfaltyta, ökad längd på GCM-vägar samt bemötande medan resultatet för klotterinspektioner har en betydande förbättringspotential. Beslutsunderlag Årsberättelse 2014

2 (2) Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att godkänna årsberättelsen för 2014 enligt bilaga 1. Stefan Larsson Förvaltningschef Expedieras till Samhällsbyggnadsförvaltningen Kommunstyrelsen

Bilaga 1 Årsberättelse 2014 Samhällsbyggnadsnämnden

Innehåll Syfte med årsberättelsen... 1 Verksamhetsåret 2014... 1 Året som gått... 2 Verksamhetsutveckling... 2 Personal... 3 Framtidsbedömning... 3 Resultatredovisning... 4

Syfte med årsberättelsen Syftet med årsberättelsen är att knyta ihop verksamhetsplaneringen med hur det faktiskt gick under året 2014. Målgruppen för årsberättelsen är förvaltningens medarbetare, övriga inom koncernen samt förtroendevalda som berörs av förvaltningens verksamhet. Årsberättelsen är uppbyggd med en allmän inledning, sedan en redogörelse av förvaltningens verksamhet under 2014 och sen har förvaltningschefen ordet om året som kommer, avslutningsvis redovisas verksamhetsresultat samt det ekonomiska utfallet. Verksamhetsåret 2014 Under 2014 har den nya brandstationen överlämnats till Bergslagens räddningstjänst och stationen blev fullt operativ i slutet av augusti. Renoveringen av Bregårdsskolan, som var en del av den tidigare beslutade lokalutredningen, har slutförts och skolan har återinvigdes i samband med att höstterminen startade. Förskolan Pärlan med cirka 60 platser invigdes under maj månad och här har ett mycket stort arbete lagts ner på att utforma en jämställd utemiljö på barnen. Projektet kring Centralparken under temat hållbar exploatering har också slutförts och har blivit ett bra exempel hur stadsbilden kan förändras positivt med relativt små medel. Exploateringen av Storängens handelsområde fortskrider och en av de största aktörerna, Biltema, invigde sitt varuhus i slutet av sommaren. I övrigt har förvaltningen stöttat genomförandet av den andra Motorsportveckan och andra evenemang under sommaren. Det ekonomiska utfallet 2014 för samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde blev ett överskott om cirka 1,6 miljoner kronor. Anledningen till överskottet beror till stor del att 2014 var ett extremt varmt år, vilket ledde till betydligt mindre kostnaderna för värme, el och vinterväghållning. Avseende måluppfyllelse har nämnden nått goda resultat gällande bland annat andel nylagd asfaltyta, ökad längd på GCM-vägar samt bemötande medan resultatet för klotterinspektioner har en betydande förbättringspotential. 1

Året som gått Aktivitet Nedan redovisas årets viktigaste händelser Brandstationen Centralparken Förskolan Pärlan Cirkulationsplats Storängen Dagvattenmagasin Botorp Nobelhallen Effekt Nedan redovisas vad aktiviteterna har haft för effekt alternativt vad man förväntar sig. Den gamla brandstationen var uttjänt och en ny är invigd med modern utrustning och god arbetsmiljö. Ett väldigt tråkigt skyltfönster mot E 18 har gjorts om till en attraktiv parkyta med parkering. Samtidigt som ett riskområde har säkrats för medborgarna i Karlskoga. Det stora trycket på kommunens förskolor har lättats något med en fräsch och modernt byggd förskola. Där utemiljön har varit speciellt genomarbetad med barnens bästa i fokus. Utvecklingen av Storängens handelsområde har med hjälp av en cirkulationsplats förberetts för ytterligare exploatering och säkerställande av en god trafiksituation för befintliga verksamheter. De senaste årens extrema väder med de krissituationer som uppstått, har delvis säkrats upp med ett dagvattenmagasin i anslutning till Botorps industriområde. Bland annat för att minska riskerna för föroreningar i vattnet samt minska trycket på Kilstabäcken vid extrema nederbörder. En efterlängtad renovering och ombyggnation av Nobelhallen är snart helt genomförd. Det har blivit ett stort lyft både för anställda, utövare samt besökare. Förhoppningen är att det bidrar till att BIK Karlskoga tar steget upp i SHL. Verksamhetsutveckling Nedan redovisas ett urval av de projekt som drivits under året för att utveckla verksamheterna vidare. Quadrokopter Införskaffandet av en drönare när priser samt utvecklingen av de nu har nått tillräckligt långt har visat sig vara en mycket god investering. Drönaren används kontinuerligt av flera verksamheter för att skaffa sig en överblicksbild som annars endast är möjligt via helikopter som medför höga kostnader. Flera andra myndigheter har också visat intresse för utrustningen, framförallt i olika krissituationer. Aktivt samråd Förvaltningen fortsätter att utveckla sitt jämställdhetsarbete, aktuellt pågående projekt syftar till att få en jämnare fördelning av sakägare, gällande kön, ålder, ekonomi mfl, vid samråd av detaljplaner. Fordonssamordning Ett stort utvecklingsarbete pågår för att få en tydligare och strukturell samordning av fordonsflottan i kommunen. Bland annat har ett verksamhetssystem införskaffats för att underlätta uppföljning av båda 2

enskilda fordon och grupper av fordon. Samtidigt ska information till fordonsansvariga samt förare förtydligas och förbättras för att öka kunskapen och enkelheten för desamma. Personal Samhällsbyggnadsförvaltningen har den lägsta korttidssjukskrivningen i kommunen men också den högsta långtidssjukskrivningen. Förvaltningens analys visar dock att långtidssjukskrivningarna inte är arbetsrelaterade, men stöttning i rehabilitering för återgång till arbete har hög prioritet. Många medarbetare är föräldralediga, vilket tolkas som att vi är en trygg och attraktiv arbetsgivare som delvis har klarat av ett generationsskifte. Däremot har förvaltningen många specialistfunktioner som är svåra att rekrytera och dessutom svåra att behålla. En god löneutveckling och förmåner samt möjligheter till utveckling och karriär kan bidra för att bibehålla våra medarbetare. Framtidsbedömning Under 2015 kommer arbetet med att slutföra den tidigare beslutade lokalutredningen att ske genom förändringen av Karlsbergsskolan, där en del kommer att byggas om och en del kommer att rivas. Vidare kommer nybyggnationen av ett nytt korttidsboende slutföras och nybyggnationen av ett nytt gruppboende att påbörjas. Ett fortsatt arbete med lokalförsörjningsfrågor inom främst skolans område kommer att fortlöpa under året. Ett återtagande av vägunderhållet i kommunen kommer att ske under 2015 med särskilt riktade insatser samt att samverkan med andra aktörer för att utveckla genomfarten genom Karlskoga kommer att prioriteras. Det finns många frågor kring vattenförsörjning, dagvatten med mera som kommer att kräva stora arbetsinsatser inför de framtida utmaningar som vi står inför. Utvecklingen av kommunens naturreservat samt områden för rekreation och friluftsliv fortsätter. Bland annat genom att medverka i framtagandet av en grönstrukturplan samt revideringen av översiktsplanen. Kommunens fordonspark kommer att förändras och innehålla en större andel av biogas och elbilar. På sikt kommer sannolikt även vätgasbilar att introduceras i fordonsparken. Ett fortsatt arbete med attraktiva boenden och möjligheter till expansion för näringslivet kommer fortsatt vara prioriterat och kommer att ske genom en hållbar exploatering Samhällsbyggnadsnämnden kan med mycket gott samvete lämna 2014 bakom sig och gå in i 2015 med stor framtidstro och med viljan att göra skillnad. Stefan Larsson Chef för samhällsbyggnadsförvaltningen 3

Resultatredovisning Uppnått av målvärdet 96-100% 65-95% 0-64% Måttet är Målvärde inte mätt Nämndmål 1.1 Karlskogas vägar, gång- och cykelvägar uppfattas som trygga, trafiksäkra och har god framkomlighet för alla. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Resultat 2014 Delår 2 Delår 1 Styrmått 1.1.1 Antal rapporterade allvarliga olyckor som är förorsakade av brister på kommunens egna gator, vägar och gcm-vägar (stycken). stycken 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 2012 2013 2014 Styrmått 1.1.2 Antal kilometer separerad gcm-väg (km). km 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Styrmått 1.1.3 Andel nylagd asfalt per år gentemot total asfaltsyta (%). % 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 2012 2013 2014 Styrmått 1.1.4 Andel tillgänglighetsanpassade lekplatser (%) % 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder Det är glädjande att inga allvarliga olyckor har inträffat på grund av brister på kommunens egna transportleder. Ny gång- och cykelväg mot Degerfors håller på att anläggas. Ytterligare en lekpark har tillgänglighetsanpassad under året. Ny asfalt har lagts på stor del av kommunens asfaltsytor. I jämförelse med Kristinehamn som ligger på 3,3% och normalvärdet som är ca 5%, gör det att återtaget har börjat på allvar nu med våra 7,3%.

Nämndmål 1.2 Karlskoga kommuns egna publika lokaler är tillgängliga för alla. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Resultat 2014 Delår 2 Delår 1 Styrmått 1.2.1 Andel publika lokaler som är tillgängliga för rörelsehindrade (%). Styrmått 1.2.2 Andel publika lokaler som är tillgängliga för personer med nedsatt syn (%). Styrmått 1.2.3 Andel publika lokaler som är tillgängliga för personer med nedsatt hörsel (%). % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder En metod för mätning av tillgänglighet av lokaler har tagits fram.

Nämndmål 1.3 Karlskoga kommun är ett rent och estetiskt tilltalande samhälle. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Delår 2 Delår 1 Resultat 2014 Styrmått 1.3.1 Antal blommor i växthuset Dalen för plantering i Karlskoga kommun (stycken). Styrmått 1.3.2 Antal klotterinspektionsronder inklusive eventuell åtgärd per år (stycken). Antal 55 000 50 000 45 000 40 000 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 0 2012 2013 2014 Antal 50 45 40 35 30 25 20 15 5 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder I Växthuset Dalen har det under året odlats blommor som ska utsmycka Karlskoga. Under hösten har julblommor odlats för första gången på flera år och dessa har dekorerat kommunens lokaler inomhus, alltifrån offentliga lokaler till vårdboenden. Anledningen till att målet med 51 000 blommor inte uppfylls är ett räknefel i samband med målsättningen. Istället för att beräkna målet för plantering för Karlskoga kommun, så har alla blommor som odlats räknats med, inte bara till kommunen utan även för Karlskoga Hem och för Svenska kyrkan. Klotterinspektionsronder har inte påbörjats, men inleds så snart som möjligt. Bättre rutiner för klotterinspektioner kommer att tas fram för att säkerställa att vi når målet kommande år.

Nämndmål 1.4 Karlskoga kommun ska erbjuda goda möjligheter till rekreation i skog, mark och vattenmiljö. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Resultat 2014 Delår 2 Delår 1 Styrmått 1.4.1 Andel av kommunen förvaltade naturreservat som innehar en god standard på vandringsleder, besöksanordningar och informationsskyltning (%). % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder En ny vandringsled på Rävåskullen Gröna promenaden invigdes under året, där har också informationsskyltning förbättrats genom att märka upp fyra vandringsleder i området. På Rävåsen har det röjts fram utsikter, bänkar och öppna ytor och hela reservatet har städats på skräp. I Torkelsviken har hela ljusslingan bytts ut till markledning och bättre LED-belysning. Där har också gjorts en stor insats med att säkra hela spåret genom att ta ned träd som riskera falla ut på spåret. I Lunedet har skötseln hållit hög standard med bland annat nedtag av träd och en satsning har gjorts på badstranden.

Nämndmål 2.1 Det ska vara enkelt att komma i kontakt med samhällsbyggnadsnämndens verksamheter och man ska mötas av god service och trevligt bemötande. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Resultat 2014 Delår 1 Delår 2 Styrmått 2.1.1 Andel brukare som är nöjda med stadsbyggnadskontorets verksamhet (%). Styrmått 2.1.2 Hur nöjda medborgarna är med miljöarbetet i kommunen (index). Styrmått 2.1.3 Andel brukare som är nöjda med plan- och exploateringsavdelningens verksamhet (%). % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Index 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Styrmått 2.1.4 Andel brukare som är nöjda med teknik- och fastighetsavdelningens verksamhet (%). Styrmått 2.1.5 Andel frågor i SKL:s webbgranskning som kan få sitt svar via hemsidan (%). % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder Resultat är sammantaget mycket bra. De olika avdelningarnas resultat varierar dock, från långt över målet till en bit under. Vi kan se att medborgarna är så nöjda med miljöarbetet att målvärdet överskrids. Detta tyder på att samhällsbyggnadsnämndens satsning på miljösamordnare gett resultat. Antalet svarande på Plan- och exploateringsavdelningens enkät om brukarnöjdhet var relativt lågt (18 st) och vi är därför försiktiga med att dra alltför stora slutsatser av reslutatet. Tillgängligheten, som har fått sämst betyg, är något man jobbar med inom avdelningen. Vad gäller handläggningstiden som de svarande verkar tycka är för lång har man inom avdelningen svårt att styra över då man är beroende av arbete som görs på andra avdelningar. I SKL:s webbgranskning nås inte målvärdet helt. Detta beror på tre frågor som handlar om avsaknad av information om platser för att tanka alternativa drivmedel, hur hushållen kan konsumera miljövänligt och hur man som privatperson kan minska energianvändningen i hushållet. Det pågår just nu ett arbete med att se över liknande information på webbplatsen.

Nämndmål 2.2 Genomförande av projekt och handläggning av ärenden karakteriseras av god kvalitet genom att kvalitetssäkrade rutiner och normer följs. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Resultat 2014 Delår 2 Delår 1 Styrmått 2.2.1 Andel avslutade ärenden i KAISA per år (%). Styrmått 2.2.2 Andel avslutade projektkoder i DevisX per år (%). Styrmått 2.2.3 Andel avslutade projekt med kvalitetsuppföljning (%). % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder Styrmåtten har nollmätning 2014. Dessa resultat ligger till grund för kommande års målsättningar.

Nämndmål 2.3 Samhällsbyggnadsnämndens verksamheter utvecklas kontinuerligt genom ständiga förbättringar enligt LEAN-principen. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Resultat 2014 Delår 2 Delår 1 Styrmått 2.3.1 Antal förbättringsförslag (MUDA) (stycken). Styrmått 2.3.2 Antal avslutade verksamhetsutvecklingsprojekt (Kaizen) (stycken). Antal 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 2012 2013 2014 Antal 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder Nämndmålet som helhet uppfylls med god marginal. Mycket med anledning av att många utvecklingsprojekt har genomförts. Antalet förbättringsförslag har inte nått upp till målet, men att ha ett stort antal förbättringsförslag är i sig inte ett självändamål. Förbättringsförslag kan driva en utveckling av verksamheten framåt, och sammantaget visar detta nämndmål att detta sker.

Nämndmål 3.1 Samhällsbyggnadsnämnden skapar fria platser för aktiviteter riktade mot barn och unga. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Resultat 2014 Delår 2 Delår 1 Styrmått 3.1.1 Antal ej bokningsbara aktivitetsplatser (is, snöbacke, basketplan, boulebanor, skatepark, öppna ytor) inom tätorten riktade mot barn och ungdomar (stycken). Antal 50 45 40 35 30 25 20 15 5 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder Under året har antalet ej bokningsbara aktivietsplatser ökat och målvärdet har nu uppnåtts med lite marginal. En plats för styrketräning utomhus vid Näset har byggts och en cykelbana vid Folkhögskolan.

Nämndmål 4.1 Samhällsbyggnadsnämnden är en attraktiv arbetsgivare, där alla har samma möjligheter. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Delår 2 Delår 1 Prognos 2014 Styrmått 4.1.1 Medarbetarindex (index). Styrmått 4.1.2 Ledarskapsindex (index). Styrmått 4.1.3 Hur många medarbetare som kan rekommendera den egna arbetsplatsen (%). Index 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Index 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Styrmått 4.1.4 Medarbetarnas upplevda motivation i arbetet (index). Styrmått 4.1.5 Medarbetarnas uppfattning om sin närmaste chef (index). Styrmått 4.1.6 Medarbetarnas uppfattning om tydligheten i styrningen på arbetsplatsen (index). Index 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Index 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Index 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Styrmått 4.1.7 Frisknärvaro (%). % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Styrmått 4.1.8 Sjukfrånvaro (%). % 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder Resultatet från medarbetarundersökningen var försenad. Ingen djupare analys har hunnits genomföras, initialt ser förvaltningen ut att ha mycket goda resultat. Några av de långtidssjukskrivna är nu tillbaka i arbete på halvtid. Frisknärvaron har inte kunnat redovisats.

Nämndmål 4.2 Samhällsbyggnadsnämnden är en trygg och säker arbetsplats. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Delår 2 Delår 1 Resultat 2014 Styrmått 4.2.1 Antal arbetsplatsolyckor (stycken). antal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder Samtliga olyckor är så kallade nollskador dvs. lite mer än ett tillbud. Olyckorna har skett på teknik och fastighetsavdelningen samt på förvaltningsstaben.

Nämndmål 5.1 Inom Karlskoga kommun finns det attraktiv mark att tillgå för näringslivsetableringar. % uppnått av målvärdet 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 2012 2013 2014 Resultat 2014 Delår 2 Delår 1 Styrmått 5.1.1 Antal hektar planlagd mark för handel och industri (hektar). hektar 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 2012 2013 2014 Styrmått 5.1.2 Antal hektar byggklar mark för handel och industri (hektar). hektar 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder Resultatet ligger en bra bit över målnivån, både när det gäller antalet hektar planlagd mark och antal hektar byggklar mark för handel och industri. Resultater för planlagd mark är bra, vilket medför en justering av målnivån i Mål och budget för 2014-2018. Även resultatet för byggklar mark är bra. I enskilda områden kan det fortfarande råda brist på både planlagd och byggklar mark. Att beakta vid byggklar mark är att det då har gjorts investeringar som förorsakar räntor och avskrivningar, varför resultatet inte bör ligga för mycket över målnivån.

Nämndmål 5.2 Näringslivet är nöjda med samhällsbyggnadsnämndens verksamhet. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 2014 Delår 2 Delår 1 Styrmått 5.2.1 Hur nöjda företagarna är med nämndens hantering av tillfällig markupplåtelse (index). Index 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Analys och åtgärder Dessa mätningar görs vartannat år. Det finns ingen mätning för 2014, nästa mätning är planerad till 2015.

Nämndmål 6.1 I planering och utförande av nämndens uppdrag är social/kulturell, ekonomisk och ekologisk hållbar utveckling ett ledord. % uppnått av målvärdet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Delår 2 Delår 1 Resultat 2014 Styrmått 6.1.1 Procentuell minskning av inköpt energi (el, värme, pellets och olja) i den kommunala organisationen (basår 2009) (%). % 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2012 2013 2014 Styrmått 6.1.4 Antal nya planer vars syfte är att ta ställning till kulturhistoriska miljöer (stycken/år) Styrmått 6.1.2 Andel fossila fordonsbränslen i kommunens personbilar (basår 2009) (%). % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Styrmått 6.1.5 Andel anställda som har gått Eco-driving (%). Styrmått 6.1.3 Andel personal som har genomfört jämställdhetsutbildning (%). % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Styrmått 6.1.6 Andel leasingbilar som är miljöbilar i Karlskoga kommun (%). Antal 5 4 3 2 1 0 2012 2013 2014 % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2012 2013 2014 Styrmått 6.1.7 Driftkostnad per belysningspunkt (kr/punkt). Analys och åtgärder Gällande Eco-driving har förvaltningen för avsikt att göra en utbildninginsats under 2015 för att nå målet. Kronor 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 2012 2013 2014 Andel personal som deltagit i jämställdhetsutbildning ligger strax under målet. Här har förvaltningen en utbildning inbokad första kvaltalet 2015 där ytterligare personal kommer att delta. Förhoppningen är att nå målet under 2015. Förvaltningen ska ta fram utbildningsplaner för jämställdhet och Eco-driving under verksamhetsåret. Resultatet av styrmått 6.1.1 gällande procentuell minskning av inköpt energi i den kommunala organisationen har kunna redovisats.

Driftsbudget + resultat 2012-2014 250000 200000 150000 100000 50000 0 1987 962 1641 683 Budget Resultat Budget Resultat Budget Resultat Överskott 2012 2013 2014 3-årsbudget (2011-2013) K-bidrag+intäkter Kostnader Överskott Underskott

Driftsbudget 2014 Samhällsbyggnadsnämnden tkr 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Budget Resultat Underskott 23 K-bidrag+intäkter Kostnader Underskott Staben tkr 18000 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 546 Budget Resultat Underskott K-bidrag+intäkter Kostnader Underskott

Stadsbyggnadskontoret tkr 10000 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Budget Resultat Överskott 414 K-bidrag+intäkter Kostnader Överskott Miljökontoret 9000 8000 7000 6000 tkr 5000 4000 3000 2000 1000 0 Budget Resultat Överskott 190 K-bidrag+intäkter Kostnader Överskott

Plan- och exploatering tkr 5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Budget Resultat Överskott 55 K-bidrag+intäkter Kostnader Överskott Fastighet 180000 160000 140000 120000 tkr 100000 80000 60000 40000 20000 0 Budget Resultat Överskott 972 K-bidrag+intäkter Kostnader Överskott

70000 Teknik tkr 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 1954 Budget Resultat Underskott K-bidrag+intäkter Kostnader Underskott tkr 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Snöröjning 2534 Budget Resultat Överskott K-bidrag+intäkter Kostnader Överskott

Investeringar 2014 Riktade KS-projekt Gemensamma SBN Budget Teknik Resultat Överförs 2015 Fastighet 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 tkr

Driftredovisning Resultat 2012 Resultat 2013 Resultat 2014 Budget 2014 Avvikelse 2014 Kostnader 249 235 239 963 257 973 241 732-16 241 *Varav personal 40 822 44 805 45 978 47 415 1 437 Intäkter -186 480-175 841-198 725-180 843 17 882 Nettokostnader 62 755 64 122 59 248 60 889 1 641 Nettobudget 64 742 65 084 60 889 60 889 0 Överskott från tidigare period 683 Resultat i förhållande till budget 1 987 962 1 641 61 572 1 641 Nettokostnader per verksamhet Nämnd 376 422 373 350-23 Ledning och Stab 11 969 13 429 14 028 13 482-546 Kollektivtrafik 8 741 8 847 0 0 0 Stadsbyggnadskontoret 6 299 4 507 3 972 4 386 414 Plan och Exploatering 0 999 2 234 2 288 54 Miljökontoret 2 714 2 801 3 275 3 465 190 Teknik och Fastighet 27 319 28 663 32 150 31 258-892 * varav fastighet -2 726-2 025-792 180 972 * varav teknik 30 045 30 688 33 032 31 078-1 954 Vinterväghållning 5 337 4 454 3 126 5 660 2 534 Summa nettokostnader 62 755 64 122 59 248 60 889 1 641 Kommentarer till driftredovisning Efter en extrem vinter med lite snö och kyla gör nämnden ett överskott på 1,6 Mkr för budgetåret 2014. Dessutom finns ett överskott med från förra treårsperioden på 683 tkr. Tillsammans utgör detta en bra buffert för kommande år. Sjukfrånvaron vid årets slut ligger på 5,2 %. Uppföljning av treårsbudget Period 2014 2016 Redovisning (tkr) Ingående balans 2014 Utfall 2014 Prognos 2014-2016 Resultat i förhållande till budget 683 1 641 0 Åtgärder för att klara ett ackumulerat 0-resultat vid periodens slut Med tidigare års överskott finns goda möjligheter att klara budget för kommande år inom treårs perioden.

Investeringskostnader Investeringar/inventarier (tkr) Resultat 2013 Resultat 2014 Budget 2014 Avvikelse 2014 Varav över-förs till nästa år Riktade KS-projekt 73 033 42 009 57 574 15565 15 565 Fastighet 6 067 5 020 6 544 1524 1 510 Teknik 5 063 10 866 12 799 1933 1 822 Gemensamma SBN 809 266 266 0 0 Konstnärlig utsmyckning 35 55 489 434 434 Knapped 0 1 060 0-1060 0 85 007 59 276 77 672 18396 19 331 Varav större KS projekt 0 Lokalutredning 18 004 4 599 15 586 10987 Gruppboende 4 216 0 0 0 Brandstation 39 813 20 450 20 766 316 Förskolan Pärlan 0 8 787 8 800 13 Nobelhallen 1 005 6 806 10 995 4189 63 038 40 642 56 147 15505 Omsättningstillgångar Centrumstråk/marklösen 89 0 2 581 2 581 2 581 Aggerudsviken 211 43 289 246 246 Storängen sjöledning -856-815 0-815 0 Tomter Storängen -1 041 3 815 0-3 815 0 VA Villingsberg 4 716 4 578 0-4 578 0 Försäljning -13 463-2 128 0 2 128 0 Markköp 44 2 040 0-2 040 0 Summa omsättningstillgångar -10 300 7 533 2 870-6 293 2 827 Summa investeringsutgifter 74 663 66 809 80 542 12 103 22 158 Kommentarer till investeringar 89 projekt av varierad storlek har pågått under 2014. Några av de största projekten är särredovisade i tabellen ovan. Många av projekten pågår under flera år och förs därför mellan åren 2014 och 2015. Boverket har under året bidragit med 2,6 mkr och MSB (myndigheten för samhällsskydd och beredskap) med 1,6 mkr. Länsstyrelsen har bidragit med 250 tkr.

Internkontroll 2014 Internkontroll av rutiner för medborgarförslag och motioner Sammanfattningsvis kan man säga att det finns tre aspekter som behöver tas i beaktande för att kontrollera om förvaltningen följer rutinerna. Det är följande aspekter: - Tid; motioner ska besvaras inom 6 månader och medborgarförslag ska besvaras inom ett år. - Språk; svar på medborgarförslag ska uttryckligen vara enkla och lättbegripliga. - Genomförande; inga åtgärder får påbörjas av facknämnder, med anledning av medborgarförslag eller motioner, utan att KF fattat ett beslut i ärendet. Generell bedömning av denna internkontrollpunkt är att alla motioner och medborgarförslag har besvarats enligt ovan kriterier. Vid ett tillfälle innehölls inte tiden, detta avser dock ett ärende som avvaktades i väntan på andra utredningar och beslut. Svag Tillfredställande God Mycket god x Internkontroll av rutiner för kontroll av brandlarm I Karlskoga kommuns fastigheter finns ca 80 brandlarmsanläggningar. Kvartalsprov utförs av certifierat larmföretag på uppdrag av teknik och fastighetsavdelningen. Vid proverna kontrolleras centralutrustningen, batterier, larmöverföring till räddningstjänsten, sektioner, kontrolljournaler, orienteringsritningar samt styrfunktioner. Årets tre första kvartalsprov har utförts som planerat och endast ett fåtal mindre avvikelser har rapporterats. Vår bedömning är att detta är ett resultat av väl fungerande rutiner både vad gäller själva proven och de felavhjälpande åtgärder som genomförs i det löpande arbetet. Svag Tillfredställande God Mycket god x Nyckeltal Nyckeltal 2014 2013 2012 2011 Nyttjandegraden av kommunens lokaler (kvm/inv) 8,17 8,16 8,19 7,63

Ärende 3 Överföring av investeringsmedel från 2014 till 2015

Tjänsteskrivelse 2015-01-20 SBN 2015.0031 : Ulla Lindqvist Överföring av investeringsmedel från 2014 till 2015 Sammanfattning Samhällsbyggnadsförvaltningens investeringar löper ofta över flera år vilket resulterar i att budgetmedel förs över till nästkommande år. Påbörjade investeringar 2014 eller tidigare men inte avslutade föreslås därför föras med till budgetåret 2015. Påbörjade men ej avslutade investeringar under 2014 är 30 st projekt till ett budgeterat belopp av 22,1 Mkr. Överförda investeringar består av kommunövergripande projekt men även projekt inom gata/park, fastighet och mark- och exploatering. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 20 januari 2015. Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Att nämnden tillstyrker överföring av investeringsmedel mellan åren 2014 och 2015 till ett belopp av 22,1 Mkr. Ulla Lindqvist Ekonom Expedieras till KS g:\stab\verksamhetsområden\sekreterare\sbn\utskick 2015-02\ärende 3 - överföring av investeringsmedel från 2014 till 2015\tjänsteskrivelse.doc

Ärende 4 Internkontroll 2015

Tjänsteskrivelse 2015-01-21 : Lotta Björkman Internkontroll 2015 Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat om att tre kommunövergripande områden ska granskas årligen. Dessutom tillkommer ytterligare två specifika områden som varje nämnd beslutar om. Syftet med internkontroll är att säkerställa att kommunfullmäktige och ansvarig nämnd har den insyn de behöver för att på ett fullgott sätt kunna leda och styra i olika frågor. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att följande två områden bör blir föremål för nämndens internkontroll 2015: - Att skyddsrond utförs vid respektive medarbetares arbetsställe under 2015. - Att kontrollera att rutinerna för fordonsparken gällande däckbyte/kontrollbesiktning följs. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 21 januari 2015. Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut 1. Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att följande två punkter ska vara föremål för internkontroll 2015: - Att skyddsrond utförs vid respektive medarbetares arbetsställe under 2015. - Att kontrollera att rutinerna för fordonsparken gällande däckbyte/kontrollbesiktning följs. 2. Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att uppdra till samhällsbyggnadsförvaltningen att genomföra beslutad internkontroll enligt punkt 1 och återrapportera resultatet av denna granskning före utgången av år 2015.

2015-01-21 2 (2) Stefan Larsson Förvaltningschef Lotta Björkman Verksamhetsutvecklare Expedieras till Kommunstyrelsen Kommunrevisionen Samhällsbyggnadsförvaltningen

Ärende 5 Utbildningar 2015

Tjänsteskrivelse 2015-02-03 SBN 2015.0060 : Stefan Larsson Samhällsbyggnadsnämnden Utbildningsdagar 2015 Sammanfattning Utöver den utbildning för politiker som kommunstyrelsen erbjuder under februari månad 2015 är det angeläget för samhällsbyggnadsförvaltningen att få en möjlighet att utbilda nämndens ledamöter i mera specifika ämnen med fokus på förvaltningens kärnverksamhet. Det finns ett ömsesidigt behov av att politiker och tjänstemän lär känna varandra för att få en effektiv kommunikation under mandatperioden. Därför föreslår samhällsbyggnadsförvaltningen att nämndens samtliga förtroendevalda samt ett urval av förvaltningens tjänstemän genomför en gemensam utbildning under mars och april månad 2015. I mars månad föreslås en förlängd dag i samband med sammanträdet det vill säga 19 mars 2015. Där fokus för utbildningen ligger på förvaltningens organisation och verksamhet. Avseende utbildningen i april månad föreslås den vara två dagar med en övernattning. Lämpliga datum för att genomföra denna utbildning är 14-15 april 2015 med fokus på funktioner som nämnden ansvarar för. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 3 februari 2015 Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att genomföra en utbildning den 19 mars 2015 för nämndens samtliga förtroendevalda genom en förlängd dag i samband med sammanträdet. Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att genomföra en internutbildning den 14-15 april 2015 för nämndens samtliga förtroendevalda samt berörda tjänstemän enligt ordförande och förvaltningschefens anvisningar. Stefan Larsson Förvaltningschef

Ärende 6 Informationshanteringsplan 2015

Tjänsteskrivelse 2015-01-27 SBN : Anna-Karin Davidsson Informationshanteringsplan 2015 Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/2008-05-26) ska varje myndighet upprätta en plan som redovisar myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Vidare anges att planen skall uppdateras minst en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut. Informationshanteringsplanen är ett - hjälpmedel vid gallring - hjälpmedel för kontoret - styrmedel för kontoret - kontrollmedel för kommunarkivet Planen är uppdelad med dokument avdelningsvis så som en allmän del, stadsbyggnadskontor, plan och exploatering, teknik- och fastighetsavdelning. Alla avdelningar inom samhällsbyggnadsförvaltningen har reviderat och förtydligat sin del av informationshanteringsplanen. De delar i informationshanteringsplanen som avser myndighetsutövning har flyttats till den nybildade Myndighetnämnden för Karlskoga och Storfors kommuner från och med den 1 januari 2015, förutom de lokala trafikföreskrifterna som samhällsbyggnadsnämnden har ansvaret för från och med den 1 januari 2015. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 27 januari 2015 Riksarkivets gallringsråd Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden fastställer informationshanteringsplanen för 2015.

2014-02-24 2 (2) Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutade att fastställa informationshanteringsplanen för 2015. Martin Lindström Stabschef Expedieras till Samhällsbyggnadsförvaltningen Kommunarkivet

Informationshanteringsplan Samhällsbyggnadsnämnden Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr xx, SBN xx

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Ledning] Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner Informationshanteringsplanen är indelade i de fyra avdelningar som består av: Ledning, Plan och exploatering, Stadsbyggnadskontor och Teknik- och fastighet avdelningen. Inom respektive avdelning finns underrubriker för de olika enheter som exempelvis Fastighetsservice, Skogen, Natur och Park m fl. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år 2007. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare att arkivering av handlingar sker korrekt och enligt rutin inom samhällsbyggnadsförvaltningen.

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Ledning] Handlingsslag Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. Anpassningsärenden / omplaceringsärenden Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Personal Vid inaktualitet. Ett ex till personalakt och ett exemplar till arbetsgivare. Förvaltningschef / Avdelningschef Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Ansökningar om entledigande Ansökningar till avtalsförsäkringar Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Ansökningshandlingar Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Arbetsskadeanmälningar Hos respektive avdelningschef Bevaras Till personalakt. Registreras i LISA Förvaltningschef / Avdelningschef

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Ledning] Handlingsslag Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Arkivbeskrivning Närarkiv Ja Bevaras Till kommunarkiv efter avslutat ärende. Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Avgångsbeslut/begäran Personal Ja Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Avtal Närarkiv Ja Avtal diarieförs i ärenden och gallras efter 2 år efter avtalstidens utgång. Förvaltningschef / Avdelningschef Bilavtal Kaisa Ja 2 år efter avtalstidens utgång Förvaltningschef / Avdelningschef Cirkulär Nej Vid inaktualitet Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och registrator Delegationsbeslut Närarkiv I respektive ärende Ja Bevaras Anmäls till nämnd månadsvis och arkiveras till protokollet och respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Diarieförda handlingar I respektive ärende. Närarkiv Ja Bevaras och respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämnsekr.

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Ledning] Handlingsslag Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Dokumenthanteringsplan Närarkiv Ja Bevaras Till kommunarkivet efter avslutat ärende. Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Epost korrespondens av ringa betydelse i ärende Digitalt Ja Epost som är av ringa betydelse för ärendet sparas digitalt och skrivs inte ut. och respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Epost korrespondens i ärende som tillför sakuppgift Närarkiv, i respektive ärende Ja Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten skrivs ut och respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Följesedlar Hos beställaren i pärm Nej Efter 2 år. Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och förvaltningssekreterare Föredragningslista, kallelser Kaisa digitalt Nej Efter 2 år Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Ja Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Ledning] Handlingsslag Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Inkommande handlingar I respektive ärende Ja Bevaras Till kommunarkivet efter avslutat ärende. Enligt rutin inom varje avdelning. och respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Inkomna och utgående skrivelser Närarkiv, I respektive ärende Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. och respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Inkomna synpunkter DF Respons (system) Ja Bevaras Tyck om Karlskoga. Registreras och vidarebefordras till handläggare. Samlingsärende i KAISA. Registrator Kurs och konferensinbjudningar Digitalt Nej Vid inaktualitet Skickas till respektive kundtjänst/avd Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och förvaltningssekreterare Nyckelkvittenser Reception Nej Vid inaktualitet Nämndens handlingar Närarkiv, I respektive ärende Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Ledning] Handlingsslag Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Nämndens årsberättelse Närarkiv Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Nämndens budgetförslag Närarkiv Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Förvaltningschef Nämndsekreterare Förvaltningschef Nämndsekreterare Nämndens verksamhetsplaner Närarkiv Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Förvaltningschef Nämndsekreterare Polisrapporter Närarkiv alt. Inom respektive ärende Ja Vid inaktualitet Respektive arkivredogörare inom varje avdelning Postlistor KAISA Nej Bevaras Skickas med vid leverans av handlingar till kommunarkivet års/månadsvis enligt rutin på SBF. Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Postöppning, tillstånd Pärm Nej Vid inaktualitet Förvaltningssekreterare Pressklipp och fotografier Närarkiv resp. avd Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Respektive arkivredogörare inom varje avdelning

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Ledning] Handlingsslag Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Projektdokumentation Närarkiv projektledare Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Förvaltningschef / Avdelningschef / Protokoll samhällsbyggnadsnämnden Närarkiv Ja Bevaras Till kommunarkivet efter mandatperiodens slut. Nämndsekreterare Protokoll samverkan Närarkiv,förvalt ningschef Ja Bevaras Skickas årsvis till kommunarkivet Förvaltningssekreterare Protokoll, ledningsgrupp Digitalt Nej Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten Förvaltningschef / Avdelningschef Protokoll, arbetsgrupp Digitalt Nej Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten Förvaltningschef / Avdelningschef Protokoll, arbetsplatsträffar Digitalt Nej Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten Förvaltningschef / Avdelningschef Rehabiliteringsutredningar Personal, Adato Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Ledning] Handlingsslag Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Remisser Närarkiv, I respektive ärende Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Externa och egna remisser diarieförs. Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Andra nämnders remisser inom KGA organisation gallras efter 2 år och bevaras hos den remissinstans som äger ärendet. Remissvar Närarkiv, I respektive ärende Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Reversaler Arkivredogörare Nej Efter 2 år. Original finns i kommunarkivet Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Rutinbeskrivningar Skadlig kod och skräppost (SPAM) Inom respektive avdelning, Digitalt Nej Vi inaktualitet Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och förvaltnings / nämndsekreterare Nej Omedelbart. Registrator

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Ledning] Handlingsslag Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Statistik Bevaras Sammanställningar till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och förvaltnings / nämndsekreterare Styrdokument Ja Bevaras Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Tjänstgöringsbetyg /intyg Personal Bevaras Ett ex till arbetstagare och ett till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Trycksaker Bevaras Vid upprättande - 1 ex går direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktualitet. Utredningar Närarkiv, I respektive ärende Ja Bevaras Efter avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Respektive arkivredogörare inom varje avdelning och nämndsekreterare Övrig korrespondens, mail med mera Närarkiv, I respektive ärende Ja Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring och respektive arkivredogörare inom varje avdelning

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Ledning] Handlingsslag Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Övrig post Digitalt Post som inte tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten gallras efter 2 år. Registrator

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Plan- och exploateringsavdelningen] Mark- och exploateringsärenden Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiverings ansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. Fastighetsakter på kommunens fastighetsbestånd, original Fastighetsakter, original som är sålda Köpehandlingar, original (köpekontrakt och överenskommelser) Närarkiv Bevaras Används även som arbetsmaterial Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet 4 år efter försäljning Närarkiv Bevaras Förvaras i fastighetsakt Servitutsavtal, original Närarkiv Bevaras Förvaras i fastighetsakt Nyttjanderätt och arrende, original Mex, kassaskåp Bevaras Till fastighetsakt efter upphörande (Pärm) Digitalkarta över arrenden Mex Vid inaktualitet, arbetsmaterial

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Plan- och exploateringsavdelningen] Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiverings ansvarig Markupplåtelser för t ex kabeldragning med mera Närarkiv Bevaras Förvaras i fastighetsakt Grannintyg Mex Efter 2 år. Bevaras endast när det är inlämnat synpunkter eller när fastigheten som är berörd ingår bland de bostads-, handels- och industritomter som finns till försäljning. (Pärm) Meddelande om beviljat bygglov Närarkiv Bevaras endast när det är inlämnat synpunkter. Se PBL 9 kap 41 punkt 2. Option om försäljning av mark Mex 2 år efter att optionen gått ut. Geotekniska undersökningar Närarkiv Bevaras Förorenad mark Närarkiv Bevaras Förvaras i fastighetsakt Lantmäteriakter för kommunens fastigheter Närarkiv Bevaras Förvaras i fastighetsakt Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiverings

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Plan- och exploateringsavdelningen] ansvarig Tomträttskontrakt (industri och bostad) Avgäldsregleringar av tomträtter Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet 4 år efter försäljning Närarkiv Bevaras Exploateringskalkyler Mex Vid inaktualitet. (Digitalt) Exploateringsavtal, original Närarkiv Bevaras Till fastighetsakt efter slutbesiktning och garantitiden löpt ut. Plankostnadskalkyler, original Mex Vid inaktualitet. (Digitalt) / Mex Planavtal, original Mex 2 år efter planen vunnit laga kraft Programavtal, original Mex 2 år efter beslutet att godkänna programmet vunnit laga kraft Förvaltningsremisser för detaljplaner Mex Vid inaktualitet. Handlingar rörande tomtkön Mex 2 år efter ärendets avslutning. Fördelningsregister, registerkort med mera (Pärm)

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Plan- och exploateringsavdelningen] Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiverings ansvarig Fastighetsdeklaration Mex Sparas i 5 år om ändringar gjorts, annars gallras när beslutet om fastighetstaxering kommer Avregistrerade och sålda fastigheter gallras omgående. (Pärm) Fastighetstaxering Mex Besluten sparas i 5 år. Avregistrerade och sålda fastigheter gallras Arbetsakter, pågående ärenden omgående. (Pärm) Mex Vid inaktualitet. Akter med originalavtal förvaras i kassaskåp. Beslut om delegation (bl a att företräda kommunen vid lantmäteriförrättningar) Kaisa Vid inaktualitet. (Digitalt) Bostadsmarknadsenkät Mex Efter 5 år. (Pärm) Mexgrupp, minnesanteckningar Kommunalt fastighetsregister, Noteringsfältet i FIR Mex Efter 5 år. (Digitalt) Mex Bevaras (Digitalt)

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Plan- och exploateringsavdelningen] Planärenden Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiverings ansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. Detaljplaner/områdesbestä mmelser Närarkiv/planse kreterare Bevaras Efter skanning. Plan och handlingar. Original skickas till lantmäteriet, skannas och skickas ner till kommunarkivet efter skanning. Kopior förvaras hos plansekreterare och gallras vid inaktualitet. Bilder G-mapp/digitalt Bevaras Bilder som är arbetsmaterial gallras efter att ärendet avslutats. Rutinerna vid hantering av bilder bör skärpas. Stadsarkitekt ska ha ansvar för dokumentation av platser som rivs/försvinner. Planprogram, fristående Plansekreterare Bevaras Efter beslut Planöversikt Plan Vid inaktualitet. (Digitalt). 1 utskrivet exemplar till kommunarkivet 1 januari varje år.

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015.xxxx Samhällsbyggnadsnämnden [Plan- och exploateringsavdelningen] Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiverings ansvarig Övriga utredningar Plansekreterare Bevaras Mex = mark och exploatering Kaisa = Diariet Närarkiv = Skrantahöjdsvägen 35

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. ADMINISTRATION AVDELNINGSÖVERGRIPANDE Anpassningsärenden/omplace ringsärenden Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef Avdelningschef Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Personal Vid inaktualitet. Ett exemplar till personalakt och ett exemplar till arbetsgivare. Förvaltningschef Avdelningschef Ansökningshandlingar Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef Avdelningschef Anteckningar från samråd med interna hyresgäster/förvaltningar kring lokalförsörjning Lokalförsörjning Nej Bevaras Förvaras tillsammans med hyreskontraktet om det är av betydelse för verksamheten Lokalförsörjare Förvaltare Arbetsskadeanmälningar Avdelningsche f Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef Avdelningschef

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Avtal KAISA Ja Diarieförs och gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Avdelningschef Diarieförda handlingar KAISA Ja Bevaras Skickas till Kommunarkiv efter avslutat ärende. Följesedlar Hos beställaren Nej Efter 2 år Administratör Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef Avdelningschef Investeringsdokumentation, KAISA Ja Bevaras Skickas till Kommunarkiv efter avslutat projekt. Projektansvarig Kompetensutvecklingsplan för avdelningen och personal samt uppföljning Nej Vid inaktualitet Förvaltningschef Avdelningschef Planering för ramanslag, investeringar och uppföljning Avdelningsche f Nej 5 år efter avslut. Anteckningar, sammanställningar. Avdelningschef

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Planering för planerat underhåll och uppföljning Avdelningsche f Nej 5 år efter avslut. Anteckningar, sammanställningar. Avdelningschef Pressklipp och fotografier Närarkiv/ Digitalt Bevaras Vid avslutat ärende framkallas eller skrivs ut på papper. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Avdelningschef Protokoll, arbetsplatsträffar Digitalt Nej Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten och skrivs ut på papper. Avdelningschef Semesterlistor Digitalt Nej Vid inaktualitet Avdelningschef Administratör Skadlig kod och skräppost Omedelbart av respektive mottagare enligt Administratör (SPAM) KFN 2/08. Tjänstgöringsbetyg/intyg Personal Bevaras Ett exemplar till arbetstagare och ett till personalakt Förvaltningschef Avdelningschef Trycksaker Nej Bevaras 1 ex går direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktualitet. Avdelningschef Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Verksamhetsberättelse KAISA Ja Bevaras Till Kommunarkiv efter 1 år Förvaltningschef Avdelningschef Verksamhetsbeskrivning inklusive funktionsbeskrivningar, ansvar och roller Avdelningsche fkaisa Ja Bevaras Till Kommunarkiv efter 1 år Förvaltningschef Avdelningschef Verksamhetsplan KAISA Ja Bevaras Till Kommunarkiv efter 1 år Förvaltningschef Avdelningschef Övrig korrespondens, mail med mera Närarkiv, I respektive ärende Ja Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring HYROR OCH EKONOMI Avstämningar Närarkiv/ Digitalt Nej Till KS eller annan uppgjord plats efter 2 år. efter 10 år Bokföringsorder Kommunstyre lsen Nej Original skickas till ekonom på KS för åtgärd. efter 10 år Debiteringar, externa och interna Kommunstyre lsen Nej Original skickas till redovisning på KS för åtgärd. efter 10 år

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Ekonomiska underlag i detalj för budget och uppföljning Närarkiv/ Digitalt Nej Till KS eller annan uppgjord plats efter 2 år. efter 10 år Avdelningschef Hyresavier, inhyrda lokaler Kommunstyre lsen Nej Skickas för inskanning i FTB via KS. efter 10 år Administratör Hyresdebiteringar, externa och interna DEVIS Nej Underlag finns i Devis efter filkörning. efter 10 år Administratör Hyreskontrakt uthyrda Närarkiv/ Digitalt Nej 2 år efter avtalstidens utgång Lokalförsörjare Administratör Inhyrda lokaler och lägenheter Närarkiv/ Digitalt Nej 2 år efter avtalstidens utgång Lokalförsörjare Administratör Arkivredogörare REAL Hyressystem Webb Bevaras Handläggs av Systemansvarig, hyreshandläggare och systemansvarig på redovisningsenheten. Lokalförsörjare Administratör PROJEKTKONTOR Rivningar (Förfrågan, beställning) Närarkiv Nej Bevaras Till Kommunarkiv när rivning är slutförd. Avdelningschef Lokalförsörjare Förvaltare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig RITNINGAR Ritningar, kommunens byggnader Digitalt Nej Bevaras Ritningsfiler eller scannade ritningar bevaras i digitalt ritningsarkiv. Pappersoriginal på dessa lämnas till Kommunarkivet. Avdelningschef Lokalförsörjare Förvaltare ÖVRIGT Projektdokumentation (egna projekt) Digitalt/ KAISA Ja Bevaras Projektet handläggs digitalt i Pärmen. Vid avslut av projektet, diarieförs handlingar och lämnas till Kommunarkivet. Projektansvarig Anbud, antagna (som görs av fastighetsavdelningen, ej av inköp) Anbud, icke antagna Närarkiv Närarkiv Nej Nej Bevaras Till Kommunarkiv efter 2 år efter 2 år Förvaltare Avdelningschef Förvaltare Arbetsbeställning Förvaltare Nej Vid inaktualitet Förvaltare Beställningsbekräftelse Förvaltare Nej Vid inaktualitet Förvaltare Beställningsskrivelser Förvaltare Nej Vid inaktualitet Förvaltare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Budgetpris på ramavtal Förvaltare Nej Vid inaktualitet Förvaltare BESIKTNINGAR OCH PROTOKOLL Garantibesiktning Närarkiv Nej Vid inaktualitet Förvaltare Förbesiktning Närarkiv Nej 10 år efter garantitidens utgång Förvaltare Slutbesiktning Närarkiv Nej 10 år efter garantitidens utgång Förvaltare INVENTERINGAR Miljöinventeringar Närarkiv Digitalt Nej Bevaras Till Kommunarkiv när inventering är färdigställd Förvaltare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig FASTIGHETSSERVICE BESIKTNINGAR OCH PROTOKOLL Obligatoriska ventilationsprotokoll (OVK) Grundtillsynsprotokoll egenkontroll byggnader Kvartalsprov brandlarm Revisionskontroll el, larm m.m. Revisionsbesiktning el, larm m.m. Kontrollrapport gällande köldmediahantering Fastighetsservcie Fastighetsservcie Fastighetsservcie Fastighetsservcie Fastighetsservcie Fastighetsservcie Nej Vid inaktualitet Driftchef Nej 2 år efter ny grundtillsyn Driftchef Nej Vid inaktualitet Nej 2 år efter ny grundtillsyn Nej 2 år efter ny besiktning Nej Vid inaktualitet Driftchef Servicerapport Fastighetsservcie Nej Vid inaktualitet Systematiskt brandskyddsarbete för Fastighetsservice Fastighetsservcie Nej Vid inaktualitet Sammanställs av fastighetschef Driftchef

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig INVENTERINGAR Asbest Fastighetsservice Ja Bevaras Till Kommunarkiv när inventering är färdigställd Driftchef Radon Fastighetsservice Ja Bevaras Till Kommunarkiv när inventering är färdigställd Driftchef ÖVRIGT Anbud, antagna (som görs av fastighetsservice, ej av inköp) Fastighetsservice Nej Bevaras Till kommunarkiv tillsammans med avtal och förfrågningsunderlag efter 2 år Anbud, icke antagna Fastighetsservice Nej Efter 2 år Arbetsbeskrivningar Fastighetsservice Nej Vid inaktualitet Driftchef Arbetsorder från felanmälan Summarum Nej Vid inaktualitet Beställningsbekräftelse Fastighetsservice Nej Vid inaktualitet

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Beställningsskrivelser Fastighetsservice Nej Vid inaktualitet Budgetpris på ramavtal Fastighetsservice Nej Vid inaktualitet Drift- och skötselinstruktioner Energistatistik Fastighetsservice Summarum Nej Nej Bevaras Bevaras Upprättas i två exemplar, ett till anläggningen, ett hos driftschef sedan görs en kopia till kommunarkivet Årligt uttag på papper, skickas till kommunarkiv efter 1 år Driftchef Avläsningsunderlag Fastighetsservice Nej Efter 2 år Energideklarationer Fastighetsservice Nej Vid upprättandet av ny deklaration Felanmälan Summarum Vid inaktualitet Garantier vid inköp Fastighetsservice Nej 2 år efter garantitidens utgång Inkommande övrig post Fastighetsservcie Nej

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Fastighet Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Nyckelkvittenser (Daglig utlåning) Nyckelkvittenser (Permanenta) Fastighetsservice Fastighetsservice Nej Efter 1 år Vid inaktualitet Driftchef Polisanmälningar och skaderapporter Fastighetsservice Ja Efter 5 år Sammanställning av skaderapporter Fastighetsservice Ja Bevaras Till kommunarkivet efter 1 år Sammanställning av väktarrapporter Fastighetsservice Ja Bevaras Till kommunarkivet efter 1 år Väktarrapporter Fastighetsservice Nej Efter 2 år Sumarum (system) Mediamodul, energistatistik, felanmälansmodul Sumarum Bevaras Handläggs av Systemansvarig Systemansvarig/ Utsedd förvaltare.

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015 Samhällsbyggnadsnämnden Teknik Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. Avdelningsövergripande handlingar Anpassningsärenden/ompla ceringsärenden Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Anställningar Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Ansökningshandlingar Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef á-pris rutiner Närarkiv Efter 10 år Arbetsorder Vid inaktualitet Arbetsplaner Vid inaktualitet Arbetsskadeanmälningar Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015 Samhällsbyggnadsnämnden Teknik Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Avstängningsplaner Närarkiv Efter 5 år Avtal Närarkiv Ja Avtal diarieförs i ärenden och gallras efter 2 år efter avtalstidens utgång. Förvaltningschef / Avdelningschef Avtal om kabelförlängning på offentlig platsmark. Närarkiv Ja Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. Bilregistreringsbevis Närarkiv Vid inaktualitet Bokföringsorder Egna kopior gallras efter 2 år. Original till KS. Besiktningsprotokoll Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. Broliggare Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. Budgetunderlag Egna kopior gallras efter 2 år Dagjournaler/rapporter Närarkiv Efter 10 år, Underlag för ekonomi Dagkassa Närarkiv Original skickas till ekonomiavdelningen, kopior gallras efter 2 år. Debiteringsunderlag Närarkiv Egna kopior gallras efter 2 år

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015 Samhällsbyggnadsnämnden Teknik Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Dagböcker Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet efter 1 år. Debiterade trafikskador Närarkiv Efter 5 år. Underlag för utbetalning skickas till KS Fakturor/underlag Närarkiv Efter 10 år Fordon och maskinförsäkringar Närarkiv Efter 2 år Följesedlar Hos beställaren Efter 2 år Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar. (Enskilda ärenden) Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Inventeringar med bilder Närarkiv: e Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. Kostnadsberäkningar Närarkiv Efter 2 år Kvittokopior på kontantbetalningar Närarkiv Vid inaktualitet såvida kvittot inte gäller som fakturaunderlag, då sparas kvittot i 10 år. Körrapporter Närarkiv Efter 2 år Körjornaler Efter 2 år

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015 Samhällsbyggnadsnämnden Teknik Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Maskinrapporter Närarkiv Efter 10 år. Ekonomiskt underlag. Mertid-Jourtid-Övertid Närarkiv Efter 3 år Liggare över kemikalier och likvärdiga preparat som används i verksamheten Liggare på avdelningarna Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. Nyckelkvittenser Vid inaktualitet Packsedlar/Följesedlar Efter 2 år Pressklipp och fotografier Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. (Viktigt att dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer.) Respektive arkivredogörare inom varje avdelning Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Ja Bevaras Till kommunarkivet. Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, avtal, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Projektledare Protokoll, arbetsplatsträffar Digitalt Nej Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten Förvaltningschef / Avdelningschef Offerter, antagna Närarkiv 2 år efter avtalstidens utgång.

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015 Samhällsbyggnadsnämnden Teknik Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Offerter, ej antagna Närarkiv Efter 2 år Rehabiliteringsutredningar Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Förvaltningschef / Avdelningschef Markarbeten besiktningsprotokoll Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. T3: or Personal Bevaras Original till arbetstagaren. Kopia till personalakt på KS. Tjänstgöringsintyg/betyg Personal Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Original till arbetstagaren. Kopia till personalakt Trycksaker Bevaras Till kommunarkivet. 1 ex går direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktualitet. Förvaltningschef / Avdelningschef Förvaltningschef / Avdelningschef Upphandlingar Utbildningsmaterial för utbildning Alla handlingar finns på KS upphandlingsenheten Bevaras Till kommunarkivet efter 1 år.

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015 Samhällsbyggnadsnämnden Teknik Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Verksamhetsplaner Närarkiv Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Verksamhetsberättelser Närarkiv Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. Förvaltningschef Avdelningschef Förvaltningschef Avdelningschef Övrig korrespondens, mail med mera GATA TRAFIK (a-h = kartskåp) Närarkiv Ja Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet enligt rutin inom SBF. (Se IHP-Ledning) Bullermätningar Närarkiv Ja Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. Inventering av dagvattenbrunnar Närarkiv Vid inaktualitet Konstruktionsritningar Närarkiv Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet Konstruktionsritningar E18 Närarkiv Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet Leasingreturer Fordonssamor Efter 2 år dnare Leasingavtal Fordonssamor 2 år efter avtalets utgång. dnare Lokala trafikföreskrifter Närarkiv /LTF SBN Bevaras Till kommunarkivet efter 2 år

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015 Samhällsbyggnadsnämnden Teknik Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Originalritningar i rullar Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet. Ritningar i GIS-systemet Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet. Efter kopiering till plastfilm. Rutinmässigt uttag vart 10:e år Tillfälliga trafikföreskrifter inklusive vägskyltning (LTF) Närarkiv SBN Efter 2 år Torghandeln avtal med mera. Närarkiv SBN? 7 år efter det kalenderår upplåtelsen skedde.(enligt Riksskatteverket) Trafikräkningar, Trafikmätningar Närarkiv Agnetha Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. Vägförslag Närarkiv Agnetha Bevaras Till kommunarkivet. PARK - NATUR Djuplodningskarta över sjöarna Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. Ekonomisk karta 1:10 000 Närarkiv Vid inaktualitet Kolonilotter i Brickegården Närarkiv Bevaras Nyckelkvittenser gallras vid inaktualitet och fakturaunderlag gallras efter 10 år

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2015 Samhällsbyggnadsnämnden Teknik Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Lekplatsbesiktningar Närarkiv Bevaras. Till kommunarkivet efter 5 år. Parkritningar efter 1970 Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet. Parkritningar före 1970 finns i kommunarkivet. Mappar med Vår- respektive Sommarplanteringar Närarkiv Bevaras Till kommunarkivet efter 5 år. Skogen Skyddsjakt, Beslut KAISA Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet efter 1 år. Jakten, jakträtt, jakträttsinnehavare och licenser Närarkiv Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet efter 5 år. Avtal, avräkning notor, mätbesked med mera Kontor i pärm Efter 10 år Skogsplan PC-skog (system) Bevaras Vid avslutat ärende. Till kommunarkivet. Skogasförman

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadskontoret Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. SBK ALLMÄNT Avtal Närarkiv 3 år efter avtalstidens utgång eller vid inaktualitet (ersatt av nytt avtal) Inkomna skrivelser KAISA Bevaras 1 år. Gäller skrivelser som inte diarieförs i annat ärendesystem Utgående skrivelser KAISA Bevaras 1 år. Gäller skrivelser som inte diarieförs i annat ärendesystem Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare MÄTNING, BERÄKNING, KARTERING Detaljmätningsprotokoll Nej Efter införande i databasen Arkivredogörare Primärkarta Närarkiv Nej Bevaras 10 år. Utskrift på papper skala 1:2000. Digitalt material. Arkivredogörare Grundkarta till detaljplan GeoBas Nej Bevaras Digitalt material

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadskontoret Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. Arkivredogörare UPPDRAG MÄT Nybyggnadskartor, digitalt Nej 1 år. Bevarandehandlingen tillhör bygglovet och arkiveras i det. Arkivredogörare Husutsättning Nej Sparas i pärm hos handläggare. efter 5 år Ortofoton (lodbilder) Närarkiv Nej Bevaras Förvaras på hårddisk samt på GIS-server. Annan lösning ska ses över. Flygfoton Närarkiv Nej Bevaras Förvaras på hårddisk tills vidare. Annan lösning ska ses över. Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare ORTNAMN/NAMNVÅRD Protokoll namnberedningen Närarkiv Ja Bevaras Förvaras i pärm. Till kommunarkiv senast vart 5:e år Arkivredogörare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadskontoret Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Anmärkning Arkiveringsansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. Ortnamn ansökan/förfrågan Ja, Kaisa Arkivredogörare Ortnamn tjänsteskrivelse SBN Kaisa Ja, Kaisa Bevaras Bevaras tillsammans med ärendet Arkivredogörare Ortnamn beslut Närarkiv Ja, Kaisa Bevaras 5 år. Förvaras i pärm. Arkivredogörare ADRESSER Nya adresser - ansökan Nya adresser -förslag Kaisa Kaisa Ja, Kaisa Ja, Kaisa Nya adresser - beslut Närarkiv Ja, Kaisa Bevaras 5år. Förvaras i pärm. Arkivredogörare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadskontoret REGISTRERINGAR Detaljplaner Registerdokument Närarkiv Nej Närarkiv i pärm, frist 2 år Detaljplaner Kontrollplan Närarkiv Nej Närarkiv i pärm, frist 2 år Detaljplaner Kontroll lista Närarkiv Nej Närarkiv i pärm, frist 2 år Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare Detaljplaner Akt Närarkiv Ja, Fastighetsregistret Bevaras 2 ggr/år, vår och höst, efter skanning till nationella lantmäteriarkivet Arken Arkivredogörare Rättelser Kontrollblad Närarkiv Ja, Trossen Närarkiv i pärm, frist 2 år Rättelse Nytt och ändrat Närarkiv Ja, Trossen Närarkiv i pärm, frist 2 år Rättelse Samlingsakt Närarkiv Bevaras Närarkiv i pärm, arkiveras efter 2 år Mindre rättelse/ komplettering Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadskontoret Nytt och ändrat Närarkiv Ja, Trossen Närarkiv i pärm, frist 2 år Mindre rättelse/ komplettering Samlingsakt Närarkiv Ja, Trossen Bevaras Närarkiv i pärm arkiveras efter 2 år Arkivredogörare Bestämmelser Registerdokument Närarkiv Ja, Fastighetsregi stret Närarkiv i pärm, frist 2 år Arkivredogörare Bestämmelser Kontrollblad Närarkiv Ja, Fastighetsregi stret Närarkiv i pärm, frist 2 år Arkivredogörare Bestämmelser Nytt och ändrat Närarkiv Ja Fastighetsregi stret Närarkiv i pärm, frist 2 år Arkivredogörare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadskontoret FASTIGHETSBILDNING Annons angående sammanträde Närarkiv Ja Bevaras Klipp ut ur tidning Arkivredogörare Ansökan om lantmäteriförrättning med tillhörande handlingar Närarkiv Ja Bevaras Vid återkallelse av förrättning skickas ansökan åter till sökanden. Arkivredogörare Avslutade förrättningar Närarkiv Ja Bevaras Skickas på skanning till nationella digitala lantmäteriarkivet Arken. Därefter till kommunarkivet. Arkivredogörare Avtal övriga Närarkiv Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Beslutsprotokoll Dagboksblad Närarkiv/ trossen Närarkiv/ trossen Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Diarium efter inkomna förrättningar Trossen Ja Bevaras 1 år - utskrift på papper. Arkivredogörare Ersättningslängd Närarkiv/ trossen Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadskontoret Fastighetsrättslig beskrivning Närarkiv Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Fångeshandling Närarkiv/ trossen Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Förrättningskarta Närarkiv / geobas Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Godkännande av förrättningsbeslut Närarkiv/ trossen Ja Inkommen handling. Sparas i en så kallad restakt, 5 år. Arkivredogörare Kallelse Närarkiv/ trossen Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Kontrollblad, nytt och ändrat Närarkiv Nej 2 år. Arkivredogörare Kronologiskt aktregister Trossen Ja Bevaras 1 år utskrift på papper. Arkivredogörare Medgivande från myndighet, panträttshavare, rättighetshavare Närarkiv Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Normer för andelstalsberäkning Protokoll samfällighetsförening Närarkiv / trossen Närarkiv / trossen Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadskontoret Pågående förrättningar Närarkiv / Trossen Ja Bevaras Pappershandlingen finns i närarkiv, digitala handlingar i Trossen. Arkivredogörare Registerkarta 1:2000 Närarkiv Bevaras 10 år. Digitala registerkartan (DRK) Arkivredogörare Sakägar- och delgivningsförteckning Närarkiv / trossen Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Samrådssvar Närarkiv / trossen Servitutsavtal Närkarkiv / trossen Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Stadgar samfällighetsförening Närarkiv / trossen Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Teknisk beskrivning Närarkiv / trossen Ja Bevaras Upprättad handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Tidkort till förrättningar Närarkiv Nej 10 år Arkivredogörare Yrkande från sakägare Närarkiv / trossen Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Yttrande från nämnd Närarkiv Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare

Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr 2013.0228 Samhällsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadskontoret Återkallad förrättning Närarkiv / trossen Ja Ansökan sänds åter till sökanden. Ärendet dokumenteras i diarielistan. Arkivredogörare Överenskommelse Närarkiv / trossen Ja Bevaras Inkommen handling. Tillhör lantmäteriakten Arkivredogörare Översiktskarta 1:4000 Närarkiv Bevaras 10 år. Digitala registerkartan (DRK) Arkivredogörare Övriga allmänna handlingar av betydelse i saken Närarkiv Ja Bevaras Arkivredogörare Övriga allmänna handlingar utan betydelse i sak Närarkiv Ja 5 år. Sparas i en så kallad restakt. Till exempel delgivningskvitton, fullmakter, bekräftelse av ansökan, följebrev Arkivredogörare

Ärende 7 Förslag till ledamöter i kommunala handikapprådet

Tjänsteskrivelse 2015-01-22 : Anna-Karin Davidsson Samhällsbyggnadsnämnden Val av representant till kommunala handikapprådet Sammanfattning Med anledning av ny mandatperiod 2015-2018 behöver samhällsbyggnadsnämnden utse en ny ordinarie ledamot till det kommunala handikapprådet och en ersättare. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 22 januari 2015 Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen att utse xx till ordinarie ledamot och xx som ersättare till det kommunala handikapprådet i Karlskoga. Martin Lindström Stabschef Expedieras till Kommunstyrelsen Kommunala handikapprådet Samhällsbyggnadsförvaltningen POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Box 230, 691 25 KARLSKOGA 0586-610 00 kommunstyrelsen@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan 2-4 0586-530 50 212000-1991

Ärende 8 Förslag till ledamöter i tvärsektoriellt nätverk för folkhälsoarbete

Tjänsteskrivelse 2015-01-22 : Anna-Karin Davidsson Val av representant till det tvärsektoriella nätverket för folkhälsoarbete Sammanfattning Med anledning av ny mandatperiod behöver Samhällsbyggnadsnämnden utse två stycken ledamöter att representera nämnden i det tvärsektoriella nätverket för folkhälsoarbete. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 22 januari 2015 Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden utser ordförande xx (S) och 2:e vice ordförande xx (M) att representera nämnden i det tvärsektoriella nätverket för folkhälsoarbete i Örebro län. Stefan Larsson Förvaltningschef Expedieras till Kommunstyrelsen Folkhälsonämnden Samhällsbyggnadsförvaltningen POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Box 230, 691 25 KARLSKOGA 0586-610 00 kommunstyrelsen@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan 2-4 0586-530 50 212000-1991

Ärende 11 Antagande av detaljplan, Byggaren 2

Tjänsteskrivelse 2015-01-21 SBN 2014.0279 : Sanda Madjo Samhällsbyggnadsnämnden Byggaren 2, del av - Stråningstorp - beslut om antagande Sammanfattning Detaljplanen Byggaren 2, del av Stråningstorp har varit ute på samråd under perioden 16 december 2014 16 januari 2015. Efter samrådet har handlingarna genomgått främst mindre ändringar av redaktionell karaktär. Beslutsunderlag Detaljplan Byggaren 2, del av Stråningstorp, plankarta och planbeskrivning med genomförandefrågor i antagande version Granskningsutlåtande 2015-xx-xx Samhällsbyggnadsnämndens beslut 2014-10-27 planuppdrag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse 2014-09-26 Bakgrund Föreningen Khatoon bedriver idag verksamhet under namnen Tehuset i centrala Karlskoga. De har nu planer på att flytta verksamheten till Stråningstorp där de köpt mark. Föreningen vill också ha möjlighet att etablera ett boende likt Saras hus. För att bygglov ska kunna beviljas behöver detaljplanen ändras och utreda lämpligheten för planerad verksamhet i området. Gällande detaljplan är från 1970 och medger flerbostadshus i området. Dessa hus revs på grund av stora vakanser inom KarlskogaHem s bestånd. Beskrivning av ärendet Planen har varit ute på samråd under perioden 16 december 2014 16 januari 2015. Inkomna yttranden har redovisats och kommenterats i ett granskningsutlåtande. Inga väsentliga ändringar i planhandlingarna har genomförts då det främst handlat om redaktionella ändringar. I granskningsutlåtandet beskrivs de ändringar som gjorts. De inkomna yttrandena har varit få och främst från den egna förvaltningens avdelningar. g:\stab\verksamhetsområden\sekreterare\sbn\utskick 2015-02\ärende 10 - antagande av detaljplan, byggaren 2\tjänsteskrivelse - byggaren 2, del av - stråningstorp (antagande).doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 samhallsbyggnad@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen 35 202 71 MALMÖ 0586-610 19 212000-1991

2015-01-21 2 (3) Konsekvensbeskrivning Detaljplaneförslaget medför positiv påverkan gällande jämlikhet, jämställdhet och social rättvisa. För kommunens del kan förslaget leda till ökade intäkter i och med markupplåtelse. Detaljplanen är också relativt öppen och möjliggör även andra verksamheter än det planerade Tehuset i området. Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut 1. Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att anta detaljplanen för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, antagande version. 2. Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att det som detaljplanen medger inte anses kommer att medföra betydande miljöpåverkan och kungör härmed detta beslut. Sanda Madjo Fysisk planerare Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling sammanfattande bedömning Expedieras till Plan- och exploateringsavdelningen

Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Sociala/ kulturella Barnkonventionen en positiv påverkan ingen påverkan x en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Dialog och inflytande x Samråd med möjlighet till dialog och yttrande har hållits under en period. Folkhälsa x Jämlikhet och social rättvisa x Verksamheten som är tänkt att bedrivas inom en del av planområdet syftar till att integrera invandrarkvinnor i det svenska samhället. Lokalerna kommer att bland annat kunna erbjuda svenskundervisning. Jämställdhet x Verksamheten innebär att besökande invandrarkvinnor får samma rättigheter och möjligheter i livet som männen genom att lära sig svenska och umgås med andra likasinnade. Kulturmiljö/kulturella x omgivningar Miljörelaterad hälsa x Ekologiska Avfall x Biologisk mångfald Energi Konsumtion Transporter x x x x Vatten, luft och mark x De senaste åren har marken varit obebyggd efter den rivning som var under tidigt 2000-tal. Nu kommer området att till viss del bebyggas igen, vilket kan ha en viss påverkan på marken. Ekonomiska Kommunens ekonomi x Mark som tidigare behövt skötas säljs i samband med att detaljplanen vinner laga kraft. Det finns också en chans till vidareutveckling av Stråningstorps stadsdelscentrum genom att detaljplanen möjliggör olika typer av verksamheter inom planlagt område. Kostnadseffektivitet x Tillväxt x

SBN 2014.0276 ANTAGANDEHANDLING GRANSKNINGSUTLÅTANDE Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga Karlskoga kommun Örebro län Upprättad 2014-10-27 av Samhällsbyggnadsförvaltningen i Karlskoga Enkelt planförfarande, enligt nya Plan- och bygglagen (PBL-SFS 2010/900)

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga GRANSKNINGSUTLÅTANDE 2015-01-30 2 GRANSKNINGSUTLÅTANDE SAMRÅD Detaljplanen har varit utsänd för samråd med enkelt planförfarande från 2014-12-16 till 2015-01-16. Handlingarna har under denna tid funnits tillgängliga i Samhällsbyggnadsförvaltningens entréhall på Skrantahöjdsvägen 35 i Karlskoga, och på Karlskoga bibliotek samt Karlskoga kommuns hemsida, karlskoga.se. Yttranden har inkommit från främst remissinstanserna. SAMMANFATTNING AV INKOMNA YTTRANDEN MED SYNPUNKTER Inkomna yttranden med synpunkter har kommenterats nedan. Inga privata yttranden har inkommit. KOMMUNALA YTTRANDEN, M FL SBF - Bygglovssektionen har inkommit med synpunkter på bland annat lokalt omhändertagande av dagvatten, benämningen vuxenutbildning, m.m., se bilaga 1. Kommentar: Vad gäller lokalt omhändertagande av dagvatten - se miljökontorets yttrande. På grund av omständigheterna i avrinningsområdet, är dagvattenfrågan utredd till den grad att dagvattnet måste omhändertas innan det släpps ut till Kilstabäcken. Detaljplanen medger en relativt öppen bestämmelse avseende användningen i området då syftet är att återuppliva Stråningstorps stadsdelscentrum. Bestämmelsen NATUR medger mindre omfattande parkanläggningar av olika slag, motionsslingor m.m. men förutsätter inte detta. Mindre parkanläggning skulle kunna vara en mindre lekplats. Det kommer inte att anläggas en allmän lekplats inom användningsområdet (CS 1 B 1 ). Privat lekplats får anordnas inom den egna fastigheten om det hör till verksamhetens syfte. SBF - Miljökontoret har inkommit med ett yttrande, se bilaga 2. Kommentar: Planbeskrivning och plankarta revideras avseende lokalt omhändertagande av dagvatten och avrinningsområdet för Stråningstorp i antagande versionen. Vad gäller planläggning av återvinningsstation inom planområdet, är det en fråga som bör ses över i sin helhet för Karlskoga kommun för att lokalisera dessa stationer på optimala platser. Av den anledningen tas frågan inte med i aktuell detaljplan. Handikapprådet har framfört synpunkter gällande tillgängligheten. Citat: Det skall vara tillgängligt för de som använder rullstolar, är synskadade samt allergiker. Kommentar: Krav på tillgänglighet prövas i bygglovet då det är främst en genomförandefråga som förutsätts beaktas i projekterings- och byggskedet.

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga GRANSKNINGSUTLÅTANDE 2015-01-30 3 Övriga kommunala instanser har inte haft något att erinra mot planförslaget eller valt att inte yttra sig. ÖVRIGA YTTRANDEN Länsstyrelsen har bedömt, med hänsyn till ingripandegrunderna i 11 kap. 10 i PBL och nu kända förhållanden, att ett antagande av detaljplanen inte kommer prövas. Karlskoga Elnät har inkommit med ett yttrande angående elledningarna i området. Citat: Vi har lågspänningsledningar inom området. Dessa ledningar finns med i samrådshandlingen på sidan 8. Förutsätter att man inte placerar någon byggnad över dessa ledningar. I övrigt ok för elnäts del. Kommentar: Detaljplanen föreslår en byggrätt inom det område som elledningarna finns på. Elledningarna är inte skyddade enligt ledningsrättslagen och skyddas på så vis inte i själva detaljplanen heller. STÄLLNINGSTAGANDE Med anledning av inkomna yttranden och vunna erfarenheter under samrådstiden kommer följande förändringar och kompletteringar att göras i detaljplanen: Planbeskrivningen revideras vad gäller lokalt omhändertagande av dagvatten (LOD) på sidan 7-8. På grund av tillsynssvårigheter är det svårt att kontrollera vad för slags undervisning som sker i lokalerna. Bestämmelsen riskerar också att bli ett framtida hinder för verksamhetsutvecklingen. Därför revideras bestämmelsen till att medge endast undervisningslokaler. Tillgänglighetsfrågan läggs till i planbeskrivningen. Tillägg av planbestämmelse i plankartan som styr placeringen av byggnaderna (p 1 ): Huvudbyggnader ska placeras minst 2 meter från fastighetsgräns och komplementbyggnader ska placeras minst 1 meter från fastighetsgräns. Planhandlingarna kommer även genomgå justeringar av redaktionell karaktär. FÖRSLAG TILL BESLUT Samhällsbyggnadsnämnden föreslås att med de under rubrikerna kommentar och ställningstagande föreslagna ändringarna anta detaljplanen för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga. Karlskoga 2015-01-30 Samhällsbyggnadsförvaltningen Sanda Madjo Fysisk planerare

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga GRANSKNINGSUTLÅTANDE 2015-01-30 4 BILAGA 1

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga GRANSKNINGSUTLÅTANDE 2015-01-30 5 BILAGA 2

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga GRANSKNINGSUTLÅTANDE 2015-01-30 6 BILAGA 3

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga GRANSKNINGSUTLÅTANDE 2015-01-30 7 BILAGA 4

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga GRANSKNINGSUTLÅTANDE 2015-01-30 8 BILAGA 5

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga GRANSKNINGSUTLÅTANDE 2015-01-30 9 BILAGA 6

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga GRANSKNINGSUTLÅTANDE 2015-01-30 10 BILAGA 6, forts.

ANTAGANDEHANDLING Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga Karlskoga kommun Örebro län

SBN 2014.0276 ANTAGANDEHANDLING ANTAGANDEHANDLING Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga Baggängsvägen Stråvägen Planområdet Upprättad 27 oktober 2014 Enkelt planförfarande - nya PBL Upprättad av Samhällsbyggnadsförvaltningen KARLSKOGA KOMMUN

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga Karlskoga kommun Örebro län Upprättad 2014-10-27 av Samhällsbyggnadsförvaltningen i Karlskoga

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga ANTAGANDEHANDLING SBN 2014.0276 3 PLANBESKRIVNING Planbeskrivningen är till för att underlätta förståelsen av planförslagets innebörd och att redovisa de syften och förutsättningar planen har. Planbeskrivningen har ingen egen rättsverkan. VAD ÄR EN DETALJPLAN? Detaljplanen är ett juridiskt dokument som talar om hur mark- och vattenområden får användas inom ett avgränsat område. En detaljplan medför både rättigheter och skyldigheter som till exempel byggrätt, avstyckningsrätt eller skyldigheter att utforma byggnader på något speciellt sätt. Planen är även bindande vid prövning av lov. Detaljplaneprocessen vid enkelt planförfarande: PLAN- UPPDRAG SAMRÅD ANTAGANDE LAGA KRAFT HANDLINGAR Planförslaget består av: Här befinner sig detaljplanen nu! Plankarta med bestämmelser Planbeskrivning med genomförandefrågor Fastighetsförteckning Granskningsutlåtande PLANENS SYFTE OCH HUVUDDRAG BAKGRUND Föreningen Khatoon bedriver idag verksamhet under namnet Tehuset i centrala Karlskoga. De har sedan en tid letat efter nya lokaler för sin verksamhet. Tillsammans med kommunen har lämplig mark i stadsdelen Stråningstorp valts ut för lokalisering av verksamheten. Gällande detaljplan för området är från 1970 och anger användningen bostäder. Bostadshusen har rivits och marken såldes till Karlskoga kommun år 2006. För att bygglov för aktuell verksamhet ska kunna beviljas, krävs en detaljplaneändring. SYFTE Detaljplanen syftar till att i första hand möjliggöra uppförandet av en samlings- och föreningslokal för bland annat föreläsningar, studiecirklar och bostäder för den verksamhet som bedrivs inom Tehuset. VAL AV FÖRFARANDE Detaljplanen handläggs med enkelt planförfarande då detaljplanen bedöms vara av begränsad betydelse på grund av områdets lokalisering och den verkliga användningen av platsen idag. Samrådskretsen är även den begränsad.

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga ANTAGANDEHANDLING SBN 2014.0276 4 PLANENS FÖRENLIGHET MED MILJÖBALKEN Enligt Miljöbalkens (MB) 3 kap. ska mark- och vattenområden användas för de ändamål de är mest lämpade. Miljöbalkens 4 kap. innehåller särskilda bestämmelser för områden av riksintresse för till exempel natur- och kultur, friluftsliv och rörligt friluftsliv. Det 5 kapitlet innehåller föreskrifter om miljökvalitetsnormer för luft och vatten. Enligt kommunens bedömning kommer detaljplanens genomförande inte att leda till betydande miljöpåverkan. Inget överskridande av miljökvalitetsnormer för vatten eller luft (5 kap MB) kan befaras. Detaljplanen motverkar inte heller kommunens miljökvalitetsmål. Detaljplanen bedöms därför vara förenlig med Miljöbalkens 3, 4 och 5 kap. PLANDATA LÄGE Planområdet är beläget i stadsdelen Stråningstorp, cirka 4 km sydväst om Karlskogas centrum. OMFATTNING & AREAL Planområdet omfattar del av fastigheten Byggaren 2. Planområdets areal är cirka 13 000 m 2. MARKÄGOFÖRHÅLLANDEN Karlskoga kommun äger fastigheten Byggaren 2. Enligt gällande köpekontrakt överlåter Karlskoga kommun en del av fastigheten (cirka 4000 m 2 ) till föreningen Khatoon. StråvägenPLANOMRÅDET Bild 1. Lägesöversikt över planområdet i förhållande till Karlskoga tätort. Planområdet är utmärkt med en rosa ring. Bild 2. Inzoomning på planområdet och dess omfattning.

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga ANTAGANDEHANDLING SBN 2014.0276 5 TIDIGARE STÄLLNINGSTAGANDEN BESLUT OM NY DETALJPLAN Samhällsbyggnadsnämnden beslutade 2014-10-14 (SBN 94), att uppdra samhällsbyggnadsförvaltningen att upprätta förslag till detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp. ÖVERSIKTSPLAN I översiktsplanen för Karlskoga kommun, antagen av kommunfullmäktige 1 mars 2011, omnämns att kommunen har ansvar för olika typer av specialboenden som kan förläggas på andra platser än de riktlinjer som aviseras för flerfamiljshus och villor. Stråvägen i Stråningstorp bedöms vara ett av flera intressanta områden med mark som är tillgänglig för olika typer av specialboenden. Översiktsplanen påpekar även att för att uppnå målet för den hållbara staden bör förtätning ske genom att bland annat binda samman stadsdelar. Detaljplanen bedöms inte strida mot översiktsplanen då aktuell detaljplan kommer medge bland annat bostäder. Dessutom finns det en stor yta mark norr om planområdet där specialboenden kan lokaliseras. DETALJPLAN För området gäller följande detaljplan: Nr 202, Stråningstorp, centrala delen, fastställd 1970-11-05, akt 1883K-4861 Gällande stadsplan medger bostäder i tre våningar med en bruttovåningsyta på 7000 m 2 per bostadshusområde. Del av gällande detaljplan ersätts i samband med att aktuell detaljplan vinner laga kraft (se bild 3 till höger). FORNLÄMNINGAR Inga kända fornlämningar eller andra kulturhistoriskt värdefulla miljöer finns inom eller i anslutning till planområdet. Bild 3. Gällande detaljplan med det aktuella planområdet markerat med en röd streckad linje.

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga ANTAGANDEHANDLING SBN 2014.0276 6 BEFINTLIGA FÖRHÅLLANDEN ÖVERGRIPANDE ANVÄNDNING Detaljplaneområdet består av hårdgjord parkeringsyta till viss del men även gräsbevuxen naturmark där det tidigare stått flerbostadshus som rivits under 2000-talet. Området har därför ingen pågående användning idag men är planlagt för bostäder. Istället fungerar området för till exempel rastning av hundar och gångstråk. NATUR Mark, vegetation, vatten & allmän platsmark Planområdets västra del består av en tidigare parkeringsanläggning som idag är i relativt dåligt skick. En mindre bit av parkeringsytan är grusad. Marken lutar sedan uppåt mot öster där naturmarken tar över. Det finns inga utpekade naturvärden varken i eller i anslutning till planområdet. Stråningstorp hör för övrigt till Kilstabäckens avrinningsområde. Öster om planområdet är det planlagt för allmän plats, park som sträcker sig i nord-sydlig riktning där även en gång- och cykelbana löper. Geotekniska förhållanden När byggnationen av de flerbostadshus, som idag inte finns kvar planerades, gjordes en geoteknisk undersökning (1970-09-09), vilken finns att tillgå på Samhällsbyggnadsförvaltningens kontor. Området var då till största delen skogsbevuxet och låg mellan två höjder med de lägsta delarna i västra kanten. Undersökningen visade att jorden inom området består av morän och torrskorplera på berg i norr och väster. I områdets sydvästligaste delar fanns då lös lera mellan torrskorpan och det fasta friktionsmaterialet. När husen sedan byggdes har man behövt fylla upp på sina ställen. BEBYGGELSE Inom planområdet finns det ingen bebyggelse. Däremot finns olika slags byggnader i närområdet, med diverse olika funktioner. Se Verksamheter och Service nedan. VERKSAMHETER OCH SERVICE Det finns inga verksamheter eller servicetjänster inom planområdet. I närområdet finns flera verksamheter med olika funktioner (se bild 4 på sid. 7), bland annat en idrottshall, grundskola, kyrka och vårdcentral. GATOR OCH TRAFIK Gatunät, parkering & utfarter Norr om planområdet löper Baggängsvägen som sträcker sig från Degerforsvägen i öster fram till Västerleden i väster. Väster om planområdet går Stråvägen som är betydligt mindre trafikerad än Baggängsvägen. Stråvägens sydliga ände består av en vändzon och en kommunägd parkeringsyta (cirka 3000 m 2 ). Gång- och cykelvägarna är separerade från bilvägarna sedan tidigare och finns både i nordsydlig riktning och östvästlig riktning. Kollektivtrafik Stadsbuss linje 1 har en hållplats i direkt anslutning i planområdets sydvästra del men även en hållplats i norr på Baggängsvägen, där även linje 2 löper. Båda linjerna stannar sedan vid busstationen i centrum, där andra anslutningar finns att tillgå.

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga ANTAGANDEHANDLING SBN 2014.0276 7 Baggängsvägen Bostadsområde Stråvägen Rivet flerbostadshusområde Olika verksamheter så som; Baggängens vårdcentral, öppna förskolan, gruppboende och socialförvaltningen Parkering Planområdet Flerbostadshus Stråningstorpsskolan F-6 och Stråningstorpskyrkan Pingstkyrkans secondhand och Pizzeria & Restaurang Idrottshall Gång- och cykelväg Bild 4. Funktioner och verksamheter i närområdet. MILJÖFÖRHÅLLANDEN Miljökvalitetsnormer, MKN Miljökvalitetsnormer (MKN) är ett juridiskt bindande styrmedel som regleras med stöd av 5 kap Miljöbalken. Idag finns miljökvalitetsnormer (MKN) för utomhusluft, för ytvatten, grundvattenförekomster samt för omgivningsbuller. MKN Luft Karlskoga kommun bedömer att MKN för utomhusluft inte är på väg att överskridas varken i nu läget eller efter antagandet av aktuell detaljplanen. Luftkvalitén i Karlskoga är, i jämförelse med de nationella gränsvärdena, av god kvalitet, dvs underskrider normerna generellt sett. MKN Vatten Planområdet tillhör Kilstabäckens avrinningsområde. Lonnen, som är recipient för Kilstabäcken, uppnår inte MKN för vattten. Kilstabäcken är för liten för att klassas som vattenförekomst men omfattas trots det av miljökvalitetsnormerna. Kilstabäcken har nyligen utretts, i och med anläggandet av en dagvattendamm, där det konstaterades att Kilstabäcken inte når MKN. Bland annat är dagvatten en stor bidragande orsak till att MKN inte uppfylls genom att dagvattnet för med sig både näringsämnen och

Detaljplan för Byggaren 2, del av - Stråningstorp, Karlskoga ANTAGANDEHANDLING SBN 2014.0276 8 miljögifter om det släpps orenat till vattnet. Kilstabäcken kommer inom en snar framtid att omfattas av sekundärt vattenskyddsområde och det är direkt olämpligt att dagvatten leds dit utan fördröjning och rening. Därför är det krav på lokalt omhändertagande av dagvatten inom planområdet. Vid nybyggnation finns det även stora möjligheter att anlägga LOD utan stora kostnader. LOD-anläggningen är fastighetsägarens ansvar. Förorenad mark, radon & skredrisk Det finns, enligt kommunens granskningskarta, ingen förorenad mark varken inom eller i anslutning till planområdet. Det finns heller ingen registrerad förekomst av radon eller skredrisk. TEKNISK FÖRSÖRJNING Vatten och avlopp Det går inga vatten- och avloppsledningar inom planområdet. Däremot finns det ledningar framför allt väster och norr om aktuellt område. I planområdets västra kant finns två dagvattenbrunnar. Se bild 5. El & energi Elledningarna löper utanför planområdet men sträcker sig även in på aktuellt område norrifrån. Se bild 6. Bild 5. Vattenledningar (grön linje) Avfall Den närmsta återvinningsstationen finns cirka 80 meter väster om planområdet, i anslutning till den allmänna parkeringsytan. I övrigt finns Mosseruds återvinningsanläggning cirka 5 kilometer väster om Karlskoga, i riktning mot Kristinehamn/Karlstad. På Mosseruds återvinningsanläggning har privatpersoner möjlighet att lämna sitt grovavfall. Bredband, tele Bredbandskablar löper i planområdets sydvästra kant till viss del men även utanför området i öster. I anslutning till den allmänna parkeringsytan i väster finns en teknikbod dit kablarna leds till/från. Se bild 7. Bild 6. Elledningar (lila linje visar befintlig groplinje för kablarna) Bild 7. Bredband (brun linje)