Vara Kommun Kerstin Larsson & Christina Dahlberg
Vara - en del av Västra Götaland
Vara kommun Folkmängd: 15 868 Areal: 701 km 2 Nettodriftskostnad: 700 milj SEK Antal anställda: ca 1 250 Antal hushåll: 7 513 Andel boende på 45 % landsbygden: Fickfakta 2010
Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg
Operativ nivå Strategisk nivå Politiker Verksamhetsansvariga VAD HUR Ansvarsfördelning politik - tjänstemän
Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden
Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!
Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer
Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar 20.000 10.000 5.000 En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande Belöningar - Goda idéer ger mervärde
Kontinuerliga förbättringar Hos oss innebär VaraLean att varje enskild medarbetare i sitt dagliga arbete verkar för att skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång. - en del av vardagen Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet, 2007-2010 sidan 5; VaraLean
Vana vid kommunövergripande utvecklingsinsatser Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Prag 2009 Omärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete
mycket lean men lite snack 70 timmar, varav en vecka på internat i Prag Om Prag, tidigare utvecklingsarbete och vad vi gör på arbetet Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Omvärldsbevakning Arbetslagsutveckling LeanLir Identifiera förbättringsområden Uppföljning 30 60 90 dagar Eget arbete emellan Kommunövergripande utvecklingsinsatser
Foto: Johan Eriksson
VaraLean
Foto: Andreas Offesson
Några verktyg vi använder LeanLir Värdeflödeskartläggning 5S Visualisering
LeanLir en del av verksamhetsutvecklingen 2009
LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träna sig att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk
Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning
Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning
Värdeflödeskartläggning Rekrytering
Rekrytering
Några förbättringar Registrering av ansökningar i HR+ ta fram tydlig rutin för registrering, plan för back-up behov Annonser uppdatera annonsmallen, ändra e-postadress för ansökningar lathund för rekrytering Information om tillsättning med i annonsen Telefoninformation till sökande skapa lathund för växeln, informera Intervju/Samverkan vidareutveckla rutin Värdeflödeskarta rekrytering
Värdeflödeskarta vakansförmedling
Resultatet då. Gemensamma rutiner Årsarbetarna fick ihop sin arbetstid Cheferna kunde lägga mindre tid på vakanstillsättning och nu.. Vakansförmedling
Vakansförmedlingen tillhör personalavdelningen All vikarietillsättning i ÄO och OF går genom VF Mycket god koll på vikariebehov/vikarietillgång Planerar för vakansförmedling inom barnomsorgen och kostenheten Vakansförmedling
Värdeflödeskartläggning Personalbudget
Förbättringsaktiviteter Samma flöde för båda förvaltningarna Skapa översiktsbild personalbudgetinformation Tydliggöra rutinen vem gör vad Personalbudget
Värdeflödeskartläggning Lönehantering
Resultat Samtliga förvaltningar källrapporterar Minskad pappershantering Tydliga rutiner Färre/förändrade kontroller Lönehantering
Återblick förbättringsplan "Löneadministration" 2008-09 - 15 Personalenhet & RE-chefer Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Har man en process som man inte litar fullt på, är det lätt att bygga in alltför många kontroller. x Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område + - Förarbete Ta reda på om importfil kan gå automatiskt in i Besched. Överarbete x Lönepersonal skapar anst. period och kopplar till avtal. Omarbete x Går ej att avläsa effekt ännu Väntan, Går ej att avläsa Upprätta manual Besched för lönepersonal. omarbete x effekt ännu Justera behörighet i Besched. Väntan x x Manuell rapportering Ta reda på kostnad för blankett respektive kopiering. Omarbete x x Koppla timanställda till Besched. Överproduktion x x Testa att koppla en skola och barnomsorg till Besched. Omarbete x x Besched rapportering Lista vilka blanketter som lönekontoret behöver ha in. Ta fram checklista för ifyllande av Överarbete, omarbete x x blanketter. Omarbete x x Anställda kan själva skriva ut månadslista. Överarbete x Studera bemanningsgrupp felsort/frekvens att jämföra med HR+. Omarbete x x Komplettera manual Besched till chefer Överarbete, och schema-ansvariga. omarbete x x Går ej att avläsa effekt ännu Går ej att avläsa effekt ännu Går ej att avläsa effekt ännu Går ej att avläsa effekt ännu Går ej att avläsa effekt ännu Går ej att avläsa effekt ännu Bearbetning Besched Enas om vad som behöver kontrolleras och Överarbete, hur mycket. omarbete Överarbete, Ta fram gemensamma riktlinjer för kontroll. omarbete x x Bearbetning manuell Ta fram rutin för sortering (person-nummer) och adressering. Omarbete x x Går ej att avläsa effekt ännu Support Lista vilka områden som är oklara, skapa rutin för intern information. Omarbete x x Efterarbete Extra dator W2000. Väntan x x Påskynda digital arkivering. Väntan, omarbete x x
Återblick förbättringsplan "Löneadministration" 2009-04 - 03 Personalenhet & RE-chefer Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Har man en process som man inte litar fullt på, är det lätt att bygga in alltför många kontroller. x Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område + - Förarbete Ta reda på om importfil kan gå automatiskt in i Besched. Överarbete x Lönepersonal skapar anst. period och kopplar till avtal. Omarbete x Väntan, Upprätta manual Besched för lönepersonal. omarbete x Justera behörighet i Besched. Väntan x x Manuell rapportering Ta reda på kostnad för blankett respektive kopiering. Omarbete x Ej aktuellt Koppla timanställda till Besched. Överproduktion x x Testa att koppla en skola och barnomsorg till Besched. Omarbete x x Nästan alla i äldreomsorgen är lönekopplade Startade 090301 barnomsorgen, skolan till hösten Besched rapportering Lista vilka blanketter som lönekontoret behöver ha in. Ta fram checklista för ifyllande av Överarbete, omarbete blanketter. Omarbete x x Anställda kan själva skriva ut månadslista. Överarbete x Studera bemanningsgrupp felsort/frekvens att jämföra med HR+. Omarbete x x Komplettera manual Besched till chefer och schema-ansvariga. Överarbete, omarbete x x x Ska läggas ut på intranätet Bearbetning Besched Enas om vad som behöver kontrolleras och Överarbete, hur mycket. omarbete Överarbete, Ta fram gemensamma riktlinjer för kontroll. omarbete x x Bearbetning manuell Ta fram rutin för sortering (person-nummer) och adressering. Omarbete Support Lista vilka områden som är oklara, skapa rutin för intern information. Omarbete x x Rutinen för intern information fungerar bra Efterarbete
Lärdomar Nyttigt att jobba över förvaltningsgränserna Överskådligt när allt kommer upp på väggen Oj.denna processen är bara en av många vi behöver se över Det blev mycket bättre än vad vi trodde Många aha-upplevelser Det är nyttigt och tydligt att se helheten
Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner 7 12 köket Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personlabudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Arbetslagsplanering (högstadium) Konsumentvägledning
Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)
Före Efter 5S på Gatu & Park
Före 5S på kontor Efter
Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden
Visualisera Åskådliggöra (med bild), ge en bild av, levandegöra, gestalta; föreställa sig; medvetandegöra inre bilder Rätt information där och när den behövs
Förbättringstavla
Förbättringstavla Nya slöserilappar hamnar i Inkorgen på tavlan, ibland med förslag på lösningar. Alla slöserier behandlas. Det behöver inte vara stora saker, små slöserier är minst lika viktiga och om man tänker i det långa loppet så kan de ju bli ganska stora. Det är ett mycket strukturerat, synligt och lättförståeligt sätt att jobba med förbättringar och man förstår att alla dessa, som i bland kan upplevas som småsaker, är viktiga att arbeta med för att minska slöserierna som finns. Citat från två enheter som ingick i kommunens Första tavelgrupp. Mer info på www.vara.se/varalean
Vi började i äldreomsorgen Pilotprojekt på Södergård 2004 Fortsatte i resten av äldreomsorgen Idag är hela organisationen involverad Börja med de positiva och intresserade Använd er av goda exempel Skynda långsamt
Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Effekter för brukarna Ökad tillgång till personal Tryggare, lugnare tillvaro Ökad tillgång på aktiviteter Enklare ärendehantering Mängden tillgodosedda behov ökat Högre kvalitet
Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan 68 82 gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 28 % - utöver alla kvalitetsvinster!
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla
Vi fortsätter sakta på den inslagna vägen... A3 Lean ledarskap
Vill du vet mer? www.vara.se Föredrag & presentationer Vårt kvalitetsarbete Tack för oss!