Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 Ärendeförteckning Sid nr 52 Justering...2 53 Förvaltningschefen informerar...3 54 Månadsrapport mars 2007 med helårsprognos...4 55 Förslag till investeringar i förvaltningsfastigheter 2008...5 56 Svar på revisionsrapport avseende granskning av direktupphandling och efterlevnad av ramavtal inom kulturoch fritidsnämnden...7 57 Svar på revisionsrapport avseende verifikationsgranskning...8 58 Svar på revisionsrapport avseende översiktlig granskning av den interna kontrollen över konstinnehavet...9 59 Svar på revisionsrapport avseende granskning av nytt system för leverantörsfakturahantering...10 60 Internlån för inköp av maskiner och inventarier...11 61 Ansökan om bidrag till produktionen Raholms-Kajsa skjuter skarpt...12 62 Fördelning av driftsbidrag till större Folkets Hus föreningar 2007...13 63 Anläggningsinvesteringsbidrag till samlingslokaler...14 64 Bidrag till handikapporganisationer 2007...15 65 Fördelning idrottsstipendier 2007...16 66 Förslag till förändring i regler för idrottsstipendier och hedersomnämndanden...17 67 Avgifter i Sundsvalls gästhamn...18 68 Piren och bryggan vid Tranvikens havsbad...19 69 Tillägg delegationsordningen - bidrag till enskilda...20 70 Anmälnings- och delegationsärenden...21 71 Information...22
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 1 Tid Kl. 14.00-17.00 Plats Opalen, Kvissleby ande Kim G Ottosson (v) ordförande Tommy Eriksson (s) vice ordförande Diana Kapitanska (s) Martti Knuuttila (s) Liselotte Lindblad-Wesslén (v) ersättare för Jan Sundin (v) Angel Villaverde (mp) ersättare för Margareta Rudbo (mp) Elisabeth Gisslin Burman (m) Stefan Alm (m) Ingeborg Wiksten (fp) Barbro Enarsson (c) ersättare för Ingela Melin (c) Bertil Hörnqvist (kd) 52-64 dock ej 61 på grund av jäv Ersättare Therese Nyhman (s) Åsa Selander (s) Bertil Lindström (m) Hjördis Bredberg (m) Maria Lilja (fp) ersättare för Bertil Hörnqvist (kd) 61 och 65-71 Eva Losinski (fp) Övriga Ulla Näsman direktör för Kultur & Fritid Christel Öhgren sekreterare Barbro Granberg ekonom 52-68 Lars-Erik Återgård idrotts- och fritidschef Christina Lindqvist informatör Protokollet omfar 52-71 Justerat 2007-05-09 Kim G Ottosson Ordförande Christel Öhgren Sekreterare Stefan Alm Justerare Tillkännagivande angående justering av detta protokoll har anslagits på kommunens anslagstavla 2007-05-09.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 2 52 Justering I tur, utöver ordföranden Kim G Ottosson, justera dagens protokoll utses Stefan Alm med Ingeborg Wiksten som ersättare.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 3 53 Förvaltningschefen informerar Ulla Näsman informerar om: Förändringar på kultur- och fritidskontoret Ungdomsdemokrati och LUPP-enkäten Fondmedel för sommaraktiviteter Arenor för idrott och kultur Skönsbergsprojektet FATI Svartvik SM i boxning Ny bibliotekschef ska rekryteras
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 4 Dnr 82/07 042 54 Månadsrapport mars 2007 med helårsprognos lägga informationen till handlingarna sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 32 Muntlig information av Barbro Granberg och Ulla Näsman Förvaltningen avser fortsättningsvis redovisa aktuellt resultat och helårsprognos vid nämndens sammanträden. Fylligare information lämnas vid delårsprognos baserad på april respektive septembers resultat samt i samband med årsbokslut.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 5 Dnr 72/07 040 55 Förslag till investeringar i förvaltningsfastigheter 2008 godkänna förvaltningens förslag till investeringar i förvaltningsfastigheter 2008 och skicka förslaget vidare till fastighetsnämnden, delegera till nämndens ordförande om behov uppkommer besluta om eventuell förändrad prioritering av investeringar för förvaltningsfastigheter 2008 samt avslå Stefan Alms yrkande frågan om eventuell omprioritering av investeringar för förvaltningsfastigheter 2008 ska beslutas av arbetsutskottet Yrkande Stefan Alm (m) yrkar beslutet ska delegeras till kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott. Propositionsordning Ordförande ställer proposition på yrkandena och finner kultur- och fritidsnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Protokollsanteckning Skriftlig protokollsanteckning lämnas av Stefan Alm (m). Reservation Stefan Alm (m), Elisabeth Gisslin Burman (m) och Ingeborg Wiksten (fp) reserverar sig mot beslutet till förmån för Stefan Alms yrkande. sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 33 Muntlig information av Lars-Erik Återgård och Ulla Näsman
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 6 Nämnderna i Sundsvalls kommun lämnar varje år in förslag till investeringar i förvaltningsfastigheter. Fastighetsnämnden sammanställer och prioriterar bland lämnade förslag. om investeringar tas i fullmäktige i juni. Efter arbetsutskottets senaste möte har det framkommit uppgifter som kan innebära behov av omprioritering i listan över föreslagna investeringar varför förvaltningen föreslår nämnden besluta delegera till nämndens ordförande göra dessa eventuella omprioriteringar.
Protokollsanteckning Kultur och Fritidsnämndens möte den 2/5-2007 $33 Förslag till investeringar i förvaltningsregister 2008 Vid nämndsmötet tog idrotts och fritidschefen Lars Erik Återgård muntligen upp frågan om fastigheten där Jaktfalken bedriver sin verksamhet och som den nuvarande fastighetsägaren önskar avyttra. Frågan togs även upp vid mötet den 28/2 där förvaltningen meddelade hur situationen såg ut och man ansåg det vore lämpligt lägga ett bud på fastigheten. Lars Erik Återgård lägger vid mötet (2/5) förslaget de av föregående års beslutade investeringar i förvaltningsfastigheter under detta år skjuts upp ett år för frigöra kapitalet på sju miljoner för köpet av fastigheten. Det föreslås dessuom det skall vara ett ordförandebeslut vidta denna åtgärd om det blir aktuellt med ett köp före nästa sammanträde. Att förvaltningen med majoritetens bifall genomdriver ett beslut utan några som helst skrivna handlingar med ovan nämnda förslag är i allra högsta grad anmärkningsvärt. Varför inte istället inkalla ett extra arbetsutskott där förvaltningen kan presentera en skriftlig handling med förslag på finansiering och konsekvenser på skjuta upp de beslutade investeringarna. Att den styrande majoriteten kör över den borgliga opositionen totalt i en så stor investering är tråkigt. Man gav inte ens någon information i samband med genomgången av handlingarna under förmiddagen med motivering det var kort om tid och ärendet var hastigt påkommet, men hur kan man då ha känt till detta redan under tidigare möte. Av denna anledning reserverade moderaterna sig mot beslutet. Stefan Alm ledamot (m) Hjördis Bredberg ersättare (m) Elisabets Gisslin Burman ledamot (m) Bertil Lindström ersättare (m)
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 7 Dnr 46/07 007 56 Svar på revisionsrapport avseende granskning av direktupphandling och efterlevnad av ramavtal inom kultur- och fritidsnämnden godkänna förvaltningens förslag till svar på revisionsrapport avseende granskning av direktupphandling och efterlevnad av ramavtal inom kultur- och fritidsnämnden samt uppdra till förvaltningen under 2007 genomföra de åtgärder som anges i förvaltningens skrivelse sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 34 Muntlig information av Ulla Näsman KPMG har på uppdrag av kommunrevisionen granskat Kultur & Fritids efterlevnad av ramavtal och hantering av direktupphandling. Syftet har varit granska i vilken omfning kultur- och fritidsförvaltningen följer ramavtal samt hur förvaltningen hanterar direktupphandlingar. Granskningen har avgränsats till september 2006. Revisionen konstaterar ramavtal inte följts vid inköp hos två leverantörer till ett totalt belopp om 55 tkr. I övrigt har avvikelse från ramavtal motiverats med den specifika varan/tjänsten har saknats hos kommunens ramavtalsleverantörer. Vid flera av dessa inköp har dock inte kommunens policy kring direktupphandling följts. Vid tre inköp har prisjämförelse skett med annan leverantör men dokumentation har inte skett i enlighet med kommunens policy.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 8 Dnr 45/07 007 57 Svar på revisionsrapport avseende verifikationsgranskning godkänna förvaltningens förslag till svar på revisionsrapport avseende verifikationsgranskning samt uppdra till förvaltningen under första halvåret 2007 genomföra de åtgärder som anges i förvaltningens skrivelse sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 35 KPMG har på uppdrag av revisionen genomfört en verifikationsgranskning för säkerställa lagen om kommunal redovisnings krav efterlevs. Granskningen har utmynnat i ett antal iakttagelser och rekommendationer som gäller kultur- och fritidsnämnden.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 9 Dnr 31/07 007 58 Svar på revisionsrapport avseende översiktlig granskning av den interna kontrollen över konstinnehavet godkänna förvaltningens förslag till svar på revisionsrapport avseende översiktlig granskning av den interna kontrollen över konstinnehavet, uppdra till förvaltningen ge förslag på regelverk inklusive delegation för konstinköpsutskottets verksamhet, uppdra till förvaltningen se över reglerna avseende förbudet sälja kommunal konst så undantag för försäljningsförbud kan införas för fasta konstobjekt samt uppdra till förvaltningen återkomma angående finansiering för möjliggöra en fullständig inventering av kommunens konstsamling sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 36 Skrivelse inkl. bilaga från förvaltningen 2007-04-23 Muntlig information av Ulla Näsman Kommunrevisionen har via KPMG genomfört en granskning av den interna kontrollen över konstinnehavet. Tjänsteskrivelse inklusive förslag kommer sändas ut före nämndens sammanträde.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 10 Dnr 32/07 007 59 Svar på revisionsrapport avseende granskning av nytt system för leverantörsfakturahantering godkänna förvaltningens förslag till skrivelse angående svar på revisionsrapport avseende granskning av nytt system för leverantörsfakturahantering samt ge förvaltningen i uppdrag under första halvåret 2007 genomföra de åtgärder som anges i förvaltningens skrivelse sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 37 Skrivelse inkl. bilaga från förvaltningen 2007-04-16 Muntlig information av Ulla Näsman och Barbro Granberg Kommunrevisionen har via KPMG genomfört en granskning av det nya systemet för leverantörsfakturahantering. Syftet med granskningen har varit bedöma om kommunen har ett system för leverantörsfakturahantering som fungerar på ett tillfredställande sätt. Kultur- och fritidsnämndens svar ska avse avsnitt 12 i KPMG:s rapport Granskning av leverantörsfakturor.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 11 Dnr 73/07 045 60 Internlån för inköp av maskiner och inventarier hos kommunstyrelsekontoret/internbanken ansöka om ett internlån på 456 892 kronor för finansiering av inköp av skoter, träningsmaskiner och spinningcyklar sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 38 Enligt kommunens regler för redovisning av investeringar ska en inventarie redovisas som en investering om den har en ekonomisk livslängd på minst 3 år och ett värde på minst ett prisbasbelopp (40 300 kr) exklusive moms. De inköp som lånet avser är snöskoter till verksamheten på Södra berget, träningsmaskiner till Matfors och spinningcyklar till Alnö. Avdelning Utrustning Belopp kr Idrotts- och fritid Snöskoter 89 300 Idrotts- och fritid Träningsmaskiner 292 280 Idrotts- och fritid Spinningcyklar 75 312
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 12 Dnr 84/07 060 61 Ansökan om bidrag till produktionen Raholms-Kajsa skjuter skarpt ur nämndens medel till förfogande bevilja produktionen Raholms-Kajsa skjuter skarpt ett bidrag på 30 000 kronor under förutsättning Västernorrlands läns landsting bidrar med motsvarande summa. I annat fall beviljas produktionen 25 000 kronor i täckningsbidrag ur nämndens medel till förfogande Jäv Bertil Hörnqvist (kd) utgår under denna paragraf på grund av jäv och ersätts av Maria Lilja (fp). sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 39 Föreningen Alnöspelet ansöker om ett ekonomiskt bidrag på 100 tkr för produktionen Raholms-Kajsa skjuter skarpt. Produktionen sker i ett samarbete mellan en rad andra föreningar, institutioner, studieförbund, företagare och enskilda. Eftersom föreningen uppbär verksamhetsbidrag kan inte arrangemangsbidrag sökas.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 13 Dnr 74/07 060 62 Fördelning av driftsbidrag till större Folkets Hus föreningar 2007 godkänna förvaltningens förslag till fördelning av driftsbidrag samt resterande budgeterade medel fördelas som verksamhetsbidrag sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 40 Muntlig information av Lars-Erik Återgård Vid ansökningstidens utgång, 2007-03-28, hade ansökningar från fyra av fem folketshusföreningar inkommit. Njurunda Folkets Hus har inga egna driftskostnader då föreningen kostnadsfritt disponerar sina lokaler. Efter det kostnaderna för Njurunda folkets hus betalats återstår 2 544 000 kronor fördela. Detta års förslag till fördelning baseras enbart på faktiskt redovisade kostnader och därmed ska övergången från det gamla till det nya systemet vara i bruk. Förvaltningen har gått igenom ansökningshandlingarna och lämnar bifogat förslag till fördelning.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 14 Dnr 75/07 805 63 Anläggningsinvesteringsbidrag till samlingslokaler anläggningsinvesteringsbidraget till samlingslokaler enbart ska gå till energibesparande åtgärder och handikappanpassning sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 41 I kultur- och fritidsnämndens budget finns 345 tkr avs för reparationer och underhåll av samlingslokaler och Folkets Huslokaler (gäller ej Folkets Hus i Sundsvall och Folkets Park). Dessutom finns ett eget kapital på 31 tkr sedan 2006. Utrymme för reparationsbidrag har funnits sedan 2005 men under både 2005 och 2006 användes utrymmet till klara nedskärningar i budget. Eftersom bidrag inte betalats ut tidigare finns inga regler för ansökan om anläggningsinvesteringsbidrag. Förvaltningen lämnar därför ett förslag till regler för anläggningsinvesteringsbidrag för samlingslokaler och Folkets Huslokaler.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 15 Dnr 76/07 060 64 Bidrag till handikapporganisationer 2007 godkänna förvaltningens förslag till fördelning sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 42 Kultur- och fritidsnämnden far årligen besluta om fördelning av årsbidrag till handikapporganisationernas verksamhet. Enligt tidigare handläggningsordning överlämnas förvaltningens förslag till Kommunala Handikapprådet för yttrande. Ärendet var uppe på rådets sammanträde den 28 mars i år. Handikapprådet beslutade ställa sig bakom upprättat förslag. Protokollsutdrag samt fördelningsförslag biläggs ärendet.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 16 Dnr 77/07 805 65 Fördelning idrottsstipendier 2007 utdela följande idrottsstipendium och hedersomnämnande 2007 Mikael Tjernell, 17 år, tilldelas Lars Frölander stipendiet på 10 000 kronor för som lovande junior ha vunnit många mästerskap bland annat två SM-guld i lagkapp och två SM-silver individuellt. Föregående år erövrade han olympisk guldmedalj i 100 meter frisim vid Special Olympics European Youth Games i Rom. Björn Persson tilldelas kultur- och fritidsnämndens hedersomnämnande för sitt engagemang höja intresset för breddidrott och även för sina ideella insatser inom Matfors Idrottsförening och årets projekt med damfotbollen. inte utdela något Vladimir Smirnov stipendium 2007 eftersom det inte kommit in några kvalificerade ansökningar sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 43 Muntlig information av Lars-Erik Återgård Skrivelse från förvaltningen 2007-05-02 Kultur- och fritidsnämnden har beslutat årligen utdela idrottsstipendier och hedersomnämnanden som belöning för förtjänstfull verksamhet inom idrott. Stipendium eller hedersomnämnande kan, enligt kultur- och fritidsnämndens statuter, tilldelas enskild person eller ideell förening som utfört förtjänstfull verksamhet. De utsedda ska vara verksamma och bosa i kommunen. Utdelningen sker på Sveriges nationaldag på Stora Torget.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 17 Dnr 78/07 805 66 Förslag till förändring i regler för idrottsstipendier och hedersomnämndanden godkänna förvaltningens förslag till förändringar/förtydligande, inrätta ett nytt stipendium för unga ledare enligt förvaltningens förslag samt uppdra till förvaltningen i god tid innan utlysande av 2008 års idrottsstipendier och hedersomnämnanden återkomma till nämnden med förslag till ytterligare kriterier bl.a. med hänsyn till genusperspektiv sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 44 Förslag till ny text 2007-04-25 samt nuvarande text Kulturnämnden beslutade, 1997-04-07, årligen utdela idrottsstipendier och hedersomnämnanden som belöning för förtjänstfull verksamhet inom idrott. I samband med beslutet upprättades regler för vem som kan få ett stipendium eller hedersomnämnande. Inför den årliga genomgången av stipendier har förvaltningen uppmärksammat några punkter behöver justeras i gällande regler. Dessutom föreslår förvaltningen ett nytt stipendium inrättas för unga ledare. Förslaget ligger i linje med nämndens intentioner.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 18 Dnr 79/07 846 67 Avgifter i Sundsvalls gästhamn dygnsavgiften i den nya hamnen ska vara 150 kr, dygnsavgiften i den gamla hamnen ska vara 100 kr samt dagavgiften i den gamla hamnen ska vara 40 kr sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 45 Muntlig information av Lars-Erik Återgård Kultur- och fritidsnämnden har rätten besluta vilka avgifter som ska gälla i de anläggningar som hyrs ut via förvaltningen. Efter genomgång av hamnavgifter i hamnar efter norrlandskusten och den service som ges i Sundsvalls gästhamn lämnar förvaltningen ett förslag till beslut både för båtar som ligger dagtid och båtar som ligger per dygn. Eftersom det i dagsläget finns två gästhamnar i den inre delen av Sundsvalls hamn med olika servicenivå föreslås två avgiftsnivåer för övernande båtar.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 19 Dnr 80/07 829 68 Piren och bryggan vid Tranvikens havsbad inte tillskjuta medel till om- och tillbyggnad av piren och bryggan vid Tranvikens havsbad, uppdra till förvaltningen informera eventuella intressenter om möjlighet till övertagande av piren samt återrapportera till nämnden vid höstens första sammanträde sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 46 Muntlig information av Lars-Erik Återgård Kultur & Fritid ansvarar för badstranden vid Tranvikens havsbad. Restaurang, badbassänger och omklädningsrum såldes till ett företag 2002. Vid vnet finns en pir och även en båtbrygga i slutet av piren. Piren och båtbryggan vid Tranvikens havsbad är i stort behov av reparationer. Enligt beräkningar genomförda av konsult skulle kostnaden för iordningställa piren och båtbryggan bli ca 550 tkr.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 20 Dnr 81/07 002 69 Tillägg delegationsordningen - bidrag till enskilda göra förändringar i delegationsordningen i enlighet med förvaltningens förslag sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2007-04-18 47 Muntlig information av Ulla Näsman Inom kultur- och fritidsförvaltningen har det förekommit kommunen betalat ut bidrag till enskilda, för stödja viss verksamhet. Detta har aktualiserat frågor om huruvida det inryms i den kommunala kompetensen, om hur bidragen ska hanteras skemässigt samt frågor om vem som ska fa beslut om bidrag och hur uppföljning ska ske. Till nämndens sammanträde 2007-05-02 finns ett förslag på handläggningsrutiner för ärenden av denna karaktär. För genomföra dessa rutiner finns behov av tillägg i delegationsordningen.
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 21 70 Anmälnings- och delegationsärenden godkänna redovisningen av anmälnings- och delegationsärenden Kultur- och fritidsförvaltningen redovisar beslut från följande delegater: Förvaltningschef Idrotts- och fritidsavdelningen Ungdomsavdelningen Sundsvalls museum
Kultur- och fritidsnämnden 2007-05-02 22 71 Information Ingen information lämnades.