Uppdaterad: 2014-05-07 Lathund app App-Manual 1 1
Innehållsförteckning Inledning 3 Användningsområde 4 Kom igång 4 Förberedelse 5 Logga in 5 Notiser 5 Välj organisaton 6 Välj grupp 7 Symbolförklaring 7 SMSgrupp - nå alla på en gång med ett SMS! Registrera LOK-stödsaktivitet 8 Redigera aktivitet 10 Ändra deltagare 10 Lägg till deltagare från en grupp 11 Lägg till deltagare 12 Lägg till deltagare som ej är medlem i föreningen 12 Redigera egna uppgifter 13 Skapa ny LOK-aktivitet 14 SMS 16 Vem har inte var med om en strulig sms-konversation när man vill planera något?ändrade planer, nya mötesplatser eller något kul som har hänt? Med SMSGrupp kan du hålla kompisgänget, idrottslaget, kollegorna och familjen uppdaterad. Prova direkt, det kostar inget! www.smsgrupp.se Skicka sms 16 Inaktivera sms tjänsten 17 Stoppa sms konversationen 18 Varje rubrik är en länk. För att snabbt se aktuellt avsnitt klicka på rubriken! App-Manual 2 2
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se. Lathundar Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För fler lathundar ber vi dig besöka vårt bibilotek på www.idrottonline.se/lathundar/ Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. App-Manual 3 3
ANVÄNDNINGSOMRÅDE Med vår App kan du : Kommunicera- Snabb och enkel kommunikation med ditt lag, träningsgrupp eller styrelse via sms och meddelande dirket till Gruppwall. Rapportera LOK-stödsaktiviteter- Lagledaren eller gruppadministratören kan direkt via appen se föreningens alla LOK-stödsaktiviteter, skapa nya aktiviteter och registrera deltagare dirket i mobilen. Allt uppdateras direkt i IdrottOnline. Administrera- Varje enskild medlem som har laddat hem appen kan redigera sina egna kontaktuppgifter direkt i mobilen. Gruppadministratören kan uppdatera medlemmarnas telefonnummer, e-postadresser och annan viktig information direkt på plats. Nya medlemmar kan läggas in direkt med hjälp av personnumret. Kom igång Det är helt kostnadsfritt att ladda hem vår IdrottOnline app och detta gör du via: https://itunes.apple.com/se/app/idrottonline/id600535203?mt=8 http://www.windowsphone.com/en-us/store/app/idrottonline/b3fd3de0-52cd-4f45-b760-b603090d194c https://play.google.com/store/apps/details?id=se.rf.idrottonline.group Appen fungerar för Android, iphone samt Windows Phone App-Manual 4 4
FÖRBEREDELSER När du vill använda appen för att administrera träningsgrupper så behöver du först av allt se till att du själv finns med i den grupp som du ska administrera. Du behöver vara Gruppadministratör för att kunna ändra och lägga till uppgifter om nya medlemar samt ha rollen Aktivitetsledare för att kunna registrera och skapa LOK-stödsaktiviteter. Om du inte har ordnat med detta innan träningen börjar kommer du inte att kunna registrera önskade uppgifter på plats. Logga in Du loggar in med samma användarnamn och lösenord som du använder dig av på din föreningssida. App-Manual 5 5
Avtal Första gången du loggat in i appen behöver du godkänna ett avtal som beskriver hanteringen av personnuppgifter. Du läser igenom avtalet och klickar i rutan framför Jag godkänner avtalet. Notiser Det första du ser efter du loggat in är de notiser som publicerats på RF sida. Här kan du läsa om nyheter som publicerats både från RF samt från din förening. Du håller dig snabbt och enkelt uppdaterad på nyheter och händelser inom idrotten. App-Manual 6 6
Välj organisation Har du behörighet till fler än en organisation så behöver du välja vilken organisation du vill arbeta med just vid detta tillfälle. Detta gör du genom att klicka på det orangea fältet överst på skärmen, fyll i föreningens namn i sökfältet och klicka på Sök. Den eftersökta organisationen dyker då upp i sökfältet och du kan välja önskad förening genom att klicka på namnet. App-Manual 7 7
Välj grupp Nu ska du välja vilken grupp/lag som du ska administrera. De grupper som du finns med i syns i sökresultatet och du väljer rätt grupp/lag genom att klicka på det orangea fältet där gruppen/lagets namn står. Symbolförklaring Notiser Gruppwall Min grupp Kalender Här syns händelser och nyheter som har lagts upp på IdrottOnline. Här kan du skicka meddelande till din Gruppwall samt sms till din grupp. Här ser du alla personer som är med i din grupp. Här visas alla aktiviteter som du kan registrera närvaro för. Symbolerna hittar du längst ner på skärmen. App-Manual 8 8
Min Profil Här kan du ändra dina kontaktuppgifter. Närvaroregistrera Klicka på Kalender symbolen nere i högra hörnet. Klicka på vilken aktivitet som du vill närvaroregistrera för, tänk på att datumet måste ha passerat. Det går inte att registrera en aktivitet som inte har passerat ännu. App-Manual 9 9
Du ser nu överst på skärmen vilken Organisation du är inne på samt vilken grupp du administrerar. Därefter ser du namnet på aktiviteten samt datum och tid. Stämmer inte detta så kan du redigera aktiviteten genom att klicka på symbolen Pennan till höger. Se Redigera aktiviteten. När= Närvarande Le=Ledare Fh=Funktionshindrad Alla gruppmedlemmar är automatiskt ibockade som närvarande och du ändrar detta genom att klicka ur bocken i den gula rutan till vänster om personens namn.. Är det en annan ledare än den som står markerad så klickar du i rutan framför namnet på den nya ledaren. Är någon av deltagarna funktionshindrar markeras detta till höger om personens namn. När alla ändringar är gjorda klicka på Registrera. App-Manual 10 10
Redigera aktiviteten Klicka på Pennan i översta högra hörnet. Här kan du nu redigera den aktuella aktiviteten. Det kan vara så att start och slutdatum ändras, att namnet på aktiviteten ska vara något annat eller att att idrotten är någon annan en den som är inställd. Fyll i rätt information och klicka på Spara. Ändra deltagare Är det någon person som inte längre finns med i gruppen och inte ska stå registrerad längre så klicka på Ändra deltagare. Klicka ur bocken i den gula rutan till vänster om personens namn och klicka på Spara. App-Manual 11 11
Lägg till deltagare från en grupp Är det någon som finns med i föreningen och ligger inne i en annan grupp som vill vara med på aktiviteten så klicka på Lägg till deltagare från en grupp. Välj vilken av de listade grupperna som personen redan finns med i. Välj Lägg till från grupp. Välj person genom att klicka till vänster om namnet på personen. Koppla. Vill du istället lägga till alla medlemmar i en annan grupp klickar du på Lägg till hela gruppen. App-Manual 12 12
Lägg till en deltagare Vill du hämta en medlem som finns med i föreningens medlemsregister som vill vara med och utöva aktiviteten så klickar du på Lägg till en deltagare. Skriv in det fullständiga personnumret på den nya deltagaren. Nästa. Observera här att personen måste finnas med i föreningen och vara registrerad på er IdrottOnlinesida sedan tidigare. Lägg till en eller flera personer som ej är medlem i föreningen Kommer det till en helt ny person som inte tidigare finns med i medlemsregistret kan du lägga till denna person direkt och på så vis kunna räkna med den i aktiviteten. Klicka på Min Grupp symbolen. Klicka på + högst upp till höger. Välj med personnummer. Fyll i personens fullständiga personnummer. Nästa. Personen kommer nu att finnas med i gruppen som den blivit tillagd i men för att bli en registrerad medlem i registret så behöver personen godkännas på er IdrottOnline sida. Personen hittas under Medlemsregistret och fliken Medlemmar för godkännande. App-Manual 13 13
Redigera egna uppgifter Behöver du ändra din personliga profil klickar du på Figur symbolen högst upp i högra hörnet och sedan på Pennan symbolen. Du kan här redigera ditt telefonnummer, e-postadress, välja vilken kontaktadress som du har samt lägga till ytterligare två telefonnummer. Spara. App-Manual 14 14
Skapa ny LOK-stödsaktivitet För att skapa en ny aktivitet klicka på Kalender symbolen längst ner till höger. Klicka sedan på det stora plustecknet i högra över hörnet. App-Manual 15 15
Skriv in namn och plats på aktiviteten. Start samt slutdatum och tid. Om det är en fleridrottsförening, välj vilken idrott aktiviteten avser. Välj typ av aktivitet. Spara. Spara och lägg till delatagare från en annan grupp eller spara och lägg till en helt ny deltagare. App-Manual 16 16
Sms Sms kan endast skickas till en grupp med max 50 personer. För att kunna ta emot och skicka sms måste du själv finnas med i gruppen. Börja därför med att se till att detta stämmer och att alla medlemmar i gruppen har ett korrekt mobilnummer registrerat under sin profil. Meddelandet som du skickar hamnar även på Gruppwall i Mötesplatsen. Tjänsten i sig är helt kostnadsfri samt helt utan reklam. När ett sms skickas så får alla i gruppen meddelandet, samma gäller när någon svarar på smset. Svaret skickas då till alla i gruppen och kostar endast som ett enda sms oavsätt hur många som är mottagare då med max antalet 50 st. Aktivering av gruppen samt Sms tjänsten Genom att godkänna avtalet som syns första gången du ska skicka iväg ett meddelande så har du aktiverat tjänsten. Skicka sms Klicka på Gruppwall längst ner på skärmen. Klicka på + tecknet i högra översta hörnet. Skriv in ditt meddelande i textrutan och klicka på Skicka. App-Manual 17 17
Inaktivera sms tjänsten Vill du som Gruppadmin inte längre ha sms tjänsten aktiv klickar du på kugghjulet under Grupper symbolen. Väljer här att klicka ur rutan som indikerar att tjänsten är i gång. Vill du senare åter aktivera tjänsten går du in under kugghjulet och klickar i rutan framför aktivera tjänsten. App-Manual 18 18
Stoppa sms konversationen För att gå ur en smsgrupp som du tillhör skickar du /stopp till gruppen. För att återigen gå med skickar du /start och du läggs till i gruppen igen. Vill du ta en paus så skickar du /tyst och vill du återigen börja ta emot sms skickar du /tyst igen. Denna tjänst kan även användas utanför idrottsgruppen. SMSgrupp - nå alla på en gång med ett SMS! Vem har inte var med om en strulig sms-konversation när man vill planera något?ändrade planer, nya mötesplatser eller något kul som har hänt? Med SMSGrupp kan du hålla kompisgänget, idrottslaget, kollegorna och familjen uppdaterad. Prova direkt, det kostar inget! www.smsgrupp.se App-Manual 19 19