K ALLELSE FRITIDSNÄMNDEN

K ALLELSE FRITIDSNÄMNDEN 2015-02-19 Tid och plats Kl 18:30 Stora mötesrummet, Kulturhuset, Vallentuna Förgruppsmöten från kl 18:00 i stora- och lilla mötesrummet, Kulturhuset, Vallentuna Kallade tjänstemän Pernilla Järveroth, kultur- och fritidschef Thomas Lindberg, enhetschef för ungdomsenheten Ingela Jansson, enhetschef för idrott- och friluftsenheten Åsa Borglund, föreningssamordnare Cecilia Bergman, nämndsekreterare Övriga kallade Vallentuna den 12 februari 2015 Lars Carlsson Ordförande Cecilia Bergman Sekreterare Tfn: 08-587 850 00

2 (21) FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1. Val av justerare... 3 2. Fastställande av dagordning... 4 3. Verksamheten informerar... 5 4. Internkontrolluppföljning 2014 (FN 2014.001)... 6 5. Internkontrollplan 2015, Fritidsnämnden (FN 2015.001)... 7 6. Val av nytt personuppgiftsombud (FN 2015.011)... 8 7. Verksamhetsberättelse 2014, Fritidsnämnden (FN 2014.022)... 9 8. Långsiktig lösning för 4H-gård i Vallentuna (FN 2011.058)... 10 9. Hemställan om investeringsanslag avseende renovering av Veda, (FN 2015.014).. 11 10. Beställning avseende upphandling renovering av Veda, (FN 2013.013)... 12 11. Säsongsöppethållande av ishallarna (FN 2015.023)... 13 12. Bidragsbelopp 2015 (FN 2015.013)... 14 13. Verksamhetsplan fritidsnämnden 2015-2017 (FN 2014.100)...15 14. Fritidsgårdarnas öppettider 2015 (FN 2015.007)... 16 15. Uppdragsdefinition Fältgruppen (FN 2015.008)... 17 16. Underhåll av anläggningar under vinterhalvåret (FN 2014.103)... 18 17. Skrivelser till nämnd... 19 18. Anmälningslista... 20 Kallelsen, inklusive handlingarna, finns också i elektroniskt format på www.vallentuna.se.

3 (21) 1. Val av justerare

4 (21) 2. Fastställande av dagordning

5 (21) 3. Verksamheten informerar

6 (21) 4. Internkontrolluppföljning 2014 (FN 2014.001) Fritidsnämnden godkänner uppföljningen av internkontrollen 2014, samt överlämnar den till kommunstyrelsen. Internkontrollplanen för 2014 inom fritidsnämnden gäller områdena inköpskort First Card, Kontanthantering i ungdomsverksamheten, Kontroll aktivitetsbidrag, Brandsäkerhet - Vallentuna ishall, Kylsystem - Vallentuna ishall, samt Badvattenkontroll - Kvarnbadet. Uppföljning och åtgärder redovisas i separata rapporter. Resultatet av 2014 års interna kontroll sammanfattas i dessa bifogade rapporter. Samtliga rutiner fungerar väl. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämndens arbetsutskott 2014-10-09 61 Fritidsnämnden 2014-10-23 69 Fritidsnämndens arbetsutskott 2015-02-05 5 sunderlag 1. Internkontroll_Atgardsuppfoljning_2014_FN 2. Internkontroll_Helarsuppfoljning_2014_FN 3. Bilaga 1_Kassarutiner 2014 4. Bilaga 2_Aktivitetsbidrag 2014 5. Internkontrolluppföljning 2014 Kommunstyrelsen

7 (21) 5. Internkontrollplan 2015, Fritidsnämnden (FN 2015.001) Fritidsnämnden godkänner internkontrollplan för 2015 med ett tillägg gällande kontroll av rutiner kring kassaredovisning på ungdomsenheten. Kultur- och fritidsförvaltningen har upprättat ett förslag till fritidsnämndens internkontrollplan för 2015. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämndens arbetsutskott 2015-02-05 10 sunderlag 1. Internkontrollplan_2015_Fritidsnämnden_reviderad_efter_AU 2. Internkontrollplan 2015, Fritidsnämnden Kommunstyrelsen

8 (21) 6. Val av nytt personuppgiftsombud (FN 2015.011) Fritidsnämnden utser Cecilia Bergman till personuppgiftsombud från och med 19 februari 2015. Ärendet i korthet Personuppgiftslagen (1998:204) ställer krav vid behandling av personuppgifter. Ett personuppgiftsombud har till uppgift att säkerställa att den personuppgiftsansvarige, i detta fall kulturnämnden, behandlar uppgifterna på ett korrekt och lagligt sätt. Lagen föreskriver inte att den personuppgiftsansvarige måste utse något ombud, men att ändå utse ett har flera fördelar. Ett personuppgiftsombud kan hjälpa den ansvarige att uppfylla lagens krav och bidra till ordning och reda. Det minskar riskerna för fel och därigenom skadeståndskrav och andra extra kostnader. Att utse ett ombud innebär också att nämnden inte behöver anmäla vissa behandlingar av personuppgifter till Datainspektionen - de anmäls istället till ombudet som sammanställer dessa i en förteckning. Nämndens tidigare personuppgiftsombud, Sofia Nilsson, har avslutat sin anställning i Vallentuna kommun. Hon ersätts av Cecilia Bergman sunderlag 1. Val av nytt personuppgiftsombud Datainspektionen

9 (21) 7. Verksamhetsberättelse 2014, Fritidsnämnden (FN 2014.022) Fritidsnämnden godkänner fritidsnämndens verksamhetsberättelse för 2014 och överlämna den till kommunstyrelsen med redaktionell ändring avseende den ekonomiska avvikelsen för föreningsbidrag. Fritidsnämnden redovisar en verksamhetsberättelse med uppföljning av måluppfyllelse och ekonomiskt resultat som en del i Vallentuna kommuns övergripande resultatredovisning. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämndens arbetsutskott 2015-02-05 6 sunderlag 1. Bilaga 1: Nyttjandegrad Gymnastik och sporthallar 2. Verksamhetsberättelse_Fritidsnämnden_2014_rev_efter_AU 3. Verksamhetsberättelse 2014, Fritidsnämnden Kommunstyrelsen

10 (21) 8. Långsiktig lösning för 4H-gård i Vallentuna (FN 2011.058) Fritidsnämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att 1. Utarbeta förslag till hyreskontrakt med SBF för fritidsnämndens hyra av Vallentuna 4H-gård, 2. I enlighet med gällande delegationsordning, ta fram förfrågningsunderlag inför upphandling för att driva Vallentuna 4H-gård och där bedriva en 4H-verksamhet av god kvalitet för allmänheten. Fokus på deltagare i åldern 7-20 år samt personer med funktionsnedsättning. Kostnader för den upphandlade entreprenören ska rymmas inom befintlig ram för fritidsnämndens driftsbudget. 3. I enlighet med gällande delegationsordning, upphandla lämplig aktör och fatta tilldelningsbeslut. 4. I enlighet med gällande delegationsordning, ingå avtal med vald entreprenör, med tydliga uppdrag och gränsdragningar. Förvaltningen återrapporterar på tidigare uppdrag om att utreda långsiktig lösning för Vallentuna 4Hgård. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämndens arbetsutskott 2011-12-06 78 Fritidsnämnden 2011-12-15 90 sunderlag 1. Långsiktig lösning för 4H-gård i Vallentuna, tjskr 2. Årsmöteshandlingar Vallentuna 4H, 2013 3. Andra kommuners stöd 4H, jan 2015 Vallentuna 4H Ansvarig handläggare KFF

11 (21) 9. Hemställan om investeringsanslag avseende renovering av Veda, (FN 2015.014) Fritidsnämnden hemställer hos kommunfullmäktige om resterande investeringsanslag 10,7 miljoner kr för renovering av Veda ridcenter. Fritidsnämnden föreslår att kommunfullmäktige fattar genomförandebeslut. I kommunplanen 2014-2016 fanns totalt 12 miljoner kr i ett investeringsanslag för fritidsnämnden gällande renovering av Veda ridcenter; år 2014 1,3 miljoner kr och år 2015 10,7 miljoner kr. Fritidsnämnden beställde av SBF en förstudie och förprojektering inför upphandling, till ett belopp av max 1,3 miljoner kr. Beställningen gjordes i mars och arbetet återrapporteras nu till nämnd. Följande upptas i förstudiens förslag: upprustning av stall, ridhus, utebana och huvudbyggnad, nytt stall i maskinhall, utvändiga åtgärder samt byggherrekostnader. Genomförandetiden uppskattas till ca 6 månader från genomförandebeslut. Beräknade kostnader, 10,7 miljoner kr, för föreslagna åtgärder är inkluderade i den investeringsbudget som utgör bilaga till beslutad kommunplan 2015-2017, och nämnden ställer nu sitt formella äskande till kommunfullmäktige. Därutöver föreslår nämnden att fullmäktige fattar genomförandebeslut. sunderlag 1. Förstudierapport Veda ridcenter 20150129 levererad 2. Hemställan om investeringsanslag avseende renovering av Veda, tjskr Kommunfullmäktige Ansvarig handläggare KFF

12 (21) 10. Beställning avseende upphandling renovering av Veda, (FN 2013.013) Fritidsnämnden beslutar - att genomföra renovering av Veda i enlighet med av SBF lämnat förslag, - att av SBF beställa upphandling och genomförande av projektet. Detta beslut gäller förutsatt att kommunfullmäktige, efter fritidsnämndens hemställan, beviljar medel och fattar genomförandebeslut. I kommunplanen 2014-2016 fanns totalt 12 miljoner kr i ett investeringsanslag för fritidsnämnden gällande renovering av Veda ridcenter; år 2014 1,3 miljoner kr och år 2015 10,7 miljoner kr. Fritidsnämnden beställde av SBF en förstudie och förprojektering inför upphandling, till ett belopp av max 1,3 miljoner kr. Beställningen gjordes i mars och arbetet återrapporteras nu till nämnd. Följande upptas i förstudiens förslag: upprustning av stall, ridhus, utebana och huvudbyggnad, nytt stall i maskinhall, utvändiga åtgärder samt byggherrekostnader. Genomförandetiden uppskattas till ca 6 månader från genomförandebeslut. Beräknade kostnader, 10,7 miljoner kr, för föreslagna åtgärder är inkluderade i den investeringsbudget som utgör bilaga till beslutad kommunplan 2015-2017, och nämnden har i separat ärende ställt sitt formella äskande till kommunfullmäktige om medel och genomförandebeslut. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämndens arbetsutskott 2014-09-04 53 sunderlag 1. Förstudierapport Veda ridcenter 20150129 levererad 2. SBF presentation för FN, förstudie 3. Beställning avseende upphandling renovering av Veda, tjskr Ansvarig handläggare KFF

13 (21) 11. Säsongsöppethållande av ishallarna (FN 2015.023) Förslag till beslut Fritidsnämnden fastställer issäsongen i Vallentunas ishallar till vecka 34 till och med vecka 12. om öppethållande för drift av en eller två ishallar inom denna period, fattas av förvaltningschef, enligt gällande delegationsordning, utifrån behov och med hänsyn till förvaltningens utrymme i driftsbudget. Ärendet i korthet Idrotts- och friluftsenheten ansvarar för driften av två ishallar på Vallentuna IP, och fritidsnämnden föreslås ange ramar för öppethållandet av dessa. Ordinarie issäsong I Vallentunas ishallar är från vecka 34 till vecka 12. I tillägg till ordinarie säsong står ishall A till enskilda föreningars förfogande under vecka 32 och 33 samt vecka 13 och 14, efter föreningars begäran och till särskilt beslutad taxa. Handlingar 1. Säsongsöppethållande av ishallarna

14 (21) 12. Bidragsbelopp 2015 (FN 2015.013) Fritidsnämnden fastställer bidragsbeloppen för normstyrda bidrag 2015 enligt nedan, med ett redaktionellt tillägg som påvisar det höjda beloppet på aktivitetsbidrag per deltagartillfälle, 13-20 år från 8 kr 2014 till 10 kr 2015: Aktivitetsbidrag per sammankomst 40 kr per deltagartillfälle, 7-12 år 4 kr per deltagartillfälle, 13-20 år 10 kr tillägg per sammankomst med person med funktionsnedsättning 60 kr Hyresbidrag per sammankomst 60 kr Grundbidrag handikappförening per medlem 140 kr Ledarutbildningsbidrag (pott) basbelopp 1 150 kr per sammankomst föregående år 10 kr På delegation från fritidsnämnden och i enlighet med av kommunfullmäktige fastställda bidragsnormer, hanterar kultur- och fritidsförvaltningen ett antal former av föreningsbidrag. om beloppen för dessa bidrag fattas av nämnden inför varje nytt verksamhetsår. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämndens arbetsutskott 2015-02-05 14 sunderlag 1. Bidragsbelopp 2015, tjskr Ansvarig handläggare KFF

15 (21) 13. Verksamhetsplan fritidsnämnden 2015-2017 (FN 2014.100) Fritidsnämnden beslutar godkänna förvaltningens förslag till Verksamhetsplan för 2015-2017 samt att överlämna den till kommunstyrelsen med följande tillägg: Fritidsnämnden ska ha en nära dialog med det ideella föreningslivet gällande inriktning i miljöarbetet. En verksamhetsplan för åren 2015-2017 ska tas fram av alla nämnder. Planen ska innehålla fullmäktige- och nämndmål samt drift- och investeringsbudget för perioden. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämndens arbetsutskott 2015-02-05 9 sunderlag 1. Verksamhetsplan 2015-2017 (Fritidsnamnden) 2. Verksamhetsplan fritidsnämnden 2015-2017 KS

16 (21) 14. Fritidsgårdarnas öppettider 2015 (FN 2015.007) Fritidsnämnden beslutar om fritidsgårdarnas öppettider enligt Kultur och Fritidsförvaltningens förslag, med ett tillägg om en förlängning av Novas öppettider med en timmas längre öppethållande på Tisdagar från 17-21 till 17-22. Fritidsgårdarnas säsong är för 2015: 1/1 12/6 17/8-31/12 Under sommaren fördelas Ungdomsenhetens personalresurser på handledning för sommarjobbare, sommarverksamhet (läger mm) och Kvarnbadet. Öppettider för fritidsgårdarna: Nova Måndagar 17.00-22.00 Tisdagar 17.00-22.00 (Riktad verksamhet för funktionsnedsatta) Onsdagar 15.00-22.00 Torsdagar 15.00-22.00 Fredagar 17.00-24.00 Lördagar 17.00-24.00 Söndagar 15.00-22.00 Café Haket Måndagar 14.00-21.30 Onsdagar 14.00-21.30 Torsdagar 14.00-17.30 Fredagar 14.00-23.30 Lördagar 18.00-23.30 Bällstaberg Onsdagar 17.30-21.00 Fredagar 17.30-24.00 Lördagar 17.30-24.00 Söndagar 15.00-21.00 Dessa öppettider gäller löpande verksamhet under året. Under skollov, storhelger och arrangemang kan tiderna komma att förändras efter beslut av enhetschef Ungdomsenheten. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämndens arbetsutskott 2015-02-05 11 sunderlag Fritidsgårdarnas öppettider 2015, tjänsteskrivelse

17 (21) 15. Uppdragsdefinition Fältgruppen (FN 2015.008) Fritidsnämnden fastställer Fältgruppens uppdragsformulering enligt förvaltningens förslag med följande tillägg: för ungdomar som vistas i Vallentuna kommun. Fältgruppens uppdrag är att dels bedriva uppsökande arbete i Vallentuna främst på helgkvällar, i miljöer där ungdomar vistas, och dels att genomföra förebyggande insatser för ungdomar som vistas i Vallentuna kommun. Målgruppen för arbetet är barn och ungdomar i åldern 12-18 år. Fältgruppen deltar i de kommunala nätverk som berör ungdomsfrågor ur ett risk- eller trygghetsperspektiv. Fältgruppen ska ha etablerade samarbeten med skolor, närpolis och socialtjänst. Fältgruppens arbetsmetoder har under åren förändrats och förbättrats. Fokus i arbetet ligger jämnt fördelat mellan det praktiska fältarbetet på gator och torg och det förebyggande arbetet och samarbeten med andra aktörer. Med bakgrund av detta behöver Fältgruppens uppdrag preciseras. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämndens arbetsutskott 2015-02-05 12 sunderlag 1. Uppdragsdefinition Fältgruppen

18 (21) 16. Underhåll av anläggningar under vinterhalvåret (FN 2014.103) Fritidsnämnden beslutar om prioriteringar av underhåll på utomhusanläggningar under vinterhalvåret enligt alternativ 1 med revideringar som gjordes under arbetsutskottets sammanträde. Kultur och fritidsförvaltningen fick i uppdrag av fritidsnämnden. 95 FN 2014-12-18, att presentera en prioriteringslista för underhåll av anläggningar under vinterhalvåret inom befintlig ram, prioritering samt konsekvenser av att snöröja fler konstgräsplaner samt presentera en uppskattning av kostnader för att snöröja fler konstgräsplaner utan att prioritera bort andra vinteraktiviteter. Ärendets tidigare behandling sunderlag 1. Protokollsutdrag, fritidsnämnden 95/2014 2. Underhåll av anläggningar under vinterhalvåret

19 (21) 17. Skrivelser till nämnd Fritidsnämnden noterar informationen. Ett antal skrivelser har inkommit till fritidsförvaltningen. Arbetsutskottet anser att skrivelserna är hanterade och besvarade enligt gällande delegationsordning. Begärda offentliga handlingar är utlämnade, inga kompletterande uppdrag har getts till förvaltningen. Behandling av innehåll i skrivelsen, (FN 2015.005-1), Förslag till Förändring av information och kontaktstruktur, kommer att återupptas vid nästa arbetsutskott. Förvaltningen kommer att fortsätta föreningsdialogerna enligt befintligt årshjul. Utveckling av årshjul och politisk representation vid möten kommer att fortsätta.

20 (21) 18. Anmälningslista 2015-01-06 2015-02-10 Fritidsnämnden tar del av anmälningslistan och lägger den till handlingarna. 2015-01-16 FN 2014.097-1 Pernilla Järveroth (Vallentuna kommun) Tillldelningsbeslut, inköp av mobil scen 2015-01-16 FN 2014.097-2 Pernilla Järveroth (Vallentuna kommun) Tilldelningsbeslut, inköp av mobil scen Skrivelser för kännedom Delegationsbeslut In/Utdatum Diarienr Initierare Rubrik In/Utdatum Diarienr Initierare Rubrik 2015-01-05 FN 2014.062-11 Vallentuna Modellflygklubb Verksamhetsbe rättelse Vallentuna Modellflygklubb 2013-2014 2015-01-12 FN 2015.006-1 Linda Kransén (Vallentuna damfotboll) Förfrågan driftskostnader IP 2015-01-12 FN 2015.005-1 Anders Bydén (Vallentuna damfotboll) Förslag till Förändring av information och kontaktstruktu r 2015-01-21 FN 2015.006-2 Anders Bydén (Vallentuna Dam och Vallentuna BK) Angående förfrågan om driftskostnader IP 2015-01-23 FN 2014.063-34 Vallentuna 4H-klubb Verksamhetsbe

21 (21) rättelse 2013, Vallentuna 4Hklubb 2015-01-23 FN 2015.015-1 Åsa Borglund Vallentuna United status som bidragsberättig ad förening 2015-01-27 FN 2014.098-6 Vbk, vallentuna damfotboll Angående grusplan/haga 2015-01-27 FN 2015.018-1 Linda Kranzen Synpunkter angående träningstider 2015-01-27 FN 2015.018-2 Vbk, vallentuna damfotboll Hantering av bokningar och rutiner 2014-03-29 FN 2014.063-35 Mx Indoor Motorklubb 802338-4821 Verksamhetsbe rättelse 2013, Mx Indoor Motorklubb 802338-4821 2014-10-13 FN 2014.063-36 Brottby Sportklubb Verksamhetsbe rättelse 2013, Brottby Sportklubb 2015-01-28 FN 2015.020-1 Janne Söderström Synpunkt på fritidsförvaltnin gens arbete med föreningsverks amhet 2014-11-06 FN 2014.062-12 Täby Gymnastikförening Verksamhetsbe rättelse 2013-2014, Täby Gymnastikföre ning