Manual för administration av statligt aktivitetsstöd (LOK) via Idrottonline I denna manual beskrivs hur ni ledare administrerar det lokala aktivitetsstödet i sin helhet. Vi går igenom hur man lägger in aktiviteter i kalendern med förväntade deltagare samt hur man redovisar närvaron på aktiviteterna. Aktiviteter som är LOKstödsberättigat är träningar och matcher av alla slag, tränings- serie- och cupmatcher. Spelare och ledare kan endast registreras för en LOK-aktivitet per dag. LOK-stödet är för närvarande på 24 kr per sammankomst och 8 kr per deltagartillfälle. Teori, studiecirklar och andra samlingar som sker utanför fotbollsplanen är SISU-verksamhet och ska rapporteras som sådan. Föreningen måste redovisa LOK-stödet senast 15 augusti en för vårtermin respektive 15 februari för en hösttermin. 1. Välj hur du vill registrera LOK-aktiviteter - Både SMS och dator eller bara datorn? Logga in på ditt lags arbetsrum/lagsida. Se till att du har fått extra behörighet som redaktör på huvudsidan. Den behörigheten får du i Skövde AIK av föreningens webbansvarige Mikael Turunen, mikael.turunen@gmail.com, 0739-358 770. Kom överens i åldersgruppen vilka som ska registrera det lokala aktivitetsstödet. Är ni flera som har valt SMS-redovisning i åldersgruppen och som är ikryssade som ledare på en aktivitet så skickas SMS:et bara till en av er. Alla kan dock gå in på datorn och lägga in närvaron. Vill man inte registrera mobilt ska man gå in och kryssa ur den rutan och detta kan ni bara göra själva. Ingen annan kan välja åt er hur ni vill registrera aktiviteter. Vill man ha möjligheten att registrera mobilt så Välj fliken LOK i den gråa menylistan längst upp och sedan väljer du SMS-registrering i menyn till vänster. Se till att ditt mobilnummer är korrekt och bocka i Jag vill registrera mobilt och tryck på Spara. Är ditt mobilnummer felaktigt kan du korrigera detta under fliken Min sida i den gråa menylistan. 1
Att lägga in en aktivitet i kalendern med förväntade deltagare 2. För att lägga till en aktivitet i kalendern så högerklickar du på kalendern i strukturträdet på ditt arbetsrum och väljer skapa ny sida. Se bild nedan 3. Nedanstående vy dyker upp och fyll i aktiviteten som vanligt med namn, plats, ev. kontaktperson samt start- och sluttid. Är det en återkommande aktivitet som pågår samma dag och tid varje vecka så kan du ställa in det under återkommande aktivitet. Skall det vara en LOK-stödsaktivitet, vilket det oftast är skall rutan LOK-stöd bockas i, se pil. Klicka därefter på fliken Deltagare, se pil. 2
4. Väl inne i fliken Deltagare skall du lägga till de förväntade deltagarna på träningen/matchen. Alla som du lägger till som förväntade deltagare kommer med i SMS:et. Under Hämta från medlemsregistret väljer du din åldersgrupp som du vill registrera närvaro för. Se till att grupp är markerad som nedan. LOK-grupperna heter LOK följt av er åldersgrupp/träningsgrupp. När du valt det, klickar du på lägg till. Om någon spelare slutar eller börjar i er åldersgrupp under säsongen, så meddela detta till Mikael Turunen, så lägger han till spelaren i gruppen alternativt tar bort spelaren från gruppen. Sköter ni detta har ni hela tiden en aktuell grupplista. 5. Efter att du klickat på Lägg till, kommer nedanstående fönster upp. Du ska nu bocka i vem som är ledare för aktiviteten och det är också den ledaren som kommer få SMS:et om den ledaren valt att sköta LOK-stödet via SMS i punkt 1. OBS! Endast en ledare per aktivitet kan få SMS:et, men alla som ni markerar som ledare kan gå in på datorn och redovisa närvaron för aktiviteten, förutsatt att ledaren har behörighet för det. När du bockat i vem som är ledare trycker du antingen Spara och visa eller Spara och skapa ny om du vill lägga till ytterligare en träning eller match. 3
6. Cirka 5 minuter före det att aktiviteten inleds kommer en av de markerade ledarna att få ett SMS med de förväntade deltagarna i. Du har 10 timmar på dig att lägga in närvaron i mobilen, därefter är du hänvisad till datorn där du har obegränsad med tid på dig. I SMS:et är alla deltagarna förbockade som närvarande och din uppgift blir att bocka ur de som inte var närvarande. Efter att du gjort det klickar du på Spara. Var alla deltagare/ledare med på listan och du har tryckt på spara så är du klar med registreringen för den träningen och fortsätt och gör likadant under varje träning resten av säsongen. Aktiviteten och närvaron registreras i idrottonline och efter varje termin behöver du som ledare inte längre skicka in någon sammanställning till kansliet. Registrering av aktiviteter enbart via idrottonline 7. Om du inte vill föra in närvaron via SMS, finns ändå möjligheten att göra den enbart via datorn. Har man redovisat via SMS men vill korrigera det så kan man göra det via datorn. Logga in från ditt arbetsrum/lagsida och klicka på fliken LOK. Klicka först på Aktiviteter och därefter på Sök aktivitet. 4
8. Efter att du klickat på Sök aktivitet så kommer du till en vy där du överst har en länk till att filtrera din sökning (Se nedan). Orsaken till att filtrering tas upp här är för att ni ledare har oredovisade aktiviteter från en föregående period. Redovisningsperioderna i LOK-stödet är per halvår och standard är att bara visa orapporterade aktiviteter från innevarande termin. Vill du se dina orapporterade aktiviteter från en föregående period så välj då den period du vill se under Period i formuläret och klicka sedan på den blåa knappen Sök. Man kan via filtrering också söka fram en aktivitet som man vill korrigera på grund av att det blivit fel. Viktigt då att man ändrar Registreringsstatus till Registrerad samt att man justerar start- och slutdatum i sökningen. 9. Sköter du LOK-stödet riktigt behöver du inte filtrera fram aktiviteterna så ofta. Istället kommer dina orapporterade aktiviteter fram i fönstret efter att du klickat på Sök aktivitet. Se nedan För att rapportera en orapporterad aktivitet så klickar du på den blå knappen Öppna alternativt klickar du i rutan längst till vänster och klicka på Registrera aktiviteter 5
10. Efter att du klickat fram din aktivitet kommer nedanstående fönster upp. Du får scrolla ner en bit för att komma till Vilka var där?. Du kan nu korrigera genom att bocka ur spelare som inte var där eller bocka i spelare/ledare som faktiskt var där. De spelare eller ledare med blå bakgrund och vit bock i är närvarande. Du kan också t.ex. lägga till t.ex. spelare ur yngre åldersgrupp genom att skriva in en person i personfältet och klicka på Lägg till. När du är klar klickar du på den blåa knappen Registrera upp till höger i fönstret. 11. Efter att du tryckt på Registrera så får du en bekräftelse om den gått igenom eller ej. Se nedan. Har den inte gått igenom får du en motivering till det och du får göra om registreringen av just den aktiviteten. Klicka på röd knapp Stäng om den gick igenom annars Redigera. 6
12. Efter att du klickat på Stäng kommer du tillbaka till dina aktiviteter. För att få bort den aktiviteten som du nyligen rapporterade så klickar du på blåa knappen Sök igen. Har du fler orapporterade aktiviteter så är det bara att klicka på blåa knappen Öppna och göra samma procedur igen. Fortsätt att göra samma sak tills du inte har några aktiviteter kvar att rapportera. 7