Digitala system 2015 från förskola komvux, behovsspecifikation version 0.2, inklusive resonemang kring gemensamma funktioner Maj 2014
Innehåll Vad handlar det om? Bakgrund och arbetet framåt Tyck till igen! Exempel från en digital dag för eleven, vårdnadshavaren, pedagogen, skolledningen. 4 funktioner i den pedagogiska vardagen 4 saker - är det så enkelt? Minsta gemensamma nämnare, från förskola-komvux och för respektive skolform Förstudiegruppens reflektioner Gemensamma system eller inte? Alternativ för upphandling och kort konsekvensdiskussion Nästa steg
Vad handlar det om? digitala behov! Inte några specifika lärplattformar eller speciella verktyg. Vi pratar behov och funktioner!
Bakgrund? Nuläge: Avtal med its learning och Unikum löper ut 2015 Lagen om offentlig upphandling Nya lösningar och verktyg på marknaden Likvärdighet och gemensam bas ett Lund vs olika önskemål och arbetssätt -> Förstudiegrupp tillsatt för att ta få fram ett underlag för beslut kring framtida ev. upphandling(ar) Förstudiegruppens arbete under våren: Behovsspecifikation (remitteras ut på flera olika sätt och i flera olika grupper) Konsekvens- och riskanalys (vad händer om alla kör olika/samma system?) Checklista för jämförelse (att använda när vi kikar på marknadens lösningar) Marknadsundersökning (för att få koll på vad som finns, ev. hitta nya behov) Lagar och regler (kartlägga och få koll på olika upphandlingsformer, PuL och molntjänster etc.) Allt sammanfattas i ett underlag till skoldirektörerna för beslut kring framtiden Följ och var delaktig i arbetet här: Framtida digitala system för Lunds skolor och förskolor
Arbetet framåt 2014 Fortsatta diskussioner ute i verksamheten och via webben... 2015 Remissomgång 1: behovsspecifikation, version 0.1 Nu: Remissomgång 2: Behovsspecifikation v. 0.2 inkl. prio och reflektioner Marknadsanalys & Leverantörsvisningar Klargöra upphandlingsalternativ och former, lagar och regler Slutrapport. Behovsspecifikation v.1.0 inkl. konsekvensanalys klar. Maj 2014: 17/6 2014 Skoldirektörsbeslut upphandling? Av vad? På väg mot en funktionell, effektiv och bra lösning ;)
Tyck till igen! titta, tänk och tyck till kring det här andra underlaget till behovsspecifikation
Vår digitala skola/förskola 2015 Vad behöver eleven, vårdnadshavaren, pedagogen, skolledningen? Bild från behovsspecifikation ver. 0.1
Exempel på en digital dag ur elevperspektiv! God morgon! Vad gäller idag? Individuellt schema/kalender lektioner, inställda lektioner, läxor, prov, träning Pushnotiser länk till mobilsite för skolans system Min personliga startsida Översikt över dagen, veckan, månaden Schema, uppgifter, inlämningar, respons, omdömen, senaste nytt, kommunikation etc. Logga in och få åtkomst till det som berör mig Prosit! Usch, sjuk.. Frånvaro via mobil av elev eller av vårdnadshavare. Koppling till schema Notis till pedagog, vårdnadshavare vid oanmäld frånvaro. Summering av frånvaro kopplat till betyg. Eleven Arbeta med film, bild, ljud, text, via mobil, dator, surfplattor. Handledning av lärarna Flippat klassrum Skolans sida Vad händer på skolan? Vad har kompisarna gjort? Fritids och andra aktiviteter. Nyheter. Logga in och få åtkomst till det som berör mig Kommunikation/skolarbete Lagringsyta för arbeten, samarbetsytor för gemensamma arbeten, chattmöjligheter, hjälp- och stöd, kommunikation.. Delade dokument, skriva tillsammans, dokumentera, skriva ut, producera och publicera Googla, söka information, sammanställa, plugga, lyssna, läsa
Exempel på en digital dag för vårdnadshavaren! God morgon! Vad gäller idag? Påminnelser/pushnotiser ev. utflykter, studiedagar etc. Länk till mobilsite för skolans system Skolans/förskolans sida/min sida Vad händer på skolan? Senaste nytt. Kalendarium över lov, studiedagar etc. Kontaktuppgifter till personalen. Logga in och få åtkomst till det som berör mig och alla mina barn (fsk, gr, gy) Prosit! Frånvaroanmäla barnet via mobilapp, telefon eller hemsida. Koppling till schema Notis till pedagog, vårdnadshavare vid oanmäld frånvaro. Summering av frånvaro kopplat till betyg. Vårdnadshavaren Barnet/barnens sidor Arbeten, omdömen, prov, utvecklingssamtal, ev. schema, veckobrev, kommunikation etc. Logga in och få åtkomst till det som berör mig och alla mina barn (i fsk, gr, gy)
Exempel på en digital dag ur pedagogperspektiv! God morgon! Vad gäller idag? Individuellt schema/kalender lektioner, planeringar, frånvaroanmälda, senaste nytt från skolan etc Pushnotiser länk till mobilsite för skolans system Min startsida Översikt av dagen, veckan, månaden Uppgifter, inlämningar, omdömen, kommunikation, senaste nytt. Logga in och få åtkomst till det som berör mig Veckobrev, information, planeringar via mobil, dator, platta Dokumentation - snabbt och enkelt publicerat Påminnelser/info till elever/vårdnadshavare Prosit! Frånvaroanmälda barn/elever Pedagogen Förskolan/skolans sidor Vad händer på jobbet? Möten, konferenser, planering, samarbeten. Nyheter. Visa verksamheten, publicera. Logga in och få åtkomst till det som berör mig Koppling till schema Notis till pedagog, vårdnadshavare vid oanmäld frånvaro. Summering av frånvaro kopplat till betyg. Formativ/summativ bedömning, koppling till styrdokument, matriser, betyg etc. Kommunikation och samarbete Lagringsyta för arbeten, samarbetsytor för gemensamma arbeten, publiceringsytor för arbete och kommunikation, chattmöjligheter, hjälp- och stöd Arbeta med film, bild, ljud, text via mobil, dator, surfplattor. Handleda, dokumentera, interagera, publicera Utbyte nationellt och internationellt
Exempel på en digital dag för skolledningen! Påminnelser/info till pedagoger, elever, vårdnadshavare God morgon! Vad gäller idag? Indviduellt schema/kalender möten Pushnotiser länk till mobilsite för skolans system Prosit! Frånvaroanmälda elever/barn Skolledning Min personliga startsida Översikt av dagen, veckan, månaden E-post, kalender Logga in och få åtkomst till det som berör mig Enkelt att publicera nyheter riktade till olika personer (personal, elever, vårdnadshavare) Skolans/förskolans sidor Vad händer på skolan? Skolans kalender, möten, konferenser, planering, samarbeten. Nyheter. Visa verksamheten Logga in och få åtkomst till det som berör mig Koppling till schema Notis till pedagog, vårdnadshavare vid oanmäld frånvaro. Summering av frånvarostatistiken på skolan. Uppföljning av verksamheten Lagringsyta för arbeten, samarbetsytor för gemensamma arbeten, kommunikation, analysverktyg för utvärdering och uppföljning, medarbetarsamtal, kommunikation Koppling till ekonomisystem, diarie och arikviering Tydliggöra processen: Planera Genomföra Följa upp
4 funktioner i den pedagogiska vardagen! Behoven vi specificerat tidigare pekar i princip på nedanstående funktionsområden Kursiverat = system som vi har andra leverantörsavtal på idag, berörs eventuellt inte av upphandlingen. Obs! Det finns fler exempel än de i tabellen nedan och vi har inte med några tekniska krav/önskemål här. Publiceringsyta Samarbetsyta Lagringsyta Kalender/schema Pedagogisk planering att delge barn/elever, vårdnadshavare Pedagogisk planering gemensam planering med möjlighet att dela. Pedagogisk planering för pedagogen Pedagogisk planering att lägga in i kalender Rikta information till olika personer/grupper Chatt, videokonferens, intern o extern Dokument av alla slag, tillgängligt var man än är. Indelat på skolnivå, klass- avdelningsnivå, E-post Ljud- bild och filmfiler alla sorts filer ska gruppnivå kunna lagras enkelt Dokumentation av verksamheten Dela dokument med varandra Bedömningsunderlag Närvaro/frånvaro kopplat till schema/omsorgschema och till betygssystem Förskola/fritids: Omsorgsschema Skola: Lektionsschema kopplat till kalendern* Publicering barn/elevarbeten (externt, internt) med kommentarsmöjlighet Skola: Formativ o summativ bedömning kopplat till styrdokument. Matriser. Elevdelaktighet. Skola: Betyg Lokal- och resursbokning Blanketter/eTjänster Undervisningsmaterial- samlas och presenteras. Arkivering sammankopplat till diariesystem Mötesbokning hitta varandra! Samlad sökfunktion av samtliga digitala o fysiska läromedel, databaser Skola: Inlämningsuppgifter kopplade till styrdokument. Plagiatkontroll, uppföljningoch kommentarsmöjligheter. Privata och delade kalendrar Kvalitetsarbete och årsberättelser synliggörs Analys/utvärdering av verksamheten. Jämförelser över tid. Skola (gymnasiet/vux): Kursutvärdering, Utvecklingssamtal Medarbetarsamtal
4 saker är det så enkelt? vilka är viktigast för just din verksamhet? Vilka funktioner behöver vi ha i gemensamma system?
Minsta gemensamma nämnare från förskola till komvux! Grönmarkerade rutor nedan = funktioner som bör/ska vara i gemensamma system för samtliga skolformer Kursiverat = system som vi har andra leverantörsavtal på idag, berörs eventuellt inte av upphandlingen. Publiceringsyta Samarbetsyta Lagringsyta Kalender/schema Pedagogisk planering att lägga in i Pedagogisk planering att delge Pedagogisk planering gemensam Pedagogisk planering för pedagogen kalender barn/elever, vårdnadshavare planering med möjlighet att dela. Rikta information till olika personer/grupper Chatt, videokonferens, intern o extern Dokument av alla slag, tillgängligt var man än är. Indelat på skolnivå, klass- avdelningsnivå, E-post Ljud- bild och filmfiler alla sorts filer ska gruppnivå kunna lagras enkelt Dokumentation av verksamheten Dela dokument med varandra Bedömningsunderlag Närvaro/frånvaro kopplat till schema/omsorgschema och till betygssystem Förskola/fritids: Omsorgsschema Skola: Lektionsschema kopplat till kalendern* Publicering barn/elevarbeten (externt, internt) med kommentarsmöjlighet Skola: Formativ o summativ bedömning kopplat till styrdokument. Matriser. Elevdelaktighet. Skola: Betyg Lokal- och resursbokning Blanketter/eTjänster Undervisningsmaterial- samlas och presenteras. Arkivering sammankopplat till diariesystem Mötesbokning hitta varandra! Samlad sökfunktion av samtliga digitala o fysiska läromedel, databaser Skola: Inlämningsuppgifter kopplade till styrdokument. Plagiatkontroll, uppföljningoch kommentarsmöjligheter. Privata och delade kalendrar Kvalitetsarbete och årsberättelser synliggörs Analys/utvärdering av verksamheten. Jämförelser över tid. Skola (gymnasiet/vux): Kursutvärdering, Utvecklingssamtal Medarbetarsamtal
Minsta gemensamma nämnare inom resp. skolform: förskolan! Grönmarkerade rutor nedan = funktioner som bör/ska vara i gemensamma system för samtliga förskolor Ljusgröna rutor = funktioner där det finns övervägande vinster med gemensamt system Kursiverat = system som vi har andra leverantörsavtal på idag, berörs ev. inte av upphandling Publiceringsyta Samarbetsyta Lagringsyta Kalender/schema Pedagogisk planering att delge barn/elever, vårdnadshavare Pedagogisk planering gemensam planering med möjlighet att dela. Pedagogisk planering för pedagogen Pedagogisk planering att lägga in i kalender Rikta information till olika personer/grupper Chatt, videokonferens, intern o extern Dokument av alla slag, tillgängligt var man än är. Indelat på skolnivå, klass- avdelningsnivå, E-post Ljud- bild och filmfiler alla sorts filer ska gruppnivå kunna lagras enkelt Dokumentation av verksamheten Dela dokument med varandra Bedömningsunderlag Närvaro/frånvaro kopplat till schema/omsorgschema och till betygssystem Förskola/fritids: Omsorgsschema Skola: Lektionsschema kopplat till kalendern* Publicering barn/elevarbeten (externt, internt) med kommentarsmöjlighet Skola: Formativ o summativ bedömning kopplat till styrdokument. Matriser. Elevdelaktighet. Skola: Betyg Lokal- och resursbokning Blanketter/eTjänster Undervisningsmaterial- samlas och presenteras. Arkivering sammankopplat till diariesystem Mötesbokning hitta varandra! Samlad sökfunktion av samtliga digitala o fysiska läromedel, databaser Skola: Inlämningsuppgifter kopplade till styrdokument. Plagiatkontroll, uppföljningoch kommentarsmöjligheter. Privata och delade kalendrar Kvalitetsarbete och årsberättelser synliggörs Analys/utvärdering av verksamheten. Jämförelser över tid. Skola (gymnasiet/vux): Kursutvärdering, Utvecklingssamtal Medarbetarsamtal
Publiceringsyta Samarbetsyta Lagringsyta Kalender/schema Pedagogisk planering att delge barn/elever, vårdnadshavare Minsta gemensamma nämnare inom resp. skolform: grundskolan! Grönmarkerade rutor nedan = funktioner som bör/ska vara i gemensamma system för samtliga grundskolor Ljusgröna rutor = funktioner där det finns övervägande vinster med gemensamt system Kursiverat = system som vi har andra leverantörsavtal på idag, berörs ev. inte av upphandling Pedagogisk planering gemensam planering med möjlighet att dela. Pedagogisk planering för pedagogen Pedagogisk planering att lägga in i kalender Rikta information till olika personer/grupper Chatt, videokonferens, intern o extern Dokument av alla slag, tillgängligt var man än är. Indelat på skolnivå, klass- avdelningsnivå, E-post Ljud- bild och filmfiler alla sorts filer ska gruppnivå kunna lagras enkelt Dokumentation av verksamheten Dela dokument med varandra Bedömningsunderlag Närvaro/frånvaro kopplat till schema/omsorgschema och till betygssystem Förskola/fritids: Omsorgsschema Skola: Lektionsschema kopplat till kalendern Publicering barn/elevarbeten (externt, internt) med kommentarsmöjlighet Skola: Formativ o summativ bedömning kopplat till styrdokument. Matriser. Elevdelaktighet. Skola: Betyg Lokal- och resursbokning Blanketter/eTjänster Undervisningsmaterial- samlas och presenteras. Arkivering sammankopplat till diariesystem Mötesbokning hitta varandra! Samlad sökfunktion av samtliga digitala o fysiska läromedel, databaser Skola: Inlämningsuppgifter kopplade till styrdokument. Plagiatkontroll, uppföljningoch kommentarsmöjligheter. Privata och delade kalendrar Kvalitetsarbete och årsberättelser synliggörs Analys/utvärdering av verksamheten. Jämförelser över tid. Skola (gymnasiet/vux): Kursutvärdering, Utvecklingssamtal Medarbetarsamtal
Publiceringsyta Samarbetsyta Lagringsyta Kalender/schema Pedagogisk planering att delge barn/elever, vårdnadshavare Minsta gemensamma nämnare inom resp. skolform: gy/vux! Grönmarkerade rutor nedan = funktioner som bör/ska vara i gemensamma system för samtliga gymnasium/komvux Ljusgröna rutor = funktioner där det finns övervägande vinster med gemensamt system Kursiverat = system som vi har andra leverantörsavtal på idag, berörs ev. inte av upphandling Pedagogisk planering gemensam planering med möjlighet att dela. Pedagogisk planering för pedagogen Pedagogisk planering att lägga in i kalender Rikta information till olika personer/grupper Chatt, videokonferens, intern o extern Dokument av alla slag, tillgängligt var man än är. Indelat på skolnivå, klass- avdelningsnivå, E-post Ljud- bild och filmfiler alla sorts filer ska gruppnivå kunna lagras enkelt Dokumentation av verksamheten Dela dokument med varandra Bedömningsunderlag Närvaro/frånvaro kopplat till schema/omsorgschema och till betygssystem Förskola/fritids: Omsorgsschema Skola: Lektionsschema kopplat till kalendern Publicering barn/elevarbeten (externt, internt) med kommentarsmöjlighet Skola: Formativ o summativ bedömning kopplat till styrdokument. Matriser. Elevdelaktighet. Skola: Betyg Lokal- och resursbokning Blanketter/eTjänster Undervisningsmaterial- samlas och presenteras. Arkivering sammankopplat till diariesystem Mötesbokning hitta varandra! Samlad sökfunktion av samtliga digitala o fysiska läromedel, databaser Skola: Inlämningsuppgifter kopplade till styrdokument. Plagiatkontroll, uppföljningoch kommentarsmöjligheter. Privata och delade kalendrar Kvalitetsarbete och årsberättelser synliggörs Analys/utvärdering av verksamheten. Jämförelser över tid. Skola (gymnasiet/vux): Kursutvärdering, Utvecklingssamtal Medarbetarsamtal
Förstudiegruppens reflektioner Gemensamma system inom och mellan skolformerna? Vilka alternativ har vi?
Gemensamma system? Tabellerna är ifyllda i diskussion med olika grupper (IKT-team fsk, IKT-team gr, rektorer m.fl.) och kommer troligen ändras och stuvas om under höstens kravställningsarbete, men så här har vi reflekterat just nu: Förskolan: eftersom förskolan dels inte har samma vana av att använda digitala verktyg, dels inte har samma förutsättningar med IKT-pedagoger och dels är en mer utspridd verksamhet, finns många samordnande vinster med att ha samma system för flertalet funktioner. Grundskolan: grundskolorna är de som varit mer aktiva i att vilja prova andra lösningar och som inte ser lika många vinster i att vara i samma system som övriga skolformer. Vi har fler skolor inom den här skolformen som t.ex. är med i Proof of concept arbetet (d.v.s. testar Google Apps for Education). Arbetet inom skolan är många gånger viktigare än mellan skolorna. Däremot har vi, utöver samordningsvinster kring utbildning, systemförvaltning, integrationer etc., också Lsr (Lunds skolors resurscentrum) och Modersmålsundervisningen att beakta när vi funderar över hur många olika system vi kan/bör ha. Gymnasiet/Komvux: gymnasieskolorna/komvux är den skolform som har flest funktioner mörkgröna, d.v.s. funktioner som bör/ska vara i gemensamma system. Det är den skolform som idag använder befintlig lärplattform mest och därför ser det mer självklart att fortsätta vara i gemensamma system. Gymnasiet har nyligen påbörjat projektet att arbeta mer med formativ/summativ bedömning (digitalt) och inom det området finns flera samordningsvinster med att ha samma system. En viktig anledning är också att flera av gymnasiets elever ofta har kurser och undervisning på fler än en skola (språkkurser, idrott etc.). Det finns dessutom flera lärare som arbetar på olika skolor.
Vilka alternativ har vi? 1 Alternativ 1: gemensamma grundsystem med i princip enbart bör-funktioner (gröna fälten i tabellerna) och sedan specifika lösningar för respektive skolform, men gemensam inom respektive skolform. 2 Alternativ 2: gemensamma grundsystem med flera funktioner (gröna/ljusgröna fälten från tabellerna), som sedan kompletteras med enskilda skolors/förskolors lösningar. 3 Alternativ 3: gemensamt system för samtliga skolformer med målsättning att täcka alla funktioner och behov.
Konsekvensdiskussion Alternativ 1 Gemensam bas hittar varandra lätt inom skolformerna, men inte fullt så lätt mellan Delvis enhetlig bild utåt, men för vårdnadshavare med barn i olika skolformer kan det upplevas splittrat. En single sign on inkl. portal minskar den splittrade bilden (en inloggning/en väg in, sen kommer man åt det man har behörighet till) Kan upplevas besvärligt för de som arbetar inom olika skolformer. En upphandling indelad i olika delar, resultatet kan bli från minst ett till över 4 olika system/leverantörer som på olika sätt ska höra ihop. Alternativ 2 Bredare bas och lite lättare att samarbeta mellan skolformerna Olika lösningar på olika skolor/förskolor ger inget enhetligt intryck förvirrande för såväl vårdnadshavare som för de som rör sig mellan skolor och skolformer. Upphandlingsmässigt blir det en stor upphandling och sedan troligen flera olika små för respektive skolor/områden. Skolorna sköter själva sina respektive lösningar Alternativ 3 Utåt sett en enhetlig bild av skolorna/förskolorna i Lund. Oavsett om du arbetar och/eller har barn inom olika skolformer möts du av samma system Enkelt att hitta varandra, skapa samarbetsytor mellan och inom skolformerna Stor risk att vi hamnar i samma situation som idag: att de system vi får inte fungerar optimalt för alla och att man då söker andra lösningar.
Nästa steg Tidsplan för arbetet 2014/2015 och Vad nu då?
Tidsplan 2014 Ht 2014 Vt 2015 Ht 2015 17/6: Beslut kring alternativ Upphandlingsarbete. Kravställning Arbete med remissgrupper! Annonseringoch anbudstid Utvärdering av inlämnade anbud Beslut Förberedelser på ev. byte av system. Nya system! Arbetsgrupper som testar och utvärderar!
Vad nu då? Nu får du gärna lämna dina synpunkter på det som presenterats här! Stämmer t.ex. färgmarkeringarna (grönt/ljusgrönt) för din verksamhet, tycker du? Missar vi något? Dina synpunkter behöver vi senast den 4:e juni och då via siten (fliken Tyck till) eller direkt till någon av oss i förstudiegruppen. Du som är pedagog eller rektor får också gärna göra den enkät som finns här och som handlar om att prioritera de behov som finns vilka är viktigast för dig i din pedagogiska vardag? Välj den enkät som riktar sig till den skolform du befinner dig i (förskola, grundskola, gymnasium/vux)
Tack Förstudiegruppen tackar för att du tagit dig tid att titta, tänka och tycka kring arbetet som pågått under läsåret 13/14 och som i höst kommer fortsätta i kravställning och upphandling av digitala system för skola och förskola. Tveka inte att höra av dig om du har frågor och funderingar! I arbetet i höst kommer vi självklart ta hänsyn till de synpunkter som inkommit, vi kommer ta med tidsaspekten för systembyte i kravställningen, se över avtalsformer och mycket, mycket annat! Det vill säga, göra vårt bästa för att få en lösning som fungerar så bra som möjligt för de flesta av oss. Förstudiegruppen: Johanna Karlén (projektansvarig, Lunds skolors IKT-team) Henrik Salling (repr. förskola) Viveka Gulda (repr. grundskola) Chris Linnér (repr. grundskola) Annika Möller Larsson (repr. gymnasiet) Bettina Drake (repr. gymnasiet) Eva Vallinder (repr. Komvux) Martin Gustavsson (repr. skolledning)