Förtroende- rapportering Medarbetare Manual Version 2012.0 Medvind Informationsteknik AB
Innehåll Innehåll... 2 Logga in... 3 Ange lösen... 3 Vad finns på min personliga webbsida?... 5 Visa... 5 Redigera... 5 Summeringar... 6 Rapporter... 6 Översikt... 7 Ledighetsansökan... 7 Klarmarkera... 8 Mina inställningar... 9 Vad kan jag rapportera på min webbsida?... 11 Byten av arbetspass... 11 Att läsa/göra en anteckning... 11 Rapportering på daginformationsbilden... 13 Rapportering av extratid... 13 Kommentar på övertid... 15 Lägg till/ta bort rad och dela intervall... 15 Ansöka om ledighet... 16 Aktuella ansökningar min personliga sida... 18 Ledighet som du inte behöver ansöka om... 19 Frånvarolistan - Se all rapporterad frånvaro... 20 Löneartslistan - Se alla rapporterade lönearter... 20 Ledighetsansökan - Se alla rapporterade ansökningar... 21 Frånvaro del av dag, klockslagsrapportering... 22 Godkänn för attest... 23 Medvind Informationsteknik AB Sida 2
Logga in Ange lösen Observera! Att bilden och arbetssättet kan skilja sig för olika kunder. Alt 1. Första gången Fyll i ditt användarid. och ditt lösenord och klicka på Logga in. Alt 2. Första gången klickar du på Ny användare för att registrera dig själv som användare. Alt 3. Första gången anger du ditt användarid, hoppa över Lösenord klicka därefter på knappen Ändra lösenord och skriv in ditt nya lösenord på raden Nytt lösenord. Upprepa ditt nya lösenord på raden Bekräfta. Gå vidare för att komma in till bilden med dina arbetstider. Medvind Informationsteknik AB Sida 3
Du kommer nu in på bilden där du ser dina arbetstider. Din bild öppnas alltid med fokus på innevarande månad. Du kan byta period genom att klicka med pil framåt eller bakåt. Du kan även ange valfri period genom att välja datumperiod. Markera Välj datum och fyll i önskad period. Dagar som innehåller någon typ av frånvaro eller extratid presenteras med en egen textfärg. Till höger av bilden ser du olika summeringar som gäller för perioden. Medvind Informationsteknik AB Sida 4
Vad finns på min personliga webbsida? Nedan beskrivs vad som finns under de olika menyerna. Visa Här kan du välja hur arbetstiden ska visas på din bild. Du kan välja mellan att visa namnet på arbetspasset, ramtider eller med klockslagsvisning. Graf ger en grafisk visning av behov och bemanning på din enhet. Schemauppgifter visar uppgifter om ditt grundschema. Du kan t.ex. se semesterfaktor och tjänstgöringsgrad. Redigera Här hittar du funktionerna för snabbinmatning och kopiering för registrering av arbetstider, antingen dag för dag eller för kopiering av en hel period. Kopiera period visas endast i status 1, Önskeläge. Medvind Informationsteknik AB Sida 5
Summeringar Under Planering hittar du en sammanställd summering över planeringen. Under Saldo kan du se dina saldon som kommer från lönesystemet. Du kan t.ex. se hur många semesterdagar du har kvar att ta ut. Saldot visas med hänsyn tagen till den rapportering som är gjord d.v.s. räknar av även inplanerad frånvaro framåt i tiden. Rapporter Under Lönerapport kan du se hur systemet har utvärderat dina tider. Det är detta som kommer att skickas till lönesystemet för utbetalning. Som förslag får du innevarande månad, det kan du givetvis ändra under Period, genom att klicka på datumintervallet. När du har valt period klickar du på Välj period Under Stämplingsrapport kan du som använder dig av stämplingsfunktionen se all information om dina stämplingar för vald period. Medvind Informationsteknik AB Sida 6
Översikt I sammanställd planering kommer du till en översiktsbild över alla personer som ingår i samma planeringsgrupp som du. Du kan se dina arbetskamrater och deras arbetstider. Samma sak gäller under Bemanning och Uppgift där du får en överblicksbild över bemanning och planerade uppgifter för alla personer som ingår i samma planeringsgrupp. Ledighetsansökan Här kan du ansöka om ledighet. Din ansökan om ledighet blir en preliminär frånvaro som din chef får ta ställning till, bevilja eller avslå. Se vidare hur du ansöker om ledighet under avsnitt Ansöka om ledighet. Medvind Informationsteknik AB Sida 7
Klarmarkera Här går du in för att godkänna dina tider för attest. 1. Här kan du göra dina egna inställningar vad det gäller färger, mm. Se vidare under avsnittet Mina inställningar. 2. Under hjälpfunktionen hittar du bl.a. manualer gällande Medvind Webb. 3. Här loggar du ut från din personliga webbsida. Medvind Informationsteknik AB Sida 8
Mina inställningar Här kan du göra dina egna inställningar för visning av din webbsida. Du kan välja separata färger för olika typer av tider, samt bestämma vad som skall visas på bilden. När du trycker på symbolen visas den här bilden: Visa önsketider/grundschema Visa planerade tider Visa inte texten Ledig Visa veckonummer När planeringsstatus = fastställt läge, kan du välja att se önsketider/grundtider. Används ej. Du kan välja om visningen av dagar utan arbetstider skall vara tomma eller om texten Ledig skall visas. Om du vill att veckonummer ska visas sätter du en bock framför det valet. Visa summering av arbetspass Markeras om du vill se summeringen av dina arbetspass på summeringsbilden. Visa ej uppgifter Visa ej uppdrag Markeras om du inte vill se uppgifter. Markeras om du inte vill se uppdrag. Medvind Informationsteknik AB Sida 9
Frånvaro visas med egen färg Den färg som fastställd frånvaro visas med. Klicka på paletten om du vill välja annan färg. Ledighetsansökningar visa med Den färg ansökta ledigheter, vilka ännu inte har beviljats ska visas med. Klicka på paletten om du vill välja annan färg. Extratid visas med egen färg Fridag visas med egen färg Attesterade dagar visas.. Godkända dagar visas.. Ej godkända tider visas Den färg som extratid ska visas med. Klicka på paletten om du vill välja annan färg. Den färg som fridagar ska visas med. Om du vill ändra färg klickar du på paletten. Här kan du välja färg för dagar som är attesterade. Här kan du välja färg för dagar som är godkända. Dagar med övertid, vid krav om godkännande innan attest får den valda färgen. Medvind Informationsteknik AB Sida 10
Vad kan jag rapportera på min webbsida? Byten av arbetspass Direkt på denna sida kan du enkelt rapportera byte av arbetstid. Markera dagen som är aktuell för ändring och klicka med höger mustangent. Välj ur listan det arbetspass som du vill byta mot. Om du ska byta till ledig dag markerar du först dagen och sen trycker du på Delete på tangentbordet. Att läsa/göra en anteckning Om du ser en röd triangel i det högra hörnet på en dag i planeringen betyder det att det finns en anteckning på den dagen. Den kan antingen vara skriven av dig eller din chef. För att läsa/skriva en anteckning markerar du dagen och sedan klickar du med höger mustangent. Medvind Informationsteknik AB Sida 11
Välj Anteckning med vänster mustangent. Skriv in din anteckning och klicka på Spara. Har du själv eller din chef gjort en anteckning tidigare just den här dagen, så ser du det här. Du kan nu skriva en ny anteckning, tryck sedan på Spara. Du kan ta bort de anteckningar som du själv har skrivit, men inte de som din chef har gjort. Medvind Informationsteknik AB Sida 12
Rapportering på daginformationsbilden Dubbelklicka på den dag du vill rapportera på. Du kommer då till Daginformationsbilden. Här kan du se din arbetstid för dagen. På den här bilden kan du rapportera extratid, löneartsrapportera om du har behörighet till det och rapportera sådan frånvaro som du inte behöver ansöka om. Rapportering av extratid När du har arbetat någon form av extra tid t.ex. övertid, så är det på den övre delen av denna bild du ska rapportera övertiden. Det är viktigt att din rapportering görs i klockslagsordning. Om övertiden avser tid efter arbetspassets slut, så rapporterar du på den sista blanka raden. Medvind Informationsteknik AB Sida 13
Ställ markören i fältet Start och ange från och med vilken tid övertiden börjar. Gå därefter till fältet Slut och ange till och med vilken tid övertiden slutar. Klicka på pilen och välj typ av tid i rullgardinsmenyn, t.ex. Ötid Betalt. När du är klar måste du spara genom att klicka på Spara. Om övertiden avser tid före arbetspassets början så rapporterar du på den första blanka raden. När du är klar måste du spara genom att klicka på Spara. Medvind Informationsteknik AB Sida 14
Kommentar på övertid Vid rapportering av mer/övertid är det vanligt med krav på att kommentar måste anges för att kunna spara sin rapportering. Klicka på kommentaren för ändring eller tillägg i kommentaren. Lägg till/ta bort rad och dela intervall Om du behöver ytterligare en rad att rapportera på trycker du på funktionen Lägg till rad. Behöver ta bort en rad kan du göra det genom att markera aktuell rad och tryck på funktionen Ta bort intervall. För att t ex kunna rapportera olika uppgifter eller avvikande konto på ett arbetspass, kan du använda dig av Dela intervall. Medvind Informationsteknik AB Sida 15
Ansöka om ledighet När du ska ansöka om ledighet klickar du på länken, Ledighetsansökan. 1 2 3 6 7 8 5 4 9 1. Välj frånvaroorsak från listan. Klicka på pilen för att få fram listan. 2. Ange datum för ledigheten. Datum kan rapporteras ÅÅMMDD, MMDD (blir innevarande år), DD (blir innevarande år och månad). Glöm inte att ange till och med datum i fältet Gäller t.o.m. Om datum lämnas blankt där, gäller frånvaron tillsvidare. 3. Om frånvaron endast är del av en dag ska du även ange klockslag. Se nedan hur klockslagsrapportering ska rapporteras. 4. Här kan du ange barnets personnummer på föräldraledigheter. 5. Om den önskade ledigheten avser en längre tids partiell ledighet, d.v.s. inte är på heltid, måste du bocka för Avser partiell ledighet. 6. Frånvaron kan rapporteras som förrapporterad (avdrag innevarande period) 7. Om ledigheten avser partiell ledighet måste du ange en kommentar där du beskriver hur din ledighet ska förläggas. (exempelvis 2 timmar/dag eller 20%). Du kan även skriva ett meddelande till din chef här. 8. Här kan du se kommentar som din chef har skrivit. 9. När du är klar klickar du på spara. Medvind Informationsteknik AB Sida 16
Du har nu lagt in ditt önskemål om ledighet. Din ansökan hamnar nu längst ned på bilden i listan. Din ansökan får status Ansökt. Vill du ändra något i din ansökan klickar du på texten Ansökt. 2 4 1 3 1. I kolumnen Status kan du se vilken status dina ansökningar har. Statusen visas dels med symbol men också med text som visas när du pekar på symbolen. Ansökt Pågår din ansökan. Din chef har inte ännu behandlat din ansökan. Betyder att din chef har påbörjat behandlingen av Pågår - ändrad av chefen något på din ansökan. Pågår ändrad av medarbetaren ändrat något i din ansökan. Betyder att chefen har ändrat Betyder att du har Beviljad Betyder att din ansökan nu är beviljad. Nu kan du inte längre påverka något i ansökan ej heller ta bort ansökan. Avslagen Betyder att din ledighetsansökan är avslagen. Den preliminära frånvaron/ledigheten är nu borttagen. Medvind Informationsteknik AB Sida 17
2. Ta bort symbolen visas med ett rött kryss. Du kan ta bort din ansökan så länge status är Ansökt, Pågår - ändrad av medarbetare och Pågår ändrad av chefen. 2. Info Om du trycker på Visa kan du följa en ansökans historik 3. Genom att klicka på länken Visa kan du se de kommentarer som är gjorda. Aktuella ansökningar min personliga sida När du har lagt in en ansökan och sparat den, visas den som en preliminär frånvaro på din egen personliga sida. Den visas med den färg du har valt för sådan frånvaro du måste ansöka om. Du kan även se på din sida alla ansökningar som gäller från idag och framåt samt vilken status de har. När din chef har beviljat ansökan har arbetstiden ändrat färg efter det färgval du gjort under Mina inställningar. Ansökan har också ändrat status till Beviljad. Sådan frånvaro som du inte behöver ansöka om, visa som fastställd frånvaro direkt vid rapportering. Medvind Informationsteknik AB Sida 18
Ledighet som du inte behöver ansöka om Det kan finnas vissa frånvaroorsaker som du inte behöver ansöka om. De behöver inte beviljas av din chef utan frånvaron blir fastställd direkt vid rapportering. Det kan vara t.ex. sjukfrånvaro eller vård av barn. När du ska rapportera sådan frånvaro för en viss dag, dubbelklickar du på den dagen. På daginformationens nedre del rapporterar du frånvaron. 2 3 4 1 1. Du börjar med att välja frånvaroorsak ur listan. Klicka på pilen för att öppna rullgardinsmenyn. 2. Som förslag till Datum from får du samma datum som den dag du markerade och dubbelklickade på. Datumet kan du givetvis ändra. 3. Glöm ej att ange till och med datum i fältet Datum tom. Om Datum tom, lämnas blankt, gäller frånvaron tillsvidare. Frånvaron räknas bara av, för dagar som innehåller arbetstid, så du behöver inte göra uppehåll för lediga dagar utan rapporterar första och sista dag på frånvaron/ledighetsönskemålet. 4. Klockslag i fälten Från kl. och Till kl. anger du endast om frånvaron gäller del av dag. När du är klar måste du spara genom att klicka på Spara. När du har sparat din rapportering visas frånvaron under rapporteringsraden. S.k. fastställd frånvaro kan du ändras om du har behörighet att göra det. Medvind Informationsteknik AB Sida 19
Frånvarolistan - Se all rapporterad frånvaro För att se en lista över tidigare rapporterad frånvaro kan du klicka på valet Frånvaro högst upp på bilden daginformation. I frånvarolistan finner du tidigare rapporterad frånvaro. 1 2 1. I kolumnen Orsak kan du klicka på länken i frånvaroorsaken och du får då upp en ny bild där du kan göra en ändring. 2. I kolumnen Ta bort kan du klicka på krysset för att ta bort den rapporterade frånvaron. Löneartslistan - Se alla rapporterade lönearter För att se en lista över tidigare rapporterade lönearter kan du klicka på valet Lönearter högst upp på bilden daginformation. Medvind Informationsteknik AB Sida 20
I löneartslistan finner du tidigare rapporterade lönearter. 4 1 2 3 1. Du kan välja om du vill se periodens rapporterade lönearter, eller alla rapporterade lönearter. 2. Funktion att skriva ut en lista med rapporterade lönearter. 3. I kolumnen Löneart kan du klicka på länken i Lönearten och du får då upp en ny bild där du kan göra en ändring. 4. I kolumnen Ta bort kan du klicka på krysset för att ta bort den rapporterade Lönearten. Ledighetsansökan - Se alla rapporterade ansökningar För att se en lista över tidigare sökta ledigheter kan du klicka på valet Ledighetsansökan högst upp på bilden daginformation. Det är samma dialog som Ledighetsansökan i planeringsvyn. Se beskrivning Ansöka om ledighet. Medvind Informationsteknik AB Sida 21
Frånvaro del av dag, klockslagsrapportering En dag: I detta exempel är normalarbetstiden 07.00 15.00 Om rapporteringen avser: en dag från passets början till klockan 13.00. En dag från 13.00 till passets slut En dag mellan kl. 13.00 14.00 Flera dagar Frånvaro rapporteras från kl.12.00 på dag 1, hela dag två och till klockan 13.00 på dag 3 Medvind Informationsteknik AB Sida 22
Godkänn för attest För att din chef ska kunna se att du är klar med din rapportering för månaden, måste du klarmarkera dina tider. Klicka på knappen När du klickar på knappen visas följande bild: Klicka på den dagen du vill godkänna t.o.m. När du markerat dag får du en kontrollfråga där du kan välja att klicka OK eller om du vill Avbryta. Vill du ändra datum för klarmarkering, klickar du på Avbryt och markerar ny dag. När du klickar på OK ändrar knappen text: OBS! Godkännandet sker omedelbart. Du kan inte själv återkalla Ett godkännande det måste din arbetsledare/chef göra. Medvind Informationsteknik AB Sida 23