Umeå universitets modell för redovisning av gemensamma kostnader Beskrivning av redovisningsmodellen
Innehållsförteckning Inledning 1 Bakgrund 2 Modellbeskrivning 4 Kostnadsbaserad modell 4 Kärn- och stödverksamhet 5 Kostnaderna delas in i direkta, indirekta och gemensamma kostnader 7 Tre nivåer 8 Olika påslag för grundutbildning och forskning/forskarutbildning 9 Fasta belopp och fördelning av dessa 10 Hur beräknas procentsatsen för påslag? 12 Medfinansiering 13 Fullkostnadskalkyl 14 Ytterligare information 15
Inledning Umeå universitet införde 2010-01-01 en ny modell för redovisning av gemensamma kostnader. Modellen ger en rättvisande redovisning och kalkylering, samt gör det enkelt att följa upp att det vid universitetets olika verksamheter finns ekonomisk täckning för samtliga kostnader, det vill säga full kostnadstäckning. Modellen ger forskare en säker uppfattning om vilka olika slags kostnader som är hänförliga till projekten. Flera forskningsfinansiärer vill också ha en tydlig redovisning av de administrativa kostnader som belastar forskningsprojekt, eftersom olika universitet och högskolor tidigare har gjort detta på olika sätt. Vi hoppas att denna broschyr kommer att bidra till att kunskapen och förståelsen för redovisningsmodellen ökar. 1
Bakgrund Umeå universitet har som huvudsaklig uppgift att bedriva utbildning, forskning och samverkan med det omgivande samhället, vilket betraktas som universitetets kärnverksamhet. För att kunna bedriva denna verksamhet tilldelar staten anslagsmedel, men även externa finansiärer bidrar till att finansiera en stor del av verksamheten. I takt med att universitetet har växt, har också den externt finansierade verksamheten blivit större, vilket totalt sett har lett till ökade krav på gemensamma funktioner såsom löne- och ekonomiadministration, ledning, IT-verksamhet, och allt annat som behövs för att kärnverksamheten ska fungera. I redovisningsmodellen betraktas dessa gemensamma funktioner som stödverksamhet. SUHF, Sveriges universitets- och Högskoleförbund, genomförde under 2007 en jämförelse mellan Sveriges lärosäten, där de tittade på hur kostnader för gemensamma funktioner beräknades på respektive lärosäte. De fann då att kostnaderna beräknades och redovisades väldigt olika, vilket ibland har gjort det svårt att motivera kostnaden för gemensamma funktioner - eller så kallad overhead - för finansiärerna. Därför beslutade SUHF i november 2007 att rekommendera samtliga lärosäten att införa en ny modell för kostnadsredovisning. Huvudskälen till detta var flera. Dels ville de att alla lärosäten skulle använda samma beräkningsgrunder, dels ville de tydliggöra vilka gemensamma kostnader som utgör stödverksamheten. De senare utgör den tidigare så kallade overheaden. 2
Ytterligare en bakgrundsfaktor har varit den kritik som det tidigare schablonpåslaget på 35 procent har fått från både forskarvärlden och från Riksrevisionen, och där en av synpunkterna från Riksrevisionen var att det saknades en rättvisande bild av vilka kostnader ett enskilt projekt verkligen har genererat. Utifrån detta tillsattes en projektgrupp för införandet av en ny redovisningsmodell vid Umeå universitet och i december 2007 fastställde rektor en projektplan för projektarbetet. Redovisningsmodellen har också accepterats av Regeringen och i regleringsbrevet för 2009 fastställdes att modellen ska användas för beräkning av vilka kostnader som ska utgöra overheaden och som därmed ska klassificeras som indirekta kostnader. Några lärosäten införde redovisningsmodellen 2009 medan resterande, däribland Umeå universitet, införde den 2010. 3
Modellbeskrivning Redovisningsmodellen är en kostnadsbaserad modell och är gemensam för samtliga svenska universitet och högskolor. Den tillämpas för alla verksamheter vid Umeå universitet, det vill säga både anslagsfinansierad och externfinansierad verksamhet, vilket är en förutsättning för att modellen ska kunna fungera bra när det gäller fördelning av gemensamma kostnader. Kostnadsbaserad modell Alla medel, såväl anslagsmedel, uppdragsmedel som bidragsmedel, utbetalas i sin helhet direkt till institutioner, enheter, forskningsprojekt, med flera. Det finns gemensamma kostnader på universitets-, fakultets- och institutions-/enhetsnivå som ska finansieras. Dessa gemensamma kostnader får institutionen/ enheten vara med och betala, vilket sker genom debitering av fasta belopp som årligen fastställs per institution/enhet i samband med universitetets budgetprocess i november. Hur stort det fasta beloppet ska vara för varje institution/enhet beror dels på hur stor institutionens/enhetens historiska kostnadsbas varit (genomsnitt av de två senaste åren), dels på omfattningen av de gemensamma kostnaderna. 4
Kärn- och stödverksamhet Modellen särskiljer (klassificerar) verksamheternas kostnader och delar in dessa i kärnverksamhet och stödverksamhet. Detta för att tydligt kunna redovisa alla kostnader. Som stöd för att klassificeringen ska bli så gemensam som möjligt vid Umeå universitet, har mallar utarbetats. För att budget i så stor utsträckning som möjligt ska överensstämma med det verkliga utfallet är det viktigt att både kostnader för kärn- och stödverksamhet budgeteras. Kärnverksamhet: Kärnverksamhet är all verksamhet som bedrivs vid universitetet i syfte att uppfylla det övergripande verksamhetsmålet och som inte är att betrakta som stöd eller ledning, det vill säga utbildning (grundnivå och avancerad nivå), forskning och utbildning på forskarnivå (inkl. konstnärligt utvecklingsarbete), samt samverkan och innovation. Utöver denna kärnverksamhet finns inom universitetsförvaltningen enheter som genom sitt uppdrag också bedriver kärnverksamhet, så som Studentcentrum, ITS, Universitetsservice, med flera. I redovisningen består kärnverksamheten i sin tur av så kalllade kostnadsbärare. En kostnadsbärare är en avgränsad verksamhet på den lägsta och minsta nivån som ska synliggöra samtliga intäkter och kostnader och som ska debiteras kostnader för stödverksamhet. Som exempel på kostnadsbärare kan vara ett enskilt forskningsprojekt eller en uppdragsutbildning. För anslagsfinansierad grundutbildning är det totala utbildningsuppdraget vid en institution/enhet den enskilda kostnadsbäraren. 5
Stödverksamhet: Stödverksamhet är de gemensamma aktiviteter som bedrivs av stöd- och ledningsfunktioner och som behövs för att institutionens/enhetens egen kärnverksamhet ska fungera. Stödverksamhetens kostnader delas i sin tur in i följande sex huvudfunktioner: 1. Ledning 2. Utbildnings- respektive forskningsadministration 3. Ekonomi- och personaladministration 4. Infrastruktur och service 5. Bibliotek 6. Nivåspecifikt, m.m. Dessa huvudfunktioner har fastställts av SUHF och tillämpas av hela Umeå universitet, samt av samtliga lärosäten och högskolor, vilket bland annat underlättar jämförbarheten såväl internt inom Umeå universitet, som mellan lärosätena i Sverige. Indelningen av verksamheten i kärn- respektive stödverksamhet har inneburit förändringar i redovisningen jämfört med den modell som Umeå universitet tillämpade före år 2010. Kostnaderna för kärn- respektive stödverksamheten särredovisas och blir därmed lättare att följa upp. 6
Kostnaderna delas in i direkta, indirekta och gemensamma kostnader Kostnaderna i redovisningsmodellen definieras olika beroende på om dessa uppkommer i kärn- eller stödverksamheten. Direkta kostnader: Uppstår i kärnverksamheten och är direkt hänförliga till en viss kostnadsbärare. Begreppet direkta uttrycker att kostnaderna har ett samband och en exakt koppling till en särskild kostnadsbärare. Det är kostnadsbärarens utnyttjande av resurser, huvudsakligen i form av arbete och material, som framkallar dessa kostnader. Indirekta kostnader: Uppstår i kärnverksamheten och är gemensamma för alla eller flera kostnadsbärare. Begreppet indirekta uttrycker att kostnaderna inte har ett direkt utan ett indirekt samband till en kostnadsbärare. Begreppet låter också förstå att kostnaderna inte kommer från kostnadsbärarens egen beslutade verksamhet utan från det indirekta nyttjandet av organisationens gemensamma resurser. De indirekta kostnaderna för kostnadsbärarna återfinns som gemensamma kostnader på fördelningsnivåerna i universitetets organisation. Gemensamma kostnader: Uppstår i stödverksamheten. Kostnader som uppstår på grund av de stöd- och ledningsfunktioner som finns, samt kostnader som är gemensamma för all verksamhet och som institutionen/enheten anser att det är rättvist att alla forskare, projekt, m.fl. är med och betalar. 7
Tre nivåer Redovisningsmodellen tillämpas på tre nivåer; universitetsgemensam nivå, fakultetsnivå, samt institutions-/enhetsnivå. Gemensamma kostnader som uppstår på respektive nivå betalas via de fasta belopp som årligen fastställs och som tekniskt fördelas till kostnadsbäraren med ett procentpåslag direkt till kärnverksamheten. Procentpåslaget sker i den takt kärnverksamhetens kostnader uppstår. Allmänt kallas dessa tre påslag för UGEM (universitetsgemensamma kostnader), FGEM (fakultetsgemensamma kostnader) och IGEM (institutions-/enhetsgemensamma kostnader). Universitetsgemensam nivå Fakultetsnivå Institutionsnivå Kostnadsbärare Kostnadsbärare Kostnadsbärare Kostnadsbärare 8
Olika påslag för grundutbildning respektive forskning/forskarutbildning En av grundtankarna bakom modellen är att varje verksamhet ska stå för sin andel av gemensamma kostnader. Det vill säga forskning/forskarutbildning (FO/FoU) ska bara betala för delar av de gemensamma kostnaderna som är riktade till FO/FoU och de delar som av de gemensamma kostnaderna som är riktade till grundutbildningen (GU) ska betalas av GU. I de fall resurser riktar sig till både FO/FoU och GU ska fördelning mellan verksamheterna göras. De gemensamma kostnaderna samlas därför upp på GU respektive FO/FoU på varje enskild nivå. Sammanfattningsvis innebär det att det blir olika fasta belopp och procentpåslag på varje nivå, dels beroende på vilken typ av verksamhet det rör sig om, dels på vilken nivå procentpåslaget avser. 9
Fasta belopp och fördelning av dessa I figuren på nästa sida visas flödet av fasta belopp inom universitetet och nedan följer en förenklad beskrivning av detta flöde. (1) På universitetsgemensam nivå och på fakultet/förvaltning uppstår gemensamma kostnader som kärnverksamheten ska vara med att betala. Detta sker genom att en kostnad (fast belopp) fördelas ned till alla institutioner/enheter. Fasta belopp ger en tydlighet och förutsägbarhet för institutioner/enheter samt ger mindre bromseffekt vid ansökan om nya medel. (2) Varje gång det uppstår direkta kostnader (i form av t.ex. löne- och driftskostnader i t.ex. ett forskningsprojekt), uppstår även indirekta kostnader (i form av procentpåslag). (3) Procentpåslaget innebär att institutionens/enhetens kostnad för de fasta beloppen och institutionens/enhetens egna gemensamma kostnader avräknas (kostnadsreduktion). 10
Universitetet centralt Fakultet/Förvaltning (1) Fasta belopp Institution/enhet (3) Kostnadsreduktion 1. Forskare söker bidrag (fullkostnadskalkyl > 50 tkr) 2. Finansiär/er biviljar bidrag 3. Kommunikation med prefekt om ev. medfinansiering Utbetalning av forskningsbidrag Forskningsprojekt (kostnadsbärare) Projektet startar (2) Direkta kostnader uppstår (på grund av kärnverksamheten) Lön Drift, avskrivningar Lokaler + (2) Indirekta kostnader uppstår (på grund av stödverksamheten) Andel av univ.gem.kostnader (UGEM) Andel av fak.gem.kostnader (FGEM) Andel av inst.gem.kostnader (IGEM) Total kostnad för forskning I den allra bästa av världar skulle summan av genomförda kostnadsreduktioner vid årets slut helt motsvara institutionens/ enhetens kostnader för fasta belopp och resultatet skulle bli plus-minus-noll. I den verkliga världen, där en av redovisningsmodellens principer är att budgeterade värden används vid beräkning, uppstår istället oftast ett under- eller överskott hos institutionen/ enheten. Detta under- eller överskott kallas för budget- och kalkyldifferenser. Mer om dessa kan du läsa om här https://www.anstalld.umu.se/digitalassets/84/ 84854_differenshantering-nrm-2012.pdf. 11
Hur beräknas procentsatsen för påslag? Procentsatsen för påslag beräknas på de budgeterade kostnaderna för stödverksamheten (på samtliga nivåer, men för universitetsgemensam och fakultetsnivå är dessa beslutade i s.k. fasta belopp) i förhållande till den budgeterade kostnadsbasen inom kärnverksamheten. Institutionens/enhetens gemensamma kostnader Institutionens/enhetens kostnadsbas = procentsats för påslag Eftersom både institutionens/enhetens, fakultetens/förvaltningens och de universitetsgemensamma stödkostnaderna varierar, samt även den egna kostnadsbasen, så varierar även procentsatserna mellan institutioner/enheter. Beräkningen görs för grundutbildning för sig och forskning/ forskarutbildning för sig. Kostnadsbasen utgör de kostnader som ska bära kostnaderna för stödverksamheten. Vid Umeå universitet utgör kostnadsbasen löne- och driftskostnader, exklusive lokaler, stipendier, avskrivningar och interna transaktioner. Den är gemensam för hela universitetet samt även för samtliga lärosäten med medicinsk fakultet i Sverige. 12
Medfinansiering Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till att ett projekt har full finansiering (full kostnadstäckning) och de ska därmed också betala proportionell andel av stödverksamhetens kostnader. Det förekommer dock att ett projekt inte har full kostnadstäckning och det blir då aktuellt med medfinansiering. I universitetets centrala budgetprocess beslutas årligen vilka finansiärer och projektmedel som respektive nivå (universitetsgemensam nivå, fakultets-/förvaltningsnivå, samt institutions-/enhetsnivå) ska medfinansiera. Utöver dessa kan prefekt/motsvarande besluta om egen medfinansiering av samtliga nivåer, under förutsättning att medel finns avsatta för detta i institutionens/enhetens budget. För att medfinansiering ska kunna beviljas av universitetsgemensam nivå, måste flera kriterier var uppfyllda. Projektet ska ha en omslutning på minst en miljon kronor och samtliga nivåer (universitetsgemensam nivå, fakultets-/förvaltningsnivå, samt institution-/enhetsnivå) ska medfinansiera de gemensamma kostnader som uppstår på den egna nivån. Utöver detta måste ett av följande tre kriterier vara uppfyllt: 1. Projektet eller verksamheten är viktigt ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet. 2. Projektet eller verksamheten omfattar strategiskt viktiga samarbetspartners för Umeå universitet. 3. Genom att projektet eller verksamheten beviljas medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader uppnås positiva konsekvenser av stor betydelse för Umeå universitet. 13
Beslutad medfinansiering erhålls till ett särskilt projektkonto på respektive institution/enhet. Med automatiska bokföringar vidarebefordras därefter medfinansieringen vidare till det bidragsprojekt som har erhållit full medfinansiering. För att detta tekniskt ska fungera måste registrering av beviljad medfinansiering ske i Umeå universitets kontraktsdatabas. För mer detaljerad information om medfinansiering hänvisas till hemsidan för medfinansiering https://www.anstalld.umu.se/ekonomi-och-planering/ redovisning/ny-redovisningsmodell/medfinansiering/. Fullkostnadskalkyl Vid ansökningar om externa forskningsbidrag finns en fullkostnadskalkyl framtagen som hjälpverktyg. Kalkylen är tänkt ska fungera som ett stöd för beräkning av full kostnadstäckning och uppdateras årligen med aktuell nivå för LKP, semestertillägg, etc. För mer detaljerad information om fullkostnadskalkylen hänvisas till hemsidan för externa forskningsansökningar https://www.anstalld.umu.se/ekonomi-och-planering/ redovisning/ny-redovisningsmodell/externaforskningsansokningar/. 14
Ytterligare information Modellens tillämpning skiljer sig något mellan både våra institutioner/enheter och mellan våra fakulteter/förvaltning. Som forskare/lärare eller annan anställd personal, rekommenderas du därför att i första hand kontakta institutionens/enhetens egen ekonomiadministratör/motsvarande om du har frågor som gäller modellen för redovisning av gemensamma kostnader. Som ekonomiadministratör/motsvarande kan du vända dig till din fakultets/förvaltningens budgetsamordnare om du behöver stöd, men också till Ekonomienheten och Planeringsenheten. För att se ansvarsfördelning för olika områden beträffande modellen, se följande länk https://www.anstalld.umu.se/digitalassets/49/49968_drift_ ny_redovisningsmodell.pdf. Vi vill också hänvisa till modellens hemsida för mer detaljerad information samt kontaktformulär http://www.anstalld.umu.se/ekonomi-och-planering/ redovisning/ny-redovisningsmodell/. 15
Planeringsenheten Produktion Print & Media, Umeå universitet. 2012/03621. Foto Mattias Pettersson.