Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Johan Tallhage Godkänd av: : Sida: 1 (6) Flödesschema - Uppdelning av landstingets fastigheter i Strategiska resp. Marknadsfastigheter Insamling av information och intern/extern värdering Upprättande av Objektsbeskrivning Upprättande av tidplan Annonsering Direktförsäljning Visning av försäljningsobjekt Visning av försäljningsobjekt Anbudsförfarande Förhandling Förhandling Beslut om försäljning Upprätttande av köpekontrakt Avstyckning/planläggning/ fastighetsbildning Köpebrev/tillträde/redovisning
Sida: 2 (6) Landstingets fastigheter är indelade i strategiska fastigheter, som ska behållas av landstinget och marknadsfastigheter som ska försäljas. Förändringar i uppdelningen mellan strategiska fastigheter och marknadsfastigheter fattas av Locums styrelse. Det finns även fastigheter som klassats som strategiska där delar av fastigheten kan avskiljas och försäljas. Fastighetsförteckning med uppdelning i strategiska fastigheter och marknadsfastigheter finns i fastighetsregistret i LEB och på intranätet. Strategiska fastigheter Strategiska fastigheter är sådana där det bedrivs landstingsfinansierad verksamhet som det ur ett vårdserviceperspektiv är viktigt att långsiktigt förfoga över. Marknadsfastigheter Marknadsfastigheter är huvudsakligen sådana där landstinget anser att det inte ur ett vårdserviceperspektiv är viktigt att långsiktigt förfoga över fastigheten. Insamling av information och intern/extern värdering Som underlag för värdering och objektsbeskrivning samlar projektledaren in och strukturerar all relevant information om fastigheten. Se Checklista Insamling av information inför försäljning. För att få en uppfattning om rätt pris är huvudregeln att externa värderingar ska göras av de fastigheter som ska säljas. Checklista inför värdering av fastighet vid försäljning används som hjälpmedel. Undantag från detta ska dokumenteras i försäljningsakten. Ett värderingsuppdrag lämnas till ett eller flera externa värderingsföretag. De värden som värderingsföretagen anger bör överensstämma med den bedömning Locums projektledare har gjort. Om värdena inte överensstämmer går projektledaren, tillsammans med respektive värderingsföretag, igenom vilka parametrar som lagts till grund för värdebedömningarna varefter man resonerar sig fram till ett värde som
Sida: 3 (6) man bedömer som rimligt. Detta värde stäms sedan av med chef/vd. Man bestämmer nu också hur fastigheten bäst ska bjudas ut. En fastighetsvärdering som ligger till grund för försäljningsbeslut bör endast i undantagsfall vara äldre än 6 månader. Skälen för undantagen ska godkännas/ beslutas av avdelningschef eller motsvarande. Objektsbeskrivning Inför försäljning utarbetar projektledaren en objektsbeskrivning, se exempel nedan. I beskrivningen tas all väsentlig information upp om fastigheten. Detta är ett dokument som ligger till grund för köparnas beslut att förvärva eller ej. Tidplan Varje försäljningsärende åtföljs av en tidplan som anger: 1. När fastigheten ska bjudas ut 2. När visning ska ske 3. När eventuella anbud ska inlämnas 4. När köpekontrakt beräknas tecknas 5. När eventuella villkor ska vara uppfyllda 6. När fastighetsförsäljningen kan avslutas 7. När köpeskillingen redovisas till ekonomiavdelningen Tidplanen är en levande handling, som revideras vartefter olika aktiviteter genomförts. Annonsering Normalt utannonseras försäljningar i dagspressen samt på Locums hems i- da www.locum.se. Undantag kan göras om försäljning avser överföring av mark till grannfastighet eller liknande eller om det finns skäl att anta att en annonsering skulle ge ett sämre försäljningsresultat än en försäljning genom direkt förhandling med en eller ett fåtal intressenter. Visning av försäljningsobjekt Locums representanter ska ha en tydlig namnskylt eller annan identifiering, så att intressenterna förstår vilka som kommer från Locum.
Sida: 4 (6) Anbud I annonsen och i annat material som Locum tillhandahåller ska det framgå att Locum förbehåller sig rätten att fritt anta eller förkasta anbud och även rätten att fortsätta förhandla med den eller de anbudsgivare som bedöms som mest intressanta. Vid öppning av anbud ska minst två Locumföreträdare delta och ett anbudsöppningsprotokoll föras som undertecknas av båda anbudsöppnarna och läggs till akten. Förhandling I samråd med chef/vd förhandlar projektledaren med den eller de mest intressanta anbudsgivarna. Förhandlingen syftar till att precisera anbudssumman, tillträdesdag, betalningsdag, ränta på reverser, ansvar för fastighetens skick m.m. Vid förhandlingens slut ska ett utkast till köpekontrakt finnas som parterna är överens om. Beslut Beslut om försäljning av landstingets fastigheter fattas med landstingsfullmäktiges uppdrag och enligt styrelsens arbetsordning samt beslutsordning för Landstingsfastigheter Stockholm (LFS). Köpekontrakt Eventuella kvarstående oklarheter slutförhandlas och skrivs in i köpekontraktet. I enlighet med landstingets övergripande miljöprogram, steg 4, skrivs regelmässigt in i kontraktet att landstinget ansvarar för kostnader för sanering av miljöföroreningar om så erfordras. Projektledaren kompletterar köpekontraktet med bilagor såsom kartor, ritningar, utdrag ur fastighetsregistret, behörighetshandlingar för såväl köparen som för den, som för landstingets räkning, ska underteckna kontraktet. Vid köpekontraktets undertecknande kommer parterna överens om formerna för hur och när överlåtelsen ska offentliggöras. Huvudregeln är att det är Locum som offentliggör överlåtelsen.
Sida: 5 (6) I samband med tecknandet av köpekontraktet betalar köparen överenskommen handpenning. Projektledaren lämnar en kopia på köpekontraktet till ekonomiavdelningen och berörd fastighetschef. Avstyckning/planläggning/fastighetsbildning Många av de försäljningar som genomförs avser del av fastighet eller en fastighet som ska planläggas för annat ändamål än vård. Dessa försäljningar kan avse ett markområde eller en byggnad som ska avstyckas från en större fastighet eller en fastighet som ska byggas om till annat ändamål än vård. Projektledarens uppgift är att bevaka att fullständiga handlingar inlämnats och att handläggningen av ärendet ej fördröjs. Pantbrev/servitut Landstingets fastigheter är regelmässigt obelånade och några pantbrev finns normalt inte uttagna. För att underlätta hanteringen kan projektledaren på köparens bekostnad ta ut de pantbrev som erfordras för köparens lån så att dessa finns tillgängliga på tillträdesdagen. Många av de försäljningar som genomförs avser del av fastighet. I dessa fall finns alltid en paragraf i köpekontraktet som säger att köpare och säljare är överens om att tillskapa de servitut och nyttjanderätter som erfordras för att den försålda fastighetsdelen ska kunna avskiljas på ett ändamålsenligt sätt. Köpebrev När alla förutsättningar för köpets genomförande har uppfyllts upprättar projektledaren ett köpebrev. Köpebrev är normalt en kvittens på att köpeskillingen i sin helhet har betalats men ska också uppta de eventuella villkor som ska gälla efter det köparen har tillträtt fastigheten. Tillträde Inför tillträdet har projektledaren tagit fram köpebrev, likvidavräkning, eventuella skuldebrev, värdeintyg och samtliga övriga handlingar som köparen kan ha intresse av i egenskap av ny ägare till fastigheten. Projektledaren ser till att fullmakter och övriga behörighetshandlingar är i ordning.
Sida: 6 (6) Redovisning Efter tillträdet lämnar projektledaren insättningskvittot från banken tillsammans med kopia av det undertecknade köpebrevet och likvidavräkningen till ekonomiavdelningen. Kopia av köpekontrakt och köpebrev lämnas även till driftledaren som ansvarar för uppsägning/överföring av kontrakt och avtal som avser driften av fastigheten. Se rutin Driftledning. Originalhandlingar samt all övrig dokumentation som erfordras för att ärendet ska kunna följas lämnas till registraturen för arkivering medan projektledaren behåller kopior för uppföljning av detaljplaner, lösen av skuldebrev m.m. Bilagor Checklista Insamling av information Checklista inför värdering av fastighet vid försäljning Köpekontrakt Köpebrev Likvidavräkning Skuldebrev Värdeintyg Transport
Checklista - Insamling av information Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Johan Tallhage Godkänd av: : 2005-10-05 Sida: 1(2) Checklista Insamling av information inför försäljning. Nyttjanderätter Uppgifter om gällande hyreskontrakt, hyresbelopp, kontraktstider, vem som svarar för olika kostnader, skatter etc. Servitut som betjänar eller belastar fastigheten och som köpare ska informeras om. Nyttjanderätter, som inte inskrivits i fastighetsboken, men som likväl grundar sig på gällande avtal. Kostnader och avtal Befintliga avtal samt uppgifter om kostnader för fastighetens drift, skötsel och underhåll. Genomförda ombyggnads- och underhållsarbeten Finns bygglovshandlingar. Finns besiktningsprotokoll och är eventuella anmärkningar åtgärdade eller ska en köpare överta garantier o dyl. Ålägganden från myndigheter Finns ålägganden från myndigheter betr. fastigheten. Detta kan avse VA, el, m.m. OVK-besiktningar Finns godkänd OVK-besiktning eller finns krav på åtgärder för att få ventilationsanläggningen godkänd. Miljö Fastigheter som är föremål för försäljning ska inventeras avseende förekomst av miljöföroreningar. Vid förekomst av föroreningar ska saneringsbehov och ansvar för sanering utredas.
Checklista - Insamling av information Sida: 2(2) 2005-10-05 Ritningar Finns ritningar över fastigheten, ursprungliga byggnadsritningar, konstruktionsritningar, VA-ritningar, el-ritningar, ritningar från om och tillbyggnader. Finns tomtkarta, ritningar utvisande kulvertar och ledningsstråk över marken.
Checklista inför värdering Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Johan Tallhage Godkänd av: : Sida: 1(1) Checklista inför värdering av fastighet vid försäljning Finns hyreskontrakt som kan omförhandlas till en högre hyra eller kommer hyresintäkterna att sjunka när kontrakten ska omförhandlas? Intern värdering i vilken bedömningar görs av gällande hyror. Finns något omedelbart reparationsbehov eller krävs omedelbara investeringar för att en lokal ska kunna hyras ut på marknadsmässiga villkor? Är kostnaderna för drift- och underhåll normala eller bör man i en värdering beakta eventuella möjligheter att sänka kostnaden? Finns det skatter eller andra pålagor som landstinget ej drabbats av men som en köpare bör lägga in i sin kalkyl /Finns det latenta skatter eller andra pålagor som landstinget bör beakta? Vilket krav på direktavkastning är rimligt med hänsyn till verksamhet, läge och övriga omständigheter?
Objektsbeskrivning, exempel Processägare/rutinansvarig: Samordn. kval.syst: Johan Tallhage Godkänd av: : Sida: 1(2) ADELSÖ-SÄTTRA 3:1, EKERÖ Objekt Läge Fastigheten Adelsö-Sättra 3:1, Ekerö. Byggnaderna är belägna på nordligaste delen av Adelsö, ca 0,5 mil från färjeläget Adelsö-Munsö. Genom södra delen av fastigheten löper Adelsö Ringväg där buss passerar. Fastighetstyp Byggnader Gruppbostäder, herrgård, bostads- och fritidshus samt personalbostäder. Samlat på en del av fastigheten ligger nedanstående 2 byggnader. En byggnad är uppförd 1992 Den innehåller gruppbostäder i ett plan. Stomme och bjälklag i trä, fasader i träpanel samt yttertak av betongpannor. Uppvärmning sker via vattenburen elvärme. En villaliknande byggnad i ett plan med inredd vind och källare, byggd 1920 och totalrenoverad 1990. Reveterat trähus med uppvärmning via egen oljepanna. Delvis mekanisk till- och frånluftsventilation. På en annan del av fastigheten finns följande byggnader: Ett 10-tal bostads- och fritidshus, ett 10-tal institutionsbyggnader, ett 20-tal personalbostäder samt 9 stycken gruppbostäder. Till detta kommer ett antal uthus. Ett av bostadshusen utgörs av en 1600- talsherrgård. Byggnadsåldrarna varierar från 1900-talets början till 1980-tal. Uthyrbar area Planförhållanden Tomtmark Total uthyrningsbar yta uppgår till ca 10 000 m 2. Cirka 2 700 m 2 av denna yta är tomställd. Fastigheten berörs ej av någon fastställd plan. Tomtarealen uppgår till 2 498 641 m². Obebyggda delar består av skogsmark, åker- och betesmark, samt tomtmark.
Objektsbeskrivning, exempel Sida: 2(2) Fastighetstaxering Inteckningar Fastigheten är uppdelad i 2 taxeringsenheter. En taxerad som specialenhet, vårdbyggnad är åsatt typkod 823, en är taxerad som mark för fritidshusändamål, typkod 211, med taxeringsvärde 288 000 kr. Det finns inga pantbrev uttagna. Hyresintäkter 1998 Kontraktssammanställning Hyresgäst Lokaltyp Area Bashyra Index Bas Hyra 1998 löptid m² tkr % index tkr kr/m² t o m EKERÖ KOMMUN Ej specificerat 908 1 108 75 235,1 1 183 1 303 1998-12-31 EKERÖ KOMMUN Ej specificerat 259 26 75 235,1 28 107 1999-12-31 EKERÖ KOMMUN Ej specificerat 928 254 75 235,1 271 292 1999-12-31 LOCUM DRIFT:DISTRIKT:CITY-VÄST Ej specificerat 100 50 75 245,2 52 519 1999-12-31 EKERÖ KOMMUN Ej specificerat 278 97 75 235,1 104 374 1999-12-31 MINA KORTTIDSRESOR AB Ej specificerat 402 206 75 259,6 206 512 2000-10-31 EKERÖ KOMMUN Ej specificerat 962 770 75 235,1 822 854 1999-12-31 EKERÖ KOMMUN Ej specificerat 260 40 75 235,1 43 164 1999-12-31 ANETTE WESTHFAL Ej specificerat 23 3 130 ########### ANETTE WESTHFAL Ej specificerat 18 3 167 ########### MINA KORTTIDSRESOR AB Ej specificerat 47 75 47 1998-09-30 SÄTTRA HERRGÅRD HB Ej specificerat 47 75 47 1999-05-31 SÄTTRA HERRGÅRD HB Ej specificerat 235 94 75 94 400 1999-05-31 EKERÖ KOMMUN Ej specificerat 53 5 75 235,1 6 105 1999-12-31 LOTTA HAGENIUS Ej specificerat 174 1 7 ########### MINA KORTTIDSRESOR AB Ej specificerat 20 75 20 1998-09-30 SÄTTRA HERRGÅRD HB Ej specificerat 20 75 20 2001-05-31 SÄTTRA HERRGÅRD HB Ej specificerat 1 188 40 75 40 34 2001-05-31 EKERÖ KOMMUN Ej specificerat 333 28 75 235,1 30 91 1999-12-31 EKERÖ KOMMUN, SÄTTRA GÅRD PBU-hem, bostäder 363 202 75 245,2 210 578 1999-12-31 PER BJURHOLM Ej specificerat 123 16 133 1999-03-31 SUSANNE WICKSTRÖM Ej specificerat 36 2 67 1998-12-31 EKERÖ KOMMUN Ej specificerat 9 2 75 235,1 2 187 1999-12-31 BENGT DAVIDSSON Ej specificerat 77 14 182 1999-03-31 EKERÖ KOMMUN Ej specificerat 120 38 75 235,1 41 338 1999-12-31 EKERÖ KOMMUN, SÄTTRA GÅRD PBU-hem, bostäder 416 340 75 245,2 353 848 2002-07-31 VAKANT Ej specificerat 2 702 Summa 10 390 3 434 3 656