För kännedom Landstingsstyrelsen Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky HR-direktör Solveig Lampe Redovisningschef Susanne Gårdö Lönechef Josefin Zangerl Carlberg Verksamhetschef SR Anita Bereflod Hälso- och sjukvården Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Chefscontroller Malin Printz INTERN KONTROLLGRANSKNING 2016 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION DIVISION KIRURGI Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av verifikat bokförda under perioden januari-juli 2016. Granskningsanteckningar har lämnats för faktaavstämning och synpunkter har beaktats i rapporten. Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare, attest och kontraattest. Vi har också bedömt leverantörsfakturans formalia, avtalstrohet mot, av landstingets, ingångna avtal samt tillämpning av kontoplan. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Rutin Inte tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Tillfredsställande God Syfte och deltagare Attest/kontraattest Leverantörsfakturans formalia Avtalstrohet gällande hyrpersonal, rese- och hyrbilskostnader Kontoplan Vi har valt att inte jämföra resultatet mot föregående år då hälso- och sjukvården från och med i år rapporterar på divisionsnivå. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-24 59 32 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se SID 1(8)
Bedömningar och rekommendationer redovisas enligt nedan. Syfte och deltagare Granskningen visar att rutin för att ange syfte och deltagare bedöms som tillfredsställande och möjlig att förbättra. Det finns tydliga redovisningsrutiner och Samlad redovisning uppmanar i programmets kommentarsfält att uppgifter om syfte samt deltagare ska anges. Rekommendation: Att stärka rutinen för att ange syfte samt deltagare i inköpssystemet. Attest och kontraattest Granskningen visat att följsamhet till rutinen för attest och kontraattest bedöms som god. I det nya inköpssystemet har kontroll av kontraattest blivit tydligare och lättare att följa. Leverantörsfakturans formalia Leverantörsfakturans formalia bedöms som god men möjlig att förbättra. De vanligaste uppgifterna som saknas på leverantörsfakturan är referenskod (kostnad- och ansvarsställe) samt uppgift om säljarens registreringsnummer till moms. Rekommendation: Skapa rutin så att referenskod alltid lämnas till leverantörer samt se över så att befintliga leverantörer har rätt uppgifter för fakturering. Avtalstrohet Avtalstrohet mot ingångna avtal bedöms som god gällande konton för inhyrd personal, hyrbil- och resekostnader. En stor del av transaktionerna på kontona avser leverantörer som har avtal med Landstinget Sörmland. Tillämpning av kontoplan Vi bedömer att tillämpning av kontoplanen är tillfredställande och möjlig att förbättra. Konsekvent kontotillämpning är viktigt för jämförbarhet och ur uppföljningssynpunkt samt ger förutsättningar för förbättrad ekonomisk information. Rekommendation: Se över definitioner och komplettera anvisningar för tillämpning av kontoplanen. Detta gäller främst konton för intern och extern utbildning, konferenser, extern föredragshållare samt för arvode uppdragstagare. Övriga rekommendationer utifrån granskningens resultat: Att se över och implementera rutiner gällande månadskort till anställda. Det är viktigt att gemensamma rutiner upprättas för att säkerställer att det skattemässiga regelverket följs. SID 2(8)
Att landstinget säkerställer korrekt kontering av räntor för kundfordringar och leverantörsskulder. IAKTTAGELSER Granskning av rutiner För att kunna bedöma den interna kontrollen i löpande redovisning har vi granskat verifikat främst utifrån följande rutiner och anvisningar: Hälso- och sjukvårdens inköps- och beställningsrutiner och administrativa anvisningar, Redovisningsrutiner 1, landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken, Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2, landstingets kod- och kontoplan samt delegationsordning. Bedömning av avtalstrohet har skett mot avtalsdatabasen. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, ska kontraattest ske. Vi har noterat att anvisningar för representation har uppdaterats. Kontoanalyser och stickprov har gjorts på nedanstående konton. Kurs- och konferensavgift Kontot består av ca 480 verifikationer som uppgår till 3 072 tkr, 48 transaktioner har granskats vilket motsvarar 31 procent av kostnaderna på kontot. Två transaktioner avser kostnader för it och logi dessa kostnader borde konteras på annat konto. En transaktion saknar information om vad fakturan avser samt att sju transaktioner saknar antingen referenskod eller så är fakturan utställd till klinikens adress och inte Samlad redovisning. Det är viktigt att konteringen följer samma principer inom landstinget för att kunna få jämförbar och rättvisande räkenskaper. För att säkerställa gemensam hantering av dessa kostnader bör det finnas dokumenterade anvisningar. Interna kurser Kontot består av tio verifikationer med ett värde om 111 tkr, två transaktioner har granskats om 7 tkr, 68 tkr avser utbildning från D-data. De två granskade transaktioner avser seminarier av externt bolag, kostnaderna borde konteras på annat konto som kurs- och konferensavgifter. Vi rekommenderar att förtydliga anvisningarna avseende externa och interna kurser, konferenskostnader samt informationsmöten för vilka kostnader som ska bokföras på respektive konto. Detta för att underlätta 1 Redovisningsrutiner, Ledningsinfo Hälso- och sjukvård nr 2011-033 2 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 3(8)
kontering samt säkerställa korrekt hantering av avdragsgill moms vid representation. Extern föredragshållare Kontot består av nio verifikationer som uppgår till 140 tkr. Två transaktioner har granskats som motsvarar 37 procent av kostnaderna på kontot. En av de två granskade transaktionerna saknar information om föreläsningsämne samt till vilket tillfälle föreläsaren är inbjuden. Övriga kostnader utbildning Kontot består av åtta verifikationer, som uppgår till 25 tkr. En transaktion har granskats som motsvarar 52 procent av kostnaderna på kontot. Transaktionen som granskades avser kostnad för extern kurs, kostnaden borde konteras på konto som avser kurs- och konferensavgift. Uppvaktning personal Kontot består av 55 verifikationer som uppgår till 23 tkr, fem transaktioner har granskats som motsvarar 30 procent av kostnaderna på kontot. Två transaktioner saknar uppgifter om syfte och mottagare, vilket gör det svårt att bedöma om verksamheten följer de administrativa anvisningarna. Informationsmöten, personalfester Kontot består av 10 verifikationer som uppgår till 41 tkr, två transaktioner har granskats som motsvarar 51 procent av kostnaderna på kontot. De granskade fakturorna saknar registreringsnummer för moms. Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 198 verifikationer på tillsammans 461 tkr, 25 transaktioner har granskats som motsvarar 33 procent av kostnaderna på kontot. Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. En transaktion attesteras av person som inte är anmäld som attestant till hälso- och sjukvårdens kodplan. Tre transaktioner avser uppvaktning av personal dessa kostnader borde konteras på konto som avser uppvaktning och gåvor till personal. SID 4(8)
Resekostnader, biljetter m.m. Kontot består av 817 verifikationer som uppgår till 786 tkr, 25 transaktioner har granskats som motsvarar 17 procent av kostnaderna på kontot. Tre leverantörsfakturor saknar referenskod. Sju transaktioner saknar syfte eller deltagare samt att tre transaktioner avser pendelkort till anställd. Vi noterade vid föregående års granskning att verksamheten köpt månadskort till anställda för tjänsteresor. Vi rekommenderade då att upprätta gemensamma rutiner för hantering av månadskorten som säkerställer att det skattemässiga regelverket följs. Enligt hälso- och sjukvårdsförvaltningens svar skulle gemensamma rutiner för hantering av månadskorten upprättas. I årets granskning har vi inte funnit dessa rutiner. Under 2016 ändrades delegationer och rutiner kring beslut om konferensoch studieresor utanför Danmark, Finland och Norge. Landstingsdirektören har vidaredelegerat beslut om utlandsresor till hälso- och sjukvårdschef för personal inom hälso- och sjukvården efter godkännande av respektive divisionschef 3. Under granskningen har vi fått ta del av en sammanställning över godkända utlandresor, där klinik, namn, land, datum, diarienummer och godkännande finns angivet. Vi har gjort stickprov på sammanställningen och har inget att anmärka på. Hotell och logikostnader Kontot består av 421 verifikationer på tillsammans 1 241 tkr, 25 transaktioner har granskats som motsvarar 20 procent av kostnaderna på kontot. Kostnader för sjukresor har bokförts på kontot, liksom tidigare år. Landstinget har ett eget konto för sjukresor vilket bör användas vid bokföring av dessa kostnader. Tre transaktioner saknar syfte och deltagarförteckning. Detta gör att vi inte kan bedöma om kontrattest av överordnad bör ske. Extern representation På kontot finns tre verifikationer som uppgår till 1 tkr, en transaktion har granskats utan anmärkning. Förtäring, konferenslokal vid möten/sammankomster Kontot består av 335 verifikationer som uppgår till 909 tkr (558 tkr avser interndebitering). 32 transaktioner av de externa leverantörsfakturorna har granskats, vilket motsvarar 86 procent av kostnaderna till extern leverantör. Tre av de 32 granskade transaktionerna avser kostnader för logi och borde konteras på konto som avser hotell- och logikostnader. Två leverantörsfakturor saknar referenskod. 3 Landstingsstyrelsen 7/16, Landstingsstyrelsens delegationsordning SID 5(8)
Arvode uppdragstagare Kontot består av 19 verifikationer på tillsammans 397 tkr, fyra transaktioner har granskats om 309 tkr vilket motsvarar 78 procent av kostnaderna på kontot. 14 verifikat (89 tkr) har hanterats via lön. De granskade transaktionerna avser ett bolag som anlitats för tjänstgöring på sjukhusens öron näsa halsmottagningar. Vad det är för kompetens som anlitats framgår inte. Detta gör att bedömning om kontotillämpning inte går att göra. Enligt definitionen för hälso- och sjukvården ska kontot belastas med kostnader för konsulter i sjukvårdsverksamhet som har annan kompetens än verksamheten normalt inte ska ha anställd Enligt L-Bas 2013 ska kostnader som avser landstingets personal och förtroendevalda redovisas här i kontoklass 4. Med landstingets personal menas både anställd och tidigare anställd (pensionerad) personal och uppdragstagare, som enligt lagstiftning om sociala avgifter likställs med anställda. Vidare i L-Bas avser kontoklass 43xx kostnadsersättning och naturaförmåner. Vi rekommenderar att landstinget ser över definitioner och harmoniserar kontotillämpning till L-Bas 2013 samt upprättar anvisningar för kontotillämpning. Inhyrd personal Enlig hälso- och sjukvårdens definition ska konton avseende inhyrd personal belastats med kostnader för inhyrd personal som verksamheten hyr in när brist råder av den kompetens som landstinget normalt skulle anställt. Kontot består av nio verifikationer som uppgår till 451 tkr. Två transaktioner har granskats som motsvarar 71 procent av kostnaderna på kontot. De två granskade leverantörsfakturorna avser en gynekolog och personal till kvinnokliniken. Konton finns för läkare respektive sjuksköterkor för särredovisning. Inhyrd personal, läkare Kontot består av 141 verifikationer som uppgår till 13 327 tkr, 17 transaktioner har granskats som uppgår till 56 procent av kostnaderna på kontot. Det finns 18 leverantörer på kontot 16 av dessa leverantörer har avtal med landstinget. Inga anmärkningar har noterats på kontot. SID 6(8)
Inhyrd personal, sjuksköterskor Kontot består av 301 verifikationer som uppgår till 5 025 tkr, 25 transaktioner har granskats som motsvarar 20 procent av kostnaderna på kontot. Åtta leverantörer finns på kontot en av de åtta leverantörerna har inte avtal med Landstinget Sörmland. Inga övriga noteringar. Konsultarvode Kontot består av 20 verifikationer som uppgår till 475 tkr, tre transaktioner har granskats som motsvarar 53 procent av kostnaderna. Enligt definitionen i L-Bas skall konsultarvoden för speciella konsultationer och utredningar över tekniska, administrativa, ekonomiska och skattefrågor m.m. redovisas på dessa konton. Enligt Hälso- och sjukvårdens egen definition ska kostnad för konsulter som ej rör sjukvårdsverksamhet kostnadsföras på detta konto exempel som nämns är kostnader för organisationsöversyn och föreläsare. En rekommendation är att se över de exempel på kostnader som hälso- och sjukvården tar upp då konto för extern föredragshållare finns i kontoplanen. De tre granskade transaktionerna saknar information om konsulttjänsterna, vilket gör att det inte går att bedöma om kontotillämpning skett enligt anvisningar. Extern handledning Kontot består av 31 verifikationer som uppgår till 352 tkr, tre transaktioner har granskats som motsvarar 27 procent av kostnaderna på kontot. Inget avvikande noterat. Övriga främmande tjänster Kontot består av 70 verifikationer som uppgår till 740 tkr, 279 tkr av de 740 tkr avser interndebitering som görs i det så kallade TM-systemet. Åtta transaktioner har granskats vilket motsvarar 46 procent av kostnaderna på kontot. Sex av de granskade transaktionerna avser rekryteringskostnader och köpt verksamhet dessa kostnaden hänför sig till annat konto. En av de granskade fakturorna saknar information om vad kostnaden avser. Övriga kostnader Kontot består av 30 verifikationer som uppgår till 80 tkr, 3 transaktioner har grankats som motsvarar 68 procent av kostnaderna på kontot, inget avvikande noterat. SID 7(8)