1 2 Gruppkontrakt I detta kapitel ingår fyra avsnitt, som beskriver arbetet med att skriva ett gruppkontrakt. De fyra avsnitten är: Arbetsmoment i en projektgrupp för att skapa ett gruppkontrakt Exempel på gruppkontrakt Uppföljning av gruppkontrakt för projektgrupp Uppföljning av den individuella arbetsinsatsen 2.1 Arbetsmoment i en projektgrupp för att skapa ett gruppkontrakt Detta avsnitt är baserat på Rune Olssons erfarenheter av att skapa ett gruppkontrakt, se Olsson (1998). Målet med arbetsmomenten är att diskutera hur ni bör samarbeta och kommunicera i er projektgrupp. Följande arbetsmoment kan ingå i detta arbete: Presentation av projektmedarbetare Fritidsaktiviteter Målsättning Arbetsformer Normer i projektgruppen Brott mot reglerna i gruppkontraktet Tidigare erfarenheter Allmänna förutsättningar Övrig diskussionspunkt Skriva ett gruppkontrakt. Detta gruppkontrakt bör vara klart och underskrivit av alla projektmedarbetare under första kursveckan Diskutera dessa arbetsmoment i er projektgrupp. Presentation av projektmedarbetare Presentera er för varandra i er projektgrupp, genom att berätta om er bakgrund. Sedan kan ni redogöra för varandra om förväntningar, behov och önskningar inför det kommande gemensamma projektarbetet. Ett sätt att bygga upp en arbetsgemenskap i projektgruppen är att man har ett antal ofullständiga meningar, vilka man var och en enskilt besvarar. Sedan går man igenom, i turordning vad man har skrivit i projektgruppen. En god regel är att efterföljande person väntar lika länge som föregående har talat. På så sätt garanteras alla tid att både lyssna på vad andra har sagt och tänka igenom vad man själv ska säga. Ta en mening i taget och gå runt. Sedan börjar ni med nästa mening osv., så att man får höra allas avslut på samma mening direkt efter varandra. Turas om att börja. 1 "Första gången jag startar ett nytt projektarbete så känner jag..." 2 "Jag trivs i en projektgrupp när..." 3 "Jag är ofta en människa som..." 4 "Jag tror jag klarar av... " 5 "När jag tänker på det vi ska göra i projektet så känner jag.. "
2 6 "När saker och ting inte går som jag trott så... " 7 "Om att planera tycker jag..." Fritidsaktiviteter För att klargöra eventuella konkurrerande aktiviteter ska ni berätta för varandra om vilka andra aktiviteter och åtaganden som händer samtidigt. Dessa bör senare synas i er projektplan. Vad händer parallellt med projektet? (Ex: andra kurser, andra uppgifter, fritidsaktiviteter, familj, ishockey-vm ) Vilka andra händelser påverkar projektet? Hur påverkar de? Vilka är mest hjälpande? Vilka är mest hindrande? Anteckna vad ni har berättat för varandra. Målsättning I detta arbetsmoment redovisar var och en i projektgruppen vilka förväntningar samt ambitionsnivå som man har. Besvara, var och en i projektgruppen nedanstående frågor. Vad har jag för vision avseende projektet? Vad vill jag lära mig i projektet? Vilka förväntningar har jag på projektet? Vilken är min ambitionsnivå? Anteckna vad ni har berättat för varandra. Arbetsformer Kom överens om regler för möten och arbetet i stort i er projektgrupp. Ni skall alltid ha en i projektgruppen som agerar som projektledare och någon annan som är projektsekreterare. Växla med att vara projektledare och projektsekreterare så att alla får träna på rollerna under de olika faserna i projektet. Alla roller finns beskrivna i projektplanen. Diskutera igenom nedanstående frågor: Hur ska samordning och rapportering ske inom projektgruppen? Rapportering och diskussion av arbetsmoment, beslut vid mötet, vad och vem utför arbetsuppgifter tills nästa tillfälle m.m. Hur göra med ogiltig frånvaro? Extra uppgift? Hur ska ni gör ifall ni är oeniga? Alla måste vara överens om hur beslut ska fattas: projektledaren ensam, majoritet, samförstånd eller enhälligt? Anteckna vad ni har diskuterat.
3 Normer i projektgruppen Med normer i projektgruppen menar man spelregler för hur man uppträder mot varandra i projektgruppen. Det är viktigt att kunna skilja på sak och person, när man diskuterar och värderar det arbete som man utför i projektgruppen. Personangrepp är inte tillåtna i projektgruppen. Ofta diskuterar man inte dessa normer spontant. Alla antar att de alltid finns. Missförstånd och konflikter kan undvikas om man diskuterar normerna mer öppet i projektgruppen på ett tidigt stadium, innan man har ett gruppkontrakt. Vilka normer vill ni ha i er projektgrupp? Diskutera följande frågor samt anteckna de svar som ni kommer fram till. Exempel på vanligt förekommande normer i en projektgrupp: Den som tiger, samtycker Det är tillåtet att öppet värdera varandras åsikter som rör projektet Så fort någon känner sig osäker på vad någon annan menar i projektgruppen ska man säga till Att inte ställa krav på den arbetsinsats som en projektmedarbetare i projektgruppen utför, visar på dåligt engagemang och dålig ambition Man ska inte förtala en projektmedarbetare i projektgruppen Man behöver inte ha kravet att alla ska göra samma arbetsinsats i projektgruppen Det kan finnas några i projektgruppen som är mer intresserade av ämnet än andra i projektgruppen som kanske bara vill ha godkänt Var ärliga mot varandra och tillåt olika arbetsinsats Brott mot reglerna i gruppkontraktet Var och en berättar om hur man vill bli påmind om de överenskomna reglerna vid misstanke om regelbrott. Ett sätt är att var och en inför de andra i projektgruppen beskriver hur man vill bli påmind om att man har brutit mot någon regel i gruppkontraktet. Det här underlättar för de andra i projektgruppen att under det kommande arbetet såväl ge som att ta kritik. Var och en i projektgruppen ska utföra sin del av projektarbetet. Tillåt aldrig att en projektmedarbetare i er projektgrupp missbrukar ert förtroende utan kräv en förklaring och tillåt inte en upprepning av försummelsen. Anteckna vad ni har diskuterat.
4 Tidigare erfarenheter Vilka är våra kunskaper och erfarenheter inom området? Alla bör berätta vad de kan bidra med. Anteckna vad ni har kommit fram till. Allmänna förutsättningar Vilka lokaler disponerar vi? Utrustning? Hur mycket tid disponerar var och en för arbetet? Anteckna vad ni har kommit fram till. Om ni har behov av grupprum, meddela kursansvarig, i god tid, så bokar kursansvarig grupprum åt er projektgrupp. Övrig diskussionspunkt Det kan finnas övriga punkter som eventuellt också behöver diskuteras, dessa punkter tas upp under denna punkt. Någon av projektmedarbetarna kanske t.ex. har ett dolt handikapp, som man känner behov av att informera de övriga projektmedarbetarna om, på ett tidigt stadium. Skriva ett gruppkontrakt Utforma ett gruppkontrakt för er projektgrupp, exempel på gruppkontrakt finns under avsnitt 2.2. Gruppkontraktet är endast till för projektmedarbetarna i er projektgrupp, och bör vara klart och underskrivit av alla projektmedarbetare i er projektgrupp under inledningen av denna kurs. Senast i slutet av första veckan av kursen bör detta dokument vara klart. 2.2 Exempel på gruppkontrakt Gruppkontraktet nedan och på följande sidor är exempel på ett gruppkontrakt som en projektgrupp skrev under VT 2003 i kursen Systemutvecklingsprojekt, HIIA64. En anonymisering och mindre förändringar har utförts av gruppkontrakten. Ett gruppkontrakt kan innehålla olika saker och utformas mer eller mindre formellt. Vid behov kan projektgruppen revidera innehållet i detta dokument.
5 Gruppkontrakt för grupp X med avseende på kursen HIIA64, Systemutvecklingsprojekt Projektgruppen består av följande personer: () () Tidsrelaterade riktlinjer Arbetet med projektet skall så långt som möjligt bedrivas dagtid under veckans fem arbetsdagar. Under dessa dagar vill vi försöka att ha ett strukturerat arbete mellan kl. 08 och 17. En akademisk kvart använder vi oss av här, arbetet skall alltså vara igång 08.15 på morgonen. Om det blir aktuellt att arbete med projektet andra tider, till exempel under helger, så går detta givetvis bra. De strikta kraven på närvaro kan här sidosättas till viss del. Om man av någon anledning blir sen till någon inplanerad träff skall man i så god tid som möjligt meddela detta till för fasen ansvarig projektledare. Detta är viktigare att tala om att man blir sen, inte varför man blir sen! Vid upprepade förseningar från en och samma projektgruppsmedlem skall problemet tas upp till diskussion med samtliga gruppmedlemmar. Vi ser det som självklart att vi då kommer fram till en lösning på problemet. Vad gäller diverse pauser under arbetets gång litar vi på att den enskilda gruppmedlemmen klarar av att sköta detta på ett snyggt sätt. Det är bättre att ta pauser och jobba effektivt än att sitta och vara ineffektiv. Vi bör dock till viss mån se till så att vi tar gemensamma pauser. Detta för att till exempel skapa en bättre social situation i gruppen, även utanför det rena arbetet. Luncher bör tas mellan 12 och 13. Skulle detta av någon anledning inte passa någon gruppmedlem vid något tillfälle bör gruppens medlemmar inte motsätta sig detta om giltiga skäl finns. Mötesdiskussioner Om oenighet skulle infinna sig inför något beslut i projektgruppen skall detta så fort som möjligt lösas genom konstruktiv diskussion mellan gruppens medlemmar. Det är här viktigt att alla gruppens medlemmars åsikter kommer fram. Om någon/några i gruppen är något tystare än övriga är det gruppens övriga medlemmars plikt att även fråga efter dennes åsikter. Om detta mot förmodan inte skulle leda fram till en lösning på problemet skall ett majoritetsbeslut bestämma utgången.
6 Medlem/medlemmar frånvarande från möte har rätt att efteråt framföra sin åsikt om fattade beslut. Personen/personerna bör dock inte räkna med allt för stor talan i mindre frågor där beslut redan fattats. Större beslut bör vi försöka fatta då alla är närvarande. Det är vid möten mycket viktigt att varje gruppmedlem redovisar vad man har gjort sedan förra mötet. Har det som skulle göras gjorts? Om nej, varför? Har det gått bra? Om nej, varför? Arbetet skall genomföras i projektform. Detta innebär att gruppmedlemmarna har olika roller och olika delar som skall utföras. Detta innebär dock inte att det är något enskilt arbete som skall utföras. Alla skall vara delaktiga i allt. Dock bör man ha i åtanke att allt arbete rent praktiskt inte kan göras av alla samtidigt. Målsättning Vi anser att vi skall lägga målsättningen högt. VG på det arbete som gruppen utför är något vi skall sträva efter. Kritik och problem Skulle några problem uppkomma under arbetet skall dessa tas upp så fort som möjligt. Om man har kritik mot en enskild persons arbete skall man i första hand ta detta med denna person själv. Om dessa inblandade personer anser att hela gruppen skall ta del av problemet så är det upp till de inblandade att bestämma på vilket sätt detta skall gå till. All kritik måste givetvis vara konstruktiv! Ej konstruktiv kritik gör mer skada än nytta. Det är vidare mycket viktigt att skilja på person och sak. Detta är oerhört viktigt att ha i åtanke både då man ger kritik och när man får ta emot. Om några oväntade problem skulle uppkomma under arbetets gång skall dessa tas upp så fort som möjligt. Hela gruppen bör medverka vid lösningen av dessa problem. En öppen dialog bör genomsyra projektgruppens arbete! Vi vill genom en enkel underskrift medge vårt samtycke till ovanstående formuleringar. () () Linköping 2003-01-20 Version 1.0
7 2.3 Uppföljning av gruppkontrakt för projektgrupp En uppföljning av gruppkontraktet skall utföras inför varje inlämningstillfälle dvs. milstolpe i ert projekt. Uppföljning genomförs genom att de regler och normer som ni har sammanställt i ert kontrakt diskuteras. Ni kan t.ex. diskutera: Vad fungerar bra? Vad fungerar mindre bra? Hur kan vi förbättra arbetet inför kommande faser i systemutvecklingsprojektet? En skriftlig sammanställning av er uppföljning lämnas in vid varje milstolpe av systemutvecklingsprojektet. Nedan och på följande sida redovisas två exempel på uppföljning av gruppkontrakt. Det första exemplet, gruppkontraktet behöver inte revideras Den första fasen av systemutvecklingsprojektet har löpt på utan några större problem. Gruppen innehåller många viljestarka individer med bred kompetens vilket har lett till otaliga kreativa diskussioner. Gruppkontraktet förespråkar en öppen och rak konversation i gruppen vilket har efterlevts med gott resultat. Tidspassningen har fungerat bra. Samtliga gruppmedlemmar har utnyttjat den akademiska kvarten till fullo. Gruppkontraktets klausul om tidspassning behöver inte revideras. Gruppen anser att kontraktet fungerar bra och inga ändringar är nödvändiga. Det andra exemplet, gruppkontraktet behöver revideras Grupp X:s gruppkontrakt har fungerat tillräckligt bra för att kunna slutföra fas1. Detta har dock ej skett utan vissa svårigheter. Efter att ha diskuterat arbetet i fasen så kom gruppen fram till att det som vållat störst problem är följande: Kommunikationen har varit bristande. I och med att kommunikationen inte har fungerat så har arbetet blivit lidande. För att åtgärda detta har gruppen ändrat i kontraktet så att en konstant avrapportering numera ska ske till projektledaren. Likaså har arbetet lidit på grund av att vissa arbetsuppgifter är svårare eller mindre attraktiva. Trots överenskommelse innan att dessa skulle delas av gruppen så har det inte framkommit att uppgifterna varit av den karaktären. Detta har lett till förseningar i arbetet. Detta problem ska också omhändertas av den genomförande kontraktsändringen. Likaså har sjukdom lett till kommunikationsproblem. Detta har också lett till komplikationer i arbetets framskridande.
8 I stort kan man säga att de förseningar projektet lidit av har framkommit på grund av problem med kommunikationen. Gruppen har diskuterat problemet och ändrat i kontraktet för att kunna slippa dessa problem under nästa fas. 2.4 Uppföljning av den individuella arbetsinsatsen En uppföljning av den individuella arbetsinsatsen skall utföras inför varje inlämningstillfälle dvs. milstolpe i ert projekt. Uppföljningen genomförs genom att nedanstående frågor besvaras individuellt. Självärderingen utförd den: Grupp: Stämmer bra Stämmer inte Jag deltar aktivt i arbetet Jag är väl förberedd inför våra projektmöten Jag håller mig till projektgruppens gruppkontrakt Att formulera problem och ställa bra frågor är min starka sida Att sammanfatta och skriva ned vad vi kommit fram till är min starka sida Att ge återkoppling till andra, positiv och negativ, är min starka sida Att se till att projektgruppen kommer vidare och inte fastnar är min starka sida Att..(fyll i själv).. Att..(fyll i själv)..