Verksamhetsrapport 1 2016 nuari februari 2016 Dnr: V10-3-2016 Innehåll Medlemsutveckling (Ulrika A) 4 Kommunikation & Insamling (Caroline Thunved) 6 Utveckling (Ulrika A) 7 Utbildning (Gustav Ö) 11 Service, Förvaltning & Försäljning 14 Övrigt 15 Scouterna Box 420 34 Telefon: +46 8-568 432 00 Webb: www.scouterna.se The Guides and Scouts of Sweden 126 12 Stockholm Fax: +46 8-568 432 03 E-post: info@scouterna.se 1
Övergripande strategiområde A, Scouterna utvecklas till förebilder (Caroline) Årets två första månader har huvudsakligen handlat om att sätta planer för året. Vi har startat igång nummer 2 av tidningen och haft ett par digitala råd för våra egna kanaler. Vi har gjort en tidningsutvärdering med bra resultat. Vi har jobbat med press kring Trygga Möten. Vi har jobbat vidare med material för utbildning, bl a en film. Vi har samma tempo och flyt trots flera personalförändringar. Implementering och vårt arbete med att förmedla våra nya budskap börjar ge resultat. Det är mycket viktigt för fortsatt positiv måluppfyllelse att vi ligger kvar på samma nivå kring stöd till kommunikation samt att vi även vågar accelerera ytterligare i att t ex även kunna mäta våra resultat för att till våra medlemmar och partners rapportera effekt mer än bara medlemsantal.. Övergripande strategiområde B, Vi överträffar scouternas förväntningar i varje möte (Gustav) Inför vårterminen ser läget mycket bra ut. Avstamp, Scouternas nationella/operativa verksamhetsplaneringskonferens, genomfördes i slutet av januari med en bit över 100 deltagare. Mycket samordning och sammanhållning skapades där. Äventyrarprojektet börjar komma igång allt mer och en projektgrupp är tillsatt. Det planeras också för mycket utbildning. Stärkta av förra årets troliga all time high med över 1200 deltagare i scoutledarutbildning över hela landet planeras just nu för ett ännu bättre 2016. RoverWay lockar tyvärr inte så många deltagare. Främsta anledningen till detta bedöms vara att svensk roverscouting skulle behöva en rejäl skjuts. Arbetet med att ta fram den nya utbildningen Leda kår går långsamt på grund av problem med rekrytering av pilotteam. Detta riskerar att fördröja revisionen av Ledarutbildning Patrull. I allt väsentligt, särskilt i linje med de uppdaterade prioriteringarna. 2
Övergripande strategiområde C, Fler ska få uppleva scouting (Ulrika) De första månaderna har handlat om att planera arbetet framåt. Vi har analyserat vad som fungerat bäst och korrigerat målens indikatorer. De övergripande målen är nedbrutna på varje regionalt kansli. Där jobbar vi dels med att möta olika regionala skillnader men framförallt kårers behov av stöd. På flera håll upplever vi att det finns en efterfrågan på rekryteringshjälp året runt, det är nytt och kul. Konsulenterna kommer ut till kår ännu mer och vi ökar antalet besök per vecka. Flera konsulenter jobbar också med den 5 stegsmodell som mångfaldsprojekten tagit fram och som skapar en ökad förståelse för hur man bättre kan jobba med inkludering. Vi har ett flyt nu som vi behöver utnyttja väl, mycket viktigt att vi skapar en ökning även under 2016. Övergripande strategiområde D, Förutsättningar (Peter G) Verksamhetsplanering inför 2016 har genomförts. Ekonomiskt bokslut för 2015 har genomförts på ett mycket bra sätt, med ett gott utfall som visar att Scouterna kunnat jobba hem den förlust som WSJ pan 2015 skapade. Scouterna har bytt försäkringsmäklare till Willis. Scouterna har även träffat den statliga paketreseutredningen för att delge våra synpunkter på en ny lag kring paketresor och resegaranti. Ett nytt intranät har tagits fram och kommer inom kort lanseras. Den löpande operativa verksamheten går bra och levererar sina bastjänster Även 2016 kommer bli ett ambitiöst år då mycket ska hinnas med. 3
Medlemsutveckling (Ulrika A) I samband med Avstamp hade vi planering med samtliga på utvecklingsavdelningen och vi startade upp arbetsgrupper för att kunna nå längre i samtliga mål. Det handlar om inkludering, se till att fler kårer implementerar program och rekrytering av fler vuxna. Det finns ett fokus och en känsla av att vi gör rätt saker som leder till resultat. Det finns alltid en balans mellan att kunna erbjuda det som kårer vill ha hjälp med som ligger utanför vårt målfokus. Södra kansliet (Johan Möller) Kansliet inledde året med en terminsuppstartskväll för ledare inom alla ålderskategorier, som lockade ett 25 tal ledare. Vi har också deltagit på distriktsuppstartsmöten runt om i Skåne samt deltagit på Avstamp. Vår nya utvecklingskonsulent som finns på vikariat, Linnea Hansson Henne, är introducerad och är nu ett fint stöd till kårerna. Vi har gemensamt sett över våra workshops som erbjuds kårerna, vilket lett till bra diskussioner och förädling av våra arbetsmetoder som kommer gagna årets verksamhet. Vi har också träffat många positiva kårer. Vi ser att det fortfarande finns en stor spännvidd mellan kårer. Där en del ligger långt fram i sin utveckling och en del som står inför utmanande förändringar för att bli en scoutkår i tiden., vi ligger för närvarande i fas. Västra kansliet (Camilla Kallin) Vi har haft samverkansträff med alla scoutorganisationer i Väst med ideella ledningsrepresentanterna. Vi hade som vanligt högt i tak och en spännande agenda med bl a frågan om hur vi kan samverka mer 4
med event, det är många som vill att scouterna skall vara med och synas på deras aktivitetsdagar. Vi har även haft en samverkansträff med anställda i scoutorganisationerna i Väst, där vi har pratat om hur vi mer kan samverka i olika frågor. Vi har haft våra samverkansträffar med Sensus och gett ut årets första gemensamma månadsbrev. Allt med kårerna, de vill ha programworkshop, de vill rekrytera, de vill ha tryggare kår, de vill synas, de vill komma igenom konflikter, de vill bli fler. Att få tiden till att leverera det som kårerna önskar och att samtidigt ha en arbetsmiljö i balans ja! Östra kansliet (Johan Tovetjärn) Josef Hegart har börjat jobba hos oss som utvecklingskonsulent, och kommer jobba 50 % hos oss och 50% på sin gamla tjänst på folkhögskolan fram till 1/5, då han kliver över på heltid till tjänsten som utvecklingskonsulent. Vi har deltagit i Avstamp, gjort en grovplanering av alla våra insatser hos kårerna, och redan hunnit genomföra både workshops och rekryteringar. Arbetet med kårerna går väldigt bra! Det enda orosmolnet just nu är egentligen att kårerna inte orkar rekrytera i år igen, men det är ett fåtal det rör sig om i så fall.. Stockholms Kansli (Joel Midemalm) Vi har genomfört rekryteringsinsatser, programworkshops och en del utbildning inom Trygga Möten och besökt kårordförandeträffar. Kansliet var representerat på Avstamp hela helgen. Vi har genomfört det första av tre inplanerade frukost- och lunchseminarier som äger rum under våren med mycket gott resultat. Vi får bra kontakt med våra kårer. 5
Kansliet har just nu en och en halv konsulenttjänst vilket är för lite i förhållande till det jobb vi vill uträtta., överlag har året startat bra. Mitt/Norr kansliet (Måns Rangmar) Efter den omorganisation vi genomfört, har vi lagt upp en ny strategi kring konsulenternas arbete, vilket har haft direktverkande effekt på arbetsbelastningen. Vi har deltagit på Avstamp och hunnit med ett antal större träffar så som årsstämma i Mitt distrikt, Upplandskurserna och konsulentsamling i Malmö. Vi har också påbörjat arbete kring mer fördjupad analys av medlemsutvecklingsstatistik, via Scoutnet. Vi är ute mycket mer hos kårerna, mycket tack vare vår nya strategi. Det finns en del investeringsbehov i form av IT-infrastruktur etc som är svårt att hitta finansiering till. Exempelvis CRM-system, statistikfunktionalitet i Scoutnet, Kommunikation & Insamling (Caroline Thunved) Kommunikation (Caroline Thunved) Årets två första månader har huvudsakligen handlat om att sätta kommunikations sista planer för året och invänta andras årshjul för att kunna göra den totala planeringen och därmed mer effektiv kommunikation på alla plan. I år har vi övergripande teman i våra egna kanaler utifrån avdelningarnas och kårens behov. Vi har haft tema Trygga Möten under februari. Cecilia Corfitsen har börjat som vikarie för Anna Nilsson som är på föräldraledighet och vi har anställt Robin Herzog som till 50% ska jobba med projekt och utbildning samt 50% med mboree17. Vi har en bra plan för året och ser positivt på allas teamarbete för bättre kommunikation främst internt med även externt. Vi måste samarbeta för att kunna skapa resultat, än bättre än 2015. 6
Implementering och vårt arbete med att förmedla våra nya budskap börjar ge resultat. Det är mycket viktigt för fortsatt positiv måluppfyllelse att vi ligger kvar på samma nivå kring stöd till kommunikation samt att vi även vågar accelerera ytterligare i att t ex även kunna mäta våra resultat för att till våra medlemmar och partners rapportera effekt mer än bara medlemsantal.. Dock har många mycket att göra med resultatet att andra som beställt jobb av kommunikation inte hinner med att komma in med grundmaterial och då behöver vi skjuta på leveranser. Vi behöver alltid få in material ca 3 veckor innan leverans för att hinna med att producera allt vi gör. Insamling (Caroline Thunved/Magdalena Jennstål) Magdalena har kommit tillbaka efter föräldraledighet och vi har dragit igång med hög gas. Vi jobbar med paketering av Scouterna till potentiella partners, vi jobbar på att utveckla vår effektrapportering och transparens för att vara en mer trovärdig organisation. Vi har fått upp ett finare samarbete med Postkodlotteriet. Magdalena sätter upp vår insamlingsfunktions struktur och rapporterar till Caroline. En mycket bra start med full fart framåt. Vi har en stor pott på näringsliv i budget som kräver minst 1 partnerskap under 2016 och det stora insamlingsarbete som görs till Ungt Ledarskap skuggar vårt arbete till Scouterna. Vi jobbar på tydligheten här på alla sätt, att Scouterna enbart gör seminariet ihop men annars är en helt egen part.. Utveckling (Ulrika A) Mycket fokus har legat på att komma igång och att hitta synk med andra funktioner inom utveckling. Trygga Möten Överallt avslutas i april och det har varit flera leveranser i projektet med en konferens där 150 deltagare från kommuner och organisationer deltog och var mycket nöjda. Vi har sökt och fått projektmedel inom mångfaldsprojekten där det har varit ett högt tempo med mycket uppstart. Vi jobbar mer och mer mellan de olika funktionerna inom utveckling vilket gör att vi kan dra nytta av våra kompetenser samtidigt som vi får draghjälp av varandra och kan dra nytta av den efterfrågan som nu finns på flera håll. 7
Vi behöver rekrytera ideella till samtliga arbetsgrupper, det är en stor utmaning. Trygga Möten går nu in i en annan fas efter en utökning i resurser under tre år. Vi kommer att skifta personal och behöver växla ned på en tydlig driftsnivå. Vi ligger efter i det internationella efter att den tjänsten varit obesatt ett tag. Program (Malin Stigemyr/Elisabeth Danefjäll) Vad har hänt sedan sist? Projektgruppen för projektet fokus Äventyrare är nu i full gång och har redan haft två arbetsmöten. Theodor Stiebel och Johan Manner är ordförande för gruppen. Programgruppen deltog i Avstamp och har även haft eget arbetsmöte där tiden ägnades åt att utveckla ett koncept för verksamhet för barn under åtta år samt verksamhetsplanering inför 2017-2018. Projektgruppen för Free Being Me har arbetat med att justera programmaterialet och nu är det dags för layout. Elisabeth Danefjäll deltog i utökad Nordisk generalsekreterarträff och fick under två dagar prata program med nordiska kollegor. Region Stockholm bjöd tillsammans med distrikten in till frukost och lunchseminarie där Elisabeth inspirerade kring kreativ verksamhetsplanering. Det är roligt att det är stort intresse för utbildningen i Free Being Me som hålls första helgen i april. I dagsläget är drygt 20 personer anmälda. Det är också extra kul att projektgruppen för projektet Fokus Äventyrare har kommit igång och har ett högt tempo. Vi arbetar fortfarande med att rekrytera fler ideella till våra olika arbetsgrupper som skulle behöva lite påfyllning. Arrangemang (Loa Ahlqvist/Tove Norrman) Vad har hänt sedan sist? På Avstamp pratade arrangemang med övrig verksamhet hur vår verksamhet passar in och kan stödja andras mål, och var andra kan stödja våra. Helgen v.10 genomfördes Scouternas arrangemangs Riskhanteringsutbildning där arrangemangsteamen utbildas i riskprevention och krishantering. I år hade vi en gästworkshop om hur vi ökar vår mångfald, samt utbildning i ekonomiappen för redovisning. Inom projektet Fokus Äventyrare använder vi våra två nya äventyrararrangemang som pilotas i år - Upplev och Expedition, för utvärdering och kontakt med äventyrare. Arrangemangsteamen är i bra fas och ansökningarna från deltagarna har över lag gått bra. De två nya äventyrararrangemangen ser ut att kunna genomföras för första gången. 8
Rover Way har inte möts av något vidare stort intresse ute bland våra scouter. Vuxenarrangemanget Camino har stora svårigheter att hitta ledare för att genomföra arrangemanget., om vi bortser från de mycket höga målen på antal deltagare under 2016. Internationellt (Vicci Friberg) Vad har hänt sedan sist? Flera volontärer har blivit accepterade till internationella scoutcenter. Ny internationell sekreterare (Vicci Friberg) är på plats deltid, halvtid fr.o.m. 1 april. Ideella gruppen rekryterar nya resurser och till specifika funktioner för att underlätta ny uppstart till hösten 2016. JOTA/JOTI genomförde sitt påskläger med 19 deltagare från 7 länder. Vi har också börjat se ett större intresse från världen att delta under mboreen17 genom de kontakter som kommer in. Det kommer ske ett Round Table tema Diversity i Sverige Vi står i startgroparna för att bygga upp den ideella strukturen kring internationellt, och tittar på nya sätt att organisera för ett effektivare arbete. Vicci börjar hitta sin roll och har löpande kommunikation med berörda funktioner (IC/Program/Arrangemang/Mångfald) för att kunna hitta synergieffekter mellan olika grupper/roller som berör det internationella arbetet. Kontaktförfrågningar har inte kunnat hanteras optimalt på grund av brist på personella resurser. Detta hoppas vi kommer förändras i och med nyrekrytering av ideella. Efter höstens bortfall har en hel del aktiviteter och planering lagts på is. En ny inventering kommer göras i början av hösten vad som skall göras innan verksamhetsåret 2016 är slut. Vi tar nya tag och siktar på en ambitiös plan för perioden 2017-2018. Inför Europakonferenserna i Oslo väntar ett stort intresse, IC är ansvariga. Trygga Möten råd & stöd - utbildning (Carin Grundberg-Sandell) Vad har hänt sedan sist? Trygga Möten webbkurs fick teknikproblem dagarna före jul vilket innebar att kursen varit stängd under en längre period. Problemen åtgärdades och på sikt kommer kursen att flyttas till en stabilare plattform. Inga nya ärenden för råd och stöd under de två första månaderna, däremot fortsatt arbete med pågående ärenden. 9
I och med att det kommer att ske nyrekrytering då Carin Grundberg Sandell ansvarig för råd och stöd går i pension bör allt löpa på enligt planerna. Amahoro Amani (Vicci Friberg) Vad har hänt sedan sist? Slutrapporten från förra perioden 2013-2015 är inkommen från Amahoro Amani, efter en kort kompletteringsrunda är den nu översatt från franska till svenska. Avtal skrivs med Forum Syd och vi rekvirerar medlen för år 1 (1 842 000 SEK) i början av april. Forum Syd har utöver våra ansökta medel beviljat 200 000 SEK för att göra en extern utvärdering av projektets effekter perioden 2013-2015. När denna är genomförd kommer vi kunna uppdatera projektmålet för att bättre kunna mäta effekterna av insatserna under projektperioden 2016-2018. Lokalt anställda kommer träffa Vicci Friberg och Julius Kramer i Paris i maj för att göra planeringen inför den kommande projektperioden. Samtal förs i Sverige om att formellt skapa en ideell arbetsgrupp som specifikt arbetar med Amahoro Amani. Avtal med Forum Syd är klart för signering och rekvirering är på gång. Kommunikationen med de lokalanställda är god och löpande, och förväntas bli ännu bättre efter träffen i Paris. Hinder för projektets genomförande är kopplade till tid, dels att vi är efter i planeringen men också att projektledaren endast arbetar deltid. Det politiska läget i regionen är ett ständigt orosmoln som projektet förhåller sig till med hjälp av den gjorda riskanalysen. Hinder för projektets genomförande är kopplade till tid, dels att projektledaren arbetar deltid men också att vi ligger en bra bit efter i planeringen. Den externa utvärdering som Forum Syd beviljat utöver de av oss ansökta medlen kommer behöva genomföras under sommaren för att kunna bli klar för inlämning till Forum Syd senast den 1 september. I övrigt kommer verksamhetens fokus ligga på att få projektet i fas. Mångfald/integration/flykt (Sandra Ehne) Vi har fått positiva besked på all finansiering vi sökte i höstas, vilket innebär att vi kan både stabilisera och växla upp arbetet. Vi har därmed också nyanställt en samordnare för att arbeta med flykt/nyanlända i rörelsen. Det mesta! Verksamheten rullar på, vi planerar och genomför, arbetar med etablerad verksamhet och nystartad, och planerar för uppväxling med nyanlända. Learning by orten är igång. 10
Höga ambitioner/stor arbetsbelastning. Vi behöver rekrytera flera ideella team. Men vi planerar också stabilt ihop och arbetet rullar. Trots positiva besked behöver vi säkra ytterligare finansiering från 2017 och framåt.. Trygga Möten Överallt (Carin Grundberg-Sandell) Vad har hänt sedan sist? Konferensen Barns rätt till en trygg fritid fri från övergrepp och kränkningar genomfördes 28 januari och var mycket lyckad. Scouterna arrangerade konferensen tillsammans med KFUM Sverige, Friends och Svenska Innebandyförbundet med stöd från Skandia Idéer för livet och Allmänna Arvsfonden. Deltog gjorde 150 personer från olika organisationer, kommuner och samfund runt om i landet. Materialen som producerats i projektet börjar bli klara. Prova på kvällar i Malmö, Göteborg, Jönköping, Stockholm och Umeå bokades under februari. Vid kvällarna kommer materialet som projektet producerat att presenteras. Konferensen var lyckad och materialen som färdigställs kommer att bli bra och viktiga i det fortsatta arbetet i scoutkårer, andra föreningar och skolor. Slutarbetet med vissa material tar längre tid än planerat vilket gör att anställda i projektet får jobba hårt med att få allt klar. Projektet avslutas sista april och slutredovisas under juni månad, helt enligt plan. Utbildning (Gustav Ö) Lars Brickstad har avslutat sin anställning och går vidare mot nya utmaningar. Josef Hegart fasar successivt över till att arbeta som utvecklingskonsulent. Rekryteringen av ytterligare lärare till allmän kurs har gått trögt. Totalt sett gör detta att de som arbetar med utbildning på olika sätt är hårt belastade och den grad av service vi önskar hålla tyvärr inte kan levereras till framförallt ideella kursteam. Folkhögskolans utbildardagar har genomförts med över 100 deltagare. Värdebaserat ledarskap planerar nu för tre kursstarter under 2016 tack vare att Stiftelsen Ungt Ledarskap av allt att döma kommer kunna fortsätta sitt stöd till Scouternas utbildningar. Det genomförs mycket utbildning runt om i landet och det var väldigt bra utbildardagar. 11
Personalsituationen på kansliet riskerar att innebära att allt inte hinns med enligt plan samt att vi inte kan ge tillräckligt hög servicegrad.. Scoututbildningar (Sanna Sundell/Gustav Öhrn) Vi ha genomfört utbildardagarna 2016 med över 100 utbildare! Utbildardagarna hölls i år i Skåne på Örenäs slott. Programmet var mångsidigt och gediget. Utbildarna fick också chansen att första gången testa på den nya utbildningen Ditt Personliga Ledarskap. Det finns utbildningspepp och en otroligt god stämning i utbildningsvärlden i Scouterna, vilket är något som vi jobbat hårt för. Lars Brickstad har slutat och det medför att saker och ting kanske inte går fram i samma takt som tidigare och att en ersättare ännu inte är på plats. Vi upplever att vi är rätt bra i fas, men som ovan nämndes finns det kanske orsak att se över om det är något vi kanske inte kommer hinna med. Men just nu känns det bra! Utbildningsutveckling (Magnus Blombergsson) Utbildningsutvecklingsgruppen har precis avslutat arbetet med kursen Ditt personliga ledarskap. Introkitet kommer att färdigställas inom kort. Arbetet har nu kommit igång med kursen Leda kår och uppdateringen av Treklöver-Gilwell. Vi har fått in nya medlemmar i gruppen och arbetet flyter på bra. Att vi inte ska få ihop någon pilot för Leda kår. 12
Värdebaserat ledarskap (Peter Röjhammar) Året har startat med full fart, vi har genomfört kurshelg 3 på de två pågående kurserna, vi har haft gemensamma mentorträffar i Göteborg, Malmö och Stockholm och planerar för värddagarna med våra samarbetspartners. Vi har intervjuat alla sökanden till kurs 1 2016, gjort urvalet och startat upp kursledarteamet. Vi har också genomfört externa föreläsningar under denna period, på företag och mässor. Vi fortsätter att ha ett högt söktryck till utbildningen, bra dialoger med samarbetspartners inför värddagarna och haft bra återkoppling på våra föreläsningar vi haft externt. Vi har ett bra samarbete kring att hitta en hållbar struktur framåt kring Värdebaserat ledarskap. Ett helhetsgrepp kring rutiner och arbetssätt har inletts. Att initiera tidig kontakt i processen med givande samarbeten framåt. Projektledningsutbildning (Cina Staron) (Cecilia Ahlström) Vad har hänt sedan sist? Huvudläraren är för närvarande sjukskriven och Cecilia Ahlström har tagit över som samordnande. Mattis Bergqvist och Hanna Dawson har tagit huvudansvaret för undervisning respektive handledning av projektplansskrivning. Liza Rosenberg har också ryckt in. Tio deltagare går terminskursen. Alla deltagare är igång med sina projekt och har lämnat in sina planer. 24 ansökningar till sommarkursen än så länge. Hur länge huvudläraren kommer att vara sjukskriven och hur/om hon kommer att kunna ta sommarkursen eller om vi behöver anställa någon tillfälligt. Upplever ni att ni ligger i fas i enlighet med er planering av verksamheten 2015? Trots alla hinder, ja. Allmän kurs (Örnsberg och Distans) (Cecilia Ahlström) En ny termin är påbörjad med sexton deltagare i Örnsberg och 46 på distans. Örnsbergsklassen har haft ett väldigt uppskattat internat på Skatboet. Vi har genomfört två högskoleprovsdagar då även distansdeltagarna var inbjudna, samt en öppen inbjudan skickades ut. Vi har två studie- och 13
yrkesvägledarpraktikanter som tillför kompetens inom området samt arbetar med motivation hos deltagarna. Arbetet med motivation och målbilder för Örnsbergskursen. Vår historielärare är inbjuden av UR att tillföra sina tankar och kompetens kring historieskrivande. Vi ser ett ökat intresse från gymnasieskolornas studie- och yrkesvägledare att lära sig mer om folkhögskolan som alternativ. Att lärartätheten inte ska räcka till för de deltagarveckor vi vill producera pga svårigheter att rekrytera personal. Upplever ni att ni ligger i fas i enlighet med er planering av verksamheten 2016? Service, Förvaltning & Försäljning Ekonomi (Håkan Östberg) Revisionen är avklarad och vi passerade med flying colors. Slutrevisionsmötet genomfördes utan några kommentarer som föranleder några åtgärder. Årsredovisningarna håller på att uppdateras med de sista ändringarna. Det mesta flyter på utan några större problem. Scouternas likviditet kommer att vara ansträngd under 2016/17 pga den mboree17. Så snart budgeten och årsbokslutet är klart måste vi göra en kassaflödesanalys och beräkna lånebehovet. En person är sjukskriven vilket gör att arbetsbelastningen är högre än normalt, detta kommer enligt plan att upphöra i mitten av april. I stort är vi i fas med planeringen. Scoutnet (Kim Rask) Vi har genomfört terminens första medlemsfakturering. Medlemsstatistiken för 2015 är framtagen vilket påvisade en markant ökning som kommunicerats med gott resultat och genomslag. En träff har genomförts med Norges Speiderförbund, Scouterna, Custard Labs och ideella från Scouterna med syfte att se över strategi och framtid för Scoutnet. En mycket lyckad träff som kommer att leda till konkreta och synliga åtgärder. 14
Mycket supportfrågor kring statsbidragsansökan, vilket är positivt då det indikerar att våra kårer söker statsbidraget. - Scoutshopen (Anna-Karin Öman) Vad har hänt sedan sist? På grund av personalomsättning är kundtjänsten återigen, temporärt, bemannad av lagret tisdagar och torsdagar. Rekryteringen för IT-tjänsten är klar och en person börjar i maj. Ett scorecard för shopens hemsida genomförs just nu av Lybe och kommer vara klart att genomföras när IT för shopen är på plats. Försäljningen januari och februari är enligt budget. Vi har också sålt 40 tält de första månaderna varav 25st till Norge. Intern bemanning av kundtjänsten är en bra förutsättning för att skapa bra kontakt med våra medlemmar och öka merförsäljningen. Övrigt Nationell jamboree 2017 (Liza Rosenberg/Viktor Lundqvist/Anna-Karin Hennig) mboree17 har fått ett namn, en grafisk profil och en facebook-sida. En kommunikationsplattform finns framtagen och lansering av en hemsida kommer inom kort. Samtliga funktioner (ansvarsområden) är igång och har genomfört en eller flera planeringsträffar. Över 100 personer är nu engagerade i planeringsarbetet. Vi ligger bra till tidsmässigt gällande hårda deadlines (större upphandlingar, tillstånd, samverkan med Kristianstad kommun, Fortifikationsverk etc). 15
Vi upplever en fortsatt tröghet i att rekrytera till planeringsorganisationen. I stort sett i fas. HR och HR-gruppen (Johanna Rosell/Tove Sjöblom) Vad har hänt sedan sist? Scouternas fest och Avstamp genomfördes för tredje året i rad i olika konstellationer med anställda och ideella. HR-gruppen ser att de båda är ett bra sätt att fortsätta signalera att vi är en organisation som arbetar med Scouternas verksamhetsplan och firar tillsammans. HR-gruppen deltog på Avstamp och höll i ordförandefrukosten. Många grupper har just nu ett ökat behov av att rekrytera och HR-gruppen arbetar för att stötta de nationella grupperna med en tillfällig kandidatpool. Den aktivitetsbaserade arbetsplatsen i Örnsberg har haft en första invigning och nu jobbar de anställda aktivitetsbaserat tillsammans med deltagare på folkhögskolan. Arbetsplatsen är även tillgänglig för ideella och gäster som ska kunna ta en arbetsplats och arbeta tillfälligt på kansliet. Det ska kännas som att det är vår arbetsplats. Vi har fått övergripande fantastiska resultat i medarbetarundersökningen i både den för ideella och den för anställda. Vi börjar få fler att förstå att vi behöver ta ett helhetsgrepp och samarbeta kring Vuxet engagemang Svårigheten att nå ut med möjligheten att ta ett nationellt uppdrag. Helt ok nu men liten risk att arbetet tappar fart på grund av låg bemanning. Demokratijamboree 2016 (Tiina Ekblom och Maria Fhanér-Håkansson) Tiina Ekblom, Peter Gustafsson, Malin Wallén, Måns Rangmar och Nathalie Holländer Sparrenlöv har varit på Aros kongresscenter i Västerås och haft ett väldigt givande möte samt fått en bättre koll på lokaler och Demokratijamboreens logistiska möjligheter. Tiina har tillsatts som anställd projektledare och Maria Fhanér-Håkansson har tillsats som ideell projektledare. Karolina Natt och Dag och Henrik Hanberg har tillsatts i arbetsgruppen, tillsammans med Scouternas kommunikationsavdelning och Azuka Nnamaka. En tidsplan för arbetet framåt har börjat utformas och kommer att vara färdig inom kort. Båda projektledarna är tillsatta och kan tillsammans med styrgruppen ta en del beslut som har dröjt. Kontakten med Aros och Västerås är mycket bra. 16
Vi har haft svårigheter i att rekrytera den ideella arbetsgruppen. Den nuvarande gruppen är för liten och vill utökas med flertalet medlemmar. Ett gemensamt krafttag behövs för att rekrytera fler. Utvärderingar har visat att Demokratijamboreen har ett behov av att bli mer inkluderande, och vi har utformat en workshop med syftet att göra stämman mer förståelig för att inkludera fler. Utmaningen är nu att nå ut med denna workshop. Nja, i och med att hela arbetsgruppen inte är tillsatt. I övrigt ligger vi dock fortfarande relativt bra till men om arbetsgruppen inte blir färdigrekryterad snart kommer det att innebära ökad arbetsbörda alternativt omprioritering av Demokratijamboreens olika delar. Organisation & Ledning (Katarina Hedberg) Tiina Ekblom har rekryterats som vikarie för Rebecca Sundberg i rollen som projektledare för interna projekt. Tove Sjöblom, HR-ansvarig, kommer att sluta i mitten av april och rekryteringen för att ersätta Tove pågår. I mitten av februari var Scouterna värdar för ett nordiskt generalsekreterarmöte där ca 35 personer deltog från alla våra nordiska grannar. Programmet var varierande och utgick mycket från erfarenhetsutbyte och gemensamma utmaningar. Det mesta I månadsskiftet augusti/september kommer Scouterna, tillsammans med Riksdagens scoutnätverk, att vara värdar för WSPUs (World Scout Parliamentary Unions) stämma som hålls vart fjärde år. Till detta arrangemang finns mycket begränsade resurser, både ekonomiskt och personellt.. 17
Scouterna Box 420 34 Telefon: +46 8-568 432 00 Webb: www.scouterna.se The Guides and Scouts of Sweden 126 12 Stockholm Fax: +46 8-568 432 03 E-post: info@scouterna.se 18