Kommunstyrelsens handling nr 46/2015 Projektdirektiv Katrineholm 100 år Godkänd av kommunstyrelsen 2015-09-30, 190
2 (10) Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 BAKGRUND... 4 SYFTE OCH MÅL MED PROJEKTET... 4 OMFATTNING OCH RESULTAT... 5 Omfattning och innehåll... 5 Avgränsningar... 5 Form för resultat... 6 ÖVERLÄMNING OCH GODKÄNNANDE AV RESULTAT... 6 KOPPLINGAR TILL OCH SAMBAND MED ANDRA VERKSAMHETER... 6 KONTAKTYTOR OCH INTRESSENTER... 6 ANVISNINGAR FÖR UPPRÄTTANDE AV PROJEKTPLAN... 7 Genomförande... 7 Tidplan med milstolpar och beslutspunkter... 7 Kriterier för godkännande av milstolpar och faser... 7 Initieringsfas... 7 Förberedelsefas... 7 Pågår 1 oktober 2015 till 31 december 2015... 7 Genomförandefas 1, Förankring och planering... 8 Genomförandefas 2, Firandet under 2017... 8 Avslutsfasen... 8 ORGANISATION OCH ARBETSFORMER... 8
3 (10) Roller och ansvar... 8 Resurser... 9 Kostnader... 9 Kommunikation... 10 ANVISNINGAR FÖR KVALITETSSÄKRINGSAKTIVITETER... 10 Granskning av resultatet och projektet... 10 Risker och konsekvenser... 10 PROJEKTAVSLUT... 10 REFERENSER... 10
4 (10) Bakgrund Den första januari 1917 fick Katrineholm stadsrättigheter. 2017 fyller Katrineholm 100 år som stad. Det är ett jubileum som kan användas på olika sätt för att öka stadens attraktionskraft. Genom medskapande ska invånare, företag och organisationer som är verksamma inom kommunen att bygga och stärka varumärket Katrineholm Sveriges Lustgård. Detta är en del i att uppfylla Vision 2025 Läge för liv och Lust och få fler besökare, invånare och företagsetableringar. I Övergripande plan med budget 2015-2017 fick kommunstyrelsen uppdrag att ta fram en förstudie för firandet av Katrineholms 100-årsjubileum som stad 2017. Förstudien innehåller en sammanställning av hur andra kommuner genomfört liknande arrangemang. Vidare beskriver den vilka aktiviteter som redan genomförts och förutsättningar som kan ses för ett genomförande av ett lyckat jubileum. Förstudien redovisades i kommunfullmäktige i september 2015. Med detta projektdirektiv svarar kommunledningsförvaltningen upp mot kommunstyrelsens beslut KS/2015:275-069. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningsförvaltningen att leda, samordna och genomföra arbetet kring firandet av Katrineholms 100-årsjubileum som stad. Kommunstyrelsen avsätter tre miljoner kronor, vilka hämtas av återbetalning från AFA försäkring. Syfte och mål med projektet Syftet med projektet är att använda det unika tillfället som ett 100-årsfriande är för att skapa delaktighet, stolthet och framtidstro hos katrineholmarna. Genom firandet kan vi göra fler människor, organisationer och företag delaktiga i det positiva som händer i Katrineholm. Det ska vara ett firande av, för och om katrineholmarna. Firandet ska ta avstamp i historien och det Katrineholm står för idag, samtidigt som det ska lyfta framtidsplanerna för staden. Jubileet skapar möjlighet att locka turister, besökare, hemvändare, släkt och vänner att besöka Katrineholm. Firandet ska genomsyras av vision 2025 Katrineholm- Läge för liv och lust och stärka platsvarumärket Sveriges Lustgård. Det övergripande målet är att jubileet ska stärka den lokala stoltheten, delaktigheten och bilden av Katrineholm. Det uppnår vi genom: Att ge katrineholmarna minnesvärda upplevelser. Att skapa gemensamma berättelser om Katrineholms historia, nutid och framtid. Berättelser att berätta vidare för andra. Att skapa en bred förankring och delaktighet i både planering och genomförande av jubileets olika arrangemang. Att kommunikationen ytterligare stärker platsvarumärket Sveriges Lustgård och visionen Läge för liv och lust.
5 (10) Omfattning och resultat Omfattning och innehåll Projektets målgrupper i prioritetsordning Katrineholmare Potentiella blivande katrineholmare Turister och besökare Det ska vara Katrineholmarnas jubileum. Alla ska vara välkomna att bidra i skapandet av innehållet och delta i det som händer under jubileumsåret. Föreningar, näringsliv, handel, privatpersoner och kommunala verksamheter. Medskapandet av jubileet och vägen dit tillsammans är minst lika viktig som firandet i sig. Projektet ska skapa mötesplatser och förutsättningar för engagerade personer att driva och förverkliga sina egna idéer under jubileumsåret. Projektet ansvarar för att upprätta en årsplan över de evenemang som skapas, samt att hitta samarbeten med redan befintliga evenemang som bedöms stärka jubileet. Den omfattande planeringen ska resultera i en årsplanering och ett genomförande av ett varierat program under 2017, där det ska finnas något för alla. Projektet ansvarar också för planering och genomförande av eventuella aktiviteter som kommunen själv beslutar sig för att realisera. Det kan ske antingen i egen regi eller med hjälp av underleverantörer. I uppdraget ingår också marknadsföring och kommunikation till berörda målgrupper. Projektet pågår från augusti 2015- mars 2018. Avgränsningar Respektive arrangör genomför sina egna evenemang. Projektet ska bistå med förankring och samordning av den gemensamma årskalendern och den övergripande kommunikationen. Projektgruppen ansvarar inte för kommunikation av enskilda arrangemang. Projektet innefattar inte investeringar eller personalkostnader.
6 (10) Form för resultat Ett varierat program för firandet under 2017, där det finns något för alla målgrupper. Tyngdpunkten ska ligga under årets första sex månader. Processen fram till firandet är minst lika viktig som själva genomförandet under 2017. Formen för resultat i planeringsfasen är en bred förankring och ett stort deltagande i förberedelser och genomförande hos målgrupperna. Det ska märkas att Katrineholm fyller 100 år. Det uppnås med tydlig kommunikation och igenkänning. En kommunikationsplattform kring jubileet, där berättelser om planering och genomförande samlas. Det ska finnas en dokumentation av planering och genomförande av Katrineholm 100. Överlämning och godkännande av resultat Projektledaren författar en slutrapport. Projektet avrapporteras i Kommunstyrelsen senast i mars 2018. Avrapportering sker till kommunstyrelsen fyra gånger per år. Löpande rapportering till styrgruppen. Kopplingar till och samband med andra verksamheter Nämnder och bolag uppmanas att biträda kommunledningsförvaltningen i uppdraget med firandet av Katrineholms 100 årsjubileum som stad. Respektive kommunal verksamhet uppmanas att i budgetarbetet se över de invånarförslag som hittills inkommit för att se om det finns förslag som kan införlivas och arbetas vidare med i framtida planering och investeringar i den ordinarie verksamheten. I samband med budgeten ska verksamheterna också komma med förslag på hur 100-årsfirandet kan uppmärksammas inom ramen för respektive verksamhet. Kontaktytor och intressenter Projektets intressenter är många. Katrineholmarna som målgrupp kan självklart delas in i många olika undermålgrupper, med den gemensamma nämnaren att man är just katrineholmare. Föreningar, näringsliv, handel, kommunala verksamheter och bolag behöver samarbeta för att skapa ett minnesvärt firande, där det finns något för alla. Möjliga samarbeten med andra organisationer som har jubileum
7 (10) År 2016: Statt Hotel År 2017: Katrineholmskuriren firar 100 år. Födelsedag 1 januari. Revyn 30 år. Perrongen 5 år. Anvisningar för upprättande av Projektplan Projektplanen fastställs i samråd med projektledaren och styrgruppen och tar sin utgångspunkt i Projektdirektivet. Projektplanen kan även komma att behöva justeras under projektets gång. Genomförande Projektmodellen kommer följa och planeras enligt följande faser. Förberedelsefasen Genomförandefasen Avslutsfasen Syftet med att dela in projektet i faser är att skapa en struktur på projektarbete, markera tillfällen för beslut, avrapporteringar, ändringar i inriktning eller omfattning samt tidpunkt för avslutande av projektet. (Projekthandboken, 2008) Tidplan med milstolpar och beslutspunkter Tidplan med milstolpar utöver nedanstående faser och beslutspunkter för projektet skapas i den mån de är nödvändiga av projektledare i samråd med styrgruppen och inkluderas då i projektplanen. Kriterier för godkännande av milstolpar och faser Initieringsfas Följande moment klara före 18 september 2015: Projektdirektiv upprättat Projektledare utsedd Initiala resursbehov säkerställda Organisation för styrning och ledning definierad Förberedelsefas Pågår 1 oktober 2015 till 31 december 2015 Projektplan upprättad Kommunikationsplan upprättad Initial förankring har påbörjats och berörda intressenter har bjudits in att medverka i planering och genomförande
8 (10) Arbetsgrupper har börjat skapas. Arbetsgrupper kommer att tillkomma under projektets gång. Genomförandefas 1, Förankring och planering Pågår 1 januari 2016-30 december 2016 Projektet levererar enligt plan Förankring, samskapande och planering av firandet Delrapport/genomföranderapport/ändringsrapport lämnas och godkänns Genomförandefas 2, Firandet under 2017 Pågår 31 december 2016-31 december 2017 De planerade evenemangen genomförs enligt fastställd plan i fas 1. Avslutsfasen Pågår 1 januari 2018- mars 2018 Projektdeltagare går tillbaka till ordinarie organisation Materiella resurser återlämnade/avvecklade Projektdokument registrerade Avslutsrapport godkänd av beställare Organisation och arbetsformer Roller och ansvar Ovanstående organisations roller och ansvar. Kommunstyrelsen Beställare av projektet. Resurssäkring. Styrgrupp Består av kommunchef, VD för KFV Marknadsföring, förvaltningschef för samhällsbyggnad, samt förvaltningschef för kultur- och turism. Styrgruppen representerar beställaren, kommunstyrelsen. Styrgruppen ska förvalta beställarens intressen i projektet. Styrgruppen tillsätter projektledare och ska säkerställa att jubileumsåret planeras och genomförs enligt uppdragsgivarens intentioner. Styrgruppen ska också ge råd och stöd till projektledare och projektgrupp. Styrgruppen säkrar att budgetramen hålls, godkänner projektplaner och beslutspunkter.
9 (10) Projektledare Projektledaren påbörjar sitt uppdrag i augusti 2015 och avslutar sitt uppdrag i mars 2018 i samband med att slutredovisning av projektet sker i KS. Projektledarens roll är att leda, styra, dokumentera och koordinera projektarbetet. Det ska vara katrineholmarnas jubileum, därför ska arbetet utgå från medskapande metoder. I projektledarens ansvar ligger också att skapa relation med arrangörer av redan befintliga arrangemang som skulle kunna ingå i jubileumsfirande. Projektledaren ska följa upp och rapportera löpande till styrgruppen. Fullständig slutrapport som redovisar jubileets genomförande, ekonomi och resultat ska delges kommunstyrelsen senast i mars 2018. Assisterande projektledare Bistå projektledaren i arbetet med planering och genomförande. Arbetsgrupper För att skapa en bredd i både utbud och engagemang kommer olika fristående arbetsgrupper att skapas och arbeta vidare på genomförandet av idéer som ska rymmas inom jubileumsfirandet. Dessa grupper bidrar med sin del i helheten. Grupperna kan bildas inom olika expertområden, föreningar, näringsliv, kommunala verksamheter eller bolag. Inom varje arbetsgrupp ska en person utses som håller kontakten med projektledaren, för att denne ska kunna koordinera kommunikationen och sammanställa ett årskalendarium för firandet. Vid behov kallas ansvariga för respektive grupp samman. Referensgrupp Referensgrupperna är grupper som är kunniga inom specifika områden och kan stödja projektet med kunskap. Projektledaren träffar redan befintliga grupper eller sätter samman nya grupper vid behov. Resurser Projektledaren och assisterande projektledare arbetar inledningsvis 20%. Från och med 1 januari 2016 till och med projekts avslut är projektet prioriterat. Kostnader Tre miljoner kronor är avsatt för 100-årsjubileets olika aktiviteter. Finansiering av projektledare ska hanteras inom kommunledningsförvaltningens ram. Finansiering av genomförande av aktiveter/personalkostnader inom de kommunala verksamheterna hanteras också inom respektive förvaltnings ram. I uppdraget för projektledaren ingår att se över möjligheter till medfinansiering av vissa aktiviteter. Eventuella investeringar i kommunala verksamheter i samband med firandet ska hanteras inom ordinarie budgetarbete.
10 (10) Kommunikation Jubileet ska ha en tydlig igenkänning och bidra till att bygga visionen och varumärket. Ett kommunikationskoncept ska tas fram, liksom en digital jubileumsplattform. I dokumentations- och marknadsföringssyfte bör foto och film produceras både under planering och genomförandet. Kommunikation och medskapande är en förutsättning för en bred förankring och ett lyckat firande. Projektet ska bygga förväntan inför 2017, bjuda in till delaktighet och ge en samlad bild av firandet. Anvisningar för kvalitetssäkringsaktiviteter Granskning av resultatet och projektet Projektledaren ska delta i styrgruppens möten och då avlägga lägesrapport. Projektplanen, som tar sin utgångspunkt i det här direktivet, ska även innefatta en tidplan för att säkra att projektet löper enligt plan. Risker och konsekvenser I projektet kan bland annat följande risker antas förekomma: Att 2017 kan kännas långt fram. Det kan därför vara svårt att väcka engagemanget redan nu. Det kan det uppfattas som att vi lägger pengar på fel saker. Det kan då bli debatt kring kommunens ansvar och prioritering. Att personer som inte får ekonomiskt stöd för sina idéer upplever att det blir orättvist. Att nå alla grupper i samhället som projektet vill nå. Att större evenemang vill arrangera under ungefär samma tidpunkt. Projektavslut Projektet avslutas formellt den 31 mars 2018. Slutrapport färdigställs under senast i februari 2018. Referenser Katrineholms kommun, Handbok för projektarbete Nyckeln till framgångsrika projekt i Katrineholms kommun, Kommunstyrelsens handling nr. 13/2004. (ändrad 2008-03-26, 64) Förstudie Katrineholm 100 år KS 2015:302