Offentliga upphandlingar av strategiska och kreativa tjänster. Hur kan det någonsin bli bra? Gunilla Bergh Bidemar 22 mars 2012
LOU i medborgarnas tjänst En juste och transparent process Få till räckligt många byråer att vilja söka Få även de mer ovana byråerna att söka Få de riktigt bra byråerna att vilja söka Välj de som bäst motsvarar just era behov Då får vi bättre samhällsinformation Då använder vi våra gemensamma skattepengar på bästa sätt
Aktuella byråval Offentliga upphandlingar: Privata: Trafikverket stora projekt, huvudbyrå Swedavia Svenska Spel Socialstyrelsen, designbyrå Göteborg & Co, huvudbyrå, strategisk varumärkesbyrå Spaceport Sweden, design, varumärke, webb, reklam Stockholms Läns Landsting, 15 olika dicipliner Regeringskansliet, 9 olika dicipliner Regeringskansliet, tryckupphandling Tekniska Verken, 5 olika dicipliner Umeå Universitet, 5 olika dicipliner Umeå Kommun, 6 olika dicipliner Umeå Energi, 5 olika dicipliner Bostaden Umeå, 6 olika dicipliner PRV, strategisk varumärkesbyrå Eniro, huvudbyrå Sverige, lokala byråer i Norge och Danmark Norrmejerier, Finland, reklambyrå Skandia Bank och Försäkring, huvudbyrå Svensk Fjärrvärme, huvudbyrå Landshypotek, huvudbyrå Scandic Hotell, huvudbyrå
Principen för byråval
Byråer om offentlig upphandling Pris går alltid före kvalitet, och vi vill bli valda för vår kompetens Riskerar att missa någon oviktig detalj Krångligt Obegripligt språk Tar för mycket tid För lite branschkunskap Irrelevanta skallkrav Dåliga beställare av kommunikation Fega reklamköpare
Hur ska vi jobba tillsammans? Ett lyckat samarbete handlar inte bara om slutresultatet. Ett lyckat slutresultat handlar däremot nästan undantagslöst om ett lyckat samarbete.
Min leverans inom offentliga upphandlingar Gott humör och positiv ansats Behovsanalys Finns det tillräckligt många byråer som har det som efterfrågas? Hur ska vi bedöma kvalitet? Hur viktigt är priset? Modell för utvärdering Skriver förfrågningsunderlaget Kvalitetssäkrar språk och begriplighet Löpande kontakt med upphandlingsavdelningen Moderator vid utvärdering av kvalitet
Vanligaste fallgroparna Svarar inte på de frågor som ställs Svarar på frågorna på fel ställen Ostrukturerade svar, svårt att följa resonemanget Använder fel nomenklatur, tex vid titlar Är underleverantörer ok? För mycket eller för lite material Har inte läst bedömningskriterierna Hänvisning till webbsidor Namnger inte pdf-filer Svårt att kopiera
Från diciplin till leverans Köpta kanaler Icke köpta kanaler Interna kanaler
Nio dicipliner 1. Strategisk kommunikationsrådgivning 2. Genomförande av informations- och kommunikaitonsinsatser 3. Innehållsproduktion för rörlig bild 4. Webbutveckling 5. Undersökningstjänster 6. Personaluthyrning 7. Strategisk design 8. Finansiell kommunikation 9. Kommunikationsrådgivning i samband med affärstransaktioner
En helsida i Resumé inför upphandlingen
100 byråer sökte Strategisk kommunikationsrådgivning (rangordning) 1. Gullers Grupp 2. Grayling 3. Kreab Gavin Anderson Genomförande av informations- och kommunikationsinsatser (rangordning) 1. Blomquist Annonsbyrå 2. Futurniture 3. ETC kommunikation Innehållsproduktion för rörlig bild (rangordning) 1. Zoom Vision Mamatu 2. ETC kommunikation 3. Hej Produktion! Webbutveckling (för uppdrag under 100 000 kronor gäller den här ordningen, för uppdrag över 100 000 kronor får byråerna pitcha inbördes) 1. Cloud Nine 2. Bazooka 3. Intellecta Undersökningstjänster (rangordning) 1. Markör Marknad och Kommunikation 2. Gullers Grupp Personaluthyrning inom informationsområdet (rangordning) 1. Inhouse 2. Kvadrat Stockholm 3. Citat Group Strategisk design (ingen inbördes rangordning) Identity Works Futurniture Essen International Pangea design Rewir Finansiell Kommunikation Kommunikationsrådgivning i samband med affärstransaktioner
Varför blev det bra? Vi marknadsförde upphandlingen Intern behovsanalys med många workshops, rejäl förankring Information Rosenbad ägde upphandlingen Korta förfrågningsunderlag, ca 6 sidor Uppdragsbeskrivningen var inspirerande och målgruppsanpassad Kravspecifikationen var kryssrutor Relevanta referensuppdrag alt fiktivt uppdrag Relevanta och begripliga utvärderingskriterier Kvalitet var viktigare än lågt timpris Respekt och förståelse
Fiktivt Uppdrag Regeringen planerar att besluta om stängning av två svenska ambassader utomlands; en i Portugal och en i Venezuela. Vi vill ha förslag på hur ni skulle arbeta med en kommunikationsstrategi. Ni ska alltså inte göra själva strategin utan beskriva hur ni skulle ta er an detta fiktiva uppdrag. Det är således lösningsförmåga och inte lösningen vi kommer att utvärdera. Beskriv på max fyra A4-sidor: 1. Hur skulle arbetsprocessen se ut? 2. Ert metodval 3. Vilken information skulle ni behöva av oss för att lösa uppdraget? 4. Hur skulle ni kvalitetssäkra uppdraget? Tydlighet och begriplighet i framställningen Strategisk höjd Analytisk förmåga Kvalitetssäkring Relevant kanalval i förhållande till målgrupp och mål Helhetssyn, långsiktighet, relevans och rimlighet
Referensuppdrag Anbudsgivaren ska i anbudet lämna två relevanta referensuppdrag. Med relevant avses att uppdraget innefattar hela processen från brief till utvärdering. Uppdraget får inte vara äldre än tre år. Anbudsgivaren får inte lämna beskrivningar av uppdrag som där NN eller något av deras affärsområden är beställare eller intressent/partner. Ett referensuppdrag ska haft som mål att flytta varumärket mot en bestämd position Ett referensuppdrag ska vara en säljkampanj för en tjänst. Båda referensuppdragen ska bestå av tre-fem enheter i minst tre kanaler, varav en ska vara webb. Referensuppdragen ska visa 1. Beskrivning av uppdraget 2. Arbetsprocess 3. Hur ni kvalitetssäkrade uppdraget 4. Mål 5. Målgrupp 6. Syfte 7. Omfattning 8. Vad ni utförde/levererade (3-5 enheter ska bifogas) 9. Utvärdering/Måluppfyllelse Beskrivningen av referensuppdragen ska följa ovanstående nio punkter. Varje referensuppdrag ska beskrivas på max 5 A4-sidor vardera. Enheterna som ska bifogas räknas inte in i de fem sidorna. Inga länkar godkännes dessa måste printas ut som skärmdumpar. De två arbetsproven kommer att utväreras med följande kriterier: Analytisk förmåga Estestisk förmåga Kreativ förmåga Bedömning av hur ni tolkat uppdraget, kommit fram till slutsatser, konsekvens i ert metodval, hur ni omsätter uppdraget till strategi Att visuellt förstärka och förhöja upplevelsen av den unika idén genom ett gott hantverk och hög finish Med kreativ förmåga menas en tydlig koppling från strategiska slutsatser till kreativ gestaltning. Att hitta den unika idén, den innovativa lösningen på uppdragsgivarens problem. Lösningsförmåga enligt givna ramar.
Poäng på kvalitet 4 poäng Utmärkt Prispåslag för ej uppfylld kvalitet per kriterium: 0 kr 3 poäng Mycket bra Prispåslag för ej uppfylld kvalitet per kriterium: 500 kr 2 poäng Bra Prispåslag för ej uppfylld kvalitet per kriterium: 1500 kr 1 poäng Inget utmärkande Prispåslag för ej uppfylld kvalitet per kriterium: 2000 kr 0 Poäng Otillräckligt Prispåslag för ej uppfylld kvalitet per kriterium: 3000 kr
Pris & Kvalitet=Resultat Efterfrågade tjänster Projektledare, senior konsult, nivå 4, vikt 40 Kreatörer, copy+ad, nivå 3, vikt 30 Projektadministration, nivå 2, vikt 30 Anbudspris x vikt (%) per tjänst 1500 kr/tim x 0,4= 600 kr 1200 kr/tim x 0,3= 360 kr 1100 kr/tim x 0,3= 330 kr Beräknat genomsnittspris 1290 kr Analytisk förmåga, 3 poäng 500 kr Estetisk förmåga, 3 poäng 500 kr Kreativ förmåga, 4 poäng 0 kr Prispåslag för ej uppfylld kvalitet +1000 kr Utvärderingspris (Anbudspris + prispåslag) 2290 kr
Vad kostar det? Workshop med styrgruppen Förberedande frågor till deltagarna Kontakt med ekonomiavdelningen Genomgång och analys av befintliga avtal Behov för den kommande avtalsperioden Definition av centrala frågeställningar som är viktiga för beslut Vilka interna resurser finns? Vilka saknas som bör upphandlas? Diskussion och konsekvensanalys av beslutskriterier Reflektioner hur samarbetet med de upphandlade leverantörerna fungerat Kvalificeringsfas, kriterier Krav på tjänsten Utvärderingsprinciper Utkast till förfrågningsunderlag, inkl utvärderingskriterier Research av den efterfrågade byråmarknaden Formulering av förfrågningsunderlag Överlämning till upphandlingsenheten Kontakt med upphandlingsenheten Korrekturhantering av förfrågningsunderlag Moderator vid utvärderingsmötet Samsyn på innebörden av betygskriterierna Säkerställan om konsekvens i betygssättning Stöd vid formulering av betygsmotivering 20.000 30.000 kr 15.000 25.000 kr/delområde 5.000 15.000 kr/delområde
Välkommen! Gunilla Bergh Bidemar Engage Marketing AB www.engagemarketing.se gunilla@engagemarketing.se 0705-640 641