Direktupphandling av Digital Asset Management Direktupphandling av programvara, Digital Asset Management system, som kommer att driftas på egen server hos oss. I direktupphandlingen ingår också installation, eventuella anpassningar som behövs och utbildning av administratörer. Systemet ska vara helt klart för oss att börja använda efter leverans. Inledning Trelleborgs kommuns kommunikationsenhet är i behov av en lösning för att förvara i första hand alla fotografiska bilder på ett organiserat och sökbart sätt. Därför avser vi att köpa in programvara, Digital Asset Management (DAM). Ytterligare information och krav om uppdraget finns under rubriken Kravspecifikation. Anbud kan endast lämnas på hela upphandlingen, d.v.s. på samtliga delar. En grundförutsättning för att av anbudslämnaren lämnat anbud ska kunna antas är att alla skall-krav i detta förfrågningsunderlag är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller samtliga skall-krav kommer att förkastas. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Krav på leverantör Leverantör ska ha dokumenterad erfarenhet av motsvarande uppdrag. Leverantör skall inneha F-skattsedel och vara fri från skatteskulder och övriga grundläggande krav enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Kommunen kommer att kontrollera, genom Skatteverkets blankett SKV 4820 Begäran om upplysningar upphandling att grund för uteslutning inte föreligger. Anbudsgivaren skall i sitt anbud ange organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-postadress och en kontaktperson. Utvärderingskriterier Det anbud som får högst poäng kommer att antas. Underrättelse om anbudsgivare kommer att ske via e-post. Anbudsgivare skall därför ange relevant e-postadress. Kriterier som kommer att bedömas med följande viktning är: Den lägsta totala kostnaden 30 Den lägsta kostnaden för uppgraderingar år 2 5 Uppfyller önskemålen, 5 poäng per önskemål, max 65 Max antal poäng 100 Vid flera anbud som hamnar på samma poäng är det lägst pris som avgör.
Kompletterande upplysningar Eventuella frågor angående denna upphandling ska göras via e-post till någon av nedanstående kontaktpersoner: susanne.nilsson@trelleborg.se ove.hed@trelleborg.se Upphandlande enhet Trelleborgs kommun Kommunledningsförvaltningen Kommunikationsenheten Att: Susanne Nilsson 231 83 Trelleborg Märk kuvertet: Anbud DAM Anbudstidens utgång Anbud skall vara oss tillhanda senast 2014-11-25. För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Anbudet skall vara giltigt tre månader efter anbudstiden utgång. Pris Fast pris exklusive mervärdesskatt. Priset skall vara ett totalpris för hela upphandlingen. I totalpriset skall eventuella resekostnader och andra kringkostnader ingå. Kostnader för framtida uppgradering av programvaran skall anges separat och ange den årliga kostnaden. Anbudsgivaren skall också ange timkostnad för eventuell utveckling och support som inte omfattas av direktupphandlingen. Tidplan Vi avser beställa i december 2014. Server kommer att finnas färdigställd för installation hos oss 6 veckor efter beställningen. Slutleverans från er senast den 25 februari 2015. Omfattning och förutsättningar I anbudet skall ingå: Programvara Installation i vår servermiljö via vpn eller fysiskt besök hos vår itavdelning i centrala Trelleborg. Eventuella anpassningar av programvaran som behövs för att uppfylla kraven i upphandlingen.
Utbildning våra administratörer, maximalt 3 personer, via webbinar eller personlig handledning på plats hos oss. Vår tekniska miljö Kommunens IT-plattform är standardiserad på följande produkter: Katalogtjänst ActiveDirectory Serveroperativ Windows 2003/2008/2012 Server Terminal Server Citrix XenApp 6.5 Webserver MS IIS Webpublisering EpiServer E-post Exchange 2010/Outlook 2007 Databas MS SQL-server 2005/2008/2012 Klientoperativ Windows 7 64-bit Webläsare Internet Explorer 11 Grupprogramvara MS Sharepoint 2010 Kontorsprogramvara MS Office 2007 Mobila enheter IOS/Android/Windows Leverantören skall ange om det offererade systemet fungerar fullt ut i vår ITplattform, om inte skall det anges vilka tillägg eller förändringar som krävs. Om systemet kräver några programvarulicenser utöver vad som är offererat skall detta anges. All information som behandlas i systemet tillhör kommunen. I det fall informationen finns i kommunägd utrustning vill vi ha full insyn i databasarkitekturen. Öppna interface skall finnas, ex ODBC eller likvärdiga API. Klientarbetsplats Leverantören skall uppge minimikrav för en fullt fungerande klientarbetsplats avseende dator, bildskärm och eventuell kringutrustning samt lägsta uppkopplingshastighet som krävs för full funktionalitet. Systemet skall fungera fullt ut i en Citrix Terminal Server miljö med tunna klienter. Server, vid lokal drift Vi använder VM-Wares plattform för servervirtualisering och leverantören skall vid lokal drift ange om det offererade systemet kan köras i vår virtuella miljö. För att kunna räkna fram det offererade systemets driftskostnader skall leverantören lämna en hårdvaruspecifikation på server anpassad för våra förutsättningar avseende antal användare m.m. D.v.s. en server som vi skall kunna köra systemet på i full drift under en treårsperiod. Tillgänglighet Systemet skall fungera fullt ut mot följande webbläsare utan att några tilläggsprogram behöver installeras: Internet Explorer 11, Firefox, Chrome och Safari. Säkerhet Systemet skall stödja tidsbegränsad behörighets- och lösenordsperiod samt regelbundet uppmana användaren att byta sitt lösenord. Lösenordshanteringen skall följa Datainspektionens allmänna råd om Säkerhet för personuppgifter samt Trelleborgs kommuns lokala säkerhetspolicy som kräver lösenordslängd på nio tecken. Utloggning efter max 30 minuters inaktivitet i systemet skall göras.
Koppling till katalogtjänsten Active Directory Så långt det går strävar vi efter att förenkla och förbättra vår användarhantering. Ett sätt att göra detta är att koppla verksamhetssystemen till katalogtjänsten så att katalogtjänsten verifierar användaren mot verksamhetssystemet. Beskriv vilka integrationsmöjligheter ert system har mot katalogtjänsten Active Directory. Kravspecifikation Följande krav skall alla vara uppfyllda: Rättigheter och användare Det skall finnas möjlighet att lägga upp grupper med användare på minst fyra olika behörighetsninvåer: Administratörer som har tillgång till alla funktioner och behörighetssystemet. Bildredaktörer som ska kunna göra allt (t.ex. ladda upp bilder och ladda ner) frånsett rena administratörsuppgifter. Bildkommunikatörer som ska kunna se de bilder de har behörighet för och kunna ladda ner dem. En nivå för dem som bara ska kunna se och söka bland de bilder de har behörighet för. Olika bilder/filer skall kunna ha sina egna specifika behörighetsinställningar beroende på vilka grupper man vill ska få se dem och ladda ner dem. Det skall gå att distribuera bilder/filer genom en länk som e-postas till användare utan behörighet. Det skall finnas ett webbaserat gränssnitt som fungerar på alla olika plattformer (pc, mac) och även på mobila enheter. Man ska t.ex. kunna ta ett foto med mobilen och kunna ladda upp det. Gränssnittet skall fungera för alla behörighetsnivåer ovan med undantag av att administratörerna kan ha avvikande gränssnitt om lösningen är upplagd på sådant sätt. Antal användare Om licenserna baseras på antal användare skall följande antal ingå: 3 administratörer 12 bildredaktörer eller bildkommunikatörer Det skall i så fall finnas möjlighet att köpa till fler licenser i efterhand om behovet finns. Filformat Riktiga standarder som Exif, IPTC och XMP skall användas. Inga leverantörsspecifika standarder. Frånsett olika bildformat så som jpg, gif, png, eps, tif, raw skall systemet även kunna hantera de vanligaste formaten för film, Batchuppladdning skall vara möjligt, så att många bilder kan laddas upp på samma gång. Befintliga metadata skall följa med in ocu ut ur systemet vid upp- och nedladdning av bilder.
Det skall gå att exportera bilderna i lämplig storlek och format utifrån förutbestämda inställningar så som t.ex. för tryck, för webbplats och för presentationer utan att originalfilen ändras. Filinformation / Metadata Metadata och taggning för bilden skall följa med bilden när den lämnar systemet, liksom Exifdata. Många bilder skall kunna taggas på en gång. Det skall finnas möjlighet att lägga in licens och licensvillkor från våra bildupphandlingsavtal till alla enskilda bilder och filer. Det skall finnas möjlighet att lägga in ett datum för när bilden inte ska vara synlig för de vanliga användarna och inte heller gå att ladda ner längre. Har inte användaren aktivt valt en licens för den aktuella bilden skall en licens som vi bestämt sättas som standard. Det skall vara möjligt att göra vissa fält tvingande för användare så att de alltid blir ifyllda vid en uppladdning. Det skall vara möjligt att lägga till information om även samtycke enligt PUL till de enskilda bilderna. Kodsstandard Det medföljande gränssnittet (webbplatsen/publika bildgalleriet) skall uppfylla grundläggande tillgänglighetsriktlinjer, WCAG 2.0 AA. Sökning Fotona skall indexeras fortlöpande så att sökningar går snabbt. Det skall gå att både fritextsöka, söka utifrån metadata, taggning och licensform. Redigering Vi kommer att fortsätta bildbehandlingen i Adobes program (Photoshop och Lightroom), men enklare redigeringsmöjligheter så som beskärning skall finnas. Språk Programvaran skall vara på svenska eller engelska. Support och all kontakt mellan Trelleborgs kommun och leverantören skall ske på svenska. Önskemål Följande saker är inte skall-krav men är önskvärda och det skall redovisas i anbudet vilka av dem man kan tillgodose. Varje önskemål som uppfylls ger 5 poäng. 1. Ett formulär vid bildnedladdning där den som laddar ner bilden beskriver i vilket sammanhang som bilden kommer att användas. Vissa fält ska kunna göras tvingande. Textinformationen lagras och kan ses av administratör. 2. Möjlighet att lägga upp inloggningsuppgifter som har kort tidsbegränsad livslängd.
3. Befintlig integration mot webbpubliceringssystemet EPiServer som vi använder på våra webbplatser. 4. Befintlig integration mot Microsoft Word. 5. Befintlig integration mot Powerpoint. 6. Befintlig integration mot Adobe InDesign. 7. Befintlig integration mot Youtube 8. Möjlighet att lägga upp automatiserade arbetsflöden. 9. Möjlighet att skapa PDF-exporter av bilder och skisser som finns i systemet. 10. Sökfunktionalitet som kan hantera singular och plural, bestämd och obestämd form. 11. Möjlighet att få statistik över bildvisningar och nedladdningar så vi kan se vilka bilder som används ofta och även vilka saker som det söks efter. 12. Gränser som maximal filstorlek kan överskridas utan en massa merjobb. 13. Möjlighet till batchnedladdning av flera filer. Bilaga för redovisning av önskemålen samt anbud.