1 (9) Datum 2015-03-27 Diarienr (åberopas) A509.532/2014 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Handläggare Cassandra Utas Stokic E-post cassandra.utas-stokic@polisen.se Upphandling av obemannade flygfarkoster, Unmanned Aircraft Systems (UAS) (5 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan. 1.1 Upphandlande myndighet Polismyndigheten är upphandlande myndighet. 1.2 Upphandlingsförfarande I denna upphandling tillämpas selektivt förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). Det selektiva förfarandet består av två (2) steg, underlaget i detta steg benämns ansökningsinbjudan ( Ansökningsinbjudan ) och underlaget i nästa steg benämns förfrågningsunderlag ( Förfrågningsunderlag ). Endast anbudssökande som uppfyller samtliga krav i Ansökningsinbjudan får ta del av Förfrågningsunderlaget längre fram, se punkten 4 Prövning av ansökan. 1.3 Bakgrund Polismyndigheten ( Polisen ) bedriver för närvarande ett projekt tillsammans med Kustbevakningen för integrering av obemannade flygfarkoster, Unmanned Aircraft Systems (UAS), i operativ verksamhet. Projektet har föregåtts av en förstudie. Behovsanalysen hos respektive målgrupp i förstudien Postadress Polismyndigheten Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se
2 visade att en farkost, Air Vehicle (AV), av rotortyp (VTOL 1 ) är mest lämplig för att utföra de aktuella arbetsuppgifterna. 1.4 Allmänt UAS kommer fortsättningsvis i detta dokument att omnämnas som System, med detta avses komplett UAS med alla dess komponenter och kringutrustning. Polisen avser nu att upphandla flera System. Varje System ska inkludera en (1) farkost (AV) av rotortyp (VTOL) med en vikt om maximalt sju (7) kg. Farkosten (AV) ska bära EO och IR-sensorer 2 samtidigt och leverera bild i realtid. Svensk lagstiftning såväl som svenska standarder ställer specifika krav på Systemen gällande kartsystem, strömförsörjning och frekvensområde. 1.5 Omfattning Av denna sammanställning framgår vilka varor och tjänster som ingår i denna upphandling samt vilken omfattning som är aktuell. Varorna och tjänsterna kommer att specificeras närmare i Förfrågningsunderlaget, vilket tillhandahålls först i nästa steg av denna upphandling. Upphandlingen omfattar följande varor och tjänster: Tre (3) stycken System. Varje System ska inkludera: Farkost (AV) Batteri, sensorer, markstation, samt kommunikationslänk mellan markstation och farkost (AV) Nödvändiga verktyg och testutrustning Reservdelar och förbrukningsmateriel för femtio (50) timmars användning av en (1) markstation samt för femtio (50) timmars flygning med en (1) farkost (AV) Dokumentation Utbildning Support och flygunderhåll/information för bibehållen luftvärdighet (Continuous Airworthiness) för det första (1:a) året Reparation under tre (3) år 1 Vertical Take Off and Landing. 2 Electro-Optic and Infrared sensors.
3 1.5.1 Optioner Polisen ska utöver de varor och tjänster som anges i punkten 1.5 Omfattning ha rätt att beställa, men förbinder sig inte att beställa, följande: Ytterligare ett (1) till tre (3) System Ytterligare reservdelar och förbrukningsmateriel Support och flygunderhåll/information för bibehållen luftvärdighet (Continuous Airworthiness) för det andra (2:a) året Support och flygunderhåll/information för bibehållen luftvärdighet (Continuous Airworthiness) för det tredje (3:e) året 1.6 Antal leverantörer Polisen avser att teckna avtal med en (1) leverantör som kan ombesörja det aktuella uppdraget. 1.7 Avtalsingående, leveranstidpunkt och avtalstid Polisen avser att ingå ett avtal som träder i kraft den dag då avtalet har undertecknats av båda parter. Leverans av Systemen kommer att ske vid en tidpunkt som kommer att anges i Förfrågningsunderlaget, vilket tillhandahålls först i nästa steg av denna upphandling. Leverantörens åtagande avseende det första (1:a) årets support och flygunderhåll/information för bibehållen luftvärdighet (Continuous Airworthiness) påbörjas vid leverans av Systemen. Leverantörens åtagande avseende reparation påbörjas vid leverans av Systemen och gäller i tre (3) år framåt. Optionerna ska vara möjliga att utlösa till och med den 31 december 2017. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Annonsering Annonsering sker i upphandlingsdatabasen Tenders Electronic Daily (TED) samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT).
4 2.2 Ansökningsinbjudan De krav som ställs på anbudssökanden framgår av denna Ansökningsinbjudan med tillhörande bilagor. Ansökningsinbjudan är publicerad på Polisens upphandlarprofil: www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudssökanden bär själv ansvar för att tillägna sig fullständig Ansökningsinbjudan. 2.3 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska eller engelska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress: cassandra.utas-stokic@polisen.se. Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 22 april 2015. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 28 april 2015. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Ansökningsinbjudan. Anbudssökanden bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.4 Anbudsansökans form och struktur Anbudsansökan ska upprättas skriftligen och av anbudsansökan ska all information av betydelse för prövningen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för prövningen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbudsansökan får gärna struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i denna Ansökningsinbjudan med undantag för information som anbudssökanden anser vara hemlig. Sådan information får gärna placeras i Bilaga 1 Formulär för anbudssökande tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten 2.9 Offentlighetsprincipen. Använd gärna hålat A4-papper och undvik häftklammer och liknande. Anbudsansökan lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller en anbudsansökan. A509.532/2014 Anbudsansökan obemannade flygfarkoster, Unmanned Aircraft Systems (UAS)
5 2.5 Anbudsansökans undertecknande Anbudsansökan ska vara undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. 2.6 Anbudsansökans avlämnande Anbudsansökan ska ha inkommit till Polisen senast den 4 maj 2015. Anbudsansökan som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06.00 och kl. 20.00. Anbudsansökan som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box 12256 102 26 Stockholm Anbudssökande svarar för att anbudsansökan inkommer i rätt tid. Anbudsansökan som inkommer efter sista dag för att lämna ansökan eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.7 Ansökningskostnader Anbudssökanden äger inte rätt till ersättning för anbudsansökan eller för kostnader i samband med anbudsansökningsprocessen. 2.8 Förutsättning för att få ta del av Förfrågningsunderlaget i nästa steg Eftersom det finns uppgifter i Förfrågningsunderlaget som omfattas av sekretess ska säkerhetsansvarig hos anbudssökanden ta del av innehållet i Bilaga 4 Sekretessbevis för säkerhetsansvarig med tillhörande bilaga och godkänna detta genom att underteckna bilagan. Bilagan ska skickas med anbudsansökan. Ovanstående är en förutsättning för att anbudssökanden ska få del av Förfrågningsunderlaget i nästa steg av upphandlingen. Anbudssökande som inte följer detta krav kommer inte få ta del av Förfrågningsunderlaget och får därmed inte lämna anbud. Säkerhetsansvarig hos anbudssökanden ska även ta del av innehållet i Bilaga 5 Sekretessbevis för delaktig med tillhörande bilaga. Om annan personal än säkerhetsansvarig hos anbudssökanden behöver ta del av Förfrågningsunderlaget eller delta i kommande anbudsgivning ska instruktionerna i bilagan följas. Bilagan behöver inte skickas med anbudsansökan.
6 2.9 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudssökanden att i anbudsansökan precisera vilken information som anbudssökanden anser vara hemlig samt vilken skada anbudssökanden skulle lida om informationen röjdes. Detta kan göras i Bilaga 1 Formulär för anbudssökande. 3 KRAV PÅ ANBUDSSÖKANDE De krav som ställs på anbudssökande och avseende underleverantörer som ska utföra det aktuella kontraktet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudssökande anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av kontraktet. Med underleverantör avses exempelvis företag som tillverkar Systemet om inte anbudssökanden själv gör detta. Med underleverantör avses dock inte företag som exempelvis levererar komponenter till Systemet eller transporterar Systemet. Avser anbudssökanden att anlita fler än en underleverantör får Bilaga 2 Formulär för underleverantör kopieras. 3.1 Företagsuppgifter Anbudssökanden lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter, gärna i Bilaga 1 Formulär för anbudssökande och Bilaga 2 Formulär för underleverantör samt bifogar dem till anbudsansökan. Eftersom Förfrågningsunderlaget kommer att skickas per post till säkerhetsansvarig hos anbudssökanden är det viktigt att anbudssökanden anger nödvändiga kontaktuppgifter i sin anbudsansökan. Detta får gärna göras i Bilaga 1 Formulär för anbudssökande. 3.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudssökanden och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 11 kap. 1-2 LUFS föreligger. Anbudssökanden och underleverantörer ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 11 kap. 1-2 LUFS inte föreligger. Behörigen undertecknade Bilaga 1 Formulär för anbudssökanden och Bilaga 2 Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg.
7 3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudssökanden och underleverantörer ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudssökanden och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudssökanden och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till Bilaga 3 Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudssökandes respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 Registrering Anbudssökande och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudssökande och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudssökande och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudssökande och underleverantörer ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbudsansökan, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudssökande respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor.
8 3.5 Ekonomisk ställning Anbudssökande ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive tiden för då optioner eventuellt utnyttjas. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudssökandes ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudssökande som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudssökande, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3-5 men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudssökanden fogar sådana handlingar till anbudsansökan som gör att det kan anses klarlagt att anbudssökande har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudssökanden är placerad i en riskklass som får anses motsvara riskklass 3-5 enligt UC alternativt moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudssökandens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudssökandens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande. 3.6 Teknisk kapacitet 3.6.1 Tidigare åtagande Anbudssökanden ska ha fullgjort minst en (1) tidigare varuleverans av minst tre (3) motsvarande System under de fem (5) senaste åren. Med motsvarande System avses System som har inkluderat en (1) farkost (AV) av rotortyp (VTOL) med en vikt om maximalt sju (7) kg. Farkosten (AV) ska burit EO och IR-sensorer samtidigt och levererat bild i realtid. Systemen ska ha använts i civil verksamhet, militär verksamhet eller i myndighetsverksamhet om sammanlagt minst etthundra (100) flygtimmar. Som bevis för ovanstående ska anbudssökanden skriftligen ange uppgifter i anbudsansökan om leveransens tidpunkt och huruvida det har varit fråga om en privat eller offentlig mottagare. Anbudssökanden ska även skriftligen beskriva i anbudsansökan hur kraven i ovanstående stycke uppfylls. Uppgifterna lämnas gärna i Bilaga 1 Formulär för anbudssökande.
9 4 PRÖVNING AV ANSÖKAN 4.1 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudssökanden. Därefter kontrolleras anbudssökandens lämplighet utifrån ställda krav på anbudssökanden. Endast anbudssökande som bedöms uppfylla kraven kommer att gå vidare i processen. 4.2 Selektering Samtliga anbudsansökande som uppfyllt samtliga krav i Ansökningsinbjudan kommer att få ta del av Förfrågningsunderlaget. Någon selektering kommer inte att ske. 5 Anbudslämning De anbudssökande som har fått ta del av Förfrågningsunderlaget har rätt att lämna anbud. Förfrågningsunderlaget kommer att skickas per post till säkerhetsansvarig hos anbudssökanden, som anbudssökanden har angivit i sin anbudsansökan, se punkten 3.1 Företagsuppgifter. 6 Information om kommande krav på säkerhetsskydd för vinnande leverantör På grund av att detta är en säkerhetsskyddad upphandling ska den vinnande leverantören underteckna ett säkerhetsskyddsavtal enligt 8 säkerhetsskyddslagen (1996:627). Säkerhetsskyddsavtal nivå 3 kommer att tecknas innan affärsavtalet tecknas. Ledning (endast VD), säkerhetsskyddschef samt deltagande personal från leverantören kommer att bli föremål för en säkerhetsprövning. Säkerhetsprövningen består av allmän personkännedom (leverantörens ansvar) och i förekommande fall registerkontroll (Polisens ansvar). Mer information om säkerhetsprövningen ges i nästa steg av upphandlingen. Bilagor Bilaga 1 Formulär för anbudssökande Bilaga 2 Formulär för underleverantör Bilaga 3 Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudssökande och underleverantörer) Bilaga 4 Sekretessbevis för säkerhetsansvarig, med tillhörande bilaga Bilaga 5 Sekretessbevis för delaktig, med tillhörande bilaga