DC UTBILDNING Microsoft Project 2016 PR16G-1
Microsoft Project 2016, grundkurs, upplaga 1 DC UTBILDNING Box 1023 251 10 HELSINGBORG tel. 042-26 22 00 e-post: admin@dcutbildning.com Internet: www.dcutbildning.com 2 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 7 Grundkurs i Project... 7 Förkunskaper... 7 Läsning... 7 Exempel... 7 Övningsuppgifter... 7 Tips... 7 Hjälp... 7 Uppdateringar... 8 Fillista... 8 PROJEKTPLANERINGENS FASER... 9 Grundläggande... 9 Definiera projektet... 9 Beslut om fortsatt planering... 9 Skapa en projektplan... 9 Beslut om genomförande av projektet... 9 Projektgenomförandet startas... 9 Uppföljning och underhåll projektplanen... 9 Avsluta projektet... 10 Projekthantering... 10 Att lyckas med projekt... 10 Varför misslyckas vissa projekt?... 10 INLEDNING... 11 Start... 11 Skärmbildens utseende... 12 Namnlist... 12 Menyfliksområdet... 12 Aktivitet... 13 Resurs... 13 Rapport (Report)... 13 Projekt... 13 Visa... 13 Format... 13 Snabbmeny... 14 Skrivfältet... 14 ID-nr och kolumnrubrik... 14 Vyfältet... 15 Rullningslister... 15 Statusfält... 15 Filtyper... 15 SKAPA EN ENKEL PROJEKTPLAN... 17 Projektet Utställning... 17 Projektinformation... 17 Aktiviteter... 19 Redigering... 19 Ta bort aktivitet... 19 Infoga aktivitet... 19 Disposition... 19 Egenskaper... 21 Spara projektfil... 21 Varaktighet... 21 Länkning... 22 Tidslinjen... 23 Resurser... 26 Autofilter... 27 Resurstilldelning... 27 Nätverksdiagram... 28 Kalender... 28 Kostnader... 29 DC UTBILDNING, Project grundkurs 3
Projektsammanfattning... 30 Originalplan - Baslinje... 31 Utskrift... 32 Uppföljning... 33 Rapporter... 35 FÖRBEREDELSER INFÖR HUVUDUPPGIFTEN... 37 Schemaläggningsmetod... 37 Inställningar... 37 Allmänt... 37 Visa... 38 Schema... 39 Språkkontroll... 40 Spara... 42 Språk... 42 Avancerat... 44 Säkerhetscenter... 45 Ändra arbetstid... 45 Projektmall... 48 Aktiviteter... 48 Hämta data från Word... 49 Disposition... 49 Struktur WBS... 50 RESURSPOOL... 53 Skapa Resurspool... 53 Resurskostnad... 53 Kostnadstabeller... 54 Kalender... 55 Projektkalender... 55 Kalenderinställningar... 56 Resurskalender... 58 Kod... 58 HUVUDPROJEKTET... 61 Öppna resurspoolen... 61 Skapa ny projektfil... 61 Basuppgifter för projektet... 62 Projektinformation... 62 Egenskaper... 62 Spara... 62 Ansluta till resurspool... 63 Tid- och resursplanering... 64 Aktivitetsanvändning... 66 Aktivitetstyp... 68 Justering... 69 Länkning... 69 Föregående och efterföljande aktiviteter... 69 Typ av aktivitetssamband... 70 Ändring av sambandstyp... 70 Fördröjning och överlappning... 70 Skapa länkar... 71 Total varaktighet... 71 Länkning med musen... 71 Fortsatt länkning... 73 Länkning med överlappning... 73 Länkning i dialogruta... 73 Fortsatt länkning och Måldatum... 73 Resursbeläggning... 74 Resursutjämning... 76 Utjämningsberäkningar... 77 Leta efter överbeläggningar... 77 Utjämningsperiod... 77 Åtgärda överbeläggning... 77 Överväganden vid resurskonflikt... 78 Kritiska linjen... 79 Kolumn Arbete... 80 4 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Slack... 80 Ta fram tabellen Totalt slack... 81 Kostnader... 82 Resurskostnader... 82 Projektstatistik... 82 Fasta kostnader... 83 Återkommande aktiviteter... 84 Milstolpar... 86 Originalplan - Baslinje... 87 FORMAT... 89 Stil på staplar... 89 Layout... 90 Tidsskala Ledig tid... 90 Teckensnitt... 91 Kopiera format... 91 Tidslinje... 92 RITA... 93 Ritverktygen... 93 Verktygsfältet Ritobjekt... 93 Textruta... 93 Pil... 94 Infoga linje... 94 Infoga bild... 94 Ellips... 94 UTSKRIFT... 95 Förhandsgranska... 95 Utskriftsformat... 96 PROJEKTUPPFÖLJNING... 99 Schema-kommandon för uppföljning... 99 Aktuellt datum... 99 Byggstart... 100 Uppdatera Projekt... 100 Fjärde veckan... 100 Aktivitetsanteckningar... 100 Korrigering för verklig tid... 101 Lägesrapport... 101 Femte veckan... 102 Övertid... 102 Korrigering av Fast kostnad... 103 Ändring av Resurskostnad... 103 Gantt-schema med originalplan... 104 Visa initialer i Gantt-schemat... 104 Statuslinje... 105 Rapporter... 106 Projektstatistik... 106 Projektöversikt... 107 Betalningsflöde... 108 UTBYTE MED ANDRA PROGRAM... 109 Import från Excel... 109 Alt. 1. Kopiera och klistra in... 109 Alt. 2. Import (Överkurs!)... 109 Import från Word... 109 Överföring till Excel... 109 Kopiera och klistra in... 109 Export till Excel... 110 Analys i Excel... 112 Export till Word... 114 Exportera tabell... 114 Exportera bild... 114 Exportera vy... 114 SAMMANFATTNINGSUPPGIFT... 116 Garagebygge... 116 Aktiviteter... 116 DC UTBILDNING, Project grundkurs 5
Tider och tilldelningar... 116 Samband... 116 Milstolpar... 116 Fasta kostnader... 116 Kalender... 116 Planering... 116 Gantt-schema... 116 Nätverksdiagram... 116 Utskrift... 116 EXTRAUPPGIFT... 117 Släktträd... 117 KORTKOMMANDON... 118 De nya tangentbordsgenvägarna... 118 ASCII... 119 APPENDIX KURS PÅ ENGELSKA... 120 Project Planning Steps (page 9-10)... 120 Linking (page 22)... 120 Linking (page 69)... 120 Resolving Resource Conflicts (page 74)... 121 PROJECT-VERSIONER... 122 Översikt över Microsoft Project-versionerna... 122 INDEX... 123 6 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Förord Grundkurs i Project Välkommen till kurs i Microsoft Project! Uppläggningen av detta kursmaterial bygger på att du har tillgång till en svensk Windows-version av programmet. Kursmaterialet är avsett för version 2016 Standard och Professional. Det går bra att använda det även om du har en engelsk version. De svenska Project-kommandona anges först med de engelska inom parentes. Som Appendix finns dessutom en översättning till engelska av vissa nyckelavsnitt för att underlätta att genomföra en kurs för engelskspråkiga med hjälp av denna bok. Programmet går att köra under bland annat Windows 7, 8 och 10. De flesta skärmbilderna i boken avser Windows 10. Vissa dialogrutor ser olika ut beroende på Windows-version. Det finns dessutom både 32- och 64-bitsversioner av Project. Skillnaden visar sig främst vid mycket stora projektfiler, som kan bearbetas snabbare med 64-bitsversionen. Förkunskaper Det förutsätts att du har kunskaper motsvarande grundkurs i Windows och Excel. Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc inleder vanligtvis kapitlen. är symbolen för ett läsavsnitt. Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel. Dessa markeras med vidstående symbol. Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna finns i övningsmappen. utgör symbolen för övningsuppgifter. Streck i kanten markerar extra viktig information. Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt. är symbolen för tips. Hjälp Tryck på F1, så kommer du till hjälpsidan, där du kan söka vidare. DC UTBILDNING, Project grundkurs 7
Uppdateringar För att programmet ska fungera på bästa sätt rekommenderas användaren att kontrollera programmets version och regelbundet söka efter uppdateringar. Genom att välja Arkiv, Konto (File, Account), visas information enligt ovan. Fillista Följande filer finns i övningsmappen efter installation av övningsfilerna: DC-logo.gif Alla aktiviteter.xls Hus01-lösning.mpp Pool-lösning.mpp Husbygg-lösning.mpt Huvudaktiviteter.xls Huvudaktiviteter-lösning.mpp Utställning-lösning.mpp Global-original.mpt Pool.mpp Hus01 etapp 1.mpp Resurser.xlsx Alla aktiviteter.docx Kompatibilitet Till skillnad från en del andra Office-program har Microsoft valt att ha samma filtillägg för sina olika versioner. Project 2016 kan hantera version 2007 samt 2010-2016, som har gemensamt filformat. 8 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Projektplaneringens faser Grundläggande För att en verksamhet ska anses vara ett projekt bör det uppfylla följande villkor: Engångskaraktär med definierat mål inte löpande verksamhet Avgränsat med avseende på tid och kostnad Kräver samordning av resurser Ledningsstruktur Definiera projektet Här ska man definiera projektets omfattning: Mål Huvudaktiviteter Analysera resurserna personal, utrustning och resurskostnad När ska projektet vara klart? Uppskatta totalkostnaden Beslut om fortsatt planering Beställare, styrgrupp eller chef beslutar att gå vidare med detaljplanering eller avbryta planeringen Skapa en projektplan Definiera samtliga aktiviteter. Vilket arbetsomfång (resurstimmar) ska utföras? Vilka ska utföra aktiviteterna? Vilka samband gäller mellan aktiviteterna? Finns det särskilda aktivitetsvillkor? Ange de fasta kostnaderna. Identifiera och lösa resurskonflikter (överbeläggningar). Beslut om genomförande av projektet Beställare, styrgrupp eller chef beslutar om genomförande av projektet alternativt avbrytning av planeringen. Skapa baslinjeplan (originalplan) Projektgenomförandet startas Projektgrupp bildas etc. Uppföljning och underhåll projektplanen Jämför utvecklingen mot baslinjeplan Fortlöpande kontroll av resurstillgång och uppkomna problem Justera så att projektet fullföljs enligt plan DC UTBILDNING, Project grundkurs 9
Avsluta projektet Jämför utfall mot baslinjeplan Analysera utfallet för att erhålla erfarenhet inför kommande projekt Projekthantering Det finns flera metoder att hantera projekt. Innan datoriseringen använde man förstås PoP-metoden (papper och penna) men själva planeringen presenterades redan då med exempelvis: Gantt-diagram Nätverksdiagram Strukturdiagram (WBS) Kalender med resurstilldelningar Microsoft Project har Gantt-diagrammet som sin starkaste sida, och det är också denna diagramtyp du kommer att arbeta med för det mesta i den här kursen. Att lyckas med projekt Arbetsgruppen och styrgruppen (företagsledningen etc) har samma uppfattning om mål och medel. Gruppens medarbetare är väl informerade om sitt projekt. Projektplaneringen är väl genomförd. Projektplanen uppdateras efter hand. Projektledaren styr sitt projekt noggrant och vidtar genast korrigeringar, när detta behövs. Varför misslyckas vissa projekt? Avsaknad av projektplanering. Tidsgränser missas och därmed sluttiden. Dålig styrning. 10 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Inledning Start Programmet kan startas på flera sätt, bland annat beroende på Windows-version: Alt. 1. Starta genom att klicka på ikonen för Project. Denna finner du normalt genom att välja Start, Alla program, Microsoft Office, Microsoft Project (Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Project). Alt. 2. Genom att klicka på Project-ikonen i aktivitetsfältet längst ner på skrivbordet. Detta förutsätter att den som installerat programmet valt att placera ikonen där. Alt. 3. Genom att välja Sök (Find) och skriva Project. Programnamnet med tillhörande ikon kommer att visa sig bland sökresultaten och då klickar du på ikonen. Startskärm: Om du inte önskar få upp startskärmen, så kan du ändra detta via Arkiv, Alternativ, Visa (File, Options, View). DC UTBILDNING, Project grundkurs 11
Systemmeny Verktygsfältet Snabbåtkomst Menyflikar Skrivfält Tidlinje Namnlist Ganttdiagramområde Gantttabell Kolumnrubrik ID-nr Arkivmeny Statusfält Vyalternativ Skärmbildens utseende Namnlist På namnlisten (titelraden - Title Bar) står namnet på programmet och aktuell projektfil. Längst till vänster finns en Project-ikon. Om du klickar på den öppnas systemmenyn, med vilken du bl.a. kan stänga Project. Till höger om namnlisten finns knappar för minimering och maximering eller återställning samt avsluta. Projektfil kallas den datafil, som skapas av Project som standard. Filändelsen är *.mpp. Menyfliksområdet Menyfliksområdet (The Ribbon) innehåller de flesta av de kommandon som finns i Project. Flikar (Tabs) som visas överst i menyfliksområdet. Varje flik motsvarar viktiga uppgifter som du utför i programmet. En del flikar är sammanhangsberoende. Grupper (Groups) är uppsättningar av närliggande kommandon och visas på flikar. I dem har alla kommandon som du kan tänkas behöva för en viss typ av uppgift förts samman, och eftersom de hela tiden visas och är tillgängliga på skärmen får du värdefull hjälp i arbetet. Kommandon (Commands) har ordnats i grupper. Ett kommando kan vara en knapp, en meny eller en ruta där du anger information. 12 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Aktivitet Fliken Aktivitet (Task) innehåller kommandon för Aktiviteter (Tasks). I version 2010 kallades fliken för Uppgift (Task). Detta begrepp dyker upp här och var även i 2016. Om du dubbelklickar på en menyflik, så minimeras menyflikområdet. Dubbelklickar du på nytt på menyfliken, sker återgång till standardvisning. Resurs Fliken Resurs (Resource) innehåller kommandon för operationer avseende Resurser (Resources). Rapport (Report) Projekt Fliken Projekt (Project) innehåller kommandon för aktuellt projekt. Visa Fliken Visa (View) innehåller kommandon avseende vyer och inställningar. Format Fliken Format innehåller olika kommandon beroende på vilken vy du använder. DC UTBILDNING, Project grundkurs 13
Snabbmeny Med hjälp av höger musknapp kan du ta fram en kortfattad meny (Shortcut Menu), där man placerat de mest förekommande kommandona. Snabbmenyns innehåll beror på vad som markerats. Om en cell är markerad ser den ut som här nedan. Om däremot en rad eller en kolumn etc är markerad, så är innehållet annorlunda. Cut Cell Copy Cell Paste Paste Special Scroll to Task Insert Task Delete Task Inactivate Task Manually Schedule Auto Schedule Assign Resources Fill down Clear Contents Information Notes Add to Timeline Hyperlink Skrivfältet I Skrivfältet (Entry Bar) redigerar du inskrivna uppgifter. Skrivfältet motsvarar Formelfältet i Excel. Det visas, om du väljer Arkiv, Alternativ, Visa (File, Options, Display) och bockar för Skrivfält (Entry Bar). ID-nr och kolumnrubrik Gantt-tabellen är indelad i aktiviteter med ID-nr (rader) och kolumner. 14 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Vyfältet Om du så önskar, kan du ha Vyfältet synligt. Det innehåller snabbknappar till de olika vyerna. Högerklicka på den grå stolpen längst till vänster och välj Vyfält (View Bar) i snabbmenyn. Det ser ut som bilden till höger: Rullningslister Med hjälp av den vertikala och den horisontella rullningslisten (Scroll Bar) kan du rulla schemat uppåt och nedåt respektive åt höger och vänster. Statusfält Statusfältet (Status Bar) visar olika typer av meddelanden. En kort beskrivning av pågående åtgärd visas. Till höger visas vyval och zoomaverktyg. Viss information om pågående aktiviteter visas också i statusfältet. Filtyper I Project är följande de vanligaste filtyperna: MPP: projektfil (kan även sparas som Project 2007) MPT: mallfil (Template) PDF: Adobe Acrobat-format GLOBAL.MPT heter standardmallen i Project (jfr NORMAL.DOTX i Word!) Filformat MPD (Access-kompatibelt format) som fanns i tidigare versioner har slopats. Manuell schemaläggning (Manually Scheduled) Project 2010-2016 medför en stor förändring i hur projekt schemaläggs. Vid ändringar av exempelvis aktivitetssamband och projektets kalender justeras inte längre aktivitetsdatum automatiskt när en aktivitet är manuellt schemalagd. Du kan placera en manuellt schemalagd aktivitet var som helst i schemat och därefter flyttas den inte av Project. Projektledare som är vana vid automatisk schemaläggning (Auto Scheduled) från tidigare versioner av Project kan inaktivera de nya funktionerna för manuell schemaläggning för vissa aktiviteter eller hela projektet. I vissa projekt, särskilt de som är komplicerade, kan det vara bäst att låta den kraftfulla schemaläggningsmotorn i Project sköta schemaläggningen åt dig. I denna kursbok har författaren valt att använda Automatisk schemaläggning. DC UTBILDNING, Project grundkurs 15
Plats för anteckningar 16 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Skapa en enkel projektplan Projektet Utställning Du har för avsikt att delta i en utställning som äger rum 2016-05-27--29. Du kommer fram till att de olika huvudmomenten som behöver utföras är följande: (Välj svenska eller engelska aktivitetsnamn!) Förberedelser Delta i utställningen Uppföljning Preparations Participation Follow up Förberedelser och Uppföljning vill du dela upp i olika moment enligt följande: Förberedelser Planering Inbjudningar Utställningsmonter Delta i utställningen Uppföljning Offerter Utvärdering Preparations Planning Invitations Stand Participation Follow Up Tenders Evaluation Öppna en ny projektplan i Microsoft Project. För att dra nytta av Projects planeringsegenskaper, så väljer du att använda Automatisk schemaläggning (Auto Scheduled). Det gör du genom att klicka till vänster i Statusfältet och göra ditt val. Projektinformation Klicka på Projekt, Projektinformation (Project, Project Information ) DC UTBILDNING, Project grundkurs 17
Om du använder Project Standard finns något färre val i dialogrutan. Du ska nu ange när du ska påbörja ditt projekt (alltså inte när utställningen börjar). Du kan välja mellan att ersätta dagens datum som finns angivet som startdatum genom att skriva in datumet (16-05-16 du behöver inte tänka på vilken veckodag det är!) eller genom att klicka på den lilla triangeln till höger om datumet och sedan klicka vidare i den kalender som visar sig. Övriga inställningar: Slutdatum (Finish date) beräknas automatiskt av programmet Schemalägg från: Projektets startdatum (Schedule from: Project Start Date) är standard och är kopplat till uppgiften Alla aktiviteter startar så snart som möjligt (All tasks begin as soon as possible). Som alternativ kan man ange Projektets slutdatum (Finish date) varvid programmet räknar med att Alla aktiviteter startar på sent som möjligt (All tasks begin as late as possible). Aktuellt datum (Current date): som standard anges här dagens datum. Eftersom du i denna övning simulerar att projektet ska starta 2016-05-16 kan det vara en god idé att ändra aktuellt datum till 16-03-14 för att övningen ska bli så realistisk som möjligt. Rapportdatum (Status Date) avser det datum som ska gälla för de sammanfattningar m.m. som finns bland standardrapporterna. Om inget skrivs i fältet kommer aktuellt datum att väljas. Råkar du sudda ut strecket i fältet (i den engelska versionen står det NA Not Available), så rapporterar däremot programmet att du skrivit fel datum! Kalender (Calendar): i vårt exempel används endast kalendern Standard (och två andra standardalternativ finns). I senare exempel kommer fler alternativ. Även om du ska planera ett projekt som ska ha ett fast slutdatum rekommenderar författaren att du ändå ska planera från startdatum. Programmet kommer ju att föreslå senast möjliga starttidpunkt för varje aktivitet om du planerar från slutdatum. Den minsta försening kommer därför att bli kritisk och projektdeltagarna frestas att inte påbörja sina aktiviteter i god tid. Som vi kommer att se senare, kan du komplettera din plan med ett aktivitetsvillkor av typen Avsluta senast. Du kan också ange ett Måldatum (Tidsgräns - Deadline). 18 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Aktiviteter Skriv nu in aktiviteterna (Tasks) enligt listan ovan. Tryck Enter efter inmatningen av varje aktivitetsnamn. Lägg märke till att aktiviteterna kommer att få en varaktighet (duration) av 1 dag med ett frågetecken efter för att markera, att du ännu inte tagit ställning till varaktigheten (om du har standardinställning i Project). Lägg också märke till att det växer fram staplar i Gantt-diagrammet. Till en början antar programmet att alla aktiviteter ska starta genast och inte är beroende av varandra. Redigering Om du behöver redigera det du skrivit, så gör du det genom att markera cellen med aktivitetens namn, varvid texten visas i Skrivfältet (Entry Bar - om det är aktiverat) och där kan du ändra innehållet. Du kan också använda tangenten för att komma i redigeringsläge. Du kan också klicka en gång, vänta lite och sedan klicka en gång till. Ta bort aktivitet Om du behöver ta bort en aktivitet markerar du ID-numret för aktiviteten, högerklickar och väljer Ta bort aktivitet (Delete Task) eller tangenten Delete eller Aktivitet, Redigering, Radera, Hela raden (Task, Editing, Clear, Entire Row). Infoga aktivitet Skjuta in en aktivitet gör du genom att markera efterföljande aktivitet, varefter du högerklickar och väljer Infoga aktivitet (Insert Task) eller tangenten Insert eller Aktivitet, Infoga aktivitet (Task, Insert Task). Disposition För att du ska lära dig att skapa underaktiviteter direkt i Project, så ska du göra så här: Markera aktiviteterna 2-4 (du markerar på ungefär samma sätt som i Excel, dvs. genom att trycka på nr 2 och dra ner till nr 4 och sedan trycka på Aktivitet, Schema, Dra ut (Task, Schedule, Outdent Task - Pil vänster). DC UTBILDNING, Project grundkurs 19
Aktiviteterna 1-6 är nu på samma nivå. Men, aktiviteterna 2-4 ska ju vara underställda aktivitet 1. Detta visar du genom att markera aktiviteterna 2-4 eller genom att markera nr 2, därefter hålla nere Shift under tiden du markerar nr 4 eller genom att markera nr 2, därefter hålla Shift nedtryckt under tiden du använder markörförflyttningstangenten Pil ned tills aktiviteterna 2-4 är markerade). Tryck på knappen Dra in (Indent Task Pil höger). Förberedelser har nu blivit en Sammanfattningsaktivitet (Summary Task) till underaktiviteterna 2-4 (subtasks). Bland annat innebär detta att Förberedelser inte ska tilldelas tid, utan den får automatiskt den tiden från början av den första aktiviteten till slutet av den (tidsmässigt) sista aktiviteten av de underordnade. Detta gäller när du valt Nya aktiviteter Automatiskt schemalagda (New Tasks Auto Scheduled). Skriver du ändå in Varaktighet, så ändras det till Manuellt schemalagd, vilket du ska undvika. Man kallar detta för att du har gjort en Disposition (Outline). Det kallas Kontur i Project 2016. Du kan göra indrag även med hjälp av musen. När du för muspekaren över ett aktivitetsnamn, så ser du att pekaren ändrar utseende till en vågrät dubbelriktad pil i vissa lägen. Om du drar (trycker ned vänster musknapp och drar) åt höger, så åstadkommer du samma sak som med knappen Dra in (Indent Task). Därefter gör du på motsvarande sätt med Uppföljning som ska bli sammanfattningsaktivitet till Offerter och Utvärdering. Du lägger märke till att sammanfattningsaktiviteter visas som standard med fet stil. Om du vill att alla aktiviteter på högsta nivån ska visas på detta sätt, så kan du markera sådana som inte har delaktiviteter och sedan välja fet stil. Gör gärna så med Delta i utställningen. 20 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Egenskaper Tillsammans med projektfilen kan du spara ytterligare uppgifter om projektet, så kallad Dokumentinformation. För att ange dokumentinformation väljer du Arkiv, Info, Projektinformation, Avancerade egenskaper (File, Info, Project Information, Advanced Properties). I dialogrutan som kommer fram kan du bl.a. ange Titel, Ämne, Författare, Nyckelord och Kommentar (Title, Subject, Author, Keywords och Comments). Författare: här bör anges namnet på den som sköter inmatningen. Det kan vara projektledaren eller en projektsekreterare. Chef (Manager): Här ska projektledarens namn skrivas in. Vid utskrift av Ganttschemat kan du styra programmet så att detta namn kommer upp i förklaringsrutan. Om du väljer att spara förhandsgranskad bild (Save preview picture) kan du välja att se övre vänstra hörnet av projektvyn när du söker fil. Filen blir något större av detta. Kanske du samlar alla projektdokument i en mapp på en SharePoint- eller filserver. I så fall är det praktiskt att skriva in sökvägen till den vid Basadress för hyperlänk, så blir det enklare att ange länkadressen i Project. Skriv in uppgifter enligt bilden. Spara projektfil Spara ditt projekt under namnet Utställning i övningsmappen. Välj Arkiv, Spara (File, Save), ange namnet, klättra till övningsmappen och tryck på Spara (Save). Varaktighet Det är dags att ange beräknad Varaktighet (Duration) för dina aktiviteter (men inte sammanfattningsaktiviteterna). DC UTBILDNING, Project grundkurs 21
Planering Inbjudningar Utställningsmonter Delta i utställningen Offerter Utvärdering 4 dagar 1 dag 3 dagar 3 dagar 10 dagar 2 dagar Börja med att klicka i cellen för varaktighet avseende Planering. Du lägger märke till att det dyker upp små knappar med trianglar på. Klicka på den övre knappen så stegar den upp till önskad varaktighet. Du kan som alternativ skriva in talet (dag-day resp. dagar-days kompletterar Project med). Staplarna i Gantt-diagrammet förlängs i motsvarande mån. Länkning I detta projekt ska alla dessa aktiviteter äga rum i tur och ordning. När planeringen är klar, ska inbjudningarna skickas ut osv. Detta styr du genom att länka aktiviteterna. Markera aktiviteterna 2-4 genom att t.ex. markera aktiviteternas ID-nr. Klicka på knappen Länka aktiviteter (Link Tasks - vid pilspetsen på bilden). Det dyker nu upp pilar från slutet på varje aktivitet till början av påföljande aktivitet. Du finner att en del pilar pekar en bit in på aktiviteten i stället för i början. Att det ser ut på det sättet beror på att grafikkortets upplösning inte medger så exakt visning, som man egentligen skulle vilja. Detta påverkar naturligtvis inte de beräknade tidpunkterna! 22 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Om du inte kan se alla staplarna längre, så beror detta på att de inte får plats i vyn. Detta har framför allt med grafikkortets upplösning i kombination med din bildskärmsstorlek att göra. Högerklicka på kalenderradens knapp Zooma (Zoom - eller zooma-reglaget till höger i statusfältet). Länka samman Offerter med Utvärdering på samma sätt. När förberedelserna är slut ska du delta i utställningen och därefter påbörjas uppföljningen. Det markerar du genom att markera ID 1 Förberedelser, håll därefter ned Ctrl-tangenten och markera ID 5 Delta i utställning och trycka på Länka (Link)- knappen. Därefter markerar du ID 5 Delta i utställningen, trycker på Ctrl och markerar ID 6 Uppföljning och länkar. Länkningen är klar! Tidslinjen Det är praktiskt och överskådligt att använda Tidslinjen (Time Line) för att t.ex. visa de olika huvudaktiviteterna. Högerklicka (en i taget) på Förberedelser, Delta i utställningen och Uppföljning och välj Lägg till i tidslinje. Utställningen äger ju rum 2016-05-27-29, så diagrammet måste justeras för detta. Dubbelklicka på ID 5 Delta i utställningen. Dialogrutan Aktivitetsinformation öppnas. Ändra startdatum till 27 maj och slutdatum till 29 maj. Du behöver inte bry dig om veckodagsnamnen, dessa sköter Project om sedan. Bekräfta med OK. Begrunda meddelandet i övre delen av rutan. DC UTBILDNING, Project grundkurs 23
Välj alternativ 2 uppifrån (se bilden!) och därefter bekräfta med OK. Till vänster om den flyttade stapelns ID-nummer har en ikon dykt upp. Lägg muspekaren på ikonen. En information att aktiviteten erhållit villkoret Avsluta tidigast (Finish No Earlier Than) 16-05-29. Detta är inte riktigt korrekt, utan aktiviteten måste starta 27 maj. Dubbelklicka på aktiviteten Delta i utställning. Dialogrutan Aktivitetsinformation (Task Information) öppnas. Välj fliken Avancerat (Advanced). Klicka på nedrullningslistan vid Typ av begränsning: (Constraint Type) och välj Måste starta (Must Start On). I den nya dialogrutan väljer du Fortsätt. Villkoret starta kommer att anges (Continue. A Must Start On constraint will be set). 24 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Programmet har nu ändrat varaktigheten till 1 dag. Du ändrar tillbaka till 3 dagar. Om du vill se start- och slutdatum för varje aktivitet, så kan du dra delningslisten till höger. Det finns flera tabeller till höger om Varaktighet (Duration). Du upptäcker, att programmet schemalagt utställningen till 27-31 maj! Detta beror på, att 28-29 maj är arbetsfria dagar (lördag-söndag). Du måste rätta till det. Välj Projekt, Ändra arbetstid (Project, Change Working Time). Rulla sedan till maj 2016. Markera 28-29 maj och skriv vid fliken Undantag (Exceptions) en förklarande text (exv. som på bilden). Tryck Enter och därefter på knappen Information (Details ). DC UTBILDNING, Project grundkurs 25
Klicka i en av datumrutorna (exv. 2016-05-28) och därefter på dialogrutan Information (Details ). Därefter bekräftar du, att du vill använda Arbetstider (Working times) enligt förslaget och bekräftar med OK. När du sedan tittar på kalendern, så ser du att 24 och 25 maj har fått datumen understrukna för att visa att det finns Undantag (Exceptions) knutna till dem. Du kan nu konstatera, att utställningen kan planläggas precis som du önskar. Resurser Det är dags att utse vilka som ska delta i aktiviteterna. Välj vyn Resurslista (Resource Sheet) genom att klicka på knappen med detta namn i Vyfältet (View Bar). Om Vyfältet inte är synligt, så kan du istället välja Visa, Resurslista (View, Resource Sheet) eller högerklicka på fältet till vänster om aktivitetslistan och där göra detta val. Den finns även som snabbknapp i Statusfältet (nr 4 från vänster). Marketing, Engineering och Consultant kan vara lämpliga engelska grupper. Fyll i uppgifter enligt ovan (Initialer fylls i automatiskt liksom 100%). 26 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Autofilter Du har kanske noterat, att det dyker upp en liten listpil på varje kolumnrubrik. Om du klickar på listpilen vid rubriken Grupp (Group), ser du att du kan välja att visa t.ex. endast resurser tillhörande Marknad. Detta är således en liknande funktion som Autofilter i Excel och Access. Gå därefter tillbaka till Gantt-schemat genom att klicka på knappen med detta namn i Vyfältet (View Bar) alternativt välj Visa, Gantt-schema (View, Gantt Chart) eller knappen längst till vänster bland snabbknapparna i Statusfältet. Se till att Varaktighet (Duration) är den kolumn längst till höger som visas. Resurstilldelning Bocka i Visa, Dela vy, Information (View, Split View, Details) och se till att Aktivitetsformulär är valt. Markera aktiviteten ID 2 Planering och klicka därefter under Resurs (Resource) i det nedre fönsterrutan. Ange, att det är Fredrik Falk, som ska utföra aktiviteten. Bekräfta med Enter. Namnet till höger om stapeln i Gantt-diagrammet markerar att Falk ska svara för planeringen. 100% (dvs full tillgänglig tid) har Project också lagt till. Komplettera resurstilldelningen enligt bilden. DC UTBILDNING, Project grundkurs 27
Gör alla tilldelningar enligt bilden! När tilldelningen är avklarad, kan du ta bort bocken vid Information, så upphör den delade vyn. Det finns flera alternativa sätt att beskriva projektet. Gantt-schemat är det vanligaste, men det finns fler. Nätverksdiagram Projektet kan visas i form av ett flödesschema, där varje aktivitet representeras av en nod. Detta kallas för PERT-diagram (Program Evaluation Review Technique) eller nätverksdiagram (Network Diagram). Klicka på knappen med detta namn i Vyfältet (View Bar). Diagrammet ser ut så här (du kan behöva zooma ut för att se hela diagrammet): I varje nod presenteras (med standardinställningar) aktivitetens namn, ID-nr, varaktighet, startdatum och slutdatum. När du pekar på en nod, så visas den i läsbar storlek. Några av noderna är röda. Det visar att de ligger på den kritiska linjen. Detta beskrivs längre fram i boken. Kalender Klicka på knappen Kalender (Calendar) i Vyfältet (View Bar) eller välj Visa, Kalender (View, Calendar) eller högerklicka i fältet längst till vänster och välj Kalender (Calendar). Navigera med knapparna i övre högra delen av fönstret så att maj 2016 visas. 28 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Klickar du på knappen Anpassa kan du göra vissa inställningar av vyn. Kostnader Eftersom du önskar göra en uppskattning av kostnaderna (förkalkyl), skrev du in den kalkylerade självkostnaden för varje resurs. Det går nu att se hur mycket resurserna för varje aktivitet kommer att kosta. Växla till att visa Gantt-schema (Gantt Chart). Den uppsättning tabeller som visas i standardvyn utgör endast en av flera tabelluppsättningar. Välj Visa, Tabeller (View, Tables) Välj Kostnad (Cost) Du kan nu studera resurskostnaderna för varje aktivitet genom att dra delningslisten åt höger. Det är kolumnen Totalkostnad (Total Cost) som just nu visar resurskostnaden. DC UTBILDNING, Project grundkurs 29
Det finns en kolumn Fast kostnad (Fixed Cost) också. Den är avsedd för t.ex. materialkostnader som ska påföras en aktivitet med ett fast belopp, dvs. oberoende av tid). Ange följande i tabellen Fast kostnad (Fixed Cost): Verkar det lite väl exakt att ange ören? Du ändrar till hela kronor så här: Välj Arkiv, Alternativ, Visa (File, Options, Display) Ändra angivelsen vid Decimaler (Decimal Digits) från 2 till 0. Bekräfta med OK. Värden i kolumnen Totalkostnad har nu också ändrats. Nu visas således summan av Fast kostnad (Fixed Cost) och Resurskostnad (Resource Cost) som Totalkostnad (Total Cost). En sammanfattning av projektet kan du se genom att välja Projekt, Projektinformation, Statistik (Project, Project Information, Statistics ). Projektsammanfattning Du kan också välja att inkludera en extra aktivitetsrad med ID 0, genom att gå till Arkiv, Alternativ, Avancerat och sätta en bock i rutan Visa projektsammanfattning. 30 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Den nya aktivitetsraden finns därefter med i alla aktivitetsvyer. Originalplan - Baslinje Planeringen anses färdig. Det är således dags att ange Originalplanen. Det är mot denna som framtida jämförelser kommer att göras. I projektledningslitteraturen förekommer flera begrepp med denna innebörd. Den vanligaste benämningen är nog Baslinje eller Baslinjeplan, men Microsoft har i den svenska versionen valt att kalla den för Originalplan (fast på några ställen står det Baslinje Baseline genomgående i den engelskspråkiga). Välj Projekt, Schema, Ange originalplan, Ange originalplan (Project, Schedule, Set Baseline, Set Baseline ). DC UTBILDNING, Project grundkurs 31
Du kan spara upp till 10 st originalplaner. Dessutom ges i denna dialogruta möjlighet att spara upp till 10 st interimsplaner (Interim Plan). Dessa är att betrakta som ögonblicksbilder av projektet vid det tillfälle interimsplanen skapats. Det som sker, när du strax väljer OK, är att nuvarande värden i vissa tabeller, såsom Startdatum, Slutdatum, Total kostnad (Start date, End date, Total Cost) med flera, kopieras över till motsvarande tabeller för Originalstart (Baseline Start), Originalslut (Baseline End) etc. På detta sätt blir detta samtidigt en förkalkyl för projektet. Du ges dessutom möjlighet att välja mellan att ange originalplan för hela projektet eller endast för markerade aktiviteter. Det senare alternativet kan vara aktuellt, om du ännu inte har färdigplanerat hela projektet, trots att det strax ska starta! Projektet kan ju vara långdraget i tiden och detaljerna flera år framåt är då rimligtvis inte klara. I vårt fall accepterar du Hela projektet (Entire project) och bekräftar med OK. Fastän du har valt att spara originalplan för hela projektet, så föreligger inget tekniskt hinder för att senare korrigera planen och därefter spara den reviderade originalplanen. Den ersätter i sådana fall den tidigare originalplanen. Eller också väljer du att spara ytterligare en originalplan. För säkerhets skull sparar du projektfilen nu. Utskrift Välj Arkiv, Skriv ut (File, Print) och studera hur en utskrift skulle se ut. Om din skrivare saknar färgmöjligheter, så kommer även förhandsgranskningen (oftast) att visa svart/vitt. Du avslutar nu projektplaneringen genom att spara den. Ett lösningsförslag finns i övningsmappen under namnet Utställning lösning.mpp. 32 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Uppföljning I genomförandefasen använder du t.ex. vyn Uppföljnings (Tracking)-Gantt. Det finns en liten knapp Bläddra till aktivitet (Go to task), som är oumbärlig och ibland upplevs som lite svårfunnen. Du hittar den på menyfliken Aktivitet (Task), i gruppen Redigering (Editing). När du funnit den, så rekommendes du att högerklicka på den och välja Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst (Add to Quick Access Toolbar), så finns den alltid till hands. Så här ser vyn ut (efter det du markerat den första aktiviteten och sedan tryckt på Bläddra till aktivitet Go to Task): Antag, att Planering är genomförd helt enligt plan. Markera aktiviteten och tryck sedan på knappen 100%. Du ser, att den ljusblå färgen mörknar och sammanfattningsaktiviteterna visar utvecklingen. Dessutom blir det en bock i Symbol-kolumnen. Inbjudningarna är också skickade, men det visade sig att Cecilia behövde ta hjälp av David under 4 tim för att klara det på en dag. DC UTBILDNING, Project grundkurs 33
Ta fram Visa, Dela vy, Information, Aktivitetsformulär (View, Split View, Information, Task Form) och ändra till Aktivitetstyp: Fast varaktighet (Task Type: Fixed Duration) för att fastlägga att aktivitetens arbete ska ske med bibehållen varaktighet. Lägg sedan till David Dunn som resurs, tills vidare utan angivelse av tid. Ta bort vydelningen, välj vyn Aktivitetsanvändning (Task Usage) och se till att Cecilia behåller sina 8 tim men att Dunn läggs till med 4 tim samma dag (I kalenderdelen av vyn). Gå sedan tillbaka till Uppföljnings (Tracking)-Gantt och markera aktiviteten som slutförd 100 %. Om du sedan väljer Visa, Tabeller, Kostnad (View, Tables, Cost) och tittar på Ganttkolumnerna så ser du att totalkostnaden ökat med Davids kostnad och beloppet också syns i kolumnen Avvikelse (Variance). Ange därefter att övriga aktiviteter avslutats enligt plan. 34 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Rapporter Välj Rapport, Kostnader, Kostnader som överskrider budget (Reports, Cost, Cost exceeding budget). Du får en tydlig rapport, som visar just Davids extra insats. DC UTBILDNING, Project grundkurs 35
En mer ordinär rapport får du om du väljer Rapport, Instrumentpaneler, Projektöversikt (Report, Dashboard, Project Overview). Efter att ha gjort en hel del inställningar går det att få t.ex. en kassaflödesrapport: Längre fram i boken beskrivs tillvägagångssättet för att erhålla detta diagram. 36 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Förberedelser inför huvuduppgiften Fredrik Falk är nu projektledare på DC Bygg, ett företag, som bygger småhus på beställning. Han avser att skapa en mall för sina husprojekt. Schemaläggningsmetod Öppna en ny projektplan i Microsoft Project. För att dra nytta av Projects planeringsegenskaper, så väljer du att använda Automatisk schemaläggning (Auto Scheduled). Det gör du genom att klicka till vänster i Status-fältet och göra ditt val. Vissa ändringar i standardinställningarna behöver du göra. Du finner de flesta genom att välja Arkiv, Alternativ (File, Options) och därefter de olika valen enligt nedan: Inställningar Allmänt (General) Här kan du ändra på visa formatinställningar. Viktigare är valet av Standardläge (Default view). Om du vill att Project ska starta med något annat läge, DC UTBILDNING, Project grundkurs 37
så gör du motsvarande val. Datumformatet (Date format) kan också ändras här. Lägg märke till att standardformatet inte är detsamma som i Windows grundinställning. I Project visas veckodagen (förkortad till två bokstäver på svenska och 3 bokstäver på engelska) som standard framför det korta datumformatet. Dessutom kan du justera standarduppgifterna om Användarnamn (User Name) och Initialer (Initials). Här kan du skriva in ditt Användardnamn (User Name). Ditt Användardnamn (User Name) kommer sedan som standard Project att använda som Författare (Author) i nya projektfiler som bygger på denna mall. Visa (Display). De viktigaste inställningarna här har med valuta och decimaler att skaffa. Om du vill att Skrivfältet (Text Bar - motsvarar Formelfältet i Excel) ska visas, så kan du välja det här. Passa på att ändra till 0 decimaler (Decimal digits)! 38 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Schema (Schedule). Se till att veckan startar på (Week starts on) måndag (Monday). Varför det? Jo, annars finns risken att veckonumreringen blir förskjuten! Räkenskapsåret börjar på (Fiscal year starts in) har betydelse för vissa rapporter. DC UTBILDNING, Project grundkurs 39
Start- och sluttid (Default start and end time) är de klockslag som programmet väljer som standard för varje ny aktivitet du skriver in. När du anger Varaktighet (Duration) som 1 dag (Day), räknar Project om detta till det antal timmar som anges här, med standardinställningar således 8 tim (Hours). Varaktigheten 1 vecka (week) betyder på motsvarande sätt 40 tim och 1 månad (month) betyder 20 dagar och därför 160 tim. Detta kan vara viktigt att tänka på t.ex. om företaget använder olika antal timmar under sommaren jämfört med resten av året. I det fallet kanske det blir nödvändigt att ange varaktigheten som timmar och avstå från att skriva in dagar resp. veckor. Ändra nu starttid och sluttid till 07:00 resp. 16:00, så kommer nya aktiviteter att automatiskt välja dessa tider. Övriga inställningar lämnar du därhän nu. Språkkontroll 40 DC UTBILDNING, Project grundkurs
(Proofing) Project använder samma rättstavningslista och personliga ordbok som övriga Office-program. Språkkontrollen startar dock först när du trycker på knappen Projekt, Stavning för detta! DC UTBILDNING, Project grundkurs 41
Spara (Save) I denna dialogruta kan du bl.a. styra, var projektfiler (files) och mallar (templates) ska sparas som standard. Om du vill behålla kompatibiliteten med tidigare programversioner, kan du här välja att dina filer som standard ska sparas i något tidigare format. Här kan du dessutom ställa in Automatsparning (Auto save). Funktionen är som standard avstängd och författaren rekommenderar, att du avstår från att aktivera den. I Project Professional används ett lokalt cacheminne för att du ska kunna arbeta med projekt, som om de var lagrade lokalt, fastän de är lagrade på Project Server, vilket gör att det går mycket snabbare att spara och öppna. Du kan ändra cacheminnets storlek och lagringsplats, och välja att ta bort särskilda projekt från cacheminnet. Språk 42 DC UTBILDNING, Project grundkurs
(Language). Här kan du välja språk bl.a. på menyer, om du installerat motsvarande språkpaket. I de flesta fall behöver du komplettera med ett språkpaket (Language Pack) för att få möjlighet till annat språk. DC UTBILDNING, Project grundkurs 43
Avancerat 44 DC UTBILDNING, Project grundkurs
(Advanced) Här kan du se att det finns fem visningsalternativ (etiketter Time units) beträffande Varaktighet (Duration), nämligen minut (minutes), timme (hours), dag (days), vecka (weeks), månad (months) och år (years). Här väljer du hur dessa ska skrivas ut. Du väljer den kortaste angivelsen för att spara på utrymme i kolumnen Varaktighet. Av samma skäl tar du bort bocken vid Lägg till avstånd före etikett (Add space before label). Med avstånd avses ett mellanslag. Säkerhetscenter (Trust Center) hittar du under Arkiv, Alternativ (File, Options). Säkerhetscenter som Sekretesssalternativ (Privacy Options), Inställningar för Säkerhetscenter och Makroinställningar (Macro Settings) finns nu samlat här. Ändra arbetstid En central funktion i Project innehas naturligtvis av kalendern eller rättare sagt kalendrarna. Börja med att titta på projektets standardkalender. Den finns under Projekt, Egenskaper, Ändra arbetstid (Project, Properties, Change Working Time) DC UTBILDNING, Project grundkurs 45
En fylligare diskussion av de olika kalendrarna kommer i samband med uppläggning av resurserna längre fram i materialet. Du konstaterar, att Projects standardkalender har arbetstid 8-12, 13-17 måndag till fredag och tar inte hänsyn till helgdagar (men kallar lördagar och söndagar för helgdagar). Det är fullt möjligt att göra förändringar i standardkalendern, men det vore nog snyggare att skapa en särskild kalender för DC Bygg. Klicka på Skapa ny kalender (Create New Calendar ) Ge den namnet DC Bygg och acceptera att den ska vara en kopia av standardkalendern. Bekräfta med OK. Arbetstiderna är annorlunda än i standardkalendern. Ändra på följande sätt: Klicka på fliken Arbetsveckor (Work Weeks). Acceptera Namn [Standard - Default]. Dubbelklicka i första fältet under rubriken Start. Då öppnas nedanstående dialogruta, som du fyller i enligt bilden. Detta innebär att den ändringen av arbetstid, du strax gör, kommer att slå igenom i hela kalendern. Tänk på att markera måndag-fredag! Du måste också bekräfta varje tidsinmatning med Enter innan du lämnar dialogrutan! Bekräfta med OK. F2 kan användas för redigering även här. 46 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Du har nu skapat en kalender. Nu är det dags att markera att projektet ska använda just den kalendern. Välj Projekt, Projektinformation (Project, Project Information) Vid Kalender (Calendar) väljer du DC Bygg, som nu finns med på listan. För att Gantt-schemat ska utgå från projektkalendern, ska du göra ytterligare en ändring. Högerklicka på tidsskalan i Gantt-diagrammet. Välj Tidsskala (Timescale) och fliken Ej arbetstid (Non-working time). Ändra Standard till DC Bygg som kalender. Gå sedan till Arkiv, Info, Projektinformation, Avancerade egenskaper (File, Info Project Information, Advanced Properties) och komplettera dialogrutan Egenskaper (Properties) med lämpliga uppgifter. DC UTBILDNING, Project grundkurs 47
Projektmall Falk bestämmer sig för att den projektplan, han har påbörjat, passar bra som mall för många kommande husbyggnadsprojekt. Välj Arkiv, Spara som (File, Save As ) Välj Filformat: Project-Mall (*.mpt) (Save as type, Project Template). Navigera till övningsmappen DC LÄROMEDEL Ge filen namnet Husbygg. Det fullständiga filnamnet blir Husbygg.mpt. Du erbjuds möjlighet att rensa mallen från sådant du inte önskar ska finnas med: Detta är värdefullt, om du i efterhand kommer på att en viss projektfil skulle passa som mall. I övningsexemplet behöver du inte bocka för något alternativ. Spara (Save). Stäng därefter filen. Ett lösningsförslag finns i övningsmappen under namnet Husbygg-lösning. Det är nu dags att mata in aktiviteterna i mallprojektet. Aktiviteter Företaget Domestic Construction, eller, i dagligt tal, DC Bygg, ska övergå till datoriserad projekthantering av sina husbyggen. Projektledare är Fredrik Falk, som tänker använda Microsoft Project för ändamålet. Falk är en van projektledare och tänker nu applicera sina erfarenheter i det nya programmet. Varje husbygge består av ett antal avsnitt eller huvudaktiviteter, som kan representeras i nedanstående flödesschema: 48 DC UTBILDNING, Project grundkurs
Hämta data från Word Falk har en relativt detaljerad aktivitetslista i Word-format under namnet Alla aktiviteter.docx. Klistra in aktiviteterna i ett nytt projekt (svenska eller engelska!). Du ska ha valt Nya aktiviteter: Automatiskt schemalagda (New Tasks Auto Scheduled, vilket du gjorde i början av kapitlet). Efter inklistringen ska du dessutom klicka på den smarta etiketten och välja Matcha målformatering (Match Destination Formatting). För att importen ska fungera på optimalt sätt, så ska Word- (eller Outlook-)filen vara gjord med Tab för de indragna aktiviteterna. Det är just dessa båda program som har bäst funktionalitet tillsammans med Project, när det gäller överföring till Project. Vänsterställda aktiviteter ovan är huvudaktiviteter. En huvudaktivitet har delats upp i flera aktiviteter (delaktiviteter eller underaktiviteter). Detta kan man se i Project efter importen när den gjorts enligt anvisningarna. Egentligen skulle de flesta huvudaktiviteter behöva delas upp i delaktiviteter, men vi nöjer oss med detta för att inte förlora oss i detaljer. Författarens rekommendation är att även lägga till en aktivitet Projektledning. Disposition I ett tidigare kapitel beskrevs hur du gör en Disposition (Outline) på egen hand med hjälp av kommandoknapparna Dra in (Indent) och Dra ut (Outdent). Du kan göra indrag även med hjälp av musen. När du för muspekaren över ett aktivitetsnamn, så ser du att pekaren ändrar utseende till en vågrät dubbelriktad pil i vissa lägen. Om du drar (trycker ned vänster musknapp och drar) åt höger, så åstadkommer du samma sak som med knappen Dra in (Indent Task). DC UTBILDNING, Project grundkurs 49
På motsvarande sätt kan du Dra ut (Outdent) respektive dra åt vänster med musen för att föra en aktivitet till en högre nivå. Ännu en metod är att använda Tab-tangenten (med och utan Shift). Den färdiga dispositionen bör se ut så här: Passa på att konstatera att följande kortkommandon fungerar som i Excel: Ctrl + Home Början av första kolumnen Ctrl + End Slutet av sista kolumnen Ctrl + PilUpp Längst upp i aktuell kolumn Ctrl + PilNer Längst ner i aktuell kolumn Ctrl + PgUp Aktuell rad långt till vänster Ctrl + PgDown Aktuell rad långt till höger Ctrl + PilHöger Längst till höger på raden Ctrl + PilVänster Längst till vänster på raden Struktur WBS Du kan använda ytterligare nivåer för att skapa en tydlig struktur. För stora projekt kan det bli tal om t.ex. 4 steg. Project klarar utan vidare av att hantera ett tiotal nivåer, dvs. många fler än dem du behöver. Inom projekthanteringen är det vanligt att man anger koder som talar om en viss aktivitets nivå i strukturen, s.k. strukturkoder. I litteraturen används ofta benämningen WBS-koder efter det engelska begreppet Work Breakdown Structure. 50 DC UTBILDNING, Project grundkurs
I detta system ges aktiviteter på högsta nivån strukturkoden 1, 2, 3 osv. Nivån närmast under 1 ges koden 1.1, 1.2 osv. Project hanterar även dessa strukturkoder. Dubbelklicka på aktiviteten med ID-nr 3. Dialogrutan Aktivitetsinformation (Task Information) visas. Välj fliken Avancerat (Advanced). I rutan Strukturkod (WBS Code) står nu 1.2. Om du önskar att strukturkoden ska visas i en egen kolumn, så kan du göra på följande sätt: Högerklicka på fältnamnet Symboler Välj Infoga kolumn (Insert Column). En lista över alla tillgängliga kolumner visas. Skriv gärna in S från tangentbordet. Då rullar listan fram till första fältnamnet som börjar på S. Välj fältnamnet Struktur. (Du kunde ha skrivit in T och sedan rullat tillbaka. Det hade faktiskt varit ännu enklare. Använder du engelsk version heter fältet WBS.) Högerklicka och välj Fältinställningar (Field Settings). Om du lämnar dialogrutans fält Rubrik (Field name) blankt kommer rubriken att bli detsamma som fältnamnet. I detta fall föredrar du det kortare WBS, varför du skriver in detta. Justera rubrik (Align title): behåll Vänster (Left). Justera data (Align data): behåll Vänster (Left) Klicka på Bästa bredd (Best Fit), så kommer programmet att välja den smalaste bredd där både fältnamnet och strukturkoden syns i sin helhet. DC UTBILDNING, Project grundkurs 51