Aktivitetsbaserade kontor - ett nytt arbetssätt? CMB - Frukostmöte 2014-06-13
Ett nytt gränsöverskridande arbetsliv där allt fler jobbar när, var och hur de vill har lett till många tomma skrivbord på arbetsplatserna. Nu kommer de aktivitetsbaserade kontorsmiljöerna på allvar till Sverige. (Sveriges Arkitekter, 2013-11-20)* Page 2 * Sveriges Arkitekter är en intresseorganisation för alla Sveriges arkitekter, inredningsarkitekter, landskapsarkitekter och planeringsarkitekter. Förbundet har över 12 000 medlemmar.
Mångårig erfarenhet inom FM, transformationsprojekt samt aktivitetsbaserade kontor Genomfört 8 aktivitetsbaserade kontorsprojekt 19 transformationer av REFMorganisationer FM-benchmarkingprogram Nordisk 33 organisationer Landsting/kommun, 48 sjukhus & 10 kommuner ABW benchmarking modul 2014 Ett exempel på deltagande organisationer: ICA Gruppen är ett av Nordens ledande detaljhandelsföretag där dagligvaror utgör kärnan i verksamheten 2 400 egna och handlarägda butiker 5 geografiska marknader En av de mest välkända svenska varumärken Världsrekord i TV-reklamserie Page 3
Agenda Introduktion Trender på marknaden Drivkrafter bakom aktivitetsbaserat Från öppet landskap till aktivitetsbaserat på ICA Framgångsfaktorer Page 4
En historisk tillbakablick visar på stora förändringar av arbetsplatsen över tid Idag AKTIVITETSBASERAD ARBETSPLATS 80-tal CELLKONTOR Alla har sitt eget rum Fokus på individuellt arbete 22 kvm Lämna ditt rum! 90-tal KONTORSLANDSKAP Alla har sin egen plats i ett kontorslandskap. Fokus på kostnadsbesparingar 17,5 kvm Lämna din plats! 00-tal FLEXKONTOR Färre arbetsplatser än anställda Free-seating: alla är ej på arbetsplatsen samtidigt Fortsatt fokus på Kostnadsbesparingar Flera olika typer av kontorsmiljöer Medarbetare väljer fritt den mijö som bäst passar arbetsuppgiften för stunden T.ex. mötesrum, tysta rum, projektytor Effektivt utnyttjande av hela arbetsplatsen vilket möjliggör reducering av totalarealen. Detta leder i sin tur till kostnadsbesparingar 12,4 kvm 14,7 kvm Välj det som passar Sitt när du behöver! dig och din uppgift bäst!
Utvecklingen av arbetsplatskoncept har fått en första start i Norden CELLKONTOR KONTORLANDSKAP FLEXKONTOR Den nordiska utvecklingen inom arbetsplatskoncept 2011 Många var intresserade men få hade startat AKTIVITETSBASERAD ARBETSPLATS 2012 Många i startgroparna några hade börjat få med praktisk erfarenhet 2013 Många har startat flera har flyttat in få har utvärderat VERKSAMHETSSPECIFIKT ARBETSPLATSKOCEPT Ett kontorskoncept baserat på medarbetarnas arbetsuppgifter. Konceptet integreras med FM-, HR-, ITtjänster 2014 Åtskilliga har flyttat in fokus har skiftat till hur det nya konceptet kan utnyttjas maximalt Page 6
Agenda Introduktion Trender på marknaden Drivkrafter bakom aktivitetsbaserat Från öppet landskap till aktivitetsbaserat på ICA Framgångsfaktorer Page 7
Hur attraherar vi morgondagens arbetskraft? Dubbelriktad kommunikation Snabbhet Valfrihet 80- talist Information Personligt varumärke Enkelhet Page 8
Drivkrafter för att implementera ett nytt aktivitetsbaserat kontorskoncept Hyreskontraktet Flexibilitet (omorganisation och rekrytering) Ökad tvärkommunikation Attrahera medarbetare Förändrat arbetssätt Stärka varumärket Yteffektivitet/ kostnadsbesparing Page 9
Vid utformande av nya kontorskoncept är två frågor centrala Vad skall jag arbeta med nu? Vilken arbetsmiljö stödjer mitt arbete bäst? Page 10
Typer av arbetsmiljöer beroende på arbetsuppgift Individuellt arbete hög koncentration Samarbete hög koncentration Individuellt arbete låg koncentration Samarbete låg koncentration Page 11
Agenda Introduktion Trender på marknaden Drivkrafter bakom aktivitetsbaserat Från öppet landskap till aktivitetsbaserat på ICA Framgångsfaktorer Page 12
Bakgrunden till att se över kontorsutformningen Ökat behov av flexibilitet ü (omorganisation och rekrytering) ü Förändrat arbetssätt (ökat behov av samarbets- och projektytor) Genomsnittlig nyttjandegrad av skrivbordsplatserna Upptagna platser 30% Yteffektivitet/kostnadsbesparing ü (utöka kapacitet för att rymma fler medarbetare) 70% Stärka ICAs varumärke som en ü modern arbetsgivare ü Öka förutsättningar tvärkommunikation, innovation och kreativitet Ej upptagen plats Under 70% av arbetsdagen kräver arbetsuppgifterna att medarbetaren är någon annanstans än vid sitt skrivbord Page 13
Projektorganisation ICA@work Projektledning Arbetssätt Arbetsmiljö IT Arkitekter, Byggentreprenörer, möbelleverantörer Leverantörer Page 14 ICA medarbetare EY team Specialistkompetens
Arbetsmiljötyper före implementering av piloten Individuellt arbete hög koncentration Läs/teleplats Formellt möte Samarbete hög koncentration Skrivbordsmiljö Individuellt arbete låg koncentration Hemzon/ informellt möte Samarbete låg koncentration Page 15
Vid implementering av piloten skapade en palett av arbetsmiljöer baserat på medarbetarnas behov Individuellt arbete hög koncentration Koncentration Formellt möte Samarbete hög koncentration Projektmiljö Skrivbordsmiljö Touchdown Teammiljö Individuellt arbete låg koncentration Läs/teleplats Hemzon/informell t möte Samarbete låg koncentration Page 16
Reaktioner från pilotavdelningarna Enkätresultat Medarbetarfeedback Jag vill flytta tillbaka till det gamla kontorskonceptet Varierande typer av arbetsmiljöer möjlighet att välja utifrån arbetsuppgift och humör En modernare, fräschare och mer inspirerande arbetsplats glädjehöjande! 65% 85% Träffar fler kollegor genom valfri placering ökar effektiviteten och den sociala samvaron 20% Bristande regelefterlevnad medarbetarna följer inte uppsatta regler 7% 8% = instämmer ej = instämmer till liten del = instämmer till stor del = instämmer helt 15% Motigt att byta arbetsplats uppstartssträcka vid varje byte Svårt att hitta kollegor ingen självklar kontaktpunkt Page 17
Vid implementering av aktivitetsbaserade arbetsplatser behöver flera frågor adresseras Hur förändras mitt arbete? Hur behåller jag kontakten med min medarbetare? Hur rapporterar jag till min chef? Hur kommer mitt arbete mätas? Hur jobbar jag med mitt team? Vilka nya verktyg måste jag lära mig? Page 18
Förändringsledning vad är det som driver nöjdhet? Utforskande/ Förvirring Jag? Hur? Motstånd Varför? Acceptans/ Nystart Om,då? Förnekelse Gäller inte mig! Offer Delaktig Drivande Målet: Tillhandahålla en struktur för att leda ledare och medarbetare upp för förändringskurvan Page 19
Agenda Introduktion Trender på marknaden Drivkrafter bakom aktivitetsbaserat Från öppet landskap till aktivitetsbaserat på ICA Framgångsfaktorer Page 20
Viktiga pusselbitar för att bygga och implementera ett framgångsrikt kontorskoncept Krävs ett antal olika specialist kompetenser i en projektgrupp för att lyckas med att utforma och implementera ett aktivitetsbaserade kontor: Nyckelpersoner inom verksamheten Kännedom om verksamheten Nätverk Program management Projektledning Metodik Förändringsledare och kommunikatörer IT-kompetens Arkitekter Byggentreprenörer Det krävs en palett av kompetenser för att få pusselbitarna på plats Page 21
Det finns 7 viktiga framgångsfaktorer vid implementering av aktivitetsbaserade arbetsplatser 1 Identifiera ett business case 2 3 4 5 6 7 Inled med att fokusera på medarbetarna (underskatta inte den tid det tar) Utarbeta en tydlig intern kommunikationsplan Säkra stöd från organisationen och ledningen Att driva utrullningen i projektform Identifiera entusiaster i organisationen, de kan driva och stötta arbetet En palett av kompetenser Page 22
Kontaktuppgifter Jennifer Lennartsson Tel: 072 713 54 83 Email: jennifer.lennartsson@se.ey.com Maria Bidegård Tel: 070 296 16 69 Email: maria.bidegard@ica.se Rickard Forsman Tel: 076 101 27 82 Email: rickard.forsman@se.ey.com Page 23
TACK! Page 24