Välkomna till chefsseminarium om Nya Regionens Hus

Transkript

1 Välkomna till chefsseminarium om Nya Regionens Hus

2 Göteborg: Inflyttning under andra kvartalet 2019 Hyresgäster Film i Väst AB Folktandvården Habilitering & Hälsa Hälsan & Stressmedicin Koncernkontoret (inkl. VGR IT) Kultur i Väst Närhälsan Patientnämndernas kansli Regionservice Revisionsenheten Turistrådet Västsverige AB Västfastigheter Västtrafik AB

3 Syftet med dagen Kompetensutveckling, information och inspiration Att berörda chefer ska få en chans att träffas och diskutera kommande förändring och rollen som ambassadör för Regionens hus och det nya arbetssättet Startpunkt för det fortsatta interna arbetet med att engagera medarbetarna och skapa delaktighet kring nya arbetssätt i en aktivitetsbaserad miljö

4 P R O G R A M

5 Idag: Imorgon: En sammanhållen och kraftsamlad koncern

6 VGR som Sveriges bästa offentliga arbetsgivare

7 Anställda som känner stolthet för sitt kontor känner också stolthet för sitt företag. Detta stärker företagets varumärke, det blir attraktivt vilket gör det lättare att rekrytera och behålla personal. Susanna Toivanen, docent och arbetslivsforskare vid Stockholms Universitet, i rapporten Framtidens arbetsplatser, 2015

8 Ambassadörer i nya Regionens hus Mot Sveriges bästa offentliga arbetsplats Fokus på utveckling av arbetssätt, inspirera, bidra till utveckling och innovation Urval av chefer efter sommaren Efter inflytt- referensgrupp

9 Ett välkomnande och inspirerande hus som utstrålar utvecklingskraft. Ett funktionellt och hållbart hus för givande möten.

10 Restaurang som är öppen även för allmänheten

11 Inre reception i kontorshuset

12 Lounge

13 Aktivitetsbaserad miljö Lokaler med många olika miljöer Du väljer arbetsplats utifrån den arbetsuppgift du har framför dig Koncentrerat arbete med högt fokus - tyst zon eller enskilt rum för skype eller telefon Individuellt arbete med medel/lågt fokus lugn zon där det är tillåtet med lågmälda samtal Samarbete med andra aktiva zoner eller mötesrum Hänsyn till varandra är en framgångsfaktor - gäller även besökare

14 Aktiv zon Lugn zon Tyst zon

15 Hemvisten Hela avdelningen har hemvisten på samma ställe Personliga skåp Låneskåp över dagen Avdelningsförvaring Separat garderob Du utgår ifrån hemvisten, men väljer arbetsplats var som helst i huset Exempel på hemvist

16 Hemvister i Regionens hus Göteborg Entréplan Representationsvåning Oasen Personalmatsal Patientnämndens kansli Hälsan & stress Revision Habilitering & hälsa Närhälsan Turistrådet Västsverige AB Folktandvården Kultur i Väst Västfastigheter Film i Väst AB Regionservice Västtrafik AB Koncernkontoret Mötesrum Restaurang Intern reception och lobby Mötesrum

17 Stationshuset entré till Nya RH Entré för samtliga medarbetare och besökare 40-tal mötesrum Arbetsplatser för förtroendevalda Presskonferensrum Hörsal 100 platser

18 Behörigheter Säkerhet och beläggning i husen styr Alla som har sin placering i huset har behörighet i sitt Sithskort och kan då passera fritt Krav på att bära dem väl synliga Övriga som är där för att delta i möten med kollegor får besöksbricka och hämtas i inre receptionen Möjlighet att låna tillfälligt dagspasserkort Vid behov av att vara kvar i huset i anslutning till möten, eller när man rör sig mellan fler möten

19 Boka möten De som har placering i huset kan boka kostnadsfri möteslokal i kontorsdelen bjuda in kollegor och andra för gemensamt arbete och interna möten i huset Använda obokningsbara mötesrum för kortare möten Alla kan boka möten i husens konferensdelar debiteras som på Gullbergsvass Gullbergsvass i Göteborg kommer att finnas kvar tills vidare

20 Projekt, konsulter Projektanställda och konsulter som behöver arbeta i huset ges behörighet efter särskild ansökan och behov Större regionala projekt kommer inte att placeras på Regionens hus Göteborg Alternativa lokaler är Bergfotsgatan

21 Kontinuerlig uppföljning och utvärdering Sker i samarbete med Institutet för Stressmedicin, ISM, Chalmers och Karolinska Universitetssjukhuset Omfattar både återkoppling kring den fysiska miljön och den psykosociala arbetsmiljön. Projektet följer befintlig aktuell forskning.

22 Kommunikation och information Information för alla Speciellt för er chefer Vi finns även på Yammer "Arbeta i Nya Regionens Hus"

23 Höstens seminarier för chefer och medarbetare Digitala arbetssätt i praktiken Forskning om ABW samt förändringsledning Personlig effektivitet Så kan vi förbereda oss för en aktivitetsbaserad miljö - forskning, ergonomi, mm arje

24 Mikael Wallteg: Att leda i förändring Se separat bildspel

25 Pernilla Widlund: Förändringsresan på Skanska

26 Hej! Välkomna till Skanskas HQ!

27 Enkät

28 Grönt Nytt och Fräscht Modernt Samverkande Flexibelt Centralt läge Aktivitetsbaserat arbetssätt Yteffektivt Annat, nämligen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 28

29 Gamla kontoret Öppet landskap, rum för vissa chefer 70% av platserna tomma Brist på mötesrum Stängda dörrar mellan enheterna Nöjda medarbetare Publik information

30 Varför valde vi ABW? Vision nytt kontor Brister /behov gammalt kontor Trender/Teknik Skanskas övergripande strategi & värderingar 2

31 ABW på Skanska Flera olika typer av arbetsmiljöer Clean desk Hela kontoret och för alla Hemmazoner, Funktionszoner Publik information 31

32 Cafétorg Våningsplan för personer

33 Hemmazon för personer

34 Förändring

35 Jag sitter vid mitt skrivbord större delen av min arbetsdag och använder mycket papper. Jag har inget behov av att byta arbetsmiljö. - Varför kan inte jag få en egen plats på det nya kontoret?

36 När förändringens vindar blåser bygger en del vindskydd. Andra bygger

37 Ansvar Chefer Medarbetare Förbereda sig själv och de egna medarbetarna på förändrat arbetssätt och flytt gnm tex: Tydlig information Gruppaktiviteter Stöd till individer Förbereda sig själv på förändrat arbetssätt och flytt gnm tex: Söka information och delta i aktiviteter Förstå sin egen resa och planera för förändringen Projektet Stötta och underlätta för chefer och medarbetare gnm tex: Inspirera och informera Erbjuda verktyg för förändringen Ge tydliga instruktioner

38 Kompletterat inredning Fler skrivbord Behovsanpassade ommöbleringar Tillskapat rum Fler medarbetare Hållit fast vid samma ABW lösning Behållit styrgrupp

39 So far - Nöjdare medarbetare - Mer samverkan, mer levande - Lägre kostnad (Mindre yta, mindre inköp) - Renare arbetsmiljö - Fler rum/funktioner/miljöer (Medarbetarlounge, Café, Bibliotek, Gym, FHV, Visualiseringscenter mm) - Ny IT/Teknikutrustning - Ökad attraktionskraft nyrekryteringar - 80 % föredrar nya kontorslösningen - Fungerar mindre bra i de fall man fortfarande jobbar som tidigare. (Papper, Ledarskap) - Mer opersonligt - Mindre lokalansvar (Mer städ) - 17% föredrar gamla kontorslösningen

40 Vad ska du som chef göra nu Läs på och kommunicera Kartlägg ambassadörer, uppmuntra dem och använd dem som goda exempel Teamaktivitet på temat förändring Utarbeta gemensam åtgärdsplan om oro eller problem dyker upp Inventera digitala kunskaper och erbjud stöd/utbildning för de som behöver det Uppmuntra medarbetarna att besöka pilotkontor/utställning samt hemsidan Rensa! Planera in och utför städ- och sorteringsaktivitet Föregå med gott exempel - Närma dig clean desk redan nu

41 Kristian Norling: Digitala arbetssätt som stöd i utvecklingen

42

43

44 Hur digitalt arbetssätt påverkar personer, processer och teknik Det blir Person Enkelt Mobilt Socialt Öppet Smart Plattare Flexibel Flexibelt Ljudligt arbete Högre organisation arbetsmiljö samarbete belönas kompetens Process Digitala arbetsflöden Oberoende av arbetsplats Fokus på resultat, gränsöverskridande samarbete Flöde av idéer och information Automatiserat Teknik Uppgiftsfokus utifrån behov Oberoende av enhet, plats, tid Profilbaserat med sociala funktioner Flöde av data mellan system Intelligenta assistenter (AI)

45 Öppenhet viktigt

46 Visa vart du är och vad du gör - i kalendern

47 48

48 49

49 50

50 Sätt ny standardtid för möten

51 45 minuter (tidigare 60) 25 minuter (tidigare 30)

52 Boka in egen arbetstid i kalendern

53

54 Vi är redan bra på Skype

55 Ännu bättre blir det om vi använder video också!

56 Fler dokument på ett säkert ställe

57 Det får vi med SharePoint

58 ersätter Alfresco, G:, H: mm

59

60 Mejla aldrig dokument dela istället från OneDrive/SharePoint

61

62 Be alla redigera och kommentera direkt i det delade dokumentet - inte i en egen kopia!

63 Då slipper du sammanställa alla kommentarer och förändringsförslag

64 Mindre antal mejl är väl bra?

65 Sluta med infomejl till alla - använd andra kanaler, t.ex. Yammer

66

67 Yammer är bra för att ställa frågor till kollegor du inte känner - istället för att skicka mejl!

68

69

70

71 Yammer kan användas för att fika digitalt!

72

73 Effektiva möten och webbinarium

74

75

76

77

78 Tack!

79 Tid för reflektion: Vilka är framgångsfaktorerna - och farhågorna?

80 Tack för idag!

81