Projektstyrgruppen för nya Regionens hus Göteborg resp Skövde

Transkript

1 Anteckningar Datum: Tid: kl Plats: Kosterhavet, Reg hus Södra hamngatan, Göteborg Deltagare: Ann-Sofi Lodin Lars Jansson Thomas Front Magnus Bäckström Marie-Louise Gefvert, förhindrad Lars Backström Marina Olsson Joakim Björck, förhindrad Lillemor Harnell Daniel Dåverhög Henrik Erdalen Bengt Säterskog Agenda Anteckning/Beslut 1. Lillemor Harnell Lillemor, som börjar sin anställning i Västra Götalandsregionen den 6 mars, presenterar sig. Lillemor hälsas välkommen till sitt nya uppdrag. 2. Övergripande lägesrapporter om de två projekten a. produktion b. ekonomi c. projektering/pla nering d. hyresgästernas medverkan och egna förberedelser Regionens hus Skövde Bengt lämnar en lägesrapport om planeringen av nya Regionens hus Skövde. Byggnationen är nu inledd genom markarbeten. Projekteringen inväntar fn inga utestående besked från hyresgästerna. Ett förslag till inre gestaltning och ett möbleringskoncept har redovisats för hyresgästernas företrädare, som ställt sig bakom förslagen.

2 Plan 6 är utvalt som pilot för att dels finna generella möbleringslösningar som alla hyresgäster kan utgå ifrån, dels hitta lösningar på unika behov. Utifrån den möjliga möblering som framkommit i pilotstudien och utifrån ABW-normer görs bedömningen att fler hyresgäster kan rymmas i kontorsplanen. Styrgruppen diskuterar förhållningssätt till fler hyresgäster och ser positivt på om Skaraborgs kommunalförbund och Västarvet blir hyresgäster. Tidsplanen är oförändrad med inflyttning efter sommaren Regionens hus Göteborg Daniel presenterar hur byggplatsen förändrats under de senaste månaderna, det aktuella projekterings- och planeringsläget, bl a: Avstämningsmöten med FM m.fl. gällande rumsfunktioner, säkerhetsprinciper, AV mm Omarbetning och förankring av gestaltningsprogram i gemensam process med hyresgästerna (klart mars/april) Avstämning tillgänglighetsfrågor (t.ex. i relation till antikvariska aspekter och Stationshusets övriga förutsättningar) Detaljprojektering Kontorshuset (klart under mars/april) Detaljprojektering Stationshuset (klart under aug/sep) Planeringssituationen runt byggplatsen För planlösningarna i Kontorshuset återstår att landa några smärre grupprumsförskjutningar. Därefter kan de generella planlösningarna fastställas efter MBL-förhandling. För

3 Stationshuset finns nu klara planlösningar för fastställande. Plan 4 i låghuset och plan 5 i höghuset är utvalt som piloter (Kultur i Väst med prel placering i höghuset och två av Västtrafiks fyra kontorsplan i låghuset) för att dels finna generella möbleringslösningar som alla hyresgäster kan utgå ifrån, dels hitta lösningar på unika behov. Ett våningsplan i höghuset bör vara utan hemvist för att kunna fungera som dragspel samt för projektmedarbetare. Henrik lämnar en kort rapport om kostnadsuppföljningen i byggprojektet, om risker och tilläggsbeställningar. 3. Säkerhetsprinciper för nya Regionens hus Göteborg Styrgruppen uppmanar projektgruppen att värdera riskerna utifrån ett sannolikhets- och konsekvensperspektiv, så att styrgruppen ges möjlighet att agera på rätt fråga. Utsänt underlag diskuteras. Intentionen om ett internt öppet hus är beskrivet i underlaget, men väcker frågan om medarbetarna i Kontorshuset kommer att uppleva otrygghet om dörrarna mellan kontorsplanen inte är låsta. De dörrar som kommer att förses med kortläsare är branddörrarna. Projekteringsmässigt är detta fastställt. Frågan är av stor betydelse då öppna dörrar mellan kontorsplanen/hemvisterna ger möjlighet att vid varje tillfälle nyttja byggnadens samlade kapacitet. Frågan hänger i hög grad samman med hur tillfälliga besökare ska tas emot. Utgångspunkten är att möten med externa besökare ska ske i Stationshuset. Vid besök av en person som inte har sin placering i Kontorshuset, så bör det

4 finnas en gemensam syn på avgränsningar. Följande alternativ diskuteras för vem som ske betraktas som extern besökare: 1. Alla som inte har sin formella placering i Kontorshuset 2. Alla som inte har sin formella placering på Regionens hus/motsvarande inom hela Västra Götalandsregionen 3. Alla som har en annan arbetsgivare än Västra Götalandsregionen eller dess bolag 4. Alla som på konsultbasis är knutna till en hyresgäst under en kort tidsperiod, medan konsulter över en längre tidsperiod betraktas som anställda. 4. Gemensamma principer och förhållningssätt i nya Regionens hus i Göteborg och i Skövde 5. Riktlinjer för hyresgästernas förberedelser Styrgruppen beslutar att ge projektledningsgruppen i uppdrag att fördjupa beslutsunderlaget och att återuppta diskussionen vid nästa möte. Utsänt beslutsunderlag diskuteras. Styrgruppen beslutar att ställa sig bakom förslaget till gemensamma principer och förhållningssätt i de båda nya Regionens hus, med undantag av vad som gäller säkerhetsperspektivet som inte är färdigdiskuterat. Redaktionella synpunkter kan lämnas till Bengt. Utsänt beslutsunderlag diskuteras. Styrgruppen beslutar att ställa sig bakom förslaget till Riktlinje för hyresgästernas förberedelser. En förteckning över lämpliga studiebesök ska finnas tillgänglig.

5 6. Fortsatt diskussion om fördelning av kostnader för lokaler och service 7. Oasen, plan 4 Göteborg önskemål att servera kaffe i porslin 8. Revisionen och Patientnämndernas kansli Styrgruppen behandlade frågan den 9 dec 2016, men frågan bör övervägas igen då valet av modell/-er för hyressättning också kan få konsekvenser för övriga administrativa centra inom regionen. Styrgruppen konstaterar att frågan behöver mer tid och ett beslutsunderlag bör vara utsänt i förväg. Frågan skjuts därför fram till nästa möte. Styrgruppen beslutar att revidera beslutet från den 15 september 2016 och godkänna att kaffe ska serveras i porslin i Oasen, i höghusets plan 4. Pilotprojekten i Skövde och Göteborg där verksamhetsföreträdare tillsammans med inredningsarkitekt möblerat kontorsplanen, visar på särskilda svårigheter att tillgodose behov av avskilda rum för telefonsamtal för handläggarna inom Patientnämndernas kansli. Behovet kan tillgodoses i Skövdehuset, men inte inom den generella kontorslösningen i Göteborg där det saknas enskilda mindre rum mot ytterfasad. 9. Förslag till mötestider första halvåret 2017 Styrgruppen beslutar att ge projektledningsgruppen i uppdrag att anpassa ett våningsplan till detta särskilda verksamhetsbehov. Men, med optimalt utnyttjande av mindre rum, så att antalet kan minimeras. Följande tider är fastställda 26/4 kl 09:00-11:00 Gbg 21/6 kl 09:00-11:00 Gbg 10. Övrigt En spadtagsceremoni äger rum i Skövde kl den 21 mars. Antecknat av Bengt Säterskog Justerat Ann-Sofi Lodin