Anteckningar. Projektstyrgruppen för Nya Regionens hus Göteborg Utfärdat av: Agenda 1. Övergripande uppdatering och lägesrapport

Transkript

1 Anteckningar Datum: Tid: kl Plats: Vasakronan kontor, Götgatan 15, över Akademibokhandeln, Nordstadstorget Deltagare: Ann-Sofi Lodin, per telefon Lars Jansson Malin Bexell Magnus Bäckström, per telefon Marie-Louise Gefvert Margareta Bergström ers för Lars Backström Marina Olsson Joakim Björck, förhindrad Daniel Dåverhög Bengt Säterskog Agenda 1. Övergripande uppdatering och lägesrapport Anteckning/ Daniel rapporterar om nya förutsättningar för byggnaden genom att planeringen för den omgivande marken förändrats. Kommunen har fört fram nya synpunkter på fasadens utformning. Styrgruppen tar del av arbetsmaterial som visar alternativ utformning av fasaden. De nya kraven bearbetas nu i den pågående bygglovsprocessen. Slutligt bygglov väntas runt 1 juni. Regionfullmäktige fastställde den 2 febr vilka verksamheter som ska vara hyresgäster och inriktningen mot aktivitetsbaserat arbetssätt. En grov tidsplan har överlämnats till hyresgästerna den 5 februari.

2 Projektets totala budgetram finns nu nedbruten på lägre nivåer. Inom kort ska ett sk entreprenadkontrakt tecknas med Skanska där parterna bl a enas om den övergripande produktionskostnaden. Marie-Louise väcker frågan om bedömning av den enskilde hyresgästens kostnader. Styrgruppen diskuterar olika alternativa principer för att täcka kostnader för byggnaden/lokalen, service och ev IT. Närvarograden kommer att variera mellan hyresgästernas medarbetare, så även nyttjandet av grupprum etc. : 1. Den tidsplan som bifogades kallelsen behöver kompletteras med tydligare anvisningar om när hyresgästerna ska lämna besked. 2. Ann-Sofi, Lars och Joakim får i uppdrag att återkomma med förslag till modell/-er för kostnadsfördelning mellan hyresgästerna. 2. Resultat av genomförda behovsanalyser per hyresgäst och gemensamma behov Bengt rapporterar att behovsanalyser är genomförda med alla verksamheter. Resultaten är dokumenterade i rapporter som beskriver verksamheternas olika behov och funktioner. De enskilda analyserna ligger till grund för en övergripande behovsanalys och till illustrationer som sänts ut inför dagens möte. Det har framkommit behov av en tydlig uppdelning mellan olika zoner i den nya bygganden: Yttre möteszon/konferensdel, intern/extern möteszon och arbetsplatszon. Det finns också behov att det på några platser i byggnaden erbjuda neutrala möteszoner/oaser. Styrgruppen diskuterar oasernas funktion versus personalmatsalen. Lars väcker frågan om Västra Götalandsregionen har synpunkter på den externa restaurangens inriktning/profil. Bl a ställdes frågan om regionen bör ha synpunkter på alkohol/rättigheter.

3 : 1. Den fortsatta planeringen ska inriktas mot att medhavd lagad mat värms och äts i personalmatsalen. 2. Sallader, smörgåsar, kaffebröd och liknande kan ätas i oaserna. 3. Projektledningsgruppen får i uppdrag att återkomma med förslag till var konferensgäster ska äta. 4. Projektledningsgruppen ska återkomma med underlag inför ställningstagande om ev synpunkter på den externa restaurangens profil. 3. Övergripande lokalförteckning plan 99 och 00 Ett utkast till övergripande lokalförteckning för plan 99, 00 och för ett standardiserat kontorsplan/ skepp redovisas. Materialet behöver bland annat kompletteras avseende grupprummens storlek och antal i mötesrumszonen. Utformningen av personalmatsalen för personer diskuteras och hur ytan kan användas utanför lunchtid. Ny norm för beräkning av parkeringsplatser väntas inom kort fastställas av Göteborgs stad. Normen kan redan nu användas och ger ett krav på ca 40 parkeringsplatser förutsatt att ett antal platser är vigda för bilpool. Fyra nämndrum föreslås utöver Stationshusets 39 konferensrum. Med hänsyn till säkerhetsaspekter bör ett av nämndrummen placeras ovan mark/gatuplan. Frågan ställdes hur krav på nämndmöten som är öppna för allmänheten ska hanteras. Utkastet är överlämnat till husarkitekten som återkommer med förslag till utformning. 1. Styrgruppen ska fastställa behovet av grupprum i mötesrumszonen. 2. Styrgruppen ska godkänna byggnadens planlösningar. 4. Mötesrumskapacitet i Stationshuset Informationen noteras.

4 5. Byggnadens idé och karaktär I behovsanalyserna har varje verksamhet lämnat förslag på byggandens identitet och uttryck. Samtliga förslag lades till grund för en workshop som tio hyresgästrepresentanterna samt en ung rådgivare genomförde den 25 febr. Resultatet av workshopen har därefter bearbetats av kommunikationsstödet. Ytterligare komprimering vore önskvärd. Förslaget biläggs sist i dessa anteckningar. 1. Styrgruppen funderar vidare på förslaget och återkommer med synpunkter. 6. Förslag till inriktningsbeslut om FM-koncept 7. Lägesrapport från ITgruppen 8. Aktuella kommunikationsfrågor Utsänt förslag godkänns. 1. Regionservice får ansvaret att implementera ett FM-koncept i Nya Regionens Hus Göteborg. I uppdraget ligger att utveckla, koordinera och etablera effektiva och attraktiva servicetjänster för hyresgästerna. Informationen noteras. Stadsbyggnadskontoret och Trafikkontoret driver ett projekt för att etablera sk kommunikations-stråk, se bifogad fil. Stråken syftar till att ge fotgängare en trygg och trevlig väg förbi olika byggprojekt och samtidigt informera om vad som pågår. En budget finns upprättad på 1,5 mnkr kr. Styrgruppen diskuterar lämpliga former att uppmärksamma byggstarten. Den fackliga referensgruppen har lyft upp behovet av ökad kommunikation, främst med avseende på ett nytt sätt att arbeta utan egen arbetsplats/rum. Styrgruppen betonar behovet av att projektet bistår verksamheterna med ett enhetligt kommunikationsstöd/material och ger riktlinjer inför övergång till ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Det

5 9. Inför redovisning för regionstyrelsen 8 mars gemensamma konceptet kräver insatser av förändringsledare. 1. Inga finansieringslöften ska fn lämnas om medverkan i projekt Kommunikationsstråk. 2. Byggstarten uppmärksammas på lämpligt sätt först när det kompletta bygglovet är godkänt. 3. Projektledningsgruppen ges i uppdrag att ta fram ett gemensamt kommunikationsmaterial och återkomma med förslag till vad projektet i övrigt kan ge för stöd till hyresgästernas förändringsarbete. 4. Marina ges i uppdrag att ta upp frågan om aktivitetsbaserat arbetssätt ur HR- resp förändringsledningsperspektiv och återkomma med förslag. Lars rapporterar att Hans Sandqvist kommer att lämna en lägesrapport till regionstyrelsen den 8 mars. Styrgruppen framför att utöver byggnadsfrågor såsom ny fasad, energikrav etc så behöver också pågående arbete med att fastställa hyresgästernas behov nämnas samt att fyra nämndmötesrum planeras utöver Stationshusets 39 konferensrum. 10. Regionens Hus Skövde Bengt rapporterar att planeringsprocessen i Skövde nu är inledd med hyresgästernas behovsanalyser. Detta arbete, inkl reviderat lokalprogram, ska vara slutfört innan semestrarna. Förslag till organisationsstruktur har diskuterats med hyresgästernas företrädare och med den fackliga referensgruppen för Nya Regionens Hus Göteborg. 1. Styrgruppen beslutar att också vara styrgrupp för planeringen av Nya Regionens Hus Skövde. 2. IT-arbetsgruppen och FMarbetsgruppen ges i uppdrag att

6 också förbereda Nya Regionens Hus Skövde. 3. Regionstyrelsens MBL-grupp ska föreslås godkänna att den fackliga referensgruppen för Nya Regionens Hus Göteborg också ska vara facklig referensgrupp för Nya Regionens Hus Skövde. 11. Kommande möten Styrgruppen träffas nästa gång den 12. Övrigt - 19 april kl juni kl Antecknat av Bengt Säterskog Bilaga Förslag Byggnadens karaktär och uttryck Huset, utifrån Det goda livet Man ska bli glad av huset, få en positiv framtidstro, bli lite nyfiken och få känslan att Här skulle det vara roligt att jobba. Här vill man något Entrén Det ska vara tydligt att det är VGR som huserar här. Skön, avslappnad känsla med växter, en omtänksam miljö. Nyskapande inredning med återbruk och miljötänk. Gott bemötande. Yttre möteszonen Nyskapande och fräckt, med återbruk och miljötänk. Smarta och kreativa lösningar när det gäller teknik och möten. Arbetsplatserna Funktionellt, fräckt och nytänkande med omtanke om individen. Inbjudande och plats för vikänsla utan att det går ut över känslan för helheten