Omorganisationer. Samverkan mellan verksamheten och Löneservice

Transkript

1 , Regionservice Omorganisationer Samverkan mellan verksamheten och Löneservice

2 Innehållsförteckning Inledning... 1 Målgrupper... 1 Förvaltningarnas kundkontakter mot Löneservice... 2 Ekonomer... 2 Heroma Systemförvaltning... 3 Löneteam... 3 Medlemmar på RH Förvaltningsmöte... 4 Resurshantering... 4 HR-avdelning... 5 Löneteam... 5 Ansvar/Funktion... 5 Behörigheter... 6 LAS... 6 Löneöversyn... 6 Chef/Heromarapportör... 7 Resurshantering... 7 Behörigheter... 7 Löneadministratör... 8 Löneteamet... 8 Behörigheter... 8 Förteckning över Löneservice kunder per löneteam

3 Inledning Detta dokument beskriver vad som behöver åtgärdas i Heroma vid en omorganisation. Vad menas med en omorganisation? Exempel på omorganisationer kan vara när en enhet ändrar organisatorisk tillhörighet, delas eller stängs. Omorganisationen kan vara stor eller liten. Vid omorganisationer där Heroma påverkas krävs samordning mellan aktuell verksamhet och Löneservice som i förlängningen innebär: att anställningsraden har rätt ansvar med rätt från och med datum att aktiviteten i verksamhetsunderlaget är konterad mot rätt ansvar och med rätt från och med datum att schemat har rätt ansvar med rätt från och med datum att verksamhetsunderlaget har rätt textsättning att rätt chef är kopplad i Ansvar/Funktion med rätt från och med datum att anställningsraden är delad på berörda chefer (avgående tillträdande) med rätt från och med datum att behörigheten är kopplad mot rätt PA-team att rätt LAS-område är rätt kopplat med rätt från och med datum att behörigheten i Löneöversyn är rätt kopplad mot den nya organisationen att Heromas redovisningsfil möter rätt ansvar/konto i Raindance att rätt utdata för ekonomi personaluppföljning skapas att KIV får rätt information från Heroma Målgrupper Förvaltningarnas kundkontakter mot Löneservice Ekonomer Heroma Systemförvaltning Medlemmar på RH Förvaltningsmöte HR-avdelningar Chef/Heromarapportörer Löneadministratörer Sida 1 av 12

4 Förvaltningarnas kundkontakter mot Löneservice Sprida dokumentet Omorganisationer Samverkan mellan verksamhet och Löneservice till berörda i verksamheten. Ekonomer Detta dokument beskriver de arbetsuppgifter som genereras vid en omorganisation. För att de målgrupper som beskrivs i dokumentet ska hinna med sina arbetsuppgifter i samband med en omorganisation behöver Heroma Systemförvaltning i god tid få in underlag från ekonomi. Först efter att Heromas organisationsträd är uppdaterat kan berörda göra klart sina delar vid en omorganisation. Sida 2 av 12

5 Heroma Systemförvaltning Löneteam Informera löneteamen när omorganisationen är klar. Informera löneteamen när nytt PA-team är upplagt. Informera löneteamen om att förändringar av namnsättningen på PA-teamen är klara. Kontakt med löneteamet via: Sida 3 av 12

6 Medlemmar på RH Förvaltningsmöte Resurshantering Identifiera vilka chefer och Heromarapportörer som påverkas av omorganisationen. Namn och telefonnummer på de identifierade cheferna och Heromarapportörerna lämnas till Heroma Systemförvaltning som i sin tur kontaktar dessa för åtgärder på verksamhetsunderlag och schema. Kontakt med Heroma Systemförvaltning via: Rh-gruppen.regionservice@vgregion.se Sida 4 av 12

7 HR-avdelning Löneteam Information om planerad omorganisation till mottagande löneteam. Identifiera de anställda i verksamheten som är berörda av omorganisationen. Lista på de anställda skickas till mottagande löneteam. Uppgifter: namn, personnummer, nytt ansvar som ska belasta anställningsraden, förändrat PA-team samt från och med vilken datum. Listan skickas till mottagande löneteam via: loneservice.vanersborg.team1.regionservice@vgregion.se loneservice.vanersborg.team3@vgregion.se loneservice.skovde.team4@vgregion.se loneservice.molndal.team5@vgregion.se loneservice.molndal.team7@vgregion.se loneservice.molndal.team9@vgregion.se loneservice.skovde.team10@vgregion.se Regionservice.loneservice.skovde.team11@vgregion.se Ansvar/Funktion Identifiera de chefer som i samband med omorganisationen ska ha en ny eller förändrad chefskoppling i Ansvar/Funktion. Med förändrad chefskoppling menas även de chefer som inte längre ska tjänstgöra som chef. Lista på identifierade chefer med namn, personnummer, chefskoppling i Ansvar/Funktion mot nytt ansvar eller borttag av chefskoppling samt från och med vilken datum. Listan skickas till Heroma Systemförvaltning via: ansvar-funktion.regionservice@vgregion.se Sida 5 av 12

8 Behörigheter Behov av nytt PA-team Kontakta mottagande löneteam för beställning av nytt PA-team via: LAS Nytt LAS-område Förändrat LAS-område Borttag av LAS-område Vid förändring av LAS-område kontakta Heroma Systemförvaltning via: Löneöversyn Förhandlingsdatum är alltid 1 april. Omorganisationer vid del av år påverkar arbetet i Löneöversyn. Om man inte är klar med revisionen 1 april eller senare så påverkar det arbetet i Löneöversyn och utbetalning av retroaktiv lön blir felaktig. Heroma Systemförvaltning ska då kontaktas via: regionservice.lov@vgregion.se Sida 6 av 12

9 Chef/Heromarapportör Resurshantering Identifiera vilka verksamhetsunderlag som blir berörda vid omorganisationen. Identifiera vilka aktiviteter som blir berörda och som ska kopplas mot nytt ansvar vid omorganisationen. Lista på de identifierade verksamhetsunderlagen och aktiviteterna skickas till Heroma Systemförvaltning via: Heroma Systemförvaltning åtgärdar därpå förändringar på verksamhetsunderlag och aktiviteter. När detta är gjort informerar Heroma Systemförvaltning Chef/Heromarapportör om att de ska: Identifiera och åtgärda de personer som ska ha nya ansvar på sina bas- och grundschema samt partiell frånvaro. Behörigheter Ny behörighet/förändrad behörighet via Heroma Behörighetsblankett Attesterad Behörighetsblankett skickas till Heroma Systemförvaltning via: Sida 7 av 12

10 Löneadministratör Löneteamet Omorganisationen ska vara känd för alla löneadministratörer i det eller de löneteam det berör. Kända rutiner för vad en Löneadministratör ska göra vid en omorganisation. Kända rutiner om vilket löneteam som gör vad vid en omorganisation. Behörigheter Tömda PA-team i samband med omorganisationen. Ändring av namnsättningen på befintliga PA-team. Upplägg av nytt PA-team. Vid förändring av PA-team kontakta Heroma Systemförvaltning via: Behörighetsansvarig på respektive lönekontor Sida 8 av 12

11 Förteckning över Löneservice kunder per löneteam Regionservice Folktandvården Västfastigheter NU-sjukvården Habilitering och Hälsa Västarvet Folkhögskolorna Skaraborgs sjukhus Naturbruksförvaltningen Sahlgrenska Universitetssjukhuset Område 1 Område 2 Område 3 loneservice.molndal.team7@vgregion.se Sahlgrenska Universitetssjukhuset Område 4 Område 5 Område 6 Gemensam administration Sjukhusövergripande Sida 9 av 12

12 Närhälsan Södra Älvsborgs Sjukhus Hälsan & Stressmedicin Film i Väst Kultur i Väst Botaniska trädgården Regionservice.loneservice.skovde.team11@vgregion.se Kungälvs sjukhus Angereds Närsjukhus Alingsås Lasarett Frölunda Specialistsjukhus Regionstyrelsen m.m. Sida 10 av 12