E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1

Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar för samverkan... 3 1.2 Delprojekt Kravställning informationssäkerhet... 3 1.3 Delprojekt Krav på metoder och verktyg... 3 2 Målbilden för E-arkiv Jönköpings län 4 2.1 Central organisation... 4 2.2 Lokal organisation... 5 3 Fortsatt arbete 6 3.1 Behov av beslut... 6 3.2 Förslag på två ytterligare projekt till e-utvecklingsrådet... 6 4 Vad händer om vi inte skapar ett gemensamt e-arkiv? 7 5 Planering hösten 2014 8 Bilaga 1 Presentation från e-utvecklingsrådets informationsdag 2 juni Bilaga 2 Broschyren Ett gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 2016! Bilaga 3 Utredning om informationssäkerhet Bilaga 4 Ordlista Bilaga 5 Förstudie e-arkiv i Jönköpings län Bilagor, och rapporten i digitalt format, publiceras på www.regionjonkoping.se/web/earkiv

Rapport 1.0 3 av 8 1 Projektläge och syftet med rapporten Projektet E-arkiv Jönköpings län drivs i e-utvecklingsrådets regi och har pågått sedan hösten 2013. En förstudie färdigställdes i februari 2014, arbetet fortsätter i en projektgrupp med deltagare från samtliga kommuner och landstinget. Arbetet under våren 2014 har bedrivits i form av 3 delprojekt, Juridiska förutsättningar för samverkan, Kravställning informationssäkerhet och Krav på metoder och verktyg. Utöver delprojekten har gruppen bedrivit omvärldsbevakning genom att delta på Arkivforum 12-13 mars och Falk arkivkonferens 21-22 maj. För att konkretisera målbilden för projektet och projektgruppens arbete definierades en målbild för projektet, vilken redovisas i denna rapport. Enligt planen tas en genomförandeplan och en riskanalys fram under hösten 2014. Efter avsiktsförklaring och samverkansavtal mellan kommunerna startar genomförandet. Detta innefattar kravställning och avrop/upphandling. Arbetet fram till och med avrop drivs inom ramen för e-utvecklingsrådet och finansieras via dess budget (2014 och 2015). Efter avrop/upphandling övergår projektet till finansiering från deltagarna (kommunerna direkt). 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar för samverkan Resultatet har inkorporerats i målbilden då det tidigt framgick att en gemensam organisation var själva grunden för realiseringen av ett gemensamt e-arkiv, se vidare under 3. Målbilden för E-arkiv Jönköpings län. 1.2 Delprojekt Kravställning informationssäkerhet Arbetet redovisas i en utredning om informationssäkerhet som bifogas denna rapport (Bilaga 3). 1.3 Delprojekt Krav på metoder och verktyg Gruppens arbete fokuserade på målbildens utformning. Definiering av gemensamma metoder och verktyg har flyttats framåt i projektplaneringen. En ordlista med gemensamma begrepp har tagits fram för att underlätta samarbetet i länet om e- arkivfrågan. Ordlistan bifogas denna rapport (Bilaga 4).

Rapport 1.0 4 av 8 2 Målbilden för E-arkiv Jönköpings län E-arkiv Jönköpings län består av ett system för bevarande, en central organisation och lokala organisationer i varje kommun. Den lokala organisationen i respektive kommun är kontaktväg för E-arkiv Jönköpings län. Systemet för bevarande har avropats på det ramavtal som Sveriges kommuner och landsting har upphandlat. Systemet för bevarande kan avropas som produkt eller som tjänst. Systemet för bevarande ägs och förvaltas av den centrala organisationen, som är gemensam för alla länets kommuner. 2.1 Central organisation Den centrala organisationen fungerar som en depå för E-arkiv Jönköpings län. Det betyder bland annat att ansvaret för innehållet i arkivet inte förflyttas från respektive kommun. Den centrala organisationen har framför allt två uppgifter: Förvalta systemet för bevarande Ta fram gemensamma riktlinjer för e-arkivering Utöver detta, ska den centrala organisationen vara behjälplig vid leverans till systemet för bevarande och kunna erbjuda specialistkompetens i e-arkivfrågor. Den centrala organisationen bör även kunna utbilda de lokala organisationerna i relevanta frågor.

Rapport 1.0 5 av 8 Det krävs tre olika kompetenser för att den centrala organisationen ska kunna fungera: Systemansvarig Leveransansvarig E-arkivspecialist Den systemansvariga ansvarar för drift och utveckling av systemet för bevarande. Den leveransansvariga samordnar leveranser till systemet för bevarande. Det är viktigt att den centrala organisationen kan vara behjälplig vid inleveransen, eftersom kommunerna själva måste se till att uppfylla kraven för att lämna in digital information för arkivering. Den centrala organisationen behöver även en e-arkivspecialist för att kunna stödja kommunerna i arbetet runt arkiveringen av digital information, till exempel med gallringsutredningar, informationsträffar, utarbetande av styrande dokument och systemförvaltningsfrågor. 2.2 Lokal organisation Varje kommun är ansvarig för sitt eget arkiv, det vill säga att kommunen har en arkivmyndighet. Det krävs en omfattande omstrukturering om den centrala organisationen ska överta rollen som arkivmyndighet, den måste då drivas som antingen ett kommunalförbund eller en gemensam nämnd. Arkivmyndigheten måste då även delas upp mellan pappersarkivet och det digitala arkivet, eftersom den centrala organisationen inte kan ta ansvar för de redan befintliga traditionella arkiven i respektive kommun. En gemensam arkivmyndighet är därför inget som vi rekommenderar i nuläget. I varje kommun måste det finnas en lokal organisation, som fungerar som E-arkiv Jönköpings läns kontakt i respektive kommun. Det kommer att finnas flera funktioner som kommunerna själva måste uppfylla i en arkivsamverkan. Exempel på sådana funktioner är: E-arkivarie Tekniskt ansvarig Strategiskt ansvarig E-arkivarien är personen som sköter innehållet i arkivet, det vill säga arkivarien eller motsvarande funktion. Den tekniskt ansvariga personen har kunskap om förutsättningarna för arkivering av innehållet i de lokala systemen. Den strategiskt ansvariga personen deltar i styrning av det gemensamma e-arkivet och den lokala utvecklingen.

Rapport 1.0 6 av 8 3 Fortsatt arbete 3.1 Behov av beslut Projektgruppen har i sitt arbete kommit fram till att en förutsättning för ett gemensamt e- arkiv är att det finns en organisation som äger och förvaltar e-arkivet. Formen för denna organisation är inte en fråga för projektgruppen. Frågan lämnas därför till e- utvecklingsrådet och kommunchefsgruppen för beslut. Vi bedömer att om en sådan organisation finns på plats senast den 1 juli 2015 kan den tidplan som beskrivs i förstudien följas och ett e-arkiv för länet kan implementeras 2016. Projektgruppens förslag är att den centrala organisationen får utökade ansvarsområden såsom att ta fram gemensamma föreskrifter och riktlinjer och bedriva utbildning, utöver att svara för det gemensamma e-arkivet. Eftersom funktionen inte finns idag, ens fördelad, kan vi inte uppskatta hur mycket resurser som krävs eller vad kostnaden blir. Vi föreslår att åtminstone tre personer måste ingå i organisationen till att börja med, då en viss omfattning måste till. Organisationen måste revideras och utvecklas årsvis eller liknande. För att kunna arbeta vidare med e-arkivprojektet måste fortsatt finansiering för organisationen beslutas. Projektgruppen måste även få i uppdrag att utforma och driftsätta den centrala organisationen. Följande behöver beslutas för att projektet ska kunna fortsätta: Avsiktsförklaring (hösten 2014) Avtal inför upphandling (våren 2015) 3.2 Förslag på två ytterligare projekt till e-utvecklingsrådet Under arbetet har projektgruppen identifierat två frågeställningar/utvecklingsområden som projektgruppen menar vore lämpliga att driva som projekt i e-utvecklingsrådets regi. Införa ledningssystem för informationssäkerhet enligt standarden ISO 27000 i länets kommuner Gemensam klassificeringsstruktur för kommuner i Jönköpings län Båda frågeställningarna är viktiga beståndsdelar i att projektet med gemensamt e-arkiv blir framgångsrikt och når sin fulla potential, samtidigt som de är egna frågor. Projektet E-arkiv Jönköpings län kan inte heller omfatta även dessa frågor av rent praktiska skäl, projektet skulle bli så stort att det blev omöjligt att hantera.

Rapport 1.0 7 av 8 4 Vad händer om vi inte skapar ett gemensamt e-arkiv? Idag har varje kommun ett antal olika system. Det kan vara svårt att avsluta systemen, bland annat på grund av att de innehåller information som verksamheten är i behov av. Dessutom kan kostnaderna för att konvertera informationen bli omfattande. Det krävs ett genomgående arbete för att dels bedöma vilken information som ska bevaras i systemen och hur den ska bevaras, dels att säkerställa att framtida system har inbyggda funktioner som säkerställer både gallring och ett långsiktigt bevarande. Det är ett krävande arbete som kommunerna ställs inför. I framtiden ökar dessutom mängden information exponentiellt. Det innebär att behovet av en långsiktig och hållbar lösning för digitalt bevarande blir större och större för varje år. Om varje kommun ska ha ett eget e-arkiv, krävs det även att man har en egen organisation för drift och förvaltning av systemet för bevarande. Många av länets kommuner saknar idag arkivarie eller någon annan som kan arbeta förebyggande med informationshantering. Varje organisation behöver dessutom någon som kan sköta in- och utleveranser till systemet för bevarande, vilket saknas i flertalet kommuner idag. Det är en kostnadskrävande och kompetent organisation som behövs för att ett fungerande e- arkiv ska kunna förvaltas på ett korrekt sätt. Genom att bygga ett gemensamt e-arkiv kan resurser sparas och kompetens utnyttjas bättre. I länet finns redan god erfarenhet av gemensam drift av verksamhetssystem, bland annat genom delad kunskap och effektiva lösningar.

Rapport 1.0 8 av 8 5 Planering hösten 2014 Under 2014 kommer e-arkivprojektet gå in i etapp 2, förutsatt att e-utvecklingsrådet och kommunchefsgruppen ställer sig positiva till fortsatt arbete i projektet enligt projektgruppens förslag. Arbetet i etapp 2 kräver en projektledare, förslagsvis på 25 procents tjänst. Uppdraget kräver en projektledare med god erfarenhet av att arbeta med utvecklingsprojekt i offentlig verksamhet. Erfarenhet av e-arkivfrågor är positivt men inte nödvändigt. Det viktigaste i uppdraget är att kunna driva processen framåt och hjälpa de i projektet ingående aktörerna att komma fram till nödvändiga resultat och beslut, samt att dokumentera detta. Projektgruppen har positiva erfarenheter av att arbeta i workshops, förberedda av mindre arbetsgrupper, och vill fortsätta att arbeta på det sättet. Vi uppskattar att arbetet för medlemmar i projektgruppen kommer att kräva cirka tre arbetsdagar per månad fortlöpande för projektets räkning. Därutöver kommer det givetvis att krävas arbete med den egna kommunens införande. Följande arbetsuppgifter ska genomföras under hösten: Framtagande av genomförandeplan för införandeprojekt, inklusive riskanalys Framtagande av anvisningar till kommunerna: Vad måste respektive kommun göra för att kunna leverera till ett e-arkiv 2016? Vad är obligatoriskt och vad är valbart? Utgöra referens för e-utvecklingsrådets arbete med avsiktsförklaring i kommunerna Ta fram uppdragsbeskrivning för E-arkiv Jönköpings län.