2009-02-06 004/2009 1(9) Ert datum Ert dnr Sista anbudsdag: 2009-03-10 Anbudets giltighet: 2009-07-10 Upphandlingsförfarande: förenklad upphandling Anbudsmärkning: dnr 004/2009 UPPHANDLING AV KONSULTUPPDRAG avseende omvärldsbevakning och dokumentation av genteknisk forskning Detta förfrågningsunderlag är uppdelat i följande avsnitt: 1 Allmän information om upphandlingen 2 Upphandlingsföreskrifter 3 Krav på anbudsgivaren 4 Uppdragsbeskrivning 5 Kommersiella villkor 1 Allmän information om upphandlingen 1.1 Inbjudan Gentekniknämnden avser att upphandla en konsulttjänst för bevakning och dokumentation av den nationella och internationella utvecklingen inom genteknikområdet med undantag för växter. Ni inbjuds härmed att lämna anbud i enlighet med angivna förutsättningar i detta förfrågningsunderlag. 1.2 Uppdragets omfattning Anbudsgivaren, eller den konsult som utför uppdraget, ska följa och dokumentera den nationella och internationella forskningen inom genteknikområdet, undantaget växter. I uppdraget ingår även att bevaka angränsande områden såsom stamcellsforskning och kloning. Uppdraget innebär att anbudsgivaren kontinuerligt ska tillhandahålla forskningsinformation för publicering på nämndens webbplats samt sammanställa en rapport över de viktigaste forskningshändelserna under innevarande kalenderår. 1.3 Information och upplysningar Den upphandlande myndigheten är Gentekniknämnden. Eventuella frågor angående denna upphandling kan göras skriftligen till ansvarig kontaktperson enligt nedan: Gentekniknämnden Att: kanslisekreterare Birgit Postol Box 1380 171 27 Solna e-post: birgit.postol@genteknik.se Postadress: Telefon: Fax: Webb/E-post: Box 1380 +46 8 508 846 30 +46 8 508 846 33 www.genteknik.se 171 27 Solna genteknik@genteknik.se
2009-02-06 004/2008 2(9) Telefon: 08-508 846 32 Fax: 08-508 84633 De frågor och svar som har betydelse för anbudslämnandet kommer att publiceras på köparens webbplats www.genteknik.se. Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Det som sagts om frågor och svar gäller även eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget. 1.4 Köpare Gentekniknämnden är en myndighet i Stockholm med uppgift att följa den nationella och internationella utvecklingen på genteknikområdet, bevaka de etiska frågorna och genom rådgivande verksamhet främja en etiskt försvarbar och säker användning av gentekniken så att människors och djurs hälsa och miljön skyddas. Nämnden har även till uppgift att sprida kunskap om den gentekniska utvecklingen. Nämnden som inrättades 1994 leds av en nämnd bestående av 14 ledamöter och deras ersättare samt ordförande och en vice ordförande. Vid nämnden finns ett kansli med kanslichef och kanslisekreterare. Ordföranden och vice ordföranden är jurister med domarerfarenhet sju ledamöter är riksdagsledamöter en ledamot är etiskt sakkunnig sex ledamöter är sakkunniga inom olika forskningsområden varav en ekolog och en har erfarenhet av djurskyddsfrågor. 2 Upphandlingsföreskrifter 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt 15 kap. (2007:1091) lag om offentlig upphandling. Förfarandet är en upphandling där alla anbudsgivare har rätt att lämna anbud och deltagande anbudsgivare lämnar skriftliga anbud. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 2.2 Sekretess 2.2.1 Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver information för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. 2.2.2 Kommersiell sekretess Anbudsgivare har i sitt anbud möjlighet att begära att delar av anbudet önskas sekretessbeläggas även efter att upphandlingen har avslutats. Uppgift som rör affärs- eller driftförhållanden jämte tydliga skäl för sekretessbeläggning ska specificeras i anbudet. Men observera att köparen i enlighet med offentlighetsprincipen inte kan garantera sekretess. 2.3 Anbudets form och innehåll Anbud ska lämnas skriftligen på svenska.
2009-02-06 004/2008 3(9) Det är mycket viktigt att anbudet innehåller de efterfrågade uppgifter som framgår av förfrågningsunderlaget samt i förekommande fall tillhörande bilagor. Kommentarer, information och anbudssvar specificeras enligt den struktur som framgår av förfrågningsunderlaget för att underlätta sammanställning och utvärdering av inkomna anbud. Anbud som inte innehåller efterfrågade uppgifter kan komma att förkastas. 2.3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren anger följande företagsuppgifter i anbudet: Företagets namn och adress Företagsform Person-/organisationsnummer, momsregistreingsnummer eller VATnummer Telefon och E-post och ev. webbplatsadress och fax Ansvarig kontaktperson med kontaktuppgifter såsom telefon och officiell e-postadress Specifik e-postadress dit tilldelningsbeslut kan skickas 2.4 Alternativa anbud Alternativa anbud avseende upphandlingstjänsten eller dess innehåll accepteras inte. 2.5 Helt eller delat anbud Anbud ska avges på hela åtagandet. 2.6 Ersättning för nedlagda kostnader Ersättning för lämnade anbud utgår inte. 2.7 Anbudstid och giltighetstid Anbud ska vara Gentekniknämnden tillhanda senast 2009-03-10. Anbud som inkommer efter detta datum får enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling inte prövas och kommer därför att uteslutas från vidare kvalificering och utvärdering. Anbudet ska vara bindande till 2009-07-10. 2.8 Märkning av anbud Förseglat anbud i neutralt omslag märks tydligt med Anbud. 2.9 Avlämnande av anbud Anbud ska skickas eller lämnas med bud till följande adress: Gentekniknämnden Box 1380 171 27 Solna Att. Birgit Postol Besöksadress: Retzius väg 13A, Solna Gentekniknämnden godkänner inte anbud inlämnade genom e- postmeddelande eller genom faxförsändelse. Anbudsgivaren är skyldig till att anbud lämnas i enlighet med ovanstående anvisningar för att få delta i upphandlingen. Om Anbudsgivaren inte följer anvisningarna kan det leda till att absolut sekretessen bryts pga. att inkommen brevförsändelse inte går att identifiera som anbud och därmed måste öppnas
2009-02-06 004/2008 4(9) för att identifiera innehållet. Köparen ansvarar inte för handling som inte inkommit. 2.10 Anbudsprövning För att anbudsgivaren ska komma ifråga för en bedömning prövas anbudet i följande steg: 1. prövning av att anbud har inkommit i enlighet med upphandlingsföreskrifterna 2. prövning i enlighet med krav på anbudsgivare 3. utvärdering av anbud 2.11 Bedömningskriterier Gentekniknämnden kommer att anta anbud som uppfyller uppställda krav och som bedöms vara ekonomiskt mest fördelaktigt. Utvärderingen sker med hänsyn tagen till nedanstående kriterier: Utvärderingskriterier Viktning i % 1. utbildning och referenser 40 2. pris inom ramen för budget 30 3. teknisk förmåga och kapacitet 30 2.12 Tidpunkt för kravuppfyllelse Om inget annat angivits förutsätts att krav uppfylls vid anbudslämnande med undantag för kontraktskrav som skall vara uppfyllda vid avtalets tecknande. 2.13 Avbrytande av upphandling Gentekniknämnden äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen har ett pris som överstiger budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. 2.14 Underrättelse om tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av Gentekniknämnden och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas. Anbudsgivaren ska ange e-postadress i anbudet dit tilldelningsbeslutet kan skickas. 2.15 Bindande avtal Civilrättsligt bindande avtal föreligger först när skriftligt avtalsdokument i original undertecknats av båda parter. Avtal kan tecknas tidigast 10 dagar efter att anbudsgivarna meddelats beslut om vilken anbudsgivare som tilldelats kontrakt. 2.16 Övrigt Krav och villkor måste kommenteras i anbudet för att värderas som accepterade i avlämnat anbud. 3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Uteslutningsgrunder (A) Gentekniknämnden ska utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att säljaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott, enligt 10 kap 1 LOU, som sammanfattningsvis innefattar lägst en utav följande:
2009-02-06 004/2008 5(9) 1. deltagande i en kriminell organisation 2. bestickning 3. bedrägeri eller 4. penningtvätt Är säljaren en juridisk person, ska säljaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Om det finns grundad anledning anta att en leverantör ska uteslutas med stöd av första stycket (A), får Gentekniknämnden begära att säljaren visar att det inte finns någon grund för uteslutning. Om det finns särskilda skäl, får Gentekniknämnden avstå från att utesluta en leverantör som dömts för brottslighet enligt första stycket (A). B. En leverantör får uteslutas från att delta i en upphandling, enligt 10 kap 2 LOU, om säljaren 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och Gentekniknämnden kan visa detta 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Är säljaren juridisk person, får säljaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses ovan i femte stycket (B) punkt 3, eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses ovan i femte stycket (B) punkt 4. Gentekniknämnden får begära att en leverantör visar att det inte finns någon grund för att utesluta säljaren med stöd av femte stycket (B) punkterna 1, 2, 3 eller 5. 3.2 Kontroll av anbudsgivare Gentekniknämnden ska kontrollera att anbudsgivaren har fullgjort sina skyldigheter avseende skatter, socialförsäkring, inte är på obestånd etc. Anbudsgivare styrker dessa förhållanden genom att till anbudet bifoga av skatteverket ifylld blankett, SKV 4820 begäran/svar offentliga uppgifter, vilken inte får vara daterad tidigare än en (1) månad före sista anbudsdag. Blanketten kan hämtas på www.skatteverket.se Blankett SKV 4820 begäran/svar offentliga uppgifter är endast tillämpbar för svensk anbudsgivare, vilket medför i förekommande fall att utländsk anbudsgivare istället insänder motsvarande dokumentation från sitt hemland. Anbudsgivare ska visa att denne är registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där dennes verksamhet är etablerad (motsvaras i Sverige av Bolagsverket).
2009-02-06 004/2008 6(9) 3.3 Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren ska styrka tillgång till nationell och internationell vetenskaplig litteratur och tekniska möjligheter att bedriva omvärldsbevakning i enlighet med uppdragsbeskrivningen. 4 UPPDRAGSBESKRIVNING 4.1 Inledning I Gentekniknämndens uppdrag ingår bl.a. att till regeringen avge en översiktlig redovisning av utvecklingen av gentekniken under innevarande kalenderår. Rapporten som också publiceras på nämndens webbplats, avges i samband med årsredovisningen. För närmare information om årsrapporternas innehåll hänvisas till nämndens webbplats, under menyn Genteknikens utveckling. 4.2 Uppdragets omfattning Anbudsgivaren (eller av denne utsedd konsult) ska följa och dokumentera den nationella och internationella forskningen inom tre huvudområden: Genteknik och människa Genteknik och djur Genteknik och mikroorganismer Förväntad arbetstid bör motsvara ca 20 timmar/vecka. 4.3 Avtalsperiod Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. Avtalet ska gälla från och med 2009-04-01 till 2010-02-28 med möjlighet för Gentekniknämnden att förlänga avtalet ett (1) år dvs. maximalt till 2011-02-28. Under första avtalsperioden rapporteras händelser från och med 1 januari till 31 december 2009. Vid en eventuell förlängning rapporteras händelser från och med 1 januari till 31 december 2010. 4.4 Högsta godkända anbudspris För upphandlingen finns ett budgeterat anslag om 29 000 kr per månad exklusive moms. Anbud vars pris överstiger denna summa kommer att förkastas. 4.5 Kompetens Anbudsgivaren ska visa att den konsult som anbudsgivaren erbjuder (eller om anbudsgivaren själv utför uppdraget) bör ha kompetens inom molekylärgenetik, är väl förtrogen med nationell och internationell vetenskaplig litteratur och har dokumenterad förmåga att uttrycka sig på begriplig svenska och i populärvetenskapliga termer. Anbudsgivaren bör bifoga referenser. 4.6 Plats för arbetets bedrivande Anbudsgivaren ska tillhandahålla egen lokal för arbetets utförande. 4.7 Möten, konferenser, seminarier o dyl. Möten med kansliet, deltagande i andra möten och seminarier för uppdragets utförande kan komma ifråga och ska ingå i den arbetstid som offereras.
2009-02-06 004/2008 7(9) 4.8 Redovisning En kortfattad sammanställning av forskningshändelser levereras månadsvis till köparen med en slutlig årssammanställning i januari kommande år. I samråd med köparen ska 2-4 artiklar per månad refereras kortfattat på köparens webbplats. 4.8.1 Tidsplan Sammanställning över månadens forskningshändelser och referaten på köparens webbplats rapporteras månadsvis den 10 dagen i nästkommande månad med nedanstående undantag: Forskningshändelser Datum för rapportering januari-februari 2009 20 april 2009 mars-april 2009 10 maj 2009 januari-februari 2010 10 mars 2010 mars-april 2010 10 maj 2010 4.8.2 Slutredovisning En första sammanställning över årets händelser, med källhänvisningar, levereras till köparen i december 2009. Efter samråd och synpunkter från köparen och med tillägg av december månads händelser levereras ett slutgiltigt dokument den sista januari 2009. Eventuellt kan ytterligare ändringar behöva göras under februari 2009. 5 Kommersiella villkor 5.1 Personal Leverantören får byta ut någon som arbetar med uppdraget mot annan endast efter skriftligt medgivande av Gentekniknämnden. 5.1.2 Anlitande av underkonsult Leverantören får efter skriftligt medgivande av Gentekniknämnden anlita underkonsult för att utföra viss del av uppdraget. Konsulten ansvarar för underkonsults arbete som för eget arbete. Konsulten svarar för att underkonsult är registrerad i föreskrivna register. Avtalat pris ska täcka kostnader för eventuellt anlitande av underkonsult. 5.3 Deltagande i konferenser eller seminarier Av säljaren utsedd konsult (eller om säljaren själv utför uppdraget) behöver delta i någon nationell eller internationell konferens för uppdragets utförande, sker det efter godkännande av köparen och på köparens bekostnad. I sådant fall utgår resa, hotell och traktamente utöver avtalat pris enligt för tid av köparen tillämpade avtalsregler. 5.4 Pris Pris anges i kronor per månad. Samtliga priser anges netto i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt och ska inkludera samtliga åtagande för uppdragets utförande. 5.5 Betalningsvillkor Betalning sker månadsvis i efterskott med 30 dagar netto efter godkänd fakturas ankomst. Betalning accepteras i svenska kronor SEK. Notera att betalning av faktura inte ska anses vara detsamma som godkännande av levererad dokumentation.
2009-02-06 004/2008 8(9) 5.6 Faktureringsvillkor Faktura adresseras till: Gentekniknämnden Box 1380 171 27 Solna Faktureringskod: ZZ1222bipo Av faktura ska tydligt framgå vad som avses, tidsperiod samt med hänvisning till avtalets diarienummer. Vid avvikelser i faktura ska köparen snarast möjligt meddela säljaren. När parterna är överens om avvikelsen, tillsänder säljaren köparen en kreditfaktura samt en ny faktura med det korrekta beloppet och ny förfallodag. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller liknande avgifter godkänns inte. Mervärdesskatt ska redovisas separat. 5.7 Dröjsmålsränta Om köparen inte betalar i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt svensk räntelag, vilket är gällande referensränta plus åtta (8) procent. 5.8 Leveransförsening Avlämnas inte dokumenten eller avlämnas dokumenten för sent eller om avlämnad dokumentation inte uppfyller överenskommen specifikation, och beror det inte på köparen eller något förhållande på hans sida har köparen rätt till vite. Leveransförseningar aviseras av säljaren i god tid före avtalad leveranstidpunkt för köparens bedömning om senareläggning kan accepteras. Kan senareläggning accepteras fastställs ny leveranstid. Vite utgår inte i sådant fall. 5.9 Immateriella rättigheter etc. Köparen har en icke-tidsbegränsad, kostnadsfri rätt att fritt använda, reproducera, ändra och bearbeta resultatet under detta avtal. Vad som sägs i detta stycke gäller oavsett på vilket sätt och i vilken form resultatet framställts och oavsett om resultatet framställts av säljaren och köparen gemensamt eller tillsammans med annan. Säljaren får inte använda eller på annat sätt disponera resultatet utan köparens skriftliga medgivande. Äganderätten och upphovsrätten till resultat och framtaget material i samband med uppdragets utförande tillfaller oinskränkt köparen, oavsett medium. Vidare garanterar säljaren att köparen genom användandet av månads- respektive årsrapporterna inte kränker någon immateriell rättighet som innehas av tredjeman med ensamrätt. 5.10 Vitesklausul Vid leveransförseningar är köparen berättigad till vite av säljaren utgörande 25% av månadsbetalningen per påbörjad förseningsvecka. Vitet utgår i maximalt 6 veckor. Vitet avräknas i möjligaste mån på fakturerat månadsbetalning. Efter vite i maximalt antal veckor äger köparen rätt att häva detta avtal under förutsättning att säljaren ensam har orsakat förseningen. 5.11 Force Majeure Om parts fullgörelse av detta avtal förhindras eller blir oskäligt betungande till följd av omständighet utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets tillkomst och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit eller på grund av att partens underleverantör förhindras fullgöra sin leverans på grund av om-
2009-02-06 004/2008 9(9) ständigheter som här angivits ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. 5.12 Hävning Brister säljaren i fullgörandet av sitt åtagande eller upprepande åsidosätter ingånget avtal äger köparen rätt att häva avtalet. Säljarens avtal med sina eventuella underkonsulter ska innehålla uppgift härom. Hävningsgrund föreligger dessutom ifall säljaren försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte förväntas kunna fullgöra sina åtaganden. Köparen äger rätt att häva avtalet om tillströmningen av ärenden rörande marknadsgodkännande av genmodifierade grödor ökar i sådan omfattning att Gentekniknämnden måste anställa en särskild handläggare för denna uppgift. Uppsägning av avtalet måste ske skriftligen och med tre månaders varsel. 5.13 Tvist Tvist vad gäller tolkning eller tillämpning av detta avtal skall i första hand lösas i förhandling mellan parterna. Om parterna inte enas, avgörs tvisten i domstol på köparens hemort. 5.14 Handlingarnas inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om dessa skulle visa sig vara motsägelsefulla gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan enligt nedanstående: 1. Skriftliga ändringar eller tillägg till upprättat avtal, undertecknat av båda parter 2. Upprättat avtal inklusive eventuella bilagor 3. Eventuellt kompletterande skriftliga uppgifter till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Anbud 5.15 Bekräftelse av kommersiella villkor Säljaren bekräftar i sitt anbud att denne accepterar uppställda kommersiella villkor i avtalsutkastet, under samtliga punkter. Om säljaren vill komplettera med ytterliggare tillkommande kommersiella villkor som inte är kommenterade i detta förfrågningsunderlag, så måste dessa avges i anbudet för att kunna utvärderas av köparen, och eventuellt ingå i ett kommande avtal. 5.16 Övrigt Köparens underlåtenhet att strikt kräva fullgörelse av samtliga villkor i detta avtal är inte att anse som ett avstående av köparens kontraktuella rätt till fullgörelse eller kompensation. Inte heller påverkar en sådan underlåtenhet köparens rätt att vid ett senare tillfälle kräva fullgörelse eller kompensation enligt avtalet. Inga avståenden av köparens kontraktuella rättigheter är giltiga såvida inte köparen skriftligen medgivit detta.