Norrbottens Läns Landsting 1 av 15 Omvärldsanalys Utskriftshantering
Norrbottens Läns Landsting 2 av 15 Innehåll Strategisk Utskriftshantering... 3 Finansiering... 4 Införande av nya utskriftsenheter... 4 Val av utskriftsenheter och antal... 5 Upphandling... 6 Slutsats... 6 Intervjuer... 10
Norrbottens Läns Landsting 3 av 15 Strategisk Utskriftshantering Strategisk utskriftshantering är ett nytt begrepp. Olika organisationer, landsting, kommuner etc. har infört eller är på väg att införa en helhetslösning när det gäller utskriftsfunktioner, allt från analys, strategi och design till effektiv förvaltning. Där målet är en komplett centraliserad utskriftslösning som en del av en större it-funktion. Varför behövs en översyn av hur landstingen/organisationerna hanterar utskriftsenheter? Sammanfattning av respondenternas svar Skrivarhanteringen är en administrationsmardröm, ett lappverk av avtal, oklar ansvarsfördelning och ett ekonomiskt svart hål som är omöjligt att budgetera, Problemen hopar sig.. Ett ansvarsområde utan goda möjligheter att påverka situationen., Slutanvändarna ser en del av it-miljön som trilskas, och förväntar sig att den som har hand om datorn och nätverket löser alla problem, Det blir värre och värre för varje år både när det gäller kostnader samt driftstörningar. Syftet med strategisk utskriftshantering är följande enligt respondenterna Ekonomi, Kostnadseffektivitet samt ekonomisk kontroll Positiva miljöeffekter Öka verksamhetsnyttan De flesta respondenterna har startat förändringsprojekt för att uppnå ovanstående. Projekten har innehållit Nulägesanalys Printpolicy Standardisering och optimering av utskriftsfunktionen Avtal med en leverantör Uppföljning, löpande kontroll och förbättring Av Sveriges 21 landsting eller regioner har 7 landsting har någon form av FollowMe lösning 1 landsting håller på med upphandling 2 landsting testar i liten skala, inkl. Norrbotten 1 landsting blandat lösning (Stockholm)
Norrbottens Läns Landsting 4 av 15 10 landsting har inte påbörjat. Lösningsförslag Respondenterna har valt skilda lösningar när det gäller lösningsförslag 1. Köp av licenser och programvara, hyra av maskinerna men fast klickpris på utskrifterna. 2. Köp av hela funktionen driftar detta själva, hyr ut maskiner till verksamheten. 3. Fullfunktions, levarantör tar hand om allt, användarna fyller på papper 4. Delfunktions leverantör tillhandhåller skrivare, mjukvara, utbildning. Men It enheten driftar näten, servrar. Motiv till outsourcing enligt respondenterna är kostnad, kapacitet, flexibilitet, kompetens/kvalitet. Vem som ansvarar för driften av utskriftsfunktionen varierar också, alla respondenter som jag har talat med har valt en lösning med en s.k single point of contact spot dvs. en supportkontakt som tar hand om ärendet oberoende bakomliggande felorsaker antigen tar organisationens egna Helpdesk hand om ärendet och lägger upp ett ärende hos leverantören om inte felet är internt eller så ringer användarna direkt till leverantören av utskriftsfunktionen. Införande av nya utskriftsenheter Här skiljer det också mellan respondenterna Alt 1: byta alla maskiner lösa alla befintliga avtal kostnaden kan vara svår att beräkna för beroende på att alla avtal måste vara kända. Fördel: kunna förändra utskriftshanteringen i ett svep och ta hem de beräknade effekterna. Nackdel är att kostnaderna kan bli höga beroende på hur avtalen ser ut. Alt 2: är att göra en successiv förändring, med en planerad och kommunicerad modell för byte av enheter. Oftast har en inventering av avtal på kopierings maskiner gjorts och där även verksamhetens arbetsplatsenheter har kategoriserats. Med det som grund kan en omlokalisering av enheter göras och planeras. Utifrån detta kan då en tidsplan göras över utrullningen av den nya tjänsten och som är baserad på befintliga avtal. Nackdel med alternativ 2 är att effekthemtagning är svårare att beräkna och att den sprids över en längre tid samt att gamla problem kvarstår.
Norrbottens Läns Landsting 5 av 15 Val av utskriftsenheter och antal Verksamheterna erbjuds oftast att välja mellan 3 6 typfunktioner av utskriftsenheter, där de olika typfunktionerna har bland annat olika storlek, funktionalitet. Alt 1: Verksamheten bestämmer själva Bestämmer själva typ av utskriftsenhet samt vilka funktioner som ska finnas, betalar för detta själva. Alt 2: Centralt styrda val Leverantör och IT avdelning har genomfört en inventering och därefter gjort en bedömning av behovet på enheten i dialog med verksamheten. Efter den första inventeringen och utplaceringen så är det oftast ganska statiskt, några större förändringar görs sällan. Alt 3: Centralt styrda val för Bastjänst med lokala Tilläggstjänster Användarna har möjlighet att påverka delar av utskriftsmiljön. Detta alternativ är svårare att genomföra och kräver en mer genomarbetad struktur, viktigt är att här klart redogöra vad som ingår i basutbudet och vilka premisser som gäller för utplaceringen. Exempelvis hur långt det skall vara till tjänsten. Fördelen med detta är att kunden kan själv styra vilka extra tjänster som behövs för att verksamheten skall kunna utföra sina uppgifter så effektivt som möjligt. Extra tjänsterna har en prislapp, detta innebär att verksamheten då behöver värdera tjänsten, vilket också är positivt. Möjligheten att själv kunna påverka utskriftsmiljön behöver vara så utformad så att det klart och tydligt framgår om och hur de egna extravalen påverkar kostnaden för tjänsten. I alternativ 3 är det om möjligt ännu viktigare än det andra alternativet att kunna redovisa hur mycket den tidigare utskriftshanteringen kostat. Fördelarna med tjänsterna är att kostnaderna är synliga och lätta att förstå för användaren i båda alternativen. Två möjliga negativa konsekvenser av detta är att användaren uppfattar tjänsten som dyrare eftersom tidigare dolda kostnader blir synliga och att man tidigare har haft större möjlighet att påverka valet av utskriftsenhet. De flesta respondenterna har valt det alternativ 3 som ger användaren möjlighet att välja tilläggs tjänster. Ibland så gör användaren en annan värdering än vad policyn säger och har då möjlighet att komplettera med de tjänster som de anses behöva. Det ger även tjänsteleverantören möjlighet att utveckla utskriftshanteringen med nya tjänster mot mindre grupper samtidigt som prisstrukturen bibehålls för övriga användare.
Norrbottens Läns Landsting 6 av 15 Upphandling De flesta har gjort egna upphandlingar men det finns alternativ Ramavtal Statens inköpscentral ramavtal (Dokumenthantering 2012) blev klart 2013, Dnr 96-16-2012:002 http://www.avropa.se. Statens inköpscentral ansvarar för att samordna upphandling inom informationsteknik för offentlig förvaltning så att bästa möjliga villkor skapas för anskaffning och användning av informationsteknik. Föregående ramavtal inom detta område var från 2009 och upphörde 31/10 2012. Omsättningen på detta avtal var t.o.m. det andra kvartalet 2012 på drygt 390 000 000 SEK. Vissa Landsting som har lämnat fullmakt får använda sig av detta avtal däribland Norrbottens Läns Landsting. Ramavtalet omfattar utrustning, programvaror och tillhörande tjänster som ska kunna anskaffas separat eller som sammanhållna lösningar. Norrbottens Läns Landsting kan utan att själv genomföra upphandling göra avrop från ramavtalet. Genom ramavtalet ska ramavtalsleverantör (Canon, Konica, Kyocera, Ricoh, Toshiba samt Xerox) till kund tillhandahålla den produkt och tjänst som omfattas av ramavtalet enligt de villkor som följer av ramavtalet. Statens inköpscentral kommer att tillhandahålla en mall som kan användas för Kontrakt Avrop från detta ramavtal sker genom en förnyad konkurrensutsättning. enligt 5 kap. 7 LOU, och ska föregås av en skriftlig avropsförfrågan som kund gör för att värdera vilken ramavtalsleverantör som ska tilldelas det specifika kontraktet enligt grunden ekonomiskt mest fördelaktiga. Alla leverantörer ska tillfrågas. Slutsats Kostnader för utskriftshantering ökar hela tiden och majoriteten av de intervjuade angav att en av anledningarna till detta är att över tid har verksamheten fyllt på med allt för många och allt för varierade maskiner till den grad att man tappat kontrollen på vad som står där ute och hur de olika enheterna används detta är den största orsaken till kostnadsökningen. Andra faktorer påverkar bl.a. avsaknad av strategi för utskriftshantering, bristande övervakning av utskriftsfunktionen, bristande kännedom om användarnas utskriftsbeteende. Det finns stort utrymmer för effektivisering och reducering av utskriftsvolymerna. Men kanske viktigaste av allt att hitta vägar för att ge användarna en effektiv och säker utskriftshantering som stödjer de arbetsuppgifter som användarna utför. Vinsterna med att genomföra ny utskriftshantering är många. Först och främst att införa en central kontroll över utskriftshanteringen, ger de olika respondenterna en möjlighet att ha kontroll över utskriftskostnaden och rela-
Norrbottens Läns Landsting 7 av 15 terade tjänster samt att analysera åtgärder så att användarna får en bättre utskriftsfunktion. En av de viktigaste faktorerna för en förändrad utskriftshantering är att få ordning på ägande frågan, Det krävs ett kraftfullt och otvetydigt beslut om att it-avdelningen får budget och beslutanderätt, inköpsrätt samt fullt stöd från alla avdelningar ledning, ekonomi, personal och så vidare för att genomföra kraftfulla förändringar En annan lärdom från respondenterna är det ska finnas möjlighet att justera i en införd lösning för att uppnå maximal kostnadseffektivitet. Oberoende om man väljer att köpa hela utskriftsfunktionen som tjänst eller köper delar eller köper och driftar allting själva, så måste organisationen inse att det kommer krävas resurser internt, vid projekt stor insats men även i förvaltningen. Internkompetens kan inte köpas från leverantör. Det svåra med att dela på ansvaret ex. Leverantören driftar mjukvara samt printserver, landstinget hårdvara, klienter, nät etc. är att kunna särskilja och vara överens om vem som äger problemet så att inte kraft och energi går åt att definiera detta varje gång. Få koll på nuläget För att kunna förändra räcker det inte med att ha ett mål, man måste också veta var man befinner sig. Annars vet man inte i vilken riktning man ska bege sig. En bra analys och kartläggning av nuläget är det viktigaste att göra innan man börjar fundera på hur förändringar ska genomföras. Hur mycket skrivs det ut i dag och vilka är kostnaderna för papper, toner och underhåll? Hur ser uppsättningen av skrivare och kopiatorer ut? Vilka anställda använder vilka maskiner och hur bra (eller dåligt) fungerar de? Övervaka nätverkstrafiken en tid Kostnaderna för utskriftshantering kan idag delas i 3 delar, direkta kostnader, indirekta kostnader och en svårvärderad kostnad som är svår att mäta och är därför beskriven istället för att vara värderad i pengar nedanstående är en sammanfattning från respondenterna. Kostnader Direkta kostnader : Papper Kostnaderna för toner, papper, fotoenheter och annat förbrukningsmaterial. MFP maskiner Nätverksskrivare Lokala skrivare Olika avtal på multifunktions maskiner Indirekta kostnader: Olika service/ helpdesk ärenden antal timmar: Energikostnad
Norrbottens Läns Landsting 8 av 15 Svårvärderad kostnad CO2 utsläpp beroende på hög grad av enkelsidiga utskrifter och pappersåtgång CO2 utsläpp beroende på energikonsumtion, Osäkerhet gällande kopiatorer och dess nyttjande sett ur ett funktionperspektiv Skanningsmöjligheter saknas för många användare Lokal hantering av avtal och inköp, görs av personer som inte alltid har den kompetens som behövs. Flera kontaktytor gällande hantering av skrivare och kopiatorer Syftet med strategisk utskriftshantering samt kostnadsminskningar uppnås med följande åtgärder Direkta kostnader Möjligheterna att sänka kostnaderna på framförallt färgutskrifter och svart/vita utskrifter från skrivare. Konsolidering av enheter Pappersbesparing genom att öka mängden dubbelsidigt, minimera onödiga utskrifter Mindre antal enheter ger minskad energiförbrukning Reducera antalet fakturor radikalt. Indirekta kostnader Med fullt genomfört strategisk utskriftshantering Antalet ärenden kommer med största sannolikhet att minska eftersom delar av ärenden som gått direkt till helpdesk kommer att gå till funktions leverantör istället samt de kommer att minska pga. En stabilare miljö. Energibesparing med hjälp energisnålare och färre enheter Svårvärderad kostnad Lägre CO2 pga minskad pappersåtgång Säkra utskrifter ökar patientsäkerheten Effektivare utskriftenheter till användarna Bättre utbildning av användare som resulterar i effektivare utskrifthantering för användarna Tillgång till bättre funktionalitet ex skanning Möjlighet att enkelt addera tilläggs tjänster. Plattform för att kunna tillföra nya printtjänster En väl genomarbetad tjänstebeskrivning ger för verksamheten en tydlighet i vilka regler som gäller för tjänsten, vilka krav som ställs och vad som förväntas av användarna och som följd en tydlighet gentemot mottagaren av tjänsten. Kontroll av utskriftshantering ger möjlighet att följa upp och kontrollera kostnader, med en tydlig kostnadsbild för tjänsten så blir det även enklare att kommunicera detta till slutanvändarna. Detta leder
Norrbottens Läns Landsting 9 av 15 Risker ofta till en effektivare konsumtion av utskrifttjänsterna och i slutändan en minskning av utskriftsvolymen Central förhandling och administration av avtal, vilket ger möjlighet till bättre avtal samt effektivare administration av avtal Minimerat antal personlig skrivare minskar hälsorisker Ökad flexibilitet samt minskad sårbarhet genom användandet av FollowMe Uppnå ekonomiskt mätbarhet Frigör lokalytor, nätverksuttag Frigör resurser i nätverksutrustning Konsolideringar av enheter kan uppfattas som en försämring En annan debiteringsmodell kan uppfattas som dyrt eftersom dolda kostnader tydliggörs Dålig kommunikationsplan till användarna, ger inte den effektivitetsvinst som kan tas hem Problem med befintliga leverantörer och deras avtal Att många av multifunktionsmaskinerna sitter fast i avtal som kostar mycket att lösa och försvårar utrullningen av tjänsten Hur ska specialbehov tas till vara. Tex gemensamhetsdatorer, utskrifter direkt från applikationer, biblioteksdatorer, MT-program, färdigtryckta papper. Med som optioner/teknisk utveckling eller liknande? Vid outsourcing så har inte tjänsteleverantören den kunskap angående verksamhetens specialbehov utan den kunskapen finns inom organisationen, hur säkerställer man vid en upphandling att dessa behov tas tillvara så att inte detta blir en hög kostnad vid anpassningar? Risker om inloggning med kort används i journalsystem. Hur ska sjukvårdspersonal med patienter på rummet hantera utskrifter. Säkerställ resurser internt för projektet. Internkompetens kan ej köpas från leverantör. Tänk igenom hur förvaltningen bör ske redan vid upphandlingen. Flytt, nedläggning/sammanslagningar, nya behov. Vems är ansvaret och hur ska det hanteras. Även hur det ska internfaktureras är bra att veta när kartläggning av nya behov sker.
Norrbottens Läns Landsting 10 av 15 Intervjuer Luleå tekniska universitet (LTU) 2013-06-12 intervju med Lars-Göran Söderberg systemansvarig IT Service. LTU har 19000 studenter, 1600 anställda. 2005 beslutades att utskriftsfunktionen skulle outsourcas. Dokus fick detta uppdrag fungerade aldrig tillfredställande. Ny upphandling klar i april 2010, Koneo ny leverantör. Införandet påbörjades med att Koneo besökte alla verksamheter och gjorde en bedömning av behovet tillsammans med ansvariga. Detta dokumenterades. Generellt så ansåg Lars-Göran att de implementerades en överkapacitet från början. Lösningen bredd infördes med nya skrivare, LTU använder i princip tre modeller av skrivare, MFP A3, Laser S/V, personlig skrivare. Skrivarna är standardkonfigurerade. Ytterligare funktionalitet får avropas på särskilda optioner som verksamheterna får betala själva. Men det är ytterst ovanligt att detta händer. 85% av alla utskrifter är svartvita. De använder en drivrutin för alla skrivare. Konica/Minolta levererar hårdvaran, Cirrato är mjukvaran. LTU har både push samt pull köer. Viktigast för LTU var att det var en som har ansvaret för hela kedjan och i detta fall är det Koneo. Det enda användarna av skrivarna behöver göra är att fylla på papper resten sköter Koneos personal. LTU har ett klickavtal gentemot Koneo och betalar 36 öre på sida, (Linköping universitet betalar 20-22 öre). LTU har även inskrivet i avtalet att 10% av maskinerna kan tas bort eller utökas utan att klickpriset påverkas. LTU och Koneo har ett bra samarbete, driftsmöten var tredje månad samt bra dialog kontinuerligt. 3-4 personer på LTU är involverade i förvaltningen av utskriftshanteringen. Var tredje månad får LTU utskriftsrapporter. LTU har 1:a line support gentemot användarna resten går till Koneo. IT services supportpersonal har tillgång till Koneos ärendehanteringssystem. LTU gör 10 miljoner utskrifter de betalar 36 öre per svartvit totalkostnad blir då 3,6 miljoner
Norrbottens Läns Landsting 11 av 15 Luleå Kommun Luleå kommun har 6000 anställda innan den nya utskriftshanteringen så hade de 1600 utskriftsenheter och det skrevs ut ca: 9300 000 miljoner sidor per år. De hade 450 avtal på olika MFP maskiner. Genomförde en upphandling 2010 som Ricoh vann, Införandet påbörjades med att Ricoh besökte alla verksamheter och gjorde en bedömning av behovet tillsammans med ansvariga. Verksamheten har fått beställa utskriftsenheter, de har fått välja mellan 5 modeller 3 olika MFP maskiner, samt S/V laser, och färg laser. 80-90% av alla utskrifter är svartvita. De använder en drivrutin för alla skrivare. Ricoh levererar hårdvaran, Cirrato är mjukvaran. Luleå kommun har både push samt pull köer. Kommunens medarbetare ringer direkt till Ricoh vid supportärenden, om problemet visar sig vara på servernivå så kontakter Ricoh kommunens tekniker. Kommunen har ett klickavtal gentemot Ricoh och betalar 34 öre på sida S/V, 54 öre per förgutskrift. Kommunen betalar även en fast kostnad per maskin som ligger mellan 100-200 kr, de betalar även för tillbehören såsom häftning, extra magasin osv. en månadskostnad. I slutändan innebär detta att en MFP kan bli ganska kostsam. Kommunen och Ricoh har ett bra samarbete, driftsmöten var tredje månad samt bra dialog kontinuerligt. 2-3personer på kommunen är involverade i förvaltningen av utskriftshanteringen. Var tredje månad får kommunen utskriftsrapporter. Ricoh ska rekommendera förändringar i maskinparken. Sla:er är tecknade. Kommunen kan följa upp utskriftskostnaden per användare. Idag så har Luleå Kommun 630 maskiner en besparing på 60%, de skriver ut ca 7000 000 sidor en besparing på 25%. Landstinget Blekinge Intervju med Bo Sjöholm projektledare, Blekinge lämnar in kravspecifikationen veckan efter midsommar. De ämnar att hyresköpa hårdvaran i fem år som sen övergår i egen regi. Blekinge kommer att köpa in licenser, programvara. De kommer hyra utskrift som funktion verksamheten betalar klick kostnad och månadskostnad. De har samarbetet mycket med Dalarna. Landstinget har 760 nätverksanslutna skrivare varav 185 MFP samt fristående kopiatorer, de har 930 personliga skrivare. De skriver ut ca 12 miljoner sidor per år. Landstinget Blekinge ambition är att sänka sina utskriftskostnader genom denna upphandling. Detta ska ske genom konsolidering och standardisering. Antalet personlig skrivare ska minimeras och endast
Norrbottens Läns Landsting 12 av 15 finnas där produktiviteten eller patientsäkerheten kan komma att äventyras vid användandet av en gemensam utskriftsutrustning. Genom införandet av mjukvara innehållande bland annat statistikfunktioner ska förutsättningar för uppföljning skapas. Detta för att få fram bättre beslutsunderlag för att styra och effektivisera utskriftshanteringen både ekonomiskt och funktionsmässigt. Landstinget kommer att ansvara för applikationsdriften avseende mjukvara samt tillhandhålla erforderlig serverplattform, leverantören ansvarar för administration, support och underhåll avseende mjukvaran samt utbildningar, leverantören kommer även att ansvara för servicen som omfattar helpdesk, service av utskriftsenheterna och mjukvaran samt förebyggande underhåll av utskriftsenheterna. Landstinget Dalarna Intervju med Johanna Dahlkvist förvaltningsledare. Strategisk utskrifthantering införd klart i februari 2012. Tjänsteleverantör är CGI/Ricoh. Innan det nya infördes så hade Landstinget Dalarna 220 MFP skrivare, 1300 nätanslutna gemensamma laserskrivare för s/v alt. färg A4 samt 2800 lokalt anslutna laserskrivare. Totalt 4320 utskriftsenheter idag har de ca 2000 enheter. Innan kostade utskriftshanteringen 20 miljoner idag kostar det under 14 miljoner. Målsättningen med att införa det nya var att standardisera och konsolidera utskriftsparken. Landstinget köper utskrift som tjänst verksamheten betalar en grundhyra för utskriftsenheterna samt per utskrift. Kostnaden för nätverksskrivare/ mfp beräknas på antalet datorer inom verksamheten. Personliga skrivare kostar en fast summa varje månad. Landstinget äger inga skrivare utan köper detta som tjänst, leverantören åkte runt i verksamheten och bestämde behovet av utskriftsenheter i dialog med verksamheten. Landstinget har sparat in mellan 3-4 heltidstjänster som har jobbat med skrivare.
Norrbottens Läns Landsting 13 av 15 Lärdomar av projektet. Tar mer resurser än vad man tror totalt jobbade 5 personer heltid med detta under projektet, nu ungefär 2 heltider. Se till att antalet utskriftsenheter kan öka/minska utifrån behovet se till att det finns i avtalet Avropa en billig bordsskrivare som kan användas av de som har behov alla som vill får en lokal skrivare men denna bekostas av verksamheten ca: 500 kr/ mån. Vi planerar ej att ta bort lokala skrivare Gör så mycket som möjligt själva, köp det som ni inte kan eller vill hantera idag kostar det pengar vid förflyttningar av skrivare. Idag så ringer verksamheten direkt till servicedesken när det gäller skrivarärenden, det borde ha varit direkt till leverantör. Försök inte få med allt till det nya, de finns så många specialare inom ett landsting MT utrustning etc. Se till att det finns möjlighet att det finns möjighet att skriva ut utan kort förutom till rumsskrivarna möjlighet att inom säkrat område kunna skriva ut direkt utan kort, främst expeditionsansvariga med kallelser samt inskrivningar. Vid projektets start Göteborgs stad Utskriftsmiljön omfattade 87 maskiner totalt, varav 22 var nätverksanslutna Produkterna kom från 8 olika tillverkare, omfattade 39 olika modeller och 128 förbrukningsartiklar 3,6 användare delade på en skrivare Kostnad per användare 5 745 SEK När projektet gick i mål Utskriftsmiljön omfattade 20 maskiner totalt,varav 20 är nätverksanslutna Produkterna kom från en tillverkare, omfattade5 modeller och 12 förbrukningsartiklar 21,3 användare delade på en skrivare Kostnad per användare 2 255 SEK Miljö- och säkerhetspolicy togs fram för samtliga maskiner Total kontroll över hela skrivarmiljön Besparing Årlig besparing om cirka 1 148 943 SEK Minskad pappersförbrukning med 44 % (motsvarande 800 st träd) Total besparing hos Göteborgs stad på cirka 40 %.
Norrbottens Läns Landsting 14 av 15 Landstinget Östergötland Intervju med Mikael Ljungberg Ca 430 000 invånare Specialistsjukvård på sjukhus i Norrköping, Linköping och Motala 42 vårdcentraler Folktandvården har 41 kliniker i länet Landstinget i Östergötland är länets största arbetsgivare med ca 11 700 medarbetare Landstinget är huvudman för Lunnevads folkhögskola och Naturbruksgymnasiet De har en funktionsgrupp som jobbar med print, 3 personer är placerade i Norrköping. Gruppen tar emot ärenden, -de tar beslut om åtgärd som sedan delegeras ut till respektive ort och till IT Hantverkarna som utför ev. byten av utskriftsenheter It avdelningen köper in skrivarna, programvaran hyr ut dessa till verksamheten, verksamheten betalar för förbrukningsvaror. Verksamheten bestämmer själva vilka skrivare de ska ha detta är inte optimalt enligt Mikael. Printergruppen håller på att ta fram en policy hur skrivare ska vara placerade ex. en MFP per våning. För som det är nu kan en stark individ beställa en MFP för att ha på sitt rum och det är ju inte särskild kostnadseffektivt. Printergruppen håller på med att arbete med att uppnå ekonomisk mätbarhet vad den nya lösningen kostar detta ska vara klart hösten 2014. Vid serviceärenden skickas ärendet till Kontorsmaskinservice i Linköping. Utskriftsfunktionen fodrar ett ständigt underhåll som bland annat innefattar omvärldsbevakning och vad som kommer och hur saker och ting fungerar ute i verksamheten. De arbetar med HP WebJetAdmin (Övervakningsprogramvara). Funktionsgruppen certifierar ny hårdvara (nya modeller), de testar nya produkter vid förfrågningar eller om vi ser något som kan intressera Landstinget och dess verksamhet. Övervakning av vissa maskiner. Landstinget använder Safecom för pullprint/follow me. Safecom är ett kritiskt system som kräver sin uppmärksamhet då det ökar kraven från alla håll. Gruppen handhar utveckling, planering kortsiktigt och långsiktigt. Kravfångst från verksamhet, vilka möjligheter finns, avancerade problem osv. Kontakter med leverantörer, Utvärdering av DPT/Cirrato. Prisstrategier och printpolicy. Statistik och gammal data via Siteaudit. Finns fler alternativ. Upphandling, vi är kravställare och UC gör upphandlingen på vårat uppdrag.
Norrbottens Läns Landsting 15 av 15 Landstinget skrivare har generellt varit överdimensionerade när det gäller skrivare, ärenden in till helpdesk har minskat där en av anledningarna är att skrivarparken är standardiserad så kan numera kan användarna sina skrivare